TALLER No.

1. Manual de archivo y correspondencia:

• Introducción: es la parte en la cual se indica en forma general la razón

de ser del manual que es unificar conceptos e implementación de todos
los procesos de gestión documental.

• Objetivos: allí se resumen los fines que persigue y se dividen estos en

objetivos específicos y generales. Se habla que enfoques y que
necesidades v a suplir la creación y la implementación del manual en
toda la entidad.

• Marco legal: aquí se hace relación de manera de una cita bibliográfica

cada una de las normas que aplican actualmente para el archivo total,
puesto que a partir de ellas se empieza la creación del manual.

• Estructura orgánica de la entidad: en lo posible se debe tener y brindar

una información global sobre la entidad, en su organigrama y manual de
funciones específico o general.

• Conceptos e importancia: allí se deben plasmar conceptos que se

manejen dentro de la realización de este manual esto se debe hacer en
forma de glosario archivístico.

• Tablas de retención documental: estas tablas son la base para las

transferencias documentales entre los archivos y además influyen
mucho en el archivo de gestión y mas específicamente en la unidad de
correspondencia; por eso es fundamental explicar como se deben de
hacer, aplicar y sobretodo controlar.

• Procesos de un manual o programa de gestión documental: en esta

parte se nombran los procesos que implementa y trabaja un PGD
(producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final.) en el proceso que se le va a dar
importancia en este taller va ha ser al de recepción y distribución
documental.

Manual de procesos y procedimientos para el manejo de

correspondencia
El área de Archivo y Correspondencia esta encargada de custodiar,
organizar, actualizar y suministrar la información de una manera oportuna y
eficaz a las diferentes áreas del Instituto.

Además está encargada de Coordinar las labores Correspondencia en

general.

2. ALCANCE

En está área se adelantan los procesos de clasificación, organización,

actualización, y conservación de los documentos, tanto administrativos
como misionales. Y la aplicación de Tablas de Retención Documental. Y
Administra el archivo central del instituto.

También adelanta los procesos de distribución y control de correspondencia,

tanto interna como externa.

3. BASE LEGAL

Ley 594 de 2000. (Ley general de Archivos).

Constitución Política de 1991

NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística

Ley 4 de 1913 Obligación de recibir los archivos por inventario y arreglarlos

convenientemente de

acuerdo al tiempo en que funcionen

Ley 57 de 1985

Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

Resolución No. 79 de 2005 Por la cual se adopta el manual de archivo del

Instituto para la

Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico.

Resolución No. 133 de 2004 Por la cual se adopta el manual de

Correspondencia del Instituto

para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico.

4. DEFINICIONES

PARA ARCHIVO
 Administración de Archivos: Operaciones administrativas y técnicas
relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación,
conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una
institución.

Almacenamiento de Documentos: Depósito de los documentos en

estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y
con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuera su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia.

Archivo del Orden Distrital: Integrados por fondos documentales de los

organismos del orden Distrital y aquellos que recibe en custodia

Plan de gestión documental

El PGD se deriva del análisis y procesamiento de la información contenida

en cada uno de los documentos y se enmarca en el conjunto de actividades
administrativas y técnicas direccionadas al adecuado manejo de la
información producida o recibida por la Universidad de La Salle en ejercicio
de sus funciones.

Objetivos de Programa de Gestión Documental-P.G.D.

• Disponer de recursos de información para la toma de decisiones al interior

de la Universidad.

• Normalizar y racionalizar la producción documental.

• Optimizar los recursos disponibles.

• Agilizar los procesos.

• Controlar y administrar el sistema de archivo de una manera eficiente y

eficaz.

2. Normas legales para clasificación y despacho de documentos

Recepción de documentos:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política

Artículo 15. Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación

privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Reforma Acto Legislativo 02 de 2003.

Decreto 2150 de 1995.

Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y

uso de sellos, ventanilla única.

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12. Sobre las unidades de correspondencia,

radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

En la parte del manual donde esta especificado la recepción de documentos

se debe especificar:

 Los procedimientos para el recibo, registro, radicación y distribución de los

documentos a partir de la unida de correspondencia que recibe y envía
documentos oficiales y no oficiales. Básicamente aquí se habla de las
actividades que se deben desarrollar en esta unidad estas actividades son:

 Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo

tradicional, correo electrónico, página web, otros.
 Recibo de documentos oficiales.
 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo (sello, reloj radicador).

