SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2

STRUKTUR ORGANISASI BAB 4

BAB 4 STRUKTUR ORGANISASI

PENGENALAN
Di dalam bab ini, anda akan diperkenalkan dengan struktur organisasi. Struktur
organisasi memainkan peranan penting di dalam sesebuah organisasi. Struktur
organisasi merupakan satu sistem hirarki di mana kedudukan seseorang individu yang
dihuraikan secara bentuk diagramatik. Ia merupakan kerangka di mana setiap aktiviti
adalah bergantung di antara satu satu sama. Kerangka ini juga menghuraikan
mekanisma komunikasi di dalam organisasi. Ia menggambarkan komunikasi dari siapa
kepada siapa, bagaimana sistem kawalan bekerja,siapa yang mengawal, siapa yang
mempunyai autoriti dan yang lebih bertanggungjawab. Ia menjawab persoalan
bagaimana organisasi dikoordinasikan dan bagaimana setiap unit jabatan berkait di
antara satu sama lain.

Anda akan diperkenalkan dengan definisi struktur organisasi, jenis-jenis hirarki

organisasi sama ada hirarki tinggi atau hirarki mendatar serta struktur organisasi
matriks dan fungsian. Anda juga akan dapat membuat pembezaan di antara struktur
organisasi matriks dan fungsian. Struktur organisasi matriks merupakan pilihan
organisasi yang sering digunakan seandainya organisasi berkenaan mendapat projek-
projek yang perlu dilaksanakan sama ada secara jangka pendek atau jangka panjang.

OBJEKTIF
Di akhir bab ini, anda seharusnya dapat :
1. dapat memahami definisi struktur organisasi dan ciri-cirinya;
2. mengenali dan memahami hirarki struktur organisasi tinggi dan struktur organisasi
mendatar serta ciri-cirinya; dan
3. memahami konsep hirarki organisasi matriks dan organisasi fungsian serta dapat
pula membuat pembezaan di antara kedua-dua struktur organisasi berkenaan.

4.1 APAKAH STRUKTUR ORGANISASI

Bayangkan anda sebagai salah seorang pekerja di salah sebuah syarikat

tempatan. Pada pandangan ada apakah kepentingan struktur organisasi
bagi sesebuah syarikat?

Struktur organisasi perniagaan merupakan kerangka di mana tanggungjawab kakitangan

dijelaskan dengan terperinci. Struktur organisasi membahagikan autoriti untuk membuat
sebarang keputusan dan juga meletakkan kakitangan menjadi bertanggungjawab
dengan tugas yang diberikan. Setiap kakitangan di dalam organisasi mempunyai
kedudukan yang tertentu di dalam carta organisasi. Rajah 4.1 menunjukkan secara
kasar struktur organisasi sebuah syarikat multinasional.

54 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 4 STRUKTUR ORGANISASI

Rajah 4.1: Struktur organisasi

Nama di dalam setiap kotak mewakili jenis-jenis tugas yang berkaitan dengan fungsi
perniagaan syarikat berkenaan. Ianya dikenali sebagai jabatan atau unit. Carta ini juga
menunjukkan struktur piramid di mana Ketua Pegawai Eksekutif (CEO) mengepalai dan
memantau keseluruhan operasi syarikat dari paras atas, atau dikenali juga sebagai
paras strategik.

OUM 55
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
STRUKTUR ORGANISASI BAB 4

Walaupun carta organisasi boleh muncul dengan berbagai cara, kewujudannya adalah
lebih kurang sama di antara satu sama lain kerana ia tetap akan mengikuti struktur
hirarki organisasi. Perbezaan utama ialah sama ada hirarki berkenaan tinggi atau
mendatar. Rajah 4.2 dan Rajah 4.3 menunjukkan kedua-dua struktur berkenaan. Garisan
di antara kotak-kotak mewakili rantaian arahan (chain of commad).

