TIME MANAGEMENT 

Time Management in IRIS supports processes for recording, reporting, and evaluating 
employee time and attendance.  The Cross Application Time Sheet (CATS) interface is 
used for time entry, approval, and transfer of time functions. 

Features such as the Holiday Calendar (University­defined), Planned Working Time, and 
Work Schedules and Work Schedule Rules contribute to automation of time and 
attendance recordkeeping. 

The process of Time Evaluation examines each employee’s time data in light of 
institutional policies and federal and state requirements. Automated processes include 
overtime calculation and maintenance of accrual quotas. 

Time Entry Process Guide 

Tips and Reminders 

Important Infotypes in Time Management 

Holiday Calendar Information 

Work Schedule and Work Schedule Rule 

Quotas 
Quota Overview (PT50) 
Display Absence Quota (PT_QTA10) 
Quota Compensation Payouts (IT0416) 

Time Entry, Approval and Transfer 
Instructions for Time Entry (CAT2) 
Using Target Hours for Easy Entry 
Variant for Time Entry 
Holiday Note 
Approve Working Times (CATS_APPR_LITE) 
Variant for Time Approval 
Time Transfer (ZCAT6) 
Variant for Time Transfer 

Display Working Times (CATS_DA) 
Time Transfer Verification (ZVERXFER) 

Reports
Tips and Reminders 
For Time Entry (CAT2): 

1.  Use the Further Selections button to expand selection criteria for the Selection area of 

the screen.  Click on the Org Structure button to choose all employees in the 
department. 

2.  When saving a variant, use the Org Unit number as the first part of the variant name. 

This will make it easier to locate the variant when performing a search. 

3.  When entering time in CAT2, the system will allow any number of hours worked to be 
entered. However, leave time entries are dependent on the Work Schedule Rule for the 
assignment.  For example, the system will allow a maximum of 8 hours of leave to be 
entered on a scheduled work day for an employee whose work schedule rule is Monday 
through Friday, 8 hours per day. 
4.  To add a line for time entry, click on the employee’s name and click the add line 
icon. 

5.  Click the Check Entries  icon to verify the time entered.  For example, if hours were 

entered on a scheduled holiday or if hours beyond the work schedule rule were entered, a 
warning message will display at the bottom of the screen.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 2 of 36 
 6.  The arrow  icons will scroll the CAT2 screen forward or backward two full pay 
periods.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 3 of 36 
 For Time Approval (CATS_APPR_LITE): 

1.  A variant can be established for this process. 

2.  Selection fields can be added to the Selection Criteria section of the screen by clicking 

on the Selection Fields  icon. 

3.  Select rows to be approved by clicking on the first record, holding the shift key, and 

clicking the last record to highlight the rows. Then click the Approve  icon. 

You can also click the first record, hold Control key, and press A to select all records.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 4 of 36 
For Time Transfer  (ZCAT6): 

1.  Repeat Transfer can be completed if changes were made after the initial transfer was 
made. 

When processing the Repeat Transfer, click the Repeat Transfer button before entering 

the personnel numbers. 

2.  The ZVERXFER transaction can be used to verify time that has been transferred. 

Be sure to check the Display Transferred Time and the Display Time Not Transferred 

boxes. 

3.  An error message indicating a collision means that there are two  sets of time entered on 
the same day (example:  8 hours TDL and 8 hours Vacation).  To correct, go back to the 
timesheet (CAT2) and remove the incorrect hours. Then approve and transfer the time 
again.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 5 of 36 
For CATS_DA: 

1.  Click the yellow arrow to expand the icon row. 

2.  Click this arrow to minimize the icon row. 

3.  Click the Export  icon to transfer the data to an Excel spreadsheet.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 6 of 36 
Important Infotypes in Time Management 

Planned Working Time (0007) 

Absences (2001) 

Attendances (2002) 

Employee Remuneration Info (2010) 

Quota Corrections (2013) (Employee Relations only) 

Time Quota Compensation (0416)

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 7 of 36 
Holiday Calendar and Holiday Pay Information 

The Holiday Calendar defined in IRIS reflects the University’s calendar of holidays, including 
bonus days.  The system works on the assumption that staff members who are eligible for paid 
holidays will be paid at the regular rate of pay. Exempt employees are paid their regular salary, 
regardless of holidays on the calendar. When payroll is posted to FI, however, holiday pay will be 
posted as such. Non­exempt employees who are full­time and eligible for holiday pay will be 
credited automatically on the holiday and paid the full­time equivalent for it.  Part­time non­ 
exempt employees will be credited and paid the appropriate part­time equivalent of holiday pay. 

