PenuIisan surat

Definisi Surat
Tujuan
Pengendalian Surat
Jenis-jenis Surat Rasmi
Bahagian-bahagian Surat
Ciri-ciri Penulisan Berkesan
Kenali Audien
efinisi Surat aripada
Perspektif Agensi Kerajaan
Satu saluran komunikasi rasmi antara satu
agensi dengan pihak luar (seperti
stakeholders,pelanggan, perseorangan, agensi-
agensi lain) dan antara satu agensi dengan
cawangannya (sama ada di negeri yang sama
ataupun di negeri yang lain)
Alat Komunikasi bertulis yang ditulis oleh
jabatan-jabatan kerajaan, badan-badan
berkanun, swasta atau individu untuk berhubung
secara rasmi di antara satu sama lain
%ujuan Surat Rasmi
Sebagai penyampai maklumat bertulis
Menjadi dokumen yang boleh digunakan
Wakil atau duta (individu, Syarikat,
Jabatan atau Negara)
PENGENALIAN SURA%
KEPALA SURA%
Logo Jabatan
Alamat rasmi jabatan
Alamat E-mel jabatan
No. Fax jabatan
No. Telefon rasmi jabatan
ILA GUNA KEPALA SURA%
Menulis bagi pihak/mewakili jabatan
Antara jabatan dengan jabatan
Jabatan dengan swasta
Jabatan dengan individu
KEUUKAN KEPALA SURA%
Bahagian paling atas dalam format
Rujukan
Apa kelebihan menulis rujukan di sebelah
kiri?
Menyelamatkan ruang
Sebelah kanan dikosongkan untuk tujuan
lain (taraf surat dll.)
Keselarasan
%EKNIK MENULIS %ARIKH
23 Januari 2008
30 Januari 2008
4 Februari 2008
PENERIMA SURA%
Semua surat rasmi hendaklah ditujukan
kepada jawatan bukan kepada nama
individu yang menerima surat itu
%EKNIK MENULIS POSKO
&ntuk mewujudkan keselarasan, ada tidak
teknik menulis poskod. Pilih satu
sahaja:
i. 50480 K&ALA L&MP&R
ii. 50480 KuaIa Lumpur
iii. 50480 Kuala Lumpur
PENERIMA SURA%
Satu surat, satu penerima contoh:
Pengarah
Bahagian Pengurusan Politeknik
Kementerian Pendidikan Malaysia
Paras 6, Blok F &tara
Pusat Bandar Damansara
50604 Kuala Lumpur
PengendaIian Surat
Surat Masuk
Direkod oleh pegawai yang menerima dalam
buku penerimaan surat
Dihantar kepada pegawai yang
bertanggungjawab
Dapatkan fail berkaitan
Memasukkan surat ke dalam fail
Mengambil tindakan sewajarnya
PengendaIian Surat
Surat KeIuar
Dapatkan fail yang berkaitan dengan
tajuk/tujuan
Menulis surat
Memasukkan salinan ke dalam fail
Salinan asal dihantar kepada penerima
MengaIamatkan Surat
Nama Jawatan
Ketua Setiausaha
Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan
ndustri
Blok 8, Tingkat 14
Kompleks Pejabat Kerajaan
Jalan Duta
50622 Kuala Lumpur.
MengaIamatkan Surat
ikhaskan
Y. Bhg. Tan Sri smail bin Adam
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia
Jabatan Perkhidmatan Awam
Blok C2 dan C2, Parcel C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 Wilayah Persekutuan, Putrajaya.
MengaIamatkan Surat
Untuk Perhatian
Ketua Esekutif
Jabatan Hasil Dalam Negeri
Tingkat 3, Bangunan Peransang
60505 Shah Alam
Selangor Darul Ehsan.
(u/p: Puan Normah Idris, Unit Sumber Manusia)
MengaIamatkan Surat
erkeIompok
Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Y. B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Atau
Beberapa Kementerian/Jabatan/ndividu
Jenis-jenis Surat Rasmi
Permohonan
Rayuan
Bantahan
Makluman
Arahan
&capan
Penghargaan
Jenis-jenis Surat Rasmi
Perakuan
Jemputan
Cadangan
Pesanan
Perjanjian
Pekeliling
ringan
Lain-lain
ahagian-ahagian Surat
1. Lambang Kerajaan Persekutuan/Negeri
2. (Logo Agensi)
3. Nama Agensi dan Alamatnya
4. Nombor Telefon &tama, Nombor Faks,
Nama E-mel, Alamat Laman Web
5. Rujukan Fail Penerima dan Pengirim
6. Tarikh Surat Ditandatangani
ahagian-ahagian Surat
. Alamat Rasmi Penerima
Sama dengan sampul surat
Contoh
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia
Jabatan Perkhidmatan Awam
Blok C2 dan C2, Parcel C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 W.P. Putrajaya.