Rajah 4.2: Hirarki tinggi

Anda boleh melihat di mana kakitangan menerima arahan dari pengurus di atas mereka
dan di dalam hirarki panjang, rantaian arahan adalah lebih panjang. Struktur hirarki
panjang berkecenderungan untuk menjadi lebih berkesan, kerana maklumat dari
rantaian arahan sampai kepada span kawalan yang lebih kecil. Adalah lebih praktikal
untuk mendapat arahan dalam span kawalan yang kecil jika kakitangan berada di dalam
situasi-situasi berkenaan:-
• kepelbagaian fungsi organisasi
• meliputi kawasan geografi yang luas
• aktiviti-aktiviti berdasarkan projek yang kompleks
• aktiviti-aktiviti mengambil masa yang lama
• aktiviti-aktiviti memerlukan koordinasi yang tinggi
• seandainya kakitangan mempunyai kadar kemahiran kerja yang rendah.

Rajah 4.3: Hirarki mendatar

56 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 4 STRUKTUR ORGANISASI

Dalam dekad 90an, banyak organisasi korporat mula menggunakan struktur organisasi
mendatar. Jadual 4.1 menunjukkan perbandingan dua struktur hirarki berkenaan.

Jadual 4.1: Perbandingan Hirarki Tinggi dan Mendatar

Hirarki Tinggi Hirarki Mendatar

• Span kawalan yang sempit, contohnya • Span kawalan lebih lebar dengan
hanya beberapa orang melaporkan para pengurus mempunyai ramai
diri pada seorang pengurus kakitangan melaporkan diri pada
mereka

• Berpusat - Kebanyakkan keputusan • Tidak berpusat - Berkecenderungan

dibuat di puncak hirarki untuk mendelegasikan pembuatan
keputusan di semua peringkat

• Keputusan kritikal dibuat oleh individu • Transformasi kepada hirarki mendatar

yang berpengaruh menyebabkan kehilangan pekerjaan
terutamanya pengurus peringkat tengah
kerana pertindihan skop kerja.

• Lebih ramai pengurus • Lebih kurang pengurus

Sekiranya anda diberi peluang untuk memimpin sesebuah organisasi,

apakah bentuk struktur organisasi yang menjadi idaman anda? Adakah
struktur berhirarki tinggi ataupun struktur berhirarki mendatar? Apakah
justifikasi anda terhadap keputusan yang ada lakukan itu?

Latihan 4.1

1. Apakah kelebihan dan kekurangan pengurusan berpusat?

2. Apakah kelebihan dan kekurangan pengurusan tidak berpusat?

4.2 ORGANISASI FUNGSIAN

Kita sering melihat dalam kebanyakan organisasi, penempatan
seseorang kakitangan kepada satu-satu jabatan atau unit tertentu adalah
berdasarkan kepada fungsi dan kemahirannya. Pada pandangan anda,
sekiranya penempatan kakitangan tersebut tidak dilakukan berdasarkan
kepada fungsinya adakah sesebuah organisasi tersebut juga boleh
berkembang dengan baiknya. Kenapa?

Organisasi secara tradisionalnya distrukturkan dengan mengumpulkan kakitangan

mengikut kemahiran dan kepakaran masing-masing di dalam sesuatu jabatan fungsian.
Contoh klasik jabatan fungsian adalah jabatan-jabatan seperti jualan, pemasaran,
sumber manusia, pengeluaran, kewangan, perakaunan dan R&D. Struktur organisasi
fungsian digunakan kerana:-
• Kakitangan di dalam bidang yang sama boleh belajar di antara satu sama lain dan
meningkatkan lagi pembangunan kemahiran diri.