For several reasons, some employees must work on official University holiday dates. The 

following steps can help time administrators with the management of holiday time and usage.

·  To turn off holiday pay (when an employee is not eligible), use attendance code 1015, 
Holiday­No Pay on the date of the holiday, and enter at least one hour of time.
·  To reschedule the holiday hours as though there were no holiday, use attendance code 1016, 
Holiday­Rescheduled, and enter at least one hour of time. This time entry will cause the 
holiday hours to be banked in the Holiday quota for use at a later time and will result in no 
payment for the hours of the holiday at that time.
·  If Hours Worked are entered on a holiday for an eligible employee, the employee will be 
paid for the hours worked and any holiday hours necessary to make up the full­time 
equivalent for the day. All of these hours will count toward retirement hours, as well as 
overtime for the week.
·  Any excess holiday hours, up to the FTE, will be banked for use later. 
To use these banked hours, use absence code 7160­Holiday in Lieu. Since it is possible to 
take the holiday hours early, i.e., before the actual holiday date, this bank, or quota, is 
allowed to go negative.
·  Managers and time administrators can use T Code PT_QTA10 to see which employees have 
non­zero holiday quotas.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 8 of 36 
Work Schedule and Work Schedule Rule Information 

The Work Schedule and Work Schedule Rule found on Planned Working Time (Infotype 0007) 
determine which days an employee is normally scheduled to work. For most employees, this 
defaults to a standard 7.5 or 8 hours per day, Monday­Friday. With such a schedule, the hours can 
be used to complete the timesheet and make necessary corrections or changes for TDL, Vacation, 
or other absences. Here are points to remember:

·  Though Saturday and Sunday are “days off”, Hours Worked can be entered in CAT2. Leave 

time cannot be entered, however, since the employee would not normally be at work on 
Saturday or Sunday.
·  Leave time entries are dependent on the Work Schedule Rule. For example, the system will 
allow no more than 8 hours of leave to be entered on a scheduled work day for an employee 
whose Work Schedule is 8 hours per day, Monday ­ Friday. 

For those employees who work varied schedules, the more traditional Work Schedule can pose a 
problem. To accommodate such situations at the University, versions of these fixed Work 
Schedules have been created to allow time, as well as leave, to be entered 7 days a week, up to 
the appropriate number of hours for the employees. Currently, these flexible schedules 
accommodate 7.5, 8, 10, 12, and 24 hours per day, 7 days a week. With these schedules, leave can 
be entered on any of the days on the calendar. The system will still automatically pay employees 
for holidays which fall on the “standard” (M­F) work days. 

Work Schedule Change 

Time administrators or business officers change work schedules through a PA40 Action (FTE or 
Status Change). 

System users who are changing a work schedule must pay careful attention to the effective date 
for such change.  The Work Schedule change should always become effective on a date for 
which no time has yet been entered. Entering an effective date that occurs in a time period for 
which hours have already been entered will result in serious time entry errors.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 9 of 36 
 Quotas 

Quota Overview (PT50) 

To view balances and accruals (as well adjustments and converted balances): 

1.  Enter PT50 in the Command field on the SAP Easy Access screen. 

2.  Click Display Absence Quotas to see details of vacation and TDL balances.

·  Entitl:  Beginning Balance
·  Rem: Current Balance
·  Requested:  Time Taken 

Ab Quota Types:
·  01 – Current Vacation
·  02 – TDL
·  04 – Legacy (Subject to Loss) Vacation
·  06 – Holiday

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 10 of 36 
3.  Click the Expand button at the bottom of the screen to see further details. 

4.  Click the Accrual Information tab to view accruals by date.

·  The first three or four entries on the Accrual Information tab are derived from 

information submitted during conversion.

·  Accruals are granted as soon as the first trial payroll has run.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 11 of 36 
Display Absence Quota (PT_QTA10) 
This transaction can be used to produce absence reports for departments. 

1.  If using a variant, be sure to change the Period dates before running the report. 

2.  Choose which quotas should appear in the report in Quota Selection box. 

3.  Remember to change Key date fields each time this report is created to obtain the 

quota availability as of that date. Making the dates the same as the last day of the 
payroll cycle will take into account quota accrual and leave use as of the end of the 
cycle.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 12 of 36 
__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 13 of 36
Quota Compensation Payouts (IT0416) 
Infotype 0416 is used to create TDL/Vacation payouts for staff retirement and separation. 
(Faculty and Post –doctoral scholar payments should be processed using IT2010.) 

