106 th

17h:11

thu t v i Microsoft Office - Ph n 1 - 19/7/2005

Microsoft r t c g ng nh m hon thi n v b sung thm nhi u tnh nng m i ti n d ng hn cho b ph n m m Microsoft Office. Nhng ph n l n s c m nh ti m n c a MS Office - nh ng l a ch n n, nh ng tnh nng cha h c bi t n hay nh ng shortcuts - u g n nh khng c bi t n hay khng c s d ng. Thng qua bi vi t ny chng ti mong mu n c gi i thi u n b n nh ng th thu t n gi n v hi u qu cho Word, Excel, Outlook, v PowerPoint. C th ni nh ng th thu t ny s gip b n s d ng hi u qu hn b ph n m m vn phng ny, khai thc nh ng kh nng ti m tng ho c tu bi n theo phong cch ring c a mnh. Tuy nhin chng ti cng xin ch b n l h u h t nh ng th thu t sau y s v n hnh r t t t i v i phin b n Microsoft Office XP v 2003. Th thu t chung Phng to hay thu nh N u b n ang s h u m t mouse (con chu t my tnh) c thanh cu n gi a (scroll button) th b n hon ton c th phng to hay thu nh vn b n c a mnh trong c a s MS Office c c k nhanh chng b ng cch gi phm Ctrl v xoay thanh cu n xoay ln pha tr c l phng to v v pha sau l thu nh l i. nh d ng nhanh chng M t trong nh ng vin ng c n trong MS Office chnh l Format Painter c hnh dng nh chi c ch i sn trn thanh cng c chu n (Standard toolbar). N u cha c b n c th vo Tool | Commands, tm n m c Format v ko bi u t ng c a cng c th vo thanh cng c chu n. Khi b n nh p chu t vo bi u t ng chi c ch i sn, cng c s copy l i nh d ng vn b n t i ni con tr chu t xu t hi n. N u b n l a ch n c m t o n (paragraph) hay m t (cell) r i m i nh p chu t vo bi u t ng cng c th nh d ng c a o n hay s c sao chp l i. Sau b n ch c n ko chu t l a ch n o n vn b n b n mu n dn nh d ng gi ng nh o n ngu n l xong. B ng cch nh p p chu t ln bi u t ng c a Format Painter, b n c th p d ng nh d ng c sao chp lin t c cho n khi b n n phm Esc.

Thm nhi u l a ch n hn N u b n gi nguyn phm Shift sau ch n File trong ng d ng Word ho c trong c a s so n e-mail m i c a Outlook, b n s th y s thay i trong menu File. V i Word v Outlook b n s th y c thm l a ch n Save All v Close All cn trong Excel b n s ch th y c Close All. Xu ng dng khng t o ch m c Trong m t o n c ch m c n u b n mu n xu ng dng m khng mu n dng c ch m c th b n ch c n n t h p phm Shift-Enter. L n t i b n n Enter xu ng dng v ti p t c theo danh sch ch m c. Ring trong Excel xu ng dng trong m t b n hy n Alt-Enter. Cc Smart Tags Smart Tags - b t u xu t hi n trong phin b n Microsoft Office XP chnh l nh ng bi u t ng ng d ng cng ngh XML nn c th xu t hi n ngay l p t c trn ho c d i cc d li u ph h p v i tnh nng c a Smart Tags. kch ho t cc Smart Tags b n hy vo Tools | AutoCorrect Options r i chuy n sang m c Smart Tags v l a ch n nh ng lo i tags m b n mu n kch ho t. L y v d v Paste Options Smart Tags: Paste options: Sau khi b n dn (paste) d li u trong b t k ng d ng Office no b n c th ch n Smart Tag (xu t hi n ngay bn c nh o n d li u v a dn c hnh gi ng nh m t clipboard) v i nh ng l a ch n nh d ng phong ph - Match Destination Formatting (chuy n nh d ng d li u v a dn gi ng v i nh d ng c a c vn b n) v Keep Source Formatting (gi nguyn nh d ng c a o n d li u v a dn).

