‫اصل الدورة‬

‫تنظيم مكان العمل‬

‫”دليلك الى النتاجية الشخصية”‬

‫تأليف ‪:‬أوديت بولر‬

‫ترجمة باهر عبد الهادى‬

‫دار المعرفة للتنمية البشرية‬

‫الرياض‬
‫‪1‬‬
‫مقدمة‬
‫الربحي‬
‫ة‬
‫هدف استراتيجي‬

‫رفع النتاجية‬

‫زيادة كفاءة الداء‬

‫تنظيم مكان العمل‬

‫الربحي‬ ‫ال‬
‫ة‬ ‫ر‬
‫ب‬
‫ح‬
‫ي‬
‫رفع‬
‫رفع النتاجية‬ ‫ة‬
‫النتاجية‬

‫زيادة كفاءة‬
‫زيادة كفاءة الداء‬
‫الداء‬

‫تنظيم مكان العمل‬ ‫تنظيم مكان‬

‫العمل‬
‫‪2‬‬
‫اهداف تعلُّم تنظيم مكان العمل‬

‫تهدف هذه الدورة الى‬ ‫‪‬‬

‫تحقيق المور التالية‪:‬‬

‫شرح كيفية تنظيم وادارة‬ ‫‪.1‬‬

‫أعمالك الورقية‪.‬‬
‫تعريفك على مبادئ التنظيم‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫ارشادك الى افضل الطرق‬ ‫‪.3‬‬

‫والساليب لحفظ المواد‬
‫والشياء في مكتبك‪.‬‬

‫‪4‬‬
‫لماذا تنظم نفسك؟‬

‫‪5‬‬
‫حدد مستواك‬
‫هل انت شخص منظم في مكان عملك؟‬ ‫‪‬‬

‫هل مررت بالعديد من الخبرات والتحديات التي جعلتك‬ ‫‪‬‬

‫تطور نظاما ملئما للوراق والملفات والمعاملت في‬
‫مكان عملك؟‬

‫هل تستطيع الوصول الى كل ورقة تريد وكل معلومة‬ ‫‪‬‬

‫تحتاج؟‬

‫هل لديك نظام يحول دون تراكم المعاملت وتكدس‬ ‫‪‬‬

‫الوراق وضياع الوثائق؟‬

‫‪6‬‬
‫حدد مستواك‬

‫نعم‬ ‫‪‬‬

‫‪ 5%‬من الناس وصلوا الى‬ ‫‪‬‬

‫حلول مرضية لعملية تنظيم‬

‫المكتب‪.‬‬
‫ل‬ ‫‪‬‬

‫‪ 95%‬في أمس الحاجة‬ ‫‪‬‬

‫الى هذه الدورة وستساعدك‪-‬‬

‫إن شاء ال ‪ -‬على تحقيق‬
‫نتائج باهرة‪.‬‬

‫‪7‬‬
‫هل انت ممن يقولون؟‬
‫”نعم سوف انظم نفسي بمجرد ما ان‬ ‫‪‬‬
‫يتوفر لي الوقت”‬

‫” ل يستطيع احد في مكاني ان ينظم‬ ‫‪‬‬

‫نفسه”‬
‫”ل اعرف كيف انظم نفسي”‬ ‫‪‬‬

‫” لدي نظام ممتاز‪ ،‬سأترك المور‬ ‫‪‬‬

‫تسير في مجراها واذا كان المر هاماً‬
‫بالفعل سياتي من يسأل عنه”‬

‫” انا فنان والشخاص المبدعون غير‬ ‫‪‬‬

‫منظمين”‬
‫‪8‬‬
‫نعم‪ ،‬تستطيع تنظيم نفسك‬

‫الخروج من أسفل ركام‬ ‫‪‬‬

‫الوراق والتحكم فيها أمر‬
‫ممكن في حياتك‪.‬‬
‫الناس لم يولدوا منظمين ول‬ ‫‪‬‬
‫يوجد استعداد وراثي للتنظيم‬
‫بل إن التنظيم مهارة من‬
‫السهل اكتسابها‪.‬‬

