REGIUS

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Gestin de Expedientes
en los Registros Civiles Municipales
ndice
Manual Gestin de Expedientes para Registros Civiles Municipales
Antes de usar el manual
1. Estructura del manual 2. Introduccin 02 04
Los usuarios de Gestin de Expedientes

Tema 1: Roles de usuario Unidad 1: Roles de Usuario Tema 2: Qu debemos conocer como usuario? Unidad 1: Cmo acceder? Qu necesitamos? Requerimientos tcnicos Cmo entrar? Ruta y claves Unidad 2: Tipos de pantallas Unidad 3: Elementos de la aplicacin de Gestin de Expedientes 07 08 10 11 11 11 12 13 18
Cmo utilizar Gestin de Expedientes? Tareas y procedimientos

Tema 1. Cmo Gestionar Asuntos? Unidad 1: Expedientes Unidad 2: Consultas Unidad 3: Escritos Unidad 4: Envo de Asuntos Tema 2. Cmo realizar envos? Unidad 1: Realiza Envos de Escritos Tema 3. Cmo realizar Tramitaciones? Unidad 1: Tramitacin Guiada Unidad 2: Aceptar Escritos Tema 4. Los Informes Unidad 1: Cmo elaborar Carpetilla? Unidad 2: Informe del Libro Diario Tema 5. Utilidades Unidad 1: Cambiar contrasea 21 22 38 43 48 51 52 55 56 63 65 66 68 71
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MANUAL DE GESTIN DE EXPEDIENTES PARA LOS REGISTROS CIVILES MUNICIPALES
Estructura del Manual

La finalidad de este manual es que aprendas a utilizar la aplicacin Gestin de Expedientes para los Registros Civiles Municipales, que de ahora en adelante vas a utilizar en tu puesto de trabajo. Este manual no pretende ser un simple documento informativo. Su funcin principal es ser un instrumento de enseanza que fomente tu aprendizaje de manera activa y participativa. Por este motivo, lo ideal sera que tuvieses la posibilidad de observar y explorar la aplicacin de Gestin de Expedientes a la vez que vas mirando este material. La finalidad de este apartado es que comprendas cmo est estructurado este manual. De esta forma podrs tener una idea de qu es lo que vas a ver en l y durante el proceso de aprendizaje sabrs en todo momento dnde te encuentras. Bloques de Contenido Este manual se divide principalmente en dos grandes bloques de contenido: Los usuarios de Gestin de Expedientes. Cmo utilizar Gestin de Expedientes? Con el primer bloque aprenders qu permite la aplicacin Gestin de Expedientes, cules son los tipos de usuario y los elementos bsicos que debes conocer sobre la aplicacin para utilizarla de manera ptima. En el segundo bloque conocers cmo realizar tus tareas diarias a travs de Gestin de Expedientes. Cada uno de estos bloques se desglosa en temas que, a su vez, se separan en unidades. Para que tengas una idea real de la organizacin del manual, consulta el siguiente esquema de su estructura:
Estructura del Manual
MANUAL 'GESTIN DE EXPEDIENTES'
ANTES DE USAR EL MANUAL Introduccin, estructura e iconos que debemos identificar en el manual
LOS USUARIOS DE GESTIN DE EXPEDIENTES Tipos de usuarios y aspectos bsicos que debemos conocer
CMO UTILIZAR GESTIN DE EXPEDIENTES? Principales tareas y procedimientos para los diferentes usuarios de la aplicacin
CALIFICADOR
REGISTRADOR
Roles de Usuario
Qu debemos conocer como usuarios?
Cmo Gestionar Asuntos?
Cmo realizar envos?
Realizar Tramitaciones
Los Informes
Utilidades
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Introduccin
El Registro Civil, por sus funciones, se define como centro de recogida de hechos registrales. El Archivo en los Registros Civiles se identifica como un proceso de soporte, cuyo correcto funcionamiento resulta vital para el buen ejercicio del resto de procesos. Los Archivos de los Registros Civiles almacenan: Los Libros Registrales (los Libros antiguos en formato tradicional y los ms modernos de Hojas mviles). Los Expedientes tramitados en los propios Registros ordenados en cajas. Los Libros Diarios de registro. Los agentes implicados en los Archivos son el personal de los Registros Civiles Municipales (en adelante RRCCMM). Como norma general, esta tarea se lleva a cabo por personal con categora de Agente Judicial. Cada vez que hay que incluir nuevos expedientes en el archivo, es el Agente Judicial encargado de su gestin quien arma las cajas, las clasifica y finalmente las ubica en el archivo de manera ordenada en funcin de la numeracin asignada previamente. Cada vez que el personal del Registro solicita un expediente archivado, el Agente Judicial responsable del archivo se encarga de buscarlo y entregarlo al trabajador del Registro que lo haya solicitado, llevando un control del momento de la retirada y devolucin. Una vez utilizado y devuelto por el personal del Registro, es de nuevo el Agente Judicial encargado de la gestin del archivo, quien procede a su archivado. El gran volumen de expedientes tramitados por los RRCCMM, sumado a la diversidad y complejidad de los mismos, implica que su gestin sea, generalmente, muy complicada.
Hasta el momento, las actividades como el registro de expedientes, la bsqueda de expedientes, la realizacin de estadsticas, la creacin de plantillas o consultar el estado de un expediente se realizaba de forma manual. Considerando esta problemtica, resultaba imprescindible afrontar la necesidad de desarrollar e implantar una herramienta de gestin de expedientes que facilite la tramitacin diaria de los mismos en formato electrnico (expediente digital o electrnico). La aplicacin de Gestin de Expedientes ya es una realidad. Esta nueva aplicacin agiliza la tramitacin de los expedientes facilitando la realizacin de las tareas diarias realizadas por los agentes implicados en el Registro Civil Municipal.
Este manual nace con una doble finalidad: conocer el funcionamiento de la aplicacin de Gestin de Expedientes y saber cmo sacarle el mximo partido para agilizar de la mejor manera posible los trmites relacionados con la gestin de expedientes. Para ello vamos a ver de manera detallada las principales tareas que se pueden realizar a travs de la aplicacin. El alcance de las tareas a realizar por el usuario depende de su perfil de actuacin (rol de usuario), lo que determina el alcance de las actuaciones que puede efectuar y garantiza el nivel de seguridad del tratamiento de los datos. Para facilitar la comprensin de la aplicacin, antes de sumergirnos en los diferentes procedimientos de gestin, conoceremos cmo acceder, qu pantallas podemos encontrar y cules son los principales elementos de pantallas que aparecen en la aplicacin de Gestin de Expedientes.
* La aplicacin de Gestin de Expedientes contina actualmente en desarrollo por lo que podemos encontrar variaciones en las pantallas que vemos en el manual respecto a las que visualicemos en la aplicacin.
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Bloque I Los usuarios de Gestin de Expedientes
Tema 1: Roles de usuario
La aplicacin de Gestin de Expedientes permite realizar numerosas tareas a travs de diversos procedimientos comunes a todos los Registros Civiles Municipales. Sin embargo, no todos los trabajadores realizan las mismas tareas a travs de la aplicacin ya que, dependiendo del puesto de trabajo y su responsabilidad, podrn desarrollar unas funciones u otras. Para facilitar los procesos, en Gestin de Expedientes existen actualmente tres perfiles de usuarios: El registrador El calificador El registrador-calificador Durante el desarrollo de este tema conoceremos ms a fondo estos perfiles de usuario con la finalidad de que puedas reconocer cul es el tuyo.
En este tema conoceremos Cules son los tipos de roles posibles de los usuarios de Gestin de Expedientes? El Registrador. El Calificador. El Registrador-Calificador. Las diferencias entre las tareas del Registrador y el Calificador.
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Unidad 1: Roles de usuario
El 20 de febrero de 2011, Luis G. L. acude al Registro Civil de Toledo junto con su pareja Silvia G. R. para solicitar una autorizacin de matrimonio. Alfredo, trabajador del Registro Civil atiende la peticin de Luis y Silvia, solicitando la documentacin necesaria para realizar las actividades precisas (entre ellas el registro del asunto) de una autorizacin de matrimonio. Quin es Alfredo? Qu rol ocupa en la aplicacin de Gestin de Expedientes?
A travs de la herramienta de Gestin de Expedientes, los distintos perfiles de usuario pueden realizar sus tareas de manera sencilla, manteniendo la calidad de los procesos. Adems de realizar tareas comunes, los perfiles de Registrador y Calificador tienen algunas tareas diferenciadas en la aplicacin de manera que el Registrador puede realizar tareas que el Calificador no puede y viceversa. El tercer perfil correspondiente a Registrador-Calificador tiene permisos para realizar todas las tareas, tanto del Registrador como del Calificador. Para entender mejor cules son las tareas comunes y diferentes que pueden realizar el Registrador y el Calificador, vamos a ver detenidamente una comparativa de sus tareas:
TAREAS DEL REGISTRADOR
TAREAS DEL CALIFICADOR
Gestin de asuntos Expedientes Alta Modificacin Consulta Consulta por Asunto Escritos Registrar Escrito Modificar Escrito Envo Asuntos Envos Envo de Escritos Informes Carpetilla Utilidades Cambio de Contrasea
Gestin de asuntos Expedientes Modificacin Consulta Consulta por Asunto Envos Envo de Escritos Tramitacin Tramitacin guiada Aceptar Escritos Informes Carpetilla Utilidades Cambio de Contrasea
se realizan las tareas del Registrador y del Calificador y qu tipo de situaciones podemos encontrar en cada una de las mismas].
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Tema 1: Roles de usuario
[A medida que vayamos avanzado en el manual, iremos conociendo de manera detallada cmo
Tema 2: Qu debemos conocer como usuarios de Gestin de Expedientes?

