Manual Gestao Documentos

Cmara Municipal de Lisboa Projecto de Informao & Gesto Documental PIeGD
Manual de Gesto de Documentos

-Verso 1.0-
Lisboa, Maro de 2009
ndice
Notas utilizao do Manual..... 3 Glossrio.. 4 Introduo.. 9 Advertncias.. 11
1. O ciclo de vida do documento ............. 12

1.1. Registo e Classificao: a integrao dos documentos no Sistema de Informao.... 13 Regras: Registo e Recepo 14 Regras: Produo de documentos. 15 Regras: Numerao de documentos.. 16 1.2. A Classificao.....18 1.2.1. O Plano de Classificao Documental.... 18 Regras: reclassificao. 20 Regras: multiclassificao.............. 20 2. Atribuio de um assunto... 21 Regras: Criao de novos assuntos..24 2.1. O desdobramento.. 24 3. Documentos anexos e documentos apensos.. 27 Regras: Encaminhamento e circulao..28 4. Procedimento, Processo e Macroprocesso...30 4.1. Definies: Procedimento e Processo. 31 4.2. Constituio e gesto de processos.... 31 Regras: Criao de processos....32 Regras: Consulta de documentos de um processo.....32 4.3. Classificao de processos e respectivos documentos.... 33 4.4. O macroprocesso: vrios processos num s..34 4.4.1. O macroprocesso e a classificao documental 34 4.5. O relacionamento de processos no Gescor V3 35 Regras: Elemento Comum.......36 Regras: Gesto de processos criados antes da implementao do Gescor V3.......37 5. Organizao fsica e acondicionamento......38 5.1. Organizao fsica dos documentos... 38 5.1.1. O Processo como forma principal de organizao dos documentos....38 5.1.1.1. Elementos do processo.. 38 5.1.1.2. Ordenao dos documentos no processo....................39 5.1.2. Documentos e textos de apoio.. 41 5.2. Acondicionamento dos documentos.. 43 5.2.1. Organizao dos documentos na estante....................... 43 5.2.2. Organizao das pastas na prateleira.... 44
PIeGD CML. Maro de 2009 Manual de Gesto de Documentos Verso 1.0 2
Notas utilizao do Manual de Gesto de Documentos

