HAMOR Soft SRL - Sf.Gheorghe tel/fax: 0267312139 web: www.hamorsoft.ro e-mail: hamor@hamorsoft.

ro

hMARFA
GESTIUNEA I CONTABILITATEA ACTIVITII COMERCIALE, FINANCIARE I A STOCURILOR
Versiunea 6.D

HAMOR Soft SRL 1992-2011

DATE TEHNICE

Pachet software : hMARFA Gestiunea i contabilitatea activitii comerciale, financiare i a stocurilor Versiune Productor : V 6. - 1992-2011 : HAMOR Soft SRL CIF:RO547548, J14/361/1991 adres e-mail:hamor@hamorsoft.ro http://www.hamorsoft.ro adr. potal :520089 - Sf.Gheorghe, CP.140 telefon/fax :0267326301, 0267312139 Cod ORDA Cod OSIM : 133500002/2009 (Registrul Programelor pentru Calculator) : 52546/2002 (marc nregistrat)

Componente i opiuni: Opiunea F Componenta Opiunea R Opiunea M Componenta Componenta Componenta Componenta Opiunea E Opiunea hMARFI hMARFI hMARFI hMARFE hMARFE hMARFE hMARFE * Pg * * * I * V * S * * * * * * * * * * * Faciliti financiare Imprimare grafic documente (facturi, avize, chitane) Reea (pentru 5 staii) Multisocietate/multibaz Imprimare bonuri fiscale pe o cas de marcat Declaraia 390 (VIES) Extras de cont parteneri Listare ordine de plat tip BCR Coduri articole echivalente Listare coduri de bare Componenta transfer documente Interfaa pentru palmtop - sistem Optimall Preluare vnzri de la casele de marcat Situaii manageriale Opiune rapoarte suplimentare la situaii manageriale Opiune export n Excel/OpenOffice la situaii manageriale Opiune extragere vnzri direct n Excel

Cerine hardware: - Calculator compatibil IBM PC, - spaiu hard disc n funcie de mrimea i numrul bazelor de date, dar minimum 100 MB - unitate CD sau USB - legat n reea, dac opiunea este reea Recomandm: reea pe cablu - imprimant compatibil cu calculatorul Recomandm: - s poat lista n mod Esc/P, PCL sau windows - s fie conectat pe interfa paralel, USB sau reea - s suporte formatele A4 peisaj sau A3, dar minimum A4 portret, - s poat lista 220 caractere/rnd, dar minimum 160 caractere/rnd. Cerine software: - poate fi rulat sub sisteme de operare: - WINDOWS '95, '98, Me, NT, 2000, XP, Vista, Windows 7 (32 bii i 64 bii) - Linux cu emulare DOS - server: WINDOWS 2003, 2008, Linux, eventual n reele mici i sistem de operare de staie 2

Recomandm

: - utilizare monopost: WINDOWS XP Prof., Vista Business, Windows 7 Prof. (32 bii) - utilizare n reea: server: WINDOWS 2003, 2008, Linux, staii: WINDOWS XP Prof., Vista Business, Windows 7 Prof. (32 bii). : - numere formate din max. 9 ntregi, dar modificabil - numrul de angajai limitat de performanele sistemului, dar maximum cteva sute : - Fiiere de date Clipper 5 (DBFNTX), compatibile dBASE III - Tipuri de documente: forma, contarea adaptabil local printr-un sistem inclus n program. : HAMOR Soft SRL, 1992-2011 Nu este permis reproducerea integral sau parial a lucrrii fr consimmntul autorului.

Limitri

Caracteristici

Copyright

Cuprins

1. PREZENTARE GENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2. ORGANIZAREA EVIDENEI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1. Studiul agentului economic. . . . . . . . . . . . . . . . 2.2. Codificri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3. Organizarea articolelor pe grupe. . . . . . . . . . . . . 2.4. Definirea articolelor gestionate n hMARFA. . . . . . . . 2.5. Contul i preul contabil al unui articol din stoc. . . . 2.6. Metode de evaluare aplicabile n hMARFA, preul contabil. 2.7. Adaos comercial, pre de vnzare. . . . . . . . . . . . . 2.8. Contabilitatea de gestiune n hMARFA. . . . . . . . . . . 2.9. Stabilirea scadenei de plat/ncasare . . . . . . . . . 2.10. Urmrire pli impozite, contribuii . . . . . . . . . . 2.11. Stocuri i solduri iniiale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6 9 9 10 17 19 20 23 24 25 27 28 29 30 30 32 34 35 40 43 47 49 52 56 60 60 61 64 68 74

3. UTILIZAREA PROGRAMULUI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.1. Particulariti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.2. Cataloage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.3. Pri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.4. Tipuri. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.5. Intrri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.6. Stocuri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.7. Ieiri . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.8. ncasri/Pli . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.9. Fie furnizori/clieni. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.10.Contabilitate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.11.Modularizare programe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3.12.Principalele taste funcionale utilizate . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4. DOCUMENTE DE INTRARE . . . . . . . . . . . . 4.1. Recepia stocurilor de provenien intern. 4.2. Recepii de la furnizor extern. . . . . . . 4.3. Recepionarea produciei proprii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4.4. "Recepionarea" serviciilor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 4.5. Recepionarea cheltuielilor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 4.6. "Recepii" pentru regularizri de TVA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 5. DOCUMENTE DE IEIRE . . . . . 5.1. Avizul de nsoire a mrfii 5.2. Factura . . . . . . . . . . 5.3. Bonul de consum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 78 78 88

6. DOCUMENTE INTERNE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 6.1. Transferuri interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 7. NCASRI I PLI. . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . 7.1. Stabilirea contului corespondent. . . . . . . . . . . . . . 7.2. Operaii de cas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.3. Operaii cu banca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.4. Alte ncasri i pli . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7.5. Reevaluare disponibil . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8. EVIDENA TVA. . . . . . . . 8.1. Noiuni de baz. . . . .. 8.1.1. Tipuri de tranzacii . 8.1.2. Cotele de tax . . . . 8.1.3. Operaiuni impozabile. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 90 90 92 95 96 97 97 97 101 101

. . .

8.1.4. Codul de nregistrare n scopuri de TVA . . . . . . . . . 8.1.5. Msuri de simplificare (taxare invers) .. . . . . . . . . 8.2. Documente pentru evidena TVA . . . . . . . . . . . . . . . 8.3. Codificarea operaiilor n hMARFA . . . . .. . . . . . . . . 8.4. Operaii cu TVA n hMARFA. . . . . . . . . .. . . . . . . . . 8.5. Soluii pentru cheltuieli i TVA nedeductibile . . . . . . . 8.6. Jurnalele TVA din hMARFA . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.6.1. Elaborarea jurnalelor TVA . . . . . . . . . . . . . . . . 8.6.2. Listarea jurnalelor TVA . . . . . . . . . . . . . . . . . 8.7. Completarea Decontului de TVA (cod 300) . . . . . . . . . . . 8.8. Declaraia livrri/achiziii pe teritoriul naional (cod 394) 8.9. Alte declaraii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

102 103 105 108 109 114 121 121 125 127 129 136

9. OPERAII CURENTE. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 9.1. Exploatarea curent. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 9.2. Operaii la nchiderea lunii. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 10.ALTE OPERAII . . . . . . . . . . . . . . . 10.1. Evidena valoric n magazine cu amnuntul 10.2. Plus/minus inventar. . . . . . . . . . . . 10.3. Reevaluare sold facturi n valut . . . . 10.4. Asociere termeni la ncasri/pli . . . . 11.LISTE . . . . . . . . . . . . . . . . 11.1. Creare liste utilizator. . . . . . 11.2. Liste utilizator definite . . . . 11.3. Listare ordine de plat trezorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 141 142 143 147 148 148 149 152 155 155 160 167 167 168 168 169 169 170 175 179 185 186 190 192 192 192 192 193

12. COMPONENTE I OPIUNI. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.1. [Opiunea faciliti financiare]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.2. [Componenta imprimare grafic documente (facturi, avize, chitane)] . 12.3. [Opiunea reea (pentru 5 staii)]. . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.4. [Opiunea multisocietate/multibaz] . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.5. [Componenta imprimare bonuri fiscale pe o cas de marcat] . . . . . . 12.6. [Opiunea coduri articole echivalente]. . . . . . . . . . . . . . . . 12.7. [Opiunea listare etichete cu/fr coduri de bare]. . . . . . . . . . 12.8. [Componenta listare ordine de plat tip BCR]. . . . . . . . . . . . . 12.9. [Pre mediu]. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.10. [hMARFT - componenta declaraie 390 (VIES)] . . . . . . . . . . . . . 12.11. [hMARFT - componenta extras de cont parteneri]. . . . . . . . . . . . 12.12. [hMARFT - opiune export n Excel/OpenOffice] . . . . . . . . . . . . 12.13. [hMARFI - componenta transfer documente]. . . . . . . . . . . . . . . 12.14. [hMARFI - cu interfaa pentru palmtop - sistem Optimall]. . . . . . . 12.15. [hMARFI - cu preluare vnzri de la casele de marcat] . . . . . . . . 12.16. [hMARFE - situaii manageriale] . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12.17. [hMARFE - opiune rapoarte suplimentare la situaii manageriale]. . . 12.18. [hMARFE - opiune export n Excel/OpenOffice la situaii manageriale] 12.19. [hMARFE - opiune extragere vnzri direct n Excel]. . . . . . . . . Date tehnice Reguli de liceniere

1. PREZENTARE GENERAL
Aplicaia hMARFA este un program informatic care rezolv gestiunea i contabilitatea operaiilor legate de stocuri, a operaiilor comerciale (furnizori, clieni), precum i a celor financiare (cas, banc) n conformitate cu legislaia n vigoare. Aplicaia poate fi folosit la ageni economici mici i mijlocii cu diverse activiti: de uniti care efectueaz vnzri cu ridicata (en gros), de uniti de producie sau de servicii i n general de orice societate comercial care realizeaz vnzri de mrfuri, produse sau servicii. Programul se poate utiliza att pe un singur calculator de tip IBM PC ct i n reea local cu baza de date pe File Server i cu posibiliti de acces de la staiile reelei. Documentele (recepii, avize, facturi, ordine de plat etc.) se pot crea direct pe calculator n mod interactiv, forma lor pe hrtie rezultnd din listarea lor pe imprimant. Se poate proceda i invers: documentele ntocmite pe hrtie se pot nregistra i prelucra ulterior pe calculator. Principalele obiective care se pot realiza cu hMARFA sunt: - pentru intrrile n depozitele sau gestiunile unitii se pot ntocmi diverse documente de recepie; - pentru ieirile din unitate se pot ntocmi facturi, facturi nsoite de chitane, avize de nsoire a mrfii, bonuri de consum etc.; - pentru evidenierea operaiilor interne se pot urmri micrile ntre gestiuni; - n toate cazurile de mai sus se realizeaz i gestionarea stocurilor de materii prime, materiale, mrfuri (inclusiv din import), produse finite; - se poate realiza o urmrire complex a ncasrilor i plilor efectuate, pentru cunoaterea n orice moment a creanelor i datoriilor fa de teri, se pot urmri att clienii, ct i furnizorii, plile/ ncasrile n funcie de scaden etc.; - se asigur gestiunea operaiilor cu TVA, crearea jurnalelor necesare; - contabilizarea operaiilor efectuate - se poate organiza chiar i contabilitatea de gestiune pentru operaiile de mai sus - i transferul nregistrrilor contabile n aplicaia hCONT (programul de contabilitate general i analitic elaborat de HAMOR Soft) sau alt program de contabilitate care poate asigura condiiile necesare. La livrare baza de date hMARFA cuprinde urmtoarele informaii ncrcate: - documentele de eviden cele mai uzuale n domeniile de mai sus (cu descriere de form, coninut i contare recomandat); - lista de taxe vamale (ncrcat doar cu capitole, dar actualizabil); - cote de TVA; - cataloage de ri i judee; - catalog cu principalele localiti din ar Manierele de exploatare ale programului sunt variate:

1. Ca sistem de eviden operativ, n care: - operaiile de recepie, vnzare, ncasare i plat se nregistreaz de ndat ce au loc tranzaciile - facturarea se folosete chiar n scopul de a ntocmi facturile, de a le tipri pe imprimant gata completate - recepiile i loturile se introduc odat cu sosirea mrfii de la furnizor, stabilindu-se preurile de nregistrare i de vnzare cu ajutorul programului - documentele de plat se introduc n jurnalul corespunztor 6

- n cazul recepiilor de la furnizori, respectiv facturilor, se poate completa data scadenei plii.

ntocmirii

n aceast manier de exploatare datele din documente se vor introduce zilnic. Astfel, n fiecare zi situaia stocurilor pe loturi sau pe mrfuri, situaia vnzrilor pe loturi sau clieni, situaia ncasrilor i plilor, diferenele de ncasat i de plat, dup scadena lor, etc. vor reflecta n mod operativ i la zi desfurarea activitii comerciale. Contarea documentelor se poate efectua n orice moment, acest lucru permind s dispunem de date contabile provizorii chiar nainte de nchiderea perioadei sau s studiem modul de contare automat a unui document introdus. 2. Ca sistem de culegere i prelucrare date legate de recepii, vnzri i ncasri: - documentele primare ntocmite manual se introduc periodic (sptmnal, decadal, lunar) n aplicaie, - la sfritul lunii se obin o serie de situaii necesare contabilitii sau conducerii societii. Programul poate fi utilizat direct de ctre personalul care se ocup de gestiunea sau contabilitatea unitii patrimoniale respective, el necesitnd cunotine elementare de operare. Datele primare pot fi introduse chiar de ctre gestionar, persoana care factureaz sau casier, iar dup prelucrarea datelor la compartimentele de specialitate, personalul de conducere i decizie poate consulta un ntreg set de date despre situaia economico-financiar a unitii respective. Evidena stocurilor se ine pe sursei de aprovizionare (furnizor, intrare. loturi, loturile pstrnd identitatea transport) i numrul documentului de

Preul de vnzare se poate forma n diverse moduri: a) pre de catalog: comerciantul practic acelai pre pentru un articol indiferent de sursa de aprovizionare. Acest pre poate s fie fixat i n valut i poate fi reactualizat n funcie de modificarea cursului. b) pre de lot: preul se refer la un lot de stoc. c) pre calculat pe baz de cot de adaos pe grupe de articole. Cota este diferit n funcie de modul de vnzare: adaos la vnzri cu ridicata i adaos la vnzri cu amnuntul. d) pre stabilit n momentul vnzrii: pe baz de cot de adaos sau n valoare absolut. n momentul vnzrii, n funcie de client, de condiii de livrare, se poate aplica remiz, scont etc. Familiarizarea cu aplicaia: Interfaa utilizator este prietenoas, bazat pe tehnica ferestrelor i se conformeaz standardului SAA (System Application Architecture). De asemenea, dac un utilizator este familiarizat cu oricare alt aplicaie a firmei HAMOR Soft, poate s nceap lucrul cu aceasta dup studierea manualului de utilizare, modul de operare fiind foarte asemntor. Operatorul este ajutat cu instruciuni explicative, senzitive la contextul n care le-a solicitat. Acolo unde trebuie s fie completat un cmp de cod, un cmp de cont, etc., i se furnizeaz ntr-o fereastr, lista tuturor codurilor mpreun cu denumirea lor, codul putnd fi selectat pe baza denumirii. Aplicaia este vizual, deoarece n orice moment se pot vizualiza oricare dintre evidenele proprii aplicaiei (loturi, facturi, documente de plat etc.), precum i baza de date a aplicaiei (gestiuni, nomenclator de mrfuri, plan de conturi, firme etc.). Datele nu sunt "ascunse", din contr, utilizatorul poate "rsfoi" n baza de date ca i ntr-o carte deschis. 7

Vizualizarea se poate face i dup criterii stabilite de utilizator.

Cu toate aceste faciliti, aplicaia rmne un instrument de gestiune complex, dat fiind multitudinea i complexitatea operaiilor pe care le rezolv. Deci o pregtire pentru utilizarea ei este obligatorie. V recomandm s ncepei cu Documentaia de operare i exploatare vezi n documentaia electronic. Dup aceea parcurgei capitolele manualului de fa pentru a deprinde operaiile i modul de operare caracteristice. Dac vei lucra numai n operare, putei ncepe direct cu studiul meniurilor din program. Pentru detalii n legtur cu organizarea, implementarea bazei de date consultai Cap.3. n paralel cu studiul documentaiei creai n baza de date demonstrativ diferite documente concrete pentru nvarea i testarea operaiilor. Fixai luna curent pe o lun ulterioar celor din baza de date (meniul Contabilitate/ Luna curenta), introducei cteva documente din fiecare tip i studiai dup fiecare document introdus: cum arat pe fereastra de fiier, cum arat listat pe hrtie, n ce liste apare, cum se contabilizeaz. Lansarea manualului electronic: - cutai n catalogul hMARFA\DOC sau HAMOR\DOC fiierul hmarfa.htm, - selectai acest fiier i tastai <Enter>. Se va lansa browserul internet cu ajutorul cruia vei putea "rsfoi" n acest manual, - acest manual se poate consulta n paralel cu rularea programului hMARFA. Dac considerai c n forma livrat aplicaia nu satisface ntru-totul necesitile Dvs., putei solicita personalizarea aplicaiei de la productor sau distribuitor. Se pot efectua o serie de parametrizri, tipurile de documente pot fi adaptate, se pot defini tipuri de documente noi, se pot crea liste utilizator i se poate redefini modul de contare. Documentaia se refer la forma livrat a aplicaiei. Dac ai cerut personalizarea bazei de date, este posibil ca aplicaia s aib un comportament diferit fa de cel descris aici. n hMARFA datele calendaristice sunt nregistrate n baza de date n formatul aaaallzz, iar la afiare, pentru economie de spaiu, anul este reprezentat pe 4 cifre numai acolo unde din punct de vedere tehnic este necesar: - pe ferestrele de fiier, unde articolele sunt ordonate dup data calendaristic, n formatul aaaa.ll.zz - pe ferestrele de fiier unde articolele nu sunt ordonate dup data calendaristic, n formatul: aa.ll.zz - pe ferestrele de editare: zz/ll/aa - pe liste: zz/ll/aa Limitele preurilor i valorilor n hMARFA - numere reprezentnd preuri i valori (RON) n documente i n liste: (de la -99.999.999,99 la +999.999.999,99) - numere reprezentnd cantiti: (de la -9.999.999,999 la +99.999.999,999) - condiie suplimentar pentru valoarea loturilor, adic cantitatea x preul unitar: (de la -99.999.999,99 la +999.999.999,99) n cazul n care un numr rezultat din calcule nu se ncadreaz ntre limitele admise, se afieaz stelue (ex.***************), iar la ncercarea de a scrie numrul pe disc apare eroarea "width error". Preurile unitare i valorile sunt afiate n toate ferestrele cu 2 zecimale.

Cursurile de referin ale Bncii Naionale a Romniei pentru principalele monede se exprim cu 4 zecimale. De exemplu: 1 EUR = i,zzzz RON. La unele valute, ca HUF i JPY cursul este dat pentru 100 uniti monetare. De exemplu: 100 HUF = i,zzzz RON. n acest caz n hMARFA se nscrie tot 1 HUF = 0,0izzzz RON, deci cursul mprit cu 100 i exprimat cu 6 zecimale. Un curs cu mai multe zecimale este necesar i pentru exprimarea mai exact a cursurilor de pe documente. De regul, n documente este memorat valoarea n lei i valut, iar cursul se calculeaz din acestea. Calculator de buzunar Calculatorul, apelabil cu <F9> lucreaz cu 6 zecimale. Se pot introduce numere ntre -999.999.999,999999 i 9.999.999.999,999999. ns atenie, din rezultatele operaiilor sunt exacte numai primele 15-16 cifre! Listri n general listele pot fi imprimate pe hrtie A4 (lime 160 caractere la 20 cpi). Dac este necesar, listele utilizator se pot adapta prin eliminarea unor coloane. Totui pentru liste cu multe coloane este necesar o imprimant A3 sau mcar A4 care poate imprima n format peisaj (n mod DOS). Contri Planul de conturi cu care se livreaz programul este cel introdus de Ordinul 3055/2009 pentru societile comerciale. Dac utilizai hMARFA pentru instituii, fundaii, organizaii etc. i dorii contabilizarea automat a documentelor dup alt plan de conturi, cerei modificarea contrilor de la productor sau distribuitor.

2. ORGANIZAREA EVIDENEI
2.1. Studiul agentului economic
Pentru exploatarea corect i eficient a programului trebuie parcurse cteva etape care necesit colaborarea utilizatorului cu persoana care implementeaz programul. Persoane implicate: conducerea economic i administrativ a unitii patrimoniale i furnizorul programului. - identificarea domeniilor de activitate ale agentului economic; - stabilirea de comun acord a gestiunilor i seciilor existente i a celor care eventual se mai deschid pentru utilizarea posibilitilor oferite de program - definirea grupelor de articole - verificarea planului de cont utilizat n programul hCONT - dac se utilizeaz i aceast aplicaie - sau corelarea cu contabilitatea existent pentru stabilirea de conturi analitice identice - identificarea micrilor de materiale, produse sau mrfuri - fixarea tipurilor de documente care se vor emite cu ajutorul aplicaiei - maniera de utilizare a programului: culegere i prelucrare date sau eviden operativ - stabilirea nivelului la care se vor urmri ncasrile i plile: - numai pentru urmrire furnizori i clieni; - pentru evidena tuturor operaiilor de cas i banc - dac este cazul, i n valut; - pentru evidena complex a operaiilor financiare. - stabilirea numrului implicit de zile n care se dorete plata furnizorilor/ncasarea clienilor - n cazul n care se dorete ca operaiile efectuate cu ajutorul aplicaiei s apar i n contabilitatea de gestiune, se va organiza sistemul de eviden n acest scop. 9

2.2. Codificri
n continuare vom prezenta cteva sugestii pentru codificare, n acest caz fiind necesar acordul dintre persoana care organizeaz gestiunea agentului economic respectiv i cel care realizeaz implementarea programului. 2.2.1. Codificare secii n hMARFA secia nu nseamn neaprat o subunitate productiv care are o dotare proprie, o conducere proprie, un personal propriu, aa cum apare la firme mai mari cu profil de producie. Secia trebuie vzut n hMARFA ca fiind de fapt un loc de consum i de obinere de produse finite sau prestare de serviciii. Firmele care au o astfel de activitate utilizeaz de regul i contabilitate de gestiune. Cei care doresc ca din aplicaie s obin i datele necesare contabilitii de gestiune (sub forma nregistrrilor contabile pe conturile de gestiune sau prin liste de consumuri pe diverse locuri de consum), vor trebui s defineasc "seciile" ca fiind chiar locurile de consum pe care doresc s le urmreasc separat. Spre deosebire de firmele de producie i de servicii unde pot exista mai multe locuri de consum, adic secii, firmele care nu au asemenea activitate vor defini cel puin o secie pentru consumurile activitii administrative, de desfacere, aprovizionare etc. Secia unic va "culege" toate consumurile din stoc, efectuate de firm n ansamblu. Exemple: 1. DEMO SRL are o secie de producie, un depozit pentru mrfuri cu ridicata, un magazin cu amnuntul, o central termic i presteaz servicii de transport. - n fiierul "Sectii" se pot codifica:

Cod S1.1 S1.2 S1.3 S1.4 S2 S3 S4 S5

Denumire Depozit vanzari cu ridicata Magazin cu amanuntul Sectia de productie Sectia de prestari servicii Activitati auxiliare Activitati indirecte Administrativ Desfacere

2. O firm mic de prestri servicii efectueaz reparaii televizoare i reparaii maini de scris. Nu exist ateliere organizate distinct pentru cele dou activiti, dar se dorete s se urmreasc consumurile pe trei centre de cheltuieli (pentru reparaii televizoare, reparaii maini de scris, administraie).

Cod TV MS CA

Denumire At.reparatii TV At.reparatii masini de scris Consumuri administratie

10

2.2.2. Codificare gestiuni

hMARFA asigur posibilitatea unei evidene cantitativ-valorice de elemente patrimoniale (mrfuri, materiale, produse, servicii etc.). Aceste elemente sunt denumite n program articole i pot exista la moment dat cu diverse cantiti, cu diverse preuri n anumite gestiuni. un

Gestiunile nu sunt neaprat depozitele firmei organizate ca atare, ci ele trebuie definite n primul rnd din punct de vedere contabil. Valorile stocurilor din gestiuni sunt reflectate n cteva conturi de stoc (301, 302, 345, 371, 381 etc.). contabilitate pe

La firme mai mari, gestiunile exist i practic, ele fiind de fapt depozitele existente, organizate att pe tipuri de articole, ct i n funcie de domeniile de activitate i de subuniti. La firmele mai mici sau noi, unde nu exist fizic depozite delimitate pentru diverse elemente din patrimoniu, exist totui - inevitabil - o departajare a stocurilor pe gestiuni la nivelul contabilitii. De aceea, i aceste firme au obligatoriu cteva din urmtoarele gestiuni: gestiuni de materiale, materiale de natura obiectelor de inventar, mrfuri cu ridicata, mrfuri cu amnuntul, produse finite, etc. Avnd n vedere c hMARFA execut att evidena ct i contabilitatea stocurilor, la toate implementrile programului hMARFA, deci la toate tipurile de firme, trebuie definite gestiunile specifice. "Pseudogestiuni" n afar de gestiunile de tipul celor amintite, care sunt gestiuni pentru stocuri, adic "gestiuni propriu-zise", n hMARFA pot fi necesare i "pseudogestiuni". 1) Astfel, pentru servicii i lucrri executate de firm pentru clieni, pentru ca ele s poat constitui obiectul unor ieiri (vnzri), trebuie ca aceste servicii i lucrri s existe ntr-o "gestiune de servicii" (servicii vndute). 2) O alt categorie de pseudogestiuni sunt "gestiunile de cheltuieli" (servicii cumprate). Ele se utilizeaz numai n cazul n care se dorete: obinerea unui jurnal de cumprri complet din program contabilizarea automat a tuturor documentelor de cumprare i plat evidena tuturor operaiilor de pli evidena tuturor cheltuielilor, pentru calculaia costurilor

Un serviciu prestat n beneficiul firmei de ctre o alt firm, respectiv un articol cumprat pentru firm, care nu va fi stocat, va fi preluat direct n conturile de cheltuieli (o factur de transport, un bon fiscal pentru benzin, o factur de curent electric etc.). Pentru ca documentul de cumprare s poat fi nregistrat, trebuie s existe o gestiune de destinaie. Aceast gestiune este o "gestiune de cheltuieli". Existnd mai multe conturi pe care se nregistreaz aceste cheltuieli, vor trebui s existe tot attea gestiuni de cheltuieli. Gestiunile sunt definite de utilizator n prima faz a implementrii. Pentru aceasta se va utiliza fiierul "Gestiuni", unde vor fi adugate toate 11

gestiunile pe care se va baza aplicaia. Alegerea codului gestiunii este la latitudinea utilizatorului. Denumirea gestiunii trebuie s reflecte clar scopul pentru care va fi utilizat, n aa fel nct i operatorul care va lucra n mod curent cu programul, s-i poat da seama cnd trebuie s o utilizeze. Menionm, c pentru a realiza un nivel calitativ mai ridicat al informaiei, se pot deschide noi gestiuni o dat ce se descoper posibilitile ascunse ale aplicaiei. Exemple: 1.) Firma DEMO SRL din avea urmtoarele gestiuni: exemplul artat la codificarea seciilor poate

Cod C G MA MR P S

Denumire Cheltuieli Materii prime si materiale Magazin cu amanuntul Depozit marfuri cu ridicata Produse finite Servicii prestate

2.) O firm de comer are dou depozite cu ridicata la Braov i un magazin cu amnuntul la Hrman. Ea poate s-i organizeze gestiunile n felul urmtor:

Cod MR1 MR2 MA1 G X604 X605 X611 X612 X623

Denumire Marfuri cu ridicata str. Mijlocie Marfuri cu ridicata str. Lunga Magazin cu amanuntul Harman Materiale si obiecte de inventar chelt. cu materiale nestocate chelt. cu energie si apa chelt. cu intretinere si rep. chelt. cu locatii de gest. si chirii chelt. protocol si reclama

2.2.3. Codificare parteneri Modificarea stocurilor de articole hMARFA numai pe baz de documente. n cadrul gestiunilor are loc n

Documentele au ntotdeauna doi poli: surs i destinaie. Altfel zis, documentele au doi parteneri: un expeditor i un destinatar. Unul dintre cei doi parteneri ai unui document de intrare sau ieire este n mod obligatoriu o gestiune a utilizatorului. Al doilea partener poate fi o firm (un furnizor sau un client) dar poate fi i o secie de producie sau de servicii din cadrul propriei firme. De asemenea, partenerul poate fi i o persoan fizic i o alt gestiune. Direcia micrii se exprim ntotdeauna din punctul de vedere al gestiunii. Dac gestiunea este destinatarul micrii, vorbim de o intrare, iar documentul prin care se realizeaz se numete document de intrare. Dac gestiunea este expeditorul micrii, vorbim de o ieire, iar documentul prin care se realizeaz se numete document de ieire.

12

n ambele cazuri partenerul gestiunii poate fi o alt firm sau poate fi un partener din interiorul firmei, adic o secie de producie, de servicii sau chiar o alt gestiune. n hMARFA, pentru a nregistra documente, trebuie s definii partenerii cu care gestiunile pot veni n coresponden, att prin documente de intrare, ct i prin documente de ieire. Evidena acestor parteneri este "Persoane", "Gestiuni" i "Sectii". n fiierul Firme firmelor client. se ine organizat n fiierele "Firme",

evidena att

a firmelor

furnizor ct i a

O societate care este i furnizor i client pentru gestionm cu hMARFA, este luat n eviden o singur dat.

firma pe

care o

O societate se va afla n postur de furnizor dac este partener pe un document de intrare (recepie) i se va afla n postur de client dac apare ca partener pe un document de ieire. Evidena partenerilor necesit o codificare corespunztoare a fiecrei firme, prin indicarea obligatorie a urmtoarelor date: - cod firm - iniiale (este de fapt numele cu care va apare firma respectiv pe toate documentele listate din hMARFA) - localitate - cod fiscal Celelalte informaii cerute de program cu ocazia introducerii unei firme, cum sunt numrul de la registrul comerului, telefonul, denumire banc, cont bancar etc. nu sunt obligatorii n prima etap, ele putnd fi completate i ulterior, cu ocazia dobndirii acestor informaii. Evidena analitic a furnizorilor i clienilor (facturi nepltite, fie, balane) se poate ine n hMARFA, n hCONT sau n amndou. Programul, la livrare, este parametrizat pentru a ine aceast eviden numai n hMARFA (n hCONT doar eviden sintetic), dar la implementare se poate opta i pentru evidena n hCONT. La codificare trebuie inut cont de cele de mai sus. Dac evidena analitic este numai n hMARFA, firmele se pot codifica oricum, chiar prin prescurtarea numelui. Dac se dorete, ca partenerii s apar analitic i n evidena contabil inut hCONT, atunci codificarea trebuie s fie riguroas, de preferat o codificare numeric, pentru a forma conturi analitice cu ajutorul codificrii firmelor. Considerm totui, c datele din hMARFA pot fi considerate ca eviden analitic, care furnizeaz datele analitice necesare pentru conturi sintetice din contabilitate. n acest caz, ajunge s se preia doar informaiile din conturile de nivel superior. Conturile analitice de clieni i de furnizori (dac se utilizeaz) pot fi construite de ctre program cu ajutorul codului firmei din fiierul Firme astfel: Dac firma "X SRL" a fost codificat cu codul "0125" n fiierul "Firme", analiticul corespunztor n contul de clieni va fi construit ca fiind "4111.1.0125" adic Client intern, firma X SRL. Dac aceast firm va apare i ca furnizor, deci pe un document de intrare (recepie), n contarea documentului respectiv se va utiliza contul "401.1.0125", adic Furnizor intern, firma X SRL.

13

2.2.4. Codificare documente

Prevederi legale Conform Ordinului 3512/27.11.08 privind formularele financiar-contabile, (MO 870bis/23.12.2008): Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale: - denumirea documentului; - denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care ntocmete documentul; - numrul documentului i data ntocmirii acestuia; - menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economicofinanciare (cnd este cazul); - coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; - datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate, dup caz; - numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz; - alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate. Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute de normele legale n vigoare. n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv: - forma juridic, - codul unic de nregistrare - capitalul social, dup caz. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel: - persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente; - fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie, dup caz, numr sau serie ce trebuie s fie secvenial(), stabilit() de societate. n alocarea numerelor se va ine cont de structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; - persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor emite proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere ori serii, dup caz, prin care se va meniona, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul sau seria de la care se emite primul document. Documentele contabile - jurnale, fie etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative, ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, trebuie s cuprind elemente cu privire la: - felul, numrul i data documentului justificativ; - sumele corespunztoare operaiunilor efectuate; - conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare; - semnturile pentru ntocmire i verificare, dup caz. Codificarea documentelor n hMARFA Documentele interne ale firmei, create n hMARFA vor fi codificate cu 6 cifre, caractere. Alegerea unui sistem de codificare adecvat, chiar din faza 14

de implementare, este foarte important. Recomandm elaborarea procedurii interne scrise i adaptarea aplicaiei hMARFA pentru a asigura o metod de numerotare care s satisfac necesitile. n hMARFA, pentru ca numrul de ordine (numr factur) s se incrementeze corect n toate cazurile, trebuie folosit i cmpul de "regim special" (cod lot i numr regim special). Se vor utiliza numere de ordine de cel mult 6 caractere, iar pentru ca numrul de ordine (numr factur) s se incrementeze corect n toate cazurile, trebuie folosite csuele de regim special (cod lot i numr regim special). Recomandm ca n "numr regim special" s nscriei tot numrul de ordine, iar lotul/seria s fie identificatorul intervalului. Programul, la crearea primelor documente, propune forma aannnn, adic primele 2 caractere s fie ultimele 2 caractere ale anului, iar urmtoarele 4 un numr de ordine: 110001, 120001, 110002, ..., 120002, .... 110687,- pt.anul 2011 - pt.anul 2012 etc.

Dac se utilizeaz mai multe jurnale, pentru ca programul s incrementeze automat numrul de ordine, trebuie alese plaje de valori pentru fiecare jurnal, de exemplu: jurnal 1: jurnal jurnal jurnal 100001 - 103000, 2: 103001 - 108000, 3: 108001 - 10A000, 4: 10A001 - 10B000, ...

La recepii, deoarece numrul de recepie este unic n cadrul bazei de date (firmei), alegerea cea mai comod a plajei pentru numere de recepie se poate face atribuind o cifr, un caracter la fiecare jurnal: MRIM MRIX MRM1 MRM2 MRP MRS : : : : : : aa0001 aaX001 aaA001 aaC001 aaP001 aaS000 aa9999, aaX999, aaB999, aaC999, aaP999, aaS999, ...

La ieiri trebuie alese dou sisteme de codificare pentru documente: - pentru documentele din MVF i MVR numrul unic n cadrul bazei de date (firmei): facturi: aa0001 - aa9999 avize : aaA001 BVINZ : aaB001 - la documentele de ieire se poate acorda un numr mai lung n cmpul Numr regim special, de 3 + 12 caractere. n cmpul de 3 caractere se poate nscrie de exemplu codul blocului de factur sau alt numr atribuit prin sistemul intern de numerotare. - pentru documentele interne din MVI separat pentru fiecare tip document: BCM TBCA : aa0001 - ... : aa0001 - ... se poate alege sistem de numerotare documentelor trebuie s fie

Totui i aici recomandm alegerea unor plaje de numere: BCM TBCA : aaM001 - ... : aaT001 - ...

La firme mai mari documentul primar BCM se completeaz manual la fiecare secie. n acest caz, plajele trebuie alese pe secii, pentru ca la 15

introducerea n hMARFA s nu se suprapun numerele. La ncasri i pli alegei dou sisteme de numerotare: pentru file, extrase i pentru documente, ca ordin de plat, chitan etc. Numerotarea filelor este independent n cadrul fiecrui jurnal, dar recomandm alegerea unor plaje mcar n cadrul fiecrui tip de jurnal n aa fel nct nregistrrile contabile generate s conin date privind jurnalul din care provin: MICL : MICV1: MICV2: MIBL1: MIBL2: MIBV1: MIBV2: MIT1 : MIT2 : MIX : aa0001 aa1001 aa2001 aa1001 aa2001 aaA001 aaB001 aa1001 aa2001 aaX001 aa0999 aa1999 aa2999 aa1999 aa2999 aaA999 aaB999 aa1999 aa2999 aaX999 ncasare i plat cu numerotare intern se pot

Pentru documentele de alege coduri mai lungi: chitan : dispoziie de ncasare: dispoziie de plat : ordin de plat :

CHaa0001 DPaa0001 DIaa0001 OPaa0001

Plajele de valori alese pot fi nscrise n procedura de numerotare, dar pentru a fi la ndemn i n hMARFA.not (<Ctrl F1>). Numerele interne vor fi cresctoare i vor fi atribuite conform procedurii de codificare stabilite. Recomandm utilizarea acestor numere interne, care pot fi concepute i ca un numr de nregistrare al documentului n evidena firmei. De exemplu, documentele pot fi ndosariate n ordinea cresctoare a a acestui numr intern pentru regsire mai uoar. n plus, numai aa putem fi siguri, c am legat la dosar toate documentele emise (mai ales dac se utilizeaz mai multe blocuri de documente simultan). Pentru urmrirea intervalului de numere atribuite, trebuie introduse n eviden chiar i documentele anulate (acestea pot fi fr rnduri) pentru a se asigura continuitatea intervalului. La intrarea unor blocuri de documente pretiprite se poate atribui i un numr de lot format din 2-3 cifre sau litere (xxx), astfel ca un lot s fie un interval continuu de numere. La recepiile ulterioare se vor atribui numere de lot consecutive. Acest numr de lot se poate nscrie i pe coperta pachetului/blocului de formular, fiind identificatorul intern al lotului. Dac lotul achiziionat conine mai multe pachete/blocuri, atunci se atribuie xxx/1, xxx/2, ..., unde 1,2,... sunt numerele de blocuri consecutive. Blocurile de documente achiziionate se pot recepiona pe stoc cu o not de intrare-recepie. Ieirile ctre utilizatori se pot face cu ajutorul bonului de consum, care poate fi numerotat diferit de cel uzual, de exemplu numrul poate s nceap cu F... n textul liber al bonului de consum se poate nscrie numrul lotului, al blocului al setului de formulare respectiv, intervalul de numere, numele persoanei care semneaz pentru preluare etc. Astfel, se poate verifica i stocul disponibil. Documentele pot fi create, gestionate n urmtoarele moduri n hMARFA:

- documentele sunt create n hMARFA i se listeaz pe hrtie alb - datele sunt introduse direct n hMARFA i se listeaz pe formularul pretiprit - formularele sunt completate manual i se introduc ulterior n hMARFA - sistem mixt din cele 3 modaliti de mai sus. 16

Documentele pentru care rubrica Regim special este completat nu pot fi terse, numai dac sunt ultimele n intervalul de regim special de care aparin.

De exemplu, dac exist facturile din 2 blocuri diferite: Tip Nr.fac Bloc Reg.special ------------------------------TFAC 090010 01 AFA0010056 TFAC 090013 01 AFA0010057 TFAC 090014 01 AFA0010058 TFAC 090011 TFAC 090012 02 02 BFA0212001 BFA0212002,

atunci facturile AFA0010056, AFA0010057 i BFA0212001 nu pot fi terse. n exemplu numai facturile AFA 0010058, BFA 0212002 pot fi terse, fiind ultimele n intervalul de regim special de care aparin. Exemplu de numerotare a documentelor n hMARFA -----------------------------------------------------------------------Nr. "Regim special" Observatii document Lot/ Numar serie -----------------------------------------------------------------------F00001 F0 F00001 Facturi ntocmite la calculator F00002 F0 F00002 ... ... E10001 E1 E10001 Facturi ntocmite manual, primul bloc E10002 E1 E10002 Facturi agent 1/punct de lucru 1 ... ... E10050 E1 E10050 E10051 E1 E10051 al doilea bloc ... ... E20001 E2 E20001 Facturi agent 2/punct de lucru 2 E20002 E2 E20002 ... ... A00001 A0 A00001 Avize de nsoire marf A00002 A0 A00002 ... ... n acest caz primul caracter identific tipul de document: F - facturi ntocmite la calculator, E - facturi ntocmite manual (blocuri de 50 file), A - avize de nsoire marf. Al doilea caracter identific intervalul sau locul unde se ntocmete documentul: 0 - la sediu, 1 - agent 1/punct de lucru 1, 2 - agent 2/punct de lucru 2, Urmtoarele caractere reprezint numrul de ordine n cadrul intervalului.

2.3. Organizarea articolelor pe grupe

Elementele gestionate cu programul hMARFA poart denumirea generic de articole. Ele pot fi de mai multe tipuri: mrfuri (M) produse finite (P) materiale (G) obiecte de inventar (O) ambalaje (A) servicii (S) etc. 17

Gruparea articolelor devine necesar n mai multe situaii: a) dac ntr-o singur gestiune inem evidena a mai multor tipuri de articole (de exemplu materii prime, materiale auxiliare, obiecte de inventar etc.), adic articole cu cont sintetic distinct. De exemplu, dac n aceeai gestiune de materiale inem evidena att a materiilor prime (cont 301), ct i a materialelor consumabile (conturile 3021 - 3028), obiectelor de inventar (303) i ambalajelor, trebuie s definim grupe pentru fiecare tip. Alegerea codului grupelor este exemplificare artm o soluie: la latitudinea utilizatorului, dar pentru

GC1 Materiale auxiliare GC2 Combustibili GC3 Materiale pentru ambalat GC4 Piese de schimb GC8 Alte materiale consumabile GP Materii prime MA1 Mrfuri alimentare MA2 Mrfuri - igri, buturi MN Mrfuri nealimentare P Produse finite S Servicii O Obiecte de inventar AMB (ambalaje) n aceast codificare prima liter reflect chiar tipul articolului. Grupa MA2 a fost definit pentru a urmri un scop precis - n cazul nostru se poate evidenia baza de calcul pentru Contribuia la Fondul special pentru sntate datorat de vnztorii de produse duntoare sntii. b) dac n cadrul aceluiai conturi analitice distincte. tip de articole n aceeai gestiune avem

De exemplu, dac ntr-o singur gestiune de produse finite avem conturile 345.01 pentru sortimentele de mas i 345.02 pentru sortimentele de scaune, putem defini grupele: P-MASA (mese) P-SCAU (scaune) c) n situaiile n care nu este necesar s urmrim n contabilitate grupele de articole pe conturi distincte, dar totui dorim s obinem rapoarte. De exemplu, dac la o unitate de vnzri cu ridicata dorim s urmrim valoarea stocurilor sau totalul cantitilor intrate i ieite lunar pe grupe de mrfuri, vom defini grupele: ALI (alimente) CAF (cafea) COS (cosmetice) DET (detergeni) TIG (igri) BAU (buturi) DUL (dulciuri) CON (conserve) ALT (alte mrfuri industriale) etc. de vnzare este format cu cot de adaos diferit pe grupe

d) dac preul de articole.

18

Definirea grupelor se execut n faza de implementare, n fiierul "Grupe de articole". Apartenena unui articol la o grup din nomenclatorul de articole se indic la introducerea articolelor n nomenclator. Observaie. n situaiile de la punctele a) i b) legtura ntre gestiune, grup i conturile aferente trebuie s fie indicat n fiierul "Functii de conturi".

2.4. Definirea articolelor gestionate n hMARFA

Gestiunile cuprind stocuri formate din articole. Articolele pot ajunge n gestiuni numai prin recepii (intrri). Pentru ca aceste articole s poat fi indicate pe documentul de recepie (intrare), ele trebuie s aib n prealabil un cod i o denumire. n hMARFA, evidena articolelor dup coduri i denumiri, se ine ntr-un fiier denumit Nomenclator de articole. Informaiile pe care trebuie s le indicm n momentul cnd definim un nou articol n nomenclator nu conin informaia Tip articol (material, marf, produs etc.) i nici informaii de pre din urmtoarele motive: - un bun material sau un serviciu poate fi cumprat sau produs de firm i utilizat n diverse scopuri (pentru vnzare, pentru consum etc.). Numai n momentul n care intr n patrimoniu, deci ntr-o gestiune, se poate decide ce reprezint pentru firm acel articol (materie prim, material auxiliar, marf cu ridicata, marf cu amnuntul, ambalaj, obiect de inventar, serviciu, produs finit al firmei etc.). - n mod asemntor, preul cu care circul n comer sau preul cu care producem un bun material, nu este nici el n prealabil cunoscut. De aceea spunem c nici preul de achiziie sau de producie nu sunt informaii de nomenclator. Preurile articolelor se vor comunica tot cu ocazia introducerii acestora n gestiuni prin documente de intrare (recepii). Rezult deci, c n hMARFA nu suntem obligai s dm coduri diferite pentru unul i acelai articol dac l recepionm cu preuri diferite sau pe conturi diferite. Ceea ce se indic obligatoriu i cu grij cu ocazia definirii articolului n nomenclator, deci nainte de intrarea n patrimoniu (n gestiune) sunt urmtoarele elemente: - codul articolului - denumirea articolului - unitatea de msur (n care se vor indica cu ocazia intrrii n gestiune cantitile i preul unitar) - grupa de articole de care aparine, dac articolele sunt grupate - taxa vamal - dac este cazul - cota de TVA n nomenclatorul de articole se mai pot preciza i descrierea detaliat a articolului; precum i un pre de livrare, care se poate utiliza la listarea unui catalog de preuri. Alegerea ordinii de mrime la uniti de msur La unele articole putem alege dintre mai multe ordine de mrime la unitatea de msur. De exemplu: ntre hl, l, dl, cl, ml sau ntre km, m, cm, mm sau ntre t, kg, g, mg sau ntre buci, mii buci etc. La alegere luai n considerare ordinul de mrime la cantitile din loturile de intrare/ ieire i ordinul de mrime la preul/unitate de msur. Dac vindei articolul respectiv, alegei varianta adecvat, favorabil pentru facturare. 19

De exemplu: - dac cumprai 100.200.345 de uruburi cu pre unitar 500 lei, cantitatea depete limitele admise de hMARFA. Facei recepia n mii buci (100.200,345 mii x 500.000 lei/mii buci). - dac cumprai ciment i UM pe factura furnizorului este Tone, dar vindei cimentul la KG, facei recepia n KG. - dac vindei cimentul numai la saci de 50 kg, creai un articol cu denumirea "Ciment (sac 50 kg)" cu Um=SAC i facei recepia cu aceast unitate de mur.