En este tema encontraremos todos los elementos que necesitamos conocer para acceder y realizar un buen uso de la aplicacin Gestin de Expedientes. Este tema nos permitir familiarizarnos con los diferentes elementos de la aplicacin, preparndonos as para la realizacin de las tareas y el desarrollo de procedimientos que veremos ms adelante. Las siguientes unidades son de gran utilidad por lo que vamos a prestar especial atencin!
En este tema conoceremos Los requerimientos tcnicos necesarios para acceder a Gestin de Expedientes (equipamiento informtico). La forma de acceder a la aplicacin (ruta y claves de acceso). Los tipos de pantallas que podemos encontrar. Los principales iconos funcionales. Las principales utilidades de Gestin de Expedientes en nuestro puesto de trabajo.
UNIDAD 1: Cmo acceder?

Rosa es una nueva trabajadora del Registro Civil de Toledo. Va a comenzar a trabajar con el programa de Gestin de Expedientes y no sabe cul es el equipamiento informtico adecuado para trabajar con esta novedosa herramienta para ella. Qu equipamiento tcnico necesita Rosa para empezar a trabajar? Qu requisitos deber tener su ordenador para no tener dificultades de acceso? Necesita claves de acceso a la aplicacin? Ayuda a Rosa!
1. Qu necesitamos? Requerimientos tcnicos Para un adecuado funcionamiento de Gestin de Expedientes, es necesario que el puesto del usuario est dotado de un equipamiento informtico compuesto por: Un ordenador personal con: Sistema Operativo: Windows XP Service Pack 2 o superior. Navegador Internet Explorer 6 Service Pack 2 que debe estar configurado para poder acceder a la aplicacin de Gestin de Expedientes. Plug-in de Java. Soporte para EDDOCs (ActiveX, Word). Microsoft Office 2003 o superior. Correo electrnico (para facilitar la comunicacin con el Centro de Atencin al Usuario (CAU)). Conexin a Internet y, en concreto, a la red del Ministerio de Justicia. Una impresora (la ms comn y rpida sera una impresora lser aunque tambin puede utilizarse una impresora matricial). Lector de documentos PDF, Acrobat Reader, versin 7.
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2. Cmo entrar? Ruta y claves A continuacin vamos a conocer cules son los pasos a seguir para acceder a la aplicacin de Gestin de Expedientes: 1. En primer lugar, debemos entrar en el navegador Internet Explorer. 2. A continuacin debemos introducir la URL o direccin de acceso a la aplicacin que previamente nos ha proporcionado el Ministerio de Justicia. 3. En la pantalla del ordenador aparece la ventana de acceso a Gestin de Expedientes con dos campos de texto: usuario y clave. En estos campos debemos introducir nuestro usuario y clave que nos identifica como usuarios del Registro Civil Municipal y que previamente nos habrn facilitado desde el Ministerio.
- Pantalla de Acceso a Gestin de Expedientes 4. No debemos asustarnos si la primera vez que introducimos el usuario y la clave, la aplicacin nos informa de que la clave ha caducado y es necesario cambiarla. A continuacin podremos personalizar el usuario y la clave.
RECUERDA: 1. Entra en el navegador Internet Explorer. 2. Introduce la URL de la aplicacin. 3. Introduce el usuario y la clave de acceso. Personaliza tu clave.
UNIDAD 2: Tipos de pantallas

Diego es nuevo en el Registro Civil de Barcelona. Despus de haber seguido todos los pasos para acceder, por fin se encuentra dentro de la aplicacin de Gestin de Expedientes. Est un poco desconcertado porque es la primera vez que utiliza la aplicacin y todas las pantallas son nuevas para l Podras ayudarle a conocer las diferentes pantallas que se va a encontrar?
En esta unidad conoceremos los diferentes tipos de pantallas que podemos encontrar mientras interactuamos con la aplicacin de Gestin de Expedientes. TIPOS DE PANTALLAS: Pantallas con opciones de men. Pantallas con listados. Pantallas de Introduccin de datos. Ventanas de alerta.
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1. Pantallas con opciones de men La primera pantalla que encontramos cuando accedemos con nuestro usuario y clave a la aplicacin de Gestin de Expedientes es una pantalla de este tipo. Como vemos en la imagen, es una pantalla principal con diferentes pestaas cuya denominacin vara en funcin del contenido de las mismas.
que o del rol ependiendparecen unas D a tenga me as u otras ta pes
En la pantalla principal de opciones de men encontramos las siguientes pestaas: Gestin de Asuntos. Envos. Tramitacin. Informes. Utilidades. Si pulsamos en cualquiera de las pestaas mencionadas, se abre un men desplegable donde se encuentran los diferentes procesos que podemos realizar con la aplicacin.
A su vez, dentro de cada men desplegable encontramos diferentes opciones desde donde se inician las tareas que realizamos para la gestin de expedientes. Para iniciar estas tareas basta con que pulsemos sobre la opcin deseada del men.
Por otro lado, sobre los logos que aparecen en las pestaas, aparecen diferentes opciones de men que nos facilitarn el trabajo en la aplicacin:
Ayuda: permite consultar la documentacin o manual de uso de la aplicacin de Gestin de Expedientes. CAU (Centro de Atencin al Usuario): pulsando esta opcin activamos el correo electrnico para enviar dudas o realizar consultas al Centro de Atencin al usuario. Inicio: este enlace nos devolver a la pantalla inicial de la aplicacin donde tenemos que volver a introducir tanto el usuario como la clave. Salir: permite salir de la aplicacin. 2. Pantallas con listados En estas pantallas podemos encontrar diferentes tipos de tablas donde se muestran de manera resumida los asuntos (mostrados en filas) y sus principales campos (mostrados en columnas).
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3. Pantallas de introduccin de datos Este tipo de pantallas muestra un formulario con varios campos para que podamos introducir datos en la aplicacin.
Al pie del formulario encontramos distintos enlaces que permiten ejecutar acciones concretas.
4. Ventanas de alerta Durante el proceso de introduccin de datos y en otros momentos como en las consultas o a la hora de imprimir, pueden aparecer avisos de alerta, informacin o confirmacin referentes al proceso que estamos realizando en ese momento.
Cuando nos aparece el aviso en una pantalla de Introduccin de Datos, la aplicacin avisa de los errores sealndolos en color rojo. Tambin ocurre cuando no se rellenan campos considerados como obligatorios.
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UNIDAD 3: Elementos de la aplicacin de Gestin de Expedientes