(&/p: Encik Ahmad bin Marzuki)
ahagian-bahagian Surat
8. Panggilan Hormat
Contoh
Tuan/Puan,
Y. Bhg. Dato'/Datuk/Y.B. Dato'/Tuan/Puan,
Y. Bhg. Dato'/Datin,
ahagian-ahagian Surat
. Tajuk Surat
Contoh
Laporan Pembaharuan dan Kemajuan
Dalam Perkhidmatan Awam Malaysia, 1
ahagian-ahagian Surat
10. Pemerengganan
Perenggan pertama tanpa nombor
Perenggan nombor dua bermula pada kiri
muka surat dan diikuti dengan indentation
(tab)
Perenggan-perenggan seterusnya mengikut
format perenggan nombor dua
Setiap perenggan hanya boleh
mengandungi satu isu/perkara sahaja
ahagian-ahagian Surat
11. Penanda adanya muka surat kedua pada
muka surat pertama
.2/-
12. Penanda muka surat kedua:
- 2 -
ahagian-ahagian Surat
13. Penutup
Sekian, terima kasih
14. Slogan
"BERKHDMAT &NT&K NEGARA
15. Pengakuan Pengirim
Saya yang menurut perintah,
ahagian-ahagian Surat
16. Ruang tanda tangan pengirim dan nama
pengirim
Contoh
(Ahmad bin Ali)
Penyelaras Program Kanan
Program PENG&R&SAN
nstitut Tadbiran Awam Negara (NTAN)
1. Ruang bagi pihak ketua agensi dan nama
agensi
Contoh
(Ahmad bin Ali)
b.p.
nstitut Tadbiran Awam Negara (NTAN)
ahagian-ahagian Surat
18. Salinan surat kepada agensi lain
Contoh
Sk. Pengarah
NTAN
Bukit Kiara
Jalan Bukit Kiara
50480 Kuala Lumpur
ahagian-ahagian Surat
1. Edaran dalam dan salinan fail timbul
20. Singkatan nama pegawai yang
menguruskan dan yang menaip
21. Singkatan nama fail dalam komputer
Contoh
ROY/azie/S&RAT/jemputan penceramah
iri-ciri PenuIisan Surat
erkesan
1. Nada yang berdiplomasi
Taraf kehormatan
Bahasa yang positif dan bersopan santun
2. Kesempurnaan
Tiada fakta/maklumat penting ditinggalkan
(kesan terhadap kos dan imej agensi pengirim)
iri-ciri PenuIisan Surat
erkesan
3. Kemasan penyusunan topik/isi
kandungan
Mengemukakan alasan/latar belakang dan
diikuti dengan tujuan atau sebaliknya
4. Keringkasan
Tepat dan tidak berpusing-pusing
Ayat yang ringkas
iri-ciri PenuIisan Surat
erkesan
5. Kejelasan
Perkataan dan ayat tidak menyebabkan
tafsiran berlainan, tidak mengelirukan
6. Ciri ketepatan/ketelitian
Tiada kesilapan tanda bacaan
Tiada kesilapan tatabahasa
Tiada kesilapan penggunaan perkataan
iri-ciri PenuIisan Surat
erkesan
. 'Layout' surat yang menyenangkan
penerima
Margin standard
Perenggan yang seimbang
Line spacing
Jenis dan saiz font
kebersihan
Perkara-perkara Penting Yang PerIu
iberi Perhatian Semasa MenuIis Surat
1. Tujuan mesej
2. Mengamalkan ciri penulisan berkesan
3. Analisis pembaca/audien (penerima
yang ditujukan)
PenuIisan erkesan
Orthografi yang betul (ejaan standard)
Bentuk perkataan/ayat yang betul
Gunakan perbendaharaan kata yang tepat
Bezakan idea utama dan idea sampingan
Elakkan bahasa yang berbunga
Pastikan latar belakang audien
KenaIi Audien
Apa yang anda fikir dan anda ketahui tidak
sama dengan apa mereka fikir dan ketahui
Kecuali rakan rapat, penggunaan akronim
hendaklah dielakkan
Kebanyakan orang sibuk
Mereka bukannya pembaca yang baik
mungkin tidak faham apa yang ditulis
Mereka mempunyai idea sendiri tafsiran
dan agenda sendiri
KenaIi Audien
Tuliskan dengan mudah supaya difahami
Selepas menulis, baca dengan kuat
Penggunaan koma mengikut keperluan
Tulis mengikut cara bercakap
Hindarkan perkataan saintifik/undang-
undang
Perkara-perkara Penting Yang PerIu
iberi Perhatian Semasa MenuIis Surat
Tatabahasa
Pemilihan perkataan yang sesuai
Nada
Format
Penandaan 'S&LT', 'RAHSA', 'TERHAD'
Panggilan Hormat