Encontra-se neste documento um Glossrio, que tem como objectivo facilitar a leitura e interpretao do Manual, bem como normalizar a utilizao da terminologia empregue. Ao longo do Manual podem ser identificados alguns smbolos:
- Ver no glossrio - Informao de aplicao essencialmente prtica - Boas prticas Regras
PIeGD CML. Maro de 2009
Manual de Gesto de Documentos Verso 1.0
Glossrio
Fontes 1 NP 4438-1, 2005 2 IAN/TT, Manual para a gesto de documentos, 1998, A-6
3 Moreq 4 prNP 4041, 2003 Arquivo Conjunto orgnico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao. Arquivo corrente Arquivo constitudo por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais ainda no concludos. Arquivo definitivo Arquivo constitudo por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais j concludos, depois de prescritas as respectivas condies de abertura. O arquivo definitivo pode, no entanto, receber sries documentais cujo valor primrio perdura por tempo indeterminado (por exemplo, algumas sries dos arquivos notariais). Arquivo intermdio Arquivo constitudo por documentos correspondentes a procedimentos administrativos ou judiciais j concludos, mas ainda susceptveis de reabertura. Ciclo de vida do documento Evolui em trs idades ou fases fase activa, fase semi-activa e fase inactiva na medida em que a frequncia de utilizao dos documentos em fase administrativa decresce e o seu valor se transforma. Classificao Identificao e organizao sistemticas de actividades e/ou documentos de arquivo em categorias, de acordo com convenes, mtodos e procedimentos de aplicao estruturados logicamente e representados num plano de classificao. Coleco Conjunto de documentos do mesmo servio, organizada para efeitos de referncia, para servir de modelo produo de documentos com a mesma finalidade, ou de acordo com critrios de arquivagem. Ex.: Coleces de
documentos de despesa, coleces de mapas de assiduidade. Ope-se ao conceito de processo. Documento de arquivo Documento produzido, recebido e mantido a ttulo probatrio e informativo por uma organizao ou pessoa no cumprimento das suas obrigaes legais ou na conduo das suas actividades. Documento anexo Documento remetido por outro, que considerado o documento principal. Documento apenso Documento posteriormente mandado juntar a outro, considerado o documento original, por conter elementos de prova e/ou informao relativos mesma aco ou procedimento administrativo. Documento aposto Documento posteriormente registado sobre outro [no intuito de] prestar informaes, emitir opinies ou exarar decises. Documento electrnico Um documento que se encontra em formato electrnico. Nota o uso do termo documento electrnico no se limita aos documentos de texto normalmente gerados. Inclui igualmente mensagens de correio electrnico, folhas de clculo, grficos e imagens, documentos em HTML/XML, documentos compostos e ainda outros tipos de documentos burticos. Documento principal Documento simples que remete ou de qualquer outro modo veicula outro(s) documento(s). De um modo geral, os documentos principais so a unidade bsica de datao e demais referenciao aos documentos compostos. Dossier [Conjunto de documentos] coligidos com o fim de informar uma deciso pontual. Funes meio Conjunto das actividades desenvolvidas por um organismo ou instituio no quadro da gesto interna (ex.: gesto patrimonial, gesto financeira, gesto de recursos humanos). Funes fim Conjunto de actividades especficas desenvolvidas por um organismo ou instituio no quadro de gesto de projecto.
Macroprocesso Conjunto de processos e, eventualmente, dossiers e/ou coleces, que correspondem a uma mesma aco ou um mesmo procedimento administrativo complexo, isto , que engloba ou coordena outros procedimentos, referentes ou no a uma mesma rea temtico-funcional, mas independentes. Plano de Classificao Documental Identificao e organizao sistemtica das actividades e/ou documentos em classes, agrupando-os em processos no sentido de facilitar a descrio, controlo, ligaes, bem como a determinao do seu destino e condies de acesso. No Plano de Classificao Documental da CML: O conjunto de documentos com o mesmo cdigo de classificao, ao 4 nvel do PCD, corresponde a uma srie documental, ou seja, constituem um conjunto de documentos que resultam de actividades e procedimentos administrativos idnticos. Ex. : 3.06.01.14 Processos de indemnizao a proprietrios. O conjunto de documentos com o mesmo cdigo de classificao, ao 2 nvel do PCD, constitui o conjunto de todos os documentos produzidos no mbito de uma mesma funo. Ex. : 2.01 Gesto de Recursos Humanos.
Prazo de conservao Perodo fixado para a custdia dos documentos de arquivo por um servio de arquivo. Este prazo definido em regulamento prprio, normalmente registado em tabela de seleco. Procedimento administrativo Sucesso ordenada de actos e formalidades tendentes formao e manifestao da vontade da Administrao Pblica pela sua execuo. Processo Conjunto de documentos referentes a qualquer aco administrativa ou judicial sujeita a tramitao prpria, normalmente regulamentada. (2) Um processo corresponde geralmente a unidade bsica de uma srie. Um processo no uma capa, ou capilha, nem uma pasta onde se colocam documentos. *O processo a materializao de todos os passos de um procedimento administrativo. Registo Acto de dar a um documento um identificador nico no momento da sua integrao no sistema de arquivo.
Srie documental Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial, de acordo com um sistema de recuperao de informao. Em princpio, os documentos de cada srie devero corresponder ao exerccio de uma mesma funo ou actividade, dentro de uma mesma rea de actuao. Sistema de arquivo Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista a gesto dos documentos produzidos/recebidos por um organismo no exerccio das suas actividades. So elementos de um sistema de arquivo os documentos, as instalaes, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos tcnicos, etc. Sistema de gesto documental Conjunto de elementos (entidades, meios, procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista gesto dos documentos produzidos e recebidos por um organismo no exerccio das suas actividades. So elementos de um sistema de um sistema desta natureza os documentos, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos tcnicos e as ferramentas de apoio tecnolgico. O objectivo principal da implementao de um sistema de gesto documental prende-se com a racionalizao e eficcia da produo documental. Valor arquivstico Valor atribudo a um documento de arquivo ou a [um processo ou conjunto de documentos de arquivo], para efeitos de conservao permanente num servio de arquivo. Resulta do seu valor probatrio e/ou relevncia do seu valor informativo. Valor informativo Valor decorrente da informao veiculada por um documento de arquivo ou [por um processo ou conjunto de documentos de arquivo]. Deste ponto de vista, so especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituio e funcionamento da administrao produtora e/ou fornecem dados ou informaes sobre pessoas, organizaes, locais ou assuntos. Tambm chamado valor secundrio. Valor legal Valor decorrente da relevncia de um documento de arquivo, para comprovar, perante a lei, um facto ou constituir um direito. Valor probatrio Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigaes e so reconhecidos como garantia e fundamento de actos, factos e acontecimentos. Tambm chamado valor administrativo ou primrio.