Laura es nueva en el Registro Civil. Est familiarizndose con la aplicacin Gestin de Expedientes para comenzar a trabajar en breve. Le surgen dudas acerca de algunos elementos novedosos para ella que aparecen en la aplicacin. Sabras explicarle cul es su significado?
En esta unidad conoceremos los principales elementos de la aplicacin de Gestin de Expedientes con la finalidad tanto de familiarizarnos con ellos, como aprender a sacarles el mximo partido a la hora de trabajar con la aplicacin. TIPOS DE ELEMENTOS: Botones Iconos
Accin
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Descripcin
Este botn se encarga de validar y registrar los datos en la base de datos. Podemos utilizar este botn cuando deseamos descartar los datos aportados y disponer de una nueva pgina. Si no deseamos guardar la informacin registrada y queremos volver a la pgina de consulta podemos pulsar este botn. Podemos usar este botn si deseamos borrar de la base de datos el documento completo. Podemos pulsar este botn para modificar los datos correspondientes de la base de datos. Este botn permite volver a la pgina de seleccin e introducir un nuevo criterio de bsqueda. Pulsamos este botn si queremos ir a la pgina anterior del listado. Pulsamos este botn si queremos ir a la pgina siguiente del listado. Si seleccionamos este botn podemos cerrar la ventana.
Botones
Iconos
Descripcin
Este icono permite realizar una bsqueda asistida de informacin. Lo encontraremos a la derecha del campo sobre el que aparecer la informacin seleccionada. Debemos pulsar este icono si deseamos acceder al calendario para seleccionar una fecha concreta. Con carcter general lo encontraremos situado a la derecha de todos los campos de entrada tipo fecha. Podemos utilizar este icono para ver el documento asociado.
Este icono acompaa a la informacin que la aplicacin considera interesante.
Iconos
Este icono indica la existencia de un ttulo cuya pgina asociada se est visualizando. Este icono indica la existencia de un grupo de datos a travs de un desplegable. Este icono tiene asignadas tres funcionalidades distintas: Aparece cuando no hay desplegable. Acompaa a las etiquetas de datos editables. Precede a los distintos enlaces que permiten la navegacin entre pginas.
Acompaa al enlace que permite retroceder al siguiente conjunto de resultados.
Acompaa a las etiquetas de datos fijos.
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Acompaa al enlace que permite avanzar al siguiente conjunto de resultados.
Bloque II Cmo utilizar Gestin de Expedientes? Tareas y Procedimientos
Tema 1: Cmo gestionar asuntos?
A partir de este tema conoceremos las tareas bsicas que podemos realizar con la aplicacin de Gestin de Expedientes para los Registros Civiles Municipales. Comenzaremos con las actividades que podemos realizar a travs de la pestaa Gestin de Asuntos. Veremos lo fcil que es realizar altas y modificaciones de expedientes, consultar expedientes que ya se encuentran registrados, as como enviarlos. Tambin vamos a aprender cmo realizar y modificar escritos asociados a expedientes. Para ello, vamos a leer atentamente este tema y observar con detenimiento las imgenes de la aplicacin. No debemos olvidar consultar el Recuerda que, al final de cada unidad, ser til para recordar el contenido.
En este tema aprenderemos a realizar Altas y modificaciones de expedientes. Consultas por Asunto. Registros y modificaciones de escritos. Envos de Asuntos.
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UNIDAD 1: Expedientes
Rubn G. T. acude al Registro Civil de Valladolid para realizar una solicitud de cambio de nombre. Para ello presenta: Una solicitud formal dirigida al Registro Civil. Una certificacin literal de la inscripcin de nacimiento. Partida de Bautismo. Dos testigos. Patricia, trabajadora del Registro Civil, proceder a tramitar la peticin de Rubn a travs de la nueva aplicacin de Gestin de Expedientes. Qu debe hacer Patricia para tramitar la solicitud de Rubn? Cules son los pasos que debe seguir a travs de la aplicacin?
1. Realiza un Alta
Realizar un Alta es registrar los expedientes y asientos en vas de calificacin que se solicitan en los Registros Civiles para su gestin y tramitacin posterior. Para realizar los registros, en primer lugar debemos seleccionar la pestaa Gestin de Asuntos del men principal, despus pulsamos sobre la opcin Expedientes y finalmente seleccionamos la opcin Alta.
A continuacin la aplicacin muestra un formulario en el que debemos introducir los datos necesarios para dar de alta el expediente o asiento en vas de calificacin.
En este formulario tenemos que introducir datos relativos a tres apartados diferentes: A. Datos bsicos del asunto. B. Personas asociadas. C. Datos adicionales del asunto. A continuacin vamos a ver los datos que debemos introducir en cada uno de estos apartados. A. DATOS BSICOS DEL ASUNTO Los datos que debemos introducir en este apartado son:
Datos Generales: Tipologa: debemos elegir el tipo de expediente que vamos a dar de alta: 'Expediente' o 'Asiento en vas de calif.' que debemos seleccionar en el men desplegable. Seccin: aqu elegimos la seccin a la que pertenece el expediente. Para ello utilizamos el men desplegable que muestra las secciones disponibles: 'Nacimientos y General', 'Matrimonios', 'Defunciones' y 'Tutelas y Representaciones Legales'. Observaciones: introducimos aqu las observaciones que consideremos oportunas en caso que las haya. Calificacin Registro: Principal y Marginal: introducimos aqu la calificacin referida a 'Principal' o 'Marginal'. En ambos casos existen sendos desplegables que permiten elegir distintas opciones predefinidas que sern diferentes en funcin de la seccin elegida.
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B. PERSONAS ASOCIADAS En este apartado debemos aadir las personas asociadas y la informacin de las mismas. Para aadir una persona debemos pulsar en el enlace Aadir persona y aparece un nuevo formulario llamado Datos del Interviniente con los campos que debemos rellenar.
Las personas asociadas se clasifican segn el tipo de relacin en: Promotores: son aquellas personas que realizan la solicitud pero que no tienen ninguna implicacin en ella (por ejemplo un padre que solicita en el Registro un Certificado para que su hija se case). Interesados: son aquellas personas que s estn implicadas en la solicitud que realizan en el Registro Civil Municipal (por ejemplo un matrimonio que acude a inscribirse al Registro Civil). De oficio: diligencia que ordenan los jueces y tribunales en ejercicio de su potestad (sin necesidad de requerimiento de parte); (por ejemplo un divorcio que ya ha pasado por un Juez). La introduccin de personas asociadas vara en funcin de la seccin en la que estemos realizando el expediente o asiento. Por ejemplo: si estamos en la seccin Matrimonios debemos introducir al menos dos interesados en personas asociadas. Vamos a ver a continuacin un ejemplo de cmo aadir personas asociadas.
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Cmo aadimos personas asociadas? Una vez hemos pulsado en el enlace Aadir persona y aparece el formulario para introducir los datos, debemos seguir estos pasos: Introducimos los datos generales solicitados: Tipo de relacin: Promotor, Interesado o De Oficio. Tipo Persona: Persona o Entidad. Tipo id con su Nmero de Documento (DNI, Permiso de Residencia, Pasaporte, NIV, NIE, Indocumentado). Nombre y Apellidos.
Una vez hayamos introducidos los datos del Interviniente debemos pulsar el botn Grabar.
Podemos aadir Otros Datos como el pas, provincia, fecha y lugar de nacimiento, el sexo, el estado civil, etc. A continuacin y antes de pulsar sobre el enlace Grabar, tenemos que introducir el domicilio de los interesados. Para ello seguimos estos pasos:
Aparece el formulario de Alta de Domicilio donde es necesario que indiquemos el tipo y el nombre de la va, el pas, la provincia y la poblacin.
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Pulsamos en el enlace Aadir Domicilio situado al final del formulario de datos del interviniente.
Tenemos que saber que un expediente puede tener asociado una o varias personas y una persona o una entidad puede tener registrados uno o varios domicilios, pero slo uno de ellos quedar reflejado como el domicilio actual. Una vez que terminemos de introducir los datos, debemos pulsar el enlace Grabar.
Al pulsar sobre el enlace grabar en esta pantalla regresamos de nuevo a la pantalla de Datos del interviniente donde aparecen ya los datos del domicilio que hemos introducido. Para finalizar tenemos que acabar de rellenar los datos del interviniente, si fuese necesario, y una vez cumplimentados todos, pulsamos en el enlace Grabar.
Una vez cumplimentados los datos del Interviniente, pulsamos el enlace Grabar. Al pulsar sobre este enlace regresaremos de nuevo a la pantalla Datos bsicos del asunto donde seguiremos.
que recordar ngo que los datos de Te rab aunque gulario, es un falsoe rm este fo Los datos no s grabado. n realmnete hasta guardarrabe el formulario que no g sicos del asunto Datos b
C. DATOS ADICIONALES DEL ASUNTO En este apartado cumplimentamos datos adicionales del asunto como: Otros: Publicidad Restringida, Va de la Solicitud o Fecha del Hecho. Datos Registro Civil: Tomo, Pgina y Vuelta.
Estos datos slo se rellenan en caso de ser una Marginal.
Una vez cumplimentados todos los datos del formulario del expediente, pulsamos el enlace Grabar. De este modo se validan todos los datos y si el resultado es satisfactorio se guarda la solicitud.
IMPORTANTE!! Para poder dar de alta un expediente o asiento en vas de calificacin es obligatorio seleccionar la tipologa, la seccin, la calificacin del registro y aadir las personas asociadas pulsando el enlace Aadir persona.
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Una vez hemos guardado los datos del Expediente, aparece una nueva ventana con el justificante del registro para su impresin.
Como podemos comprobar en la imagen, en dicho justificante aparecen varios enlaces que permiten efectuar diferentes acciones:
Justificante y Carpetilla: si pulsamos sobre este enlace obtenemos un documento en pdf que contiene un justificante del registro del expediente, un duplicado de este justificante y una portada de carpetilla para el registro del mismo en papel. Carpetilla: si seleccionamos esta opcin podemos obtener una portada de carpetilla para el registro del expediente en papel. Imprimir: utilizando este enlace se abre la ventana de opciones de la impresora para imprimir el justificante del registro del expediente. Imprimir PDF: a travs de este enlace obtenemos el justificante del registro en formato PDF. Cerrar: este enlace permite cerrar la ventana y volver a la aplicacin.
2. Realiza una Modificacin