‫‪9‬‬
‫ما هي الفوضى؟‬

‫أوراق عمل يومية مبعثرة‬ ‫‪‬‬

‫فوق سطح المكتب‪.‬‬
‫مستندات غير مفروزة‬ ‫‪‬‬
‫وغير مترابطة ومختلطة‬
‫ببعضها‪.‬‬

‫‪10‬‬
‫آثار الفوضى‬

‫الفوضى تستنزف‬ ‫‪‬‬

‫النفعالت‪.‬‬
‫الفوضى تجعل حجم العمل‬ ‫‪‬‬
‫المطلوب يبدو اكبر مما هو‬
‫عليه حقيقة‪.‬‬
‫الفوضى تسبب تعطيل‬ ‫‪‬‬
‫العمل والحباط والجهاد‬
‫وخسارة الوقت‪.‬‬

‫‪11‬‬
‫حالة(‪)1‬‬

‫عندما تصل الى عملك في‬ ‫‪‬‬

‫بداية السبوع مستعدا لبدء‬
‫العمل‪.‬‬

‫‪12‬‬
‫حالة(‪)2‬‬

‫فكر في الفرص الضائعة‬ ‫‪‬‬

‫‪13‬‬
‫فوائد التنظيم‬
‫ضع علمة عند اهم الفوائد بالنسبة لك‬
‫واضف فوائد اخرى الى القائمة‬
‫‪ ‬اتحكم افضل في حياتي‪.‬‬
‫‪ ‬يستطيع الخرون العثور على‬
‫المعلومات اثناء غيابي‪.‬‬
‫‪ ‬التخلص من الفوضى‪.‬‬
‫‪ ‬اكون انموذجاً يحتذى‪.‬‬
‫‪ ‬يتوفر لدي المزيد من الوقت‪.‬‬
‫‪......................... ‬‬

‫‪14‬‬
 ‫من السهل عليك ان‬
‫تكون منظما ً عن ان‬
‫تكون غير منظم ول‬
‫يوجد وقت أفضل من‬
‫الن كي تبدأ التنظيم‪.‬‬

‫‪15‬‬
‫فوائد اخرى‬

‫واضافة الى قائمة الفوائد‬

‫عندما تتمكن‬ ‫سوف تشعر‬ ‫‪‬‬
‫على الوراق التي‬ ‫من‬
‫تبحث‬ ‫تحتاجها من‬
‫عنها ‪.‬‬

‫اكبر‬ ‫سوف تشعر‬ ‫‪‬‬

‫أكبر في عملك‬
‫أقل في حياتك‪.‬‬

‫الذي سيتوفر‬ ‫فكر في‬ ‫‪‬‬

‫لقراءة مقالت ومجلت وصحف‬
‫مخزنة لديك ‪.‬‬
‫‪16‬‬
‫المبادئ الساسية للتنظيم‬

‫التنظيم يجعل عملك‬ ‫‪‬‬

‫وحياتك أسهل‪.‬‬
‫التنظيم هو مهارة يمكنك ان‬ ‫‪‬‬
‫تتعلمها في أي وقت‪.‬‬
‫تنظيم نفسك هو عملية‬ ‫‪‬‬
‫مكونة من خطوتين‬
‫تنظم نفسك ‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫البقاء منظماً‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫‪17‬‬
‫خذ المور التالية في اعتبارك ‪.‬‬

‫حدد أهدافك‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ل تتوقع أن تتم العملية كلها‬ ‫‪‬‬

‫في يوم واحد ‪.‬‬
‫ابدأ بتمهل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫كافئ نفسك‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫عندما تشعر بالتعب توقف‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪18‬‬
 ‫تمرين‬