2.5. Contul i preul contabil al unui articol din stoc

Funcii de conturi Aa cum am artat, n nomenclator articolele nu au nici pre, nici cantitate, nici cont contabil. Aceste informaii se ataeaz n momentul cnd se constituie un stoc din respectivul articol. O astfel de nregistrare de stoc se numete lot de intrare sau lot de stoc. La fiecare recepie, pentru fiecare rnd al documentului de recepie se creeaz un lot de intrare (stoc). Pentru ca programul s poat crea un nou lot de stoc dintr-un anumit articol ntr-o anumit gestiune cu ocazia introducerii unei recepii, este necesar ca: - gestiunea s fie definit (introdus) la "Gestiuni"

- articolul s fie definit (introdus) n "Nomenclator de articole" - s avem un "Tip de document" de intrare corespunztor

Tipurile de documente le gsii gata definite de la instalarea programului. De exemplu, la recepii de materiale sau mrfuri en-gros din comerul intern se folosete tipul de document NIRI. - al doilea partener al documentului s fie definit (introdus) n "Firme" sau "Sectii". De exemplu, partenerul expeditor al tipului de document NIRI este o firm, deci n "Firme" trebuie s avem introdus firma de la care recepionm. - n fiierul "Functii de conturi" s fie definit (introdus) descrierea contului de stoc al gestiunii respective. La ultima condiie distingem dou situaii: a) n respectiva gestiune se ine evidena unui deci a unui singur cont de stoc din contabilitate. singur tip de articol,

b) n gestiunea respectiv se ine evidena a mai multor tipuri de articole (materiale, mrfuri, produse etc.), deci evidena a mai multor conturi de stoc din contabilitate. n cazul a) "Functii de conturi" trebuie s conin un singur rnd pentru respectiva gestiune, fr specificarea unei grupe de articole. n cazul b) "Functii de conturi" trebuie s conin pentru gestiunea respectiv mai multe rnduri. Pentru fiecare cont va trebui s existe un rnd distinct n care, alturi de codul gestiunii trebuie specificat codul grupei. Un astfel de rnd definete pentru o pereche (gestiune + grup), patru conturi eseniale. Primele dou se folosesc la contarea automat a documentelor de intrare, pe cnd ultimele dou la contarea automat a 20

documentelor de ieire. Deasemenea, rndul mai marf (M), produs (P) etc. definete i tipul articolului: material (G),

- contul de intrare (stoc) este acel cont pe care vor fi nregistrate valorile loturilor la articolele recepionate n gestiunea respectiv, dac articolul aparine acelei grupe. - contul de diferen este acel cont pe care vor fi nregistrate la recepie diferenele ntre valoarea loturilor recepionate pe stoc i valoarea de pe factura furnizorului (fr TVA). Acest cont de diferen mai are i o funcie de control - n cazul cnd dup operaia Contare automat pe acest cont s-au contabilizat valori semnificative, nseamn, c s-a greit la completarea recepiei. - contul de ieire (venit) este contul folosit pentru nregistrarea venitului aferent vnzrilor din lotul respectiv (articole din grupa respectiv i din gestiunea respectiv). - contul de descrcare este utilizat tot la contarea documentelor de ieire, pentru a se obine nregistrarea contabil de descrcare a gestiunii aferent ieirii n consum sau la vnzare din lotul respectiv. Aceste definiii trebuie introduse de utilizator n "funcii de conturi" mpreun cu furnizorul n faza de implementare i vor fi utilizate n continuare de program pentru evidenele contabile executate automat. Exemplu: O firm are urmtoarea structur: - dou depozite distincte de mrfuri cu ridicata - un magazin cu amnuntul - un depozit central de materii prime i materiale, ambalaje i obiecte de inventar - un depozit comun de produse finite Contabilitatea este organizat astfel: Stocuri: - mrfuri cu ridicata - depozitul nr. 1 - depozitul nr. 2 - pe contul - pe contul - pe contul 371.1 371.1.01 371.1.02

- mrfurile din magazinul cu amnuntul pe contul 371.2 - produse - pe contul 345 - mese - pe contul 345.01 - scaune - pe contul 345.02 - materii prime - pe contul 301 - materiale consumabile - pe conturile 3021, 3022, 3024 i 3028 - ambalaje - pe contul 381 - obiecte de inventar n depozit - pe contul 303 Venituri: - din comer cu ridicata sau cu amnuntul - pe contul 707 - din producie - pe contul 701 - din lucrri i servicii - pe contul 704 - din care: transportul pe 704.01 lucrrile de reparaii pe 704.02 Cheltuieli: - cu mrfurile pe contul 607 - cu materii prime i materiale pe 601, 6021, 6022, 6024 i 6028 21

- cu materiale nestocate, cu energie i ap respectiv ntreinere i reparaii pe conturile 604, 605, 611

cu

Se

vor

defini MR1 MR2 MA1 G P -

gestiunile: depozitul nr. 1 depozitul nr. 2 magazin cu amnunutul depozit materiale, etc. depozit produse finite

i "pseudogestiunile": S1 S2 X604 X605 X611 servicii de transport reparaii pt. teri materiale nestocate energie i ap reparaii

n gestiunile MR1, MR2, G, S1, S2, X604, X605, X611 vor exista intrri numai pe cte un singur cont, deci vom crea numai cte un singur rnd n funcii de conturi pentru ele. Nu este necesar utilizarea grupelor, deci grupa va rmne necompletat:

Gest. MR1 MR2 MA1 S1 S2 X604 X605 X611

Grupa

Tip Art. MR MR MA S S C C C

ContI 371.1.01 371.1.02 371.2

ContId 378.1 378.1 378.2

ContE 707 707 707 704.01 704.02

ContEd 607 607 607

604 605 611

604 605 611

n gestiunile P i G vor exista stocuri pe mai multe conturi, deci n funcii de conturi aceste gestiuni trebuie introduse de attea ori, cte conturi pot avea. Este necesar utilizarea grupelor. Se vor defini grupele: MASA i SCAU pentru cele dou conturi distincte din gestiunea G-PRO i grupele G-PRI, G-AUX, G-CMB, G-PSC, G-ALT, A-AMB i O-OBI pentru cele apte conturi de stoc din gestiunea MAT. Se introduc n Funcii de conturi rndurile:

Gest. P P G G G G G G G

Grupa MASA SCAU G-PRI G-AUX G-CMB G-PSC G-ALT A-AMB O-OBI

Tip Art. P P GP GC GC GC GC A O

ContI 345.01 345.02 301 3021 3022 3024 3028 381 303

ContId 348 348 308 308 308 308 308 388 308

ContE 701 701

ContEd 711 711 601 6021 6022 6024 6028 608 603

708

n acest fel, de exemplu, orice intrare de materii prime va fi contat pe contul 301, orice diferen de pre pe contul 308, iar n cazul ieirilor se 22

va efectua descrcarea gestiunii prin contului 301.

debitarea contului 601

i creditarea

Este important de reinut ordinea operaiilor care trebuie efectuate la adugarea de noi articole : 1. Dac articolul respectiv nu se ncadreaz n Grupele de articole existente, i se creaz grup nou cu o codificare corespunztoare. 2. Se introduce articolul respectiv corespunztoare. n Nomenclatorul de articole, la grupa

3. Se caut, dac la Gestiuni este recepiona articolul respectiv.

definit

gestiune unde se poate

4. Parcurgem Funcii de conturi, s vedem, dac la gestiunea respectiv avem definite conturile necesare pentru operaiile de efectuat cu articolul respectiv. 5. n cazul n care dorim s ntocmim un document de ieire referitor la acel articol, mai nti trebuie s-i ntocmim un document de intrare ntr-o gestiune i recepia s fie validat. 6. Dup aceste operaii articolul va fi disponibil lotul ca disponibil n fereastra de ajutor rndurilor documentului de ieire. nregistrri contabile cantitative sau n valut n cazul n care n aplicaia hCONT se fac i nregistrri contabile cantitative paralel cu cele valorice, programul ofer i aceast facilitate, prin posibilitatea crerii de conturi cantitative pe lng cele valorice. Contul cantitativ are urmtoarea structur: - primele 11 caractere : simbolul contului - urmtoarele 3 caractere: unitatea de msur Ex: "345.01.12 " - 11 car. "345.01.12 KG " - 14 car. sau: "5124.01. "5124.01. pentru ieire i apare cu ocazia completrii

" USD"

- cont bancar valut- n lei - cont bancar valut- n dolari

2.6. Metode de evaluare aplicabile n hMARFA, preul contabil

n hMARFA evidena stocurilor este inut pe loturi. Lotul (de intrare, de stoc sau de ieire), reprezint o anumit cantitate de mrfuri, produse, servicii sau alte subiecte de acelai fel a cror eviden se realizeaz cu ajutorul aplicaiei, care au intrat/ieit cu acelai document, n aceeai gestiune (pe ecran se pot vedea pe un singur rnd). Metodele de eviden i evaluare difer n funcie de natura stocului:

Tip articol

Inventar

Contab.analitica a stocurilor

Evaluare -------------------------------La intrare La iesire pret prestabilit(345) pret achizitie(301,302) LIFO,FIFO pret achizitie(371) LIFO,FIFO pret achizitie= pret vanzare(371)adaos comercial(378)TVA neexigibila(4428) 23

Produse Materiale Mf.ridicata Mf.amanunt

permanent permanent permanent permanent

cant-valoric cant-valoric cant-valoric global-valoric

Preul cu care sunt nregistrate loturile la intrare n gestiune i n contabilitate pe conturile de stocuri, indiferent de modul lor de formare, l vom numi n mod unitar pre contabil. n terminologia hMARFA n loc de pre de achiziie (n sensul normelor contabile) utilizm termenul de pre de nregistrare (din motive de compatibilitate cu versiunile mai vechi ale programului). La produse recomandm metoda de evaluare cu pre prestabilit. Acest pre se nscrie n bonul de predare producie, iar diferena de pre (pre efectiv - pre prestabilit) se calculeaz dup nchiderea contabilitii de gestiune n cadrul programului de contabilitate utilizat. La mrfuri cu amnuntul folosim metoda valoric. Mrfurile se in pe contul 371.2 la pre de vnzare cu amnuntul (inclusiv TVA). Aceast metod respect principiul nregistrrii la pre de achiziie, deoarece valoarea bilanier a mrfurilor cu amnuntul este la pre de achiziie, adic: pre de vnzare cu (-)adaosul comercial (-)TVA neexigibil = pre de achiziie amnuntul (inclusiv TVA) (371.2) (378.2) (4428.2)

La celelalte tipuri de articole: mrfuri cu ridicata, materiale etc. recomandm utilizarea preului de achiziie. La livrare, aplicaia contabile recomandate mai modifica. este sus, parametrizat s lucreze cu preurile dar dac este necesar, acestea se pot

2.7. Adaos comercial, pre de vnzare

Pre cu ridicata: Preurile cu ridicata sunt determinate de nivelul costurilor de producie dimensionate n funcie de parametrii tehnici, constructivi i funcionali i de alte caracteristici de calitate ale produselor, de condiia de livrare (franco, ambalaj) a acestora. La import: preul cu ridicata de aprovizionare se formeaz pe baza preului extern, n condiiile de livrare franco-frontier romn, transformat n lei la cursul de schimb utilizat. Adaos comercial cu ridicata: Adaosul comercial cu ridicata poate fi stabilit n mrime procentual sau n sum fix, ca diferen ntre preul negociat cu beneficiarii i preul cu ridicata la care s-a aprovizionat societatea comercial cu ridicata. La import: adaosul comercial acoper: cheltuieli de desfacere, comisionul societii comerciale de export-import intermediare i cota de profit. La comer cu ridicata: pentru livrri din depozite, baze de aprovizionare i alte asemenea, intermediarii au dreptul la adaos comercial cu ridicata. La producie: pentru livrri din depozitele productorului nu se justific aplicarea unui adaos comercial. Pre cu amnuntul: Pentru vnzarea de mrfuri prin magazine cu amnuntul, indiferent de cantitatea vndut unui cumprtor, se aplic preuri cu amnuntul care conin adaos comercial cu amnuntul. Adaos comercial cu amnuntul: Adaosul comercial cu amnuntul poate fi stabilit n mrime procentual sau n sum fix, ca diferen ntre preul practicat la amnunt (fr TVA) i preul cu ridicata la care s-a aprovizionat vnztorul cu amnuntul.

24

Cum sunt utilizate aceste noiuni n hMARFA ? Pre iniial (PuInit) este n mod uniform baza la care se aplic adaosul comercial (pre cu ridicata de achiziie la mrfuri i pre cu ridicata de livrare la produse). Se va utiliza termenul de pre iniial n loc de pre cu ridicata din motive de compatibilitate cu versiunile mai vechi.

La livrare, aplicaia este parametrizat astfel: - la bunurile achiziionate (import sau intern) preul iniial este preul de nregistrare (achiziie). - la bunurile produse preul iniial este preul de livrare. Aceste sensuri se pot modifica prin reparametrizarea aplicaiei. Observaie. Dac cheltuielile (ex. comision) nu se includ n preul cu ridicata: - fie nu se nscriu n preambulul recepiei - fie nu se repartizeaz automat pe loturi (este realizabil prin reparametrizare) n hMARFA pentru preul practicat la vnzare utilizm doi termeni: - pre livrare este preul fr TVA, iar - pre vnzare este preul inclusiv TVA. Aceste sensuri sunt valabile la recepii, la loturi de stoc (PuLivCat i PuVinzCat) i la ieirile cu parametrii altv (l-PuLiv i v-PuVinz). La ieirile cu ali parametrii sensul variabilelor PuLiv i PuVinz este dat la implementare i nu coincide neaprat cu cele de mai sus.

2.8. Contabilitatea de gestiune n hMARFA

Avantajul organizrii contabilitii de gestiune cu ajutorul programului hMARFA este, c n momentul introducerii sau crerii tuturor documentelor n program se realizeaz n paralel i contarea acestora, att n contabilitatea financiar, ct i n cea de gestiune (dac se implementeaz). Organizare Centrele de cheltuieli sunt identificate n contabilitatea de gestiune prin conturi de colectare cheltuieli. Aceste centre, numite i locuri de cheltuieli n aplicaia hMARFA pot fi identificate prin gestiuni specifice, astfel:

Cod C1.1 C1.2 C2 C3 C4 C5 -

Denumire

gestiune

Cont 921.1 921.2 922 923 924 925

cheltuieli directe producie cheltuieli directe servicii cheltuieli activiti auxiliare cheltuieli indirecte cheltuieli de administraie cheltuieli de desfacere

n mod firesc, unitile de producie cu organizare pe mai multe secii, activiti auxiliare, etc., vor folosi conturi analitice corespunztoare. Felul cheltuielii hMARFA, care definete financiar. Grupele de se identific cu grupe de articole specifice n de fapt contul de cheltuieli din contabilitatea mai jos sunt date spre exemplificare, pentru fiecare 25

cont de cheltuieli din contabilitatea financiar existnd posibilitatea de a deschide o grup de articole cu codificarea dorit.

Cod M-PRIM M-CONS C-ALTM C-ENER C-REPA C-RECL C-ALTS -

Denumire grupa materii prime materiale consumabile cheltuieli materiale nestocate cheltuieli energie cheltuieli reparaii cheltuieli reclam cheltuieli alte servicii ................

Cont 601 602 604 605 611 623 628

Dup definirea centrelor de cheltuieli i cheltuieli, trebuie ca n Funcii de conturi legtur dintre ele. Funcii de conturi:

a diferitelor feluri de s stabilim relaiile de

Cent C1.1 C1.1 C1.1 C1.2 C1.2 C3 C3 C3 C3 C4 C4 C5

Grupa M-PRIM M-CONS M-ALTM M-CONS M-ALTM C-ALTM C-ALTS C-ENER C-REPA M-CONS C-ALTS C-RECL

ContI 601 602 604 602 604 604 628 605 611 602 628 623

GestI 921.1 921.1 921.1 921.2 921.2 923 923 923 923 924 924 925

GestId 901 901 901 901 901 901 901 901 901 901 901 901

Observatii

pt. producie

pt. servicii

pt. chelt. indirecte

pt. administraie

pt. desfacere

n acest fel se pot exclude unele erori de operare, cum ar fi de exemplu consumul de materii prime pentru activiti administrative, etc. Operaii: n contabilitatea de gestiune se execut operaii de colectare (cheltuieli si producie) pe parcursul lunii i de nchidere la sfritul lunii: n cursul lunii: colectare consum i cheltuieli: NIR: contab. financiar contab. gestiune BCM: contab. financiar contab. gestiune obinere produse,servicii BPP: contab. financiar : (BCM, NIR, NC..) 6.. 9.. 6.. 9.. = 401 = 901 = 3.. = 901 pre nregistrare*cantit pre nregistrare*cantit pre nregistrare*cantit pre nregistrare*cantit

(BPP, BPS) 345 = 711 26 pre prestabilit*cantit

contab. gestiune BPS: contab. financiar contab. gestiune

931.1 = 902.1 = 931.2 = 902.2

pre prestabilit*cantit 0 tarif prestabilit*cantit

La

sfritul lunii:

- dup introducerea i crearea tuturor documentelor pe care le utilizm n program, se execut operaia Contare automat pentru luna pe care dorim s-o nchidem - se import datele n programul hCONT n jurnalele corespunztoare, dup care se trece (n programul de contabilitate!) la: - nchiderea pre - se preiau diferenele de pre pentru producia stocat (348=711), dup care se calculeaz diferenele pentru producia livrat (711=348). La fel se procedeaz i la servicii, utilizndu-se contul 712. - se nchid conturile de cheltuieli i venituri Atenie! n cazul n care dup importul datelor observm ceva de corectat ntr-o nregistrare obinut din hMARFA, trebuie s corectm documentul justificativ din hMARFA i s relum operaiile de Contare automat i apoi importul n programul de contabilitate, inclusiv operaia de ncrcare n hCONT. Schema unei societi comerciale, aa cum poate fi tratat n hMARFA: contabilitii de gestiune i se stabilesc diferenele de

Fig. 2.1.

2.9. Stabilirea scadenei de plat/ncasare

Scadena se trateaz conin parametrul "s". numai pentru tipurile de documente care n machet

n aplicaie exist 3 modaliti pentru calculul scadenei: - automat la completarea documentului, - manual de ctre utilizator la editarea documentului, - calcul automat n timpul validrii. n situaia n care data scadenei se calculeaz automat, fr intervenia manual a operatorului, se poate folosi "(s)", care determin afiarea datei scadenei, ns nu admite modificarea ei.

27

La completarea documentului, data scadenei se calculeaz automat pe baza datei din documentul de baz i a datei stabilite n Funcii numerice: - Scaden clieni - scadena nscris nseamn numrul de zile n care utilizatorul aplicaiei solicit de regul ncasarea propriilor facturi. Acest lucru se poate stabili ca o regul general, ns la ntocmirea facturilor se poate suprascrie scadena implicit pe baza celor convenite cu partenerul comercial. - Scaden furnizori - servete ca regul general pentru furnizorilor, sunt valabile cele descrise anterior. Celelalte funcii se utilizeaz astfel: - Intervale zile de ntrziere la facturi nepltite - prin Modificare se poate seta pentru nevoile utilizatorului, astfel: se pot stabili attea intervale cte intereseaz pentru analiza datelor, iar informaiile astfel obinute se pot lista. La cota fix se introduc numerele 1,....,n care nseamn numrul de ordine al coloanei n lista definit de noi. La limita inferioar se introduc numere cu 1 zi mai mari dect pentru intervalul definit anterior. Dac limita superioar a ultimului interval se completeaz cu 99999 (care nu se va tipri n list), atunci acolo se grupeaz toate facturile cu ntrzieri foarte mari (n funcie de intervalul definit anterior). De exemplu: plata

Limita inferioar 0 31 61 366

Limita superioar 30 60 365 99999

Cota fix 1 2 3 4

Semnificaia col.1-facturi col.2-facturi col.3-facturi col.4-facturi ntrziate ntrziate ntrziate ntrziate pn la 1 lun pn la 2 luni pn la 1 an mai mult de 1 an

- Intervale zile n cazul precedent.

de ntrziere la facturi nencasate

- se procedeaz ca

Pentru sumele nepltite/nencasate la scaden servesc listele: - intrri: Facturi scadente-lei i Facturi scadente-valut; - ieiri: Facturi scadente-lei i Facturi scadente-valut. Listele de mai sus servesc i ca document justificativ la completarea Datelor informative din situaiile financiare. Dac dorii s tiprii data scadenei pe factur, trebuie s v adresai furnizorului aplicaiei.

2.10. Urmrire pli impozite, contribuii

n forma livrat exist n fiierul Firme o serie de "firme" create pentru evidena datoriilor societii ctre diverse bugete, sub forma impozitelor, taxelor, contribuiilor etc. n cazul n care se organizeaz acest sistem de eviden, la "firme" se mai pot aduga eventual i altele.

Se recomand, ca pentru a aprea una dup alta i la nceputul listei de firme, codul acestor "firme" s nceap cu semnul "%". De exemplu:

28

Cod %AUTO %CLADIR %DIVID %IVENIT %UBASFS %UBS %TVA

Firma TAXA MIJLOACE DE TRANSPORT IMPOZIT CLADIRI IMPOZIT DIVIDENDE IMPOZIT VENIT-SALARIATI BUGET ASIG.SOCIALE SI FD.SPEC. BUGET DE STAT TAXA PE VALOAREA ADAUGATA etc.

La tip se nscrie "T" - Conturi de trezorerie. n Cont datorie se nscrie contul contabil utilizat pentru evidena respectivei obligaii. Dat fiind plata mai multor obligaii n contul unic, la %UBASFS i %UBS se trece cont datorie 581.5 -Incasari/plati de clarificat (hMARFA). Astfel, de exemplu la plata cu acelai ordin de plat a impozitului pe profit i a impozitului pe venit vom avea contarea: 581.5 = 5121 1000 lei

n hCONT va trebui s repartizm sumele n baza declaraiei: % 444 4411 = 581.5 1000 lei 400 lei 600 lei

Dac se dorete, se pot crea mai multe "Firme", pe fiecare tip de contribuie salarial n parte, n acest caz se pot nscrie conturile de obligaii pentru fiecare. La aceast metod ns, ordinul de plat n cont unic se nscrie n ncasri i pli pe attea rnduri, cte contribuii s-au pltit cu acel ordin. Exemplu de "Firme": %ACC %CAS/1 %CAS/2 %CASS/1 %CASS/2 %CCI %FGS %IVENIT %SOMA/1 %SOMA/2 ACC -ANGAJATOR CAS -ANGAJATOR CAS -ASIGURATI CASS -ANGAJATOR CASS -ASIGURATI CONCEDII SI INDEMNIZ. FOND GARANTARE IMPOZIT VENIT-SALARIATI SOMAJ-ANGAJATOR-3% SOMAJ-ASIGURATI-1% etc.

Se poate imagina o eviden i mai complex a impozitelor, pe scadene, fcndu-se "recepii" lunare pentru fiecare tip de impozit, cu evidenierea scadenei lor. Pe baza acestora, contabilul i poate organiza un scadenar al plilor. Pentru urmrire ulterioar se pot extrage n acest caz fie "furnizori" cu recepia, scadena i documentul de plat, util de exemplu n cazul controalelor i confruntrilor cu organele fiscale. Utiliznd aceast soluie, de exemplu un contabil extern poate lsa lista tuturor obligaiilor de plat de ctre societate.

2.11. Stocuri i solduri iniiale

La implementare soldurile/stocurile trebuie s fie cunoscute i trebuie introduse n hMARFA. La furnizori i clieni interni se poate opta pentru introducerea soldurilor pe facturi sau pe partener. Soluia aleas poate s difere i n funcie de volumul datelor de introdus. 29

Numerele documentelor prin care se introduc soldurile trebuie s fie n concordan cu sistemul de codificare ales pentru documente, deci n fiecare jurnal trebuie s fie mai "mici" dect primul document propriu-zis. Dac soldul se poate introduce printr-un singur document, numrul poate s fie de forma: aax000, iar dac sunt mai multe documente, atunci codul de an s fie mai mic dect anul implementrii: 11xnnn, dac anul implementrii este 2011. Data documentelor prin care se introduc soldurile trebuie s fie anterioar lunii iniiale! Fixai luna curent (Contab./Luna curent) la luna precedent lunii iniiale, iar dac sunt documente de introdus pentru alte luni, modificai luna curent cu <F6>. Stocurile se introduc cu documentul NIRT ca un "plus de inventar", data documentului fiind ultima zi a lunii precedente datei iniiale a implementrii. Dac din anumite articole exist mai multe loturi cu preuri diferite, se creeaz mai multe documente, n aa fel nct n acelai document un articol dintr-o gestiune s figureze o singur dat. Soldurile furnizorilor interni se introduc cu NIRI (fr rnduri): - pe facturi, respectnd datele facturilor i scadenele de plat, sau - numai soldul furnizorului, data documentului fiind ultima zi a lunii precedente datei iniiale a implementrii. Soldurile furnizorilor externi se introduc pe facturi cu NIRE fr rnduri, respectnd data facturii i cursul de schimb. Seciunile VAMA i CHELT. nu trebuie completate. Soldurile clienilor interni se introduc cu TFAC (fr rnduri): - pe facturi, respectnd datele facturilor i scadenele de plat, sau - numai soldul clientului, data documentului fiind ultima zi a lunii precedente datei iniiale a implementrii. Soldurile clienilor externi se introduc pe facturi cu TFCE fr rnduri, respectnd data facturii, cursul de schimb. La validare nscriei Total livrare n valut, iar valoarea n lei se va calcula conform cursului introdus pentru ziua respectiv. La jurnalele de ncasri/pli se introduce un document de tip sold, data documentului fiind ultima zi a lunii precedente datei iniiale a implementrii i valoarea se preia din contabilitate. Dup terminarea implementrii comparai soldurile din hMARFA cu soldurile conturilor respective din hCONT!

3. UTILIZAREA PROGRAMULUI
3.1. Particulariti
Aplicaiile realizate de HAMOR Soft sunt concepute ntr-un limbaj uniform i modalitile de operare sunt comune. Pentru a opera cu uurin programul hMARFA, trebuie mai nti studiat Documentaia de operare i exploatare vezi n documentaia electronica. n acest capitol ne vom rezuma numai la particularitile programului hMARFA, definind un cadru general pentru operarea lui. n cazul n care ai solicitat unele modificri fa de versiunea standard, pot s apar cteva diferene fa de cele descrise mai jos. Fereastr n cazul n care alegem de exemplu 30 meniul Intrari, iar de aici

Receptii/Intrari i intrm ntr-un jurnal, se observ c primul punct de meniu este Fereastra (Fig.3.1.). Aceste ecrane ajut la "dezvluirea" tuturor informaiilor introduse ntr-un fiier, ntr-o grupare logic. De fiecare dat cnd observai meniul Fereastra, trebuie s studiai cu atenie posibilitile de grupare a informaiilor pe ecran i s v obinuii s le utilizai pentru diverse filtrri, cutri.

Fig. 3.1.

Fereastra de ajutor Ferestrele de ajutor nu trebuie confundate cu Ferestrele descrise punctul precedent. Ele sunt descrise n mod detaliat i n Documentaia de operare i exploatare vezi n documentaia electronic. la

n multe situaii, la completarea datelor cerute de program utilizatorul poate fi nedumerit, sau dorete s caute ntr-un catalog cteva date referitoare la articolul cu care lucreaz la momentul respectiv. n cazul operaiilor de Adugare i Modificare, cnd cmpurile sunt active, se poate apsa tasta <F1>, care, dac este cazul, va arta lista cu codurile, articolele etc. din care se poate selecta cel cutat. Dup poziionarea cursorului pe rndul selectat, se apas tasta <Enter> i atunci datele din rndul ales se vor introduce n mod automat (Fig. 3.2.).

Fig. 3.2. Pentru evitarea greelilor n completarea datelor se recomand utilizarea ferestrelor de ajutor n toate cazurile posibile. n cazul n care utilizatorul este nelmurit pe moment cu coninutul unui cmp de completat, este cel mai indicat s apeleze la ferestrele de ajutor. Dac dup apsarea 31

tastei <F1> nu apare nici o ferestr de culoare verde, nseamn, c trebuie cutat n documentaie sau utilizatorul trebuie s decid singur cum anume completez cmpul respectiv.

Liste Aplicaia este complex, iar pe imprimant se pot scoate o mulime de liste. n cazul n care se ofer mai multe tipuri de liste din meniul Listare, utilizatorul poate s decid, pentru care din ele s opteze cu ajutorul listrii pe ecran, care va arta forma listei n modul n care va iei aceasta din imprimant. n unele situaii, dac utilizatorul dorete numai control al totalului care va rezulta din list, se poate alege Lista sumar:D. Problemele legate de setarea imprimantei, de alegerea tipului de hrtie, etc. sunt descrise n Documentaia de operare i exploatare vezi n documentaia electronic. Acolo, n capitolul I/12.5 este descris modul de utilizare a listrii pe ecran.

3.2. Cataloage
Exist unele informaii care trebuie s fie permanent la ndemn i care au o stabilitate destul de mare n timp. Pentru pstrarea acestora, programul este livrat cu cteva cataloage utile, care pe parcursul folosirii programului pot i trebuie s fie actualizate n funcie de schimbrile din legislaie i a datelor operative cu care se lucreaz. Nomenclatorul de articole Nomenclatorul servete la introducerea mrfurilor, produselor, serviciilor, ambalajelor etc. care fac obiectul activitii utilizatorului.n plus, se pot introduce feluri de cheltuieli sau orice alt obiectiv urmrit cu ajutorul aplicaiei. Fiecare produs sau serviciu va avea un cod unic, o denumire, o descriere amnunit, o grup de care aparine, unitate de msur, poziia din lista de taxe vamale, cota TVA, valoarea n procente a taxei vamale etc. Recalculare preuri n cadrul Nomenclatorului de articole exist un meniu specific, de recalculare a preurilor n lei pentru articolele ale cror preuri sunt exprimate i n valut. Recalcularea se face n funcie de modificarea cursului valutei n care sunt exprimate articolele respective. n cazul n care nu s-a indicat un alt curs pentru ziua recalculrii, se va lua n considerare cursul din data anterioar cea mai apropiat. Exist 3 posibiliti: I. Se modific numai preul n lei din nomenclator dup introducerea cursului de schimb ales. Aici modificarea poate fi realizat deodat pentru toate articolele exprimate n aceeai valut, sau se pot selecta numai unele articole pentru care se dorete recalcularea. Dup aceast operaie preul loturilor de stoc va rmne neschimbat. II. Se modific att preul n lei din Nomenclator, ct i cel din Loturi de stoc. Preul loturilor de mrfuri cu amnuntul nu se modific, deoarece preul lor de obicei este i preul contabil, care se poate modifica doar pe baz de documente. III. Se modific selectiv preul din Loturi de stoc pe baza preurilor din Nomenclator. Aceast operaie se lanseaz din meniul Loturi de stoc i este descris mai detaliat acolo. 32

Grupe de articole Acest fiier are rolul de a oferi o posibilitate n plus utilizatorului s-i grupeze mrfurile, produsele, serviciile etc. De regul, necesitatea unei asemenea grupri rezult din metodele folosite de unele societi comerciale n urmrirea sintetic a activitii comerciale. n cadrul capitolului precedent a fost exemplificat modul de utilizare a grupelor de articole. Uniti de msur Aplicaia conine n momentul livrrii cele mai uzuale uniti de msur, care pot fi ns completate de ctre utilizator dup necesiti. Pentru produsele sau serviciile care se urmresc numai valoric, cmpul respectiv poate fi lsat liber. Taxe vamale La livrare, aplicaia conine numai capitolele din Tariful vamal de import al Romniei, urmnd ca utilizatorul care realizeaz importuri s completeze cu poziiile necesare, pe felurile de mrfuri cu care se lucreaz, taxele corespunztoare. n acest fel se asigur, ca la recepia mrfurilor din import ntr-o fereastr de ajutor s putem selecta imediat poziia corespunztoare mrfii respective i cota de tax vamal. TVA Catalogul de TVA reprezint enumerarea poziiilor i a cotelor de TVA

corespunztor reglementrilor n vigoare. Acest catalog va fi actualizat de ctre utilizator pe parcursul utilizrii sau prin upgrade, n funcie de modificrile legislative. Accize Catalogul de accize conine enumerarea poziiilor i a cotelor de accize, precum i explicaii privind modul de calcul (dac se impune). Valoarea accizelor se modific destul de des, astfel c n cazul n care lucrai cu articole purttoare de accize, urmrii schimbarea valorii acestora prin reglementri i introducei-le pe baza modelului livrat. Programul nu utilizeaz accizele introduse aici pentru calculul efectiv al accizelor pe o factur. El doar le ataeaz unui articol i la vnzarea acestora, se poate consulta catalogul pentru calculul efectiv. n cazul n care utilizatorul lucreaz cu accize, calculul lor efectiv pe factur se poate seta de ctre furnizorul aplicaiei n formulele de validare. Cursuri de schimb n acest catalog s-au trecut la livrare cursurile de referin ale Bncii Naionale a Romniei pentru principalele monede de la sfritul anilor precedeni. Utilizatorul poate aduga cursuri de schimb i pentru alte valute, introducndu-le cu Adugare. n fereastra de ajutor apelabil cu tasta <F1> apare lista valutelor deja introduse. Dac nu regsim codul valutei cutate, o putem aduga la list cu tastele <Alt A>. Exist cteva valute, la care cursul de referin se exprim n lei pentru 100 uniti monetare - aici suma dat se mparte la 100 (de exemplu HUF sau JPY). Cursurile se pot evidenia cu 6 zecimale. Pentru orice operaie n valut, executat cu programul hMARFA, se va lua n considerare implicit cursul valutei din data operaiei, sau dac acest curs nu este trecut n catalog, el se va considera nemodificat i se vor efectua calculele la cursul din data precedent cea mai apropiat. 33

n Cursuri de schimb se poate urmri evoluia cursurilor de schimb, introducnd cursurile zilnic sau pentru datele pentru care prezint interes, filtrnd denumirea valutei cutate. De exemplu (valorile sunt numai exemplificative!): 2010.12.31 EUR 4.284800 2010.11.30 EUR 4.213500 2010.10.27 EUR 4.289700 2010.10.26 EUR 4.287700 2010.10.20 EUR 4.311100 Cursurile se pot introduce pentru datele la care a avut loc modificarea cursului. Astfel pentru zilele din intervalul n care cursul este stabil se consider valabil cursul precedent datei. n orice mprejurare, cnd completm rubrica cursului de schimb , apsnd tasta <F5>, apare o fereastr de ajutor din care l putem prelua sau n care putem face adugarea cursului actual. Monedele sunt definite de fapt n Dicionar. Se pot defini i alte monede, ceea ce se efectueaz apsnd tasta <F1> pe cmpul de moned, cnd dup apariia ferestrei de ajutor cu lista de monede se pot face operaii de adugare, modificare sau tergere (cu <Alt A>, <Alt M>, respectiv <Alt S>. Se pot aduga i "monede" n afara cursurilor de referin ale BNR. Dac de exemplu dorim s urmrim cursul euro la bancile comerciale la care avem cont, adugm moneda EU1, EU2 etc. Exist dou posibiliti pentru a lista cursurile: - dac ordonarea este dup dat, se listeaz un rnd pentru fiecare dat selectat coninnd cursurile pentru toate monedele din Dicionar. Dac pentru data listat dintr-un rnd o moned nu are curs explicit nscris, atunci n dreptul ei se scrie -. Se vor lista cursurile pentru attea monede cte ncap pe orizontal pe hrtia uzual cea mai lat. Dac anumite monede care nu v intereseaz nu intr n list, schimbai ordonarea monedelor din Dicionar astfel ca acestea s fie mai n fa sau tergei cursurile monedelor i moneda din Dicionar, dac nu prezint interes. - dac ordonarea este dup moned, se listeaz cursurile ordine cronologic invers. pe monede n

Cursurile de schimb mai vechi se pot terge cu tergere selectiv, selectnd perioada (anul, luna) de ters. Totui anumite cursuri de referin se pot pstra. Punnd de ex. filtru N pe coloana ca Ultima zi/lun se vor pstra cursurile din ultimele zile ale lunilor. Dicionar n fiierul Dictionar se afl unele poziii de catalog utilizate n cadrul unor codificri, ferestre de ajutor etc. din program. Fa de varianta livrat, acestea se pot completa n cadrul unor personalizri ale aplicaiei. Funcii numerice n forma livrat aplicaia conine o serie de funcii a cror utilitate este descris n paragrafele referitoare la scadena de plat, precum i la calcululul penalitilor din Fie furnizori/clieni.

3.3. Pri
Acest meniu principal este compus dintr-o serie de cataloage, care la un loc formeaz partenerii utilizatorului. Partenerii - furnizori, clieni, bnci, debitori sau creditori diveri etc. pot fi att firme, ct i persoane, dar n cazul micrilor interne partenerii pot fi i secii sau gestiuni. 34

Firme n acest fiier se vor introduce acei ageni economici, cu care firma titular a aplicaiei hMARFA are sau este posibil s aib relaii. O firm este definit printr-un cod de firm unic pentru aceast aplicaie, ales de utilizator, iniialele firmei, denumirea complet, codul fiscal, adresa, informaii de comunicare, codul IBAN, iar la sfrit un text liber n care se pot introduce i orice alte informaii care sunt considerate utile. Programul verific codul IBAN introdus, chiar ajut la completarea lui. Pentru detalii vezi Verificarea introducerii codului IBAN vezi n documentaia electronic. n afar de iniialele firmei este obligatorie completarea localitii n care se afl firma respectiv, dup care se poate salva cu <Ctrl W>. Persoane n activitatea comercial este util o list cu toate persoanele cu care poate avea legturi utilizatorul. Orice persoan se identific cu un cod de 5 caractere (este sugestiv o codificare n care primele trei caractere sunt literele cu care ncepe numele, iar ultimele dou sunt primele litere ale prenumelui). Se pot nregistra persoanele cu care avem relaii la o anumit firm etc.. Trebuie menionat, c n cazul n care utilizatorul posed i aplicaia hMISS - Sistem de secretariat - firmele i persoanele sunt ntr-un fiier comun (depinde de modul de organizare a bazelor de date), deci actualizrile dintr-un program se pot reflecta i n cellalt. Gestiuni, secii Despre specificul conceptelor de gestiuni i secii n cadrul aplicaiei s-a relatat mai pe larg n capitolul anterior. n meniurile respective se realizeaz operaii simple, cum sunt Vizualizare, Adugare, Modificare, tergere, Listare selectiv.

Localiti, judee, ri Cataloagele respective se utilizeaz n cadrul aplicaiei pentru completarea mai rapid a datelor care se refer la firme sau persoane, unde ele apar n cte o fereastr de ajutor (cu apsarea tastei <F1>) la completarea cmpului respectiv. Cataloagele se livreaz cu o mulime de date deja completate, urmnd ca utilizatorul s le completeze dup necesiti. Codurile potale pentru localiti mai mari se completeaz manual dup catalogul naional, n funcie de denumirea strzii.

3.4. Tipuri
Potrivit Legii contabilitii, orice operaie patrimonial se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. nscrierea datelor n documentele justificative se face manual sau cu mijloace de prelucrare automat. Documentele trebuie listate pe hrtie i meninute n arhiv n condiii de siguran. n aplicaie exist trei categorii mari de tipuri de documente: - de intrare-recepie a stocurilor i nregistrare a facturilor furnizori - de ieire a stocurilor i nregistrare a facturilor clieni - de ncasri i pli

35

Aceste categorii sunt predefinit:

delimitate n

hMARFA

printr-un cod

de jurnal

- MR - recepii-intrri - MV - ieiri-vnzri - MI - ncasri i pli Pentru simplificarea cutrilor, delimitarea operaiilor dup natura lor sau dup responsabiliti, jurnalele se detaliaz dup necesiti. De exemplu: MIB MIBL MIBL1 MIBL2 MIBV ... ... MIC ... ... jurnal banc jurnal bnci n lei jurnal banc XXX cont xxx jurnal banc YYY cont yyy jurnal bnci n valut ... jurnal cas ... ...

n concepia programului fiecrui tip de document i corespunde ceva specific, aa nct aparent se lucreaz cu mai multe tipuri de documente fa de practica obinuit. De fapt nu este aa, este vorba numai de diferene n modul de contare, de listare, faciliti suplimentare, pentru operaiuni specifice i altele. De exemplu: n cazul returului de marf de la client se ntocmete de obicei o factur obinuit, care ar fi TFAC n codificarea acceptat. Aplicaia conine ns documentul TFACR (Retur la factur), care cere imediat identificarea facturii cu care s-a fcut livrarea. Dup aceasta, datele facturii referite ne stau n fa pn la completarea facturii retur. Tipuri de jurnale Meniul servete la definirea tipurilor de jurnale n care se vor nregistra documentele culese sau elaborate n cadrul aplicaiei. Un tip de jurnal este definit printr-un cod, numit i numr jurnal. La nregistrarea sau elaborarea documentelor prin aplicaia hMARFA, fiecare document (recepie, factur, extras de cont etc.) va fi grupat ntr-unul din tipurile de jurnale definite. Jurnalele se pot grupa n familii de jurnale, rezultnd ierarhii de jurnale. Structura ierarhic este definit de codul jurnalului. Jurnalele de la ultimul nivel sunt jurnale propriu-zise, iar cele de la nivele superioare sunt familii de jurnale. La contarea documentelor, care se va executa la sfritul unei luni, nregistrrile contabile rezultate i vor pstra proveniena (cel puin a familiei de jurnal n care este nregistrat documentul) i ca urmare, pentru fiecare familie de jurnal sau chiar tip de jurnal se va crea un jurnal contabil corespondent. Utilizatorul care dispune de aplicaia de contabilitate hCONT, va putea "importa" aceste jurnale contabile n evidena contabil general pentru a le cuprinde n balanele contabile, n fiele conturilor i n cartea mare. Aceste jurnale vor cpta n final forma de registre-jurnal auxiliare. La intrarea n acest fiier se observ toate jurnalele care pot fi create n aplicaia hMARFA. Jurnalele referitoare la conturi curente sau cas se adapteaz conturilor bancare concrete ale utilizatorului i registrelor de cas - dac sunt mai multe puncte de ncasare-plat. Dup aceast operaie se pot terge jurnalele care nu se folosesc. Dac dorim s vedem i jurnalele auxiliare pe care le avem n programul de contabilitate general, trebuie s tergem filtrul D, pentru aceasta ne putem deplasa cu cursorul apsnd de mai multe ori simultan tastele <Ctrl sau >.