Para realizar modificaciones debemos seleccionar, a travs de la pestaa Gestin de Asuntos, la opcin Modificacin.
A continuacin, se muestra un formulario de Modificacin de asunto que permite buscar los expedientes que queremos modificar mediante la introduccin de distintos criterios de bsqueda.
Los criterios de bsqueda posibles son: N de Asunto: introducimos aqu el nmero del asunto o un intervalo de numeracin entre el que se puede encontrar el expediente que estamos buscando. La ltima casilla es para introducir el ao y este dato es obligatorio. Fecha de Registro: podemos incluir la fecha de inicio y la fecha fin del registro. Va Solicitud: podemos especificar la va utilizada para realizar la solicitud: correo electrnico, correo postal, de oficio, internet, ventanilla o vas municipales. Una vez introducidos los criterios de bsqueda pulsamos el enlace Buscar y aparece debajo una relacin de Asuntos encontrados que coinciden con dichos criterios de bsqueda.
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La relacin de asuntos aparece en una tabla que muestra los asuntos en filas y la informacin sobre los mismos en columnas. La primera columna muestra un enlace al N de Asunto y la ltima muestra dos enlaces, Ver y Modificar. A continuacin vamos a conocer mejor estos enlaces. MODIFICAR Pulsamos en este enlace para poder modificar el expediente; al pulsar en el enlace aparece el formulario de Modificacin de Asunto en el que vemos todos los datos relativos al mismo.
Cuando pulses el enlace Modificar aparece esta pantalla que acabas de ver en la imagen. Voy a explicarte los pasos que tienes que seguir a partir de aqu.
1. Podemos modificar datos en cualquiera de los apartados del formulario. Aqu debemos saber que: a. Si modificamos la Unidad de reparto (unidad que realiza el estudio del expediente), cuando pulsemos en Grabar aparecer un mensaje de advertencia de cambio de Unidad Funcional de Reparto.
IMPORTANTE!! En el momento de elaboracin de este manual slo existe una Unidad funcional / Unidad de Reparto Definida. b. Si fuese necesario modificar los datos de los intervinientes podemos hacerlo pulsando sobre el enlace Modificar del apartado Personas asociadas:
Cuando pulsamos aparece de nuevo el formulario con los datos de los intervinientes para poder cambiarlos.
Una vez modificados los datos, pulsamos sobre Grabar y regresamos a la pantalla de Modificacin de asunto en la que nos encontrabamos antes de modificar datos de los intervinientes.
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2. De nuevo en este formulario de modificacin, el siguiente paso depender del tipo de asunto y el estado del mismo. En general, podemos realizar dos acciones: 2.1. Grabar: en estos casos el asunto tiene un estado que slo permite grabar las modificaciones realizadas. Por tanto, una vez llegamos a este paso en el que hemos realizado las modificaciones oportunas, slo tenemos que pulsar en el enlace Grabar ubicado al final del formulario. 2.2. Grabar y enviar: en estas situaciones el asunto tiene un estado que es necesario cambiar para enviar a tramitacin. Por ello, desde esta pantalla podemos generar la actividad para cambiar el estado y, posteriormente, grabar y enviar el asunto a tramitar. En este ltimo caso, los pasos que debemos seguir son: Seleccionar un interviniente en el apartado de Personas Asociadas: para seleccionarlo basta con hacer clic en el checkbox de la izquierda.
Luego vamos al apartado de Datos adicionales del asunto y a la derecha encontramos un men desplegable con las distintas actividades que podemos realizar. Desplegamos el men y seleccionamos aquella actividad que queremos realizar. Una vez hemos seleccionado el interviniente y la actividad pulsamos sobre el enlace Generar. Entonces, la aplicacin lanza EDDOC (mdulo de composicin/edicin de documentos) que genera un documento Word.
Este documento se genera con una plantilla y texto de acuerdo a la actividad seleccionada; sin embargo, algunas partes de la informacin del documento debemos rellenarlas nosotros. Para ello, aparece automticamente un generador de campos de texto que nos ayuda a rellenar la informacin que falta. Este generador de campos de texto nos va indicando las distintas opciones que podemos ir rellenando por lo que slo tenemos que seleccionar aquella que nos interesa y pulsar en aceptar. De esta manera iremos rellenando toda la informacin que falta en el documento. Una vez hemos introducido toda la informacin, EDDOC muestra el siguiente mensaje de advertencia Ha finalizado la composicicin del documento; seguido del botn Aceptar sobre el que debemos pulsar.
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A continuacin aceptamos el mensaje que desaparece y en la pantalla nos queda el programa Microsoft Word. Ahora debemos pulsar en la pestaa Complementos que se encuentra en la parte superior, y una vez en esta pestaa pulsamos en Guardar y Salir.
Se cierran entonces tanto Word como EDDOC y volvemos a la pantalla anterior de la aplicacin. Para finalizar pulsamos en la opcin Grabar y Enviar.
Una vez realizados estos pasos y generada la actividad o actividades adecuadas, el asunto queda grabado y enviado a tramitar.
VER N DE ASUNTO Si pulsamos en estos enlaces se abre una nueva ventana en la que visualizamos el Expediente.
En la parte inferior derecha de la pantalla encontramos los siguientes enlaces que nos permiten realizar distintas acciones: Imprimir: abre las opciones de impresin para imprimir el expediente. Cerrar: permite cerrar la ventana y volver a la pantalla anterior. Ficha de Tramitacin:
En la ficha de tramitacin podemos consultar el histrico de acontecimientos relacionados con el expediente.
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En el histrico de acontecimientos, si un acontecimiento tiene asociado un documento, vemos un icono como este en la columna Doc. Al pulsar dicho icono se lanza EDDOC y podemos ver el documento asociado a dicho asunto; este documento puede modificarse, aunque NO se recomienda hacerlo.
RECUERDA: Para realizar ALTAS de registros: 1. Seleccionamos la pestaa Gestin de Asuntos del men principal accediendo a continuacin a las opciones de Expedientes y luego Altas. 2. Introducimos los datos necesarios para dar de alta el expediente en el formulario. 3. Una vez cumplimentado el formulario, pulsamos el enlace Grabar de la ventana del formulario del expediente. Para MODIFICAR registros: 1. Seleccionamos, a travs de Gestin de Asuntos, la opcin Modificacin de Asunto. 2.- Buscamos el expediente a travs del formulario multicriterio. 3.- Se muestra una relacin de Asuntos encontrados y podemos: Modificar algn dato pulsando en el enlace Modificar. Visualizar el expediente pulsando en los enlaces Ver o N de Asunto. 4.- Pulsamos la opcin Grabar que encontramos en la parte inferior derecha de la ventana.
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UNIDAD 2: Consultas
Patricia, trabajadora del Registro Civil de Valladolid, necesita consultar el historial de asuntos de un Expediente. Para ello, su compaera le comenta que puede realizarlo a travs de la aplicacin Gestin de Expedientes. Qu pasos crees que dar Patricia para realizar la Consulta?
Cmo realizar Consultas por Asuntos? A travs de la pestaa Gestin de Asuntos podemos acceder a la opcin Consulta por Asunto.
Tras seleccionar la opcin, la aplicacin muestra un formulario de bsqueda de criterios mltiples que permite encontrar un asunto ya registrado. Los criterios de bsqueda que podemos utilizar son: N Asunto: debemos introducir el nmero y el ao del asunto, siendo el ao un campo obligatorio. Tipo Id.: podemos insertar el tipo y nmero del documento de la persona asociada al asunto. Nombre y apellidos: introducimos aqu el nombre y apellidos de la persona asociada.
Una vez introducidos los datos, pulsamos sobre el enlace Buscar que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana. Aparece entonces un listado de aquellos asuntos que cumplen los criterios de bsqueda introducidos.
A partir de esta pantalla podemos: A. Modificar asuntos: para ello pulsamos sobre el enlace Modificar de la ltima columna. A continuacin la aplicacin muestra el formulario de Modificacin de Asunto (ver apartado Modificar Asuntos de la Unidad 1).
B. Visualizar Asuntos: para ello tenemos que hacer clic sobre el enlace N de Asunto en la primera columna y aparece una nueva ventana que permite ver los datos bsicos del asunto, personas asociadas y datos adicionales del asunto.
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Si pulsamos el enlace Ver en el apartado Personas Asociadas, visualizamos los datos de dicha persona.
Si seleccionamos el enlace Ficha de Tramitacin (situado en la parte inferior derecha del apartado Datos Adicionales del Asunto), la aplicacin muestra el historial del asunto, es decir, todos los trmites que se han realizado sobre el expediente con sus fechas y el estado en el que se encuentra el mismo.
En el histrico de acontecimientos, si un acontecimiento tiene asociado un documento, vemos un icono como ste en la columna Doc. Al pulsar dicho icono se lanza EDDOC y podemos ver el documento asociado a dicho asunto; este documento puede modificarse (aunque NO se recomienda modificarlo) ya que es similar a un documento de Word.
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RECUERDA: Para realizar consultas: 1. Debemos acceder a la opcin Consulta de Asunto a travs de Gestin de Asuntos. 2. Una vez dentro, la aplicacin muestra un formulario de bsqueda de criterios mltiples que nos permite encontrar un expediente ya registrado. 3. Pulsando Modificar podemos realizar cualquier modificacin sobre el Expediente encontrado. 4. Pulsando sobre en N de Asunto podemos consultar los datos del expediente seleccionado: Si pulsamos sobre la opcin Ver en el apartado Personas Asociadas, podemos ver los datos completos de la persona asociada al expediente. Si pulsamos sobre la opcin Ficha de Tramitacin visualizamos el historial de tramitacin del expediente seleccionado.