‫أين انت الن‪.‬‬

‫‪19‬‬
‫كيف تتراكم العمال الغير منجزة‬

‫‪20‬‬
 ‫ويتم تراكم العمال غير المنجزة‬
‫عندما تتأخر في اتخاذ القرار الذي يتيح تدفق‬
‫المستندات في دورتها العادية‪.‬‬

‫‪21‬‬
‫كيف تتراكم الوراق الغير منجزة‬

‫عندما تمر احدى الوراق‬ ‫‪‬‬

‫على مكتبك هل تسأل نفسك‪:‬‬
‫”هل سأحتاج لن ارجع‬ ‫‪‬‬

‫لهذه الورقة مرة اخرى؟”‬

‫اذا كانت الجابة ”نعم” هل‬ ‫‪‬‬

‫ستضعها جانبا لنك لست‬

‫متأكد من مكان حفظها‪.‬‬
‫تعود الورقة الى نفس‬ ‫‪‬‬

‫الكومة مرة اخرى‪.‬‬

‫‪22‬‬
‫عوائق التنظيم‬
‫ضع علمة عند الصعوبات الشخصية‬ ‫‪‬‬
‫التي تصادفها عندما تفكر في تنظيم‬
‫عملك‪:‬‬
‫ل يوجد وقت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫حجم المستندات ل يكف عن التزايد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخوف من التخلص من بعض‬ ‫‪‬‬

‫الوراق الهامة‪.‬‬
‫ل يوجد لديك الطاقة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ل تعرف من اين تبدأ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪........................................‬‬ ‫‪‬‬

‫‪.........................................‬‬ ‫‪‬‬

‫‪23‬‬
‫ل تيأس!!‬

‫ل تدع التجارب السابقة الفاشلة‬ ‫‪‬‬

‫تلقي بظللها على جهودك الن‪.‬‬

‫ل داعي للنتظار حتى تجبر‬ ‫‪‬‬

‫على ذلك‪.‬‬

‫تستطيع التحكم في العمال‬ ‫‪‬‬

‫الورقية حتى لو كان حجمها‬
‫يتزايد كل يوم‪.‬‬

‫‪24‬‬
‫اثنان من العوائق الذهنية الشائعة‬

‫العائق الول ‪:‬الخوف من‬

‫التخلص من الوراق ‪.‬‬

‫العائق الثاني‪:‬الخوف من أن‬

‫تصبح جامدا وغير مرن‪.‬‬

‫‪25‬‬
‫العائق الول ‪:‬الخوف من التخلص من الوراق‬

‫كم مرة حصل واحتجتها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مع عدم التنظيم لن تجدها‬ ‫‪‬‬

‫بداً‪.‬‬
‫كل شئ تقريبا يمكن‬ ‫‪‬‬

‫الحصول على نسخة منه‪.‬‬

‫ماذا كانت نتائج عدم العثور‬ ‫‪‬‬

‫عليها‪.‬‬

‫‪26‬‬
‫متى تتخلص من الوراق‬
‫هل المعلومات حديثة وتتعلق بعملي‬ ‫‪‬‬
‫وحياتى؟‬
‫كم مرة سأرجع الى هذه المعلومات؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تضيف شيئا جديدا للمادة‬ ‫‪‬‬