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Introduo
O Manual de Gesto de Documentos surge no mbito do Projecto de Informao e Gesto Documental (PIeGD), materializado na
implementao de uma ferramenta de gesto de correspondncia, o Gescor V3. O PIeGD um projecto multidisciplinar da Cmara Municipal de Lisboa, que congrega vrios intervenientes com contributos muito
especficos, com o objectivo de estudar e orientar os diversos servios da CML na racionalizao dos seus sistemas documentais e na uniformizao de procedimentos e linguagens, no sentido de uma gesto integrada e eficaz de toda a documentao produzida pela CML:
O Grupo de Trabalho de Arquivos Correntes (GTAC), da Diviso de Gesto de Arquivos tem, neste Projecto, a seu cargo:
- A identificao das funes, das actividades e da documentao produzida pelos servios da CML, e respectivos circuitos, com vista elaborao do Plano de Classificao Documental; - O carregamento e actualizao, no Gescor V3, de todos os dados relativos ao Plano de Classificao Documental e respectivos assuntos; - Dar formao e apoiar os Utilizadores da aplicao no mbito da classificao documental e da gesto de documentos; - Orientar os servios quanto normalizao de procedimentos, adopo de boas prticas de gesto documental e,
consequentemente, racionalizao de recursos (principalmente fsicos, humanos e informacionais).
Equipa Gescor V3 do DMAGI, cabe a execuo, entre outras, das seguintes tarefas:
- Anlise funcional para evoluo da aplicao Gescor V3, manuteno da mesma; - Apoio aos Utilizadores e Administradores funcionais da aplicao; - Desenvolvimento dos instrumentos de trabalho necessrios para facilitar a comunicao com Utilizadores / Administradores Funcionais; - Reforo da disseminao de boas prticas de utilizao elaborao da norma de utilizao do Gescor e respectiva evoluo; - Gesto do relacionamento com o fornecedor da aplicao e respectivo processo de manuteno; - Garantir a continuidade operacional da aplicao; - Verificar, antes do arranque de um servio, os postos de clientes; assegurar a passagem dos utilizadores para o domnio Olisipo; fazer a ponte entre os servios e Equipas internas DMAGI para assegurar utilizadores Windows e email (DTAS, M&R, OCS); promoo da aplicao junto dos servios, assim como respectiva sensibilizao inicial;
realizao, em conjunto com a Equipa da Diviso de Gesto de Arquivos, sesses de sensibilizao, Formao e implementao. A Diviso de Gesto Administrativa (DGA) e a Diviso de Informao e Atendimento (DIA) tm como funo a normalizao de formulrios da CML, internos e externos, respectivamente.
Pretende-se,
com
este
documento,
acautelar
vrias
preocupaes
relacionadas com a gesto de informao, tais como a promoo da normalizao, da eficincia e da eficcia dos procedimentos
administrativos, sistematizando e racionalizando a produo documental.
Embora o Gescor V3 seja apenas uma ferramenta de Gesto de Correspondncia e no de Gesto Documental, pretende-se com este projecto incutir boas prticas de gesto documental, abrindo caminha a
uma futura implementao de uma aplicao dessa natureza, tendo como principais vantagens, para alm das j enunciadas: Rentabilizao de recursos fsicos e humanos; Racionalizao da produo documental e da proliferao de papel; Promoo e implementao de boas prticas administrativas; Facilitar a recuperao da informao e agilizar o processo de tomada de deciso; Aumento da celeridade dos procedimentos; Maior eficcia na resposta aos Muncipes; Proteco dos interesses e direitos da CML e de todos os que com ela trabalham e interagem; Inexistncia de arquivos paralelos; Maior facilidade na recuperao da informao; Controlo e uniformizao da criao de aplicaes informticas de gesto documental; Adaptao a sistemas de gesto electrnica de documentos, tendo por base o trabalho de identificao da produo documental.
Neste
sentido,
este
documento
define
um
conjunto
de
regras
procedimentos de utilizao, que todos os utilizadores, de acordo com o perfil atribudo, devero cumprir para assim optimizar a utilizao da aplicao. Estas regras foram identificadas com base na experincia adquirida junto dos vrios servios utilizadores que tm participado no Projecto e so de carcter geral. No sendo exaustivas, outras regras podero surgir de acordo com a especificidade de cada servio.
Manual de Gesto de Documentos 10 Verso 1.0
Advertncias
1. Os administradores funcionais do Gescor V3, assumindo um papel de ligao entre a Equipa do PIeGD e o seu prprio servio, devero comunicar quaisquer alteraes ou necessidades de alterao, bem como consultar periodicamente o site do Projecto, para que se mantenham actualizados em relao dinmica do PIeGD e a eventuais evolues e alteraes que possam surgir na aplicao.
2. Todas as reclamaes, sugestes e contributos s funcionalidades da aplicao, que os utilizadores Gescor V3 entendam como pertinentes devero ser dirigidas aos administradores funcionais do Servio, que sero atendidos sempre que possvel, ou direccionados para as respectivas equipas/reas de competncia deste projecto: Gescor (DMAGI),
Classificao Documental (Diviso de Gesto de Arquivos/Grupo de Trabalho de Arquivos Correntes), Normalizao de Formulrios (DSG/DGA).
3. Para minimizar o consumo de recursos informticos nos postos de trabalho, recomenda-se que no seja instalado software sem a devida autorizao dos administradores de sistema.
4. Cada utilizador pode propor os seus substitutos respectiva chefia, que aprovar a respectiva implementao junto dos administradores funcionais.
1. O ciclo de vida do documento
Os documentos so produzidos, recebidos e mantidos a ttulo probatrio e informativo por uma organizao ou pessoa, no cumprimento das suas obrigaes legais ou na conduo das suas actividades. A gesto de documentos composta por uma sequncia de aces que devem rentabilizar recursos e garantir a fiabilidade e o eficaz acesso aos documentos.
A produo, recepo e tramitao de documentos faz-se, no Gescor V3, atravs de vrias etapas, a que correspondem a menus com vistas especficas, nomeadamente: registo e classificao (nos momentos da recepo e da produo) de documentos, constituio de processos, encaminhamento, entre outros.
CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO

Recepo ou Criao
Eliminao ou Transferncia Arquivo Histrico
Registo
Integrao
Seleco e Avaliao Classificao
Conservao Difuso
Recuperao
Fase inactiva
Fase semi-activa
Fase activa
A Gesto de Documentos de Arquivo visa o controlo eficiente e sistemtico da produo, recepo, manuteno, utilizao e destino dos documentos de arquivo, incluindo os processos para construir e manter prova e informao sobre actividades e transaces. (NP 4438-1, 2005)
1.1. Registo e Classificao: a integrao dos documentos no Sistema de Informao Integrao: o documento entra no sistema de arquivo
Registo (e numerao) Classificao Atribuio de um assunto
O processo de integrao dos documentos no sistema de arquivo visa: - relacionar o documento com o seu produtor, no contexto organizacional que o gerou; - colocar o documento e respectivas relaes no ambiente controlado de um sistema de arquivo; - relacionar o documento com outros documentos de arquivo.
Durante a tramitao, o documento identificado atravs do nmero que lhe foi atribudo no momento do registo e contextualizado atravs da classificao. Ambas as operaes so obrigatrias.
REGRAS RECEPO E REGISTO: 1. Toda a documentao (correspondncia postal, documentao enviada por protocolo de outros servios, recebida em mo pelos tcnicos, atestados mdicos, etc.) tem obrigatoriamente de dar entrada no ncleo dedicado gesto de Expediente e Arquivo (Exemplo: Secretariado, Ncleo de Expediente e Arquivo, etc). 2. da competncia desse ncleo recepcionar e dar Registo de Entrada de toda a documentao encaminhada para o Servio, do exterior ou de outros servios sem Gescor V3. 3. No caso de documentos previamente registados no Gescor V3, o utilizador que d entrada dos documentos no dever voltar a registar a sua entrada, mas sim proceder sua validao e respectivo reencaminhamento. 4. Cada servio dever optar pelos Utilizadores que devero ser substitutos do utilizador Genrico. 5. Sempre que, algum funcionrio detecte documentao sem registo de entrada deve solicitar ao Expediente que processe o respectivo registo. 6. Sempre que um utilizador recebe um ou mais documentos pertencentes a um processo J REGISTADO NO GESCOR (Exemplo: 253/CML/09) deve validar a recepo A PARTIR DO PROCESSO E NO PELOS DOCUMENTOS. 7. No devem ser registados os documentos privados e a publicidade. 8. S considerada correspondncia privada a correspondncia que vem em nome prprio, sem qualquer identificao do servio. Caso contrrio ser SEMPRE ABERTA E REGISTADA a sua entrada. 9. No podem ser registadas fotocpias, a menos que contenham um despacho original, devendo sempre indicar-se nos Comentrios que se trata de uma fotocpia. 10. O registo de entrada deve ser SEMPRE precedido de uma pesquisa de antecedentes.
REGRAS (Continuao) RECEPO E REGISTO (Continuao): 11. Os utilizadores responsveis pelo registo de entrada dos documentos devem garantir o correcto preenchimento dos campos da ficha de entrada do Gescor V3: a) Por defeito, os documentos so registados como pblicos; b) O assunto, a entidade e o tipo de documento so obrigatrios; c) Devem ser consideradas as orientaes do servio para o preenchimento dos campos de livre insero (Exemplo: Incluir no campo Comentrios palavras-chave relacionadas com o contedo do documento, que possam ser consideradas importantes no momento da pesquisa). Nota: Todas as alteraes feitas a um registo, quanto confidencialidade dos documentos ficam registadas no histrico do respectivo registo, com referncia ao utilizador responsvel pelo que facilmente atribuda a responsabilidade de cada utilizador em caso de desrespeito pelas regras.
PRODUO DE DOCUMENTOS: 12. Todos os documentos internos (informaes, ofcios, etc.) devero ser produzidos e numerados no Gescor V3. Esta numerao automaticamente impressa no momento do registo do documento, independentemente da data em que o mesmo assinado. 13. Os ofcios a enviar por fax tambm devem ser elaborados no Gescor V3. 14. Nenhum utilizador deve proceder a alteraes aos modelos j normalizados, sem a devida autorizao. Os modelos pr-definidos no Gescor V3 obedecem a uma normalizao, da responsabilidade da Equipa de Normalizao da Diviso de Gesto Administrativa. 15. Para facilitar a localizao dos documentos (e o respectivo circuito), considerando que estes podem, em casos muito particulares, ser objecto de aces de outras aplicaes durante o seu ciclo de vida, deve ser colocado no campo Comentrios do Gescor V3 o nmero atribudo ao documento por outras aplicaes. Esta regra aplica-se tambm aos documentos que, apesar de produzidos por antigas aplicaes de gesto de correspondncia, ainda se encontram em fase activa. Nota: Excluem-se os casos em que os registos antigos foram alvo de migrao.
REGRAS (Continuao) NUMERAO NICA 16. A numerao ser normalizada de acordo com os seguintes critrios: a) Se for um registo de uma Direco Municipal: Tipo de Registo/nmero/DM/ano com 2 dgitos Exemplo: ENT/1/DMSC/09 b) No caso de um registo de um Departamento: Tipo de Registo/nmero/DM/DEP/ano com 2 dgitos Exemplo: ENT/1/DMSC/DMAGI/09 c) Se se tratar de um registo feito numa Diviso: Tipo de Registo/nmero/DM/DEP/DIV/ano com 2 dgitos Exemplo: ENT/1/DMSC/DMAGI/DNT/09
1.2. A Classificao
Cada documento deve, ento, ser classificado de acordo com a rea funcional em que se enquadra, a partir de um Plano de Classificao Documental disponvel na aplicao Gescor V3.
Classificar uma operao crucial que reflecte a organizao lgica dos documentos e dos prprios conjuntos documentais, independentemente do seu suporte e desde o momento da sua produo nos servios.
1.2.1. O Plano de Classificao Documental O Plano de Classificao Documental resulta do levantamento das funes, actividades e respectiva documentao produzida e recebida pela CML. Organiza-se em quatro nveis, correspondendo o primeiro ao topo da hierarquia funcional onde posteriormente iremos encontrar as grandes funes levadas a cabo pelo Municpio de Lisboa.
O primeiro nvel constitudo por trs grandes grupos de funes. Separamse, partida, as funes que servem a gesto interna (ver 2Administrao) que designamos como funes meio , daquelas que
servem a gesto do municpio propriamente dito (ver 3- Servios), denominadas funes fim .
1 - Organizao e Funcionamento (Nvel 1) mbito e contedo: Inclui funes relacionadas com a forma de organizao, competncias atribudas, normas e modelos de funcionamento, bem como a elaborao de regulamentao e publicao de regras de funcionamento. 1.01 Desenvolvimento orgnico e funcional Nvel 2 1.02 Gesto, planeamento e controlo
2 Administrao (Nvel 1)
mbito e contedo: Inclui as funes desenvolvidas pela Cmara no mbito da sua gesto interna. 2.01 Gesto de Recursos Humanos 2.02 Gesto Patrimonial e Apoio Logstico 2.03 Gesto Financeira 2.04 Gesto de Informao Nvel 2 2.05 Comunicao, Marketing e Relaes Pblicas 2.06 Apoio Jurdico 3 Servios (Nvel 1) mbito e contedo: Inclui as funes desenvolvidas no mbito da misso especfica da CML, direccionadas para a gesto do municpio e para a satisfao dos interesses dos muncipes. 3.01 Atendimento e Apoio Institucional 3.02 Urbanismo e Obras 3.03 Actividades Econmicas 3.04 Gesto do Espao e Ambiente Urbano 3.05 Aco Social 3.06 Habitao 3.07 Educao e Juventude Nvel 2 3.08 Tempos Livres e Desporto 3.09 Segurana e Proteco Civil 3.10 Transportes, Trfego e Segurana Rodoviria 3.11 Cultura 3.12 Turismo
Porque o levantamento da produo documental ainda no foi concludo, o Plano de Classificao aplicado ao Gescor no se encontra completo.
Classificam-se ao 2 nvel documentos de reas funcionais cuja produo documental no se encontra completamente identificada e ao 4 nvel aqueles que se enquadram em reas funcionais cuja produo documental se encontra completamente identificada.
No Plano de Classificao Documental da CML ao 2 nvel do PC corresponde o conjunto de documentos produzidos no mbito de uma mesma funo. Ex. : 3.04 Gesto do Espao e Ambiente Urbano
ao 4 nvel do PCD, correspondem documentos de uma determinada srie documental .
Ex. : 3.06.01.06 Processos de mudana de fogo
REGRAS
RECLASSIFICAO: 17. A reclassificao aplica-se tanto aos documentos como aos processos, mas nica e exclusivamente em caso de engano ou erro na classificao inicialmente atribuda. A reclassificao de processos provoca a atribuio de um novo nmero de processo, continuando, no entanto, a ser possvel pesquisar pelo nmero antigo.
MULTICLASSIFICAO: (v. desdobramento) 18. No caso em que um documento de um processo seja necessrio para iniciar ou instruir outro(s) processo(s), ento esse documento dever poder obter duas ou mais classificaes. A multiclassificao aplica-se a documentos, no a processos. Esta regra permite a coerncia e a correcta contextualizao do documento em todas as situaes em que foi necessrio.
2. Atribuio de um assunto
Os assuntos esto associados ao 2 ou ao 4 nvel da classificao, de acordo com a funo ou o procedimento administrativo a que
correspondem e consoante a fase de execuo em que se encontra a rea funcional respectiva.
possvel proceder automaticamente classificao, atravs da atribuio de um assunto. Assim, deve seleccionar-se um assunto j criado nessa tabela, evitando-se a criao arbitrria ou a multiplicao de assuntos j existentes. Atribui-se um assunto a um documento a partir da pesquisa na tabela de assuntos existente no Gescor, no menu Registo de documentos.
Como seleccionar o assunto pretendido? Escolha uma palavra-chave genrica de acordo com o assunto que deseja encontrar. O assunto no deve reflectir o tipo de documento, por exemplo um requerimento, um ofcio, uma informao, um parecer, etc. O assunto deve reflectir o contedo do documento. Quando o resultado da pesquisa lhe oferecer vrios resultados: 1- Identifique a que nveis do Plano de Classificao esto associados os vrios assuntos e escolha aquele que se enquadra na funo relacionada com a produo daquele documento especfico; 2- Se o documento que est a classificar foi produzido no mbito da gesto interna da CML (ex.: Recursos Humanos, Gesto Patrimonial, etc.) seleccione um assunto ligado ao grupo 2 Administrao; 3- Se o documento foi produzido no mbito da gesto dos servios que prestamos ao muncipe (ex.: Urbanismo e Obras, Habitao, Aco Social, etc.) seleccione um assunto ligado ao grupo 3 Servios. Um assunto genrico pode ser associado a documentos diferentes.
Exemplo:
PIeGD CML. Maro de 2009 Manual de Gesto de Documentos 20 Verso 1.0
Se pretender registar um requerimento sobre Ocupao de via pblica com alpendre, opte por fazer a pesquisa a partir do termo mais genrico Ocupao. O assunto a seleccionar dever ser Ocupao de via pblica.
As especificidades devem ser mencionadas, de forma sucinta e objectiva, no campo de Descrio, tambm ele passvel de ser pesquisado.
Assim, atravs da seleco do assunto Ocupao de via pblica chegouse ao preenchimento automtico da classificao: 3.04. O documento registado passa a estar relacionado com a funo de Gesto do Espao e
Ambiente Urbano, levada a cabo pelo municpio. Neste caso, foi atribuda uma classificao ao 2 nvel, uma vez que esta rea funcional ainda no foi exaustivamente levantada.
E se assunto pretendido no se encontra no Gescor V3? REGRA
CRIAO DE NOVOS ASSUNTOS: 19. Sempre que o assunto pretendido no for encontrado no Gescor V3, este facto dever ser comunicado, de imediato, aos administradores funcionais do servio, que devero entrar em contacto com a equipa da Diviso de Gesto de Arquivos, para criar o assunto em falta.
2.1. O desdobramento: um documento, mais do que um assunto