UNIDAD 3: Escritos
Patricia, trabajadora del Registro Civil, quiere registrar un comunicado para un expediente. Va a realizarlo a travs de la aplicacin Gestin de Expedientes pero no sabe hacerlo. Puedes ayudar a Patricia a realizar los pasos para efectuar dicho registro?
1. Registrar Escritos A travs de la opcin Gestin de Asuntos, podemos registrar escritos seleccionando la opcin Escritos y luego Registrar Escrito.
Una vez que hemos pulsado, aparece un formulario con diferentes apartados relacionados con el registro del escrito.
Los apartados que podemos cumplimentar en el Registro de Escritos de Entrada son: Entrada: son dos campos obligatorios que se rellenan automticamente con la fecha y hora de entrada del documento.
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Remitente: introducimos aqu la persona o entidad que presenta el escrito. Descripcin: espacio donde introducimos una breve descripcin del contenido o alcance del escrito. N de copias: apartado donde queda registrado el nmero de copias del escrito recibidas. El valor por defecto para este campo es 1. Urgente: en este espacio debemos indicar el carcter del escrito. Por defecto, los escritos no sern urgentes. Registro Civil: seleccionamos el Registro Civil al que va asociado el escrito.
IMPORTANTE!! En el momento de elaboracin de este manual slo existe una Unidad funcional / Unidad de Reparto Definida por lo que este campo viene automticamente definido con dicha Unidad.
Procedimiento: identificamos aqu el tipo y nmero de expediente. En este apartado queda registrado el procedimiento del rgano destino al que se refiere el escrito recibido. Si no se conoce el nmero de procedimiento al que va asociado dicho escrito se puede realizar la bsqueda utilizando el icono disponible al lado del campo N. Asunto: en el asunto debemos indicar el tipo de asunto y el N.R.G. o Nmero del Registro General del escrito. N. I. G.: introducimos en este campo el Nmero de Identificacin General. Para poder registrar un escrito es necesario que indiquemos el registro civil y el expediente al que ir asociado ya que estos datos son de carcter obligatorio. Una vez que hemos terminado de cumplimentar el formulario, para asociar el escrito con el expediente indicado pulsamos sobre el enlace Guardar. Entonces la aplicacin muestra en pantalla el nmero del escrito mediante un mensaje:
Para finalizar pulsamos en el botn Aceptar y volvemos a la aplicacin desde donde podemos iniciar un nuevo procedimiento.
2. Modificar Escritos Esta funcionalidad permite modificar escritos ya registrados a travs de la opcin Modificar Escrito de la pestaa Gestin de Asuntos.
Una vez pulsamos en esta opcin aparece un formulario de Seleccin de escritos que permite buscar el escrito a modificar mediante la introduccin de distintos criterios de bsqueda.
Los criterios de bsqueda que podemos introducir son: N registro: introducimos aqu el nmero del registro. Fecha de entrada: aqu podemos buscar desde y hasta la fecha de entrada. rgano destino: seleccionamos aqu el rgano destino utilizando el men desplegable. Actualmente, en el momento de elaboracin de este manual slo existe una Unidad funcional /Unidad de Reparto Definida por lo que slo podemos seleccionar dicha opcin en el desplegable. Estado: utilizamos el men desplegable para seleccionar el estado del escrito que puede ser: 'Aceptado', 'Registrado' o 'Devuelto'. Urgente: utilizamos el men desplegable para seleccionar si es urgente o no. Una vez introducidos los datos podemos: Pulsar el enlace Limpiar para limpiar la bsqueda (por ejemplo en el caso de haberlo asociado a un expediente que no corresponda). Pulsar el enlace Buscar para realizar la bsqueda del escrito.
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Una vez hemos pulsado en Buscar, la aplicacin realiza la bsqueda y muestra una relacin de todos los escritos de entrada que renen los criterios de bsqueda introducidos en el formulario anterior.
La relacin de escritos se muestra en una tabla con filas y columnas que muestra distinta informacin acerca de cada escrito. En la primera columna se muestra el N.G.R. de cada escrito, este dato es un enlace que permite acceder el escrito correspondiente. Pulsamos en este enlace, N.G.R., y entonces se muestra en pantalla el registro correspondiente donde ya podemos ver y modificar los datos que necesitemos cambiar.
Desde esta ventana de Modificacin de escritos de entrada disponemos de distintos enlaces que permiten: Guardar: permite guardar los cambios que hemos realizado. Borrar: permite borrar el escrito. Si pulsamos este enlace aparece un mensaje de confirmacin que debemos aceptar o cancelar en funcin de si queremos o no borrar dicho escrito. Limpiar: permite limpiar los campos del escrito para poder cumplimentarlo con nuevos datos. Volver: permite regresar a la Relacin de Escritos.
RECUERDA: Para REGISTRAR escritos: 1. Seleccionamos las opciones Escritos y Registrar Escritos en la pestaa Gestin de Asuntos. 2.- Se muestra entonces un formulario en el que debemos rellenar distintos apartados relacionados con el registro. Los campos Registro Civil y el expediente al que ir asociado son de carcter obligatorio. 3.- Una vez que hayamos cumplimentado el formulario, para asociar el escrito con el expediente indicado, debemos pulsar el enlace Guardar. Para MODIFICAR escritos: 1.- Accedemos a las opciones Escritos y Modificar Escritos a travs de la pestaa Gestin de Asuntos. 2.- Aparece entonces un formulario de Seleccin de Escritos en el que debemos introducir distintos criterios de bsqueda y pulsar el botn Buscar. 3.- Aparece una relacin de escritos y entonces seleccionamos el escrito que deseamos modificar pulsando su N.R.G. 4.- Modificamos los datos que necesitamos sin olvidarnos de pulsar el enlace Guardar para finalizar.
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UNIDAD 4: Envo de Asuntos
Patricia, trabajadora del Registro Civil, necesita enviar a su compaero Juan (tramitador del mismo Registro) un asunto que acaba de modificar. Sabras ayudar a Patricia a hacerlo?
Cmo realizar Envos de Asuntos? Para enviar asuntos pulsamos en las pestaa Gestin de Asuntos y luego en la opcin Envo de Asuntos.
Aparece entonces un formulario de Bsqueda para envo de Asuntos en el que debemos introducir distintos parmetros de bsqueda.
Estos parmetros de bsqueda son: N Asunto: podemos introducir el intervalo numrico de los asuntos entre los que creemos que se encuentra el que deseamos localizar. A su derecha, tenemos un campo en el que debemos introducir obligatoriamente el ao de entrada.
F. Registro: intervalo de fechas en las cuales se registr el expediente. Usuario Creacin: seleccionamos, a travs del men desplegable, el usuario que ha registrado el expediente. Unidad funcional: seleccionamos, a travs del men desplegable, la unidad funcional. Actualmente el men no est activo puesto que slo existe una unidad funcional. Unidad de reparto: seleccionamos, a travs del desplegable, la unidad de reparto del asunto. Existe una nica opcin porque actualmente slo existe una unidad de reparto. Tipologa y Seccin: utilizando los mens desplegables seleccionamos tipo y seccin de los asuntos que estamos buscando. Precalificacin: seleccionamos, utilizando los mens desplegables, el procedimiento principal o marginal. Una vez introducidos los datos, pulsamos en el enlace Buscar situado en la parte inferior derecha de la pantalla y la aplicacin muestra una relacin de todos los asuntos a enviar que cumplen los datos introducidos en los criterios de bsqueda. Podemos seleccionar un expediente o varios para enviar a la vez a travs del checkbox que aparece al inicio de cada fila de los diferentes expedientes. Para seleccionar todos los asuntos de una sola vez marcaremos el checkbox que se encuentra en la cabecera del listado de resultados.
Si queremos comprobar el asunto antes de enviarlo, podemos visualizarlo a travs del enlace Ver que tenemos en la ltima columna de cada asunto. Al pulsar en este enlace aparece una nueva ventana en la que podemos ver toda la informacin relativa al asunto. (Para conocer esta informacin con ms detalle consulta en la Unidad 1. Expedientes, el apartado 2. Realiza una Modificacin). Una vez seleccionado el asunto o asuntos deseados, pulsamos el enlace Enviar situado en la parte inferior derecha de la ventana. Aparece entonces un mensaje que confirma que se han enviado los elementos seleccionados.
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Para finalizar pulsamos en el botn Aceptar y volvemos a la aplicacin desde donde podemos iniciar un nuevo procedimiento.
RECUERDA: 1. Pulsamos sobre la pestaa Gestin de Asuntos y posteriormente en la opcin Envo de Asuntos. 2. Aparece entonces un formulario de Bsqueda para envo de Asunto, introducimos los datos relativos al asunto que estamos buscando y pulsamos en Buscar. 3. Se muestra a continuacin una relacin de Asuntos a enviar donde debemos seleccionar un asunto o varios para enviar. Podemos seleccionar el asunto a travs del checkbox que aparece al inicio de cada fila.
Tema 2: Cmo realizar envos?
La finalidad de este tema es conocer cmo realizar Envos de Escritos. Para empezar vamos a leer el caso prctico que encontramos al inicio del tema ya que nos ayudar a situarnos en un contexto real. A continuacin vamos a leer atentamente el contenido y observar las imgenes de la aplicacin que acompaan al mismo. No debemos olvidar consultar el Recuerda que nos ayudar a recordar el contenido al final de cada unidad. En este tema aprenderemos a Realizar Envos de Escritos.
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UNIDAD 1: Realiza Envos de Escritos