36

Tipuri de documente Meniul servete la definirea tipurilor de documente cu care se lucreaz n aplicaia hMARFA, respectiv pentru a indica tipul de jurnal n care va fi nregistrat documentul respectiv. Prin urmare, un document de un anumit tip va putea fi nregistrat dup caz ntr-un jurnal sau altul, n funcie de operaia economico-financiar pentru care a fost folosit i poate fi tratat difereniat din punct de vedere contabil. Tipurile de documente cu care este livrat programul se vd pe ecran, mpreun cu jurnalul n care se vor contabiliza, cu codul lor, precum i documentele din aplicaia hMARFA, i dac tergem filtrul D, se poate vedea care sunt documentele utilizate n varianta actual a aplicaiei. Ultimele trei coloane dau indicaii asupra circuitului documentelor i a prilor implicate. De exemplu, n cazul BCM - Bon de consum materiale: - emitentul documentului este o secie (S); - expeditorul materialelor date n consum este o gestiune de materiale o magazie, etc; - destinatarul este aceeai secie care a emis documentul, pentru c aici vor intra materialele spre consum. Aceste informaii ne vor fi furnizate pe parcursul utilizrii programului, unde n ferestrele de ajutor o s apar diferii expeditori sau destinatari n funcie de aceste criterii. Dac ne deplasm cu filtrul din ultimul rnd sub aceste coloane, apsnd tasta <F1> o s apar semnificaia prescurtrilor folosite. Fiecrui document de tip hMARFA i sunt ataate o serie de caracteristici, care se recomand s nu fie modificate dect de productor sau de distribuitor, sau eventual de persoane cu vaste cunotine n gestiune i programare. Aceste caracteristici pot fi urmrite cu pe documentul TFAC - Factur firme. - tip document - arat jurnalul de modelul, denumirea i partenerii care secii, gestiuni meniul Vizualizare, de exemplu

care aparine documentul, codul, pot interveni - firme, persoane,

- parametrii - sunt nite variabile care setate de ctre furnizorul programului

trebuie cunoscute

i uneori

- text liber - sunt cteva rnduri n care se pot scrie unele informaii specifice acelui document - de exemplu la factur se poate completa: Nr. aviz insot. marfii: Nume delegat: mijlocul de transport: nr.: - formule de iniializare - sunt unele indicaii care se refer la ataarea unor caracteristici chiar de la nceputul completrii documentului. De exemplu, factura TFAC va aparine categoriei de operaii interne taxabile, iar TFCE - Factura export se va ncadra din punct de vedere al operaiei TVA la export sau LIC dup caz. - formule de validare - sunt unele formule de control pentru corelaiile interiorul documentului, care nu permit validarea acestuia fr 37

din

respectarea criteriilor impuse. De exemplu, se poate verifica ca toate loturile de ieire s fie cu aceeai cot TVA. n validare se calculeaz i unele elemente ale documentului, ca de exemplu total factur, total TVA, valoarea contabil a articolelor vndute etc. n cadrul distinge: modelului, deci al aspectului concret al formularului se pot

- format pagin imprimarea estetic exemplare, etc.

- sunt cteva dimensiuni fr care nu s-ar respecta a diferitelor documente - referitoare la margini, numr

- formular - arat aspectul final al documentului n limbaj informatic. Dac se dorete schimbarea unor date - de exemplu adresa furnizoruluise poate modifica cu grij i salva cu <Ctrl W>. - formule - sunt formulele de calcul ale diferitelor valori din documentul respectiv - pre contabil, valoare vnzare, TVA, totaluri, etc. - formule de contare - sunt formulele care definesc modul de contare a documentelor cu ajutorul operaiei Contare automat. Din punct de vedere al raiunii trebuie s distingem 3 categorii: crerii documentelor din aplicaie

1. - documente justificative primare - sunt create cu scopul de a fi listate i utilizate n contabilitate ca documente primare - factur, bon de consum, etc. 2. - documente cumulative - sunt create pe baza altor documente primare, de intrare sau interne i ele devin astfel documente justificative registrul de cas, borderoul cecurilor depuse, etc. 3. - documente pentru operaii specifice - acestea sunt create pentru a realiza contarea unor operaii de ncasri i pli care se realizeaz fr un document primar (ex. pe extrasul de cont- plat comision, ncasare dobnd bncile de regul nscriu numai un numr de not contabil corespunztoare, sau pentru reevaluarea disponibilitilor n valut, a soldurilor clienilor i furnizorilor externi etc.). Ce nseamn validarea i anularea (invalidarea) unui document ? Un document creat n hMARFA Validat, respectiv Anulat. se poate afla n principal n dou stri

Starea documentului se poate vedea de exemplu n meniul Facturi/Ieiri att pe ecranul de fiier prin coninutul coloanei "St" (stare), ct i la vizualizarea documentului n rubrica Stare din "capul" documentului. Dac aceast rubric conine litera "V", atunci documentul este n stare Validat, n caz contrar nu este validat, deci este n starea Anulat. Un document n starea Anulat poate fi trecut n starea Validat prin operaia de validare. Un document aflat n starea Validat, poate fi trecut n starea Anulat prin operaia de anulare. Imediat dup crearea unui nou document n hMARFA, acel document se afl implicit n starea Anulat. Acest lucru trebuie neles n felul urmtor: - documentul rmne nregistrat n baza de date; - el poate fi oricnd vizualizat, modificat sau listat; - documentul poate fi calculat de program, adic se va putea afla valoarea total (operaia Calcul); - acest document nu modific stocurile. Cantitile intrate sau ieite, nscrise pe document sunt utilizate doar la calculul i listarea documentului, nu i la modificarea stocului; - documentul nu va fi inclus n jurnalele TVA (cumprri sau vnzri); - documentul nu va fi contabilizat de programul hMARFA. 38

Putem spune c este vorba de un document n faza de "proiect" care nu este definitivat, nu este aprobat, deci pe baza lui nu se pot face nc operri pe fiele de magazie, n jurnalele TVA i nu poate fi nregistrat n contabilitatea firmei.

Dup terminarea unui document nedefinitivat se mai poate alege i operaia Calcul, care servete la consultarea totalurilor care ar rezulta dup Validare.

n cazul n care se elibereaz un document cu numr luat dintr-un interval stabilit prin procedura de numerotare, care ulterior se anuleaz, acesta trebuie lsat n baza de date sub form anulat, iar sub form listat toate exemplarele se pot lega la dosar i bara cu o linie pe care se nscrie Anulat. Chiar i n cazul n care documentul este editat manual, dar facturile sunt introduse n program pentru eviden i contare, recomandm s introducei facturile anulate pentru a primi i ele un numr intern i pentru continuitatea intervalului.

n cazul documentelor de ncasare i plat exist o diferen de nuan aici s-a utilizat cuvntul Invalidare pentru a sugera aceast deosebire. Aici se presupune, c documentele pot fi completate - de exemplu registrul de cas - de persoane care nu sunt iniiate n contabilitate i nu pot indica de fiecare dat un cont corespondent. Documentele astfel introduse sunt luate n considerare - de exemplu la calculul soldului de cas -, dar nu se contabilizeaz. Pentru aceasta trebuie, ca la nchiderea lunii contabilul firmei s revad documentele n starea Invalidat i s efectueze operaia de contare. Astfel, acestea vor putea fi validate.

Spre deosebire de documentele n starea Anulat, documentele n starea Validat sunt documente definitivate. Prin urmare, pe baza lor se pot opera micrile pe fiele de magazie (modificare de stoc), se nregistreaz, dac este cazul, n jurnalele TVA de cumprri sau vnzri i se nregistreaz n contabilitatea firmei (Fig. 3.3). Toate aceste operaii sunt executate de programul hMARFA. Modificarea stocului se execut n momentul validrii. nregistrarea n jurnalul TVA se execut prin listarea respectivului jurnal din programul utilitar hMARFT pentru luna n care este datat documentul. Contarea se execut prin operaia de Contare automat (contare global de documente pe o anumit lun). Observaie: documentele de ieire mai pot avea i o a treia stare, adic documente validate proform (litera "P" n rubrica Stare). Aceste documente nu modific stocul. Apar n jurnalul TVA i n contabilitate, n funcie de modul de implementare a documentului. Aceste documente se pot folosi de exemplu pentru prezentarea de facturi proforme n cazul n care se dorete mai nti ncasarea contravalorii mrfurilor i dup aceea livrarea lor efectiv.

Cum se execut operaiile de Validare i Anulare ? Modul de ntocmire a documentelor va fi descris n cele ce urmeaz, acum ne vom rezuma numai la operaiile de mai sus. Dup prima completare a unui document i constatarea corectitudinii celor nscrise se apas tasta <Enter>, dup care ntr-o mic fereastr se propune: Validare, Validare proforma sau Calcul (la unele documente se propune numai Validare, dup caz). Selectm operaiunea dorit i tastm din nou <Enter>. n cazul Validrii programul verific unele corelaii ntre datele nscrise n document i calculeaz totalul, preul contabil, etc. - deci datele caracteristice tipului respectiv de document, i opereaz modificrile n stocuri. 39

Fig. 3.3. Dac dorim s anulm un document deja validat, procedm n felul urmtor: - selectm meniul Modificare - intrm n documentul ales - dac avem un document format din mai multe ferestre, cu ajutorul tastei <Tab> activm fereastra din partea de jos a ecranului (aceast operaie se poate execut i mai rapid: dup intrarea n document se apas simultan tastele <Ctrl W> - dup apsarea tastei <Enter> ni se propune Validare sau n cazul documentelor de ncasare/Plat, Invalidare - dup anulare se poate urmri n coloana St (Stare) dac a disprut litera P sau V de lng document, deci s-a reuit anularea Dac documentul este validat, Modificarea se urmtoarele 3 moduri: poate sfri ntr-unul din

- Modificare model: se modific Modelul i se prsete ecranul cu <Ctrl W>, - Anulare: cu <Enter> sau <Ctrl W> se activeaz fereastra de anulare, - Abandonare: se tasteaz <Esc>. Atenie! Nici un document nu se poate modifica sau terge nainte de anularea lui. n plus, documentele care au rnduri nu se pot terge nainte de tergerea individual a fiecrui rnd.

3.5. Intrri
Recepii/Intrri Acest meniu servete la adugarea documentelor de intrare a diferitelor stocuri n gestiunile unitii patrimoniale. Tipurile de documente care se pot crea n acest jurnal de recepii se pot alege dintr-o fereastr care apare la operaia de Adugare i ele sunt de tipul: not de intrare-recepie, bon de predare produse finite, etc. n acest capitol ne vom rezuma la unele probleme general valabile de operare, urmnd ca problemele de ntocmire concret a documentelor de diferite tipuri s fie prezentate n capitolul urmtor. Familia de jurnale de recepii este acesteia se pot defini dup genul de ultimul nivel cum sunt: MRIM MRIX MRP MRS Recepii Recepii Recepii Recepii codificat cu MR, iar n cadrul activiti desfurate jurnale de

materiale, mrfuri cheltuieli produse servicii

Dac dorim s vedem pe acelai ecran toate intrrile, la fereastra de intrare n jurnale trebuie ters filtrul implicit "J" , atunci putem intra direct n familia MR. n cadrul fiecrui jurnal sunt predefinite tipurile de documente specifice cu care se poate lucra. 40

Atenie! Unele liste care se refer la totalitatea recepiilor se pot obine numai cu filtrul implicit "J" ters, deci numai cnd vedem la un loc toate jurnalele de intrri ! De exemplu: Facturi de pltit (n lei sau valut) Facturi scadente (n lei sau valut) Primul meniu din ecranul de recepii este o Fereastr care a fost descris i la paragraful 3.1. n cazul recepiilor, acestea se pot vedea pe ecran dup mai multe criterii de grupare, dup informaiile care sunt necesare la un moment dat: Recepii Furnizori (n lei) Furnizori (n valut) Furnizori - comenzi Vam Cheltuieli De plat Operaii TVA Cu operaia de Vizualizare se pot vedea toate datele documentului selectat, inclusiv rndurile acestuia. n cazul rndurilor, acestea se pot vedea mai detaliat - deci se vd loturile de intrare - apsnd tasta <F10>, care indic apsarea tastelor <Alt V> pentru vizualizare rnduri. Prin operaia de Modificare se pot schimba datele dintr-un document deja ntocmit. Dac documentul a fost validat, trebuie s efectum mai nti operaia de Anulare dup procedura descris mai sus. Apoi reintrm n Modificare i pe cmpurile care au un fond albastru nchis putem efectua modificrile dorite - de exemplu data, numr document primar, valoare, etc. n cazul n care dorim s modificm n rndurile documentului, ne poziionm cu <Tab> pe ultimul tabel, selectm rndul de modificat i apsm <F10>, care arat, c rndurile se pot modifica cu <Alt M> sau terge cu <Alt S>. Atenie ! La operaia Modificare nu se pot modifica datele de genul: tipul i numrul documentului, gestiunea n care a fost recepionat lotul. Dac dorim modificarea acestora, trebuie ters ntreg documentul sau rndul recepionat n gestiunea necorespunztoare. Prin Modificare, fr a anula documentul, putem ns schimba datele referitoare la modelul documentului (are sens dac se dorete listarea sub o form diferit), scadena (dac intervin schimbri n nelegerea cu partenerul sau dac s-a pltit parial i exist un termen fixat pentru urmtoarea plat). Se mai poate modifica i Numr comand, ceea ce servete ori pentru urmrirea efectiv a cheltuielilor pe comenzi, ori pentru obinerea altor informaii de grupare, de gestiune, etc. Data scadenei, dac este modificabil manual, rmne accesibil i dup validarea documentului. Astfel se poate schimba data scadenei pentru un document validat. Cu ocazia completrii scadenei, se poate apela tasta <F1>, i apare calculatorul de scaden cu ajutorul creia se poate face o completare mai uoar. Simultan, se poate apela cu <Shift F9> calendarul, cu ajutorul cruia se poate selecta data dorit, sau se poate schimba numrul de zile sau data scadenei, celelalte referine recalculndu-se n mod automat. Operaia Adugare servete pentru crearea de noi documente de intrare. Alegem tipul de document care corespunde scopului propus i ne uitm, dac numrul acestuia incrementat de program ne convine. n caz contrar trebuie s nscriem numrul corespunztor. 41

Documentele de intrare i ieire sunt compuse din 3 pri principale: I. Capul documentului - reprezint datele de identificare: - numrul, tipul i data documentului creat - operaia TVA (un cod pe baza cruia se va cuprinde n jurnalul TVA) - gestiunea (se completeaz numai dac toate loturile se recepioneaz n aceeai gestiune) - furnizorul - numrul i data documentului primar - de exemplu factura pe baza creia se face recepia - scadena plii (dac are sens) - numr comand (dac se utilizeaz) - opional, n cazul n care avem cheltuieli suplimentare pe un alt document - de exemplu o factur de transport care se refer la articolele n curs de recepionare - se poate alege varianta "cu cheltuieli" a documentului - sumele de total din factur i TVA. II. Text liber - se pot nscrie detalii referitoare la operaia respectiv (explicaii etc.) Textul liber este vzut printr-o fereastr de 2 sau 4 rnduri. n timpul scrierii textului liber rndurile defileaz de jos n sus. Redactarea textului liber se execut prin introducerea rnd cu rnd a observaiilor dorite, innd cont c ele vor apare tiprite i pe document. III. Rndurile documentului Rndurile reprezint de fapt intrrile de stocuri din diferite articole. Aici se pot detalia preurile de cumprare, se poate stabili preul de vnzare, adaosul comercial, se poate meniona data expirrii, se pot trece unele observaii cu privire la lotul respectiv, se vd cantitile intrate i stocul. Tot aici se definesc i gestiunile n care se recepioneaz stocul (dac nu s-a definit o gestiune comun n capul documentului) Atenie ! Aplicaia hMARFA nu permite recepia de mai multe ori, ntr-un singur document de recepie a aceluiai articol n aceeai gestiune. n cazul n care avem pe un singur document al furnizorului acelai articol la preuri diferite, procedm astfel: - dac cele dou loturi conin articole fungibile (termenul consacrat din legislaia contabil), cele dou loturi se recepioneaz ntr-un singur lot calculnd preul unitar mediu astfel: PuMediu = (Cant1 x Pu1 + Cant2 x Pu2)/(Cant1 + Cant2) - dac articolele din cele dou loturi nu sunt fungibile, atunci trebuie difereniate i n Nomenclatorul de articole i vor avea coduri diferite. Operaia tergere se utilizeaz la tergerea individual a unor documente care nu mai sunt considerate necesare sau au fost concepute greit. tergerea se efectueaz numai pentru documentele care nu au rnduri, deci mai nti trebuie terse rndurile, unul cte unul cu <AltS> n cadrul operaiei de Modificare. Listarea ofer n cazul documentelor de intrare mai multe posibiliti: - din jurnale: - listarea individual a recepiilor - lista recepiilor, pe gestiuni, furnizori, etc. - liste utilizator: - dup numr recepie, - pe gestiuni, - n lei i valut, cu cheltuieli i vam, - cu subtotaluri pe zile, - intrri de mrfuri n magazin (raport de gestiune). 42

- din familia de jurnale:(tergnd filtrul "J" apar toate recepiile i se intr n jurnalul MR..): - se pot lista furnizorii neachitai, att n lei, ct i n valut. Aceast list se poate obine i pentru alte zile dect ziua listrii. Se pot urmri i zilele de ntrziere la plat. - se pot urmri plile de efectuat pe scaden. Pentru ziua listrii se poate alege lista 2, care se formeaz mai rapid, iar pentru perioadele precedente se alege lista 1, care se formeaz parcurgnd toate ncasrile/plile. - se pot lista documentele de intrare filtrate dup criteriile dorite de exemplu de la acelai furnizor, n aceeai valut etc. Loturi de intrare Loturile de intrare sunt de fapt articolele care au fost recepionate cu un singur document de intrare, avnd specificul, c pe tot parcursul micrii lor, ele i pstreaz proveniena, adic vor fi legate de documentul de intrare n unitate. Loturile se pot vedea pe ecran, chiar dac stocul s-a epuizat sau este negativ. Cu ajutorul meniului Fereastra se pot vedea loturilor, furnizori, numr comand etc. detalii despre denumirea

Cu Vizualizare se pot vedea pe ecran cantitile intrate, preurile. Dac folosim tastele <Page Up>,<Page Down>, ne putem deplasa direct de pe un articol pe altul. Se pot lista - dup filtrrile necesare- datele de intrare ale fiecrui lot. Liste utilizator: - lista adaos comercial calculat relativ la valut - loturile de stoc la: pre unitar de cumprare pre unitar contabil pre unitar cu ridicata pre unitar de nregistrare pre unitar livrare catalog pre livrare valut din nomenclator pre unitar vnzare catalog Furnizori/Articole Meniul Furnizori/Articole servete pentru evidena posibilitilor de achiziie pentru unele articole. Astfel, utilizatorul i poate nota firmele de la care se pot aproviziona anumite articole - din oferte primite, din experiena acumulat, la un loc cu eventualele observaii - condiii de livrare, de plat, de transport, calitatea produsului etc.

3.6. Stocuri
Loturi de stoc Stocurile se vd pe ecran pe loturi, adic cu documentul de recepie ataat. Schimbnd ecranul cu Fereastra, se pot afla detalii despre denumirea, preul de vnzare i contul de stoc pe care se contabilizeaz micrile articolului respectiv. Stocurile pot fi urmrite simultan dorete s le vad utilizatorul: stocuri stocuri stocuri stocuri dup mai multe criterii, dup cum

dintr-o gestiune dintr-un anumit articol mai mari dect o anumit cantitate intrate cu un anumit document de intrare, etc. n coloanele

Aceste criterii se pot obine prin poziionarea filtrului dorite i introducerea ca filtru a condiiilor dorite. 43

n cadrul operaiei de Modificare la Loturi de stoc se pot modifica doar adaosul comercial sau preul de vnzare, data expirrii i observaiile. Operaia de Modificri selective are dou opiuni:

- Recalcularea automat a preurilor de livrare i vnzare a stocurilor pe baza modificrii preului de livrare sau a cotei TVA efectuate n prealabil n Nomenclatorul de articole. nainte de efectarea operaiei, apare o fereastr de avertizare. - Modificarea conturilor de stoc n cazul n care se dorete reorganizarea contabilitii analitice - pe baza modificrilor impuse prin Funcii de conturi. Prin operaia de Listare se pot obine cataloage de pre, liste cantitativ-valorice de stocuri, loturi, etc. naintea listrii se recomand filtrarea pe ecran a gestiunilor pentru care dorim s listm stocurile. Liste utilizator: - lista adaos comercial calculat relativ la valut - loturile de stoc la: pre unitar de cumprare pre unitar contabil pre unitar cu ridicata pre unitar de nregistrare pre unitar livrare catalog pre livrare valut din nomenclator pre unitar vnzare catalog Fie de magazie Fia de magazie n hMARFA este un raport care grupeaz n ordine cronologic micrile (loturile de intrare i de ieire) ale unui articol (produs, marf, material etc.) n cadrul unei gestiuni. Un articol, definit prin codul lui, poate avea una sau mai multe fie pentru c poate exista n gestiuni diferite, cu preuri diferite sau provenien diferit. Depinde de utilizator (de felul n care i-a organizat evidena), cte fie ine pentru unul i acelai articol i dup ce criterii. Exist dou sisteme de eviden uzuale: 1. Unui articol i se deschide cte o fi nou pe fiecare gestiune n care intr, de fiecare dat cnd se recepioneaz un lot nou i se urmrete pe aceast fi distinct epuizarea stocului. n acest caz criteriul de grupare este numrul recepiei, codul articolului i codul gestiunii. 2. Unui articol i se deschide cte o fi nou pe fiecare gestiune n care intr numai atunci cnd se nregistreaz la un pre la care nu a existat pn n momentul respectiv. Stocul pe o asemenea fi variaz n ambele sensuri (scdere i cretere). Criteriul de grupare n acest caz este codul articolului, codul gestiunii + preul contabil. Prima variant de eviden se folosete de regul la firme mici cu producie de unicate i serie mic sau comer cu sortimente puine, dar aprovizionate de la furnizori diferii fr constan n preuri, condiii de livrare etc. A doua variant de eviden se ntlnete la firme mari care au producie de serie sau comer cu multe sortimente, dar cu furnizori puini n condiii stabile de pre i livrare. Comparnd cele dou variante, se constat c de fapt fiele n varianta a doua sunt o reuniune a mai multor fie din prima variant. Pentru a rspunde ambelor sisteme de eviden, programul hMARFA lucreaz implicit n primul sistem, dar pe baza observaiei de mai sus d posibilitatea utilizatorului s obin fiele i lista de stocuri i n al doilea sistem. 44

Listarea fielor de magazie se execut la cerere pe baza unor criterii: Criterii Criterii Criterii Criterii Criterii de de de de de extragere micri pentru alctuirea fielor grupare micri pe fie selectare fie pentru listare ordonare fie n cadrul unei liste totalizare a micrilor n cadrul fielor

Criteriile de extragere micri pentru alctuirea fielor permit utilizatorului ca prin condiii puse asupra codului de gestiune, de articol, numr recepie etc. din loturile de intrare, s selecteze acele micri din care se vor alctui fiele. n urma selectrii loturilor de intrare, programul extrage loturile de ieire aferente acestora.

Fig. 3.4. Criteriul de grupare selectat din lista de opiuni de mai sus permite utilizatorului s aleag dintr-o serie de posibiliti de grupare/detaliere a micrilor extrase. Ce nseamn aceste criterii luate individual? a) Gestiunea-gruparea se va face n funcie de gestiunea de care aparine lotul respectiv. De exemplu: G MA MR Materii prime si materiale Magazin cu amanuntul Depozit marfuri cu ridicata

b) Articolul este denumirea produsului, mrfii, etc. De exemplu: G-CUIE G-SCANDURA M-APA-MINERALA M-CAFEA-M Cuie 50 Scandura stejar Apa minerala Cafea macinata

c) Lotul nseamn cantitatea intrat dintr-un articol cu acelai document de recepie. Dac dorii s listai o list de inventariere, alegei oricare tip de extragere care nu conine cuvntul lot! d) Preul ca criteriu nseamn, c articolele vor fi difereniate i n funcie de preul contabil. De exemplu, aceeai marf va aprea n attea poziii, la cte preuri a fost recepionat. e) Grupa nseamn o detaliere a apartenenei n cadrul gestiunii. De exemplu la mrfuri putem avea: MA1 MA2 MN Marfuri alimentare Marfuri alim.-tigari, bauturi Marfuri nealimentare

f) Contul nseamn gruparea dup contul contabil ataat lotului respectiv. Criteriile de grupare din figura de mai sus conin combinaii ale celor de la lit. a)...f). Dac facem de exemplu o selecie alegnd criteriul selectat n fig. 3.4, vom obine fie separate ale articolelor pe fiecare document de intrare i pe grupe n cadrul gestiunii. 45

Criteriile de selectare fie permit ca din fiele alctuite prin grupare s poat fi listate numai o parte (fiele unui anumit articol, gestiune, recepie, etc.) Criteriile de ordonare fie n cadrul unei liste permit utilizatorului s defineasc ordinea de listare a fielor selectate. Criteriile de totalizare a micrilor n cadrul fielor permit obinerea stocurilor (soldurilor) de nceput de lun i rulajele lunare ale intrrilor i ieirilor (cantitativ i valoric) pe fie. Se poate opta pentru fie n care micrile sunt defalcate pe luni sau pentru fie cu micri nirate cronologic, dar fr defalcare pe luni. n mod analog, se pot lista micrile. Cele 5 definite i pentru aceast list. tipuri de criterii pot fi

Balanele de materiale conin date cantitative i valorice cu stocurile iniiale, intrrile, ieirile i stocurile finale. Aceste balane au un rol deosebit prin faptul, c se pot lista chiar i ulterior situaii care reflect stocurile de la sfritul oricrei luni pentru care am avut date introduse n aplicaie. Exemplu de list Balan sintetic n care ntre criteriile de grupare a figurat i contul contabil: Balanta sintetica luna: 07/20.. ----------------------------------------------------------------------------Grupa Denumire grupa Sold initial Val.debit Val. credit Sold final ----------------------------------------------------------------------------... 301 Materii prime 0.00 1500.00 600.00 900.00 3021 -Materiale auxiliare 0.00 100.00 15.00 85.00 303 Mater. de natura ob.inv. 0.00 720.00 720.00 0.00 345 Produse finite 0.00 2500.00 2300.00 200.00 371.1 -Marfuri cu ridicata 3131.00 13646.00 11909.50 4867.50 371.2 -Marfuri cu amanuntul 0.00 66.80 66.80 TOTAL ... 3131.00 18532.80 15544.50 6119.30

Listele de inventariere care se pot obine pe gestiuni la sfritul oricrei luni corespund de fapt inventarului scriptic. Dup inventarierea faptic se trec manual pe aceste liste stocurile gsite la faa locului i se calculeaz diferenele n plus sau minus. De exemplu:
Lista de inventariere Data: 31 decembrie 20..

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | | | | CANTITATI | | VALOAREA CONTABILA | |DEPRECIEREA| | Nr.|Denumirea bunurilor| Codul sau | |-----------------------------|PRET |-------------------------|VALOAREA|-----------| |crt.| inventariate | nr.inventar |U.M| Stocuri | Diferente |UNITAR| | Diferente | DE | | | | | | | |-----------------------------| | Valoarea |-----------|INVENTAR|Valo-|Motiv| | | | | |Faptice|Scriptice|Plus |Minus| | |Plus |Minus| |area |(cod)| ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

GESTIUNEA: MR

-> Depozit mrfuri cu ridicata

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Cafea solub. marca Cafea solub. marca Cafea solub. marca Detergent marca.. Detergent marca.. Fin alb Pahare cristal igarete marca...

M-CAFEA SOLUB. G M-CAFEA SOLUB. G M-CAFEA SOLUB. G M-DETERGENT A KG M-DETERGENT A KG M-FAINA KG M-PAHAR CRISTALSET M-TIGARETE B CAR

....... ....... ....... ....... ....... ....... ....... .......

1455.000 300.000 350.000 160.000 1060.000 500.000 9.000 300.000

..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

72.25 80.00 81.00 55.00 70.00 18.90 85.00 3.50

105123.75 24000.00 28350.00 8800.00 74200.00 9450.00 765.00 1050.00

..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

........ ........ ........ ........ ........ ........ ........ ........

..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... .....

TOTAL GESTIUNE

251738.75

46

3.7. Ieiri
Facturi/Ieiri Meniul Facturi/ieiri este locul unde se ntocmesc sau se introduc documentele de ieire a diferitelor articole, de tipul: aviz de expediie, aviz de nsoire marf, factur, bon de consum, documente de retur etc. n cadrul ieirilor ecranul poate fi schimbat cu meniul Fereastra, astfel putem studia datele documentelor de ieire, retururile - dac este cazul, detalii despre clieni sau comenzi, numrul de regim special. Documentele de ieire au o structur asemntoare celor de intrare - au de obicei cap document, text liber i rnduri. Operaiunile de Vizualizare, Modificare, Adugare i tergere se efectueaz la fel ca i n cazul documentelor de intrare i au fost descrise mai sus. Listarea permite obinerea unor situaii utile att pentru compartimentul desfacere, financiar-contabil, ct i pentru management: - listare factur/document de ieire - se listeaz documentele de ieire create pentru a fi verificate, semnate, tampilate dup caz. Documentele se pot lista pe imprimate n prealabil tiprite sau pe hrtie alb. Documentele completate de mn se introduc n program pentru o eviden complet, dar nu se listeaz. - facturi nencasate - dup nregistrarea documentelor de ncasare de care dispunem la un moment dat - n meniul ncasri/Pli - se poate lista situaia facturilor nencasate. Dac nu se specific data, lista se formeaz pentru data curent. Se pot specifica alte date calendaristice, de exemplu ultima zi a lunii precedente, atunci ns lista se formeaz puin mai ncet. Lista conine i informaii referitoare la facturile scadente la data respectiv i calculeaz numrul de zile de ntrziere. Aceeai list se poate obine separat i pentru facturile n valut nencasate, reevaluate la cursul de schimb din ziua listei. -facturi scadente - ca i n cazul precedent, se poate specifica ziua n care dorim s obinem lista. Apare ns o fereastr, n care putem opta pentru o list rapid (Tip 2) care parcurge numai partea nencasat a facturii i o list mai lent (Tip 1) care parcurge ncasrile, dar are avantajul c poate reconstitui situaia ncasrilor pentru o dat anterioar, de exemplu pentru sfritul lunii precedente. Reamintim, c coloanele pentru aceast situaie se pot modifica conform celor descrise la Funcii numerice. -lista facturilor - se obin liste dup diverse criterii alese de utilizator. Cu ajutorul tastelor <Ctrl sau > ne deplasm n ultimul rnd de pe ecran (ecranul fiind schimbat cu meniul Fereastr n poziia dorit) i putem introduce mai multe criterii de filtrare n mai multe coloane. Exemplu: Care au fost vnzrile ctre valoare mai mare de 1000 lei? (Fig.3.5.) - ne poziionm filtre: - n - n - n firma F-0010 din anul 2011 cu

cu Fereastra la (1.Facturi-lei) i introducem coloana Data: 2011 coloana Client: F-0010 coloana Total fact.: >1000

urmtoarele

47

Fig. 3.5. Dac sunt mai multe poziii, acestea se listeaz cu Lista facturilor. - liste utilizator: facturi nencasate pe clieni ieiri de mrfuri din magazin (Raport de gestiune) lista facturilor emise lista facturilor de export.

Loturi de ieire Loturile de ieire sunt de fapt rndurile documentelor de ieire, vzute cu ajutorul Ferestrei din mai multe unghiuri: Loturi de ieire Facturi-articole Articole-clieni Comenzi-articole Centre-articole Liste: - loturi de ieire cu subtotaluri pe articole - liste utilizator: - lista adaos comercial pe mrfuri - n valut - lista adaosului comercial pe grupe de mrfuri i mrfuri - lista adaosului comercial pe mrfuri - lista loturilor de ieire pe gestiuni i grupe Numr comand n capul documentelor de ieire poate fi introdus un cmp numit Numr comand (Nr.cmd.) care nu este obligatoriu s fie completat, dar sunt situaii cnd el poate fi util: Exemple: I. Se poate utiliza pentru evidena vnzrilor pe comisionari i distribuitori: - comisionarii i distribuitorii se pot codifica n Dicionarul care apare n fereastra de ajutor apelat cu <F1> astfel: C: vnzri realizate prin utilizator C-F-XXXX: vnzri prin firma XXXX C-P-XxxX: vnzri prin persoana fizica XxxX - completnd cmpul Nr.comand n fiecare factur, se pot obine liste pe comisionari i distribuitori II. Urmrirea unor comenzi, contracte importante. III. Cnd se utilizeaz pe documente interne: urmrirea consumului de materii pe comenzi, activiti etc. Apare i n documentele de intrare. 48

3.8. ncasri/Pli
Operaiile de ncasri/pli sunt consemnate n documente de ncasri/pli.

Prin operaiile de ncasri/pli se sting creane i datorii, se ncaseaz i se pltesc avansuri etc. Aceste informaii sunt consemnate n seciunea Reprezentnd... al documentului de ncasare/plat. Stingerea creanelor i a datoriilor este pus n eviden (chiar n mod analitic) n hMARFA, doar dac documentele de stabilire a creanei/datoriei au fost ntocmite sau au fost mcar nregistrate n hMARFA. Este cazul facturilor de la furnizori i a facturilor pentru clieni. Celelalte creane i datorii sunt evideniate i stinse n contabilitate. Partenerul (Pltitorul de la care ncasm sau Beneficiarul cruia i pltim) este fie o persoan juridic (Firm), fie o persoan fizic (Persoan). Documentele de ncasare/plat sunt ntocmite fie n societatea gestionat, fie de parteneri, dar ntotdeauna sunt nregistrate n societatea gestionat. De regul, la firme mai mari, n cazul operaiilor de ncasri/pli prin cas se procedeaz la emiterea unui document intern: dispoziie de ncasare/plat prin casierie. Jurnale, file, nregistrri i documente de ncasri/pli nregistrarea documentelor se face n jurnale n mod cronologic: - pe forme de ncasare/plat (numerar, virament, cec, compensare etc.) - pe locuri de ncasare/plat (casa, conturi diferite la bnci etc.) Jurnalele se pot grupa n familii de jurnale, rezultnd ierarhii de jurnale. Structura ierarhic este definit de codul jurnalului. Jurnalele de la ultimul nivel sunt jurnale propriu-zise, iar cele de la nivele superioare sunt familii de jurnale. De exemplu:

Cod MI MIB MIBL MIBL1 MIBV MIBV1 MIBV2 MIC MICL MICL1 MICV MICV1 MIE MIR MIX

Denumire ncasri i pli Conturi la bnci Conturi la bnci - n lei Cont xxx banc XXX n lei Conturi la bnci - n valut Cont xxx banc XXX n USD Cont xxx banc XXX n EUR Cas Cas n lei Cas XXX n lei Cas n valut Cas XXX n USD Cecuri primite Diferene din reevaluare Alte tipuri de ncasri/pli

Observatii familie familie familie jurnal familie jurnal jurnal familie familie jurnal familie jurnal jurnal jurnal jurnal de jurnale de jurnale de jurnale de jurnale

de jurnale de jurnale de jurnale

Tipurile de documente utilizate se pot defini la nivelul jurnalelor sau la nivelul familiilor de jurnale. Un tip de document definit pentru un tip de jurnal se poate utiliza numai n acel jurnal, iar unul definit pentru o familie se poate utiliza n toate jurnalele familiei. ntr-un jurnal se pot nregistra operaii de ncasare/plat ntr-o singur moned. Moneda jurnalului se decide la deschiderea lui, atunci 49

cnd se precizeaz soldul. Dup introducerea sumei n valut, se nscrie codul valutei n rubrica urmtoare (ajutor tasta F1), la care o s apar cursul de schimb i suma n lei. La jurnalele n lei, se nscrie suma n lei n ultima rubric (... lei), fr precizarea unei valute. n hMARFA ncasrile i plile se fac n aceeai moned n care a fost stabilit creana, respectiv datoria. Dac ncasarea sau plata s-a fcut n alt moned, mai nti moneda ncasrii sau a plii trebuie convertit n moneda creanei sau a datoriei. n cadrul jurnalelor, nregistrrile sunt grupate n file. Criteriile de grupare sunt variate i sunt controlate de utilizator: o o o o o o fil fil fil fil fila fil = = = = = = nregistrrile din cas dintr-o zi nregistrrile din cas dintr-o perioad (cteva zile) un extras de cont cecuri primite care urmeaz s fie depuse la banc n aceeai zi un proces-verbal de compensare ncasrile dintr-o zi la punctul de facturare

Programul permite ca ntr-o fil s fie nregistrri din mai multe zile i permite ca pentru o zi s existe mai multe file. Tipuri de jurnale I. - de tip registru: dup fiecare fil se calculeaz soldul jurnalului prin operaia de nchidere. Exemplu: Cas, Cont bancar Listnd fila tip registru obinem: - soldul filei precedente, - rulajul filei, - soldul filei. II. - de tip borderou: nu prezint interes soldul jurnalului, ci doar rulajul fiecrei file. Exemplu: Cecuri primite, ncasrile la punctul de facturare n aceste jurnale nu este obligatorie nchiderea dup fiecare fil. i aceste jurnale trebuie deschise cu un sold iniial pentru a indica moneda, dar soldul lor iniial este 0. Listnd fila tip borderou, obinem rulajul filei. Deci un jurnal este compus din una sau mai multe file de jurnal, iar filele sunt compuse din nregistrri ale documentelor de ncasare/plat. nchidere i validare, strile unei nregistrri nchiderea este operaia prin care se stabilete soldul filei i se creeaz o nregistrare de tip Sold. Soldul se calculeaz plecnd de la soldul filei precedente (n sensul numrului de fil) i adunnd sau scznd sumele din toate nregistrrile din fil, indiferent dac sunt sau nu validate. Dac sunt nregistrri care sunt considerate anulate, acestea trebuie s aib suma 0. O fil poate s fie nchis doar dac i fila precedent este nchis. nchiderea filelor este obligatorie n opional n jurnale de tip borderou. jurnale de tip registru i este

Operaia invers este tergerea soldului corespunztor filei. Prin tergerea soldului, fila se deschide pentru a se putea aduga nregistrri i a modifica sau terge cele existente. Se poate terge doar soldul ultimei file nchise. 50

Validare/Invalidare nregistrare de ncasare/plat Validarea este operaia prin care: - se stinge datoria fa de furnizor i creana fa de client, dac n seciunea Reprezentnd... a fost precizat recepia sau factura. - nregistrarea se consider "bun pentru contare". Din acest motiv validarea este permis abia dup ce s-a stabilit contul corespondent. O nregistrare se poate valida dac s-a stabilit exact creana sau datoria care trebuie stins. Deci, fie trebuie cunoscut factura ncasat sau pltit, fie trebuie cunoscut contul corespondent. Se pot valida i nregistrri nenchise. Starea validat este marcat prin "V" n coloana St. O nregistrare este contabilizat doar dac este validat. Operaia invers este Invalidarea prin care: - se restabilete datoria sau creana, dac plata/ncasarea se refer la o factur - nregistrarea nu este contabilizat. Se poate invalida i o nregistrare dintr-o fil nchis. nregistrrile pentru care Stare=" " sunt considerate nevalidate, dar nu anulate. n jurnalele de ncasri/pli nu este admis prezena nregistrrilor anulate. Acestea trebuie terse sau se pot pstra n stare nevalidat, dar cu sum 0, pentru a nu influena rulajul i soldul filei. De exemplu, dac dorim s urmrim toate numerele din intervalul de numerotare ale unui bloc de chitane, putem s introducem i filele anulate pe ziua anulrii n cas. Aceste nregistrri vor fi cu suma 0 i cu meniunea "anulat" n explicaii. Astfel, dac filtrm primele caractere ale numrului de regim special, putem obine lista cu toate ncasrile care s-au realizat din acel chitanier. De ce sunt necesare aceste dou operaii ? nregistrrile de ncasare/plat servesc pentru: - evidena sumelor din cas sau banc, - stingerea creanelor i datoriilor, evideniate fie n hMARFA, fie n contabilitate. De multe ori cele dou funciuni chiar la momente diferite. sunt gestionate de persoane diferite i

Cazul frecvent este casa, unde gestionara ine evidena sumelor ce sunt rulate prin cas i a soldului de cas. Ea introduce nregistrrile n jurnal, nchide filele. Ea rspunde pentru sumele rulate i pentru soldul casei i consemneaz terminarea activitii sale ("semneaz") prin nchiderea filei. Stabilirea corect a creanei sau a datoriei i stingerea acestora n evidena firmei este o alt activitate, de obicei ulterioar, de care rspunde n general contabilul. Contabilul modific nregistrrile n seciunea Reprezentnd i Cont corespondent i "i pune semntura" prin validarea nregistrrii. La o firm mic care ine evidena cu hMARFA, cele dou activiti se ntreptrund, n sensul c persoana, care introduce nregistrrile de ncasri i pli, poate stabili de cele mai multe ori creanele i datoriile i astfel poate s valideze aceste nregistrri. La sfritul lunii rmn un numr de nregistrri nevalidate care trebuie analizate, modificate i validate de contabil.

51

O nregistrare de ncasare/plat poate fi n urmtoarele stri: fil fil fil fil nenchis, nenchis, nchis, nchis, document document document document nevalidat: validat : nevalidat: validat : toate cmpurile accesibile modificabil doar nr.fil i data modificabil Reprezentnd.. i partener modificabil doar model document

Exist i nregistrri de chitane de ncasare/plat generate automat odat cu validarea unor recepii pltite n numerar. Aceste nregistrri sunt marcate cu "F" n cmpul Stare. Starea acestora se modific mpreun cu starea recepiilor care le-au generat. Reevaluare disponibiliti n jurnalele de disponibiliti n care moneda este o valut, odat cu nchiderea filei se poate efectua i reevalurea soldului n lei, dac n fil a fost introdus o nregistrare cu tipul de document REEV. nregistrarea REEV se introduce cu suma 0 i se valideaz. n momentul nchiderii se modific automat suma din nregistrarea REEV n aa fel nct, dup modificare, soldul filei n lei s fie la cursul de schimb indicat n fiierul Cursuri de schimb pentru data nchiderii. Listare Listarea se poate face la mai multe nivele: - document: dac documentul este ntocmit de firm, la definirea lui trebuie prevzut cel puin un model cu format pagin, formular i formule de model. - fila: lista unei file conine lista tuturor nregistrrilor din fil, rulajul filei i eventual soldul de nceput i de sfrit. Sunt trei tipuri de liste: - fil de tip registru (cu sold i rulaj), - fil de tip borderou (numai rulaj) - fil utilizator (rezultat din tipul de document FIL definit pentru un jurnal sau pentru o familie de jurnale cu un model adecvat). Astfel: a) din jurnalele de banc - Borderoul ordinelor de plat depuse la data de ... b) din jurnalul de cas - Registrul de cas - poate s in locul registrului ntocmit manual pe formular c) din jurnalul de cecuri (MIE) - Borderoul cecurilor depuse la banc spre ncasare, d) din jurnalul Compensri n lei (MIX1) - Procesul-verbal de compensare, care poate servi la completarea formularului corespunztor. - jurnal: listare selectiv - familie de jurnale: listare selectiv

3.9. Fie furnizori/clieni

Fiele se obin prin extragerea documentelor din baza de date, astfel: Intrri/Fie furnizori - operaiunea Extragere, respectiv Ieiri /Fie clieni - operaiunea Extragere La extragere trebuie specificat o perioad pentru care se vor alctui fiele, implicit aceast perioad este luna curent. Dac dorim s realizm fie pentru o alt perioad, se modific luna curent cu tasta <F6>. n funcie de criteriile de grupare alese fiele se vor crea pe facturi, pe parteneri, pe conturi etc. La extragere se pot selecta anumite criterii pe baza crora se vor crea fiele: 52

Fig.3.6. O fi se compune din urmtoarele nregistrri: SOLDP - sold precedent, soldul n ziua anterioar datei de nceput a perioadei; ... - facturi, ncasri, pli n perioada selectat; TSUME - total sume sau sold final la data de sfrit a perioadei. Fereastra: - Furnizori/Clieni n lei i valut : facturi n lei i n valut exprimate n lei - Furnizori/Clieni n lei : numai facturi n lei - Furnizori/Clieni n valut : facturi n valut exprimate n valut i lei Dup Extragere se - dac Tip moned - dac Tip moned - dac Tip moned Extragere: La Extragere trebuie specificate: - perioada pentru care vor fi create fiele, - criteriile de selectare, - criteriile de grupare. CRITERII DE SELECTARE: Perioada : 01/02/11 Client : Cont client : Jurnal facturi : CRITERII DE GRUPARE: Nivelul 1.: Nivelul 2.: Nivelul 3.: Nivelul 4.: Nivelele A-pe B-pe C-pe D-pe E-pe F-pe pot fi completate cu: conturi moned comenzi cod partener denumire facturi schimb fereastra n funcie de Tip moned selectat: nu este completat : apare fereastra n lei i valut, este completat cu L: apare fereastra n lei, este completat cu V: apare fereastra n valut

28/02/11 Tip firma : Tip moneda: Tip docum.:

Gruprile pe cod partener i pe denumire sunt aceleai, diferena este n ordonarea listei: la prima ordonarea este dup cod, la a doua ordonare pe denumire partener. Extragerea poate s fie: - nou, caz n care trebuie nscrise criteriile, - repetarea extragerii anterioare, caz n care criteriile propuse sunt aceleai ca la extragerea precedent, dar se pot modifica, 53

- tipic, caz n care se propun anumite criterii (varianta recomandat). La extragere apar opiunile: Vizualizare criterii Extragere nou Repet extragerea precedent ---------------------------Extrageri tipice pentru: - fie n lei - balan n lei - calcul penaliti - fie n valut - balan n valut - reevaluare facturi n valut - balan pli restante Dup Extragere poate s apar o fereastr cu erori. Erorile se pot lista cu <F10> sau <Alt L>. Executnd o listare pe ECRAN, lista de erori va putea fi vizualizat ulterior cu <F8> i Vizualizare. Liste: -Facturi furnizor/pli i Facturi clieni/ncasri: - este o list simpl de control, nregistrrile TSUME nu sunt listate, - grupele nu sunt luate n considerare la listare, nu se listeaz subtotaluri, ci doar un total general, - grupele definesc doar ordonarea listei, - sunt luate n considerare toate filtrele de pe fereastra fiier. -Fie: - se listeaz un singur subtotal pentru toate grupele, acesta constituind i antetul fiei; - dintre filtrele de pe fereastr fiier sunt luate n considerare doar cele care fac parte din criteriile de grupare; - dac SOLDP=0, pentru economie de spaiu, nu va fi listat; - factura de retur este tratat diferit n fi i n listele de nencasate/ nepltite din Facturi/Recepii: - n fie factura de retur este tratat ca o stornare a facturii de referin i apare cu minus n coloana facturi - n liste este tratat ca o "plat" a facturii de referin. -Balana furnizori/clieni: - se listeaz subtotal pentru fiecare grup, cont - dintre filtrele de pe fereastr fiier sunt luate n considerare doar cele care fac parte din criteriile de grupare -Balana pli/ncasri restante (apare numai la extragerea tipic aferent!): - se listeaz soldul de la nceputul lunii, ncasrile/plile n cursul lunii i soldul de la sfritul lunii. Ultimele coloane reflect vechimea datoriei fa de furnizorii/creana fa de clienii respectivi. Menionm, c gruparea pe intervale de scaden se obine numai pe hrtie lat, efectund setrile descrise n Funcii numerice (vezi Cap.2,pct.10): INT-NEINC INT-NEPLA De exemplu: Lim. inf. Lim. sup. Cota fixa -----------------------------------------0 30 1.00 31 90 2.00 91 365 3.00 366 999999 4.00 54 Intervale zile de ntrziere la ncasare Intervale zile de ntrziere la plat

- lista poate servi att pentru completarea formularului Date informative din situaiile financiare, ct i pentru aprecierea situaiei financiare; - calculeaz restanele fa de data scadenei, - lista apare numai pe fereastra n lei i valut, - ultimul nivel de grup trebuie s fie pe facturi, dar nu se listeaz subtotal pentru aceast grup, ci se face centralizare pe penultimul nivel, - pentru o list de restane pe facturi trebuie s figureze numai criteriul de grupare pe facturi, - dintre filtrele de pe fereastra fiier sunt luate n considerare doar cele care fac parte din criteriile de grupare -Penaliti de ntrziere (apare numai la extragerea tipic aferent!): - Calculeaz penalitile de ntrziere ntr-un interval dintre: data de referin: data de nceput a perioadei sau data scadenei, data calculrii: data de sfrit a perioadei. - Deci data calculrii este data de sfrit a perioadei de extragere, iar data de nceput a perioadei de extragere trebuie aleas n funcie de scopul calculului, astfel nct din fiele rezultate s fie posibil calculul penalitii. - Dac pentru un partener s-a fcut deja un calcul pentru o perioad anterioar, la calculul actual data de nceput trebuie s fie data de sfrit a perioadei anterioare. - Dac data scadenei < data de nceput a perioadei, atunci data de referin de la care se calculeaz penalitile este data de nceput a perioadei. - n Constante i funcii verificai, modificai procentele de penalitate: P-PENALIZ-F - Procent penalitate/zi la facturi furnizori P-PENALIZ-C - Procent penalitate/zi la facturi clieni Lista apare numai pe fereastra n lei, ultimul nivel de grup trebuie s fie pe facturi, se listeaz subtotal pentru fiecare grup, dintre filtrele de pe fereastra fiier sunt luate n considerare doar cele care fac parte din criteriile de grupare

Observaii: - Din fiele extrase se pot lista i numai cele care au rulaj sau sold final. Pentru selectare utilizai filtru corespunztor pe coloana: [# 0] Rulaj i/sau sold final # 0 ? R - Rulaj # 0 S - Sold final # 0 RS- Rulaj i sold final # 0 - Dac este posibil doar listarea pe A4/portret, setai LATIME_A4="DA" n Parametri. Astfel listele tipice se vor lista cu mai puine coloane i vor ncape pe A4/portret. n schimb, dac este posibil listare A4/peisaj, setai LATIME_A4="NU". Setrile se fac separat pe [FISE_FURNIZORI] i pe [FISE_CLIENTI]. - Listele fie, balan i penaliti admit filtru pe coloana de furnizor. n funcie de fereastra aleas se listeaz toate fiele, numai fiele n lei sau numai fiele n valut. Listele sumare sunt situaii sintetice (numai la nivel de partener), iar cele complete sunt analitice (la nivel factur, cu subtotal pe furnizor/client).