Quando qualquer documento abordar dois ou mais assuntos, dever ser desdobrado. Cada desdobramento ser objecto de classificao diferente, independentemente do nvel de classificao do documento original, sempre que se justificar. Exemplo: Um muncipe dirige Cmara um requerimento com mais do que um assunto e que ser alvo de dois encaminhamentos diferentes: a) Denuncia a ocupao ilegal de um fogo municipal atribudo a um familiar; b) Comunica que h vrios dias no se procede recolha de lixo na sua rua. O que fazer? Pesquisar um dos assuntos, gravar a ficha de registo. Posteriormente clicar Desdobrar.
Nesta fase, dever escolher o 2 assunto e o outro gestor. Assim, um documento original classificado ao 4 nvel, poder ser desdobrado e receber uma classificao diferente.
3. Documentos anexos e documentos apensos 3.1. Documento anexo

Quando um documento remetido por outro, considerado o documento principal, temos um documento anexo
Exemplo: Uma informao datada de 25 de Fevereiro de 2008, registada como documento principal, vem remeter mapas de assiduidade referentes a um trimestre. Estes devem ser descritos no campo reservado aos documentos anexos. A data a considerar no registo a data do documento principal.
3.2. Documento apenso

Quando a um documento se junta outro por conter elementos de prova e/ou informao relativos mesma aco ou procedimento administrativo, estamos perante um documento apenso .
Exemplo: Um requerimento dirigido Cmara por um Muncipe acompanhado, para efeitos de informao relativamente ao requerente, de uma fotocpia do bilhete de identidade e de outra do carto de contribuinte. Para efeitos de prova, o requerente junta uma certido que ateste que reside no Concelho de Lisboa.
REGRAS ENCAMINHAMENTO E CIRCULAO: 20. Quando houver a necessidade de encaminhar um mesmo documento para destinatrios diferentes (Exemplo: um ofcio circular) este deve ser desdobrado atravs da opo Desdobrar documento e em seguida encaminhar cada uma das verses para a respectiva unidade orgnica e gravar, dado que o gravar implica o respectivo encaminhamento. 21. O desdobramento aplica-se ainda quando o despacho de um dirigente menciona o ENVIO DE CPIAS para vrios destinatrios. Neste caso deve fazer-se o desdobramento do documento e encaminhadas as vrias verses do mesmo, NO devendo ser enviadas cpias. 22. Sempre que haja indicaes APENAS para DAR CONHECIMENTO de determinado documento a uma entidade pode ser utilizada a funcionalidade a opo C/C (com conhecimento), EVITANDO-SE ASSIM A MULTIPLICAO DE REGISTOS. 23. Todos os documentos, depois de registados, devem ser alvo de encaminhamento no Gescor V3 para as orgnicas ou para os tcnicos responsveis. A documentao dever ser remetida de imediato. 24. O Encaminhamento Interno deve ser utilizado para enviar documentos para todas as unidades orgnicas e respectivos utilizadores, que j possuem o Gescor V3. 25. O Encaminhamento Externo deve ser utilizado para todos os servios/ unidades orgnicas onde no se encontra implementado o Gescor V3, assim como entidades externas CML. Desta forma ser possvel recuperar o documento e o respectivo circuito. Exemplo: Um documento registado num servio da CML utilizador de Gescor V3 encaminhado para um servio sem esta aplicao. Ao concluir o procedimento, se o documento regressar a um servio com Gescor V3, o seu circuito pode ser recuperado atravs do histrico. 26. Sempre que um despacho for demasiado extenso para a transcrio no campo respectivo, o utilizador pode optar por utilizar o campo Descrio para esse efeito. 27. Os protocolos so obrigatoriamente feitos no Gescor V3, sendo a sua numerao automtica e nica para a Cmara Municipal de Lisboa. Deve ser feito o Encaminhamento Interno (para os servios da CML com Gescor V3) ou o Encaminhamento Externo (para entidades externas CML e entidades da CML sem Gescor V3), accionando o visto ( ) no campo Com protocolo).
28. Dever ser evitada a elaborao de protocolos livres no Gescor V3. Estes devero apenas ser utilizados para o envio de documentos no tenham sido registados no Gescor V3 (nomeadamente documentos de trabalho em suportes diferentes, tais como CD, disquete, etc.).
4. Procedimento, Processo e Macroprocesso 4.1. Definies: Procedimento e Processo
Procedimento Entende-se por procedimento administrativo, a sucesso ordenada de actos e formalidades tendentes formao e manifestao da vontade da Administrao Pblica ou sua execuo..1
Processo Entende-se por processo administrativo o conjunto de documentos em que se traduzem os actos e formalidades que integram o procedimento administrativo.2
Unidade arquivstica constituda pelo conjunto dos documentos referentes a qualquer aco administrativa () sujeita a tramitao prpria, normalmente regulamentada.3
Tendo por base as definies acima: Os documentos de arquivo so produzidos no mbito de diversas actividades, desenvolvidas no contexto de uma funo comum. Um documento no pode ser isolado da realidade em que foi produzido e, como tal, deve integrar um processo.
1 2
Cdigo do Procedimento Administrativo, Artigo 1. 1 Cdigo do Procedimento Administrativo, Artigo 1., 2 3 IAN/TT, Manual para a gesto de documentos, 1998, A-6 PIeGD CML. Maro de 2009 Manual de Gesto de Documentos 29 Verso 1.0
4.2. Constituio e gesto de processos