‫المتوافرة لدي حالياً؟‬
‫هل لدي الوقت لقراءتها؟‬ ‫‪‬‬

‫هل هذه المعلومات موجودة لدى‬ ‫‪‬‬

‫شخص اخر ؟‬
‫هل هو احتمال ان ارجع اليها ثانية؟‬ ‫‪‬‬

‫هل هي مجرد نسخة؟‬ ‫‪‬‬

‫ما تاريخها؟‬ ‫‪‬‬

‫هل انا احتاجها فعل ام اريدها فقط؟‬ ‫‪‬‬

‫‪27‬‬
‫العائق الثاني‪:‬الخوف من تصبح جامدا وغير مرن‬

‫عندما تفكر في شخص منظم ما الصورة‬ ‫‪‬‬

‫التي تعبر الى ذهنك؟‬

‫هل هي صورة ايجابية؟‬ ‫‪‬‬

‫اذا لم تكن ايجابية ‪ ،‬هل مررت بتجربة‬ ‫‪‬‬

‫مع شخص ما يهتم بالتنظيم أكثر من‬

‫الكفاءة؟‬

‫هل كونك منظما يعيد الى ذهنك صورة‬ ‫‪‬‬

‫الرجل اللى الذي يتحرك بدقة مطلقة؟‬

‫هل تقلق من ان تنظيم نفسك سيجعلك‬ ‫‪‬‬

‫ل وجامدًا ومملً وغير مرن؟‬

‫خام ً‬

‫‪28‬‬
‫المكتب المنظم‬

‫المكتب المنظم ل يدل على ان‬ ‫‪‬‬

‫عقلك مريض‪.‬‬
‫كما ان مكتبك لن يخلو يوما ما‬ ‫‪‬‬
‫من أي ورقة على سطحه‪.‬‬
‫انك لن تكون ”مجنون نظام”‬ ‫‪‬‬
‫عندما تعثر على الشياء التي‬
‫تحتاجها وبسرعة وبأقل قدر من‬
‫القلق‬

‫‪29‬‬
‫من اين تبدأ‬

‫‪30‬‬
‫حدد اهدافك‬

‫عندما تفكر في ذلك فادرس‬ ‫‪‬‬

‫التالي‪:‬‬
‫ما المعلومات والوراق التي يجب‬ ‫‪‬‬

‫ان أصل اليها؟‬

‫كيف سأتمكن من استرجاع‬ ‫‪‬‬

‫المعلومات التي قمت بحفظها في‬

‫مكتبي؟‬
‫كيف سأتذكر العمال اليومية التي‬ ‫‪‬‬

‫لم يتم تنفيذها يعد أن تبتعد عن‬

‫عيني؟‬
‫ما وضع عملي الحالي أثناء قيامي‬ ‫‪‬‬

‫بمشروع‬
‫‪31‬‬
‫حدد اهدافك‬

‫سأتمكن من استرجاع المعلومات‬ ‫‪‬‬

‫من ملفاتي بمجرد النظر اليها‪.‬‬
‫في كل يوم‪ ،‬سأتمكن من تفريغ‬ ‫‪‬‬
‫سلة الوارد خلل ‪ 20‬دقيقة‪.‬‬
‫سأضع ملفاتي في مكان واحد‬ ‫‪‬‬
‫فقط‪.‬‬
‫‪..............................‬‬ ‫‪‬‬

‫‪.............................‬‬ ‫‪‬‬

‫‪32‬‬
‫محتويات غرفة المكتب‬
‫مكان العمل الضافي‬

‫المكتب الساسي‬

‫ملفاتك الشخصية‬
‫‪33‬‬
‫البداية‬

‫قسم المكان الى ثلثة‬ ‫‪‬‬

‫اقسام‪:‬‬
‫‪ .1‬مكتبك الساسي‪.‬‬
‫‪ .2‬مكان العمل الضافي‪:‬‬
‫خزانة الملفات‬ ‫‪‬‬

‫طاولة الكمبيوتر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خزانة الكتب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫طاولة العمل الضافي‬ ‫‪‬‬

‫ملفاتك الشخصية‬ ‫‪.3‬‬

‫‪34‬‬
‫من أين تبدأ‬

‫ابدأ بالبعد عن سطح‬ ‫‪‬‬

‫مكتبك‪:‬‬
‫الوراق اقدم‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫افساح مساحة للهم‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫ترى النتائج مباشرة‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫‪35‬‬
‫تنظيف خزانات الكتب والوراق‬