Reevaluare solduri creane i datorii n valut Din 2010 reevaluarea acestor solduri este obligatorie cu frecven lunar. Pentru acest lucru, se va proceda astfel: n fie clieni/furnizori se execut extragere tipic pentru reevaluare facturi n valut. La Operaii apare acum Reevaluare facturi externe. La lansarea operaiei, apare o fereastr de avertizare: 55

Executa reevaluarea facturilor in valuta cu sold > 0 la cursul de la sfarsitul perioadei. Documentele de reevaluare REVC se creeaza in jurnalele MIRx. Inainte de lansare: -Anulati documentele de incasare corespunzatoare facturilor in valuta care sint ulterioare datei reevaluarii. -Incarcati cursurile de schimb pentru data reevaluarii.

La prima reevaluare poate s apar de exemplu: LISTA DE ERORI: Factura E90001- jurnal MIR absent/neinitializat pentru moneda:EUR Factura E90002- jurnal MIR absent/neinitializat pentru moneda:USD n acest caz, n ncasri/Pli n jurnalele cod MIR1, respectiv MIR2 etc. va trebui s introducem "solduri de nceput" n valutele n care avem parteneri de reevaluat. Desigur, aceste solduri vor fi cu suma de 0, dar va trebui indicat valuta jurnalului. Acum se revine n fie i se lanseaz operaia de reevaluare. Dup aceea apare avertismentul: Executati Extragere pentru includere REVC (REVF) create/actualizate ... ntr-adevr, la repetarea extragerii tipice pentru reevaluare o s apar acum rnduri n care o s avem tip document REVF la furnizori i REVC la clieni. Aceste documente o s fie preluate automat i n jurnalele MIR1, MIR2 etc. pentru contare. Exemple de contare: REVC 4111.2 REVF 665

= =

765 401.2

39.44 lei 184.58 lei

3.10. Contabilitate
Contare automat Tipurile de documente cu care este livrat programul sau cele care s-au creat ulterior sub asistena productorului sau a distribuitorului sunt contabilizate cu ajutorul programului la lansarea meniului Contare/Contare automat (Fig.3.6). Aceast operaie nseamn urmtoarele: - pentru documentele cu care este livrat programul exist formule de contare ataate, care sunt astfel concepute, nct s reflecte ct mai fidel fenomenul economic respectiv. De exemplu, programul "tie", dac la o facturare este vorba de o vnzare de mrfuri, produse finite sau pestare de servicii, deci contul de venit va fi n mod corespunztor 707, 701 sau 704, iar la descrcarea gestiunii, n cazul stocurilor se vor credita conturile 371, 345 dup natura ieirilor etc. - n cadrul operaiei de Contare automat se vor conta numai documentele care sunt datate din perioada la care se refer contarea! - documentele de intrare primite de la teri se nregistreaz n momentul intrrii n unitate, iar cele de ieire i cele interne, n momentul ntocmirii lor - n cazul n care evidena operaiilor economice care se petrec la utilizator necesit o contare mai deosebit, aceasta se poate organiza cu ajutorul furnizorului de program - n documentele de ncasri/Pli exist un cmp corespondent, care n cazul operaiilor invalidate de completat obligatoriu pentru un cont program trebuie

Operaia se execut implicit pentru luna curent la care este setat programul. Dac se dorete contarea unei luni diferite de cea curent, se recurge la tasta <F6>. 56

Atenie! n cazul n care un document nu este validat, acesta nu va fi luat n seam pentru contare. n cadrul operaiei de contare, programul semnaleaz numrul de documente nevalidate gsite. Operatorul trebuie s verifice, dac este vorba de nite documente intenionat anulate sau de documente anulate pentru efectuarea unor corecturi i uitate n starea Anulat. - dup Contarea automat trebuie verificat prin poziionarea cu filtrul(<Ctrl sau >) pe rnd n coloanele de cont creditor i debitor i introducerea filtrului "???", dac toate documentele au putut fi contate sau lipsete vreo indicaie pentru executarea tuturor contrilor. De regul, programul ne avertizeaz cu: Inregistrari contabile eronate:...! nregistrrile contabile i pstreaz proveniena, prin faptul c ele conin felul, numrul i data documentului surs. nregistrrile contabile generate automat de aplicaie sunt grupate i dup natura operaiei n cadrul creia s-a ntocmit documentul surs, prin faptul c ele sunt nsoite de un cod de jurnal (jurnal de recepii, de vnzri, de cas, banc, etc.). nregistrrile obinute din programul hMARFA vor fi sub forma de formule contabile simple. n cazul operaiilor n valut se poate urmri fiecare operaie att n lei, ct i n valut (fereastra nregistrri cantitativvalorice). Pentru a cuta modul de contare a unui anume document, trebuie s introducem filtre:

Fig.3.7. Contare selectiv Prin contarea selectiv n cadrul contrii automate sunt posibile: verificri operaii de contare, identificarea unor articole contabile, obinerea de situaii intermediare. n acest caz, la executarea contrii automate putem s indicm o periad anume, un jurnal concret, un tip sau numr de document concret etc. De exemplu: - chiar dac s-a ncheiat deja o lun, se pot face contri ulterioare decadal, pentru calculul unor indicatori de vnzri, - se poate conta dac este cazul numai un singur jurnal, pentru verificarea unor nregistrri, - se poate preciza i un singur document dintr-un anume jurnal, pentru a vedea modul de contare al acestuia Cmpurile AN, LUNA se completeaz n fiierul nregistrri contabile doar dac: - Perioada este o lun ntreag, - Jurnal este de maxim dou caractere, - Tip document, Nr.document - nu sunt completate. Dac nu sunt respectate condiiile de mai sus, cmpurile AN, LUNA nu se completeaz (n titlul ecranului nregistrri contabile luna nu este completat!) ca s nu fie posibil importul n hCONT, adic o lun incomplet sau un jurnal incomplet nu va putea fi importat n hCONT. 57

n cazul utilizrii n reea, se poate specifica i dac se permit actualizrile de documente n paralel cu operaia de contare. Dac data de sfrit a perioadei < Data arhiv, atunci blocarea operaiilor de actualizare nu este necesar, oricum nu se admit modificri n perioada contabilizat. Contare manual Pentru a rezolva unele evenimente excepionale, care nu au caracter repetitiv, se poate folosi meniul Contare/Contare manual, unde contarea efectuat automat de program se poate modifica manual. Atenie! n cazul efecturii unor contri manuale, acestea trebuie notate de ctre utilizator, pentru c eventuala refacere a contrii automate, acestea se pierd i trebuie refcute de fiecare dat nainte de importul lor n hCONT. Contarea manual se poate folosi dup corecia unor contri necorespunztoare. Contarea automat i pentru

Se poate proceda n felul urmtor: a) se poate corecta manual contarea automat a documentului sau: b) se pot storna n programul de contabilitate articolele rezultate i se pot trece cele noi Dac asemenea corecturi manuale devin frecvente i repetate, solicitai sprijin de la furnizorul aplicaiei pentru setri corespunztoare. n cazul n care contabilitatea general este inut pe calculator cu programul hCONT, trecerea nregistrrilor contabile rezultate din hMARFA n aplicaia de contabilitate general se poate efectua, n cadrul aplicaiei hCONT, prin operaia numit "import". Luna curent, data curent n primul rnd al ecranului, n partea dreapt, este nscris luna curent. La lansarea aplicaiei este afiat luna curent/permanent. Recepii/intrri, facturi/ieiri, ncasri/pli se pot aduga numai pentru luna curent. La fel, modificarea este permis doar pentru cele din luna curent. Listele ca fie, balane, precum i contarea automat sunt executate pentru luna curent, sau pentru perioada specificat unde este posibil. Luna curent/permanent: este setabil din meniul Contabilitate i setarea se memoreaz de la o lansare a programului la alta. La implementare trebuie setat. Luna curent/temporar: se seteaz cu <F6> i nu este memorat. La relansarea programului, luna curent este tot luna curent permanent. Modificarea temporar a lunii curente se poate face cu <F6> de oriunde din program. Se utilizeaz mai frecvent cnd la nceputul unei luni mai devine necesar introducerea unor documente sosite cu ntrziere pe luna precedent. La utilizarea programului n reea, luna curent permanent este unic, dar de la fiecare staie se poate seta n mod temporar alt lun curent. Data curent este: - dac data calculator este n luna curent, atunci este data calculator. - dac data calculator precede luna curent, atunci este prima zi din luna curent - dac data calculator urmeaz luna curent (este dup luna curent), atunci este ultima zi din luna curent.

58

Exemple: data calculator luna curent -> data curent --------------------------------------------------15/07/11 iulie 2011 -> 15/07/2011 15/07/11 august 2011 -> 01/08/2011 15/07/11 iunie 2011 -> 30/06/2011 Data curent se propune la adugare recepii, adugare facturi, la adugare fil nou, la adugare curs de schimb i n alte situaii cnd se propune o dat pentru a fi completat. tergeri documente Meniul servete pentru eliberarea spaiului pe disc al calculatorului i obinerea unei viteze sporite n operarea curent. nainte de a efectua aceast operaie, datele trebuie reorganizate i salvate cu utilitarul hUTIL. Se vor terge documentele mai vechi dect data indicat de utilizator, pstrnd totui coerena bazei de date. - Loturile de intrare/stoc de tip cheltuieli (C) i mrfuri cu amnuntul (MA) de multe ori nu au prevzute ieiri, fiind utilizate pentru nregistrarea cheltuielilor, respectiv pentru ntocmirea notei de recepie n magazin. Astfel, stocurile rmn cu cantitatea intrat i nu se terg dect la cerere explicit, exprimat la lansarea tergerii. Pentru loturile i documentele care ndeplinesc condiiile de tergere se fac verificri de coeren i dac se constat erori de coeren, erorile sunt semnalate, deci loturile i documentele implicate nu sunt terse. Verificri efectuate: - cantitatea din cmpul Ieiri din lotul de stoc este egal cu suma cantitilor din loturile de ieire aferente? - valoarea plii nregistrate n recepie este egal cu suma plilor aferente din ncasri/pli? - valoarea ncasrii nregistrate n factur este egal cu suma ncasrilor aferente din ncasri/pli? Etapele tergerii: ETAPA 1. terge loturile de ieire dac: - factura/doc.ieire este nevalidat sau validat proform, - factura/doc.ieire cu data < d ETAPA 2. terge lotul de intrare/stoc i loturile de ieire corespunztoare dac: - dat recepie < d, - lotul cu stoc = 0 sau de tip Cheltuieli sau marf cu amnuntul sau lotul este din recepie nevalidat, - toate loturile de ieire corespunztoare aparin unor documente de ieire cu data < d ETAPA 3. terge recepiile i plile aferente dac: - dat recepie < d - toate facturile din recepie sunt pltite - recepia nu are loturi de intrare/stoc - toate plile corespunztoare au data < d ETAPA 4. terge facturile/doc.ieire i ncasrile aferente dac: - data factur/doc.ieire < d, - factur/doc.ieire este ncasat, - factur/doc.ieire nu are loturi de ieire, - toate ncasrile corespunztoare au data < d 59

ETAPA 5. terge ncasrile i plile dac: - nregistrarea este nevalidat sau nr. factur/recepie necompletat - data nregistrrii < d, - terge soldurile dac data soldului < d

3.11. Modularizare programe

Din motive de securitate sau de confidenialitate a datelor introduse, hMARFA se poate implementa i cu modularizare de programe, adic prin utilizarea mai multor programe executabile: - hMARFAxx - hMARFOxx Recomandat sau pentru - hMARFSxx - hMARFUxx - hREPO - hMARFDOC - hUTIL program complet program operare, numai operaii curente. pentru operaii curente n baze de date mari a limita accesul operatorului la celelalte operaii. program modificare dat arhiv utilitar de verificare coeren i traduceri utilitar de definire liste utilizator documentaie electronic utilitar hMET

xx - reprezint versiunea programului Pentru a limita accesul la anumite funciuni, programele respective care implementeaz aceste funciuni: - fie trebuie terse din Aplicaii i trebuie organizat lansarea lor n aa fel nct s aib acces doar utilizatorii autorizai, - fie trebuie copiate pe C: sau n catalogul utilizator numai acelea la care utilizatorul are acces. n locul programelor la care utilizatorul nu are acces se poate crea un fiier bat cu aceeai denumire: hmarfs50.bat @echo off cls echo . echo Acces interzis ! echo . pause

3.12. Principalele taste funcionale utilizate

<F1> - fereastra de ajutor pt. cmpul care urmeaz s fie completat <Shift F1> - lista tastelor funcionale <Ctrl F1> - notie - pot fi completate cu observaiile utilizatorului <F2> - afiare total documente nepltite (la opiunea F) <F4> - nsumare rapid date din coloan (la opiunea F) <F5> - cursuri de schimb <F6> - schimbare lun curent temporar <F7> - informaii, opiuni, setri, stri <F8> - utilitar de imprimare <F9> - calculator <Shift F9> - calendar <F10> - meniu de operaii care pot fi efectuate n contextul dat <Ctrl sau > - deplasarea pe diverse coloane a filtrului pentru a introduce diferite criterii de filtrare <TAB> - deplasare dintr-o fereastr n alta la un document <Ctrl W> - salvarea/anularea unui document sau salvare text n notie <Ctrl T> - nsumare rapid date din coloan (la opiunea F) <Page Up>,<Page Down> - rsfoire ntr-un catalog, etc. <Alt V> - vizualizare rnd document <Alt M> - modificare rnd document <Alt A> - adugare rnd document <Alt S> - tergere rnd document <Alt L> - listare document 60

4. DOCUMENTE DE INTRARE
n concepia programului hMARFA documentele de intrare sunt acele documente justificative care se ntocmesc cu ajutorul programului pentru evidena cantitativ-valoric a intrrilor de stocuri (sau chiar cheltuieli) n gestiunile unitii patrimoniale. Intrrile pot proveni nu numai de la furnizori, ci i din producia proprie, dintr-o alt gestiune, din plus de inventar, chiar i stocul iniial de pornire este o intrare mai veche . La livrare familia jurnalelor de recepii MR este mprit n jurnale astfel: MRIM MRIX MRIY MRM MRP MRS Recepii materiale,mrfuri Recepii cheltuieli Rec.TVA deduc/nededuc,exigibil Recepii magazine Recepii produse Recepii servicii

n fiecare jurnal sunt predefinite tipurile de documente cu care este admis s se lucreze. Incrementarea numrului de recepie se trebuie s fie unic n cadrul bazei de date. face n cadrul jurnalului, dar

Exemplu: MRIM - Recepii materiale, mrfuri: 110001, 110002, ... MRIX - Recepii cheltuieli : 11C001, 11C002, ... MRP - Recepii produse : 11P001, 11P002, ... Observaie - n anul 2011 propunem, ca numerotarea s nceap cu 11xxxx, pentru ca n 2012 s poat ncepe cu 12xxxx. Dac sunt multe documete, se poate utiliza i un singura caracter (de ex. 100001), dar atunci n 2020 numerotarea trebuie nceput cu lit. A etc. Scopul n care se utilizeaz diferitele tipuri de documente de intrare precum i documentele primare pe baza crora se ntocmesc acestea sunt sintetizate n tabelul de mai jos:

Tip articol

| Proveniena articolelor |---------------------------------------------------------------| Din comerul | Din AIC | Din import | Din productie | intern | | | proprie

mrfuri | NIRIC/NIRI= | NIRE= | NIRE= | X cu ridicata, | factura furnizor | fact.ext.| fact.ext. | materii prime| +factura cheltuieli | +f.chelt.| +DVI | imobilizri, | | | +f.chelt. | servicii etc.| | | | ------------------------------------------------------------------------------mrfuri | NIRMF= | | X | X cu amnuntul | factura furnizorului | | | ------------------------------------------------------------------------------produse | X | X | X | BPP finite | | | | ------------------------------------------------------------------------------servicii | X | X | X | BPS ------------------------------------------------------------------------------cheltuieli | NIRI = | X | X | X | factura furnizorului | | | 61

n tabel s-au folosit urmtoarele conotaii i prescurtri: AIC fact.ext. f.chelt. DVI NIRI NIRIC NIRE NIRMF BPP BPS achiziie intracomunitar factura extern factura de cheltuieli a altui furnizor (transport) declaraie vamal de import not de recepie intern not de recepie intern+cheltuieli not de recepie extern+chelt. not de recepie magazin de la furnizor bon predare produse "bon predare servicii" o firm, iar la

n cazul notelor de intrare partenerul este ntotdeauna bonurile de predare o secie.

n cazul transferurilor interne i a plusurilor de inventar documentele de recepie sunt: NIRT NIRMT - not de recepie din transfer/+inventar - not de recepie magazin din transfer

4.1. Recepia stocurilor de provenien intern

Not de intrare-recepie intern (NIRI, NIRIC) n cadrul acestui capitol vom prezenta detaliat cel mai uzual tip de document de intrare, adic tipul de document Not de recepie intern care se folosete la toate firmele, indiferent de profil. n cazul cel mai simplu, dar cel mai des ntlnit, cu ajutorul tipului de document NIRI se realizeaz nregistrarea concomitent a dou documente justificative distincte, dar inseparabile din punct de vedere financiar-contabil: - factura furnizorului - nota de recepie a gestionarului Prin realizarea evidenei concomitent cu un singur tip de document, n hMARFA este asigurat punerea imediat n eviden a diferenelor dintre valoarea de pe factura furnizorului i totalul documentului de recepie. Valoarea de cumprare de pe factura furnizorului rezult din introducerea de pe factur a dou sume: Total de plat i Total TVA. Diferena dintre Total de plat i Total TVA ar trebui s rezulte i din recepia propriu-zis a diferitelor articole ntocmit de gestionar. Valoarea recepiei propriu-zise se calculeaz de program, ca suma produselor Cantitate x Pre unitar de cumprare, introduse rnd cu rnd de ctre operator. Prezentm mai jos schema contrii documentului NIRI:

= 401.1.xxxx

Total de plat

(din doc. furn.)

4426 Total TVA (din doc. furn.) ------------------------------------------------------------------------Rnd 1 conturi clasa "3" V1 = pre unitar x cant. (din rnd recepie) ............ Rnd n conturi clasa "6" Vn = pre unitar x cant. (din rnd recepie) ------------------------------------------------------------------------cont de diferene (Total de plat - Total TVA) - V1 - ... - Vn 62

Pe ultimul rnd apare diferena dintre totalul calculat pe rnduri i totalul nscris n document. Aceasta poate s provin din erori de operare sau chiar documentul justificativ este greit ntocmit. Pentru evitarea trecerii neobservate a diferenei la efectuarea recepiei, furnizorul programului poate s introduc un mesaj de avertizare n cazul n care exist diferene la validarea documentului. n cazul n care mesajul nu este introdus, dup contare automat se caut tot ce s-a contabilizat pe contul 6588.5 - Alte cheltuieli de exploatare (hMARFA). Sumele mici provin din rotunjiri, iar n cazul sumelor mai semnificative trebuie reverificat recepia. Diferenele pot proveni de regul din erori de operare sau din documentul eronat al furnizorului. Schema prezentat s-a bazat pe situaia cea mai simpl, dar i cea mai frecvent, cnd unei facturi de intrare i corespunde o singur recepie i s-a rezolvat n hMARFA cu un singur document de tip NIRI. Conturile din clasa 6 se utilizeaz cnd unele poziii de pe factur se trec direct pe cheltuieli. O alt situaie ntlnit n practica gestiunii const n necesitatea de a ngloba n preul de nregistrare a articolelor (materiale, mrfuri) i a valorii unei alte facturi, reflectnd cheltuieli ocazionate exclusiv de acest transport (de obicei, factura de transport). n acest caz, la dou facturi corespunde o singur recepie i n hMARFA se rezolv cu un singur document de tip NIRIC. Astfel se realizeaz: Preul contabil = pre unitar cumprare + pre unitar cheltuieli I. Capul documentului de recepie are 2-4 seciuni:

RECEPIE :datele de identificare, FURNIZOR :datele de cumprare, CHELT. :datele despre alte cheltuieli. (opional) NUMR COMAND:identificator comand, lucrare etc. (opional) NIRIC din Fig.4.1. i Fig.4.2.:

S urmrim exemplul de completare

Fig. 4.1. 1. Sectiunea RECEPIE include: - numrul recepiei - incrementat de program sau dat de utilizator - modelul - trebuie selectat (F1), dac exist mai multe modele - OpTVA - "operaia TVA" se completeaz n acest caz automat. Semnificaia codului este descris n capitolul referitor la TVA i determin ncadrarea n jurnale TVA, precum i n declaraia 394. - gestiunea n care intr stocul - completarea este convenabil n cazul n care toate articolele din documentul de recepie intr n aceeai gestiune. Dac ele aparin mai multor gestiuni sau dac dorim s efectum ulterior operaii de transfer n alte gestiuni, cmpul Gestiunea se las necompletat n capul documentului, el va fi ns completat n fiecare rnd. 2. Seciunea FURNIZOR se completeaz pe baza facturii furnizorului: - codul furnizorului, - tipul i numrul documentului de intrare. La Doc: avem un cmp de un singur caracter. La apsarea tastei <F1> o s apar o list de documente: F Factura A Aviz de insotire marfa C Chitanta B Bon fiscal I Doc.interne,Inventar,Transfer 63

Din acestea, alegem de regul F sau B (la combustibil). Pentru unele cheltuieli ns (fr TVA) putem s avem i alte documente, care pot servi pentru nregistrarea n contabilitate, dar acestea nu se vor include n declaraia 394. data facturii, scadena - poate fi opional. Dac furnizorul nu a nscris o dat anume, se trece data la care preconizm s pltim. total factur (inclusiv TVA), din care TVA.

3. Seciunea CHELT se completeaz opional (numai la NIRIC), dac exist i alte cheltuieli care se includ n preul de cumprare i care se pot identifica pe recepia respectiv (de ex. factura de transport): cod firm, tipul i numrul facturii, observaii, data facturii, data scadenei, total factur (inclusiv TVA), din care TVA.

4. Seciunea NUMR COMAND se completeaz opional, numai dac se dorete urmrirea unor comenzi sau lucrri. n textul liber se pot nscrie diverse observaii referitoare la recepie (o s apar pe list). De exemplu, la recepie imobilizri se poate trece numrul de inventar. II. Rndurile urmtor: recepiei (loturile de intrare) se completeaz n felul

Fig. 4.2. - gestiunea - se completeaz obligatoriu - n cazul n care n capul documentului nu s-a completat gestiunea, se pot recepiona stocuri n mai multe gestiuni cu acelai document i eventual se pot face transferuri n alte gestiuni - cod articol - articolul intrat, eventual cu codul de UM de recepie i de facturare - ambalat n: se introduce opional. Reprezint unitatea de msur n care sunt grupate unitile de articole. De exemplu, apa mineral poate fi mbuteliat n sticle de diverse dimensiuni. Dac nu am definit mai multe coduri de articol pentru tipodimensiuni, putem s nscriem aici informaia - pre cumprare - calculat de regul astfel: (total factur - TVA)/cantitate (dac avem un singur articol). De regul, este evideniat pe factur sau pe bonul de cas cu care am pltit. - cheltuieli/unitate- dac s-au completat i n capul documentului, se repartizeaz cheltuielile de transport care se includ n preul de achiziie - preul de nregistrare = Pre cumprare + Cheltuieli - adaos comercial: se poate completa/modifica i ulterior. Dac introducem mai nti preul de livrare, se calculeaz automat din acesta - pre de livrare: se poate completa/modifica i ulterior, este preul de vnzare fr TVA 64

- pre de vnzare: se poate completa/modifica i ulterior, este preul de vnzare cu TVA inclus - ctig/unitate - dac dorete utilizatorul, se poate calcula - cantitatea intrat (stoc iniial din acest lot) - ieit - se completeaz ulterior de program, pe baza documentelor de ieire din acest lot - stoc - se calculeaz de program = Intrat - Ieit - data expirare - opional - observaii - opional a)Intrri de mrfuri Structura preului la mrfuri interne n cazul notei de intrare-recepie intr n gestiune mrfuri care provin din comerul intern, de la productor sau de la un comerciant cu ridicata. Pre de cumprare (PuCmp): preul pltit furnizorului fr TVA, dac TVA este deductibil i cu TVA dac este nedeductibil Cheltuieli de transport/aprovizionare/manipulare repartizate pe unitatea de marf (PuChelt): dac exist Pre de nregistrare/achiziie (PuInr): PuInr = PuCmp + PuChelt Pre iniial/pre cu ridicata (PuInit) : PuInit = PuInr Adaos comercial (AdC): - se introduce cota manual sau - dac este introdus PuLivCat, se calculeaz: AdC : (PuLivCat-PuInit)/PuInit*100 Pre livrare catalog (PuLivCat): - se introduce manual sau - dac este introdus AdC, se calculeaz: PuLivCat = PuInit + PuInit*AdC/100 Pre vnzare catalog (PuVinzCat): PuVinzCat = PuLivCat + PuLivCat*TVA/100 Pre contabil (PuCont) poate fi: - preul de cumprare (PuCmp); - preul de nregistrare (PuInr); - pre de vnzare catalog (PuVinzCat) Evidena mrfurilor care intr n stoc se poate realiza la 3 preuri contabile: 1. La pre de cumprare (PuCont = PuCmp) Mrfurile intr n stoc la valoarea de cumprare. Se pot repartiza i cheltuielile de achiziie pentru a se vedea costul complet de achiziie n scopul formrii corecte a preului de vnzare, dar acestea nu sunt incluse n preul contabil. 2. La pre de achiziie (PuCont = PuInr) Mrfurile intr n stoc la costul de achiziie (nregistrare). Cheltuielile suplimentare de achiziie (transport, etc.) sunt repartizate automat asupra loturilor i sunt incluse n preul contabil. 3. La pre de vnzare cu amnuntul (PuCont = PuVinzCat) Aceast variant se folosete de obicei n gestiunile cu amnuntul. hMARFA nu ine evidena complet a gestiunilor cu amnuntul, dar poate intra 65

n contact cu aceste gestiuni acolo, unde agentul economic are o magazie cu ridicata i mai multe magazine (gestiuni cu amnuntul). n acest caz n hMARFA se ine evidena transferurilor de mrfuri din magazia cu ridicata n magazine. n momentul transferului se stabilete i structura preului cu amnuntul care se comunic ctre magazin. Pentru recepii n gestiunile cu amnuntul se utilizeaz documentul NIRM. Anumite mrfuri (de exemplu cele alterabile) nu mai trec prin magazia central, ci sunt recepionate direct n magazine. n acest caz n hMARFA se pot introduce i aceste recepii cu scopul ca ntreaga marf intrat n unitate s aib evidena pe calculator. Exemplu: S presupunem, c se recepioneaz mrfuri n depozitul cu ridicata - rndurile sunt mrfurile de pe factura furnizorului - apare n Jurnalul de cumprri Contare: % = 401.1 371.1 381 6588(sau 378.1, 388) 4426.02 | | | | total factur furnizor valoarea de cumprare mrfuri valoarea de cumprare ambalaje eventualele diferene fa de factur (rotunjiri, etc.) | TVA deductibil

b)Intrri de materiale i obiecte de inventar Materiile prime i materialele, denumite n continuare pe scurt materiale, sunt articole achiziionate cu scopul de a fi transformate n produse prin procesul de producie. Ocazional, materialele achiziionate ca materie prim pot fi vndute. n hMARFA se pot gestiona i materialele cu 2 restricii: 1. Loturile consumare. Dou lot de stoc. de materiale se pstreaz separat de la intrare i pn la loturi de intrare nu sunt niciodat reunite ntr-un singur

2. Preul contabil al lotului nu poate varia n timp, rmne cel fixat la recepie (a nu se confunda cu nivelul preului contabil: cumprare, nregistrare, vnzare). Conturile de stoc folosite pot fi de forma: "3zz.x" - analitice pe gestiuni "3zz.y" - analitice pe grupe de materiale "3zz.x.y" - analitice pe gestiuni i pe grupe de materiale Se recepioneaz materiale n magazia de materiale (G sau O) - rndurile sunt materialele de pe factura furnizorului Contare: % = 401.1 301, 302 303 6588 (sau 308, 328) 4426 | | | | total factur furnizor valoarea de cumprare materiale valoarea de cumprare ob. inv. eventualele diferene fa de factur | TVA deductibil

Din punct de vedere al primirii documentelor justificative, n cursul aprovizionrii se pot ivi situaiile: 1. Se primete marf nsoit de factur: se face o recepie obinuit 66

2. Se primete mai nti marfa nsoit de aviz de nsoire marf, iar ulterior factura: - pe baza avizului se face o recepie: n capul recepiei nu se completeaz datele de total document - la sosirea facturii se face nc o "recepie", dar care va avea doar capul completat i nu va avea rnduri 3. Se primete mai nti factura, iar ulterior marf nsoit de aviz de nsoire marf: - la sosirea facturii se face o "recepie", dar care va avea doar capul completat i nu va avea rnduri - pe baza avizului se face o recepie: n capul recepiei nu se completeaz datele de total document 4. Se returneaz marf recepionat ctre furnizor: - se ntocmete aviz de nsoire marf - se primete factura n rou de la furnizor i se face o "recepie" completnd doar capul documentului cu total factur i TVA (ambele sunt valori negative), fr introducerea rndurilor. 5. Avans achitat furnizorului: n contabilitate se deosebesc avansurile acordate pentru imobilizri corporale (ct.232), necorporale (ct.234), bunuri (ct.4091) i servicii (ct.4092). La plata avansului nscriei n cas/banc cu PALT/POH completnd partenerul, dar nu validai documentul. Imediat dup acordarea avansului, trebuie s primii o factur de avans de la furnizor, pe care o recepionai cu NIRI, - articolul fiind Y-A... n funcie de natura articolelor pentru care ai pltit avansul. Atenie, respectai cota TVA din articol. Dac este necesar creai mai multe articole de avans cu diverse cote TVA. - pre unitar: valoarea avansului, iar cantitatea este 1. - completai numrul recepiei la documentul de plat i validai. La primirea NIRI: - mai nti - dup care (valoarea articolelor primii o nou factur pe care o recepionai tot cu articolele propriu-zise, nscriei un rnd cu acelai Y-A..., acelai pre unitar avansului), doar la cantitate scriei -1.

Pentru simplificarea evidenei, pentru ca s nu fii nevoii s urmrii natura articolelor pentru care dai avans, avansurile se pot contabiliza n cursul anului numai pe contul 4091, urmnd ca la ntocmirea situaiilor anuale, numai soldul lui 4091 s fie verificat i defalcat dup natura avansului: % = 4091 4092 232 234 6. Cumprarea imobilizrilor se nregistreaz n hMARFA cu NIRI fr rnduri, n "pseudo-gestiunile": XICC-imobilizri corporale, sau XINC-imobilizri necorporale n textul liber se descriu imobilizrile achiziionate. n hMARFA recepia este tratat numai din punct de vedere financiar, imobilizrile fiind considerate imobilizri n curs, recepia propriu-zis pe baza procesului verbal de punere n funciune se va face n hIMOB. 7. Recepie cu taxare invers Dac se recepioneaz bunuri pe care furnizorul le-a facturat cu taxare invers, cumprtorul procedeaz astfel: 67

Tip document: NIRII - NIR cu taxare invers - nscrie valoarea fr TVA pentru evidena datoriei, eventual cu rnduri dac e material, marf etc. - nu se completeaz OpTVA i TVATX - Autolichidare TVA - se nscrie totalul cu TVA, din care valoarea TVA - codul OpTVA se alege: 2Ii$ - Din tara, Taxare inversa, Capital 2Ii> - Din tara, Taxare inversa, Revanzare 2Ii* - Din tara, Taxare inversa, Nevoi firma - n jurnalul TVA se cuprinde numai acest document, deci nscriei corect firma, numr i data document. Gestiunea nu se completeaz. Decont: rd. 12 - Achiziii de B/S supuse msurilor de simplificare (Ordin 183/2011) pt. care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers) rd. 19 - Achiziii de B/S pentru care beneficiarul din Romnia este obligat la plata TVA (taxare invers) Contare TVATX: 4426 = 4427

4.2. Recepii de la furnizor extern

a) Recepii din import Mrfurile de regul pot fi importate n dou feluri: 1. n nume propriu: - la recepia mrfurilor importate intervin documentele: factura extern, declaraia vamal de import i factura de transport. 2. n comision: - la recepia mrfurilor importate intervin documentele: factur extern, declaraia vamal de import i factura de comision. n acest caz vmuirea s-a fcut de comisionar, iar taxa vamal, accizele i TVA au fost pltite de acesta, astfel c aceste sume trebuie achitate comisionarului. n cmpul Cod furnizor vam trecem codul comisionarului. n rndul "CHELTUIELI:" trecem comisionul (i transportul) de pltit comisionarului.

Completarea Nota de recepie extern (NIRE) n hMARFA pentru recepionarea articolelor care provin din import direct se utilizeaz tipul de document NIRE. I. Capul documentului de recepie din import are 4 seciuni: RECEPIE: FURNIZOR: VAM : CHELT.: datele datele datele datele de identificare, de cumprare, de vmuire, despre alte cheltuieli.

68

Fig. 4.3. n seciunea RECEPTIE trebuie completat manual cmpul OpTVA, prin care se definete, ce tip de operaie avem. La apsarea tastei <F1> apare o fereastr de ajutor care ne ofer lista de operaii TVA, din care alegem: 2Ex - Op.cu deducere, Extern, Taxabil n aceste coduri, caracterul E nseamn extern (import/export), iar A nseamn achiziie intracomunitar. Fiind vorba de import (dintr-o ar din afara UE), alegem codul 2Ex. Seciunea FURNIZOR se completeaz pe baza facturii externe: - codul furnizorului, - tipul i numrul facturii externe (vezi i la recepii de la intern) - data facturii externe, - scadena plii, - valoarea n valut - simbol valut: Se poate alege cu F1. La introducerea valutei apare instantaneu cursul de schimb al valutei din ziua facturrii sau cursul anterior din data cea mai apropiat, nregistrat n fiierul "Cursuri de schimb". Cursul trebuie s fie cel utilizat pe DVI. - valoarea n lei - se calculeaz de program. Seciunea VAMA se completeaz pe baza Declaraiei vamale de import (DVI/FAC): - cod firm: dac importul este n nume propriu nu se completeaz, dac este n comision se completeaz cu codul comisionarului - numrul DVI, data, observaii, - scadena plii, - total de plat n vam, din care: - taxe vamale + comision vamal, - accize, - TVA. Seciunea CHELT se completeaz pe baza facturii de transport (dac este import n nume propriu) sau pe baza facturii de comision (dac este import n comision): cod firm, numrul facturii, data, observaii, scadena plii, total factur (inclusiv TVA), din care total TVA. (loturile de intrare) se completeaz n felul

II. Rndurile recepiei urmtor:

69

Fig. 4.4. gestiunea - dac nu s-a completat la RECEPTIE cod articol ambalat n: se introduce opional pre la recepie format din pre unitar cumprare n valut pre de cumprare n lei - calculat de program pre n vam: se introduce procentual fa de valoarea de cumprare sau n valoare absolut pe unitate - taxe vamale+comision vamal: pe baz cot este calculat automat pe unitatea de marf - accize: pe baz cot se calculez automat pe unitatea de marf. Calculai cota astfel: acciz/um = total accize pltite/cantitate, cot acciz = (acciz/um) / (Pre n vam + Taxe+com) Pre n vam i Taxe+com sunt cele afiate pe ecran, n rndurile precedente. - tva nedeductibil: 0 dac deductibil sau cot TVA dac este nedeductibil - cheltuieli: se calculeaz prin repartizarea cheltuielilor de transport pe unitatea de marf - pre de nregistrare=Pre vam+Taxe+Accize+TVA neded.+cheltuieli - adaos comercial - se introduce procentul, sau direct preul de vnzare, modificabil i ulterior - pre de vnzare: se poate completa/modifica i ulterior - cantitatea intrat (stoc iniial) - data expirrii, data la care expir garania furnizorului - observaii. n exemplul din Fig. 4.3. i Fig. 4.4. se dau urmtoarele date: S-au importat 700 kilograme de cafea mcinat. Preul productorului a fost de 1,00 USD/pachet, la un curs de 3,17 lei/USD. Pentru preul unitar s-au fcut urmtoarele calcule: Pre unitar cumprare: 1,00 USD x 3,1700 lei = 3,17 lei

Vam: Pre n vam: 3,17 x 100% = 3,17 lei Tax vamal: - n exemplu, taxa vamal s-a calculat la: valoare factur furnizor extern + valoare factur de trensport. Din cele de mai sus rezult o tax vamal pe unitate de produs de 3,17+2,00 = 5,17 lei. nscriem suma n rd. corespunztor i se caluleaz automat procentul de tax vamal de 163,09%. Desigur, dac se cunoate procentul, se nscrie i se va calcula automat valoarea unitar a taxei. Accize: s-au pltit n total 581 lei. Calculm: 581/700 = 0,83 lei/kg. Cheltuieli/ unitate (transport): 1400 lei/700 kg 70 = 2,00 lei

Pre de nregistrare:

3,17 + 5,17 + 0,83 + 2,00 = 11,17 lei = 16,13 lei

Pre de livrare (stabilit de importator): Adaos comercial: adaos net: TVA: Pre de vnzare:

((16,13-11,17)/11,17)x100 = 44% aprox. 16,13-11,17 = 4,96 lei 16,13 x 24% = 3,87 lei

16,13 + 3,87 = 20,00 lei facturile furnizorilor,

n capul recepiei din Fig.4.3. avem datele din respectiv din declaraia vamal de import: Valoarea mrfii-factur furnizor:

700 x 3,1700 = = = = = = =

2219,00 lei 5740,56 3619,00 581,00 1540,56 lei lei lei lei

Total vam: 3619,00+581,00+1540,56 d. c: tax vamal: 700 x 5,17 accize: 700 x 0,83 TVA: (3,17+5,17+0,83) x 700 x 24% Chelt. transport: din care: TVA Verificm, dac am lucrat corect, listnd recepia pe ecran:

1736,00 lei 336,00 lei

NOTA DE INTRARE-RECEPTIE/IMPORT Nr.110017 din 25/09/11 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------FURNIZOR: AUSTRALIAN TRADER Doc: F1 - 20/09/11 Tot: 700.00 USD VAMA: INTERNATIONAL SA Doc: DVI 126 - 25/09/11 Tot: 5740.56 TVA: 1540.56 CHELTUIELI:EXTAZ-SEE SA Doc: F33 - 24/09/11 Tot: 1736.00 TVA: 336.00 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Curs de schimb: 1 USD = 3.170000 Lei Import cu chelt. transp.(taxe vamale calc. f.de factura ext.+transp.) *----*--------------------------------*---*--------*-----------*------------*------------*------------*------------* |Gest| Specificatia |U.M| Cantit |PU si val. | PU si val. | PU si val. | PU si val. | PU si val. | | | produselor | | | externa | cumparare | chelt.vama | cheltuieli | contabila | | | | | | USD | (lei) | (lei) | (lei) | (lei) | *----*--------------------------------*---*--------*-----------*------------*------------*------------*------------* 1.00 3.17 6.00 2.00 11.17 700.00 2219.00 4200.00 1400.00 7819.00 ================================================================================================================== TOTAL CALCULAT: 700.00 2219.00 4200.00 1400.00 7819.00 MR Cafea macinata KG 700.0

TOTAL DIN DOCUMENTE (fara TVA deductibil) 700.00 2219.00 4200.00 1400.00 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------DIFERENTE: 0.00 0.00 0.00 0.00

ntr-adevr, pe rndul de diferene avem zero peste tot, deci recepia s-a ntocmit corect. Dac ntr-una din coloane diferena este semnificativ, va trebui s anulm NIRE i s recalculm datele respective. n practic de regul nu ne putem atepta, ca diferenele s fie apropiate de valoarea zero. La cantiti mari, multe articole pe aceeai factur, curs valutar cu mai multe zecimale etc. putem accepta chiar i diferene de zeci de lei din cauza rotunjirilor! Contare NIRE la import:

Pe baza facturii 371.1 =

furnizorului extern: 401.2 2219,00 lei datorie furnizor

Pe baza declaraiei vamale: 71

371.1 371.1 446.01 446.02 4426.02

= = = = =

446.01 446.02 401.1 401.1 401.1

3619,00 581,00 3619,00 581,00 1540,56

lei lei lei lei lei

taxe vamale accize taxe vamale accize TVA n vam

Pe baza facturii de cheltuieli: 371.1 4426.02 = = 401.1 401.1 1400,00 lei 336,00 lei ch. transport TVA pt. transport

Structura preului la mrfurile din import Valoarea n vam cuprinde i urmtoarele cheltuieli efectuate pe parcursul extern, n msura n care nu au fost cuprinse n preul mrfii: a) cheltuielile de transport al mrfurilor i cele de ncrcare, de descrcare i de manipulare conexe, pn la portul sau locul de import care se afl la frontier; b) costul asigurrii. Conform art.169 al Regulamentului CEE nr. 2454, valoarea n vam se transform n lei de regul la cursul nregistrat n penultima zi de miercuri a lunii i publicat n ziua respectiv sau n ziua urmtoare. Taxele vamale se pot studia pe site-ul sistemului de coduri TARIC vezi n documentaia electronic al Comisiei Europene. Formule de calcul: Pre unitar cumprare n valut + transport n valut (PuCmpVal) Curs de schimb (CursSch) Pre unitar cumprare n lei (PuCmp): PuCmp = PuCmpVal * CursSch

Pre unitar n vam (PuInVama): pre de cumprare + cheltuieli de transport pe parcurs extern + cheltuieli de manipulare pe parcurs extern + asigurri pe parcurs extern / Cantitate Tax vamal (VamaN) % i comisionul vamal Taxe vamale pe unitate de marf (PuVama): PuVama = PuInVama x (VamaN+comision vamal) / 100 Cot accize (AczN) % sau suma fix pe unitatea de produs Accize pe unitate de marf (PuAcz): PuAcz = (PuInVama + PuVama) * AczN / 100 sau Sum accize/ UM * UM concreta Baza de impozitare TVA (PuBazaTva): PuBazaTva = (PuInVama + PuVama + PuAcz) TVA nedeductibil (PuTva): se completeaz doar dac TVA este nedeductibil i trebuie inclus n preul contabil PuTva = PuBazaTva * TVA / 100 Cheltuieli de transport, asigurare/unitate (PuChelt) 72

Pre de nregistrare/achiziie (PuInr): PuInr = PuCmp + PuVama + PuAcz + PuTva + PuChelt

Pre iniial/pre cu ridicata (PuInit) : PuInit = PuInr Adaos comercial (AdC): Pre livrare catalog (PuLivCat): PuLivCat = PuInit + PuInit*AdC/100 Pre vnzare catalog (PuVinzCat): PuVinzCat = PuLivCat + PuLivCat*TVA/100 Pre contabil (PuCont) poate fi: - preul de cumprare (PuCmp); - preul de nregistrare (PuInr); - pre de vnzare catalog (PuVinzCat) a) Achiziii intracomunitare (AIC) n cazul achiziiilor intracomunitare se utilizeaz tipul de document utilizat i mai sus, NIRE. El se utilizeaz cu unele diferene fa de import, cum se poate urmri i n figura de mai jos:

Fig. 4.5. - la OpTVA se completeaz: 2Ax - Op.cu deducere, AIC, Taxabil, sau 2At - Op.cu deducere, AIC, Triunghiular Acest cod va determina ncadrarea n jurnalul de cumprri i includerea operaiei n declaraia VIES. - n seciunea VAMA se nscrie AUTOLICHIDARE TVA, se nscrie numai TVA calculat - pe rndurile cu articole se nscrie pre n vam 100%,la taxe vamale nu se nscrie nimic - exemplu contare NIRE la AIC:

Pe baza facturii 371.1 6588.5 = =

furnizorului extern: 401.2 401.2 10200,00 lei 2,40 lei (dif. din rotunjire)

Autolichidare TVA: 4426.02 = 4427 2448,58 lei

Pe baza facturii de cheltuieli: 371.1 4426.02 = = 401.1 401.1 500,00 lei 120,00 lei

73

4.3. Recepionarea produciei proprii

Bonul de predare produse finite (BPP) n hMARFA evidena stocurilor se ine pe loturi. Acest mod de lucru ar putea fi o restricie n tratarea stocurilor de produse. Loturile de produse finite (recepionate cu BPP distincte) se pstreaz separat de la intrare i pn la vnzare. Dou loturi de produse nu sunt niciodat reunite ntr-un singur lot de stoc. Tipul de document BPP (bon de predare produse finite) se utilizeaz la firme care au activitate de producie, pentru a nregistra intrrile de produse finite n gestiunea corespunztoare. Expeditorul este o secie i destinatarul este finite. Astfel, n capul recepiei se trece ca depozitul destinaie va fi gestiunea specificat. un depozit de produse Furnizor o secie, iar

Preul de nregistrare se indic n conformitate cu aleas de utilizator pentru produsele finite.

metoda de eviden

Din punct de vedere contabil, pe baza documentului de tip BPP, programul genereaz nregistrarea pentru debitarea contului de produse finite, n coresponden cu contul definit la "funcii de conturi" ca i cont ieire de descrcare. Contare BPP: 345 = 711 | total val. produse la pre nreg.