When an employee retires, the Retirement Action on PA40 will be completed by the Retirement 
Office.  The payouts will be completed by the department. 

Quota Payouts are created using PA30 and can be viewed using PA20.  Infotype 0416 is found 
under the UK Time Data Tab. Users can also enter the Infotype in the Direction selection box. 

When creating quota payouts, users should review UK policy and procedure to determine 
eligibility.  The employee may not be eligible for payout of the total balance. 

1.  To create a record, click the Create  icon.  Depending upon the type of employee 

(non­exempt or exempt), an appropriate selection box will appear. The box below 
displays choices for non­exempt employees. 

2.  Choose the appropriate payout type and press Enter.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 14 of 36 
 3.  The appropriate screen will display for the payment chosen.  The date in Start field 
should be the employee’s last working day. 

The balance available for payment is the amount in the Rem. column. 

4.  Enter the number of hours to be paid in the No. to compensate field. Press enter and 

save. 

The record can be viewed for accuracy by clicking on the Eyeglass icon on PA20/PA30. 

5.  Complete this process for each payment necessary. 

NOTE:  In order to enter additional payouts, it may be necessary to remove the code from the 
STy field in the Direct Selection section of the screen.  This code will automatically populate as 
the code for the last payout type processed.  It will need to be deleted or changed to the correct 
code before additional payouts can be entered.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 15 of 36 
Time Entry, Approval, and Transfer 

Instructions for Time Entry (CAT2) 

Personnel responsible for entering time for payroll purposes may choose to do entries for 
individual employees or enter for groups of employees.  Information on creating a variant to 
describe a group of employees is also included in this section. 

To complete Time Entry for one employee: 
1.  Enter CAT2 in the Command field of the SAP Easy Access menu. 
2.  The Time Sheet: Initial Screen will appear: 

3.  Click on the Data Entry Profile box and then click on the Possible Entries  icon. 

Double­click on UK Biweekly Time.  The Time Sheet:  Initial Screen will now have 
Bi­weekly selected for the Data Entry Profile Field. Press Enter.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 16 of 36 
4.  Click on Personnel Selection. 

The Personnel Number Selection for Fast Data Entry will then appear.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 17 of 36 
5.  In the first Period field, key the beginning date of the pay period.  Key the ending date of 
the pay period in the To field. 

6.  Enter the Personnel Number. 

7.  Click  at the top left of the screen.  The following screen will appear:

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 18 of 36 
8.  In the Key Date field, enter the beginning date of the pay period for time being entered. 
Click the box to the left of the Personnel Number to highlight the line. 

9.  Click on the  icon on the left side of the screen.  This will bring up the Time Sheet: 

Data Entry View screen.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 19 of 36 
10.  In the Personnel Number field, enter the Personnel Number exactly as it is listed in 
line 1, or position the cursor on the Personnel Number and click the Add Line  icon. 

11.  Click on the A/A Type field on the same line to choose the Absence/Attendance Code. 

Click on the  to the right of the field. 

12.  The following screen will appear. 

Use the scroll bar or the arrows on the right side of the screen to scroll through the codes 
and  double­click on the appropriate code. 

13.  This will take you back to the Time Sheet Data Entry View where the selected A/A 

Type code will appear. 

NOTE:  Only one A/A Type may be entered on one line.  A new line must be started 

for each A/A Type.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 20 of 36 
14.  Note the presence of the target hours for each day of the work week for this employee at 
the top of the time sheet.  These hours are populated based on the Work Schedule entered 
when the employee was hired. 

Tab across the fields and enter time that would be paid under A/A Type 1005.  If other 

A/A types need to be entered, start lines as required and complete entries. 

15.  Click  at the top of the screen to save entries.

·  Any error and warning messages will be displayed at the bottom of the screen. 
For example, if TDL or vacation hours were entered, but the balance is 
insufficient to cover the absence, an error message will appear.

·  If this happens, click the  at the top of the screen to change the form back to 
data entry so that corrections can be made.

·  If the line needs to be deleted, right­click on the line and chose Delete Line. 

16.  After all corrections are completed, click  at the top of the screen to save entries. 

17.  After time entries are saved, the system returns the user to the Time Sheet: Initial 

Screen. 