Um processo no uma capa, ou capilha, nem uma pasta onde se colocam documentos.4 O processo a materializao de todos os passos de um procedimento administrativo. A abertura de um processo deve ocorrer apenas quando houver um novo procedimento a iniciar-se.
A criao de um novo processo, ou a associao de documento a um processo j existente, deve contemplar as seguintes etapas,
desempenhadas pelos respectivos intervenientes:

Operaes Unidades orgnicas responsveis pela entrada de correspondncia Unidades orgnicas responsveis pelo procedimento
1- Recepo do documento
2- Registo e classificao 3- Encaminhamento 4- Pesquisa de antecedentes (verificar se j foi iniciado o procedimento) 5- Existe PROCESSO ABERTO, relativo ao procedimento em questo? 6- Criao de processo 7- Juno de documento 8- Instruo do Processo 9- Arquivamento depois de encerrado o procedimento No Sim
Idem, 2-14 Manual de Gesto de Documentos 30 Verso 1.0
REGRAS CRIAO DE PROCESSOS: 31. S admissvel a criao de um novo processo na sequncia da entrada/criao e respectivo registo de um documento que a justifique. 32. Antes de criar um processo novo, o utilizador deve pesquisar sobre antecedentes, de modo a no criar processos diferentes correspondentes mesma aco e aos mesmos intervenientes. Nota: A pesquisa de processo est disponvel, sendo parametrizvel.
CONSULTA DE DOCUMENTOS DE UM PROCESSO:
33. No se devem retirar documentos originais dos processos. Para efeitos de consulta devem fazer-se cpias dos documentos pretendidos. 34. No caso de se retirar um documento de um processo, deve ser colocada uma folha de cor bem visvel, contendo o teor do(s) documento(s) em falta, a data em que foram retirados e o nome da pessoa que o(s) retirou. Terminada a sua utilizao, deve ser imediatamente colocado no seu lugar (v. 4.2.1). 35. Sempre que for necessrio acrescentar informao a um ou mais documentos de determinado processo (dar um parecer, um despacho, etc.), deve fazer-se no original e NUNCA sobre fotocpias. Neste caso, quando se acrescenta informao, os documentos devem circular em conjunto, dentro do processo a que pertencem. NOTA: Qualquer informao de carcter oficial ou vinculativo, dado sobre uma cpia de um documento, torna-a num documento original.
4.3. Classificao dos processos e respectivos documentos
A classificao deve ter em conta a organizao lgica das vrias funes e actividades que do origem produo documental. Cada documento deve, ento, ser classificado de acordo com a rea funcional em que se enquadra, a partir do Plano de Classificao Documental.
criao
de da
um
processo
novo
reflecte-se (dos
necessariamente
na
alimentao
srie
documental5
conjuntos
documentais
identificados no PCD), uma vez que lhe acrescenta processos. Assim, cada novo processo criado, vai alimentar a lista de processos da srie a que pertence.
Classificar uma operao crucial que reflecte a organizao lgica dos documentos e dos prprios conjuntos documentais, independentemente do seu suporte e desde o momento da sua produo nos servios. Ao classificar-se um documento, deve ser claro que apenas se est a dar um enquadramento e a identificar um conjunto de relaes. A classificao uma prtica obrigatria e tem um efeito normalizador e de organizao dos documentos. O Plano de Classificao Documental no condiciona ou obriga abertura de processos, apenas organiza intelectualmente os documentos de acordo com a funo representada. Cada processo adquire o cdigo de classificao da srie a que pertence, sendo que todos os documentos que lhe so associados devem assumir a classificao do processo.
Srie documental - Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi dada uma ordenao sequencial, de acordo com um sistema de recuperao de informao. Em princpio, os documentos de cada srie devero corresponder ao exerccio de uma mesma funo ou actividade, dentro de uma mesma rea de actuao. PIeGD CML. Maro de 2009 Manual de Gesto de Documentos 32 Verso 1.0
4.4. O Macroprocesso: vrios processos num s

A ideia de macroprocesso, que na tradio administrativa portuguesa se traduz na reunio numa mesma unidade fsica de um conjunto de documentos referentes a procedimentos/processos relacionados, resulta da necessidade de estabelecer uma ligao entre processos que, pela falta de ferramentas de apoio, no se conseguiam relacionar.
O macroprocesso no mais do que um processo artificial, conjunto de processos, resultantes de procedimentos distintos, cuja organizao fsica reflecte a necessidade de os relacionar, por terem um denominador comum.
So os casos dos Processos de Agregado Familiar; os Processos E (do DPI), Processos Individuais e Processos de Obra, entre outros, cada um deles com um conjunto de processos relativos a procedimentos que recaem, ou recaram, sobre um mesmo agregado familiar, um funcionrio da CML, ou um determinado prdio, respectivamente.
4.4.1. O macroprocesso e a classificao documental A fim de solucionar os problemas verificados desde o arranque do Gescor V3 na gesto dos macroprocessos, esto a ser identificados todos os tipos de processo que podem constar dentro de cada macroprocesso.
Cada processo dever ter a sua prpria tramitao, mantendo os procedimentos isolados, o que, do ponto de vista das boas prticas administrativas, nos parece a opo mais correcta.
Apesar dessa tramitao, os processos encontram-se relacionados entre si, quer atravs de uma ordenao/organizao fsica que mais se adeqe s necessidades dos servios, quer atravs da criao de solues dentro do Gescor V3.
4.5. O relacionamento de processos no Gescor V3