OUM 57
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
STRUKTUR ORGANISASI BAB 4

• Mudah untuk berkomunikasi dan membuat menyelaras aktiviti di dalam jabatan

• Pengagihan sumber yang ekonomik kerana kakitangan jabatan mempunyai kemahiran
yang sama.
Organisasi fungsian membantu organisasi di dalam urusan-urusan berikut:-
• Pengagihan sumber dan tugasan
• Tanggungjawab kakitangan dan pelaporan tugas
• Peraturan, prosedur, piawai pencapaian
• Sumber dan pengagihan maklumat
Adalah mudah untuk seseorang kakitangan di dalam organisasi fungsian mendapatkan
pengalaman dan meningkatkan kualiti kemahiran diri. Selain itu, tugas-tugas kakitangan
diformalkan menjadi garis panduan peraturan dan prosedur. Ini memudahkan proses
pengkomputeran tugas-tugas yang dilaksanakan. Mengubah prosedur kerja kakitangan
kepada program komputer meningkatkan lagi keberkesanan fungsian. Ia mengurangkan
ralat manusia, mengurangkan kos dan menyumbangkan keberkesanan kepada
keseluruhan organisasi.

Walaupun organisasi fungsian merupakan struktur organisasi yang paling banyak

digunakan, namun kebanyakkan organisasi memerlukan struktur organisasi yang
fleksibel di dalam era pengetahuan ini. Struktur organisasi matriks merupakan satu lagi
contoh struktur organisasi yang semakin banyak diterima pakai oleh organisasi-
organisasi yang cepat bertindakbalas terhadap permintaan pasaran.

4.3 ORGANISASI MATRIKS

Organisasi fungsian berkecenderungan menjadi struktur organisasi yang rigid dan
birokratik. Apabila perniagaan memerlukan keanjalan di dalam perubahan inovasi dan
idea, pengurusan organisasi memerlukan struktur organisasi matriks.

Organisasi matriks merupakan satu struktur di mana projek – projek kekal

atau sementara memerlukan para pengurus berkongsi autoriti dengan
pengurus fungsian organisasi.

Kakitangan berkemungkinan perlu melaporkan diri kepadda dua pengurus – pengurus

fungsian dan pengurus matriks. Sebagai contoh, sebuah syarikat telekomunikasi ingin
mengadakan projek pelancaran model baru telefon bimbit. Projek pelancaran ini dikira
sebagai projek jangka pendek. Sudah tentu, pengurus pemasaran dan pengurus
perhubungan awam (fungsian) akan ditempatkan di dalam satu pasukan dengan
pengurus teknikal (matriks) bagi memastikan kejayaan pelancaran model baru telefon
bimbit berkenaan.

Rajah 4.4 memaparkan sebuah organisasi matriks di mana anda boleh melihat
kakitangan diagihkan kepada beberapa projek yang berbeza (Projek A, Projek B dan
Projek C). Organisasi matriks sebenarnya merupakan gabungan pendekatan fungsian
dan pendekatan berdasarkan projek. Di dalam pendekatan matriks, tanggungjawab
fungsian tetap dikekalkan di dalam jabatan-jabatan berkenaan, walaubagaimanapun
pengurus projeklah yang menguruskan projek berkenaan. Dengan kaedah ini, kemahiran

58 OUM
 UNIT 2 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI
BAB 4 STRUKTUR ORGANISASI

CEO

Jabatan

Jabatan Jabatan Jabatan Jabatan

Pengeluaran Perundangan Kejuruteraan Perakaunan

Pengurus Sokongan Sokongan Sokongan Sokongan

Projek A Pengeluaran Perundangan Kejuruteraan Perakaunan

Pengurus Sokongan Sokongan Sokongan Sokongan

Projek B Pengeluaran Perundangan Kejuruteraan Perakaunan

Pengurus Sokongan Sokongan Sokongan Sokongan

Projek C Pengeluaran Perundangan Kejuruteraan Perakaunan

Rajah 4.4: Organisasi matrik

dan keberkesanan jabatan tetap dikekalkan di mana pengurus projek bekerjasama

dengan jabtan-jabatan lain. Pendekatan organisasi matriks adalah berkesan di dalam
organisasi di mana pasukan projek adalah terdiri dari ahli yang mewakili keperluan
fungsian dan projek jabatan.