Patricia, trabajadora del Registro Civil, necesita enviar a su compaero Juan (tramitador del mismo Registro) un Escrito que acaba de registrar. Sabras ayudar a Patricia a enviar dicho escrito?
Cmo realizar envos de escritos? Para realizar envos de escritos debemos seleccionar la pestaa Envos y se desplegar la opcin Envo de Escritos sobre la que debemos pulsar.
crito vo un es uando en anda a la C este se muncional de unidad f itacin tram

Aparece entonces un formulario de Bsqueda para Envos de Escritos, donde podemos filtrar los escritos utilizando distintos criterios.
Los criterios que podemos utilizar son los siguientes: Libro Diario Escrito: permite incluir el nmero asignado en el libro diario de escritos y el ao del escrito. Libro Diario Expediente: aqu introducimos el nmero y ao del expediente asignado en el libro diario. N. Procedimiento: permite incluir el nmero y ao del procedimiento. Fecha de registro: para introducir un intervalo de fechas entre las que consideramos que se realiz el escrito.
Una vez cumplimentados los datos en el formulario pulsamos en el enlace Buscar. Se muestra entonces un listado de escritos que renen los requisitos de bsqueda que hemos introducido en el formulario.
Podemos seleccionar uno o varios escritos para enviarlos a la vez, marcando el checkbox que se encuentra al inicio de cada fila. Para seleccionar todos los escritos de una sola vez, debemos marcar el checkbox que se encuentra en la cabecera del listado de resultados. Una vez seleccionados los escritos deseados slo debemos pulsar el botn Enviar y a continuacin se muestra un mensaje de alerta confirmando que se han enviado los elementos seleccionados.
Si queremos consultar los detalles del escrito, podemos hacerlo a travs del enlace Ver o Libro Diario Escrito.
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RECUERDA: Para realizar envos: 1. Accedemos desde la aplicacin a la pestaa Envos y pulsamos en Envo de Escritos. 2. Aparece un formulario de Bsqueda para envo de Escritos, donde podremos filtrar los escritos. Cumplimentado el formulario pulsamos en Buscar. 3. Se muestra un listado de escritos que renen los requisitos que hemos introducido en el formulario de bsqueda. Debemos seleccionar los escritos deseados utilizando el checkbox que hay en la columna de la izquierda. 5. Una vez seleccionados los escritos deseados slo debemos pulsar el botn Enviar.
Tema 3: Cmo realizar Tramitaciones?
En este tema conoceremos el proceso necesario para realizar Tramitaciones. El caso prctico que encontramos al inicio del tema nos ayudar a situarnos en un contexto real. Posteriormente vamos a leer atentamente el contenido y observar las imgenes de la aplicacin que acompaan al mismo. No debemos olvidar consultar el Recuerda que nos ayudar a recordar el contenido al final de cada unidad. En este tema aprenderemos a Realizar una Tramitacin Guiada. Aceptar Escritos.
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UNIDAD 1: Tramitacin Guiada