A fim de solucionar o relacionamento de processos sem que a sua classificao ou a prpria constituio de processos ficasse comprometida, foi criado um campo na ficha de processo do Gescor V3, designado Elemento Comum.
O Elemento Comum pretende relacionar processos sempre que necessrio, independentemente da figura do macroprocesso. Este deve ser obtido a partir da identificao de um denominador, ou seja, da verificao dos dados comuns a cada conjunto de processos.
Exemplo: nmero de obra, nmero mecanogrfico, cdigo SIG, numero de contrato, nmero de escola, etc.).
de salientar que a necessidade de relacionar processos pode ocorrer independentemente da realidade do macroprocesso, podendo existir processos constitudos no mbito de diferentes actividades, embora com um objecto comum.
Exemplo: Podemos verificar a necessidade de relacionar um processo de aquisio de bens e servios com um processo financeiro relativo a essa aquisio. Neste caso, no existe um macroprocesso, mas sim dois processos distintos, instrudos por servios diferentes, mas que se relacionam entre si.
Da mesma forma, h processos que no ingressam num macroprocesso por no serem de conservao permanente, mas que partilham um
denominador comum, logo, neste caso, pode tambm ser preenchido o campo de Elemento Comum.
Esta funcionalidade est representada no Gescor V3 por um campo presente no Registo do Processo e includo na Pesquisa Avanada. No se
trata de um campo de preenchimento obrigatrio, mas sim manual, devendo os utilizadores ser sensibilizados a normalizar o seu preenchimento e utilizao, de acordo com a seguinte regra:
REGRA
ELEMENTO COMUM 36. O Elemento Comum deve ser atribudo e normalizado pela entidade/servio com conhecimento que lhe permita relacionar
correctamente os respectivos processos.
REGRAS
GESTO DE PROCESSOS CRIADOS ANTERIORMENTE IMPLEMENTAO DO GESCOR V3: 37. Encaminhamento de processos que no esto registados no Gescor, nem tm nenhum documento registado no Gescor: - Dever ser elaborado um protocolo livre com indicao do cdigo do processo no campo Designao. Ex: 141/DGI/2005 38. Processos que no esto CRIADOS no Gescor, mas que tm DOCUMENTOS REGISTADOS no Gescor: - Dever ser accionada a opo a Criar Processo a partir do primeiro documento com registo Gescor, sendo que todos os documentos que vo sendo criados respeitantes a este processo, devero ser associados ao processo. Neste caso, o encaminhamento dever ser sempre feito a partir do processo e no dos documentos. 39. Numerao dos Processos Os processos numerados a partir de uma aplicao de uma rea de negcio especfica de qualquer servio podero continuar a ser numerados e consultados a partir da aplicao existente para esse efeito. Essa numerao ser utilizada na Capa de Processo do Gescor como elemento comum de relacionamento entre os vrios processos constitudos no mbito de cada um desses processos. fundamental que se normalize a designao do elemento comum, para que a pesquisa funcione. Assim dever ser respeitada a seguinte REGRA: Tipo de processo/nmero/ano com 4 dgitos: Exemplo: E/242/2005; Doc/2569/2008; etc. 40. Dos Processos privativos aos Processos CML - Actualmente so criados e classificados no Gescor os processos relativos a determinada aco, substituindo-se a figura do Processo Privativo por um processo CML. Este alvo de uma numerao sequencial dentro da Cmara, sendo-lhe atribudo automaticamente um assunto herdado do documento que o originou.
5. Organizao fsica e acondicionamento dos documentos 5.1. Organizao fsica dos documentos
5.1.1. O processo como forma principal de organizao dos documentos Os documentos de arquivo so produzidos no mbito de diversas actividades, desenvolvidas no mbito de uma funo em comum. Um documento no pode ser isolado da realidade em que foi produzido e, como tal, deve existir dentro de um processo, no devendo ser deixado solto. Este tipo de organizao permite estabelecer uma correcta ordenao dos documentos, privilegiando a recuperao da informao neles contidos.
5.1.1.1. Elementos do Processo
Documentos de arquivo Sucedem-se de acordo com a tramitao e o desenrolar do processo. Devem ser numerados sequencialmente e organizados
cronologicamente, ou agrupados em separadores, relativos a aces ou assuntos idnticos.
Uma pasta ou capilha Serve para acondicionar os documentos. Deve conter a seguinte informao: Nmero de ordem; Cdigo de classificao; Tipo de processo; Datas de incio e concluso do processo. ndice dos documentos Breve descrio de cada documento, com a respectiva data e nmero de ordem. Serve para localizar facilmente os documentos dentro do processo. Deve conter os seguintes campos: N de ordem; N de folhas; Data do documento;
Descriminao dos documentos; Movimentos (Regista e sintetiza a tramitao do processo pelos servios).
PROCESSO
NDICE
N Ordem 1 2 3 4 5 Fls 2 2 3 1 4 Data 20/05/07 30/08/07 02/09/08 10/09/08 15/09/08 Documentos Requerimento , Cpia de BI Informao n 43/2005 Assunto
-------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------
MACROPROCESSO
NDICE
N Processo Data Classificao Assunto
45/CML/08 56/CML/08 101/CML/08 220/CML/08 330/CML/08
14/05/06 02/07/06 15/01/07 08/10/07 25/01/08
3.06.01.05
3.06.01.05 Processos de realojamento e atribuio de fogo
5.1.1.2. Ordenao dos documentos no processo
Desde que se inicia um processo novo ou que se faz um averbamento a um processo j existente, os documentos vo-se acumulando num processo natural, pelo que a sua ordenao mais frequente a ordem cronolgica, de acordo com as datas de entrada e expedio dos documentos que o compem.
No se trata de efectuar uma ordenao cronolgica simples, isto , uma ordenao que tem em conta a data do documento mas uma ordenao cronolgica que tenha em conta a data da sua incluso no procedimento. - Dentro do processo, prefervel que se ordenem os documentos do mais antigo para o mais recente excepto os anexos e de baixo para cima. Estes devem acompanhar o respectivo documento, excepto se razes funcionais ou materiais justifiquem a sua separao. Os processos podem ser subdivididos quer por razes materiais, quer por motivos funcionais.
Boas prticas Durante a tramitao e associao de documentos ao processo:
No se devem misturar documentos originais com cpias. No devem circular documentos retirados do processo. Em
alternativa: o processo deve tramitar completo; para efeitos de consulta, devem circular cpias dos documentos pretendidos, que devem ser tratados como documentos de apoio, ou cpias de trabalho.
Para facilitar a consulta dos processos e evitar a sua desorganizao, convm que se numerem os documentos e seja elaborado um ndice de todos os documentos do processo, actualizando-o sempre que um novo documento seja averbado ao processo. Este procedimento tem diversas vantagens: a. Facilita a pesquisa de um documento dentro do processo. b. Facilita processo c. Facilita a integrao de um documento mal arrumado na sua ordem original. o conhecimento do andamento/tramitao do
Face necessidade de se retirarem documentos de um processo no caso, por exemplo, das requisies internas de documentos, deve colocar-se um fantasma no lugar do(s) documento(s) retirado(s), no sentido de identificar a sua falta e controlar a sua localizao. Nesta folha devem constar os seguintes elementos: Nome do servio; Designao do documento/processo; Nmero de documento/processo; Entidade requisitante; Data de sada; Retirado por; Arrumado por.
5.1.2. Documentos e textos de apoio O que fazer aos documentos de trabalho, que no entram no sistema de arquivo? No decurso das actividades que desempenhamos, comum
produzirmos documentos de trabalho e de apoio. So habitualmente cpias que no constituem prova e nem tm valor administrativo, pelo que podem ser destrudas aps a sua utilizao.
Os dossiers so conjuntos de documentos organizados a respeito de um determinado assunto. Tm valor informativo e no legal ou administrativo. No devem ser confundidos com processos, j que no resultam de uma aco administrativa e so constitudos propositadamente para apoiar a tomada de deciso. Podem conter cpias de documentos, recortes, regulamentos, etc.
Os textos de apoio so instrumentos legais ou administrativos, como legislao ou textos normativos, que servem de apoio actividade dos servios. Podem ser organizados por ordem cronolgica ou por assunto.
Os catlogos e folhetos publicitrios podem ser organizados em dossiers por assunto e devem ser eliminados quando cessar a sua utilizao, ou quando se encontrarem desactualizados. Caso seja necessrio, estes podem ser anexados a documentos de arquivo, ou a processos, se forem necessrios a um determinado procedimento. Ex.: Processos de aquisio de material.
Os recortes de imprensa devem ser ordenados tematicamente e acondicionados em pastas. Depois de utilizados, devem ser objecto de avaliao: se no tiverem interesse podem ser destrudos; Caso tenham valor histrico ou informativo, podem ser remetidos ao arquivo, desde que se estabelea uma ligao com a documentao produzida nesse contexto.
5.2. Acondicionamento dos documentos
5.2.1. Organizao dos documentos na estante Os documentos devem ser acondicionados em pastas de acordo com a classificao que receberam, dentro do processo ou respectiva pasta do conjunto documental em que se inserem.
As pastas devem ser numeradas da esquerda para a direita, dentro de cada prateleira.
Exemplo: Sala A com 4 mdulos de estantes. Cada estante tem 4 prateleiras com capacidade para 9 pastas de arquivo. Sala A , estante 2; prateleira 3; pastas 1 a 3: - A.02.03.01, A.02.03.02 (Protocolos com entidades externas)
A.01.01.01-09 A.01.02.01-09 A.01.03.01-09 A.01.04.01-09
A.02.01.01-09 A.02.02.01-09 A.02.03.01-09 A.02.04.01-09
A.03.01.01-09 A.03.02.01-09 A.03.03.01-09 A.03.04.01-09
A.04.01.01-09 A.04.02.01-09 A.04.03.01-09 A.04.04.01-09
5.2.2. Organizao das pastas na prateleira
Cdigo de classificao
N da pasta Cdigo de localizao
Boas prticas
Evite o acondicionamento de documentos com: Clips e agrafos Porque com a passagem do tempo e com as variaes de humidade vo ganhando ferrugem, o que acaba por deteriorar os documentos.
Fita cola e Post-its 1. Porque os documentos no devem ficar em contacto com colas,
que acabam por os estragar e at colar os documentos prximos entre si; 2. Porque o post-it pode cair ou sair do local em que foi colado, perdendo-se a informao nele contida.
Nota: Quando pretender agrupar ou separar documentos dentro de uma pasta utilize separadores.
Um documento mal guardado um documento perdido!