Structura preului la produse finite: Cost de producie/pre de producie prestabilit (PuCmp): Cost de desfacere/pre de desfacere prestabilit (PuChelt): dac exist Cost complet/Pre complet prestabilit (PuInr): PuInr = PuCmp + PuChelt Marj productor: (Marja): Pre livrare catalog (PuLivCat): PuLivCat = PuInr + PuInr*Marja/100 Pre iniial/pre cu ridicata (PuInit) : PuInit = PuLivCat Pre vnzare catalog (PuVinzCat): PuVinzCat = PuLivCat + PuLivCat*TVA/100 Pre contabil (PuCont) poate fi: - preul de cumprare (PuCmp); - preul de nregistrare (PuInr); - pre de vnzare catalog (PuVinzCat) La produsele gestiune i la similar. finite apar diferene fa de mrfuri la nregistrarea n contabilizare, n rest facturile, ncasrile se trateaz

Preul contabil al produselor n funcie de complexitatea i diversitatea produciei, produsele se pot nregistra n contabilitate la diverse preuri: 74

1. Produsul se nregistreaz la pre de cost prestabilit (standard) adic: PuCmp = cost prestabilit PuChelt = 0 PuInr = PuCont = PuCmp PuLivCat = PuInr+marj productor marj prod. = chelt.desfacere+profit+accize Diferenele de pre care apar ntre costul prestabilit i costul efectiv se evideniaz doar n contabilitate la nchiderea lunii (cnd devine cunoscut costul efectiv). 2. Produsul se nregistreaz la pre de livrare estimat, adic: PuCmp = pre de livrare estimat PuChelt = 0 PuInr = PuCont = PuVinzCat = PuCmp Acest procedeu este foarte simplist producie mici, cu o producie simpl. i se folosete n uniti de

3. Produsul se nregistreaz n hMARFA doar cantitativ (PuCont = 0). ncrcarea i descrcarea valoric a gestiunii se va rezolva dup stabilirea costului de producie efectiv (de ex. la sfritul perioadei), extracontabil sau cu ajutorul contabilitii de gestiune. PuCmp PuChelt PuInr PuLivCat = = = = 0 0 PuCont = PuCmp = 0 pre de livrare estimat

4.4. "Recepionarea" serviciilor

n hMARFA se poate realiza i evidena prestrii, facturrii serviciilor. Pentru evidena lor se creeaz o gestiune de servicii, se recepioneaz loturile de servicii care se factureaz clienilor. La servicii apar diferene la "nregistrarea n gestiune" i la contabilizare, n rest facturile, ncasrile se trateaz similar ca la mrfuri. Tipul de document BPS (bon de predare servicii) se utilizeaz n mod curent la firme cu activitate de prestri servicii i execuie de lucrri. Dar acestei categorii i se pot asimila i comisioanele, chiriile, locaiile de gestiune i alte surse de venituri care se factureaz unor teri de ctre toi agenii economici, indiferent de activitatea desfurat. Expeditorul unui document de tip BPS este o secie i destinatarul este o "pseudogestiune" de servicii. BPS nu se contabilizeaz n seciunea de contabilitate financiar, dar se contabilizeaz n seciunea de gestiune. Pentru servicii se creeaz: - o gestiune fictiv cu tip articol "S" i cont de intrare "704"(sau dup caz 705, 706, 708) - cte o nregistrare de nomenclator, - o recepie fictiv - comun pentru mai multe tipuri de servicii, - cte un lot de intrare fictiv cu stoc iniial = 0. Procednd aa, exist posibilitatea structurrii preului i serviciile facturate vor fi cumulate i cantitativ (se cumuleaz ieirile n lot i serviciile prestate apar cu stoc negativ). n funcie de perioadele n care vrem s cunoatem cantitativ serviciile 75

prestate, putem crea o recepie fictiv la nceputul anului sau la nceputul fiecrei luni. n aceste "recepii" vom introduce cte un lot cu stoc iniial=0 pentru fiecare fel de serviciu pe care urmeaz s-l prestm n perioada (anul, luna) respectiv. Desigur, n cazul n care pe parcurs se presteaz un nou tip de serviciu care nu a fost "recepionat", la BPS iniial se adaug rndul corespunztor, dup care se trece la facturare.

4.5. Recepionarea cheltuielilor

Jurnalele de cumprri , n cazul n care prin hMARFA se urmrete i gestiunea materialelor, vor cuprinde acele documente de la furnizor, pe baza crora s-au fcut recepiile de materii prime, materiale. Aceste jurnale nu pot fi complete dac nu conin celelalte documente cu TVA prin care se cumpr materiale trecute direct n consum (deci la cheltuieli), chirii, facturi de energie sau ap, telefon etc. Se cumpr diverse servicii - reclam, asigurri, se pltesc comisioane etc. Toate acestea trebuie introduse n jurnalul de cumprri. n plus, poate s apar necesitatea urmririi unor cheltuieli pe centre de cheltuieli. Pentru introducerea acestora se poate utiliza documentul NIRI, fr rnduri sau cu rnduri. La livrare, baza de date este configurat pentru varianta fr rnduri. n acest caz n capul recepiei se introduc pseudogestiuni de cheltuieli: X604, X628 etc. n cazul n care operatorul nu poate decide natura cheltuielii, poate utiliza X471, urmnd ca n contabilitate s se precizeze contul de cheltuieli prin nota: 6xx = 471.5 Fiecare tip de cheltuial are o gestiune proprie i un rnd n funcii de conturi. Contul de intrare i contul de intrare diferen vor fi identice. - contare: % = 401.1 604, 605,...628 4426 | total factur furnizor | valoarea de cumprare | TVA deductibil

n cazul recepiei fr rnduri se debiteaz contul de intrare de diferene. n cazul recepiei cu rnduri se debiteaz conturile de intrare gsite n funcii de conturi pentru gestiunile indicate la fiecare rnd. Dac pe factur exist mai multe poziii care trebuie contabilizate pe conturi de cheltuieli distincte, atunci se poate folosi o singur recepie cu rnduri sau mai multe recepii fr rnd. Recepia cu rnduri prezint dezavantajul, c trebuie s existe o poziie de cheltuieli n nomenclator i mai ales c se vor crea loturi de stoc de tip cheltuieli care nu se pot elimina dect prin tergere selectiv de documente. Acest tip de recepie are ns avantajul, c se pot strnge date pentru contabilitatea de gestiune sau pentru calculul costurilor.

4.6. "Recepii" pentru regularizri de TVA

n acest jurnal se adaug documente specifice regularizrii deductibilitii TVA, ca: TVA3 TVAEX TVA deductibil/nedeductibil TVA devenit exigibil 76

TVA3

- se utilizeaz cnd trebuie corectat operaia TVA atribuit iniial. De exemplu, dac o parte din benzina cumprat pe stoc este utilizat n scopuri care nu permit deductibilitatea fiscal, se ntocmete un "document" TVA3 cu operaia TVA 2Ix cu valoarea TVA cu minus i nc un TVA3 cu operaia TVA 3Ix cu valoarea TVA cu plus. Astfel, n jurnalul TVA suma va ajunge n coloana de TVA nedeductibil. Exemplu de contare (nume document NC n Contare): 4426.02 = 401.1 -24,00 lei 4426.03 = 401.1 24,00 lei

TVAEX - se poate nregistra TVA devenit exigibil (cumprri n rate etc.) pentru ca s figureze n jurnalul de cumprri. Exemplu de contare: 4426.02 = 4428.11 24,00 lei

5. DOCUMENTE DE IEIRE
Documentele de ieire n hMARFA sunt acele documente justificative cu ajutorul crora se ine evidena ieirilor spre vnzare, consum sau alt gestiune a stocurilor de produse, mrfuri, materiale sau a serviciilor prestate. Tipurile de documente de ieire cu care este livrat programul: - n jurnalul de Ieiri spre vnzare (MVF): AEM - Aviz de expediie ctre magazin - model A - listabil pe formular pretiprit - model B - intern - model H - listabil pe hrtie - model I - model grafic (numai cu opiunea listare grafic) - avize retur ctre furnizor corespunztoare modelelor A,H, I - Aviz pentru transfer sau +/- inventar - modelele A, H, I - Borderou de vnzare (ncasare) - Aviz de nsoire marf - model A, H, I - Factur firme - model A - listabil pe formular pretiprit - model G - listabil pe hrtie cu chitan - model H - listabil pe hrtie - model I - model grafic (numai cu opiunea listare grafic) - model J - model grafic cu chitan (numai cu op. listare grafic) - model K - model grafic A5 (numai cu op. listare grafic) - model L - model grafic fr col.TVA (numai cu op. listare grafic) - Factur taxare invers - Factur firme-STOC - model A, H, I - Autofactur - livrare ctre sine - Autofactur - n numele furnizorului - Factur pentru extern - model A - model intern listabil pe formular (lb.rom.) - model B - model extern listabil pe formular (lb.engl.) - model H - listabil pe hrtie - Factur n valut cu TVA intern - model A i I

AIMF AIMT BVINZ TAIM TFAC

TFACI TFACS TFAUS TFAUT TFCE

TFCET

- n jurnalul de Ieiri interne (pt.consum) - MVI: BCM BCM3 BCM_S TBCA TVAEX Bon BCM Bon Bon TVA consum materiale / ob.inv. (consum nedeductibil!) consum materiale-stoc consum operaii asimilate devenit exigibil

- n jurnalul de retururi la vnzri - MVR: AEMR - avize retur ctre magazin corespunztoare celor 4 modele de AEM TFACR - factur retur - model A, H, I, S, T 77

5.1. Avizul de nsoire a mrfii

Conform Ordinului 3512/2008 (MO 870bis/2008) privind documentele financiar-contabile, avizul de nsoire a mrfii este un formular cu regim special intern de tiprire i numerotare. Servete ca: - document de nsoire a mrfii pe timpul transportului, - document ce st la baza ntocmirii facturii, - dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiai uniti, - document de primire n gestiune, - document de descrcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit. Se ntocmete n 2 sau mai multe exemplare, de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale, precum i n alte situaii stabilite prin procedurile proprii ale unitii. n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti, dispersate teritorial, precum i al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vnzrii sau testri la locul de desfacere, premii, materiale promoionale etc.) avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea "Fr factur", dup caz. Pe avizul de nsoire a mrfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la teri se face meniunea "Pentru prelucrare la teri". n celelalte situaii dect cele prevzute mai sus se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura. Coninut minimal: - seria i numrul intern de identificare a formularului; - data emiterii; - datele de identificare ale furnizorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal); - datele de identificare ale cumprtorului (denumire, adres, cod de identificare fiscal); - denumirea i cantitatea bunurilor livrate; - preul i valoarea, dup caz; - date privind expediia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie, numr), numrul mijlocului de transport, ora livrrii, semntura delegatului; - semntura expeditorului, - data primirii n gestiune i semntura gestionarului primitor. Dat fiind multitudinea de situaii n care se poate emite, n forma livrat a aplicaiei hMARFA avizul nu este contabilizat. La implementare, n funcie de modul de utilizare se pot concepe formule contabile. Dac se dorete nscrierea unor meniuni, n funcie de situaia concret, se pot crea mai multe modele de aviz.

5.2. Factura
a) Prevederi legale Obligaia emiterii Cf.art.155 alin.(1) din Codul fiscal valabil la 15.09.2011, persoana impozabil care efectueaz o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, alta dect o livrare/prestare fr drept de deducere a taxei, trebuie s emit o factur ctre fiecare beneficiar, cel trziu pn n cea de-a 15-a zi a lunii urmtoare celei n care ia natere faptul generator al taxei, cu excepia cazului n care 78

factura a fost deja emis. De asemenea, persoana impozabil trebuie s emit o factur ctre fiecare beneficiar pentru suma avansurilor ncasate n legtur cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel trziu pn n cea de-a 15-a zi a lunii urmtoare celei n care a ncasat avansurile, cu excepia cazului n care factura a fost deja emis. Coninut minimal Conform Codului fiscal (art.155 (5)), factura cuprinde n mod obligatoriu urmtoarele informaii: - numrul de ordine, n baza uneia sau mai multor serii, care identific factura n mod unic; - data emiterii facturii; - data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data ncasrii unui avans, n msura n care aceast dat difer de data emiterii facturii; - denumirea/numele, adresa i codul de identificare fiscala ale persoanei care emite factura; - denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit n Romnia i care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum i denumirea/numele, adresa i codul de nregistrare n scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal; - denumirea/numele i adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum i codul codul de identificare fiscal ale beneficiarului; - denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit n Romnia i care i-a desemnat un reprezentant fiscal, precum i numele, adresa i codul de nregistrare ale reprezentantului fiscal; - denumirea i cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate; precum i particularitile prevzute la art. 125/1(3) n definirea bunurilor, n cazul livrrii intracomunitare de mijloace de transport noi; - baza de impozitare a bunurilor si serviciilor sau, dup caz, avansurile facturate, pentru fiecare cot, scutire sau operaiune netaxabil, preul unitar, exclusiv taxa, precum i rabaturile, remizele, risturnele i alte reduceri de pre; - indicarea cotei de tax aplicate i a sumei taxei colectate exprimate n lei, n funcie de cotele taxei; - n cazul n care nu se datoreaz taxa, trimiterea la dispoziiile aplicabile din titlul VI al Codului fiscal sau din Directiva 112 sau orice alt meniune din care s rezulte c livrarea de bunuri sau prestarea de servicii face obiectul unei scutiri sau a procedurii de taxare invers; - n cazul n care se aplic regimul special pentru ageniile de turism, trimiterea la art. 152/1, la art. 306 din Directiva 112 sau orice alt referin care s indice faptul c a fost aplicat regimul special; - dac se aplic unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de art, obiecte de colecie i antichiti, trimiterea la art. 152/2, la art. 313, 326 ori 333 din Directiva 112 sau orice alt referin care s indice faptul c a fost aplicat unul dintre regimurile respective; - o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cnd se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeai operaiune. n plus, n Legea societilor comerciale nr. 31/1990, republicat n MO 1066/2004 se prevede la art. 74, c n orice factur, ofert, comand i alte documente ntrebuinate n comer trebuie s se menioneze: - la SRL-uri capitalul social - la SA-uri capitalul social, din care efectiv vrsat. Semnarea i tampilarea facturilor nu sunt obligatorii. Originalitatea Norme Cod fiscal, pct. 46 (1): Justificarea deducerii taxei se face numai pe baza exemplarului original al documentelor prevzute la art. 146 alin. (1) din Codul fiscal, inclusiv facturi transmise pe cale electronic n condiiile stabilite la pct. 73, care s conin cel puin informaiile prevzute la art. 155 alin. (5) din Codul fiscal, cu excepia facturilor simplificate prevzute la pct. 78. Facturile transmise prin pota electronic sunt considerate facturi n original. 79

Facturi electronice Norme Cod fiscal, pct. 73: (1) n sensul art. 155 alin. (8) lit. c) din Codul fiscal, se pot transmite facturi prin mijloace electronice n urmtoarele condiii: a) pentru operaiuni efectuate n Romnia, inclusiv pentru livrri intracomunitare: 1. prile s ncheie un acord prin care s se prevad aceast procedur de facturare; 2. s se garanteze autenticitatea sursei i integritatea coninutului facturii prin: (i) semntur electronic, conform prevederilor Legii nr.455/2001 privind semntura electronic; sau (ii) schimbul electronic de date EDI definit la art. 2 din Recomandrile Comisiei 1994/820/CE din 19 octombrie 1994 referitor la aspectele legale ale schimbului electronic de date; sau (iii) alte modaliti de garantare a autenticitii sursei i integritii coninutului facturii dect cele prevzute la lit. (i) i (ii), situaie n care persoana care transmite facturi prin mijloace electronice va trebui s solicite confirmarea Direciei generale a tehnologiei informaiei din cadrul Ageniei Naionale de Administrare Fiscal c sunt ndeplinite condiiile i modalitile de garantare a autenticitii sursei i integritii coninutului facturii; 3. s existe un document centralizator pe suport hrtie, cu evidena tuturor facturilor transmise prin schimbul electronic de date EDI ntr-o lun calendaristic de o persoan impozabil nregistrat conform art. 153 din Codul fiscal sau a tuturor facturilor astfel primite ntr-o lun calendaristic de orice persoan obligat la plata taxei, n cazul n care furnizorul/prestatorul nu este nregistrat conform art. 153 din Codul fiscal; b) pentru achiziiile intracomunitare efectuate n Romnia: 1. prile s ncheie un acord prin care s se prevad aceast procedur de facturare; 2. s existe un document pe suport hrtie cu evidena tuturor facturilor primite prin schimbul electronic de date EDI ntr-o lun calendaristic de orice persoan impozabil sau persoan juridic neimpozabil nregistrat conform art. 153^1 din Codul fiscal; (2) n sensul alin. (1) lit. b) condiiile pentru facturarea prin mijloace electronice sunt stabilite de ara n care au loc livrrile intracomunitare. Reconstituirea Norme Cod fiscal pct.46.(1): n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al documentului de justificare, beneficiarul va solicita furnizorului/prestatorului emiterea unui duplicat al facturii pe care se va meniona c nlocuiete factura iniial. b) Facturarea n hMARFA Introducerea sau crearea facturilor n hMARFA se execut cu documentul TFAC i a celorlalte modele derivate din TFAC dup caz. Posibiliti de ntocmire: - pe formulare pretiprite se listeaz datele din hMARFA - pe hrtie alb se listeaz deodat formularul i datele. Cu opiunea de listare grafic se pot obine formulare mai estetice, personalizate cu logo, watermark etc. - pe formulare pretiprite se ntocmete manual la sediul clientului, datele urmnd s se introduc ulterior n hMARFA.

80

Factura servete ca: - document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a produselor i mrfurilor livrate, a lucrrilor executate sau a serviciilor prestate - document de nsoire a mrfii pe timpul transportului - document de ncrcare n gestiunea primitorului - document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i cumprtorului Model Modelele de facturi din aplicaie se compun de regul din: capul facturii, text liber i rnduri. 1. CAPUL facturii conine: numrul de regim special intern de numerotare al formularului numrul intern al facturii numr comand - opional data facturii data scadenei tipul i modelul operaia TVA datele clientului

Toate acestea sunt indicate de operator la nceputul adugrii. Numrul intern este recomandat s se utilizeze ca un numr distinct de numrul de regim special, mai ales la firmele unde simultan sunt utilizate mai multe blocuri de facturi. Facturile se pot urmri mai uor i din punct de vedere cronologic, dac folosim n paralel i un numr intern.

Fig. 5.1. 2. TEXT LIBER - se completeaz cu numr aviz de nsoire a mrfii, nume i act identitate delegat, date mijloc de transport, etc. ca la facturile completate pe formular. Pe fereastra de text liber cu <F10> se poate vizualiza firma i persoanele din firma pentru care se ntocmete factura. 3. RNDURILE facturii se compun din: a) identificatorul lotului de stoc din care se face expediia (codul articolului mpreun cu numrul recepiei i codul gestiunii). Aceast identificare va fi efectuat de ctre operator, ns programul l "ajut" punndu-i la dispoziie, ntr-o fereastr, lista loturilor. Prin indicarea lotului de ctre operator, programul va putea culege din baza de date i celelalte informaii legate de lot (denumirea articolului, unitatea de msura, preul de nregistrare, preul de vnzare indicat la recepie etc.). Dac cmpul ARTICOL este necompletat, tastnd <F1> apare fereastra de 81

ajutor Nomenclator articole, dar dac cmpul este completat parial sau integral, tastnd <F1> apare fereastra de ajutor Loturi de intrare/stoc.

Fig. 5.2. b) cantitatea livrat, pe care o va indica operatorul. c) preul de livrare, pe care l va indica tot operatorul, ns programul i "propune" n prealabil preul de livrare stabilit la recepia lotului respectiv. Programul calculeaz pentru fiecare rnd de factur valoarea de vnzare i TVA aferent. 4. VALIDAREA dup terminarea completrii calculeaz: - Total valoare de vnzare - Total TVA - Total de plat n cazul facturilor care au fost completate manual i nregistrate ulterior n baza de date, valorile calculate sunt utile pentru c asigur: verificarea calculelor fcute manual de cel care a ntocmit factura includerea facturii n jurnalul de vnzri scderea din stoc a bunurilor facturate contabilizarea prin program a facturii la sfritul lunii urmrirea soldului facturii respective i a clientului respectiv n ansamblu (nregistrarea n fia clientului).

Desigur, n cazul depistrii de erori de calcul n factura original, se recomand anularea tuturor exemplarelor i ntocmirea unei noi facturi corecte, sau ntocmirea unei noi facturi pentru diferene. Contarea facturii n general, factura introdus n program se conteaz n mod automat dup formula:

4111.1

% 701 704 707 ... 4427

| | | |

total factur (inclusiv TVA) vnzri produse vnzri servicii vnzri mrfuri

| TVA colectat

i concomitent descrcarea din gestiune: 607 711 = = 371.1 345 | | pt. mrfuri pt. produse

82

Observaie: Conturile de stoc, conturile de venituri i conturile de descrcare sunt culese de program. Aceste conturi sunt specifice fiecrui rnd de pe factur (lot de ieire), pentru c articolele vndute provin de regul din diverse gestiuni (mrfuri, produse, servicii, etc.) i aparin unor grupe diferite. Preul de vnzare (livrare) recomandat la ntocmirea facturii poate fi: 1. Pre livrare lot: este preul de livrare din lotul de stoc ales Acest pre poate fi modificat: - manual n Loturi de stoc prin Modificare - prin modificare selectiv pe baza preului din Nomenclator articole (dac exist pre n nomenclator) 2. Pre livrare calculat pe baza cotei de adaos: la preul iniial (cu ridicata) se aplic cota de adaos din Grupe de articole (dac este prevzut cota pentru grupa articolului ales i dac n parametrii documentului se solicit acest calcul) Preul propus poate fi corectat i devine pre livrare efectiv. Documentul poate fi parametrizat i n aa fel nct s se poat indica: - adaos comercial - reduceri comerciale - reduceri financiare - preul de vnzare (inclusiv TVA). Pentru modificarea preurilor n funcie de evoluia cursului unor valute vezi Cap.3.2 i 3.5. a) Vnzri la intern 1. Factura se ntocmete simultan cu livrarea mrfii: se ntocmete o factur fiscal (cu validare final) 2. Mai nti se livreaz marfa, iar ulterior se ntocmete factura: - la livrare se ntocmete aviz de nsoire marf (cu validare final) - ulterior se emite factura (validare proform), eventual se poate emite o singur factur pentru avizele din luna respectiv 3. Mai nti se factureaz, iar apoi se livreaz marfa: - se emite factura (cu validare proform) - la livrare se ntocmete aviz de nsoire marf (cu validare final) 4. Se returneaz marfa de la cumprtor: - cumprtorul aduce marfa nsoit de aviz de nsoire marf - se emite factura n rou TFACR (cu validare final) 5. Facturare avans primit de la client Pentru avansul primit de la client trebuie ntocmit factur. n Nomenclator exist poziia de avansuri primite: Y-AVANS-PRIM-24 Aceste loturi se "recepioneaz" la fel ca serviciile, cu BPS, cu stoc i pre=0. Dac sunt mai multe cote TVA, pentru fiecare cot este necesar un articol distinct. Factura cu avansul primit conine numai rndul de avans (cantitate=1 i pre unitar = valoarea avansului) i se contabilizeaz:

4111.1

% 419 4427

| total factur (inclusiv TVA) | val. avans de la clieni | TVA colectat

Pe factura urmtoare, de livrare i decontare avans ctre clientul de la 83

care s-a primit avansul, se trece avansul cu cantitate = -1 i pre unitar = valoarea avansului care se deconteaz. Aceast factur va avea urmtoarea contare:

4111.1

% 701, 707 419 4427

| | | |

total factur (rest plat) val. produse/mrfuri fr TVA - val. avans decontat (cu minus) TVA colectat

TVA colectat = TVA corespunztor produse/mrfuri - TVA coresp. avans decontat Exemple: 1. Y-AVANS PRIMIT

pu 1000 val

1000 tva

240

diverse mrfuri 2000 tva 480 Y-AVANS PRIMIT -1 pu 1000 val -1000 tva -240 ----------------------------------------------Total 1000 240 2. Y-AVANS PRIMIT 1 pu 2000 val 2000 tva 480

diverse mrfuri 1000 tva 240 Y-AVANS PRIMIT -1 pu 1000 val -1000 tva -240 ----------------------------------------------Total 0 0 6. Vnzare imobilizri i obiecte de inventar n folosin Pentru vnzarea imobilizrilor i a obiectelor de inventar n folosin, care nu au o eviden n hMARFA (nu au stoc n hMARFA) se folosesc articolele generice: Y-IMOBILIZAR-24 i Y-OBIINV-FOL-24. Aceste articole trebuie "recepionate" o singur dat cu BPS i stoc=0. Articolele nu au denumire, denumirea articolului vndut trebuie nscris la facturare n rndul de descriere. Vnzarea imobilizrilor i a obiectelor de inventar n folosin este tratat n hMARFA numai sub aspect financiar. Descrcarea lor din gestiune trebuie fcut acolo unde au eviden proprie, respectiv n hIMOB. Atenie ! Obiectele de inventar din magazie sunt de natur material i sunt facturate n mod obinuit, similar cu celelalte materiale. Facturi cu chitane La firmele de comer cu ridicata, factura emis se ncaseaz frecvent imediat, n numerar. Aceste firme solicit listarea chitanei obinuite, n paralel cu ntocmirea facturii, deci i nregistrarea ncasrii n numerar. La validarea facturii ntr-o fereastr se propune o chitan (numr chitan, data, suma total a facturii etc.). - Dac aceast fereastr se confirm cu Enter, n Registrul de cas se creeaz o chitan cu datele afiate i cu suma total a facturii. - Dac clientul nu pltete factura integral, se corecteaz suma, dup care se confirm crearea chitanei cu Enter. - Dac aceast fereastr se abandoneaz cu Esc, sau la sum se nscrie 0, atunci nu se creeaz chitana. La listarea facturii este chitan este nscris n ncasrii. b) Vnzri la export Principalele modaliti de export: 84 listat i chitana, dac exist. Aceast mod automat n Registrul de cas din ziua

export n nume propriu: export n comision: export dup perfecionare activ (lohn)

Limba, moneda facturii Cf. pct.72 (1) din Normele metodologice de aplicare a Codului fiscal (HG 44/2004) factura va fi ntocmit n orice limb oficial a statelor membre ale Uniunii Europene, dar la solicitarea organelor de control trebuie asigurat traducerea n limba romn. Baza de impozitare poate fi nscris n valut, dar dac operaiunea nu este scutit de tax, suma taxei trebuie nscris i n lei. Pentru nregistrarea n jurnalele de vnzri, baza impozabil va fi convertit n lei utiliznd ultimul curs de schimb comunicat de BNR sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaz decontrile, din data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operaiunea n cauz. TFCE - Factur pentru extern n hMARFA facturarea produselor, lucrrilor i serviciilor la extern const n ntocmirea unui document de ieire (TFCE). Modele de baz: A - modelul intern nsotete marfa pe teritoriul Romniei i se introduce n contabilitate; B - modelul extern convenit cu partenerul extern, exprimat n valut i ntr-o limb de circulaie internaional. n forma livrat aplicaia conine un model n limba englez, care ns poate fi modificat dup exigene. La operaii TVA se alege dintre codurile: 1Ed - Op.obisnuite, Extern, Scutit cu deducere 1En - Op.obisnuite, Extern, Neimpozabil c) Livrri intracomunitare (LIC) Se utilizeaz acelai document TFCE. La operaii TVA se alege dintre codurile: 1Ld - Op.obisnuite, LIC, Scutit cu ded. cf. art. 143 (2),d din Cod fiscal 1Lb - Op.obisnuite, LIC, Scutit cu ded. cf. 143(2)b,c din Cod fiscal 1Lt - Op.obisnuite, LIC, Triunghiular n funcie de codul ales se va nscrie i o meniune pe factura n limba romn referitor la scutirea cu deducere. d) Autofacturarea Elemente de nscris pe autofactur - art.155/1 (2) i norme pct.70: - un numr de ordine secvenial i data emiterii; - denumirea/numele i adresa prilor implicate n operaiune; - codul de nregistrare n scopuri de TVA, prevzut la art. 153 sau, dup caz, la art. 153/1, al persoanei care emite autofactura; - indicarea, pe cote, a bazei de impozitare i suma taxei datorate. Coninut minimal autofactur: a) numrul facturii, care va fi un numr secvenial acordat n baza uneia sau mai multor serii, care identific n mod unic o factur; b) data emiterii; c) numele, adresa i codul de nregistrare n scopuri de TVA al persoanei impozabile, la rubrica furnizor; d) pentru situaiile prevzute la art. 128 alin. (4) lit. a), c) i d) din Codul fiscal, i la prima tez a art. 129 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal, la rubrica cumprtor se nscriu informaiile menionate la lit. c); e) numele, adresa i codul de nregistrare n scopuri de TVA ale beneficiarului, la rubrica cumprtor, pentru situaiile prevzute la art. 128 alin. (4) lit. b), i a doua tez a art. 129 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal; f) denumirea i descrierea bunurilor livrate sau serviciilor prestate; 85

g) valoarea bunurilor sau serviciilor, exclusiv taxa; h) cota de tax aplicabil; i) valoarea taxei colectate. Situaii n care se emite autofactura: 1) livrrile de bunuri/prestrile de servicii ctre sine - art.155 (2) Cf. art.128 (4), n cazul persoanelor impozabile livrrile de bunuri ctre sine pot fi, dac taxa aferent a fost dedus total sau parial: - preluarea bunurilor mobile achiziionate sau produse pentru a fi utilizate n scopuri care nu au legtur cu activitatea economic desfurat; - preluarea bunurilor mobile achiziionate sau produse pentru a fi puse la dispoziie altor persoane n mod gratuit; - preluarea de mobile corporale achiziionate sau produse, altele dect bunurile de capital, pentru a fi utilizate n scopul unor operaiuni care nu dau drept integral de deducere; - bunurile constatate lips din gestiune, cu excepia celor distruse de calamiti, stocurilor degradate calitativ, perisabilitilor, activelor corporale fixe casate Cf. art.129 (4) prestrile de servicii ctre sine pot fi urmtoarele: - utilizarea temporar a bunurilor care fac parte din activele unei persoane impozabile, n scopuri care nu au legtur cu activitatea sa economic sau pentru a fi puse la dispoziie, n vederea utilizrii n mod gratuit, altor persoane; - serviciile care fac parte din activitatea economic a persoanei impozabile, prestate n mod gratuit pentru uzul personal al angajailor si sau pentru uzul altor persoane. Excepiile sunt prevzute la art.129 (5) din Codul fiscal. Normele prevd la pct.70.(2), c informaiile din autofactur se nscriu n jurnalele pentru vnzri i sunt preluate n decontul de tax ca tax colectat. 2) transferurile efectuate n alt stat membru - art.155 (4) Transferul reprezint expedierea sau transportul oricror bunuri mobile corporale din Romnia ctre alt stat membru, de persoana impozabil sau de alt persoan n contul su, pentru a fi utilizate n scopul desfurrii activitii sale economice. Elemente suplimentare autofactur: - adresa exact a locului unde au fost transferate bunurile - reprezentantul fiscal (dac este) - data transferului 3) pentru fiecare AIC efectuat n Romnia n condiiile art.130/1(2)a)- art. 155 (4) Const n utilizarea n Romnia, de ctre o persoan impozabil, n scopul desfurrii activitii economice proprii, a unor bunuri transportate sau expediate de aceasta sau de alt persoan, n numele acesteia, din statul membru pe teritoriul cruia aceste bunuri au fost produse, extrase, achiziionate, dobndite ori importate de ctre aceasta, n scopul desfurrii activitii economice proprii, dac transportul sau expedierea acestor bunuri, n cazul n care ar fi fost efectuat din Romnia n alt stat membru, ar fi fost tratat ca transfer de bunuri n alt stat membru. 4) fiecare furnizor de la care se achiziioneaz bunuri supuse regimului special de taxare (consignaie, opere de art etc.) i care nu este obligat s emit o factur sau orice alt document ce servete drept factur. La factur se anexeaz declaraia furnizorului care confirm c acesta nu a beneficiat de nici o scutire sau rambursare a taxei pentru cumprarea, importul sau achiziia intracomunitar de bunuri livrate de persoana impozabil revnztoare - art.152/2 i pct.64 (7) din Norme Elemente suplimentare autofactur: - data achiziiei - numrul cu care a fost nregistrat n jurnalul special de cumprri 86

sau data primirii bunurilor; - preul de cumprare, care se nscrie n factur la momentul cumprrii pentru bunurile n regim de consignaie; 5) n cazul n care persoana respectiv nu se afl n posesia facturii emise de furnizor/prestator, persoana impozabil sau persoana juridic neimpozabil, obligat la plata taxei, n condiiile art. 150 alin. (2)-(4) i (6) i ale art. 151, trebuie s autofactureze, pn cel mai trziu n a 15-a zi lucrtoare a lunii urmtoare celei n care ia natere faptul generator al taxei - art.155/1 Aceste situaii pot fi: - achiziiile intracomunitare de bunuri - art.151 - serviciile prestate de persoane impozabile nestabilite n Romnia: - ctre persoane impozabile/neimpozabile beneficiare de servicii, dac au locul prestrii n Romnia cf.art.133 (2) - livrri de gaze sau energie electric, - livrri ulterioare efectuate n cadrul unei operaiuni triunghiulare - orice alte cazuri cnd beneficiarul impozabil/neimpozabil stabilit/ nestabilit n Romnia, dar cu reprezentant fiscal - care este beneficiar al unor livrri de bunuri/prestri de servicii care au loc n Romnia cf. art.132 sau 133 - este obligat la plata taxei.

La primirea facturii, persoana impozabil sau persoana juridic neimpozabil va nscrie pe factur o referire la autofacturare, iar pe autofactur, o referire la factur. n hMARFA se livreaz 2 modele de autofacturi: TFAUS- Autofactur - livrare ctre sine TFAUT- Autofactur - n numele furnizorului e)Alte facturi pentru situaii speciale Taxare invers Pentru livrarea de: - deeuri i materii prime secundare rezultate din valorificarea lor - mas lemnoas i materiale lemnoase se utilizeaz modelul: TFACI- Factur taxare invers La OpTVA va avea automat codul: 1Ii pentru ncadrarea corect n jurnalele TVA. Furnizorul nu nscrie taxa pe TFACI, iar beneficiarul o nscrie n decont att ca tax colectat, ct i ca tax deductibil (folosete NIRII i TVATX). Facturi cu reduceri Menionm, c n hMARFA se pot ntocmi i facturi cu remize (discount-uri) acordate clienilor sau sconturi pentru plata nainte de scaden. Pentru automatizarea calculelor, solicitai adaptarea tipurilor de documente. Factura retur n cazul n care clientul ne returneaz marf din diferite motive, se ntocmete o factur retur (TFACR. Aceasta va fi o factur cu cantiti negative i va servi la ncrcarea gestiunii utilizatorului i diminuarea datoriei clientului. Pentru fiecare factur emis trebuie fcut o factur retur separat. TFACS - reunire loturi de stoc Dac avem stocul de marf format din mai multe loturi care ies cu aceeai factur, la ACELAI pre de livrare, pe formularul listat loturile vor apare nsumate pe un singur rnd. Detalii n Utilizare TFACS i BCM_S - vezi n documentaia electronic. Afiare facturi nencasate n momentul facturrii se poate verifica, dac clientul are facturi neachitate i ct este suma ultimelor facturi neachitate. 87

Pe fereastra de fiier Facturi/iesiri selectai ultima factur a clientului i tastai: <F2>. Vor fi afiate ultimele facturi nencasate i suma lor. Dac constanta NRFAC_INC_F2 lipsete sau este egal cu zero, se parcurg toate facturile clientului i se afieaz i se nsumeaz toate facturile nencasate. Dar dac viteza de acces la baza de date este mic, se pot parcurge doar ultimele facturi, pn cnd se gsesc de exemplu 3 facturi deja ncasate. n acest caz, eventualele facturi nencasate care preced facturile achitate nu vor fi afiate i nsumate. Numrul de facturi ncasate, pn la care se caut, se fixeaz cu constanta NRFAC_INC_F2.

Fig. 5.3. n Modificare i Adaugare, tastnd <F2> pe cmpul client, se obine lista firmelor, iar dup selectarea firmei este afiat fereastra cu ultimele facturi nencasate. Pe celelalte cmpuri, tastnd <F2> este afiat doar fereastra cu ultimele facturi nencasate.

5.3. Bonul de consum

Cf. Ordinului - document - document - document 3512/2008, bonul de consum servete ca: de eliberare din magazie a materialelor; justificativ de scdere din gestiune; justificativ de nregistrare n contabilitate.

Se ntocmete n 2 exemplare, pe msura lansrii, respectiv eliberrii materialelor din magazie pentru consum, de ctre compartimentul care efectueaz lansarea sau de ctre alte compartimente ale unitii, care solicit materiale pentru a fi consumate. Bonul de consum se poate ntocmi ntr-un exemplar n condiiile utilizrii tehnicii de calcul. Coninut minimal: - denumirea unitii; - denumirea formularului; - produsul/lucrarea (comanda); norma; buci lansate; - numrul documentului; data eliberrii (ziua, luna, anul); numrul comenzii; - denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea); cantitatea necesar; U/M; cantitatea eliberat; - preul unitar; valoarea, dup caz; - data i semntura gestionarului i a primitorului. n hMARFA, bonul de consum (BCM) are ca partener destinatar o secie, adic un "loc de consum". Pe baza documentului, programul genereaz nregistrarea de descrcare a gestiunii la preul contabil, n coresponden cu contul de cheltuieli definit la Funcii de conturi ca i cont de descrcare. Se poate folosi pentru darea n consum a materiilor prime i materialelor, sau chiar i pentru darea n folosin a obiectelor de inventar din depozit.

88

- contare consum materiale: 601, 602 = 301, 302 | valoarea de cumprare materiale

- contare consum obiecte de inventar: 603 = 303 | valoarea de cumprare ob.inv. sau dac grupa OU, obiecte de inventar cu uzur treptat: 471.4 = 303 | valoarea de cumprare ob.inv. Obiectele de inventar date n folosin trebuie recepionate n programul n care se ine evidena lor, respectiv n hIMOB. 8035 = 000

Bonurile de restituire de la secii la magazia ca i BCM-uri cu cantiti negative.

de materiale se introduc

6. DOCUMENTE INTERNE
6.1. Transferuri interne
Micrile interne se concretizeaz n principal n transferuri de diverse bunuri ntre diferite gestiuni sau secii ale unitii patrimoniale. Documente livrate n hMARFA: AIMT - Aviz pentru transfer sau +/- inventar - model A - listabil pe formular pretiprit - model H - listabil pe hrtie - model I - model grafic (numai cu opiunea listare grafic) NIRT - Recepie din transfer sau +INV Transferul de bunuri ntre gestiuni Exist mai multe modaliti de a realiza transferul ntre gestiuni: 1. Fr consemnarea n contabilitate i fr emitere de document: Se folosete cnd conturile pe care "se in" stocurile n cele 2 gestiuni sunt aceleai. n acest caz practic lotul se sparge n 2 i se pstreaz proveniena mrfii (furnizorul i documentele de intrare). Operaia se realizeaz n Loturi de stoc cu operaia Transfer. Transferul se poate realiza numai pentru loturile la care n capul recepiei a fost lsat necompletat cmpul Gestiunea, pentru celelalte loturi de intrare vom fi avertizai cu Transfer interzis! De fapt, n acest caz gestiunile nu se folosesc n sensul propriu, ci doar pentru a ine anumite mrfuri separat (ex. mrfuri depreciate, mrfuri rezervate pentru anumii clieni, mrfuri aferente facturilor emise, dar nelivrate, mrfuri aferente facturilor proforme etc.). 2. Transfer ntre gestiuni propriu-zise cu contabilitate i emitere de document: nregistrarea simultan n

Aceste operaii se folosesc atunci cnd mrfurile din cele dou gestiuni implicate n transfer sunt nregistrate pe conturi sintetice sau analitice distincte. De exemplu: transfer 301.01-301.02. Pentru nregistrarea ieirii din gestiunea surs utilizai AIMT, iar pentru recepia n gestiunea destinaie utilizai NIRT.

89

7. NCASRI I PLI
Caracterul operaiunii, deci dac se refer la o ncasare sau o plat se decide n cadrul jurnalului alegnd documentul corespunztor. Exemplu: Dac dorim s achitm prin banc o anumit sum, se alege jurnalul cu contul bancar corespunztor (i implicit moneda corespunztoare) i se selecteaz o Adugare de Plat cu ordin pe hrtie (POH). n cazul n care dorim s nregistrm o ncasare, se opteaz pentru IOH. Este foarte important de fcut aceast deosebire, deoarece contarea automat a celor dou tipuri de documente este diferit! Moneda jurnalului va fi determinat de soldul de nceput. Dac ncepem un jurnalcu soldul ntr-o anumit valut, desigur trebuie s continum cu aceeai valut n cadrul aceluiai jurnal. Dac nu ne referim la nici un curs de schimb la nceput, jurnalul respectiv va fi n lei.

