INDICE

PROCEDIMIENTO: EVALUACIN DE CARGA DE TRABAJO............................................................1 I. OBJETIVO...........................................................................................................................................1 II. ALCANCE..........................................................................................................................................1 III. RESPONSABILIDADES...................................................................................................................1 IV. DEFINICIN.....................................................................................................................................1 V. RESPONSABLE DE LA REVISIN DEL PROCEDIMIENTO..........................................................2 VI. REVISIN DEL PROCEDIMIENTO.................................................................................................2 VII. DOCUMENTO APLICABLES Y/O ANEXOS.................................................................................2 IX. PROCEDIMIENTO: ANLISIS DE CARGAS DE TRABAJO..........................................................3 X. LISTA DE DISTRIBUCIN...............................................................................................................4 ANEXOS..............................................................................................................................................................5 LISTA DE TAREAS DE TRABAJOS INDIVIDUALES..........................................................................5 GRFICA DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO....................................................................................7

PROCEDIMIENTO: EVALUACIN DE CARGA DE TRABAJO

I. OBJETIVO. Evaluar el tiempo y volumen de trabajo que los recursos invierten en el proceso de transformacin de un insumo producto; y a la vez equiparar la misma entre los recursos que participan. II. ALCANCE. Es aplicable a todas las unidades una organizacin. Se tomarn en cuenta las actividades que pertenecen a cada procedimiento. III. RESPONSABILIDADES. 1. Utilizar un lenguaje sencillo y comprensible. 2. Respetar el estndar de elaboracin de Procedimiento. Responsables de recibir procedimiento(s) para su revisin: 1. Realizar comentarios y observaciones durante los primeros ocho das hbiles; de no hacerlo, se considerar que estn de acuerdo con tal procedimiento. Departamento de OYM: 1. Certificar el presente procedimiento. 2. Recolectar los formatos que se utilizan en el transcurso de la ejecucin del procedimiento y anexar a cada formato su respectivo instructivo de llenado y s es necesario incluir un ejemplo del formato de llenado. 3. Distribuir el presente procedimiento al rea donde se realizar el estudio. Los usuarios del Procedimiento: 1. Reportar alguna(s) observacin(es) o recomendacin(es) s es necesario. 2. Contestar con toda la seriedad y responsabilidad el formato que se les distribuir. IV. DEFINICIN. CARGA DE TRABAJO: Es una lista de las principales categoras de trabajo que se realizan en un parte dada del sistema, cunto tiempo dedica cada empleado a cada actividad y en qu forma especfica contribuye a esa actividad1. GRFICA DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO (Carga de Trabajo): Es un instrumento cuidadosamente diseado, que ayuda a describir las distribuciones no uniformes de trabajo, el uso inadecuado de las capacidades, los esfuerzos mal encausados, las actividades que requieren ms tiempo; as como tambin s sus tareas asignadas estn relacionadas entre s, carecen de equilibrio o se encuentran demasiadas dispersas2.
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Los elaboradores del Procedimiento:

Tomado de SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN, William A. Bocchino. Tomado de SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA ADMINISTRACIN, William A. Bocchino.

2 Las funciones individuales registradas en la lista de actividades se transfieren entonces al Diagrama de Distribucin de Trabajo en orden descendente de importancia. La informacin procedente de las listas de tareas de cada uno de los empleados, se transfiere en la misma forma que se hizo con la lista de actividades, al diagrama de distribucin del trabajo3. PROCEDIMIENTO: Conjunto de actividades que se relacionan entre s y que contribuyen al logro de una funcin y cuya secuencia es lgica y ordenada. ACTIVIDADES: Los principales componentes del trabajo que se hace en un proceso. Cada actividad se compone de insumo-proceso-resultado (producto)4. Y cuya divisin la componen las tareas (que sern utilizadas para el levantamiento de las cargas de trabajo). TAREAS: Pasos que llevan al logro de una actividad. Ejemplo de Actividades y Tareas5: V. RESPONSABLE DE LA REVISIN DEL PROCEDIMIENTO. El responsable de editar, revisar y actualizar adecuadamente ste procedimiento es _________________. VI. REVISIN DEL PROCEDIMIENTO. Este procedimiento ser revisado cuando menos una vez al ao de la fecha de emisin o antes s se cambia a mejora el sistema de EVALUACIN DE CARGA DE TRABAJO. VII. DOCUMENTO APLICABLES Y/O ANEXOS. 1. Lista de Tareas de Trabajos Individuales. 2. Formatos para Recopilar informacin de actividades y Tareas: Diagrama de Distribucin de Trabajo.

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Tomado de SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS, Vctor Lazzoro. Tomado de CMO HACER REINGENIERA,RAYMOND L. Manganelli. 5 Tomado de CMO HACER REINGENIERA,RAYMOND L. Manganelli.

