MONITORIMI DHE KONTROLLI I PROJEKTEVE

MONITORIMI DHE KONTROLLI I PROJEKTEVE

Mbledhja, regjistrimi dhe raportimi i informacionit paraqesin MONITORIMIN, i cili lidhet n t gjitha aspekte e performancs s projektit. Monitorimi sht i ndryshm nga kotrolli dhe vlersimi.
Kontrolli i prdor t dhnat q sigurohen nga monitorimi, pr t sjell performancn. Vlersimi bn gjykimet pr cilsin edhe efektivitetin e performancs s projektit.
2

Cikli planifikim monitorim - kontroll

Koha , kostoja dhe performanca prfshihen n objektivat kryesore t projektit dhe jan aspekte kryesore q duhen planifikuar, monitoruar dhe kontrolluar. Cikli planifikim monitorim kontroll sht nj proces i vazhdueshm deri n prfundimin e projektit .

Caktimi i sistemit t monitorimit

Hapi i par sht identifikimi i faktorve kryesor q duhet t kontrollohen.

Burimi m i mir i elementeve pr tu monitoruar sht plani i veprimit t projektit, q prshkruan se qfar do bhet Matja e performancs s projektit, zakonisht paraqet problemin m t vshtir t grumbullimit t t dhnave

Kriteret e performancs, standartet dhe procedurat e mbledhjes s t dhnave duhet t prcaktohen pr secilin nga faktort q duhet t matet.
4

Kriteret dhe procedurat e mbledhjes s t dhnave prcaktohen pr gjith jetn e projektit.

Standartet mund t mos jen konstante gjat gjith jets s projektit, por ato mund t ndryshojn si rezultat i ndryshimit t aftsive mbrenda ndrmarrjes, Informacioni q mblidhet duhet t identifikohet, duhet t prcaktohet se cilat t dhna nga ato n dispozicion duhet t mblidhen.

Si mblidhen t dhnat
1. Frekuenca e numrimeve t dhnat zakonisht mblidhen leht dhe shpesh raportohen si ngjarje pr njsi kohe ose ngjarje si % e nj numri standard 2. Numrat jo t zgjedhur apo t modifikuar raportohen n nj sr mnyrash por shpesh si krahasime t drejtprdrjeta n nj numr t parashikuar ose standart. 3. Treguesit numerik subjektiv - jan vlersime subjektive q bhen nga individt apo grupet. 4. Indikatort menaxheri i projektit nuk mundet t mas ndonj aspekt t sistemit t prformancs n mnyr t drejtprdrejt, mund t gjendet j mats i trthort ose indikator. 5. Matjet verbale Matjet pr karakteristika t tilla t prformancs si cilsia e kooperimit t antarve t grupit morali i antarve t grupit shpesh marrin formn e karakterizimeve verbale. 6

Pasi mbledhja e t dhnave prfundon, duhen t bhen raportet mbi progresin, ku prfshihen raportet mbi gjendjen e projektit, raportet koh/kosto dhe raportet pr ndryshimet. Qllimi i sistemit t monitorimit sht t grumbulloj dhe t raportoj t dhnat. Qllimi i sistemit t kontrollit sht t veproj mbi t dhnat.

Llojet e raporteve

Raportet rutin jan ato q lshohen rregullisht. Raportet e veanta jan t dobishme n dy raste: 1) pr marrjen e vendimeve t menaxhimit t projektit dhe duhen t shprdahen antarve t ekipit 2) jepen kur vendimi merret si nj prjashtim dhe sht e dshirueshme q t informohen menaxhert e tjer. Raportet pr analizat speciale prdoren pr t shprndar rrezultatet e studimeve t veanta.

Ekzistojn tri vshtirsi t zakonshme pr raportet e projektit:

E para- detaje t panevojshme gjenden n raportet e q pengojn antart e ekipit t projektit q t gjejn informacionin q u nevojitet E dyta- ndrthurje e dobt ndrmjet sistemit t informacionit t projektit dhe sistemit t informacionit t firms E treta-lidhet me korrespondencn e dobt ndrmjet sistemeve t planifikimit dhe t monitorimit

Grafiku i vlers s arritur. Variacionet e kostos dhe t skedulit

STVVP ATVVP = variacioni i kohs (TV, vonesa sht negative) BCVVP ACVVP = variacioni i kostos (CV, tejkalimi sht negativ) BCVVP BCVVS = variacioni i skedulit (SV, mbrapa sht negative) STVVP koha e skeduluar pr punn q sht kryer ATVVP koha aktuale e prdorur pr tu kryer BCVVP sasia e parave t planifikuara pr punn e kryer ACVVP kosto aktuale e puns BCVVS kosto e planifikuar pr punt e kryera deri n kt moment VAriacionet mundet t prcaktohen gjithashtu n trajtn e raportit si TV = STVVP / ATVVP

10

11

KONTROLLI I PROJEKTIT

Kontrolli sht elementi i fundit n zbatimin e ciklit planifikim monitorim kontroll.

Informacioni krahasohet me nivelin e dshiruar ose t planifikuar dhe ndrmerret veprimi nse performanca aktuale dhe e dshiruar ndryshojn mjaft e q kontrolli dshiron t paksoj ndryshimin. Kontrolli prqendrohet n tre elemente t projektit :

Performancn Kohn Kostoja

12

Performanca

Probleme teknike t paparashikuara mund t paraqiten Burime t pa mjaftueshme kur ato nevojiten Probleme t cilsis ose t siguris ndodhin Krkesat e klientit ndryshojn specifikimet e sistemit Komplikime ndrfunksionale paraqiten Prishjet teknologjike ndikojn projektin
13

Kostoja

Vshtirsit teknike krkojn m tepr burime Rritet vllimi i puns Oferta ose vlersimet fillestare kan qen shum t ulta Raportimi ka qen i dobt ose jo n koh Buxhetimi ka qen jo i prshtatshm Kontrolli korrigjues nuk sht kryer n koh

Ndryshime t mimit t inputit kan ndodhur

14

Koha

Vshtirsit teknike kan krkuar m tepr koh pr tu zgjidhur se sa ishte planifikuar Vlersimet fillestare t kohs kan qen optimiste Renditja e punve ka qen jo korrekte Inputet materialet, perosneli ose pajisjet nuk kan qen n dispozicion kur jan nevojitur Punt paraardhse t nevojshme nuk jan prfunduar

Ndryshimet e bra nga klienti kan krkuar ribrjen e puns

Jan ndryshuar rregullat shtetrore
15

Qllimet kryesore t kontrollit

Dy objektivat kryesore t kontrollit jan: Rregullimi i rrezultateve nprmjet ndryshimit t aktiviteteve Mbikqyrja e aseteve t ndrmarrjes

Kontrolli i aseteve fizike ka t bj me mirmbajtjen e aseteve n mnyr t rregullt ashtu dhe at preventive. Kontrolli i burimeve njerzore krkon kontrollin dhe ruajtjen e rritjes dhe zhvillimit t njerzve

Kontrolli i burimeve financiare - prfshijn kontrollin e aseteve aktuale, t buxheteve t projektit si dhe kontrollin e investimeve kapital.

16