Struktur organisasi matriks percaya kakitangan mendapat lebih kepuasan

bekerja di dalam pasukan projek mereka. Oleh itu, pengurus bawahan bukan
hanya bekerja untuk kepuasan keperluan fungsian jabatan tetapi mereka
adalah bertanggungjawab kepada kejayaan status projek yang lebih berkait
dengan objektif organisasi.

Struktur organisasi matriks adalah sesuai untuk organisasi yang memerlukan lebih
fleksibiliti dan perubahan pantas terhadap persekitaran kompetitif dan tidak stabil.
Selalunya ia adalah lebih rata dan kurang berhirarki.

Struktur matriks memaparkan pengurus projek yang menyelaras aktiviti-aktiviti dengan

ahli-ahli dari jabatan-jabatan lain. Tugas utama pengurus projek adalah untuk:-
• Mendapatkan maklumat
• Menyelesaikan konflik
• Dan memudahkan pencapaian objektif keseluruhan projek

OUM 59
 SISTEM-SISTEM FUNGSIAN DALAM ORGANISASI UNIT 2
STRUKTUR ORGANISASI BAB 4

Berikut adalah perbandingan di antara organisasi fungsian dan organisasi matriks.

Organisasi Fungsian Organisasi Matriks

Kelebihan • Pembuatan keputusan berpusat
membolehkan arahan yang
bersepadu dari pengurusan atasan
• Membolehkan kakitangan dilatih
khusus untuk membuat sesuatu
kerja
• Penyelesaian masalah yang
berkesan
• Meningkatkan komunikasi antara
pengurus dan kakitangan
• Kaedah yang berkesan di dalam
menangani persekitaran yang
cepat berubah
• Membenarkan penggunaan
sumber manusia secara fleksibel

Kekangan • Unit-unit fungsian mungkin tidak • Kekecewaan dan stress dialami

dapat melihat perspektif organisasi
secara menyeluruh
• Hanya pengurusan atasan
bertanggungjawab untuk mencapai
keuntungan
• Tidak menggalakkan inovasi
berlaku kerana kurangnya
koordinasi di antara unit-unit
• Lambat bertindakbalas dengan
persekitaran yang berubah
oleh dua bos yang berbeza
• Pengurus fungsian bersaing
dengan pengurus projek untuk
mendapatkan kakitangan bawahan
• Arahan teknikal yang agak kabur
• Maklumbalas maklumat teknikal
yang lemah di antara projek

Untuk maklumat tambahan, anda digalakkan untuk melawat laman web

berikut: http://ollie.dcccd.edu/mgmt1374/book_contents/3organizing/
org_process/org_process.htm atau di laman web ini: http://
www.maxwideman.com/issacons3/iac1357/

RUMUSAN
Setelah menamatkan pembacaan bab 4, anda seharusnya dapat memahami konsep
dan kepentingan struktur organisasi di dalam sesebuah organisasi yang dinamik.
Struktur organisasi memainkan peranan penting di dalam menerajui hala tuju sesebuah
organisasi. Rantaian arahan merupakan kaedah di mana arahan diterima dan dibuat
merupakan komponen utama di dalam struktur organisasi yang memastikan komunikasi
adalah dinamik dan berjalan lancar.

Hirarki tinggi dan mendatar juga dikenali memainkan peranan dalam organisasi
Kawalan dan arahan adalah berbeza di antara kedua-dua hirarki berkenaan. Akhir sekali,
anda dapat mengenali struktur organisasi fungsian dan struktur organisasi matriks.
Struktur organisasi fungsian lebih merujuk kepada organisasi tradisional dan statik
manakala struktur organisasi matriks lebih banyak diaplikasikan kepada organisasi yang
dinamik dan sering menguruskan projek sama ada bersaiz kecil mahupun besar.

60 OUM