‫خفض بعض المحتويات قدر‬ ‫‪.1‬‬

‫المكان بالتخلص من الفائض‪.‬‬

‫حول البعض الى غيرك من‬ ‫‪.3‬‬

‫المختصين‪.‬‬

‫اعد ترتيب بقية المحتويات‪:‬‬ ‫‪.5‬‬

‫جمع الكتب‬ ‫‪.1‬‬

‫جمع الوراق في ملفات‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫‪36‬‬
‫تنظيف خزانة الملفات‬
‫افرغ درجا واحدا في كل مرة وتخلص‬ ‫‪‬‬
‫من المواد الزائدة‪.‬‬

‫ضع جميع التجهيزات المكتبية (القلم‪،‬‬ ‫‪‬‬

‫المحايات‪...،‬الخ) في درج واحد‪.‬‬
‫ض ع مغلفات المراس لت الداخلي ة في‬ ‫‪‬‬
‫درج آخر‪.‬‬
‫تأك د م ن ان كتيبات المراج ع الحديثة‬ ‫‪‬‬
‫والمناسبة موضوعة على الرف‪.‬‬

‫يمك ن تخزي ن اوراق الكم بيوتر وبعض‬ ‫‪‬‬

‫المعدات الصغيرة‪.‬‬
‫‪37‬‬
‫ادراج المكتب‬

‫اعد ترتيب المحتويات وجمع الشياء‬

‫المتشابهة‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫‪4‬‬
‫‪2‬‬ ‫ضع جميع المعدات الشخصية في الدرج السفل‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪1‬‬
‫ضع ادوات المكتب في الدرج الوسط‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫ضع الدباسة والشريط والمشابك في الدرج العلوي‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫ضع العمال اليومية فوق سطح المكتب لغرض المعالجة الفورية‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫‪38‬‬
‫اين اضع المعدات‬

‫الشياء التي يتكرر استخدامها‬ ‫‪‬‬

‫تكون في متناول يدك‪.‬‬
‫الهاتف وحامل الكروت‬ ‫‪‬‬
‫الشخصية والقلم والراديو وسلة‬
‫الصادر والوارد‬
‫تسبب ازدحام سطح العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تمنعك من العمل بشكل فعال‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪39‬‬
‫درج الملفات العميق‬
‫افرز الملفات حسب تكرار استخدامها ‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫ضع القل استخداما في الجانب البعد‪.‬‬

‫ضع عناوين على جميع الملفات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خصص ملفا شخصيا لك‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫نظف محتويات الملفات واحتفظ‬ ‫‪‬‬

‫بالمعلومات الهامة فقط‪.‬‬

‫‪40‬‬
‫بيئة العمل‬

‫مكان الهاتف‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ملئمة المقعد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫لوحة المفاتيح اخفظ من‬ ‫‪‬‬

‫المكتب لتفادي الم الحركة‬
‫في الرسغ والذراع‪.‬‬
‫ماسك الوراق للنسخ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪41‬‬
‫تنظيم الوراق والمكتب‬

‫‪42‬‬
‫تنظيف سطح المكتب‬
‫هنا توجد الوراق الحديثة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫والوراق التي اكتشفتها اثناء تنظيف الدراج‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫والملفات المتنوعة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المواد الهامة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المشروعات طويلة المدى‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫العمال المكتملة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫رسائل الهاتف‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وأوراق الملحظات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وكميات هائلة من الوراق الصغيرة ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫معاملت يجب ارسالها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫بطاقات دعوة منتهية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫عينة من احد المنتجات التي تود شرائها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪43‬‬
‫تنظيف سطح المكتب‬

‫‪ ‬الفكرة هي‪:‬‬
‫أن تبعد الوراق وتظل قادرا‬
‫على العثور عليها‬
‫ثانية‪,‬دون ان تنسى خطوة‬
‫العمل التالية‬

