Soalan: Bagaimana melahirkan satu corak organisasi pentadbiran yang berkesan?

Proses Mengurus Pentadbiran

Apabila memperkatakan berkenaan pengurusan, kita sudah tentu tidak terlepas daripada
mengetengahkan isu-isu seperti merancang, mengorganisasi, memimpin serta mengawal. Dalam
hal-ehwal pentadbiran organisasi , tidak kira bagaimana besarnya organisasi itu, prinsip-prinsip
pengurusan ini tetap wajar digunakan oleh pihak pengurusan. Begitu juga dengan unit
pentadbiran yang terdapat dalam organisasi itu. Unit pentadbiran adalah komponen penggerak
penting bagi menjayakan organisasi. Oleh itu, penerapan konsep-konsep asas pengurusan ini
perlu diterapkan bagi memastikan pengurusan pentadbiran dapat dikendalikan sebaik mungkin
(Samsudin Wahab 2005: 221).
Merancang
Peringkat merancang terdiri daripada proses mendeIinisikan matlamat, menetapkan strategi dan
membangunkan perancangan bagi menjalankan aktiviti. Pengarah ataupun pengurus pentadbiran
organisasi mungkin terdiri daripada pengarah yang sama, yang menjawat jawatan tertinggi di
bahagian lain dalam organisasi. Misalnya, di cawangan universiti, pengarah menjadi ketua
pelbagai jabatan atau bahagian iaitu Bahagian Akademik, Bahagian Hal-Ehwal Pelajar, Bahagian
Pentadbiram dan bahagianbahagian lain yang bertanggungjawab ke atas kelancaran proses
mengurus cawangan universiti itu (Samsudin Wahab 2005: 221-222).
Memandangkan ada beberapa bahagian pentadbiran diletakkan di bawah ketua, oleh itu
sebaik-baiknya perancangan yang bakal dijalankan membabitkan kesemua bahagian dan jabatan
yang berada di bawah ketua itu. Jika tidak seragam, sudah tentu perancangan bagi setiap
bahagian tidak berlaku dengan adil, seterusnya mencacatkan pengurusan seluruh organisasi
(Samsudin Wahab 2005: 222).
Mengorganisasi
Amalan pengurusan yang juga penting pada peringkat awal penubuhan organisasi ataupun
kumpulan kerja. Dalam amalan ini, pihak atasan atau pemilik syarikat perlu membentuk carta
yang menerangkan bidang tugas serta skop-skop tugas setiap individu daripada peringkat teratas
sehingga peringkat bawahan. Dengan adanya agihan tugas yang jelas dalam kalangan ahli-ahli
dalam organisasi, sudah tentu pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan dengan lebih tersusun tanpa
berlakunya pertindihan tugas antara bidang-bidang itu. Pihak tertinggi syarikat atau organisasi
boleh memilih pelbagai struktur yang sesuai yang mahu dilaksanakan selagi ia dapat berIungsi
dengan baik dan cemerlang (Samsudin Wahab 2005: 223).
Memimpin
Kepimpinan berlaku apabila individu mendorong, memujuk dan mempengaruhi orang lain
supaya berusaha ke arah mencapai sesetengah objektiI. Perkara yang membezakan kepimpinan
dengan Iungsi pengurusan am ialah tugas-tugas mendorong, memujuk dan mempengaruhi yang
bercorak peribadi (Samsudin Wahab 2005: 223).
Hal ini bermakna pengurus perlu mempunyai sesetengah kemahiran peribadi supaya
pengurus itu cekap mengurus, sehingga beliau mampu mendorong, memujuk dan mempengaruhi
subordinat bawahannya melaksanakan segala apa yang dirancang dengan sebaik mungkin
(Samsudin Wahab 2005: 223).
Rujukan
Samsudin Wahab. 2005. Panduan Untuk Pengurus & Setiausaha. Selangor: PTS Publications &
Distributors Sdn. Bhd.