Following entry, time must be approved.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 21 of 36 
Using TARGET HOURS for Easy Entry 

If you have groups of employees who regularly work a standard schedule, you can easily enter 
their time by having CATS copy their work schedules into the time entry grid. 

This employee’s work schedule from Infotype 0007 indicates he works 8 hours a day, 5 days a 
week, Monday­Friday. If this is a consistent working schedule, you can cause CATS to copy this 
time into the grid, so that you do not have to enter it. Once the schedule is copied, you can edit for 
TDL, Vacation, or other absences. 

To copy the work schedule into the grid, select EDIT/Propose Times/Target Hours from the 

Menu, or use the Target Hours  icon. 

Respond YES to the Target Hours dialog box, and the hours will be copied as Hours Worked 
(Attendance Type 1005).

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 22 of 36 
If you have selected a group of employees, this menu selection will copy the Work Schedule into 
all employees. Therefore, you may want extra variants to segregate the various groups if possible.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 23 of 36 
Variant for Time Entry 
When users routinely enter time for the same group of employees, they might opt to use create 
and use a variant to save time. 

To create a Variant for Time Entry: 

1.  On the Personnel Number Selection for Fast Data Entry screen, click on 
. 

2.  Select the criteria for the Variant by clicking to the left of each desired field name in 
the Selection Options list.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 24 of 36 
 3.  Click on the Choose  icon to send to the Selection fields list and continue  . 

4.  Enter the criteria data into the fields now appearing in the Selection area. 

5.  Click on the Save  icon to save the settings as a Variant. 

6.  Enter a variant name.  Include Org unit information and sufficient description and 

save. 

To use a Variant for Time Entry: 

1.  On the Time Sheet: Initial Screen, click on the  button. 

2.  On the Personnel Number Selection for Fast Data Entry, Click on the Variant 
icon to select the variant which describes the group of employees for which you wish to 

enter time. Then execute  . 

3.  Select the employees for time entry.  Click on the Enter Time  icon and continue the 

time entry process on Time Sheet: Data Entry View. 

Following entry, time must be approved.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 25 of 36 
Holiday Note 
There are instances in which employees must work on official University holidays and then take 
the time off at a later date.  In such instances, enter the number of hours worked on the holiday as 
regular hours (A/A Type 1005). Press Enter. 

A warning will appear at the bottom of the screen indicating that time has been entered on a non­ 
working day (University recognized holiday).  Press Enter again. 

Another warning appears because there is time entered on the Regular Hours. A/A Type on a 
scheduled day off. 

The warning should disappear and the hours should now appear as regular working hours.  The 
total number of hours reported for each A/A Type will be listed in the Total column.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 26 of 36 
Approve Working Times (CATS_APPR_LITE) 

To approve time for one employee: 

1.  Key CATS_APPR_LITE in the Command field of the SAP Easy Access Menu. If 

navigating from elsewhere in the system, key /n CATS_APPR_LITE. Press Enter. 

2.  To approve hours for one employee, enter the Personnel Number in the field and click 
the  icon.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 27 of 36 
3.  Review the times listed.  Click each row that should be approved.  To highlight all rows, 
click on the first row, hold down the shift key and click on the last row.  Selected rows 
will then be highlighted. 

4.  Click on either the Approve  or Reject icon. A system message will 

appear to confirm approval. 

Following approval, time must be transferred.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 28 of 36 
Variant for Time Approval 
To create a variant for CATS_APPR_LITE: 

1.  Click on the Selection Fields  icon. 

2.  Select the criteria fields by clicking on the selection box next to each desired field 
name in the Selection Options list. 
4.  Click on the Choose  icon to send it to the Selection field list. 
5.  Click  . 
6.  Enter the criteria data into the fields now appearing in the Selection Criteria area. 
7.  Enter a variant name.  Include Org unit information and sufficient description and 
save  . 

To approve time for several employees: 

1.  Click on the Selection Fields  icon. 

2.  Select the variant for the group of employees whose time needs approval. 

3.  Click the execute  icon. 

4.  Click on each time entry to select for approval. To highlight a group of rows, click on 
the first entry, hold down the Shift key and click on the last entry in the group. 
5.  Click on either the Approve  or Reject icon. A system message will 
appear to confirm approval. 

Following approval, time must be transferred.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 29 of 36 
Time Transfer (ZCAT6) 

To carry out the Time Transfer process for one employee: 

1.  Key ZCAT6 in the Command field of the SAP Easy Access Menu. If navigating from 

elsewhere in the system, key typing /n ZCAT6.  Press Enter. 