106 th
15h:45

thu t v i Microsoft Office - Ph n 2 - 20/7/2005

Microsoft Word Truy c p nhanh n cc vn b n th ng s d ng Cch nhanh nh t v thng d ng nh t truy c p n cc t p tin vn b n th ng s d ng trong Microsoft Word hi n nay l vo File r i tm n vn b n c n m ra.

i m b t l i c a cch ny l s l ng t p tin lu trong danh sch ny tng i h n ch , cho d ng i s d ng vo Tools | Options | General ch nh thng s Recent used file list ln m t con s l n hn. Nhng MS Word l i c m t tnh nng n khc c c k h u d ng trong vi c nhanh chng tm n cc vn b n th ng s d ng. B n hy s d ng cch sau y. B n vo View | Toolbars | Customize ho c b n c th nh p chu t ph i vo b t k u trn cc thanh cng c toolbars r i ch n Customize. Khi c a s Customize m ra b n chuy n sang tab Commands. Trong c a s Customize | Commands, bn m c Categories b n ko xu ng v ch n Built-in Menus v trong danh sch hi n ra bn tay ph i (commands) ch n Work. Nh p v gi nguyn chu t tri v ko Works ra th vo b t c thanh cng c no thu n ti n v i b n. V y l b n t o ra c thanh cng c ring cho mnh v i tn l Work. i tn menu ny b n hy m c a s Customize ra r i nh p chu t ph i vo tn c a menu Work, trong Name b n g tn vo . By gi b n c th s d ng menu m i ny lu tn v ng d n n nh ng t p tin vn b n b n th ng s d ng b ng cch sau y. B n m nh ng vn b n th ng s d ng sau ch n Work | Add to work menu. Th l tn vn b n c trong s n sng cho b n truy c p n b t c lc no. g b tn c a vn b n no trong danh sch trn menu Work b n hy n v gi Ctrl-Alt-Minus (phm Minus l phm d u tr (-) ngay c nh phm s 0). Lc ny con tr s bi n thnh d u tr , b n hy click vo menu Work r i tm n tn vn b n c n b i v nh p chu t tri m t l n vo . M vn b n c s d ng l n cu i cng yu c u MS Word m i l n kh i ng u m t p tin vn b n m b n s d ng l n cu i cng tr c khi t t Word b n hy th dng cch sau y. B n hy tm n t p tin Winword.exe thng th ng t p tin ny c ng d n nh sau C:\Program Files\Microsoft Office v n m trong th m c Office 10 i v i phin b n XP v Office 11 v i phin b n 2003. Tm c b n hy nh p chu t

ph i vo t p tin ch n Send to | Desktop (create shortcut). Ho c b n c th nh p chu t ph i ln desktop ch n New | Shortcut r i tm n t p tin Winword.exe theo ng d n nh trn. Sau b n ra desktop v nh p chu t ph i vo shortcut v a t o ra v ch n Properties. Trong c a s Properties b n chuy n n m c Target v g vo /mFile1 vo cu i cng ng d n trong tr ng ny, click OK. S d ng l nh Paste Special Khi b n copy vn b n trn web ho c t cc t p tin Word khc v dn tr c ti p vo Word th ng d ng s v n gi nguyn nh d ng g c - t font ch , mu s c, b ng bi u gy phi n ph c r t nhi u trong vi c ch nh s a l i nh ng vn b n . trnh nh ng i u ny b n hy s d ng l nh Paste Special. Cch s d ng nh sau: Sau khi copy vn b n t ngu n, b n chuy n vo Word v ch n Edit | Paste Special. Trong c a s Paste Special b n hy ch n Unformatted Text ho c Unformatted Unicode Text. S p x p l i cc o n nhanh chng B n ang mu n s p x p l i v tr cc o n trong vn b n c a mnh? trnh m t th i gian ko th hay copy-paste b n hy s d ng cch sau y. L a ch n o n vn b n m b n mu n thay i v tr ln ho c xu ng, n v gi phm Shift-Alt r i dng phm mi tn ln ho c xu ng i u ch nh l i v tr c a o n vn b n. Xo thng tin c nhn Cc t p tin vn b n c a MS Word c ch a nh ng thng tin n c th ti t l thng tin v b n. Microsoft cng cho ra cng c xo b nh ng thng tin n ny Remove Hidden Data trn trang web c a mnh. Tuy nhin cng c ny hi kh s d ng. V y xo b nh ng thng tin n ny b n hy lm theo cch sau y. Tr c khi ph bi n t p tin vn b n, b n hy dng ng d ng WordPad (Start | All Programs | Accessories) m vn b n ra tr c v lu l i vn b n d i d ng Rich Text Format (.rtf). Cu i cng b n ch vi c i ph n m r ng c a t p tin vn b n tr l i d ng Word. L y v d b n lu t p tin thnh test.rtf, i l i sang d ng Word b n dng l nh rename chuy n l i thnh test.doc.