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Cmara Municipal de Lisboa Projecto de Informao & Gesto Documental PIeGD

Manual de Gesto de Documentos

Lisboa, Maro de 2009

1. O ciclo de vida do documento ............. 12

Notas utilizao do Manual de Gesto de Documentos

- Ver no glossrio - Informao de aplicao essencialmente prtica - Boas prticas Regras

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos Verso 1.0

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consequentemente, racionalizao de recursos (principalmente fsicos, humanos e informacionais).

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administrativos, sistematizando e racionalizando a produo documental.

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Manual de Gesto de Documentos Verso 1.0

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Manual de Gesto de Documentos 10 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 11 Verso 1.0

1. O ciclo de vida do documento

CICLO DE VIDA DO DOCUMENTO

Eliminao ou Transferncia Arquivo Histrico

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Manual de Gesto de Documentos 12 Verso 1.0

Registo (e numerao) Classificao Atribuio de um assunto

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 13 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 14 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 15 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 16 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 17 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 18 Verso 1.0

ao 4 nvel do PCD, correspondem documentos de uma determinada srie documental .

Ex. : 3.06.01.06 Processos de mudana de fogo

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Manual de Gesto de Documentos 19 Verso 1.0

correspondem e consoante a fase de execuo em que se encontra a rea funcional respectiva.

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Manual de Gesto de Documentos 21 Verso 1.0

E se assunto pretendido no se encontra no Gescor V3? REGRA

2.1. O desdobramento: um documento, mais do que um assunto

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 23 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 24 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 25 Verso 1.0

3. Documentos anexos e documentos apensos 3.1. Documento anexo

3.2. Documento apenso

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 26 Verso 1.0

PIeGD CML. Maro de 2009

Manual de Gesto de Documentos 28 Verso 1.0

4. Procedimento, Processo e Macroprocesso 4.1. Definies: Procedimento e Processo