1. Radicación de documentos
  Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
 Impresión de rótulo de la radicación.
 Registro impreso de planillas de radicación y control.

2. Registro de documentos

 Recibo de documentos oficiales.

 Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
 Constancia de recibo.
 Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de
2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o
destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s),
Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite,
Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales
despachadas.
 Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.

3. Distribución de documentos externos

 Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la

competencia.
 Clasificación de las comunicaciones.
 Organización de documentos en buzones o casilleros.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Reasignación de documentos mal direccionados.
 Registro de control de entrega de documentos recibidos.

4. Distribución de documentos internos

 Identificación de dependencias.
 Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
 Registro de control de entrega de documentos internos.

5. Distribución de documentos enviados

 Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional,

correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
 Control del cumplimiento de requisitos del documento.
 Métodos de empaque y embalaje.
 Peso y porteo de documentos.
  Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
 Control y firma de guías y planillas de entrega.
 Control de devoluciones.
 Organización mensajería externa.
 Registro de control de envío de documentos.

Lo anteriormente nombrado, son las actividades principales que se cumplen o

ejecutan en la unidad de correspondencia y son las que necesariamente se
deben cumplir, además de nombrar ciertos requisitos esenciales para el
desarrollo de estas actividades:

 Manejo y uso del control del fax: definición de la legalidad o no de los

documentos recibidos por este medio

 Definición del procedimiento para el control y préstamo de documentos en

diferentes medios y soportes

 Definición de procesos reprográficos y papelería usada para la

conservación de documentos, legajos carpetas, ETC…

 Metodologías y procedimientos para la realización y publicación del manual

de correspondencia y de archivo.

 Anexos de formatos de papelería y utilizada para los proceso contenidos en

el manual.

3. Cuadro de las NTC para la elaboración de documentos empresariales

NTC NOMBRE DESCRIPCION

Nº

Da pautas para la
elaboración de cartas
comerciales, definición
3 CARTAS COMERCIALES de términos, estilo en
393 bloque o bloque
extremo

Pautas para la
elaboración de
circulares, definición de
términos, estilo en
3 CIRCULARES bloque o bloque
234 extremo.

Pautas para la
elaboración de
memorandos, definición
3 MEMORANDOS e términos, estilos
397 bloque o bloque
extremo

Pautas para la
elaboración de actas
3 ACTAS administrativas,
394 definición de términos,
estilos bloque o bloque
extremo

Pautas para la
elaboración e informes
3 INFORMES ADMINISTRATIVOS administrativos,
588 definición de informes, e
estilos

Elaboración de sobres
comerciales, definición
3 SOBRES COMERCIALES de términos y estilos
369 bloque y bloque
extremo.

Pautas para la
elaboración de
4 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS certificados y
176 constancias, definición
de términos y estilo
bloque y bloque extremo

4. Normas ISO para la gestión documental

La norma ISO 15489 se centra en los principios de la gestión de documentos y

establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer
un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la
creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y los
objetivos de la organización. La aparición de esta norma, y de otras normas
complementarias, responde tanto a la evolución de los planteamientos del
records management norteamericano y del recordskeeping australiano, como a
la necesidad de integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en
procesos y las normas de gestión de la calidad. Para desarrollar un plan de
gestión de documentos, hay que establecer la política y las responsabilidades
de acuerdo con las necesidades de la organización. La norma propone una
metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de
documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales
(cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y
seguridad) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje
que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la
importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y
señala los requisitos que éstos deberían cumplir. Como compendio de buenas
prácticas de gestión de documentos que ha sido adoptado en numerosos
países, la norma ISO 15489 comporta nuevos retos, a la vez que abre nuevas
perspectivas a los profesionales de la información. Una de las cuestiones que
todavía se han de explorar y que permitirían hacer más visibles los beneficios
que la gestión de documentos, en el ámbito de la gestión de la información y
del conocimiento, puede aportar a las organizaciones es el desarrollo de
indicadores que midan el rendimiento del sistema de gestión de documentos y
pongan de manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la
organización.