‫‪44‬‬
‫تنظيف سطح المكتب‬

‫يجب ان تتصرف في كل ما‬ ‫‪‬‬

‫فوق المكتب‬
‫ابدا اول بنقل اكبر قدر‬ ‫‪‬‬
‫ممكن من المواد بعيدا عن‬
‫مكتبك‪.‬‬

‫‪45‬‬
‫تنظيف سطح المكتب‬

‫جميع الملفات‪:‬‬ ‫‪.1‬‬

‫الملفات القديمة__غرفة حفظ الملفات المركزية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الملفات التي تستعملها كل شهر في درج الملفات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫في درج مكتبك‪.‬‬ ‫ملفات العمل اليومي‬ ‫‪‬‬

‫مواد ”الصادر” الواجب ارسالها‪:‬‬ ‫‪.3‬‬

‫يجب ارسالها فورا او وضعها في سلة الصادر (اوراق‬ ‫‪‬‬
‫للزملء‪،‬الحفظ‪ ،‬للنسخ ‪،‬المهام التي ستوزع‪” ،‬تفريغ‬
‫لبحفظ يوميا”‪.‬‬
‫مواد القراءة‪:‬‬ ‫‪.4‬‬
‫القراءة قريبا او تخلص منها‬ ‫‪‬‬

‫‪46‬‬
‫البعيد عن النظر بعيد عن الذهن‬

‫افضل وسيلة هي‬

‫الكتابة‬
‫الولوي‬
‫الوقت‬ ‫الواجبات‬
‫ة‬

‫امامك ثلثة اماكن لوضع هذه‬

‫‪8:30‬‬ ‫مراجعة محضر اجتماع الدارة‬ ‫ب‬
‫‪‬‬
‫‪9:00‬‬ ‫تحديد موعد الزيارة‪..‬‬ ‫ج‬

‫‪9:15‬‬

‫‪9:40‬‬
‫اعداد خطاب اللجنة‬

‫التصال في مركز المعلومات‬

‫أ‬

‫ب‬
‫الملحظات‪:‬‬
‫‪10:00‬‬ ‫طلب اصلح الطابعة‬ ‫أ‬ ‫على التقويم الذي على مكتبك‪.‬‬ ‫‪.1‬‬

‫على قائمة اعمالك اليومية‪.‬‬ ‫‪.2‬‬

‫الولوي‬
‫تاريخ العمل‬ ‫المشروعات‬

‫‪2/5/2003‬‬ ‫تحديث بيانات الموظفين‬ ‫ب‬

‫ة‬
‫على قائمة اعمالك الرئيسية‪.‬‬ ‫‪.3‬‬

‫‪5/5/2003‬‬ ‫اجتماع الدارة التنسيقي‬ ‫أ‬

‫‪6/5/2003‬‬ ‫التقرير الشهري‬ ‫ج‬

‫ثم احفظ الوثائق في ملفاتها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪47‬‬
‫التقويم‬

‫متابعة المواعيد والتواريخ المستحقة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اوقات تسليم المشروعات ومواعيد الجتماعات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التقويم يكفي لمن يدير شخصين او اقل وللكثر استخدم نموذج‬ ‫‪‬‬
‫مراقبة المشروع‪.‬‬

‫‪48‬‬
‫معلومات حول استخدام التقويم‬

‫استخدم تقويما واحداً فقط‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ل تثق بالذاكرة‪ ,‬اكتب كل‬ ‫‪‬‬

‫شئ‪.‬‬
‫راجعه يوميًا لتتجنب‬ ‫‪‬‬
‫المفاجآت‪.‬‬
‫‪1‬‬
‫‪2‬‬

‫اختر النوع المناسب لك‪.‬‬

‫‪3‬‬

‫‪‬‬ ‫‪4‬‬
‫‪5‬‬
‫‪6‬‬
‫‪7‬‬
‫‪8‬‬
‫‪9‬‬
‫‪10‬‬
‫‪11‬‬
‫‪12‬‬
‫‪13‬‬
‫‪14‬‬
‫‪15‬‬
‫‪16‬‬
‫‪17‬‬
‫‪18‬‬
‫‪19‬‬
‫‪20‬‬
‫‪21‬‬
‫‪22‬‬
‫‪23‬‬
‫‪24‬‬
‫‪25‬‬
‫‪26‬‬
‫‪27‬‬
‫‪28‬‬
‫‪29‬‬
‫‪30‬‬
‫‪31‬‬