Raquel, tramitadora del Registro Civil de Burgos, realiza normalmente trmites guiados a travs de Gestin de Expedientes. Sabes cmo lo hace?
Tramitacin Guiada
Para empezar pulsamos en la pestaa Tramitacin para acceder a la opcin Tramitacin, sta se despliega y aparece una nueva opcin de Tramitacin Guiada que utilizaremos para tramitar procedimientos.
Aparece entonces un formulario de Tramitacin de Procedimientos donde podemos realizar bsquedas de asuntos utilizando distintos criterios. Los parmetros de bsqueda para la tramitacin de procedimientos son: N Asunto: introducimos aqu un rango de nmeros y el ao de los asuntos. El campo del ao es obligatorio. Tipologa: utilizamos el men desplegable para seleccionar el tipo de asunto: 'Expediente' o 'Asiento en vas de calif.'
Una vez introducidos los datos en los campos correspondientes pulsamos en el enlace Buscar para realizar el filtrado de asuntos.
A continuacin la aplicacin muestra un listado de Asuntos encontrados que renen los requisitos de bsqueda que hemos introducido en el formulario.
Si pulsamos sobre el enlace N de Asunto, podemos visualizar la consulta del expediente (Para ms detalles revisar el apartado Consulta por Asunto del Tema 1). Una vez hemos encontrado el asunto deseado, pulsamos en el enlace Tramitar que se encuentra en la ltima columna de cada asunto. Automticamente aparece una pantalla como est:
Esta pantalla muestra distintos apartados con informacin sobre el asunto: Datos generales de la tramitacin del procedimiento. Personas asociadas. Trmites.

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En los dos primeros apartados slo podremos visualizar la informacin, mientras que es en el ltimo, Trmites, en el que debemos completar la informacin y as continuar con la tramitacin.
Los campos que debemos completar son: 1. Trmite: seleccionamos un Tipo de Trmite utilizando para ello el men desplegable. 2. Actividades: seleccionamos una actividad utilizando tambin el men desplegable. Las actividades estn relacionadas con los trmites por lo que en funcin del tipo de trmite las actividades sern distintas.
Recuerda que puedes consultar los pasos a realizar en las Guas de Procedimientos
Una vez hemos completado esta informacin pulsa sobre el enlace Tramitar situado en la parte inferior derecha de la pantalla. Automticamente y si procede, la aplicacin lanza EDDOC (mdulo de composicin/edicin de documentos) que genera un documento Word, y al mismo tiempo cambia el estado.
bio ar el cam a visualiz ebe salir de Par do d de Esta alla y volver a la pant entrar
Para conocer este proceso de generacin de documentos consulta el apartado '2. Realiza una modificacin' del 'Tema 1. Cmo gestionar asuntos?' de este mismo manual. Una vez realizada la tramitacin completa del asunto, slo quedara realizar el ltimo trmite correspondiente al asiento en Inforeg. Asiento en Inforeg Una vez que hemos concluido el proceso de tramitacin guiada, el siguiente paso consiste en el envo del procedimiento a Inforeg. La aplicacin Gestin de Expedientes permite realizar el asiento en Inforeg de forma automtica.
Con independencia del procedimiento que estemos realizando, el trmite Asiento a Inforeg, es un paso obligatorio tras la tramitacin.
Antes de comenzar el proceso de asiento, es necesario seleccionar el asunto correspondiente. Para ello repetiremos los pasos que hemos aprendido en relacin a la bsqueda de asuntos, mediante la seleccin de criterios especficos de bsqueda. (Para ms detalle revisar el apartado Tramitacin guiada al comienzo de esta misma Unidad). Una vez hemos encontrado el asunto, seleccionamos la opcin de Asiento en Inforeg en el desplegable de Trmites. Despus vamos al ltimo apartado de Actividades y seleccionamos la actividad Asiento en Inforeg. Luego pulsamos en el enlace Tramitar situado en la parte inferior derecha del formulario.

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A continuacin se muestra un nuevo formulario en el que podemos introducir Datos de clasificacin y Datos RCC.
Datos de clasificacin: introducimos aqu si la inscripcin es Principal, Marginal o Principal ms la marginal del asunto correspondiente. Datos RCC: introducimos el Tomo, Letra y Pgina en el que se registrar el asunto (datos de obligado cumplimentacin en caso de ser Marginales). Una vez introducidos los datos en los campos correspondientes, pulsamos en el enlace Realizar apunte. Una vez introducidos los datos en los campos correspondientes, pulsamos en el enlace Realizar apunte.
Una vez que hemos pulsado en dicho enlace, se muestra una ventana de alerta que pregunta si queremos continuar con la confirmacin del apunte en Inforeg.
En esta ventana disponemos de dos opciones: Cancelar: pulsamos este enlace cuando, por alguna causa, no deseamos continuar con el apunte. Aceptar: pulsamos este enlace para confirmar que queremos realizar el apunte en Inforeg.
Una vez que hemos pulsado en Aceptar, aparece una ventana confirmando que la informacin ha sido enviada.
RECUERDA: Tramitacin Guiada: 1. Pulsamos sobre la pestaa Tramitacin del men principal, luego pulsamos en las opciones Tramitacin y Tramitacin Guiada. 2.-Filtramos el asunto que deseamos tramitar a travs de los criterios de bsqueda. 3.- Seleccionamos el asunto que deseamos tramitar (podemos consultar los datos entrando a travs del enlace del N de Asunto). 4.- Seleccionamos el Tipo de Trmite y el Tipo de Actividad. 5.- Pulsamos en Tramitar para que automticamente cambie la fase y el estado y la aplicacin lance el documento correspondiente. Asiento en Inforeg: 1.- Seleccionamos el asunto para el asiento. 2.- En el apartado trmites, seleccionamos Asiento en Inforeg y su actividad asociada. Presionamos el enlace tramitar. 3.- Introducimos el tipo de inscripcin y los datos referentes al RCC. 4.- Realizamos el apunte o envo a Inforeg. 5.- Inforeg confirma su ejecucin y su estado correcto a travs de ventanas emergentes.

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UNIDAD 2: Aceptar Escritos

Juan, una vez recibido un escrito de su compaera Patricia, lo valora y decide aceptarlo. Cmo aceptar el escrito? Qu pasos tiene que efectuar? Ayuda a Juan!
Aceptar Escritos Pulsamos sobre la pestaa Tramitacin del men principal para acceder a la opcin Aceptar Escritos.
Aparece entonces un formulario de Bsqueda para Aceptacin de Escritos que nos permite buscar los escritos rellenando los diferentes parmetros de bsqueda. Los parmetros de bsqueda de escritos son: Libro Diario Escrito: permite introducir el nmero y el ao del escrito. Libro Diario Expediente: introducimos el nmero y el ao del expediente. N. Procedimiento: aqu incluimos el nmero y el ao del procedimiento. Fecha de registro: permite incluir un intervalo de fechas en las que se realiz el registro.
Una vez introducidos los datos en los campos correspondientes pulsamos en Buscar para realizar el filtrado de escritos. Entonces la aplicacin muestra el listado de escritos a aceptar en el que se encuentran todos aquellos escritos que cumplen los criterios de bsqueda introducidos.
Si pulsamos en el enlace del Libro Diario Escrito o en el botn Ver, podemos visualizar el escrito. Podemos seleccionar uno o varios escritos para aceptarlos a la vez, marcando el checkbox que se encuentra en la fila de los escritos. Para seleccionar todos los escritos de una sola vez, debemos marcar el checkbox que se encuentra en la cabecera del listado de resultados. Por ltimo, una vez seleccionado el escrito o escritos deseados pulsamos el botn Aceptar situado en la parte inferior derecha de la pantalla. Una vez se ha aceptado el escrito aparece un mensaje de confirmacin del envo de los escritos seleccionados.