106 th

thu t v i Microsoft Office - Ph n 3 - 22/7/2005 8h:15

Microsoft Word
V m t ng th ng B n hon ton c th d dng k m t ng th ng ngang vn b n c a mnh m t cch r t n gi n nh sau - B n g lin ti p 3 d u g ch ngang (-) r i n Enter b n s c m t ng k n. - B n g lin ti p 3 d u g ch d i (_) r i n Enter b n s c m t ng k m - B n g lin ti p 3 d u b ng (=) r i n Enter b n s c m t ng k i. My tnh c s n trong Word B n c bi t l b n hon ton c th b sung thm m t my tnh vo trong Word khng? ng hon ton c th v s gip b n thm ph n thu n l i trong cng vi c hn r t nhi u. Trong MS Word vo View | Toolbars | Customize ho c b n c th nh p chu t ph i ln b t k thanh cng c (toolbar) no r i ch n Customize. Trong c a s Customize - b n c c h i lm quen v i c a s ny trong ph n tr c c a bi vi t - b n hy ch n Tools bn khung Categories bn tay tri v ch n bi u t ng Tool Calculate trong khung Commands bn tay ph i. B n nh p v gi chu t tri ln bi u t ng c a Tools Calculate r i ko v th ln b t k thanh cng c no m b n thch. By gi b n c d dng th c hi n cc php tnh trong Word b ng cch g vo php tnh c a r i l a ch n ton b php tnh, nh p chu t vo Tools Calculate r i n Ctrl-V dn k t qu vo. Tu n ho Smart Tags v Spelling, Track changes B n bao gi b cc dng g ch chn lo ng ngo ng mu xanh mu lm phi n cha? B n cha bi t l n t u xu t hi n? N chnh l tnh nng ki m tra l i chnh t v ki m tra l i ng php trong MS Word. Tnh nng ny ch c hi u qu i v i cc vn b n ti ng Anh cn i v i cc vn b n ti ng Vi t th th t l m t i u v cng phi n ph c. lo i b phi n ph c ny b n hy vo Tools | Options r i chuy n sang m c Spelling & Gammar. Trong m c ny b n b d u ki m tr c Check spelling as you type v Check grammar as you type, sau l Ok l xong. Smart Tags c th ni l m t trong nh ng tnh nng m i tng i hi u qu trong cc phin b n Word m i y. Tuy nhin nhi u lc ng i s d ng cng th y kh