‫‪49‬‬
‫قائمة العمال اليومية‬

‫الوقت‬ ‫الواجبات‬ ‫الولوية‬

‫‪8:30‬‬ ‫مراجعة محضر اجتماع الدارة‬ ‫ب‬

‫‪9:00‬‬ ‫تحديد موعد الزيارة‪..‬‬ ‫ج‬

‫‪9:15‬‬ ‫اعداد خطاب اللجنة‬ ‫أ‬

‫‪9:40‬‬ ‫التصال في مركز المعلومات‬ ‫ب‬

‫‪10:00‬‬ ‫طلب اصلح الطابعة‬ ‫أ‬

‫‪50‬‬
‫قائمة العمال الرئيسية‬

‫تاريخ العمل‬ ‫المشروعات‬ ‫الولوية‬

‫‪2/5/200‬‬
‫تحديث بيانات الموظفين‬ ‫ب‬
‫‪3‬‬
‫‪5/5/200‬‬
‫اجتماع الدارة التنسيقي‬ ‫أ‬
‫‪3‬‬
‫‪6/5/200‬‬
‫التقرير الشهري‬ ‫ج‬
‫‪3‬‬

‫‪51‬‬
‫مقارنة‬

‫قائمة العمال‬ ‫قائمة العمال‬

‫الرئيسية‬ ‫اليومية‬
‫تعاد كتابتها او الضافة اليها‬
‫تنمو ببطء‬
‫يوميا‪.‬‬
‫مليئة بواجبات اطول واكبر‬ ‫مليئة بالبنود السريعة‬
‫موضوعة على مكتبك‬
‫تعلق على الحائط‬
‫للمراجعة السريعة‬
‫‪52‬‬
 ‫نموذج مراقبة المشروع‬

‫تاريخ‬ ‫تاريخ‬ ‫الشخص‬

‫ملحظات‬ ‫ابلغ التطورات‬ ‫الواجب‬
‫النتهاء‬ ‫التفويض‬ ‫المكلف‬

‫‪‬تم الجرد‬
‫………………‪.‬‬ ‫‪5/6/2002‬‬ ‫‪ 2/3/2002‬تم الفرز‬ ‫احمد‬ ‫تحديث ملفات العملء‬
‫‪‬تم التصنيف‬

‫‪‬طلب البرنامج‬
‫…………………‪..‬‬ ‫‪8/7/2002‬‬ ‫‪4/1/2002‬‬ ‫سالم‬ ‫ادخال نظام ‪ACC‬‬
‫‪‬اعداد الشبكة‬

‫‪53‬‬
‫البقاء منظماً‬

‫‪ABCD‬‬
‫‪54‬‬
‫تصريف الوراق‬

‫اربعة نواع من الجراءات تلزم للوراق‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫توجيه الورقة فورا وتوضع في سلة الصادر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحتاج المعلومات و للدراسة وتدون في المهام وتوضع في ملف العمال‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫في الملفات‪.‬‬ ‫للعلم فقط دون اجراء و تحفظ‬ ‫‪‬‬

‫‪.‬‬ ‫التخلص منها في سلة المهملت‬ ‫‪‬‬

‫‪55‬‬
‫‪ Outlook‬سكرتيرك الخاص‬

‫‪56‬‬
 ‫مع تمنياتنا لكم بالتوفيق والنجاح ‪ ..........‬وممتاز كل سنة‬
‫‪http://groups.google.com/group/AbuSamirSami‬‬