2.  To transfer time, enter the Personnel Number in the field and click the  icon

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 30 of 36 
 3.  After execution, an output screen will display transferred time.  Highlighted areas will 
indicate postings and the status as unsuccessful, read and successful posting. 

4.  Unsuccessful postings are highlighted in red, and will require corrections through CAT2. 

Any changes must be reprocessed through release, approval and transfer. 

Transfer Note: If the first pass at initial transfer does not produce expected results, use Repeat Transfer.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 31 of 36 
Variant for Time Transfer 

To create a variant for ZCAT6: 

1.  Click on the Multiple Selection icon. 

2.  For a large number of employees, click on the  push button at the 

bottom of the Multiple Selection for Personnel number screen. 

3.  Choose the Organizational assignment tab and enter the desired field values (such as 

Personnel Area, Personnel Subarea, Employee Group, Employee Subgroup, 
Organizational Unit, and/or Cost Center values). 

4.  Click on the Start Search  icon.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 32 of 36 
5.  Next click on the individual section boxes next to each employee  or click on the Select 

All  icon. 

6.  Click on the Copy  icon  or press Enter to copy the selected employees. 

7.  Execute  . 

8.  Save  to save the settings as a variant. 

9.  Enter a variant name.  Include Org unit information and sufficient description and save 

. 

10.  Upon return to the Transfer Time Data Selection screen, click on  . 

Note: You may create a variant for a small number of employees by entering their Personnel 

Numbers and then clicking on the execute  icon. 

To use a variant for ZCAT6: 

1.  On the Transfer Time Data Selection screen, click on the Get Variant  icon. 

2.  Double­click on the desired Variant. 

3.  Execute  to transfer.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 33 of 36 
Instructions for Display Working Times (CATS_DA) 

To display entered time: 

1.  Enter CATS_DA in the Command field of the SAP Easy Access menu. 

2.  Enter the desired timeframe or use the Period drop­down list. 

3.  To display time for one employee, enter the Personnel Number in the field and click the 

icon. 

4.  The employee’s time will display. 

Time status will be displayed in the Status field: 

Time in process, not released  Time released for approval 

Time approved  Time rejected 

5.  To choose more than one employee for display, click the  Get Variant icon  and 

double­click on the desired variant. 

To create a variant for time display, click on the Selection Fields  icon. 

6.  Select the criteria field(s) you want by clicking on the selection box next to the field 
name in the Selection Options list. 

8.  Click on the Choose  icon to send it to the Selection field list. 

9.  Click  . 

10  Enter the criteria data into the fields now appearing in the Selection Criteria area. 

11.  Enter a variant name.  Include org unit information and sufficient description and save 
.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 34 of 36 
Time Transfer Verification (ZVERXFER) 

Time administrators can verify that time entered into CAT2 has been approved and properly 
transferred with a report generated with T code ZVERXFER.  With this report, system users can 
see time that has been transferred successfully, time that has not been successfully transferred, or 
both. This report can be run for any grouping of people via variants which are set up and saved in 
much the same way as for CAT2 and other time transactions. 

1.  To run the report, key ZVERXFER in the Command field of the SAP Easy Access 

screen. 

2.  Complete fields on Verify Transferred Time. 

Period  First select the time period for the report. 

Selection Criteria  The selection criteria can be expanded by pressing the Selection 

Fields icon. In the same process as for CAT2, CATS_DA, etc., select all the fields you 
may wish to use to select people if they are not already available. Next, select the 
organization unit you wish to check for, if any. 

Additional Criteria  Select whether you want to see all time that has been transferred, 
only time which did not get transferred, or both. 

If you wish to save this as a variant, do so in the usual fashion by clicking the Save icon, 
naming the variant and saving it again. 

3.  Click on execute  icon.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 35 of 36 
Results. You will receive a screen that looks like the CATS_DA screen with all of the same 
information. There is an additional column on the right that indicates whether the time was 
transferred with a yes or no. All records indicating that the time did not transfer are sorted first. 

There are two reasons why an entry may be labeled as no. First, there is no corresponding record 

in IRIS for the absence or attendance code on the date in question. Second, while there is a 
corresponding record for the date and absence code, the hours are not the same.

__________________________________________ 
TIME MANAGEMENT Section, Created September 12, 2006  Page 36 of 36