ch u v cc tag ngy, s i n tho i, copy-paste lin t c hi n ra. N u b n khng a Smart Tags hy vo Tools | AutoCorrect Options v chuy n sang m c Smart Tags trong c a s AutoCorrect Options v b d u ki m trong nh ng lo i Smart Tag b n khng mu n hi n ra. Cn m t tnh nng n a trong Word cng c nh ng dng k mu lo ng ngo ng gy kh ch u r t nhi u l Track changes. Tnh nng ny th c s c hi u qu khi b n ng i khc s a vn b n c a b n. Nh ng thay i s c Track changes ghi nh n v li t k ngay trong vn b n. b i b n hy vo View r i b nh d u tr c Markup l xong. Status Bar c g cho b n? B n bao gi n thanh tr ng thi (Status bar) trong Word cha? N cng c kh nhi u i u th v . Nhng n u Word c a b n cha h c Status bar th b n hy vo Tools | Options chuy n sang m c View. Trong m c ny b n n ph n Show v nh d u ki m vo Status bar l xong. Thanh tr ng thi ng nh tn g i c a n cho b n th y thng tin v vn b n c a b n, th t trang hi n th i c a b n, ph n, dng, to con tr chu t . Nh p p chu t ln S th t c a trang b n s g i c menu Go to. Bn c nh , trn thanh tr ng th y b n cn th y c REC TRK EXT OVR. Nh p p chu t ln b t c m c no b n s b t tnh nng ln. Nh p p chu t ln REC b n s b t tnh nng ghi macro hay cn g i l thao tc t ng, TRK s gip b n theo di ghi nh n m i thay i m b n s a ln vn b n g c, EXT cho php b n c th l a ch n vn b n m ch c n dng phm mi tn ln xu ng sang ph i sang tri v OVR s b t tnh nng ghi t c l m i k t b n g vo s thay th cho k t li n k n thay v xu t hi n ngay bn c nh. Tu bi n AutoText Ch c h n l b n th y nhi u khi Word t ng thay th v g i gip b n nh ng c m t ki u nh "Best Wishes", Best regardsy chnh l tnh nng AutoText c a Word. B n hon ton c th t mnh tu bi n danh sch cc t MS Word t ng thay th gip b n. B n hy vo Tools | AutoCorrect Options r i chuy n sang m c AutoText. Trong c a s AutoText b n hy g c m t m b n mu n Word t ng gip b n chn vo m c Enter autotext entries here r i nh p chu t vo Add. Mu n g b b t c autotext no b n hy ch n n r i nh p chu t vo Delete.

106 th
16h:57

thu t v i Microsoft Office - Ph n 4 - 25/7/2005

(Bi ny c c p nh t cch y 2 gi ) Microsoft Word Track changes - So snh cc vn b n B n c 2 vn b n gi ng h t nhau v b n mu n so snh xem chng gi ng v khc nhau i m no? Thay v ph i ng i so snh t ng dng m t, th thu t sau y c th s gip b n th c hi n cng vi c ny m t cch nhanh chng. N u b n bi t s d ng tnh nng Track changes trong Word th th t l ti n d ng. Tnh nng ny s gip b n theo di v ghi l i r rng m i s thay i trong vn b n c a b n. b t tnh nng Track changes b n hy vo Tool | Track Changes ho c s d ng phm t t Ctrl-Shift-E. Cn n u b n khng b t Track changes t tr c th lm th no c th tm ra m i thay i khc bi t trong 2 vn b n y. V n c cch, v n l Trach changes gip b n gi i quy t m i vi c. Trong Word 2000, b n hy vo Tools | Track changes | Compare documents. Khi h p tho i b t ra b n hy l a ch n vn b n b n c n em ra so snh v i vn b n hi n th i c a b n. Word s gip b n b sung nh ng g c thay i vo trong vn b n c a b n. Trong Word XP v 2003 th c khc hn m t cht, b n vo Tools | Compare and Merge Documents. Trong h p tho i b t ra b n hy nh d u vo Legal blackline (ngay c nh tr ng File name) kch ho t tnh nng so snh vn b n; n u khng Word s gip b n h p nh t 2 vn b n. Qu trnh cn l i l gi ng v i Word 2000. Split So snh nhi u ph n c a vn b n Vn b n c a b n di hng ch c hng trm trang m b n l i mu n so snh nhi u ph n c a trong vn b n v i nhau - ch ng h n ph n m u v i ph n k t lu n? Split s gip b n gi i quy t kh khn ny. B n vo Windows | Split. Ngay l p t c con tr s bi n thnh m t ng k ngang cho php b n ch nh kho ng cch chia i mn hnh trong Word. Hy t sao cho th t d nhn r i nh p chu t tri 1 l n. Word b chia lm 2 c a s ring bi t v b n c th duy t vn b n d dng hn. b tnh nng ny b n l i vo Windows v ch n Remove Split.