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RECUERDA: Los pasos para Aceptar un Escrito son: 1. En primer lugar accedemos a la pestaa Tramitacin del men principal de la aplicacin, pulsando a continuacin en la opcin Aceptar Escritos. 2. A continuacin debemos filtrar, a travs del formulario, el escrito que deseamos aceptar. 3. Del listado que muestra la aplicacin seleccionamos los escritos que vamos a aceptar. 4. Una vez seleccionados pulsamos el botn Aceptar y aparece el mensaje de confirmacin de escritos enviados.
Tema 4: Los informes
En este tema veremos cmo obtener Carpetillas para los Expedientes y cmo realizar un informe de Libro Diario.
Para empezar vamos a leer el caso prctico que encontramos al inicio del tema ya que nos ayudar a situarnos en un contexto real. A continuacin vamos a leer atentamente el contenido y observar las imgenes de la aplicacin que acompaan al mismo. No debemos olvidar consultar el Recuerda que nos ayudar a recordar el contenido al final de cada unidad.
En este tema aprenderemos a Elaborar Carpetillas. Realizar el Informe de Libro Diario.
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UNIDAD 1: Cmo elaborar carpetillas?

Silvia quiere preparar una carpetilla para archivar la documentacin de un Expediente. Para ello debe imprimir una cartula a travs del Gestor de Expedientes. Sabras explicarle cmo hacerlo?
A travs de la pestaa Informes del men principal de la aplicacin, podemos obtener una cartula identificativa del expediente con los datos bsicos registrados. Para acceder a los expedientes pulsamos en la opcin Carpetilla.
Aparece entonces un formulario de Informe de Carpetilla mediante el que podemos buscar los escritos utilizando los siguientes criterios: Tipologa: utilizamos el men desplegable para seleccionar el tipo de asunto: 'Expediente' o 'Asiento en vas de calif.' N Asunto: introducimos aqu un rango de nmeros y el ao de los asuntos. El campo del ao es obligatorio. Fecha de registro: para introducir un intervalo de fechas entre las que consideramos que se realiz el escrito.
Una vez tenemos los datos pulsamos el botn Generar situado en la parte inferior derecha de la pantalla. A continuacin se generan automticamente, en formato pdf, las cartulas de todos aquellos expedientes que renan los criterios de bsqueda.
Puede darse el caso de que aparezcan varias cartulas de diferentes expedientes que cumplan los criterios de bsqueda. Para ver la cartula deseada, debemos navegar por las pginas del documento pdf. Una vez encontrada, podemos iniciar el mdulo de impresin teniendo en cuenta el nmero de la pgina que queremos imprimir.
RECUERDA: Los pasos para generar una carpetilla son: 1. Pulsamos en la pestaa Informes del men principal y seleccionamos la opcin Carpetilla. 2. Filtramos el asunto a travs de los criterios de bsqueda. 3. Pulsamos en el enlace Generar para obtener el pdf con las cartulas de los expedientes encontrados. 4. Imprimimos la cartula que necesitamos.
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UNIDAD 2: Informe del Libro Diario

Oscar quiere un Informe del Libro Diario donde queden listados una serie de expedientes a travs de criterios especficos de bsqueda. Sabras explicarle cmo hacerlo?
La aplicacin Gestin de Expedientes permite crear listados de Expedientes del Libro Diario, ajustndose a unos parmetros de bsqueda concretos. Para ello, debemos de pulsar en la pestaa Informes y se abre un men desplegable en el que debemos pulsar sobre la opcin Libro Diario.
Entonces se abre un formulario de Informe de Libro (Diario) que permite buscar los expedientes mediante la introduccin de distintos parmetros de bsqueda:
Rango de nmeros del Libro Diario y ao de bsqueda: podemos recoger los nmeros asignados en el libro diario de escritos y su ao. Rango de nmeros de expediente y ao de bsqueda: permite buscar entre un nmero determinado de expedientes y su ao. Materia: permite seleccionar la seccin y/o materia mediante el men desplegable. Asunto: permite seleccionar el tipo de asunto mediante el desplegable.
Rango de fechas de Registro: introduciremos un intervalo de fechas entre las que consideramos que se realiz el escrito. Rango de fechas de Inscripcin: introduciremos un intervalo de fechas entre las que consideramos que inscribimos el escrito. Rango de fechas de Salida: introduciremos un intervalo de fechas entre las que consideramos, sali del escrito. Una vez introducidos los criterios de bsqueda deseados, pulsamos en el enlace Generar.
Entonces se genera automticamente un listado de expedientes que cumplen los criterios de bsqueda introducidos. Dicho listado se muestra en formato pdf:
Es muy importante introducir correctamente los criterios de bsqueda adecuados para conseguir los resultados deseados, tal y como indica la aplicacin.
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RECUERDA: Los pasos para generar un Informe del Libro Diario: 1. Pulsamos en la pestaa Informes del men principal y seleccionamos la opcin Informe del Libro Diario. 2. Buscamos los expedientes atendiendo a unos criterios de bsqueda. 3. Pulsamos en el enlace Generar para obtener el pdf con los expedientes encontrados.
Tema 5: Utilidades
En este tema conoceremos las posibilidades de la pestaa Utilidades de la aplicacin Gestin de Expedientes.
El caso prctico que encontramos al inicio del tema nos ayudar a situarnos en un contexto real. Posteriormente vamos a leer atentamente el contenido y observar las imgenes de la aplicacin que acompaan al mismo. No debemos olvidar consultar el Recuerda que nos ayudar a recordar el contenido al final de cada unidad.
En este tema aprenderemos a Cambiar la contrasea.
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UNIDAD 1: Cambiar contrasea

A Juan, tramitador del Registro Civil de Valladolid, le gustara cambiar su clave de acceso por motivos de seguridad. Silvia le comenta cmo hacerlo. Qu crees que le dice Silvia a Juan?
Esta funcionalidad de cambiar contrasea nos permite cambiar nuestra contrasea de acceso a la aplicacin una vez dentro de la misma. Para ello pulsamos en la pestaa Utilidades y se despliega la opcin Cambio de Contrasea sobre la que tambin debemos pulsar. Aparece entonces un formulario de cambio de contrasea.
Este formulario muestra un primer apartado en el que podemos visualizar los datos de usuario: apellidos, nombre, correo, NIF, usuario, fecha de modificacin de la contrasea y fecha del ltimo acceso. Es en el segundo apartado del formulario llamado Cambio de Contrasea donde debemos modificar sta. Como vemos en la imagen, debemos introducir una nueva contrasea en el campo Nueva y a continuacin debemos repetir dicha contrasea en el campo Confirmacin de nueva con la finalidad de Confirmar dicha clave.
Debemos tener en cuenta que: La nueva contrasea no puede ser igual a la anterior, ni estar vaca, ni coincidir con el nombre de usuario. La longitud de la contrasea debe tener un mnimo de 3 caracteres.
Una vez introducidos los datos de la nueva contrasea no debemos olvidar pulsar en el botn Guardar situado en la parte inferior derecha de la pantalla. Cuando pulsamos en este botn se genera una pantalla que nos informa si la contrasea se ha cambiado correctamente.
RECUERDA: Pulsamos en la pestaa Utilidades y luego en su opcin Cambio de Contrasea. Aparece un formulario en el que debemos introducir la nueva clave dos veces. No debemos olvidar pulsar el botn Guardar para que se efecte el cambio de la contrasea.
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Tema 5: Utilidades

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Los usuarios de Gestin de Expedientes

Cmo utilizar Gestin de Expedientes? Tareas y procedimientos

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Estructura del Manual

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Cmo realizar envos?

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UNIDAD 3: Elementos de la aplicacin de Gestin de Expedientes

Este icono acompaa a la informacin que la aplicacin considera interesante.

Acompaa al enlace que permite retroceder al siguiente conjunto de resultados.

Acompaa a las etiquetas de datos fijos.

Tema 2: Qu debemos conocer como usuarios de Gestin de Expedientes?

Acompaa al enlace que permite avanzar al siguiente conjunto de resultados.

Bloque II Cmo utilizar Gestin de Expedientes? Tareas y Procedimientos

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En la ficha de tramitacin podemos consultar el histrico de acontecimientos relacionados con el expediente.

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