3 IX. PROCEDIMIENTO: ANLISIS DE CARGAS DE TRABAJO.

ANALISTA DE OY M
Inicio

ANALISTA OYM y EM PLEADO

ANALISTA OYM y JEFE DEPTO "X".

Docum entar Procedim ientos departam ento a ser sujeto de estudio

Recopilar Datos en " LISTA DE

TAREAS DE TRABAJOS INDIVIDUALES "

Analizan Cargas y Definen nueva distribucin de trabajo

No

Existen Procedim ientos?

Si

Procesa Datos " GRFICA DE

DISTRIBUCIN DEL TRABAJO " en

hoja de clculo

Distribuye y Evala Informacin de " GRFICA DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO "

Prepara Inform e y propuesta de nueva distribucin en " GRFICA DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO ".

Prepara plan para Im plantacin

Som ete a consideracin Informe, nueva distribucin y plan con Adm inistracin

Fin

4 X. LISTA DE DISTRIBUCIN.

Nota: De acuerdo a estructura de la organizacin.

ANEXOS

LISTA DE TAREAS DE TRABAJOS INDIVIDUALES (para grfica de Distribucin del Trabajo) Pgina 1 de x
Nombre: Cod. de Proc. Act. (1) Tarea

Ttulo de Empleado
(2) Descripcin de la operacin

Depto. (3)

I.D. No. (4) Conteo Horas de por Trabajo Semana

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Total de Horas de Trabajo

Fecha: Analista: Aprobado (firma de Jefe de

(11)
Departamento)

(12)

(13)

(14)

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE: LISTA DE TAREAS DE TRABAJOS INDIVIDUALES (para grfica de Distribucin) OBJETIVO: Recopilar cada una de las tareas que un empleado realiza, para poder cuantificar su labor en trminos de tiempo y as poder ser evaluada y equilibrada. 1. Nombre del empleado a quien se realizar la evaluacin. 2. Nombre de la Plaza o Puesto. 3. Departamento o proceso al cual pertenece. 4. Nmero asignado del empleado. 5. Nmero Cdigo de Proceso o Procedimiento (ser del nmero 1, 2, ......) 6. Nmero de actividad que pertenece a un proceso o procedimiento y ser tipificado con un nivel dos. Por ejemplo si el proceso o procedimiento es colocado como 1, entonces la primera actividad ser 1.1 y as sucesivamente. 7. Se denominar como un tercer nivel, por ejemplo: 1.1.3 (proceso o procedimiento 1, actividad 1 y tarea 3). 8. La tarea es la divisin de la actividad y sern identificadas por el jefe del departamento con ayuda de los empleados, luego los empleados colocarn en este campo las tareas en las que ellos participan. 9. Es el volumen que se genera de esa tarea, ejemplos # de pgina, nmero de archivos, nmero reportes, etc. 10. Horas que dedica en toda la semana por esa tarea. 11. Suma de todas las horas por semana. 12. Fecha en la cual se recopilo la informacin. 13. Analista destacado para recopilar la informacin. 14. Nombre y Firma quien aprueba dicho formulario lleno. Si no ase encuentra jefe, lo realizar el inferior inmediato.

GRFICA DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO (2) Actual DISTRIBUCIN (3) Propuesta

Med. Horas por Sem.

Funcin incluida (1) Nombre: (4) Posicin

Tarea De Trab.

I.D. Num. (5)

Nombre: Posicin

I.D. Num.

Nombre: Posicin

I.D. Num.

Trazada por: Num. (6) ACTIVIDAD (7)

De Trab.

Med.

Horas por Sem. Tarea

Med. De Trab.

Horas por Sem. Tarea

Med. De Trab.

Horas por Sem.

(8)

(9)

(10)

(11)

(12)

Total de Horas Hombre

(13)

(14)

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE: GRAFICA DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO. OBJETIVO: Determinar en cuales de los empleados que participan en un proceso o departamento existe oportunidad de equilibrar las tareas asignadas a los empleados ya sea por exceso o falta de las mismas. 1. Nombre de Depto si es procedimiento; o nombre del Proceso x.
2. 3.

Cheque () para identificar el estado actual. Cheque () para identificar si es nueva distribucin de cargas. har la evaluacin.

4. Nombre de la persona que participan en el departamento o proceso a la cual se le 5. Cdigo o Nmero de identificacin del empleado. 6. Numero en segundo nivel de las actividades. 7. Actividad que forma parte de un proceso o un procedimiento. 8. Es el volumen total que se genera de la suma de todos los empleados, ejemplos # de pgina, nmero de archivos, nmero reportes, etc. 9. Horas totales que le dedican a esa tarea durante la semana. 10. Nombre de la tarea que realiza el empleado. 11. Es el volumen que genera el empleado de esa tarea, ejemplos # de pgina, nmero de archivos, nmero reportes, etc. 12. Horas que dedica el empleado a esa tarea en toda la semana. 13. Suma total de las horas realizadas en el proceso o departamento. 14. Suma total de las horas laborales por semana un empleado de las tareas que le son asignadas.