7.1. Stabilirea contului corespondent

Documentele de ncasare i plat pot fi utilizate n scopuri foarte diverse. De aceea, nu se poate da o "reet" universal valabil de contare pentru fiecare. n documentele introduse n program exist un cmp liber denumit Cont corespondent. Cont jurnal este contul de trezorerie (512x.y, 53x etc.) corespunztor jurnalului i este acelai pentru toate nregistrrile din jurnal. Cont corespondent variaz de la o nregistrare la alta i trebuie stabilit nainte de definitivarea nregistrrii (validarea este permis numai dup ce contul corespondent a fost stabilit). Modaliti de stabilire a contului corespondent: 1. la ncasri/pli facturi clieni sau furnizori contul se preia din factur sau din recepie, dac a fost stabilit acolo. 2. dac se completeaz cod partener i partenerul este o firm care are contul de crean, respectiv datorie completat, se preia contul respectiv din Firme (ex. n cazul urmririi contribuiilor, taxelor). 3. contul se poate stabili n validare sau la contare. Acest caz trebuie indicat n parametrii documentului prin C. 4. contul corespondent se poate completa manual.

7.2. Operaii de cas

Cf. Ordinului 3512/2008 (MO 1080bis/2008), registrul de cas servete ca: - document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar, efectuate prin casieria unitii, pe baza actelor justificative; - document de stabilire, la sfritul fiecrei zile, a soldului de cas; - document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas. Se ntocmete n dou exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de ctre persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de ncasri i pli. Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz, dup caz, pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs. Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiunilor efectuate i de ctre persoana din compartimentul financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2 i a actelor justificative. 90

n concepia aplicaiei hMARFA, registrul de cas se apropie foarte mult de registrul de cas completat manual. Dac se dorete completarea lui cu ajutorul programului, este necesar ca toate documentele de ncasri i pli s fie introduse. Astfel, zilnic se poate executa operaia de nchidere, care calculeaz rulajul i soldul zilei respective. Filele pot fi listate zilnic i se ndosariaz ca registru de cas, sau se poate conduce n paralel i un registru manual i atunci nreegistrrile din hMARFA servesc doar pentru contabilitate i verificarea operaiilor. Redm mai jos lista principalelor documente de utilizeaz la completarea registrului de cas. ncasare/plat care se

DOCUMENTE I OPERAII DE NCASRI: IALT ncasare cu altele, folosit pentru: - ridicare de numerar ct.581.1 - restituire avans trezorerie ct.542 - alte ncasri ct.581.5 (va clarifica contabilul) etc. ICH ncasare cu chitan - model A - listabil pe hrtie - model H - listabil pe hrtie, 2 exemplare - model I - model grafic (numai cu opiunea listare grafic) IMON ncasare vnzri cu monetar DOCUMENTE I OPERAII DE PLI: PALT Plat din cas, folosit pentru - plat furnizor ct.401,404 etc. - depunere numerar ct.581.1 - plat salarii ct.581.4 sau 421 - plat avans salarii ct.425 sau 581.4 - plat avans trezorerie ct.542 - plat chelt. delegaii ct.625 - alte pli ct.581.5 (va clarifica contabilul) etc. PFV Plat cu foaie vrsmnt - model A - numai pentru nregistrare operaie - model V - listabil pe formular - model W - cu imprimare paralel

Documentele de mai sus pot s fie n lei sau n diverse valute. Observaii: - lucrul cu documentele PFV de mai sus este descris la Listare OPT (Cap.11.3) - n cazul sumelor pltite din avansurile de trezorerie, acestea se defalc pe conturi (eventual pe recepii) n jurnalul Alte ncasri/pli, n cas apare numai avansul pltit i suma restituit. Dac la documente apar dou cu acelai numr, sau de exemplu se ncaseaz dou facturi cu o singur chitan, atunci se pune un semn distinctiv, de exemplu: 44444/1, 44444/2 sau 44444/A, 44444/B, ... n figura de mai jos este redat un exemplu de registru de cas:

91

Fig. 7.1. Pe ecran se vede soldul filei precedente, sumele i documentele de ncasare sau plat (care ncep cu I, respectiv P) i soldul. Oricnd se poate face o nchidere provizorie a filei, care permite calculul soldului intermediar. Pentru a se aduga noi operaii la ultima zi, soldul provizoriu se terge. n cazul n care se adaug o operaie (adic un document), care dup acceptare se valideaz, atunci trebuie cunoscut, c acel document se va conta automat. Dac documentul rmne invalidat, acesta va fi luat n seam la rulaje i sold, dar contarea se va efectua numai dup indicarea contului corespondent. Acest lucru permite ca ulterior contabilul s poat verifica i completa nregistrrile. Dac fila este nchis, nu se mai pot face modificri n operaiile cu fila inchis. Eventual, documentele pot fi invalidate pentru corectarea explicaiilor, a contului corespondent, etc. Listare registru de cas Din jurnalul Casa n lei/valut se listeaz zilnic Fila tip registru. nregistrrile sunt aranjate ntocmai ca la registrul de cas completat manual:
Registru - Casa in lei Nr.fila: 310004 Data: 25/09/2011 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------|NrCr| Document | Explicatia |Incasari(Lei)| Plati (Lei) | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------->> SOLD FILA: 310003 DATA : 15/09/2011 1815.28 -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. ICH CH 101 25/09/11 F-110008 F11000005-19/09/11 INVEST SRL 868.00 2. PALT CH 55 20/09/11 R-11C003 F332211-09/09/11 INVEST SRL 248.00 3. PALT CH 88 25/09/11 R-11C004 F80-13/09/11 INTERNATIONAL SA 124.00 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------->> RULAJ FILA: 310004 868.00 372.00 -------->> SOLD FILA: 310004 DATA : 25/09/2011 2311.28 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Listele se ndosariaz periodic, eventual filele pot fi nuruite la intervalele stabilite.

7.3. Operaii cu banca

Operaiile cu bncile partenere apar de regul n extrasele de cont. Dac dorim s avem evidena zilnic a soldului din conturile bancare, trebuie s introducem n hMARFA operaiile reflectate n extrasele de cont: ncasri, pli, ridicri de numerar, comisioane pltite bncii, virament dintr-un cont n altul, dobnzi etc., aa cum apar ele n extrase, indiferent dac se lucreaz n mod clasic sau prin internet banking. n general, documentele de ncasare sunt eliberate de parteneri, documentele de plat sunt eliberate de firm. Documente n hMARFA: 92

- de ncasare: IDOB ncasare dobnd INUM "ncasare" depunere numerar ICEC ncasare cu cec IOH ncasare cu ordin pe hrtie - de plat: PCOM Plat comision bancar PDOB Plat dobnd PNUM "Plat" ridicare numerar POH Plat cu ordin pe hrtie

(ct.766) (ct.581.1) (ct.5112) lei/valut (de regul ct.4111)

(ct.627) (ct.666) (ct.581.1) (de regul ct.401)

Ordinul de plat (POH/IOH) n modul de lucru clasic, ordinul de plat se ntocmete la firm, dup care se depune la banc. n momentul ntocmirii cunoatem data documentului (data la care dorim s fie operat de banc), dar nu cunoatem numrul filei (numr extras). Vom folosi numr fil: X... sau ~..., pentru ca aceste nregistrri s se situeze n coada jurnalului. Pentru ntocmirea unui ordin de plat corect, avem nevoie de contul bancar al partenerului. Acest cont, codul IBAN se introduce n fiierul Firme. Codul este format din 24 caractere, deci trebuie introdus cu grij de operator. Programul verific codul IBAN introdus, chiar ajut la completarea lui. Pentru detalii vezi Verificarea introducerii codului IBAN vezi n documentaia electronic. Dup completare se listeaz ordinul pe formularul de la banc sau se completeaz manual. n cazul completrii manuale, se recomand totui listarea pe ecran pentru a nu uita niciun amnunt i pentru a vedea contul beneficiarului. Vezi i Cap. 12.8 Componenta listare ordine de plat tip BCR. Se mai poate lista i ataa eventual un borderou al documentelor depuse la banc (listare Fil utilizator). Dup ce ordinul a fost operat de banc, pe definitivm nregistrarea i o validm. baza extrasului de cont

Fig. 7.2. Plata simultan a mai multor facturi ale aceluiai furnizor Se introduce n hMARFA un ordin de plat pe fila nr. X... sau ~... i se nscrie la Reprezentnd... numrul recepiei de la prima factur. Lista partenerilor neachitai apare apsnd <F1> la completarea numrului recepiei. Plata nu se valideaz, numai la primirea extrasului de cont se definitiveaz nregistrarea creat. Observaii referitoare la completarea unui document de plat - nr. fil se poate nscrie manual pe extrasul de cont pentru regsire ulterioar 93

- nr. document - de regul numr ordin de plat Important! n cazul n care pe acelai document de plat exist mai multe poziii (ex. obligaii virate ntr-o singur sum, dar datorate pe mai multe conturi sau mai multe facturi pltite cu acelai ordin etc.) dup numrul documentului din rndurile 2 i urmtoarele se trece ..../A, .../B, deoarece hMARFA nu accept repetarea aceluiai numr de document. - nr.recepie pltit se poate cuta cu tasta F1. Dac e vorba de un furnizor obinuit, n cmpul de 1 caracter din faa numrului recepiei se las litera F, dac pltim datoria vamal, trebuie introdus V, iar dac vrem s pltim un furnizor de cheltuieli de pe un NIRIC, tastm mai nti C, dup care la F1 apare lista acestor furnizori nepltii. La recepii acetia apar n Fereastra Vama, respectiv Cheltuieli. - n explicaii se preiau automat datele recepiei selectate. Dac nu ne referim la o recepie, se nscriu explicaiile manual. Exist 2 rnduri pentru acest lucru. - dup validare, dac la SUMA DE PLATA nu avem zero, nseamn c am fcut o plat parial sau am introdus greit suma. ncasrile din extrasul de cont se introduc n hMARFA n mod similar, pentru urmrirea stingerii creanelor. Atunci ns se selecteaz facturile emise. Cecuri Dac dispunei de opiunea Faciliti financiare, evidena cecurilor se ine n modul descris la cap. 12.1. 1. Cecuri primite - documentul este eliberat de partener, firma doar l nregistreaz n Borderoul cecurilor - se folosete tipul de document ICEC - ncasare cu cec - grupate pe fil, se listeaz borderoul cecurilor depuse la banc (Fil utilizator) Dac clientul pltete cu cec, procedura de ncasare are trei momente: 1. acceptare cec (primirea cecului de la client) 2. remiterea la banc spre ncasare (nsoit de borderou) 3. ncasare cec (suma apare pe extrasul de cont) n practic nu toate momentele sunt consemnate n contabilitate i momentul stingerii creanei difer de la caz la caz. Descriem trei variante de lucru: 1. a. n momentul acceptrii cecului, n jurnalul de cecuri primite nregistrm cecul fr validare, astfel creana nu se stinge nc i nregistrarea nu va fi contabilizat. b. La data depunerii cecului la banc, schimbm data de nregistrare n data depunerii i listm Fil utilizator pentru a obine borderoul. Depunem la banc cecul (cecurile) nsoite de borderou. n funcie de uzanele de la banc, cecurile depuse n aceeai zi pot fi pe acelai borderou sau numai cecurile care se ncaseaz de la aceeai banc pot figura pe acelai borderou. n al doilea caz vom grupa cecurile pe bnci, dnd alt numr de fil la fiecare grup. c. n momentul ncasrii efective (suma apare pe extrasul de cont), nregistrm operaia cu ICEC, nscriem numrul facturii i validm nregistrarea. Astfel, abia n acest moment se stinge creana (factura este ncasat) i numai aceast operaie se nregistreaz n contabilitate prin 5121 = 4111 94

2. a. b. aceste dou momente nu sunt consemnate n hMARFA, borderoul se completeaz manual. c. identic cu 1.c. 3. a. n momentul acceptrii cecului, n jurnalul de cecuri primite nregistrm cecul, numrul facturii pltite cu cec i validm nregistrarea. Astfel, creana se stinge (factura este ncasat). b. n ziua cnd depunem cecul la banc, schimbm data de nregistrare n data depunerii i listm fila utilizator pentru a obine borderoul. Depunem la banc cecul (cecurile) nsoite de borderou. nregistrarea se va contabiliza cu data depunerii cecului la banc: 5112 = 5121. c. n momentul ncasrii efective (suma apare pe extrasul de cont), nregistrm operaia cu ICEC, nu nscriem numrul facturii n cmpul numr factur, ci doar n explicaii i validm nregistrarea. Formula contabil generat va fi: 5121 = 5112. Situaia cecurilor remise la banc i nencasate se poate studia dac la nregistrare n ambele jurnale (cecuri primite i cont curent banc) folosim tipul de document ICEC i numrul cecului scris identic, iar la nregistrarea n jurnalul de banc mai adugm la numr /I. Ex. MIE MIBL1 ... ... ... ... ICEC ICEC AF 123456 AF 123456/I

Astfel, intrnd n familia de jurnale MI i selectnd tip document=ICEC, depunerea la banc i ncasarea aceluiai cec (dac exist) se vor aeza una dup alta. Dac numrul cecurilor este mare, se poate defini o list utilizator pentru a lista aceast situaie. 2. Cecuri eliberate Pentru evidena cecurilor eliberate se pot defini jurnale documente similare cu cele de la cecuri primite. Pli fr documentul furnizorului recepionat Dac recepiile nu se nregistreaz la zi (se ntmpl adesea cu recepiile de servicii executate de teri nregistrate ca cheltuieli), atunci plata corespunztoare se nregistreaz completnd doar explicaiile din seciunea Reprezentnd ... i nregistrarea nu se valideaz. La sfritul lunii, dup ce au fost nscrise recepiile, se revine asupra acestor pli, completnd numrul recepiei i efectund validarea. i tipuri de

7.4. Alte ncasri i pli

Compensri Un procedeu uzual n relaiile furnizori-clieni este ntocmirea proceselor verbale de compensare privind unele datorii i creane reciproce. Aceste procese verbale se ntocmesc pe formulare speciale, aici vom arta numai modul de introducere a acestora n hMARFA. Pentru urmrirea acestor operaii n hMARFA se tipuri de documente: IALT - "ncasare" factura-alte surse PALT - "Plat" furnizor -alte surse n cazul realizrii corecte a compensrii, soldeze la fiecare nchidere. 95 pot utiliza urmtoarele

contare: 581.3 = 4111 contare: 401 = 581.3 contul 581.3 trebuie s se

Exemple de compensri folosind documentele de mai sus: a. Compensare ntre factura de vnzare i factura de cumprare, dac cumprtorul, respectiv funizorul este aceeai firm (compensare furnizor-client): IALT + 800 lei pt.factura clientului PALT + 1000 lei pt.factura cumprtorului sold partener de ncasat: 200 lei b.Compensare ntre facturile aceluiai client: IALT + 1000 lei pt. factura iniial IALT - 1000 lei pt. factura retur sold partener: 0 lei

Alte ncasri/pli n lei

IALT PALT

- "ncasare" din alte surse - "Plat" din alte surse

581.5 = Ct.crsp Ct.crsp = 581.5

Aceste documente se folosesc i pentru stingerea unor datorii sau creane nesemnificative (cauzate de erori la ntocmirea documentelor de plat). Diferenele se pot stinge cu aceste documente, urmnd ca contabilul s le transfere de pe 581.5 pe un cont de venit sau de cheltuieli, dup caz. Pli din avansuri de trezorerie Se utilizeaz documentul PAVT, cu care se crediteaz contul 542. Prin acest document se pltesc datoriile (facturile furnizor) achitate din avansuri de trezorerie. Avansul este ridicat din cas cu PALT pe contul 542. Dac n urma decontului trebuie restituit o sum, aceasta se nregistreaz tot n cas cu IALT, pe contul 542, iar dac trebuie suplimentat suma, aceasta se nregistreaz tot n cas cu PALT pe contul 542 (de regul se completeaz dispoziie de plat/ncasare). Plile efective din avans se nscriu n jurnalul MIX2 Alte incasari/plati in lei, cu documentul PAVT. La utilizatorii unde avansul de trezorerie este utilizat n mod frecvent la deplasri i se dorete urmrirea lui pe conturi analitice (pe persoane), se pot face attea jurnale de ncasri/pli, cte analitice dorim s urmrim, att n lei ct i n valut. ncasare/plat n alt moned dect moneda facturii ncasarea/plata se nregistreaz n jurnalul de cas sau banc corespunztor monedei. n seciunea Reprezentnd nu se completeaz cmpul numr recepie sau factur, ci doar explicaia. Contul corespondent va fi 581.x i se reine suma n lei. n jurnalul Alte ncasri i pli deschis n moneda facturii se scrie o nregistrare n care se specific numrul recepiei/facturii, suma n valuta facturii i suma n lei obinut n nregistrarea anterioar. ncasare cu tichete de mas La magazinele cu amnuntul este o practic curent, ca o parte din ncasri s se realizeze cu tichete de mas acceptate de la populaie. Pentru fiecare furnizor de tichete recomandm s deschidei cte un jurnal, de ex.: MIT1 MIT2 Tichete Tip 1 acceptate Tichete Tip 2 acceptate 96

Cu documentul ITICH se nscrie valoarea total a tichetelor. Pltitorul, ca partener, este acum MA - magazinul cu amnuntul, iar documentul ncasat este BVINZ din Facturi/ieiri. Contare: 5328.3 = 4111.1

7.5. Reevaluare disponibil

n cazul casei i bncii n valut exist un tip de document (REEV) care este folosit pentru reevaluarea valutei la cursul de la sfritul perioadei i care calculeaz diferenele de curs n lei. Pentru aceasta, trebuie introdus mai nti cursul de schimb din data reevalurii. Etape de lucru: - se adaug un document REEV n jurnalul n valut pentru ultima zi a perioadei cu suma zero i se valideaz - se nchide fila - diferena de curs n lei se va vedea la Vizualizare REEV: - n rd. SUMA PLATITA, la scdere nefavorabil a cursului. Contare: 665 = 5124.y - n rd. SUMA INCASATA la cretere favorabil a cursului. Contare: 5124.y = 765

8. EVIDENA TVA
8.1. Noiuni de baz
Reglementri 1.) LG 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile pn la 30.09.2011 2.) HG 44/2004 Norme de aplicare a Codului fiscal, cu modificrile i completrile pn la 30.09.2011 8.1.1. Tipuri de tranzacii De la aderarea la UE se practic 3 tipuri de tranzacii comerciale: A.) interne (cu parteneri din ar) B.) externe - import/export (tranzacii cu parteneri din state din afara UE) C.) operaiuni intracomunitare (cu parteneri din state membre UE) A.) Operaiuni interne Livrarea de bunuri 1.) art.128 Este considerat livrare de bunuri transferul dreptului de a dispune de bunuri ca i un proprietar. Sunt asimilate livrrii: - preluarea de bunuri achiziionate sau produse de persoana impozabil (dac taxa aferent a fost dedus) pentru: - a fi utilizate n scopuri care nu au legtur cu activitatea desfurat, - a fi puse la dispoziia altor persoane n mod gratuit, - utilizarea n scopul unei operaiuni care nu dau drept de deducere - lipsurile din gestiune. Nu sunt asimilate livrrii: - bunurile distruse de calamiti, pierdute, furate - stocurile degradate nevalorificabile, activele corporale casate - perisabilitile, n limite legale - mostrele gratuite. 97

Prestarea de servicii 1.) art.129 (1) Se consider prestare de servicii orice operaiune care nu constituie livrare de bunuri, aa cum este definit la art. 128.

B.) Operaiuni externe Importul 1.) art.131 Importul de bunuri reprezint: a) intrarea pe teritoriul Comunitii de bunuri care nu se afl n liber circulaie n nelesul art. 24 din Tratatul de nfiinare a Comunitii Europene; b) pe lng operaiunile prevzute la lit. a), intrarea n Comunitate a bunurilor care se afl n liber circulaie, provenite dintr-un teritoriu ter, care face parte din teritoriul vamal al Comunitii. Exportul Cf. art.143 din (1.), exportul reprezint livrrile de bunuri expediate sau transportate n afara Comunitii. C.) Operaiuni intracomunitare a) Livrrile intracomunitare de bunuri (LIC) 1.) art.128 (9) Livrarea intracomunitar reprezint o livrare de bunuri, n nelesul alin. (1), care sunt expediate sau transportate dintr-un stat membru n alt stat membru de ctre furnizor sau de persoana ctre care se efectueaz livrarea ori de alt persoan n contul acestora. b) Achiziiile intracomunitare de bunuri (AIC) 1.) art. 130/1 (1) Se consider achiziie intracomunitar de bunuri obinerea dreptului de a dispune, ca i un proprietar, de bunuri mobile corporale expediate sau transportate la destinaia indicat de cumprtor, de ctre furnizor, de ctre cumprtor sau de ctre alt persoan, n contul furnizorului sau al cumprtorului, ctre un stat membru, altul dect cel de plecare a transportului sau de expediere a bunurilor. c) Prestrile de servicii intracomunitare (PSIC) 2.) pct.13.(7) Serviciile pentru care se aplic prevederile art. 133 alin.(2) din Codul fiscal, care sunt prestate de prestatori stabilii n Romnia ctre beneficiari persoane impozabile care sunt stabilii pe teritoriul Comunitii, se numesc prestri de servicii intracomunitare i se declar n declaraia recapitulativ conform prevederilor art. 156/4 din Codul fiscal, dac nu beneficiaz de o scutire de tax. Persoanele impozabile care presteaz astfel de servicii i care nu sunt nregistrate n scopuri de TVA trebuie s ndeplineasc obligaiile specifice de nregistrare n scopuri de TVA prevzute la art. 153 i 153/1 din Codul fiscal. d) Achiziiile de servicii intracomunitare (ASIC) 2.) pct.13 (13)... Atunci cnd prestatorul este o persoan impozabil stabilit n alt stat membru, beneficiarul persoan impozabil stabilit n Romnia realizeaz o achiziie intracomunitar de servicii care se declar n declaraia recapitulativ prevzut la art. 156/4 din Codul fiscal, dac serviciul nu este scutit de tax. n situaia n care beneficiarul persoan impozabil stabilit n Romnia nu este nregistrat n scopuri de tax, trebuie s ndeplineasc obligaiile specifice de nregistrare pentru achiziii intracomunitare de servicii prevzute la art. 153 sau 153/1 din Codul fiscal. Cursul de schimb valutar 98

Cf. art.139/1: (1) Dac elementele folosite la stabilirea bazei de impozitare a unui import de bunuri se exprim n valut, cursul de schimb valutar se stabilete conform prevederilor comunitare care reglementeaz calculul valorii n vam. (2) Dac elementele folosite pentru stabilirea bazei de impozitare a unei operaiuni, alta dect importul de bunuri, se exprim n valut, cursul de schimb care se aplic este ultimul curs de schimb comunicat de Banca Naional a Romniei sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaz decontrile, din data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operaiunea n cauz (Cf. pct.22 din Norme, n contractele ncheiate ntre pri trebuie menionat cursul care se va aplica).

e) Transfer/Nontransfer Transfer - cf. art.128 (11) din (1.) reprezint expedierea sau transportul oricror bunuri mobile corporale din Romnia ctre alt stat membru, de persoana impozabil sau de alt persoan n contul su, pentru a fi utilizate n scopul desfurrii activitii sale economice. Este asimilat cu LIC cu plat. Nontransfer - cf. art.128 (12) din (1.) reprezint expedierea sau transportul unui bun din Romnia n alt stat membru, de persoana impozabil sau de alt persoan n contul su, pentru a fi utilizat n scopul uneia din urmtoarele operaiuni: - vnzarea la distan - art. 132 (5) i (6) - livrrile cu instalare sau asamblare, efectuate de ctre furnizor - art. 132 (1) b); - livrri la bordul navelor, aeronavelor sau trenurilor, pe parcursul transportului de persoane efectuat n teritoriul Comunitii -art. 132 (1)d); - LIC scutite n condiiile art. 143 (2) - livrri pentru export n condiiile art. 143 (1) a) i b) - scutirile pentru livrrile destinate navelor, aeronavelor, misiunilor diplomatice i oficiilor consulare, precum i organizaiilor internaionale i forelor NATO - art. 143 (1) h), i), j), k) i m); - livrarea de gaz sau de electricitate - art. 132 (1) e) i f) - prestarea de servicii n beneficiul persoanei impozabile, care implic lucrri asupra bunurilor corporale efectuate n statul membru n care se termin expedierea sau transportul bunului, cu condiia ca bunurile, dup prelucrare, s fie reexpediate persoanei impozabile din Romnia de la care fuseser expediate sau transportate iniial; - utilizarea temporar a bunului respectiv pe teritoriul statului membru de destinaie a bunului expediat sau transportat, n scopul prestrii de servicii n statul membru de destinaie, de ctre persoana impozabil stabilit n Romnia; - utilizarea temporar a bunului respectiv, pentru o perioad care nu depete 24 de luni, pe teritoriul unui alt stat membru f) Operaiuni triunghiulare Sunt operaiuni specifice (art.126 (8)b) din (1.)), care se pot nelege prin exemplul de mai jos: Particip societi din 3 state membre UE: SM1, SM2, SM3 (Romnia): A - furnizor - din SM1 (stat membru 1) B - cumprtor revnztor care achiziioneaz bunuri de la A i le revinde lui C - nestabilit n SM3 (Romnia), nregistrat n SM2 C - client - nregistrat n SM2 (impozabil sau neimpozabil), desemnat de B pentru plata TVA. Bunurile se transport direct din SM1 n SM3 (Romnia). Transferul dreptului de a dispune de bunuri: SM2 - intermediar (B) / \ [factura] [factura] / \ SM1 - furnizor (A) - [bunuri livrate] - SM3 (Romnia) - beneficiar (C) 99

Dac C pltete TVA, B poate fi scutit de impozitare, fiind parte la o achiziie intracomunitar. Astfel, nu este necesar ca B s fie nregistrat n SM3 (Romnia). g) Locul operaiunilor Locul livrrii de bunuri 1.) art.132. (1) Se consider a fi locul livrrii de bunuri: a) locul unde se gsesc bunurile n momentul cnd ncepe expedierea sau transportul, n cazul bunurilor care sunt expediate sau transportate de furnizor, de cumprtor sau de un ter. Dac locul livrrii, stabilit conform prezentei prevederi, se situeaz n afara teritoriului comunitar, locul livrrii realizate de ctre importator i locul oricrei livrri ulterioare se consider n statul membru de import al bunurilor, iar bunurile se consider a fi transportate sau expediate din statul membru de import; b) locul unde se efectueaz instalarea sau montajul, de ctre furnizor sau de ctre alt persoan n numele furnizorului, n cazul bunurilor care fac obiectul unei instalri sau unui montaj; c) locul unde se gsesc bunurile atunci cnd sunt puse la dispoziia cumprtorului, n cazul bunurilor care nu sunt expediate sau transportate; d) locul de plecare a transportului de pasageri, n cazul n care livrrile de bunuri sunt efectuate la bordul unui vapor, avion sau tren, pentru partea din transportul de pasageri efectuat n interiorul Comunitii ... Excepii: art. 132 (2)-(8) - vnzri la distan, bunuri accizabile, mijloace de transport noi etc. Locul prestrilor de servicii 1.) art.133 (1) n vederea aplicrii regulilor referitoare la locul de prestare a serviciilor: a) o persoan impozabil care desfoar i activiti sau operaiuni care nu sunt considerate impozabile n conformitate cu art. 126 alin. (1)-(4) este considerat persoan impozabil pentru toate serviciile care i-au fost prestate; b) o persoan juridic neimpozabil care este nregistrat n scopuri de TVA este considerat persoan impozabil. (2) Locul de prestare a serviciilor ctre o persoan impozabil care acioneaz ca atare este locul unde respectiva persoan care primete serviciile i are stabilit sediul activitii sale economice. Dac serviciile sunt furnizate ctre un sediu fix al persoanei impozabile, aflat n alt loc dect cel n care persoana i are sediul activitii sale economice, locul de prestare a serviciilor este locul unde se afl respectivul sediu fix al persoanei care primete serviciile. n absena unui astfel de loc sau sediu fix, locul de prestare a serviciilor este locul unde persoana impozabil care primete aceste servicii i are domiciliul stabil sau reedina obinuit. (3) Locul de prestare a serviciilor ctre o persoan neimpozabil este locul unde prestatorul i are stabilit sediul activitii sale economice. Dac serviciile sunt prestate de la un sediu fix al prestatorului, aflat n alt loc dect locul n care persoana impozabil i-a stabilit sediul activitii economice, locul de prestare a serviciilor este locul unde se afl respectivul sediu fix. n absena unui astfel de loc sau sediu fix, locul de prestare a serviciilor este locul unde prestatorul i are domiciliul stabil sau reedina obinuit.

100

Regula general este:

Conform art.133 (2) din 1.) art.133 (3) din 1.)

Beneficiar Persoan impozabil Persoan neimpozabil

Locul prestrii Sediul beneficiarului Sediul prestatorului

Dac n afar de sediul activitii economice prile mai au i alte sedii fixe, i prestarea se desfoar din/n acestea, atunci se ia n considerare locul n care se afl aceste sedii. Excepii: n afar de regula general mai exist o serie de alte reguli i excepii dup calitatea partenerilor, natura serviciilor etc. Cf. pct. 13 (1) din Norme, dac serviciile pot fi ncadrate pe una dintre excepiile prevzute la art.133 (4)-(7), ntotdeauna excepiile prevaleaz, nemaifiind aplicabile regulile generale stabilite la art.133 (2) i (3)! Sinteza regulilor i excepiilor vezi n documentaia electronic. 8.1.2. Cotele de tax 1.) art.140 (1) Cota standard este de 24% i se aplic asupra bazei de impozitare pentru operaiunile impozabile care nu sunt scutite de tax sau care nu sunt supuse cotelor reduse. (2) Cota redus de 9% se aplic asupra bazei de impozitare pentru urmtoarele prestri de servicii i/sau livrri de bunuri: a) serviciile constnd n permiterea accesului la castele, muzee, case memoriale, monumente istorice, monumente de arhitectur i arheologice, grdini zoologice i botanice, trguri, expoziii i evenimente culturale, cinematografe, altele dect cele scutite conform art. 141 alin. (1) lit. m); b) livrarea de manuale colare, cri, ziare i reviste, cu excepia celor destinate exclusiv sau n principal publicitii; c) livrarea de proteze i accesorii ale acestora, cu excepia protezelor dentare; d) livrarea de produse ortopedice; e) livrarea de medicamente de uz uman i veterinar; f) cazarea n cadrul sectorului hotelier sau al sectoarelor cu funcie similar, inclusiv nchirierea terenurilor amenajate pentru camping. (2/1) Cota redus de 5% se aplic asupra bazei de impozitare pentru livrarea locuinelor ca parte a politicii sociale, inclusiv a terenului pe care sunt construite. ... prin locuin livrat ca parte a politicii sociale se nelege: a) livrarea de cldiri, inclusiv a terenului pe care sunt construite, destinate a fi utilizate drept cmine de btrni i de pensionari; b) livrarea de cldiri, inclusiv a terenului pe care sunt construite, destinate a fi utilizate drept case de copii i centre de recuperare i reabilitare pentru minori cu handicap; c) livrarea de locuine care au o suprafa util de maximum 120 mp, exclusiv anexele gospodreti, a cror valoare, inclusiv a terenului pe care sunt construite, nu depete suma de 380.000 lei, exclusiv taxa pe valoarea adugat, achiziionate de orice persoan necstorit sau familie. d) livrarea de cldiri, inclusiv a terenului pe care sunt construite, ctre primrii n vederea atribuirii de ctre acestea cu chirie subvenionat unor persoane sau familii a cror situaie economic nu le permite accesul la o locuin n proprietate sau nchirierea unei locuine n condiiile pieei.

101

8.1.3. Operaiuni impozabile a) Operaiuni impozabile 1.) art.126 (1) Din punct de vedere al taxei sunt operaiuni impozabile n Romnia cele care ndeplinesc cumulativ urmtoarele condiii: a) operaiunile care, n sensul art. 128 - 130, constituie sau sunt asimilate cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, n sfera taxei, efectuate cu plat; b) locul de livrare a bunurilor sau de prestare a serviciilor este considerat a fi n Romnia, n conformitate cu prevederile art. 132 i 133; c) livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor este realizat de o persoan impozabil, astfel cum este definit la art. 127 alin. (1), acionnd ca atare; d) livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor s rezulte din una dintre activitile economice prevzute la art. 127 alin. (2); (2) Este, de asemenea, operaiune impozabil i importul de bunuri efectuat n Romnia de orice persoan, dac locul importului este n Romnia, potrivit art. 132/2. (3) Sunt, de asemenea, operaiuni impozabile i urmtoarele operaiuni efectuate cu plat, pentru care locul este considerat a fi n Romnia, potrivit art. 132/1: a) o achiziie intracomunitar de bunuri, altele dect mijloace de transport noi sau produse accizabile, efectuat de o persoan impozabil ce acioneaz ca atare sau de o persoan juridic neimpozabil, ... care urmeaz unei livrri intracomunitare efectuate n afara Romniei de ctre o persoan impozabil ce acioneaz ca atare ... b) o achiziie intracomunitar de mijloace de transport noi, efectuat de orice persoan; c) o achiziie intracomunitar de produse accizabile, efectuat de o persoan impozabil, care acioneaz ca atare, sau de o persoan juridic neimpozabil. Excepii - AIC neimpozabile 1.) art.126 (4) nu sunt considerate operaiuni impozabile n Romnia achiziiile intracomunitare de bunuri care ndeplinesc urmtoarele condiii: a) sunt efectuate de o persoan impozabil care efectueaz numai livrri de bunuri sau prestri de servicii pentru care taxa nu este deductibil sau de o persoan juridic neimpozabil; b) valoarea total a acestor achiziii intracomunitare nu depete pe parcursul anului calendaristic curent sau nu a depit pe parcursul anului calendaristic anterior plafonul de 10.000 euro, al crui echivalent n lei este stabilit prin norme. .... b) Clasificarea operaiunilor impozabile Operaiunile impozabile pot fi, cf. art. 126 (9): - operaiuni taxabile, pentru care se aplic cotele prevzute la art. 140; - operaiuni scutite de tax cu drept de deducere, pentru care nu se datoreaz taxa, dar este permis deducerea taxei datorate sau achitate pentru achiziii. Sunt prevzute la art. 143 - 144/1; - operaiuni scutite de tax fr drept de deducere, pentru care nu se datoreaz taxa i nu este permis deducerea taxei datorate sau achitate pentru achiziii. Sunt prevzute la art. 141; - importuri i achiziii intracomunitare, scutite de tax, cf. art. 142; - operaiunile prevzute la primele 3 poziii de mai sus, care sunt scutite fr drept de deducere, fiind efectuate de ntreprinderile mici care aplic regimul special de scutire prevzut la art. 152, pentru care nu se datoreaz taxa i nu este permis deducerea taxei datorate sau achitate pentru achiziii. 8.1.4. Codul de nregistrare n scopuri de TVA Codul de nregistrare n scopuri de TVA (prescurtat de noi CIF) este prevzut la art.154 i are prefixul "RO". El trebuie comunicat partenerilor comerciali dac 102

se efectueaz operaiunile pentru care a fost necesar nregistrarea. Redm i un extras prescurtat din prevederile referitoare la obligaia de nregistrare: I. Cf. art.153 (nregistrare obinuit n scopuri de tax): (1) persoana care are sediul activitii economice n Romnia i intenioneaz s realizeze operaiuni taxabile sau scutite de TVA cu drept de deducere, trebuie s se nregistreze, dac: - declar c va depi sau depete cifra de afaceri de 35.000 euro (plafonul de scutire), sau - opteaz pentru regimul normal de tax - dac efectueaz operaiuni scutite i opteaz pentru taxarea lor (art.141 (3)). nregistarea se face nainte de primirea/prestarea serviciilor dac primete/ presteaz servicii pentru care este obligat la plata taxei n Romnia n termen de 10 zile de la sfritul lunii n care a depit plafonul trebuie s se nregistreze. (2) persoana care are sediul activitii economice n afara Romniei, dar este stabilit n Romnia printr-un sediu fix: a) naintea primirii serviciilor pentru sediul fix, dac acestea sunt prestate de o persoan impozabil stabilit n alt stat membru; b) nainte de prestarea serviciilor de la sediul fix din Romnia pentru o persoan impozabil stabilit n alt stat membru care va plti TVA c) naintea realizrii unor activiti economice care implic: - livrri de bunuri taxabile i/sau scutite cu drept de deducere, inclusiv livrri intracomunitare scutite de TVA conform art. 143 alin. (2); - prestri de servicii taxabile i/sau scutite de taxa pe valoarea adugat cu drept de deducere, altele dect cele prevzute la lit. a) i b); - operaiuni scutite dac opteaz pentru taxare; - AIC de bunuri taxabile. (3) persoana impozabil nestabilit n Romnia i nenregistrat n scopuri de TVA n Romnia, care intenioneaz: - s efectueze o achiziie intracomunitar de bunuri pentru care este obligat la plata taxei conform art. 151; - s efectueze o livrare intracomunitar de bunuri scutit de tax. II. Cf. art.153/1 persoanele impozabile nenregistrate i persoanele juridice neimpozabile: a) nainte de efectuarea unei achiziii intracomunitare taxabile; b) nainte de prestarea serviciilor pentru o persoan impozabil stabilit n alt stat membru care va plti TVA; c) nainte de a primi servicii de la un prestator stabilit n alt stat membru, dac va fi obligat la plata taxei. Procedura de lucru - nscriei propriul cod de nregistrare n scopuri de TVA Societatea n cmpul COD_FISCAL din hUTIL. n fiierul

- solicitai i de la partenerii din UE acest cod (VAT number). Acest cod poate fi verificat prin cerere naintat la organele fiscale, sau pe internet la adresa:
http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/lang.do?fromWhichPage=vieshome&selectedLanguage=RO" vezi n documentaia electronic.

La adresa de mai sus pot fi verificate i codurile firmelor din Romnia. Recomandm, s listai confirmarea valabilitii codului pentru fiecare partener extern din state membre UE. Partenerul extern care V comunic mai multe coduri de TVA, din state membre diferite, se va nregistra n Firme separat cu fiecare cod. - pe factur trebuie s figureze cte un "VAT number" valid att la vnztor, ct i la cumprtor, pentru a beneficia de scutire de tax la LIC. 103

Registrul operatorilor intracomunitari - pentru a efectua livrri/achiziii de bunuri/servicii intracomunitare, este obligatoriu s v nregistrai la organele fiscale n Registrul operatorilor intracomunitari, nainte de efectuarea operaiunilor! - obligaia exist att pentru persoanele juridice impozabile, ct i pentru cele neimpozabile - organul fiscal va radia din registru persoanele care nu au efectuat operaiuni intracomunitare timp de un an - persoanele care nu figureaz n Registrul operatorilor intracomunitari nu au un cod valabil de TVA pentru operaiuni intracomunitare, chiar dac acestea sunt nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153 sau 153/1. Astfel, verificarea codului de TVA la adresa de mai sus este posibil numai pentru persoanele care s-au nscris n Registru. 8.1.5. Msuri de simplificare (taxare invers) Conform art. 160 din Codul fiscal, msurile de simplificare se aplic obligatoriu n cazul n care cele dou pri care iau parte la tranzacie sunt nregistrate n scopuri de TVA cf. art.153, operaiunile au loc n interiorul rii i sunt taxabile. Taxarea invers se aplic pentru: a) livrarea urmtoarelor categorii de deeuri: 1. livrarea de deeuri feroase i neferoase, deeuri de materiale reciclabile i materiale reciclabile uzate constnd n hrtie, hrtie cartonat i carton, material textil, cauciuc i plastic, cioburi de sticl i sticl; 2. livrarea materialelor prevzute la pct. 1, dup prelucrarea acestora prin operaiuni de curare, polizare, selecie, tiere, fragmentare, presare sau turnare n lingouri; b) livrarea de mas lemnoas i materiale lemnoase, astfel cum sunt definite prin Legea nr. 46/2008 - Codul silvic ... c) livrarea de cereale i plante tehnice menionate n continuare, care figureaz n nomenclatura combinat stabilit prin Regulamentul (CEE) nr. 2.658/87 al Consiliului din 23 iulie 1987 ... (aplicabil pn la 31.05.2013): Gru dur Alac (Triticum spelta), destinat nsmnrii Gru comun destinat nsmnrii Alt alac (Triticum spelta) i gru comun, nedestinate nsmnrii Secar Orz Porumb Boabe de soia, chiar sfrmate Semine de rapi sau de rapi slbatic, chiar sfrmate Semine de floarea-soarelui, chiar sfrmate Sfecl de zahr d) transferul de certificate de emisii de gaze cu efect de ser.

2.) pct. 82. (3) n cazul livrrilor de bunuri prevzute la art. 160 alin. (2) din Codul fiscal, inclusiv pentru avansurile ncasate, furnizorii emit facturi fr tax i nscriu n aceste facturi o meniune referitoare la faptul c au aplicat taxarea invers. Taxa se calculeaz de ctre beneficiar i se nscrie n facturi i n jurnalul pentru cumprri, fiind preluat att ca tax colectat, ct i ca tax deductibil n decontul de tax.

