1

PENULSAN MNT
MESYUARAT
ZULKFL YAHYA
2
MNT MESYUARAT
Satu rekod atau kenyataan bertulis
secara formal mengenai catatan ke atas
sesuatu perbincangan dan keputusan
yang dicapai oleh perbincangan tersebut
sebagai bahan rujukan, tindakan susulan
dan pelaporan semula diperbincangan
akan datang.
3
sambung
Satu rekod bertulis mengenai perkara-perkara
yang dibincangkan dan diputuskan dalam
sesuatu mesyuarat.
Satu kenyataan bertulis yang mempunyai format
tertentu serta peraturan dan syarat yang
ditetapkan oleh pengerusi atau pihak yang
empunya.
4
ENS MESYUARAT
Mesyuarat Bersiri
- Berkala dan ada kesinambungan
- Melebihi sekali dalam tempoh tertentu
- Ahli mesyuarat mengikut jawatan/fungsi
- Agenda mesyuarat tersusun dan tetap
5
sambung
Mesyuarat Khas
- Ad-hoc
- Sekali atau beberapa kali mengikut
keperluan
- Ahli mesyuarat terdiri dari pelbagai
kepakaran
- Agenda mesyuarat ringkas tetapi
mendalam/terperinci
- Nama mesyuarat menjelaskan tujuan /
fungsi
6
!enting sebagai;
Laporan
Rekod
Rujukan
Mengambil tindakan
Menggambarkan peribadi pengerusi, setiausaha dan ahli
mesyuarat
mej abatan/Kementerian
MNT MESYUARAT
7
!eringkat !ersediaan
- Mengetahui agenda
- Mengetahui Minit Mesyuarat yang lalu
- Membaca semua kertas kerja
- Mengetahui latar belakang ahli
$emasa Mesyuarat
- Tumpukan perhatian kepada perbincangan
- Ambil/buat catatan perbincangan
- Guna perakam suara
- Gunakan juru teringkas
PANDUAN MENGAMBL MNT
8
sambung
!eringkat !enuIisan Minit Mesyuarat
Draf minit dan serahkan untuk kelulusan Pengerusi
dalam masa 3 hari selepas mesyuarat
Minit mesyuarat diedarkan selewat-lewatnya 7 hari
selepas mesyuarat
9
PETUA PENULSAN
FAKTA, bukan tanggapan peribadi
PADAT, bukan bercerita
TEPAT, bukan panjang berjela
ELAS, bukan berkias dan berbunga-bunga
BAHASA TULSAN, bukan bahasa lisan
BAHASA STLAH, bukan loghat tempatan
PROFESYENAL, tunjukan kematangan
10
R-R MNT YANG BAK
TULN
LENGKAP
TEPAT
BEBAS DAR KERAGUAN
KUPASAN SU/PERKARA POKOK
RNGKASAN PERBNANGAN
KEPUTUSAN
TNDAKAN PHAK TERLBAT
11
BERPANDUKAN AGENDA DAN URUTAN
PERBNANGAN
1. PERUTUSAN PENGERUS
2. PENGESAHAN MNT MESYUARAT
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKT
4. PERBNANGAN
5. PERBNANGAN KERTAS-KERTAS KERA
6. HAL-HAL LAN
7. PENUTUP
STRUKTUR MNT
12
FORMAT MNT
MNT MESYUARAT (tajuk mesyuarat)
- Tarikh: .
- Masa:
- Temapat:..
SENARA KEHADRAN
- Yang Hadir
- Tidak Hadir(dengan maaf/izin)
- Turut Hadir
- Setiausaha
13
1. PERUTUSAN PENGERUS
1.1. Ucapan penghargaan
1.2. su/perkara penting yang dibangkitkan oleh pengerusi
2. PENGESAHAN MNT MESYUARAT
2.1. Disahkan tanpa pindaan atau dengan pindaan
sambung
14
3. PERKARA-PERKARA BERBANGKT
(dari mesyuarat lepas)
3.1. (Tajuk) perkara/isu yang diputuskan
3.1.1. Kemajuan tindakan susulan (untuk
makluman)
3.2. (Tajuk) perkara/isu yang dibincangkan
3.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
sambung
15
4. PERBNANGAN PERKARA BARU/KERTAS-KERTAS
KERA PERLU DREKODKAN:
4.1. Tajuk
4.1.1. Tujuan utama
4.1.2. Ringkasan kertas/su-isu penting yang
dibangkitkan
4.1.3 Pandangan/komen ahli mesyuarat berkenaan
isu-isu yang dibangkitkan
4.1.4. Rumusan Pengerusi
4.1.5. Keputusan dan serta tindakan susulan yang
perlu diambil seterusnya
4.2. (Kertas seterusnya)
sambung
16
5. HAL-HAL LAN (sumber: hadirin mesyuarat)
5.1. (Tajuk) perkara/isu yang dikemukakan
5.1.1. Penjelasan perkara/isu (untuk makluman)
5.2. (Tajuk) perkara/isu berkaitan yang dibincangkan
5.2.1. Keputusan mesyuarat (untuk tindakan)
6. PENUTUP/PENANGGUHAN MESYUARAT
6.1. Penetapan tarikh mesyuarat akan datang
6.2. Ucapan penghargaan Pengerusi
6.3. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan
sambung
17
sambung
URUSETA
Senaraikan nama pegawai yang menjadi Urusetia
mesyuarat
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan
(atatkan nama Agensi/Bahagian/Unit yang
bertanggungjawab dalam mengurusetiakan mesyuarat)
TARKH
atatkan tarikh Minit Mesyuarat berkenaan disediakan
18
ONTOH STRUKTUR MNT
1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan Minit Mesyuarat
3. Perkara-perkara Berbangkit
- Tajuk
i) Mesyuarat mengambil maklum
a)
b)
ii) Mesyuarat membuat keputusan
a)
b)
19
sambung
4. Perbincangan perkara baru/Pembentangan kertas-
kertas kerja
i. Tajuk
(a) (maklumat kertas)
ii. Mesyuarat mengambiI makIum
(a)
(b)
iii. Mesyuarat membuat keputusan
(a)
(b)
Tindakan
5. Hal-hal Lain
6. Penutup
20
ontoh Format Minit Mesyuarat
Bil Perkara Tindakan Perlu Tanggungjawab Status
Diambil Semasa
21
TNDAKAN SUSULAN
Mengadakan "post mortem
Menyediakan Minit Mesyuarat dengan segera
Menghantar Minit Mesyuarat dengan segera
Mengesan dan mendapatkan maklumbalas bagi
setiap tindakan (follow up dan follow through)
22
SEKIAN,TERIMA KASIH,
WASSALAM