B o v vn b n c a b n C nhi u cch b o v vn b n c a b n ngn ch n ng i khc m vn b n c a b n ho c ngn ch n ng i khc s a i vn b n c a b n. C nh ng cch sau y b o v vn b n c a b n. B n vo Tools | Options r i chuy n sang m c Security - B n nh p m t kh u vo m c Password to open t m t kh u ngn ch n ng i khc m vn b n c a b n. Nh p m t kh u vo m c Password to modify ngn ch n ng i khc s a i vn b n c a b n. B n vo Tools | Protect Document c thm tnh nng b o m t vn b n. Trong c a s Protect Document b n s th y 3 l a ch n Track changes (ch ng m i thay i v i Track changes, ng i khc v n c th c v s a vn b n c a b n nhng m i thay i s c ghi l i v menu Tools | Track Changes s b v hi u ho), Comment (ch cho php ng i khc c c vn b n c a b n v b sung thm nh ng nh n xt g i comment vo ch khng c thay i vn b n) v Form (ngn ch n m i thay i trong vn b n ch cho php thay i trong nh ng ph n vn b n khng c b o v ho c trong cc form ho c tr ng) t ng d n m c nh lu v m vn b n Thng th ng Word lun ch n th m c My Documents l th m c m c nh lu v m cc vn b n c a ng i s d ng. Tuy nhin, Word cng cho php ng i s d ng c th thay i m c nh. B n vo Tools | Options r i chuy n sang m c File locations. Trong c a s ny b n nh p chu t vo m c c n thay i. V d y l thay i ng d n m v lu vn b n m c nh th b n nh p chu t vo m c Documents sau nh p chu t vo Modify v ch n th m c ring c a b n. Nh p ok l xong. t font ch m c nh B n quen s d ng m t lo i font ch nh t nh v mu n l n no m Word ra th s n sng font ch cho b n r i. R t n gi n, b n hy th th thu t sau y. B n m b t k m t vn b n no cng c, vo Format | Font. Trong c a s Font hi n ra b n hy ch n l a ng ki u font ch b n quen dng r i nh p chu t vo Default gc cu i bn tay tri c a c a s font, Word h i b n c mu n t font ch m c nh khng, ch n Yes l xong.

Gn phm t t cho cc bi u t ng trong Microsoft Word thao tc nhanh hn - 25/7/2005 8h:52

(Bi ny c c p nh t cch y 10 gi ) Khi so n th o vn b n v i Microsoft Word, nhi u khi b n ph i c n thm vo vn b n cc bi u t ng (symbol) ho c nh ng k t c bi t (special character) trang tr thm cho vn b n. V i cc k t c bi t th c gn s n cc phm t t v b n c th dng nh ng phm t t chn cc k t c bi t vo vn b n. Cn v i cc bi u t ng th cha c gn s n cc phm t t. Do , b n c th t o cc phm t t cho cc bi u t ng m b n th ng s d ng c th nhanh chng chn cc bi u t ng c n thi t vo vn b n. Cch t o cc t h p phm t t cho cc bi u t ng nh sau: - Trong c a s lm vi c c a Microsoft Word, b n b m vo menu Insert r i ch n Symbol.... - H p tho i Symbol c m ra, trong tab Symbols, b n b m ch n bi u t ng c n thi t gn phm t t. - B n b m vo nt Shortcut Key... m ra h p tho i Customize Keyboard. - Trong h p tho i Customize Keyboard, b n b m ch n vo Press new shortcut key. Sau , b n b m t h p phm m b n mu n dng lm phm t t cho bi u t ng ny. - Ti p theo, b n b m nt Assign. B m nt Close. - V i cch lm tng t , b n c th gn cc phm t t cho cc bi u t ng khc. Sau ny, n u b n khng mu n s d ng phm t t cho bi u t ng no n a th b n lm nh sau: - Trong c a s lm vi c c a Microsoft Word, b n b m ch n vo menu Insert > Symbol... m ra c a s Symbol. - Ti p theo, b n b m ch n bi u t ng m b n mu n lo i b phm t t Symbols. tab

- Sau , b n b m nt Shortcut Key... m ra h p tho i Customize Keyboard.

- Trong h p tho i Customize Keyboard, b n b m ch n t h p phm t t trong Current keys. Sau cng, b n b m nt Remove. T h p phm t t m b n ch n cho bi u t ng ny khng cn tc d ng n a. - B n lm tng t xo cc phm t t cho cc bi u t ng khc. DSL Speed v2.10 name: www.bestserials.com code: PDQ3J4T84OVD