104

Din punct de vedere contabil, beneficiarul va nregistra n cursul perioadei fiscale 4426 = 4427 cu suma taxei aferente. (4) nregistrarea taxei de ctre cumprtor att ca tax colectat, ct i ca tax deductibil n decontul de tax este denumit autolichidarea taxei pe valoarea adugat. Colectarea taxei pe valoarea adugat la nivelul taxei deductibile este asimilat cu plata taxei ctre furnizor/prestator. Prevederile acestui alineat sunt valabile pentru orice alte situaii n care se aplic taxarea invers. ... (6) Furnizorii/Prestatorii care sunt persoane impozabile cu regim mixt vor lua n calculul pro rata, ca operaiuni taxabile, valoarea livrrilor/prestrilor pentru care au aplicat taxarea invers. Schema operaiunii n hMARFA: Explicaii Document OpTVA ----------------------------------------------------------------------------1. Operaii FURNIZOR - factur fr TVA, meniune "taxare invers" TFACI 1Ii 2. Operaii BENEFICIAR - recepia facturii furnizorului NIRII - TVA taxare invers TVATX 2Ii contare NC: 4426 = 4427 ----------------------------------------------------------------------------

8.2. Documente pentru evidena TVA

Cf. art.156 din Codul fiscal: - persoanele obligate la plata taxei pentru orice operaiune sau care se identific drept persoane nregistrate n scopuri de TVA, n scopul desfurrii oricrei operaiuni, trebuie s in evidene pentru orice operaiune reglementat de prezentul titlu. - persoanele impozabile i persoanele juridice neimpozabile trebuie s in evidene corecte i complete ale tuturor achiziiilor intracomunitare. n baza pct. 79 din Norme: Fiecare persoan impozabil va ine urmtoarele evidene i documente: - evidene contabile ale activitii sale economice; - al doilea exemplar al facturilor sau altor documente emise de aceasta i legate de activitatea sa economic, - facturile sau alte documente primite i legate de activitatea sa economic; - documentele vamale i, dup caz, cele privind accizele legate de importul, exportul, livrarea intracomunitar i achiziia intracomunitar de bunuri; - facturile i alte documente emise sau primite pentru majorarea sau reducerea contravalorii livrrilor de bunuri, prestrilor de servicii, achiziiilor intracomunitare sau importurilor; - un registru al nontransferurilor de bunuri transportate n afara Romniei dar n interiorul Comunitii pentru operaiunile prevzute la art. 128 alin. (12) lit. f) - h) din Codul fiscal, precum i pentru alte situaii n care se aplic msuri de simplificare - un registru pentru bunurile mobile corporale primite care au fost transportate din alt stat membru al Comunitii n Romnia sau care au fost importate n Romnia sau achiziionate din Romnia de o persoan impozabil nestabilit n Romnia i care sunt date unei persoane impozabile n Romnia n scopul expertizrii sau pentru lucrri efectuate asupra acestor bunuri n Romnia. El nu trebuie inut n cazul bunurilor care sunt plasate n regimul vamal de perfecionare activ. pct.79 (2) Jurnalele pentru vnzri i pentru cumprri, registrele, evidenele i alte documente similare ale activitii economice a fiecrei persoane impozabile se vor ntocmi astfel nct s permit stabilirea urmtoarelor elemente: a) valoarea total, fr tax, a tuturor livrrilor de bunuri i/sau prestrilor de servicii efectuate de aceast persoan n fiecare perioad fiscal, evideniat distinct pentru: 1. livrrile intracomunitare de bunuri scutite; 2. livrri/prestri scutite de tax sau pentru care locul livrrii/prestrii este n afara Romniei; 105

3. livrrile de bunuri i/sau prestrile de servicii taxabile i crora li se aplic cote diferite de tax; 4. prestrile de servicii efectuate conform art. 133 alin. (2) din Codul fiscal ctre beneficiari persoane impozabile stabilite n Comunitate, denumite prestri de servicii intracomunitare, pentru care locul este n afara Romniei. b) valoarea total, fr tax, a tuturor achiziiilor pentru fiecare perioad fiscal, evideniat distinct pentru: 1. achiziii intracomunitare de bunuri; 2. achiziii de bunuri/servicii pentru care persoana impozabil este obligat la plata taxei n condiiile art.150 (3)-(6) din Codul fiscal; 3. achiziii de bunuri, inclusiv provenite din import, i de servicii, taxabile, crora li se aplic cote diferite de tax; 4. achiziii de servicii pentru care persoana impozabil este obligat la plata taxei n condiiile art. 150 alin. (2) din Codul fiscal, care sunt prestate de ctre persoane impozabile stabilite n Comunitate, denumite achiziii intracomunitare de servicii. c) taxa colectat de respectiva persoan pentru fiecare perioad fiscal; d) taxa total deductibil i taxa dedus pentru fiecare perioad fiscal; e) calculul taxei deduse provizoriu pentru fiecare perioad fiscal, a taxei deduse efectiv pentru fiecare an calendaristic i al ajustrilor efectuate, atunci cnd dreptul de deducere se exercit pe baz de pro-rata, evideniind distinct: 1. taxa dedus conform art. 147 alin.(3) din Codul fiscal; 2. taxa nededus conform art. 147 alin.(4) din Codul fiscal; 3. taxa dedus pe baz de pro-rata conform art. 147 alin.(5) din Codul fiscal. (3) Documentele prevzute la alin.(2) nu sunt formulare tipizate. Fiecare persoan impozabil poate s-i stabileasc modelul documentelor pe baza crora determin taxa colectat i taxa deductibil conform specificului propriu de activitate, dar acestea trebuie s conin informaiile minimale stabilite la alin. (2) i s asigure ntocmirea decontului de tax prevzut la art. 156/2 din Codul fiscal. n cazul asocierilor n participaiune, drepturile i obligaiile legale privind taxa pe valoarea adugat revin asociatului care contabilizeaz veniturile i cheltuielile, potrivit contractului ncheiat ntre pri. Ordinul 1372/06.05.2008 privind organizarea evidenei n scopul taxei pe valoarea adugat, cf. art.156 din Legea nr.571/2003 privind Codul fiscal (MO 364/13.05.2008) prezint modelul orientativ al urmtoarelor documente: - jurnal pentru vnzri - jurnal pentru cumprri - registrul nontransferurilor de bunuri - registrul bunurilor mobile corporale primite n scopul expertizrii sau efecturii de lucrri asupra acestora. Documentele necesare se pot ntocmi manual sau cu ajutorul sistemului informatic. Acestea nu sunt formulare tipizate, dar trebuie respectat coninutul minimal de informaii. Perioada fiscal Cf. art.156/1: (1) Perioada fiscal este luna calendaristic. (2) Prin excepie de la prevederile alin. (1), perioada fiscal este trimestrul calendaristic pentru persoana impozabil care n cursul anului calendaristic precedent a realizat o cifr de afaceri din operaiuni taxabile i/sau scutite cu drept de deducere i/sau neimpozabile n Romnia conform art. 132 i 133, dar care dau drept de deducere conform art. 145 alin. (2) lit. b), care nu a depit plafonul de 100.000 euro ... cu excepia situaiei n care persoana impozabil a efectuat n cursul anului calendaristic precedent una sau mai multe achiziii intracomunitare de bunuri. (6/1) Prin excepie de la prevederile alin. (2) (6), pentru persoana impozabil care utilizeaz trimestrul calendaristic ca perioad fiscal i care efectueaz 106

o achiziie intracomunitar taxabil n Romnia, perioada fiscal devine luna calendaristic ncepnd cu: a) prima lun a unui trimestru calendaristic, dac exigibilitatea taxei aferente achiziiei intracomunitare intervine n aceast prim lun a respectivului trimestru; b) a treia lun a trimestrului calendaristic, dac exigibilitatea taxei aferente achiziiei intracomunitare intervine n a doua lun a respectivului trimestru. Primele dou luni ale trimestrului respectiv vor constitui o perioad fiscal distinct, pentru care persoana impozabil va avea obligaia depunerii unui decont de tax ...; c) prima lun a trimestrului calendaristic urmtor, dac exigibilitatea taxei aferente achiziiei intracomunitare intervine n a treia lun a unui trimestru calendaristic. Persoana impozabil obligat s-i schimbe perioada fiscal este obligat s depun o declaraie de meniuni la organul fiscal n 5 zile lucrtoare de la finele lunii n care se produce evenimentul care determin modificarea. Dac timp de 1 an nu se mai realizeaz AIC, perioada poate redeveni trimestrial dac se depune o nou declaraie de meniuni. n funcie de perioada fiscal, jurnalele, decontul de TVA i plata se realizeaz lunar sau trimestrial. La pct. 80 din norme sunt prevzute i situaiile n care n mod excepional perioada fiscal poate fi semestrul sau anul. Registre speciale Registrele speciale sunt prevzute la art.156 i pct.79 din Norme pentru unele situaii speciale, nu sunt obligatorii pentru toi contribuabilii. Ele nu se realizeaz din aplicaia hMARFA. Registrul nontransferurilor de bunuri Se utilizeaz pentru evidenierea bunurilor transportate n afara rii, dar n interiorul Comunitii pentru evidena bunurilor n cazul (art.128 (12)f)-h)): - prestrii de servicii care implic lucrri asupra bunurilor corporale efectuate n statul membru n care se termin expedierea sau transportul bunului, cu condiia ca bunurile s fie reexpediate n Romnia - utilizrii temporare a bunului pe teritoriul altui stat membru n scopul prestrii de servicii de ctre persoana impozabil romn - utilizrii temporare, pe max. 24 luni a unui bun pe teritoriul altui stat membru Registrul bunurilor corporale primite Se utilizeaz de persoanele impozabile care primesc din alt stat membru bunuri n scopul expertizrii sau pentru efectuarea de lucrri asupra acestor bunuri. Nu se trec n acest registru bunurile plasate n regim de perfecionare activ. Evidene pentru regimuri speciale de taxare Aceste documente sunt prevzute de Codul fiscal i Norme. Ageniile de turism Vor ine jurnale de vnzri sau, dup caz, borderouri de ncasri, n care se nregistreaz numai totalul de pe documentul de vnzare care include taxa. Acestea se vor ine separat de operaiunile pentru care se aplic regimul normal de taxare. De asemenea, ageniile de turism vor ine jurnale de cumprri separate n care se vor evidenia achiziiile de bunuri i/sau servicii cuprinse n costurile serviciului (pct.63 din Norme). Revnztorii de bunuri second-hand, opere de art etc. Aceste persoane au obligaia de a ine: - un jurnal special de cumprri n care se nscriu toate bunurile supuse 107

regimului special; - un jurnal special de vnzri n care se nscriu toate bunurile livrate n regim special; - un registru comparativ care permite s se stabileasc, la finele fiecrei perioade fiscale, alta dect ultima perioad fiscal a anului calendaristic, totalul bazei de impozitare pentru livrrile efectuate n respectiva perioad fiscal i, dup caz, taxa colectat; - evidena separat pentru stocurile de bunuri supuse regimului special. (pct. 64 din Norme) Evidena pentru ajustarea TVA Conform pct.54 (11) din Norme, n vederea ajustrii taxei deductibile aferente bunurilor de capital n baza art.149, persoanele impozabile vor ine un Registru al bunurilor de capital, care va conine pentru fiecare bun de capital cu o durat normal de funcionare mai mare sau egal cu 5 ani: - data achiziiei, fabricrii, construirii, modernizrii - baza de impozitare - taxa deductibil - taxa dedus - ajustrile efectuate.

8.3. Codificarea operaiilor n hMARFA

La ncadrarea unei operaii din punct de vedere al evidenei TVA, trebuie analizat operaia, iar dac operaia este taxabil, atunci trebuie analizate articolele din tranzacie. De exemplu: - dac operaia este scutit cu drept de deducere, toate articolele din operaie devin scutite, - dac operaia este taxabil, atunci articolele pot fi cu TVA 24%, 9% sau 0%. Clasificarea operaiilor este descris n Dicionar, n rubrica Oper.TVA, iar clasificarea cotelor de TVA pe articole se afl n catalogul TVA. CLASIFICAIA OPERAIILOR N RAPORT CU TVA -----------------------------------------------------------------------------VNZRI/IEIRI Jurnale (rubrica: Oper.TVA-Jurn./E n Dictionar): " " 1 4 5 6 7 Op.neinclus n jurnal Op.obinuite Op.speciale Autofacturi ntocmite n numele furnizorului Op.TVA 5% Op. dup control

Destinaii (rubrica: Oper.TVA-Dest./E n Dictionar): I L P E Livrri n ar Livrri intracomunitare de bunuri (LIC) Prestri intracomunitare de servicii (PSIC) Livrri externe (n afar de LIC)

Taxare (rubrica: Oper.TVA-Taxa /E n Dictionar): x d d b f n i Taxabil (TVA n funcie cot/articole) Scutit cu deducere Scutit cu deducere cf. art.143(2)a,d (aplicabil numai la LIC: L) Scutit cu deducere cf. art.143(2)b,c (aplicabil numai la LIC: L) Scutit fr deducere Neimpozabil Taxare invers (simplificare), scutit cu drept de deducere 108

(aplicabil numai la achiziii din ar: I) Livrare n cadrul unei operaiuni triunghiulare, scutit cu drept de deducere (aplicabil numai la LIC: L)

CUMPRRI/INTRRI Jurnale (rubrica: Oper.TVA-Jurn./I n Dictionar): " " Op.neinclus n jurnal 1 Op.cu/fr deducere 2 Op.cu deducere 3 Op.fr deducere 4 Op.speciale 5 Ajustare TVA 6 Op.TVA 5% 7 Op. dup control Origine I A S E Taxare x y s n (rubrica: Oper.TVA-Orig./I n Dictionar): Achiziii Achiziii Achiziii Achiziii din ar intracomunitare de bunuri (AIC) intracomunitare de servicii (ASIC) externe (n afar de AIC)

(rubrica: Oper.TVA-Taxa /I n Dictionar): Taxabil (TVA n funcie cot/articole) Taxabil alte (1 Scutit, ex. AIC revnztor n op. triunghiulare Neimpozabil, ex. achiziii din ar (I) de la nepltitori de tva, achiziii de bunuri i servicii cu tva nedeductibil Taxare invers, TVA n funcie cot/articole (aplicabil numai la achiziii din ar: I) Achiziie n cadrul unei operaiuni triunghiulare (aplicabil numai la AIC: A) (rubrica: Oper.TVA-Tip /I n Dictionar):

i t

Tip

$ Achiziii bunuri de capital > Achiziii pentru revnzare * Achiziii pentru nevoi firm ------------------------------------------------------------------------------(1 - cu y se codific manual, modificnd x, dac exist cumprtor obligat la plata TVA, alte - adic furnizorul/prestatorul AIC sau ASIC nu este nregistrat ca pltitor de TVA (rd. 17.2-05.2, respectiv 19.1.2-07.1.2 din decont) Desigur, aceste coduri nu trebuie nvate, documentele obinuite se vor codifica automat la ntocmirea lor. La unele tranzacii externe ns, unde sunt mai multe posibiliti cu privire la ncadrarea operaiei, rubrica Op.TVA din document rmne editabil, ea va trebui completat cu ajutorul tastei <F1>, la care o s apar combinaiile posibile de coduri.

8.4. Operaii cu TVA n hMARFA

n continuare descriem cteva exemple de nregistare n hMARFA pentru principalele tipuri de tranzacii comerciale, care pot constitui o baz de pornire pentru organizarea propriei evidene. Cadrul legislativ referitor la majoritatea acestor operaii au fost prezentat n cap.8.1. La nregistarea lor, tranzaciile comerciale trebuie analizate din mai multe puncte de vedere: - verificai documentele primite, documentele anexate, verificai existena i corectitudinea elementelor obligatorii; - stabilii ce fel de documente trebuie elaborate i care sunt elementele obligatorii; 109

- analizai operaia din punct de vedere TVA: - registrele TVA n care trebuie cuprins (jurnale sau alte registre), - stabilii OpTVA, - data faptului generator, data exigibilitii, - baza TVA, cota etc., - poziia din decontul TVA n care se va nregistra; - n ce declaraii se va cuprinde operaia? - modul de contare. Tipurile de operaii TVA care sunt permise la un tip de document sunt descrise n Tipuri de documente la INITIALIZARE/Formule. Dac este necesar, solicitai de la distribuitor adaptarea listei de operaii TVA n funcie de nevoile interne. Dac includerea unor operaii TVA implic modificri i n alte seciuni ale tipului de document, este recomandat s creai un tip de document nou. Dup orice modificare n tipurile de documente, verificai documentele din toate punctele de vedere: consisten, model de listare, includere n jurnale, contare etc. n referirile la decontul TVA am descris numai titlul generic al rndului (sau rndurilor) n care se ncadreaz operaia, din cauza deselor modificri ale modelului. Numerotarea rndurilor din capul de tabel al jurnalelor TVA este sugerat pe baza modelului de decont din Ordinul 183/2011. Pentru urmrirea mai uoar a operaiilor, vizualizai: - Model jurnal de vnzri exportat din hMARFT, listat din Excel - Model jurnal de cumprri exportat din hMARFT, listat din Excel - Model Decont TVA completat manual din jurnalele de mai sus vezi toate n documentaiile electronice Folosim prescurtrile: RO - Romnia SM1, SM2 etc. - diverse state membre UE A,B,C etc. - diveri parteneri comerciali B/S - bunuri i servicii a) Operaii interne a1) Livrri taxabile de bunuri sau prestri de servicii la intern A - Furnizor din RO Document: Tip document: Op.TVA: Jurnal vnzri: Decont: B - Cumprtor din RO a2) Achiziii taxabile de bunuri sau servicii de la intern A - Furnizor din RO B - Cumprtor din RO Document: factur de la A Tip document: NIRI - n lei Op.TVA: 2Ix* - Op.cu deducere, In tara, Taxabil, Nevoi firm - jurnalul de cumprri poate fi: 1,2 sau 3, setat n funcie de natura activitii firmei - tipul (ultimul caracter) se definete automat dup natura primului rnd din recepie sau tipul gestiunii, dac recepia nu are rnduri: $ - imobilizri > - mrfuri * - materii prime, obiecte de inventar, servicii Jurnal cumprri:col.6...9 Decont: Achiziii B/S n ar, taxabile cu cota ...- dup cota TVA Observaie: Dac se utilizeaz NIRIC, atunci n seciunea CHELT. se poate nscrie: 110

factur ctre B TFAC, TFACS - n lei, TFCET - dac n valut 1Ix - Op.obisnuite, In tara, Taxabil col.6...9 Livrri B/S n ar, taxabile cu cota ...- dup cota TVA

- o factur de cheltuieli i n acest caz OpTVA este acelai la factura furnizor i la factura de cheltuieli, sau: - se poate nscrie doar valoare cheltuieli fr TVA i fr cod furnizor cheltuieli. n acest caz cheltuiala se repartizeaz i se contabilizeaz pe creditul conturilor 231, 308, 378.1 n funcie de natura articolelor recepionate. Factura de cheltuieli trebuie recepionat atunci separat cu NIRI/NIRE fr rnduri n "gestiunea" X231, X308, X378, dup caz. Astfel, factura de cheltuieli poate fi tratat diferit n evidena TVA fa de factura de articole. a3) Livrare/achiziie cu msuri de simplificare Presupunem, c ambii parteneri utilizeaz hMARFA. A - Furnizor din RO Document: factur ctre B fr TVA, nscrie taxare invers Tip document: TFACI- Factura taxare invers Op.TVA: 1Ii - Op.obinuite, n ar, Taxare invers Decont: Livrri B/S pt. supuse msurilor de simplificare pentru care beneficiarul este obligat la plata TVA B - Cumprtor din RO Document: factur de la A, dar B calculeaz TVA Tip document: NIRII - NIR cu taxare invers - nscrie valoarea fr TVA pentru evidena datoriei, eventual cu rnduri dac e material, marf etc. - nu se completeaz OpTVA i TVATX - Autolichidare TVA - se nscrie total document cu TVA, din care TVA - codul OpTVA se alege: 2Ii$ - Din ar, Taxare invers, Capital 2Ii> - Din ar, Taxare invers, Revnzare 2Ii* - Din ar, Taxare invers, Nevoi firm - n jurnalul de cumprri se cuprinde numai acest document, deci nscriei corect firma, numr i data document! Gestiunea nu se completeaz. Decont: B/S achiziionate supuse msurilor de simplificare pentru care beneficiarul este obligat la plata TVA - TVA colectat B/S achiziionate supuse msurilor de simplificare pentru care beneficiarul este obligat la plata TVA - TVA deductibil Contare TVATX: 4426 = 4427 a4) Autofactur pentru livrri ctre sine A - Furnizor firma Document: Tip document: Op.TVA: Decont: Contare TFAUS: A autofactur TFAUS 1Ix - Op.obinuite, n ar, Taxabil Livrri B/S n ar, taxabile cu cota ...- dup cota TVA 635 = 4427

B - "Cumprtor" de regul firma A sau firma B, dac livrri gratuite b) Livrri/achiziii de bunuri n/din state membre UE b1) Livrri intracomunitare de bunuri (LIC) A - Furnizor din RO Documente: - factur ctre B fr TVA, nscrie scutit cu drept de deducere - documente de transport n SM1 - contract/comand - asigurare, etc. Tip document: TFCE A Factura export-model int. TFCE B Factura export-model extern (se schimb modelul numai pt. listare) Op.TVA: 1Ld - Op.obisnuite, LIC, Scutit cu deducere 111

Decont:

LIC B, scutite cf.art.143 (2) a) i d)

B - Cumprtor din SM1 (pentru scutire comunic cod valid de TVA lui A) b2) Prestri intracomunitare de servicii Se lucreaz ca la punctul b1), cu excepiile: Op.TVA: 1Pd - Op.obisnuite, PSIC, Scutit cu deducere Decont: PSIC care nu beneficiaz de scutire n SM n care taxa este datorat b3) Achiziii intracomunitare de bunuri taxabile n Romnia (AIC) A - Furnizor din SM1 (comunic cod valid de TVA lui B) B - Cumprtor din RO Documente: - factur primit de la A, B calculeaz TVA, factura de transport Tip document: NIRE Nota de receptie extern+chelt. Op.TVA: 2Ax>, 2Ax$, 2Ax* dup caz Completare: n seciunea VAMA, se nscrie TVA calculat fr s se nscrie cod furnizor vam, iar n seciunea CHELT. se nscrie valoarea facturii de cheltuieli care trebuie nregistrat asupra articolelor achiziionate, fr s se nscrie cod furnizor cheltuieli. / / = = = = / / = = valoare chelt. 0.00 valoare TVA 0.00 0.00 valoare TVA

Doc: AUTOLICHIDARE TVA din Total vama din care: taxa vamala accize T.V.A. Doc: FAC CHELTUIELI din Total cheltuieli din care: T.V.A. Completare rnduri: VAMA: Pret in vama: 100.00 % Decont:

Contare TVA: Observaii:

B/S achiziionate pt. care beneficiarul din Ro este obligat la plata TVA - taxa colectat B/S achiziionate pt. care beneficiarul din Ro este obligat la plata TVA - taxa deductibil 4426 = 4427

- Valoare cheltuieli se nscrie fr TVA i se contabilizeaz pe creditul conturilor 231, 308, 378.1 n funcie de natura articolelor recepionate. Iar factura de cheltuieli trebuie recepionat separat cu NIRI/NIRE fr rnduri n "gestiunea" X231, X308, X378, dup caz. Astfel factura de cheltuieli poate fi tratat diferit n evidena TVA fa de factura de articole, cele dou pot avea OpTVA diferit. - Dac totui nscriei factura de cheltuieli n NIRE, aceasta neavnd un OpTVA propiu, programul de extragere jurnale TVA va atribui OpTVA = 2Ix, dac TVA este diferit de zero sau 2In, dac TVA este zero. b4) Achiziii intracomunitare de servicii Se lucreaz ca la punctul b3), cu excepiile: Op.TVA: 2Sx - Op.cu deducere, ASIC, Taxabil Decont: ASIC pt. care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers, iar prestatorul este nregistrat n SM din care se efectueaz prestarea

112

b5) Operaii triunghiulare A - Furnizor din SM1 B - Cumprtor revnztor din SM2 C - Beneficiar din SM3 Dac A, furnizorul este din Romnia: Document: factur ctre B, "scutit cu drept de deducere" dac: - transportul se face direct n SM3 de ctre A sau B - B comunic un cod valid de TVA din SM3 Tip document: TFCE Op. TVA: 1Ld Decont: - LIC B scutite cf. art.143 (2)a)d)

Dac B, cumprtorul-revnztor este din Romnia: Cumprare (nu este prevzut expres, presupunem urmtoarea nregistrare): Document: - primete factur de la A Tip document: NIRE fr TVA Op. TVA: 1As - AIC scutit Decont: AIC scutite/neimpozabile Vnzare: Document:

emite o factur "scutit cu drept de deducere" n care: la emitent i nscrie CIF din Romnia la beneficiar nscrie CIF-ul lui C din SM3 menioneaz c C este obligat la plata TVA n SM3 i o referire la art.28 c (E) din Directiva 6 - desemneaz pe C ca persoan obligat la plat Tip document: TFCE Op. TVA: 1Lt - LIC Triunghiular Decont: - LIC B scutite cf. art.143 (2)a)d)

Dac C, beneficiarul este din Romnia: primete factura lui B documentul de nsoire mrfuri de la A Tip document: NIRE (similar cu AIC) Op.TVA: 2At$, 2At>, 2At* TVA: taxare invers - nscrie TVA pe factura de la B Decont: - AIC pt. care cumprtorul este obligat la plata TVA - taxa colectat - AIC pt. care cumprtorul este obligat la plata TVA - taxa deductibil c) Livrri/achiziii de bunuri n/din state non-UE c1) Export A - Furnizor din RO Documente: factur ctre B, meniunea "scutit cu drept de deducere" DVE, documente de transport Tip document: TFCE OpTVA: 1Ed Decont: Livrri de bunuri i prestri de servicii scutite cu drept de deducere B - Cumprtor din stat non-UE c2) Import de ctre persoane impozabile A - Furnizor din stat non-UE B - Cumprtor din RO Document: factura de la A, declaraia vamal (DVI), 113 Document:

documente de transport Tip document: NIRE, dac TVA nu este pltit n vam i se pltete prin autolichidare, atunci nu nscriei TVA n seciunea VAMA din NIRE i OpTVA = vid, creai un document nou TVATX-Autolichidare TVA, n care nscriei totalul cu TVA i din care valoarea TVA. - codul OpTVA se alege: 2Ex$ - Din tara, Taxare inversa, Capital 2Ex> - Din tara, Taxare inversa, Revanzare 2Ex* - Din tara, Taxare inversa, Nevoi firma - n jurnalul TVA se cuprinde numai acest document, deci nscriei corect firma, numr i data document. Gestiunea nu se completeaz. Decont: B/S achiziionate pt. care beneficiarul din Ro este obligat la plata TVA (taxare invers) - taxa colectat B/S achiziionate pt. care beneficiarul din Ro este obligat la plata TVA (taxare invers) - taxa deductibil Contare TVA: 4426 = 4427 d) Prestri/cumprri de servicii n relaie cu parteneri externi n acest caz, de regul, trebuie stabilit locul prestrii i n funcie de aceasta se stabilete modul de taxare. Utilizai una din variantele de facturare sau de recepie descrise mai sus. Meniunea "Neimpozabil n Romnia" apare pe facturile listate n cazul n care OpTVA este 1En.

8.5. Soluii pentru cheltuieli i TVA nedeductibile 1. Prevederi fiscale

1.1. Cheltuiala cu combustibilul Cf. art.21 (4)t) din Codul fiscal, n perioada 1 mai 2009-31 decembrie 2011 nu sunt deductibile la calculul impozitului pe profit: - cheltuielile privind COMBUSTIBILUL pentru vehiculele destinate transportului de persoane, CU EXCEPIA unor vehicule utilizate EXCLUSIV pentru: - intervenie, reparaii, paz i protecie, curierat, transport de personal la i de la locul de desfurare a activitii, care de reportaj, cele utilizate de ageni de vnzri, transport de persoane cu plat (inclusiv taxi), nchiriere ctre alte persoane, coli de oferi. Autovehiculele care intr n aceast categorie trebuie s fie sub 3,5 tone i s aib cel mult 9 scaune. Pentru celelalte tipuri de autovehicule pltitorii de impozit pe profit nu pot deduce cheltuiala cu combustibilul, chiar dac utilizeaz autovehiculul n interesul afacerii. Activiti independente Conform art.48 (7) l/1, cheltuielile privind combustibilul nu sunt deductibile nici la calculul impozitului pe veniturile din activiti independente. Observaie n acest context, trebuie categorizat parcul de autovehicule utilizat pentru transportul de persoane. Un autovehicul poate aparine numai unei categorii din cele de mai jos: - pentru care cheltuiala cu combustibilul ESTE deductibil - numai cele din categoriile enumerate mai sus; - pentru care cheltuiala cu combustibilul NU este deductibil - cele din alte 114

categorii, sau cele din categoriile de mai sus, dac sunt utilizate i n alte scopuri. Astfel, recomandm s se ntocmeasc lista parcului de vehicule cu precizarea clar a categoriei n care se ncadreaz acestea pentru o eviden contabil corect. Autovehicule pentru funcii de conducere Cf. art.21 (3) n) din Codul fiscal, cheltuielile de funcionare, ntreinere i reparaii, exclusiv cele privind combustibilul, aferente autoturismelor folosite de persoanele cu funcii de conducere i de administrare ale persoanei juridice, sunt deductibile limitat la cel mult un singur autoturism aferent fiecrei persoane cu astfel de atribuii. Acest lucru nseamn, c pentru un singur autovehicul utilizat de persoanele din conducerea societii se pot deduce toate cheltuielile, n afar de cele cu combustibilul. Dac persoana respectiv are n dotare mai multe autovehicule, pentru celelalte nu se poate deduce nici o cheltuial de ntreinere (reparaii, asigurare, etc.). 1.2. TVA pentru combustibil i achiziii auto Conform art.145^1 din Codul fiscal, n perioada 1 mai 2009-31 decembrie 2011 nu este deductibil nici TVA-ul pentru: - achiziiile de COMBUSTIBIL i - achiziiile de AUTOVEHICULE pentru categoriile de autovehicule enumerate la pct.1.1 de mai sus, la care se adaug ca excepie suplimentar: - transmiterea folosinei n cadrul unui contract de leasing financiar sau operaional, utilizare n scop comercial (adic pentru revnzare). Deci pentru ratele de leasing taxa este deductibil. Conform art.145^1 (2), prin achiziie de vehicule ... se nelege : - cumprarea unui vehicul din Romnia, - importul, sau - achiziia intracomunitar a vehiculului. 1.3. Evidenierea n decontul de TVA Rndul 26 din decont (modelul valabil n 2011) conine: SUB-TOTAL TAX DEDUS CF. ART.145 i ART 145^1 SAU ART.147 I ART.145^1 Conform normei de completare, nu se preia n acest rnd taxa pentru care nu se permite exercitarea dreptului de deducere conform art.145^1 din Codul fiscal. n consecin, nelegem c TVA-ul din documente, aferent combustibilului sau autovehiculelor trebuie s apar de regul pe rd. 21 (Achiziii de bunuri i servicii taxabile cu cota de 24%) sau pe rd. 17 ... 19 dac este din AIC. Acest lucru este important i pentru corelarea cu declaraia recapitulativ 394. Pe rd. 26 se va nscrie ns numai TVA-ul deductibil conform Codului fiscal, adic din suma TVA deductibil se va nscrie taxa pentru: - operaiunile permise de art. 145 din Codul fiscal. De exemplu nu se nscrie taxa pentru sumele achitate n numele i n contul clientului, care apoi se deconteaz acestuia i taxa pentru buturi alcoolice i tutun (cu excepia cazurilor cnd acesta este destinat revnzrii); - conform art.145^1, se va nscrie doar TVA-ul aferent achiziiei autovehiculelor exceptate i cel aferent combustibilului pentru autovehiculele exceptate; - conform art.147, la persoanele parial impozabile se nscrie TVA de dedus determinat pe baz de pro-rata. Astfel, din modelul decontului de TVA rezult, c nu este corect, ca achiziiile de benzin s fie recepionate ca nite achiziii de la nepltitori de TVA, ci TVA-ul nedeductibil trebuie evideniat. Acesta trebuie s apar n declaraia 300 115

ca TVA deductibil, dar nededus. n hMARFT acest TVA se urmrete separat, n jurnalul de cumprri la categoria: 3-Op.fara deduc. (Operaii fr deducere).

2. Evidena poziiilor nedeductibile n hMARFA

2.1 Implementare - n Cataloage/Grupe de articole exist grupele: GC2N Combustibili-nedeductibil XNED Cheltuieli nedeductibile - n Parti/Gestiuni exist "gestiunea": XCMB - Chelt. cu combustibili 6022.x Menionm, c dac combustibilul este trecut direct pe cheltuieli, se poate utiliza i contul 604, analitic 604.1 i 604.2. - n Nomenclator articole, pentru recepia pe stoc a combustibilului exist: G-COMBUST Combustibil deduc./nededuc. GC2 G-COMBUST-DEDUC Combustibil deductibil GC2 G-COMBUST-NEDED Combustibil nedeductibil GC2N

- n Contab./Functii de conturi exist poziiile: ____________________________________________________________________________ Gest Grupa Tip art. Cont intrare Cont diferene Cont ieire Cont descrcare ____________________________________________________________________________ G GC2 GC 3022 6588.5 6022.1 G GC2N GC 3022 6588.5 6022.2 XCMB C 6022.1 6022.1 XCMB XNED C 6022.2 6022.2 eventual se poate introduce X604 n loc de XCMB: X604 C 604.1 604.1 X604 XNED C 604.2 604.2 Primele dou rnduri se utilizeaz cnd combustibilul este recepionat pe stoc i este consumat ulterior (ca cheltuial deductibil/nedeductibil), iar al treia i al patrulea rnd se utilizeaz cnd combustibilul este contabilizat direct ca o cheltuial deductibil, respectiv nedeductibil. Dac cheltuiala, respectiv TVA-ul aferent sunt deductibile, documentul de recepie va fi NIRI i va fi contabilizat pe conturile de pe rndul XCMB. Dac cheltuiala i TVA-ul aferent sunt nedeductibile, documentul de recepie va fi NIRI3 i va fi contabilizat cu conturile de pe rndul XCMB XNED. Pentru alte tipuri de cheltuieli nedeductibile (reparaii autoturisme etc.) se pot face completri: ____________________________________________________________________________ Gest Grupa Tip art. Cont intrare Cont diferene Cont ieire Cont descrcare ____________________________________________________________________________ X611 C 611.1 611.1 X611 XNED C 611.2 611.2 Introducerea analiticelor necesit i defalcarea conturilor respective n hCONT: 6022 6022.1 6022.2 611 611.1 611.2 Cheltuieli privind combustibilul -Cheltuieli privind combustibilul/deductibile -Cheltuieli privind combustibilul/nedeductibile Cheltuieli cu intretinere si reparatii -Cheltuieli cu intret. si reparatii deductibile -Cheltuieli cu intret. si reparatii nedeductibile 116

n hMARFT n Corespondene/Jurnal cumprri exist operaii pentru TVA nedeductibil (jurnalul 3). TVA nedeductibil Din cauza c TVA-ul nedeductibil trebuie s apar n decontul de TVA mpreun cu baza de calcul, deci i n Jurnalul de cumprri, se vor folosi codurile de operaii TVA: 3Ix, 3Ax, 3At, 3Ex pentru achiziiile cu TVA nedeductibil. Documente specifice Documente de intrare Exist dou documente noi, NIRI3 i NIRE3 pentru aceste tipuri de operaii, cu cheltuieli i TVA nedeductibil: NIRE3 - NIRE cu TVA nedeductibil (pt. operaii externe) NIRI3 - NIRI cu TVA nedeductibil (pt. operaii interne) NIRI3 pentru TVA nedeductibil (OpTVA 3Ix) calculeaz: pre contabil = pre de achiziie + TVA nedeductibil (xR_VTva). n cazul documentului NIRE3, dac are rnduri, trebuie introdus procentul de TVA nedeductibil i calculeaz tot: pre contabil = pre de achiziie + TVA nedeductibil (xR_VTva).

Documente de ieire Pentru darea n consum a materialelor (combustibilului) recepionate cu NIRI3 (eventual NIRE3) se poate folosi BCM - Bon consum materiale/ob. de inventar (preul contabil fiind majorat deja cu TVA-ul nedeductibil). Dac la recepie nu se cunoate raportul deductibil/nedeductibil, atunci trebuie recepionat totul cu NIRI, deci cu TVA deductibil. Cu un BCM obinuit se d n consum partea deductibil, iar pentru partea nedeductibil este nevoie de un document special: BCM3 - "BCM (consum nedeductibil!)" care adaug la cheltuial i TVA-ul nedeductibil. BCM3 verific dac materialul dat n consum a fost deja recepionat cu TVA nedeductibil. Contarea este i ea modificat. Chiar dac la contarea acestui document apare i contul 4426.03 (n credit) pentru majorarea valorii stocului, acesta nu va apare n Jurnalul de cumprri, TVA-ul fiind regularizat cu documentul TVA3. Document pentru regularizarea operaiei TVA Pentru cazurile n care la recepie nu s-a putut decide dac TVA-ul este sau nu este deductibil, defalcarea ulterioar (realizat cu BCM3) trebuie s figureze i n Jurnalul de cumprri. De aceea n jurnalul: MRIY Rec. TVA neded/deduct.,exigib. s-a introdus un nou document: TVA3 - TVA deductibil/nedeductibil cu contarea: TVA3 2Ix cu val. minus : 4426.02 = 401.1 minus TVA TVA3 3Ix cu val. plus : 4426.03 = 401.1 plus TVA Baza TVA este valoarea contabil de pe BCM3, iar TVA este TVA nedeductibil de pe acelai document. Completarea decontului de TVA Pe lng cele descrise la punctul 1.3 de mai sus, precizm modul de completare a decontului din jurnalele listate din hMARFT: 117

rd. 25 - TOTAL TAX DEDUCTIBIL = OpTva 2Ix+2Ax+2Ex + 3Ix+3Ax+3Ex i este suma rndurilor 17 la 23 rd. 26 - SUB-TOTAL TAX DEDUS - se nscrie manual, conine doar operaiile codificate cu Optva 2Ix, 2Ax, 2Ex (deci rulaj debitor 4426.02).

2.2. Exemple de soluii n hMARFA n baza de date demonstrativ (DEMOM.DEM) se poate urmri soluionarea unor situaii, pentru nelegerea modului de rezolvare a acestora n hMARFA. a) Cazul cheltuial deductibil i TVA deductibil Avem urmtoarele variante: a1) recepie combustibil pe baz de factur, pe stoc, cu cheltuial i TVA deductibil MRIM NIRI Gest:G, Contare: 3022 401.1 300.00 4426.02 401.1 72.00 110002 - descrcare din gestiune cu trecere pe cheltuieli deductibile (parial) 6022.1 3022 200.00 110014 - recepie Articol:G-COMBUST

Grupa: GC2

MVI

BCM

Contare:

a2) recepie pe baz de factur sau bon fiscal, ca cheltuial i cu TVA deductibil MRIX NIRI 11C006 - recepie direct pe cheltuieli deductibile Gest: XCMB, Total doc: 248, din care TVA: 48 fr rnduri Contare: 6022.1 4426.02 Decont TVA: rd. 21: rd. 26: 401.1 401.1 200 x 48 48 200.00 48.00

a3) recepie alt cheltuial deductibil MRIX NIRI 11C007 - recepie direct pe cheltuieli deductibile Gest: X611, Total doc: 248 lei, din care TVA: 48 lei fr rnduri Contare: 611.1 401.1 200.00 4426.02 401.1 48.00 b) Cazul cheltuial nedeductibil i TVA nedeductibil b1) recepie combustibil pe baz de factur, pe stoc, cu cheltuial i TVA nedeductibile MRIM NIRI3 110013 - recepie Gest:G, Articol:G-COMBUST-NEDED Grupa: GC2N, Total doc: 124 lei, din care TVA: 24 lei Contare: 3022 401.1 100.00 3022 4426.03 24.00 4426.03 401.1 24.00 110003 - descrcare din gestiune cu trecere pe cheltuieli nedeductibile (inclusiv TVA!) 118

MVI

BCM

Contare: 6022.2 3022 124.00

b2) recepie pe baz de factur sau bon fiscal, ca cheltuial i cu TVA nedeductibil MRIX NIRI3 11C008 - recepie direct pe cheltuieli nedeductibile (cu rnd) Gest: XCMB, Total doc: 124 lei, din care TVA: 24 lei fr rnduri Contare: 6022.2 401.1 100.00 4426.03 401.1 24.00 6022.2 4426.03 24.00 Decont TVA: rd. 21: 100 24 rd. 26: x 0 b3) recepie alt cheltuial nedeductibil MRIX NIRI3 11C009 - recepie direct pe cheltuieli nedeductibile Gest: X611, Total doc: 124, din care TVA: 24 fr rnduri Contare: 611.2 4426.03 611.2 401.1 401.1 4426.03 100.00 24.00 24.00

Menionm, c soluiile de la pct. b2) i b3) pot fi adaptate i pentru produsele din tutun sau alcool cumprate pentru protocol. c) Cazul mixt - cheltuial i TVA deductibil/nedeductibil Acest caz intervine cnd parcul auto este mixt, adic conine att autovehicule pentru care cheltuielile i TVA-ul sunt deductibile, ct i alte vehicule, pentru care acestea nu sunt deductibile i facturile de combustibil sunt comune la mai multe vehicule. Exemple: c1) recepie combustibil pe baz de factur, pe stoc, cu cheltuial i TVA deductibile (identic cu cazul a1), deoarece n acest moment nc nu se cunoate care autovehicul va utiliza combustibilul sau dac consumul va fi n luna curent) MRIM NIRI Gest:G, Contare: 3022 4426.02 401.1 401.1 300.00 72.00 110014 - recepie Articol:G-COMBUST

Grupa: GC2,

75 l x 4 lei = 300 lei

Cu BCM 110002 se d n consum partea deductibil (de ex. 200 lei): 6022.1 3022 200.00 Pentru partea nedeductibil (de ex. 100 lei*TVA) se utilizeaz BCM3- "BCM (consum nedeductibil!)", care adaug la cheltuiala cu combustibilul i TVA-ul nedeductibil. MVI BCM3 110001 - descrcare din gestiune cu trecere pe cheltuieli nedeductibile 6022.2 3022 3022 4426.03 124.00 = 100 + 24 24.00

Contare:

n acest caz trebuie s mai transferm TVA-ul nedeductibil de pe 4426.02 pe contul 4426.03. Pentru aceasta se ntocmesc n jurnalul MRIY 2 documente 119

TVA3 fr rnduri, n luna trecerii pe cheltuieli a combustibilului, numai pentru evidena analitic a TVA: MRY MRY TVA3 TVA3 11T001 - OpTVA: 2Ix, Total document: -124, din care TVA: -24 11T002 - OpTVA: 3Ix, Total document: +124, din care TVA: +24

Contare: 4426.02 4426.03 Decont TVA: rd. 21: rd. 26: 300 x 72 48 (48=72-24) 401.1 401.1 -24.00 24.00

c2) recepie pe baz de factur, dac se cunoate de la nceput proporia n care aceste cheltuieli sunt sau nu sunt deductibile: Se ntocmesc 2 recepii, una cu OpTVA: 2Ix (deductibil) i cealalt cu OpTVA: 3Ix (nedeductibil). MRIX NIRI 11C010 - recepie partea deductibil Gest: XCMB, Total doc: 248, din care TVA: 48 fr rnduri Contare: 6022.1 401.1 200.00 4426.02 401.1 48.00 MRIX NIRI3 11C011 - recepie partea nedeductibil Gest: XCMB, Total doc: 124, din care TVA: 24 fr rnduri Contare: 6022.1 6022.2 4426.03 Decont TVA: rd. 21: rd. 26: 401.1 4426.03 401.1 300 x 72 48 100.00 24.00 24.00

(48=72-24)

d) Recepie autovehicul cu TVA nedeductibil Documentele se afl n jurnalul MRIM, recepii n gestiunea XICC. d1) achiziie de la furnizor intern - cu TVA deductibil (NIRI nr. 110019): 231.1 404 20000.00 4426.02 404 4800.00 - cu TVA nedeductibil (NIRI3 nr. 110020): 231.1 404 10000.00 231.1 4426.03 2400.00 4426.03 404 2400.00 d2) achiziie intracomunitar - cu TVA deductibil (ntocmii NIRE): 231.1 404 20000.00 4426.02 4427 4800.00 - cu TVA nedeductibil (ntocmii NIRE3): 231.1 4426.03 2400.00 4426.03 4427 2400.00 231.1 404 10000.00 Decont TVA: rd.05.1

10000

2400 120

rd.17.1 rd.26

10000 x

2400 0

n al doilea caz n contul 4427 vom avea un sold de 2400 lei, care se va conta: 4427 = 4423 deci vom avea TVA de plat dup autovehicul. Articolul de autolichidare: 4426.03 = 4427 este ns necesar, deoarece datele trebuie corelate i cu declaraia 390. d3) achiziie din import - cu TVA deductibil (ntocmii NIRE): 231.1 404 8000.00 4426.02 404 1290.00 - cu TVA nedeductibil 231.1 4426.03 4426.03 404 231.1 404 Decont TVA: rd.21 rd.26 (ntocmii NIRE3): 1290.00 1290.00 8000.00

8000 x

1290 0

Cu execepia primului caz de la d1), n celelalte situaii autovehiculul va fi recepionat n hIMOB cu valoarea de intrare care include i TVA.

8.6. Jurnalele TVA din hMARFA

Scopul evidenei TVA prin jurnale i alte documente prevzute de lege este completarea corect a decontului de TVA i a celorlalte declaraii care utilizeaz date din aceast eviden. Aceste documente se realizeaz cu ajutorul utilitarului hMARFT - Rapoarte contabile i declaraii. 8.6.1. Elaborarea jurnalelor TVA a) Implementare: - Perioada - n funcie de perioada de raportare, trebuie setat n Parametri, dac dorii obinerea de jurnale lunare setai PERIOADA := "L", iar pentru jurnale trimestriale setai PERIOADA := "T". - Lista jurnalelor se poate tipri n format A4/peisaj. Centralizatoarele, avnd lime de 160 caractere se pot tipri n format A4/portret. Dac imprimanta utilizat, n mod caracter, poate s listeze numai n formatul A4/portret, listele de jurnale trebuie adaptate prin scoaterea ctorva coloane care nu au date n unitatea respectiv. Listele se pot imprima i cu hWPrint, care permite listare grafic n format A4/peisaj. - Setai diferena nesemnificativ DIF_NESEMN n Parametri care reprezint pragul peste care sunt semnalate diferenele de rotunjire sau erorile de calcul ntre baza TVA i TVA. Diferenele care sunt peste acest prag sunt considerate semnificative, iar cele care sunt sub acest prag sunt nesemnificative. La livrare, suma este setat la 0.10 lei. Aceste diferene provin din nsumarea bazei de calcul i TVA din rndurile documentului i compararea acestora cu total document.

121

b) Configurare ATENIE ! Descrierile date la livrare trebuie verificate i dac este necesar, corespondenele pot fi modificate i se pot aduga corespondene pentru alte operaii TVA. Considerm, c informaiile din jurnalele recomandate prin Ordinul 1372/2008 nu sunt suficiente pentru completarea declaraiei 390 i a decontului de TVA. Pentru simplificarea completrii decontului am ales soluiile: - coloanele jurnalelor de TVA au numerotare identic (sau asemntoare) cu cea a rndurilor din decont. Desigur, aceste coloane nu vor conine informaii pentru toate rndurile din decont, rndurile de regularizri, etc. vor trebui completate de ctre utilizator. - o parte din rndurile decontului trebuie completat prin nsumarea mai multor coloane ale jurnalelor. De ex. rd.13.1 i 13.2 din jurnalul de vnzri trebuie nsumate pe rd.13 din decont. - dat fiind gradul mare de detaliere a informaiilor din decont, exist o serie de rnduri din care informaia trebuie detaliat pe mai multe rnduri. Menionm, c numerotarea coloanelor nu coincide ntru totul cu cea a decontului. De exemplu, col. LN din jurnalul de vnzri conine livrrile neimpozabile, care nu trebuie incluse n decont. Structura jurnalelor i corespondena lor cu operaiile TVA i cu decontul sunt descrise n Indicatori i corespondene TVA vezi n documentaia electronic. Exemple de legtur ntre elementele de descriere: Tip jurnal JV JC JC Cod OperTVA 1Ld 2Ix 2Sx Corespondene col.jur-cod VIES 01 21 19.1.1 L S Nr. rd. decont 01 21 19.1.1 07.1.1

Indicator TVA LIC scutite cf. art. 143 (2) a) d) Achizitii B si S, taxabile cu 24% ASIC, benef.obligat la plata TVA, prestator inreg. (TVA deductibil) ASIC, benef.obligat la plata TVA, prestator inreg. (TVA colectat)

n ultimul exemplu de mai sus, fiind vorba de o achiziie de servicii intracomunitar, datele se vor nscrie n decont att la TVA deductibil, ct i la TVA colectat. n capul de tabel al jurnalului de cumprri va figura deci 19.1.1-07.1.1, ceea ce reamintete, c informaia trebuie nscris pe 2 rnduri. Ca exemplu, pentru detalierea achiziiilor intracomunitare a fost necesar introducerea mai multor coduri n Corespondene TVA:

Jurnal

OpTVA

Coloane jurnal cumprri Cod VIES TVAStd TVARed Scutit Neimp AN 17.1 17.2 17.1 17.2 24.2 24.2 24.2 AN AN A(*

Explicaii operaie

JC JC JC JC

2An 2As 2Ax 2Ay

neimpozabil scutit taxabil i VIES taxabil - altele

(* din tabelul de mai sus se include n declaraia VIES doar rndul codificat cu A, dar pe rd. 17 i 24 din decont este necesar i detalierea celorlalte informaii Pentru completitudine s-a introdus i codul y - operaii taxabile - altele, care 122

se utilizeaz i la ASIC. Astfel de exemplu, rd.17 din decont = 17.1+17.2 din jurnal, chiar dac rd.17.2 nu apare separat n decont.

c) Iniializare n Initializare/Perioada verificai dac este nscris luna/trimestrul urmtor, iar apoi, n Init./Initializare perioada trecei la luna urmtoare. Coduri de perioade corecte: - pentru regimul de lucru lunar: 2011.01, 2011.02, 2011.03, ... - pentru regimul de lucru trimestrial: 2011.T1, 2011.T2, 2011.T3, ... La prima utilizare, lansai Init./ Initializare perioada i alegei prima perioad de lucru, de exemplu 2011.01 sau 2011.T1 d) Extragere jurnale Cele 2 jurnale se obin din meniul principal Sit.TVA, prin lansarea operaiei Extragere pentru fiecare jurnal. Programul va semnala, dac s-au depistat erori. Consultai Fereastra/Lista de erori i vizualizai documentele cu erori/avertismente. Diferenele semnificative nu sunt ntotdeuna erori de rotunjire, pot ascunde i greeli, de aceea vor trebui rezolvate manual de operator, fie prin corectarea documentelor de recepie, fie prin Modificare n jurnal. Dup corecturi n hMARFA trebuie efectuat o nou extragere n hMARFT! Diferenele nesemnificative se pot repartiza automat cu operaia Repartizare diferene. La importuri baza TVA se formeaz din valoare n vam+taxe vamale+accize, iar total document este valoarea facturii de import+valoare DVI. Dac pre n vam # 100%, atunci total document difer de baza TVA+TVA i aceast corelaie nu poate fi rezolvat. Baza TVA nu trebuie modificat pentru c aceasta se include n decontul TVA. e) Erori semnalate Pe lng diferenele de rotunjire semnalate la Extragere, se mai semnaleaz erorile de tipul: "Operaie TVA eronat" - nu sunt completate: simbolul jurnalului, destinaia sau modul de taxare a operaiei n documentul de baz "Document incoerent" - bazele TVA nsumate pe cote # total baz TVA sau suma TVA pe cote # total TVA "Data jurnal/document eronat" sau "Data document n avans" - cnd data nu este nscris sau este nscris o dat mai mare, dect perioada de raportare "Eroare calcul TVA cota Std sau Red%" - dac din datele introduse nu rezult baza TVA "Eroare CIF" - CIF este absent sau nu corespunde algoritmului de calcul "Eroare CNP" - codul este CNP (13 caractere) i nu corespunde algoritmului de calcul f) Setarea perioadei curente Perioada curent este cea care apare n colul din dreapta sus al ecranului. Se poate obine un jurnal de TVA i pentru o alt perioad dect cea curent, prin operaia: Setare perioada temporar. n acest caz, n loc de luna curent va apare noua perioad selectat i meniunea temp., nsemnnd c este vorba de o perioad temporar. Dup selectarea perioadei temporare executai Extragere, Repartizare. Apoi putei consulta lista cu datele referitoare la perioada selectat. 123

Datele extrase pentru perioada temporar vor dispare o dat cu ieirea din meniul albastru i se va reveni la datele din jurnalul curent. Datele perioadei temporare nu sunt memorate n arhivele de jurnale. n jurnale apare cte o Fereastr, Includere n declaratii. Pe acestea se poate studia pentru fiecare document declaraia i perioada declaraiei n care va fi cuprins acesta. g) Regularizri n jurnale Principiul este, c n decontul TVA n rndurile obinuite se raporteaz datele aferente perioadei curente, iar n rndurile de regularizri se includ corecii ale perioadelor precedente. Pentru aceste corecii se depun de regul declaraii cod 390 sau 394 rectificative pe perioadele expirate. n cazul regularizrilor pot s apar deci documente din luni precedente, primite dup depunerea rapoartelor pentru acea lun. Documentul se introduce n hMARFA, deci o s apar i n hMARFT cu o dat anterioar lunii de raportare. De exemplu, dac adugm la jurnalul din luna curent o poziie de corecie n care data jurnalului este dintr-o lun precedent, aceasta va apare n list pe un subtotal de Regularizri care se va nscrie n rndul de regularizri din decont, corespunztor naturii operaiei. h) Corecii n jurnale n hMARFT se pot aduga corecii la jurnalele TVA extrase din hMARFA i astfel se pot lista jurnale i centralizatoare care sunt corelate cu decontul de TVA. Se realizeaz prin Adaugare n jurnalul aferent, operaiile: Corectie Corectie prin copiere/stornare Corecia prin copiere-stornare este util cnd se storneaz sau se modific un document deja existent n jurnal. Tipuri de corecii i introducerea lor - vezi n documentaia electronic i) Includerea nregistrrilor n declaraii Luna facturii furnizorului poate s difere de luna recepiei. Aceast situaie are implicaii i asupra includerii nregistrrilor n declaraii vezi n documentaia electronic. j) Trecere la jurnale TVA lunare n hMARFT sunt implementate perioadele lun sau trimestru pentru jurnalele TVA . n cazul n care trebuie s ntocmii decont pe primele 2 luni ale trimestrului (la prima AIC) sau n situaii mai rare, pe semestru sau pe an, nsumai datele din jurnalele lunare/trimestriale la completarea decontului. Dac n hMARFT se lanseaz utilitarul Evidena TVA Trim. -> Lunara, cei care au ntocmit jurnale TVA trimestrial, pot s treac la jurnale TVA lunare, oricnd n cursul anului, dac este necesar. Operaia nu trebuie executat de cei care sunt pltitori lunari i trec de la VIES trimestrial la lunar! Prin aceast operaie, se modific i structura datelor din arhiva de jurnale TVA pentru anul curent, astfel: aaaa.T1 -> aaaa.03 aaaa.T2 -> aaaa.06 aaaa.T3 -> aaaa.09 aaaa.T4 -> aaaa.12 n Parametri, trimestrul (T) va fi schimbat n lun (L). Cf. art.156/1, alin.(6/1), din Codul fiscal, persoana care utilizeaz trimestrul calendaristic ca perioad fiscal i care efectueaz AIC taxabil n Romnia va trece la perioad fiscal lunar ncepnd cu: - prima lun a trimestrului calendaristic, dac exigibilitatea taxei intervine n aceast lun - a treia lun a trimestrului calendaristic, dac TVA este exigibil n a doua 124

lun a trimestrului. n acest caz se va depune un decont distinct pe primele 2 luni ale trimestrului - prima lun a trimestrului urmtor, dac exigibilitatea intervine n a treia lun a unui trimestru. Desigur, la schimbarea perioadei fiscale se depune o declaraie de meniuni. k) Facturi emise dup controlul fiscal Pentru nscrierea acestor facturi n hMARFA a fost creat subjurnalul: Oper.TVA 7 - Op.TVA dupa control Aceste facturi vor trebui codificate de exemplu cu 7Ix, 7Ex etc. i vor avea un subtotal separat n jurnalul de vnzri. Codificarea se poate implementa la cererea utilizatorului. Datele se pot nscrie n decont pe baza subtotalului. Se poate crea i un model de factur dedicat, pe care s fie nscris, c a fost emis dup control fiscal. TVA-ul colectat fiind de regul stabilit pe baza actului de control, contarea TVA de pe aceste facturi poate fi stornat. l) Arhivarea jurnalelor TVA Programul hMARFT - Rapoarte contabile i declaraii are n Sit. TVA i meniurile: Arhiva jur.vanzari Arhiva jur.cumparari Aceste arhive pstreaz forma jurnalelor de TVA, aa cum au fost extrase i corectate de la o perioad la alta. Arhivarea jurnalelor se realizeaz n timpul Iniializrii perioadei. Din arhive, filtrnd o perioad anterioar, se pot lista situaiile obinute pe vremea cnd perioada respectiv a fost perioada curent. Meniurile Sit. TVA/Jurnal vnzri, Jurnal cumprri, Arhiva jur.vnzri i Arhiva jur. cumprri au i o operaie de Export n DBF, care creeaz n catalogul IMPEX din baza de date cte un fiier de tip .DBF, cu numele: JURNVANZ, JURNCUMP, ARHJVANZ respectiv ARHJCUMP n scopul prelucrrii lor n Excel. m) tergeri din arhive Dac n arhive s-au adunat prea multe date i operarea devine lent, cu utilitarul tergeri din arhive se pot elimina nregistrrile mai vechi dect constanta: PER-INC-EVID - Perioada inceput evidenta [aaaa.ll] sau [aaaa.Tn] nainte de lansarea operaiei de tergeri din arhive: - salvai datele cu hUTIL, - verificai/modificai n Cataloage/Constante i funcii valoarea constantei. tergerea se efectueaz pentru datele din Arhiva de jurnale i din Facturi adiionale care aparin unei perioade de dinainte de valoarea constantei.

8.6.2. Listarea jurnalelor TVA n liste s-au introdus cteva coloane suplimentare fa de formatul recomandat de reglementare (Ordinul 1372/20008): - Jurnal de cumprri - numrul i data recepiei din hMARFA - Jurnal de vnzri i jurnal de cumprri: - Oper.TVA - codul operaiei TVA cu care s-a marcat documentul respectiv n hMARFA. - Jurnal - tipul de jurnal n funcie de caracterul operaiei - Destinaie/Origine - locul desfurrii operaiunii - Taxare - tip tax aplicat 125

- D390 i D394 - Err

- sunt enumerate declaraiile i perioada declaraiei n care se va cuprinde rndul respectiv - conine atenionri/erori privind completarea rndului respectiv. Dac exist atenionri/erori, ele vor fi semnalate chiar n momentul n care se lanseaz listarea. Erorile sunt semnalate cu coduri din 3 caractere. Detalii vezi n documentaia electronic.

Listele sunt late, deoarece jurnalele conin multe coloane. Pentru listarea jurnalelor TVA exist mai multe variante tehnice: a) listare obinuit - din hMARFT/Sit.TVA/Jurnal vnzri se pot obine listele: - Jurnal vnzri cf. decont TVA - numerotarea coloanelor de date sugereaz rndul din decont n care se nscriu datele. Acestea pot diferi puin n funcie de actualizrile formularului de ctre autoriti. - Centr. vnzri cf. decont TVA - list ce conine doar totaluri, avnd capul de tabel de mai sus - Jurnal vnzri pe operaii TVA - o list mai simpl, cu evidenierea codificrii operaiei TVA - Jurnal vnzri pe operaii/A4 - list care ncape pe hrtie A4 portret - Centralizator vnzri - centralizator/operaii TVA - Corecii - lista coreciilor manuale adugate

Exemplu:
JURNAL PENTRU VANZARI - 2011.09 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | | | | | | | | Livrari | Livrari B | | | | | | | | | | Livrari de bunuri, | Livrari de bunuri, | Livrari B | supuse | si PS, | Livrari | | | | | Documentul | |Cod inregistr. | Total | prestari servicii, | prestari servicii, | PS,scutit | masurilor | scutite | neimpoz./ | | | |Nr. | | Client/beneficiar |in scopuri de | document | taxabile cu cota | taxabile cu cota | cu drept, | de | fara | Sume |Op |Err| |crt | | | TVA | (inclusiv | standard | redusa | deducere, | simplific | drept | neincluse |TVA| | | |---------------| | | TVA) | | | alte ca | (taxare | de | in baza | | | | |Nr.de | Data | | | |---------------------------------------------| rd.1-3 | inversa) | deducere | impozit. | | | | |ordine| | | | | Baza | TVA | Baza | TVA | | | | | | | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 09 | 10,11 | 13.1 | 13.2 | 14 | LN | A | B | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Curente 1-Op.obisnuite 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 110001 110002 110003 110004 110005 110006 B10001 110007 110008 110009 110010 110011 02/09/11 07/09/11 07/09/11 08/09/11 09/09/11 09/09/11 09/09/11 16/09/11 19/09/11 20/09/11 22/09/11 30/09/11 EXTAZ-SEE SA ABC LTD. INVEST SRL AUSTRALIAN TRADER BANK SA TABCOM SRL Magazin cu amanuntul COMTOUR RA INVEST SRL COMTOUR RA HAMOR SOFT - DEMONSTRATIE COPYCALC SRL RO88887 GB123456 RO27 112233445 RO456890 RO36713 RO9999997 RO27 RO9999997 RO123453 RO34127 1096.16 2982.71 4960.00 4233.90 8463.15 2000.00 4260.27 800.00 868.00 1517.56 24.80 71.30 31277.85 31277.85 31277.85 884.00 4000.00 6825.12 2540.00 645.16 700.00 1223.84 20.00 57.50 16895.62 16895.62 16895.62 212.16 960.00 4233.90 1638.03 2000.00 609.60 154.84 168.00 293.72 4.80 13.80 4054.95 4054.95 4054.95 560.25 50.42 500.00 1Ix 1Ld Scd 1Ix 1Ed 1Ix 1Ii 1Ix 1Ix 1Ix 1Ix 1Ix 1Ix 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Total 1-Op.obisnuite Total Curente TOTAL GENERAL

560.25 560.25 560.25

50.42 50.42 50.42

4733.90 4733.90 4733.90

2000.00 2000.00 2000.00

Din jurnalul de cumprri se pot imprima liste asemntoare. La completarea decontului de TVA ajut numerotarea coloanelor, care sugereaz numrul rndului din decont, n care trebuie nscris informaia respectiv. La listare se alege de regul modul peisaj. Listele se pot tipri i din Arhiva jur.vanzari, respectiv Arhiva jur.cumparari. n acest caz trebuie s selectai perioada dorit n prima coloan. b) listare din Excel - din componenta opional Excel pentru hMARFT, se pot exporta listele cf. decont TVA i pe operaii TVA n format Excel, unde se pot face nsumri, prelucrri ulterioare, stocare pe mijloace electronice etc. Model jurnal de vnzri exportat din hMARFT, listat din Excel Model jurnal de cumprri exportat din hMARFT, listat din Excel vezi n documentaia electronic 126

Dup cum se observ, listele pot conine mai multe coloane, dect n varianta de la pct. a). Fiind o component opional, listarea din Excel este descris mai detaliat la pct.12.12 din documentaie. c) listare n format pdf - pentru posesorii noului mediu HAMOR Soft (vezi n documentaia electronic) care au multe operaii, recomandm listarea electronic (n format pdf) a jurnalelor TVA, precum i salvarea i pstrarea acestora pe durata arhivrii documentelor. Lunar, s-ar putea lista pe hrtie doar o list centralizator. La listare se poate alege tipul de imprimant WIS-PDF i tip hrtie PDF, cu care se pot lista ntr-un fiier tip pdf toate listele, din care se pot tipri i ulterior. La salvare alegei un nume sugestiv pentru regsirea lor ulterioar. n art.2 din Ordinul 1372/2008 privind organizarea evidenei n scopul TVA (MO 364/2008) este prevzut, referitor la modul de stocare a formularelor: - n cazul stocrii pe suport tradiional, locul de stocare trebuie s se afle pe teritoriul Romniei - n cazul stocrii prin mijloace electronice: - pot fi stocate n orice loc, dac exist acces on-line garantat - trebuie garantat integritatea coninutului - la solicitarea organelor fiscale s poat fi puse la dispoziia acestora fr nicio ntrziere.

8.7. Completarea Decontului de TVA (cod 300)

Modelul Decontului de tax pe valoarea adugat (formularul cod 300) valabil n luna redactrii documentaiei se regsete n Ordinul 183/2011 (MO 91/2011). Decontul nu se completeaz din hMARFA, dar desigur trebuie utilizate datele din jurnalele TVA create n hMARFT. n continuare sugerm modul de completare a decontului, prin indicarea numrului coloanelor din: - jurnalul pentru vnzri (JV), - jurnalul pentru cumprri (JC) n formatul recomandat de Ordinul 1372/2008, din care se transcriu datele manual n formularul tip pdf inteligent. Numrul coloanei din jurnal este de regul numrul rndului n care se nscrie informaia n decont. n unele cazuri sumele trebuie nsumate. La rndurile de regularizri am nscris rndul la care se refer regularizarea. Ne referim numai la rndurile cu date care se preiau direct din jurnale, precum i la rndurile de regularizri, rndurile cu subtotaluri fiind calculate automat de formularul n care trebuie completat decontul. Modul concret de completare poate fi mai complicat, dac sunt regularizri sau alte situaii mai deosebite. Modelul Decontului poate suferi mai multe modificri n cursul unui an, deci cele descrise mai jos vor trebui adaptate la modelul concret n vigoare la data completrii.

127

Nr.rnd

Denumire indicatori din D300

Datele se preiau din:

TVA COLECTAT

COMER INTRACOMUNITAR I N AFARA UE

01

Livrri intracomunitare de bunuri, scutite cf. art. 143 (2) a) i d) (*) Regularizri livrri intracomunitare scutite cf. art. 143 (2) a) i d) (**) Livrri de bunuri sau prestri de servicii pt. care locul livrrii/locul prestrii este n afara Romniei (n UE sau n afara UE), precum i livrri intracomunitare de bunuri, scutite cf. art.143 (2) b) i c), din care:(*) PSIC care nu beneficiaz de scutire n SM n care taxa este datorat Regularizri privind PSIC care nu beneficiaz de scutire n SM n care taxa este datorat (**) Achiziii intracomunitare de bunuri pt. care cumprtorul este obligat la plata TVA (taxare invers), din care: (*) Achiziii intracomunitare de bunuri pt. care cumprtorul este obligat la plata TVA (taxare invers), iar furnizorul este nregistrat n scopuri de TVA n statul membru din care a avut loc livrarea intracomunitar (*) Regularizri privind achiziiile intracomunitare de bunuri pt. care cumprtorul este obligat la plata TVA (**) Achiziii de bunuri, altele dect cele de la rd.5 i 6 i achiziii de servicii pentru care beneficiarul din Romnia este obligat la plata TVA (taxare nvers), din care: ASIC pt. care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers), din care:

JV col.01

02

+/- rd.01

03

JV col.03.1+..03.4

03.1

JV col.03.1

04

+/- rd.03.1

05

JC col.05.1+05.2

05.1

JC col.05.1

06

+/- rd.05

07

JC col. 07.1.1+07.1.2+07.2

07.1

JC col. 07.1.1+07.1.2

07.1.1 ASIC pt. care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers), iar prestatorul este nregistrat n SM din care se efectueaz prestarea de servicii 08 Regularizri privind ASIC pentru care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers)(**)

JC col. 07.1.1

+/- rd. 07.1.1

LIVRRI DE BUNURI/PRESTRI DE SERVICII N INTERIORUL RII I EXPORTURI

128

Nr.rnd 09

Denumire indicatori din D300

Datele se preiau din: JV col.09

Livrri de bunuri i prestri de servicii, taxabile cu cota 24% Livrri de bunuri i prestri de servicii, taxabile cu cota 9% (defalcat din col.10,11!) Livrri de bunuri i prestri de servicii, taxabile cu cota 5% (defalcat din col.10,11!) Bunuri i servicii supuse msurilor de simplificare pt. care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers) Livrri de bunuri i prestri de servicii scutite cu drept de deducere, cu excepia celor de la rd. 1-3, i operaiuni supuse msurilor de simplificare Livrri de bunuri i prestri de servicii scutite fr drept de deducere Regularizri tax colectat (***)

10

JV col.10,11

11

JV col.10,11

12

JC col.12

13

JV col. 13.1+13.2

14

JV col.14

15

+/- rd

09..14

TVA DEDUCTIBIL

ACHIZIII INTRACOMUNITARE DE BUNURI I ALTE ACHIZIII DE BUNURI I SERVICII IMPOZABILE N ROMNIA

17

Achiziii intracomunitare de bunuri pt. care cumprtorul este obligat la plata TVA (taxare invers), din care: Achiziii intracomunitare de bunuri pt. care cumprtorul este obligat la plata TVA (taxare invers), iar furnizorul este nregistrat n scopuri de TVA n statul membru din care a avut loc livrarea intracomunitar Regularizri privind achiziiile intracomunitare Achiziii de bunuri, altele dect cele de la rd.17 i 18 i achiziii de servicii pentru care beneficiarul din Romnia este obligat la plata TVA (taxare nvers), din care: ASIC pt. care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers), din care:

= rd. 05

17.1

= rd. 05.1

18 19

= rd. 06 = rd. 07

19.1

= rd. 07.1

19.1.1 ASIC pt. care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers), iar prestatorul este nregistrat n SM din care se efectueaz prestarea de servicii 20 Regularizri privind ASIC pentru care beneficiarul este obligat la plata TVA (taxare invers) 129

= rd. 07.1.1

= rd. 08

Nr.rnd

Denumire indicatori din D300

Datele se preiau din:

ACHIZIII DE BUNURI/SERVICII N INTERIORUL RII I IMPORTURI, AIC SCUTITE SAU NEIMPOZABILE

21

Achiziii de bunuri i prestri de servicii taxabile cu cota 24% Achiziii de bunuri i prestri de servicii taxabile cu cota 9% (defalcat din col.22,23!) Achiziii de bunuri i prestri de servicii taxabile cu cota 5% (defalcat din col.22,23!) Achiziii de bunuri i servicii scutite de tax sau neimpozabile, din care: ASIC scutite de tax Regularizri tax dedus (***)

JC col. 21.1+21.2

22

JC col. 22,23

23

JC col. 22,23

24

JC col. 24.1+24.2

24.1 28

JC col. 24.1 +/- rd.21..24

(*)

Inclusiv avansuri, precum i regularizri n cadrul lunii la care se refer declaraia VIES (**) Regularizri ulterioare lunii la care s-a referit declaraia VIES (***)Corectare date din deconturi pentru perioade precedente

8.8. Declaraia livrri/achiziii pe teritoriul naional (cod 394)

Declaraia informativ privind livrrile/achiziiile efectuate pe teritoriul naional de persoanele nregistrate n scopuri de TVA (cod 394) se poate elabora importnd datele din programul hMARFT. Mai jos este redat descrierea declaraiei reglementate de Ordinul 702/2007 (Mo 376/2007). a)Coninutul declaraiei Cine trebuie s depun declaraia? Declaraia cod 394 se depune semestrial de ctre persoanele nregistrate n scopuri de TVA n Romnia, deci inclusiv de persoanele juridice strine nregistrate n Romnia n scopuri de TVA, prin reprezentantul lor fiscal. Ce trebuie declarat? Declaraia conine: - toate livrrile de bunuri, prestrile de servicii i achiziiile de bunuri i servicii realizate pe teritoriul Romniei, - se iau n considerare numai partenerii care sunt persoane impozabile nregistrate n scopuri de TVA n Romnia, - se cuprind numai operaiunile taxabile, - se raporteaz numai acele operaiuni, pentru care s-au emis facturi, - se includ i facturile pentru avansuri. Observaie Dei nu este precizat n mod expres, rezult c trebuie cuprinse i facturile emise ocazional n comerul cu amnuntul, dei aceste documente de regul nu sunt introduse n evidena contabil. Aceste facturi reprezint documente pentru deducerea TVA la cumprtor, deci vor trebui introduse n declaraie.

130

Se cuprind urmtoarele date: - denumirea partenerului comercial, - codul de nregistrare n scopuri de TVA (CIF), - baza impozabil total/partener (poate fi i negativ), - taxa pe valoarea adugat total/partener (poate fi i negativ). Datele se raporteaz totalizat pe fiecare partener, baza impozabil i taxa vor fi raportate ntr-o singur sum, indiferent de cota TVA. Se cuprind toate facturile emise n semestrul de raportare, inclusiv facturile pentru avansuri. Dac se primesc facturi emise n semestrul expirat ulterior datei de depunere a declaraiei, se vor depune declaraii corect completate, care vor nlocui declaraia depus iniial. Ce nu trebuie declarat? Dei nu sunt descrise toate detaliile n reglementarea aferent, nelegem c nu trebuie declarate urmtoarele operaiuni: - livrrile/achiziiile ctre/de la nepltitori de TVA, - livrrile/achiziiile ctre/de la parteneri nenregistrai n scopuri de TVA n Romnia, - facturile emise prin autofacturare, - facturile cu taxare invers (nici la furnizor, nici la cumprtor) - documentele care servesc la deducerea TVA, dar care nu sunt facturi (de exemplu bonurile fiscale pentru carburanii auto), - partea din facturi care este scutit de TVA (de exemplu, de pe facturile cu tichete de mas se raporteaz numai valoarea serviciilor, nu i cea a tichetelor). Termen de depunere Semestrial, pn la data de 25 inclusiv a lunii urmtoare ncheierii semestrului de raportare. Modul de depunere Declaraia se depune la organul fiscal pn la 25 a lunii urmtoare ncheierii semestrului de raportare, la organul fiscal. Suportul electronic trebuie editat cu ajutorul programului de asisten de pe www.mfinante.ro. Formatul hrtie se depune n 2 exemplare. n format hrtie se depune numai prima pagin a declaraiei, care pe lng datele de identificare cuprinde un rezumat al numrului total de parteneri, baza impozabil i taxa total, separat pentru livrri i achiziii. Ce verificri se fac de ctre organul fiscal? Organul fiscal verific: - corectitudinea codului de nregistrare al celui care face raportarea, precum i cel al partenerilor comerciali; - ncruciarea informaiilor din deconturile de TVA ale persoanelor care au raportat livrri/achiziii pe teritoriul naional n deconturile de TVA cu cele din declaraia 394. Considerm, c datele nsumate pe semestru din declaraia 300 trebuie s fie mai mari sau egale cu cele din declaraia 394, deoarece sunt unele operaiuni cu TVA care nu se cuprind n declaraia 394 (de exemplu autofacturile, taxarea invers, bonurile pentru carburani, livrrile ctre persoane neimpozabile etc.); - ncruciarea sumelor raportate ca livrri ctre o persoan cu sumele raportate ca achiziii de ctre acea persoan impozabil. Dac declaraiile informative prezint erori, se vor trimite notificri de corectare a declaraiei i se vor face controale.

131

Dificulti n completare Analiznd modul de ntocmire a declaraiei, pot interveni cteva probleme, care ngreuneaz elaborarea unei declaraii corecte. n acest sens ncercm s formulm cteva recomandri: Clientul ne-a furnizat datele sale de mult timp i l-am introdus n baza de date cu CIF eronat, sau ca nepltitor, fr prefixul "RO", dar el ntre timp a devenit pltitor de TVA. Problema devine i mai complex, dac el a devenit pltitor n cursul perioadei de raportare. O alt problem poate fi, dac l-am introdus mecanic cu "RO", fr s fie pltitor. Soluii recomandate: - contactare direct - cutarea partenerului pe internet (vezi metodele prezentate mai jos). n cazul furnizorilor putem presupune, c dac persoana ne-a facturat cu TVA i are CIF care ncepe cu "RO", atunci el este nregistrat n scopuri de TVA. n evidena primar nu s-a completat tipul documentului primit de la furnizor, ci eventual numai numrul i data acestuia, deci nu se tie, ce s-a cumprat pe baz de factur. Soluie recomandat: - depistarea acelor furnizori de la care am cumprat cu alte documente (de exemplu benzinriile) i nscrierea unui alt tip de document. TVA pentru produsele cu alcool i a celor din tutun nu este deductibil. Dac se cumpr asemenea produse pentru protocol, unii contabili nici nu introduc n eviden TVA-ul de pe factur separat, ci o contabilizeaz la valoarea brut, ns furnizorul raporteaz livrarea cu TVA. La ncruciarea datelor furnizor-beneficiar, sumele declarate de furnizor vor fi mai mari dact cele declarate de beneficiar. Dac nu se accept aceast diferen, se recomand soluia: recepie cu TVA deductibil n hMARFA, corectat prin not contabil n hCONT

b) Pregtirea bazei de date hMARFA n vederea ntocmirii i depunerii declaraiei informative 394, este necesar pregtirea din timp a evidenei din hMARFA. Cerine minimale n hMARFA pentru implementarea Declaraiei 394 - CIF trebuie s fie completat n mod corect ("ROxxxxxxx" la persoane impozabile) - n cazul n care n Firme sunt mai multe nregistrri cu acelai CIF (puncte de lucru etc.), este recomandat ca cmpul Denumirea lung s fie completat cu o denumire unic, - la achiziii, numrul de document s nceap cu F la recepiile efectuate pe baz de factur sau s existe un criteriu clar de delimitare a recepiilor efectuate pe baz de factur. La completarea recepiilor, cmpul de 1 caracter din faa numrului de document al furnizorului poate fi: F Factura A Aviz de insotire marfa C Chitanta B Bon fiscal I Doc.interne,Inventar,Transfer Din acestea, numai cele codificate cu F vor fi preluate n declaraia 394. - facturile emise la cerere n magazinele cu amnuntul pe baza bonului fiscal vor trebui nregistrate. Pentru nregistrarea lor exist un meniu special n hMARFT (Facturi adiionale). Verificarea fiierului Firme Agenii economici au coduri de identificare(vezi n documentaia electronic) cu structuri diferite n funcie de tipul unitii. Pentru verificarea fiierului Firme utilizai programul TCIF.exe. 132

Copiai TCIF.exe n catalogul hMARFA. Programul se poate lansa n dou moduri: - Lansai TCIF.exe (dublu click, fr parametru). Programul parcurge catalogul curent i verificrile pentru fiecare baz de date hMARFT V2. gsit. - Pentru o singur baz de date lansai: TCIF dbf Programul verific pentru toate firmele din fiierul Firme care au sediul ntr-o localitate din Romnia: a. corectitudinea codului CIF, b. dac CIF ncepe cu litera "R", se corecteaz n RO. Se pot alege listele: Lista erori: se listeaz doar firmele cu erori. Lista firme: se listeaz toate firmele n ordine alfabetic menionnd eventualele erori. Dup verificare, lista rezultat este vizualizat pe ecran i se poate lista sau se poate consulta direct pe calculator (TMP\TCIF.TXT). Mesajele din liste sunt grupate astfel: 1. referitor la partenerii cu facturi sau recepii n perioada vizat. Aceste erori trebuie rezolvate obligatoriu pentru elaborarea declaraiei 394. n cazul acestor firme trebuie clarificat, dac sunt pltitoare de TVA. 2. referitor la partenerii cu facturi sau recepii nainte de perioada vizat. 3. referitor la partenerii fr facturi sau recepii. Listarea se execut cu <F10>. Pentru listarea mesajelor din prima grup (referitoare la partenerii care au avut tranzacii n perioada respectiv) se listeaz doar paginile aferente din list (sgeat sus i Nr.pagina:...-...). Firme comune la mai multe baze de date vezi n documentaia electronic Rezolvarea erorilor Dac CIF este absent sau eronat, trebuie gsit CIF-ul corect. Trebuie clarificat dac firma este pltitoare de TVA sau nu. Dac partenerul a devenit pltitor de TVA n perioada curent, reinei data de la care a devenit pltitor de TVA (eventual n Observaii din Firme). Dac cod Registrul Comerului este absent i dac unitatea are un astfel de cod, trebuie gsit codul. Acest cod nu este necesar pentru Declaraia 394, dar este bine s fie completat la clieni, el apare de regul pe facturi. Verificai/nregistrai i datele de contact (persoana de e-mail). n cazul n care partenerul va raporta alte date dup ce vei primi lista cu erori de la unitatea fiscal, confruntai datele cu partenerul i s clarificai cine a b1. Cutare/verificare CIF Ca s fie interpretat corect la extragere, CIF trebuie s fie nscris astfel: RO123456 sau 123456 Dac CIF este absent sau eronat, trebuie gsit CIF corect. CIF este un numr format din 2-10 cifre, din care ultima este o cifr de control. Posibiliti de cutare a CIF-ului: - se cere codul de la partener sau se caut pe o factur a partenerului, - se caut pe internet pornind de la numele partenerului i judeul n care se afl sediul social. Excepii de la regula de mai sus: - hMARFA accept i "firm" cu CIF = 0 care de regul are denumirea ALTII. Firma respectiv se poate utiliza ca partener generic, de exemplu la documentul de cas de marcat TBON. 133 contact, telefon, n Declaratia 394, va trebui s raportat greit.

b2. Firma este pltitoare de TVA ? Trebuie clarificat dac firma este pltitoare de TVA sau nu. Dac este pltitoare de TVA, n faa CIF-ului se scrie RO, iar n caz contrar rmne doar partea numeric. b3. Cutare/verificare cod Registrul Comerului Dac cod Registrul Comerului este absent i dac unitatea are un astfel de cod, este bine s gsii codul. Observaie: Pentru depistarea codurilor corecte de la punctele de mai sus, utilizai i internetul. Recomandm cteva resurse web vezi n documentaia electronic. Identificarea recepiilor ntocmite pe baz de factur n hMARFA V 6.6 primul caracter din numrul documentului furnizor este considerat tipul documentului furnizor. n declaraia 394 se preiau numai cele recepionate pe baz de factur. Exemplu: Numr document furnizor este FABC07000123, n care "F" va indica tipul documentului furnizor si n interpretarea hMARFA V 6.6 va nsemna factura. Acest caracter va distinge factura de alte documente purttoare de TVA (exemplu bonul fiscal). Factura va fi raportat n declaraia 394, iar bonul fiscal nu. De exemplu: -nr. factur furnizor iniial: "0405006" -nr. document rezultat dup completare recepie: "F0405006" adic pentru numr document numeric, tipul documentului furnizor va fi factura ("F"). Primul caracter din numr document va reprezenta tip document furnizor i are urmtoarea interpretare: F-Factur A-Aviz de nsoire marf C-Chitan B-Bon fiscal I-Doc.interne, inventar, transfer etc. c) Extragere jurnale TVA Operarea este a fost descris n cap.8.6, pct.d). d) Facturi adiionale Facturile emise necuprinse n jurnalul de vnzri, dar necesare pentru completarea declaraiei 394, se introduc n meniul Sit.TVA/Facturi aditionale. Exemplu: facturi emise, la cerere, ctre firme pltitoare de TVA, ca anexe la bonuri fiscale din magazine cu amnuntul, necuprinse n jurnalul de vnzri al furnizorului. Cod jurnal: = spaiu, dac este adugat manual i cod jurnal hMARFA, dac este preluat din hMARFA.

Document: -numr -serie -data Partener: -cod = codul firmei pentru care s-a emis factura 134 = numrul facturii sau al documentului = seria (numrul de ordine) al documentului, opional, dac se dorete urmrirea n evidena intern i a seriei = data facturii

(se poate alege cu F1 sau se poate aduga dac nu exist) Document: -baza TVA -TVA Totalul facturii se calculeaz din baza TVA + TVA. Trebuie nregistrate doar facturile care se includ n D394, adic cele cu TVA i emise ctre parteneri cu CIF cu RO. Dac factura are i poziii scutite de TVA, se nscrie doar baza i TVA pentru poziiile cu TVA. Dac se dorete introducerea tuturor facturilor emise pe baz de bon fiscal: - facturile fr TVA sau cu poziii scutite se nscriu n rnduri separate, - la facturile emise ctre firme fr RO, se poate utiliza firma generic ALTII cu CIF=0. n anumite cazuri, facturile emise pe baz de bon fiscal (TBON) sunt nregistrate n hMARFA. Acestea se pot prelua n Facturi adiionale cu operaia Extragere din hMARFA. Documentele TBON se folosesc pentru generarea bonului de cas, pentru descrcarea din gestiune i opional pentru listarea facturii la cererea clientului. Documentul TBON are modelul A, dac este numai bon i modelul B dac se listeaz i o factur, ca anex la bon. Aceste facturi nu apar n jurnalul de vnzri pentru c raportul Z de la sfritul zilei este documentul pe baza cruia se colecteaz TVA-ul. n hMARFA raportul Z se introduce cu documentul BVINZ, care apare n jurnalul de vnzri i nu apare n D394 pentru c beneficiarul este o gestiune. Operaia Extragere din hMARFA extrage facturile din perioada curent. La o nou extragere, se terg mai nti facturile extrase anterior. Facturile introduse manual, cu cod jurnal vid, se pstreaz. Modul de preluare a documentelor din hMARFA n Facturi aditionale trebuie configurat de distribuitor.

e) Elaborarea declaraiei 394 Declaraia se obine din meniul Declaraii/Declaraia 394.

Operaii - Pentru persoane juridice strine nregistrate n scopuri de TVA n Romnia, nscriei n Societate datele reprezentantului fiscal. - Extragere extrage din Jurnalele TVA din luna curent, Arhivele de jurnale de TVA i din Facturi aditionale, operaiile interne cu TVA pe baz de factur care aparin semestrului curent/selectat i la care partenerul are CIF cu RO. - Preluare stare parteneri nainte de lansare: n Parteneri n D394 executai setul de operaii pentru verificarea strii partenerilor. - Centralizare centralizeaz achiziiile i livrrile pe firme (dup CIF) cu rotunjire la leu. - Export declaraie 394 export declaraia final (dup centralizare) pe dischet Listare - Declaraia 394 - se listeaz dup centralizare n 2 exemplare. Conine doar recapitulaia 135

achiziiilor i livrrilor pe o pagin. Numai aceast list trebuie depus la organul fiscal, mpreun cu suportul electronic al declaraiei. - Achiziii i livrri/parteneri - list intern centralizat pe parteneri Lista livrrilor /parteneri Lista achiziiilor /parteneri Lista livrrilor /documente Lista achiziiilor /documente - liste interne de verificare, pentru confruntarea datelor cu partenerii

Centralizarea datelor din mai multe baze de date vezi n documentaia electronic f) Verificarea declaraiei cu ajutorul aplicaiei D394 de la MFP Programul D394 de la MFP are un meniu de verificare a declaraiilor obinute cu alte aplicaii (de exemplu: hMARFT), dar datele nu se ncarc n baza lui de date, deci nu se pot corecta sau exporta pe dischet, se poate realiza doar verificarea i listarea n mod grafic. Pentru verificare, fiierul obinut pe dischet trebuie copiat n catalogul C:\Program Files\D394\394_UF g) Corectarea declaraiilor 394 Declaraia 394 depus trebuie corectat dac: - se primete notificare de la organul fiscal referitor la necorcordane cu partenerii, - ulterior depunerii declaraiei se primesc facturi sau corecii la facturile incluse n declaraie. Nu exist o form de declaraie rectificativ propriu-zis, declaraia depus ulterior va nlocui n totalitate vechea declaraie. Declaraia rectificativ se realizeaz astfel: - dac este necesar, introducei corecii n jurnale TVA cu data document n perioada pentru care se va ntocmi D394, - pot apare nregistrri noi i din hMARFA prin recepia unor facturi din lunile anterioare, - executai operaiile: [Setare perioada Declaratie] Extragere Centralizare Listare declaratie Export declaratie

8.9. Alte declaraii

Chiar dac declaraiile prezentate mai jos nu se completeaz din aplicaia hMARFA, datele introduse pot servi ca baz de pornire pentru completarea acestor declaraii. Cu titlu informativ, prezentm pe scurt obligaiile de raportare prevzute de legislaia n vigoare la data redactrii documentaiei. Declaraia Intrastat Declaraia statistic Intrastat este o declaraie obligatorie, pentru schimbul de bunuri ntre Romnia i alte state membre ale UE. Conform Ordinului preedintelui Institulului Naional de Statistic 21/2011 (MO 83/2011), declaraia se depune de cei care ndeplinesc simultan urmtoarele condiii: - sunt nregistrai n scopuri de TVA - au CIF - realizeaz AIC sau LIC - au depit unul din pragurile statistice de mai jos la sfritul anului precedent sau l depesc n anul curent: 136

-----------------------------------------------------------------Tip declaraie Introduceri (AIC)-lei Expedieri (LIC)-lei -----------------------------------------------------------------NU depun < 300.000 < 900.000 Standard 300.000-10.000.000 900.000-20.000.000 Extins > 10.000.000 > 20.000.000 -----------------------------------------------------------------Declaraia extins conine n plus valoarea statistic. Se declar: - schimburi intracomunitare de bunuri cu transfer de proprietate destinate utilizrii, consumului, investiiei sau revnzrii - micrile de bunuri ntre state membre UE, fr transfer de proprietate - returnarea de bunuri - micri specifice de bunuri - leasing financiar - leasing operaional cu o durat de peste 2 ani. Nu se cuprind n declaraie: - serviciile - bunurile n tranzit simplu - micri temporare de bunuri - micri de bunuri pentru reparaii/ntreinere - comerul cu unele teritorii ale statelor membre care nu fac obiectul acestui sistem statistic - comerul triunghiular, dac bunurile nu intr/ies prin teritoriul Romniei Date raportate: - perioada - date identificare pentru furnizorul de informaii statistice - date identificare parte ter declarant (dac e cazul) - introduceri, expedieri - tip declaraie (nou, revizuit, nul) - cod, denumire bunuri din Nomenclatorul Combinat - ara partener (destinaie, expediie/origine) - valoarea facturat (lei) - din facturi sau estimat, fr TVA - valoarea statistic - suma pltit efectiv (numai la declaraia extins!) - masa net n kg - cantitatea n unitatea de msur suplimentar - cod natura tranzaciei - termeni de livrare - cod INCOTERMS - mod transport la frontier Se pot cumula unele tranzacii, n care datele partenerilor i ale bunurilor sunt identice, n cadrul aceluiai flux. Mod de declarare: - la Institutul Naional de Statistic, prin aplicaia Intrastat, numai n format electronic, on-line sau off-line. Fiierul creat se poate transmite prin: - e-mail la adresa declaratie.intrastat@insse.ro - ncrcarea fiierului n aplicaia on-line de pe www.intrastat.ro - prin direcia teritorial se statistic sau de la alt calculator cu acces la internet - prin software propriu. - chiar dac ntr-o lun nu exist tranzacii, se va trimite o declaraie nul Termen: lunar, pn la data de 15 a lunii urmtoare Pentru detalii vezi www.intrastat.ro vezi n documentaia electronic. De aici se poate descrca i Metodologia Intrastat. Decontul special de tax La art.156/3 (1) este prevzut: (1) Decontul special de tax se depune la organele fiscale competente de ctre persoanele care nu sunt nregistrate i care nu trebuie s se nregistreze 137

conform art. 153, astfel: a) pentru achiziii intracomunitare de bunuri taxabile, altele dect cele prevzute la lit. b) i c), de ctre persoanele impozabile nregistrate conform art. 153/1; b) pentru achiziii intracomunitare de mijloace de transport noi, de ctre orice persoan, indiferent dac este sau nu nregistrat conform art. 153/1; c) pentru achiziii intracomunitare de produse accizabile, de ctre persoanele impozabile i persoanele juridice neimpozabile, indiferent dac sunt sau nu nregistrate conform art. 153/1; d) pentru operaiunile i de ctre persoanele obligate la plata taxei, conform art. 150 alin. (2) - (4) i (6); e) pentru operaiunile i de ctre persoanele obligate la plata taxei conform art. 150 alin. (5), cu excepia situaiei n care are loc un import de bunuri sau o achiziie intracomunitar de bunuri.

Termen: data de 25 inclusiv a lunii urmtoare celei n care ia natere exigibilitatea operaiunilor menionate la alin. (1 Cnd se depune? - trebuie depus numai pentru perioadele n care ia natere exigibilitatea taxei - pentru AIC de mijloace de transport noi se depune ndiferent dac persoana este sau nu nregistrat cf. art. 153 sau 153/1 - persoanele nregistrate cf. art.153/1 depun decontul special nainte de AIC de mijloace de transport care nu sunt considerate noi Modelul declaraiei se afl n Ordinul 75/2010 (MO 59/2010). Mod de depunere: - listat i pe suport electronic, cu ajutorul programului de asisten de la MFP, la registratura organului fiscal sau prin pot - prin mijloace electronice de transmitere la distan sub semntur electronic. Declaraia 392A La art.156/3 (4) din Codul fiscal este prevzut: Persoanele impozabile nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153, a cror cifr de afaceri ..., realizat la finele unui an calendaristic, este inferioar sumei de 35.000 euro, calculat la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naional a Romniei la data aderrii i rotunjit la urmtoarea mie, trebuie s comunice printr-o notificare scris organelor fiscale de care aparin, pn la data de 25 februarie inclusiv a anului urmtor, urmtoarele informaii: a) suma total a livrrilor de bunuri i a prestrilor de servicii ctre persoane nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153, precum i suma taxei aferente; b) suma total a livrrilor de bunuri i a prestrilor de servicii ctre persoane care nu sunt nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153, precum i suma taxei aferente. Modelul declaraiei se afl n Ordinul 1081/2011 (MO 103/2011). Mod de depunere: listat i pe suport electronic, cu ajutorul programului de asisten de la MFP Declaraia 392B La art.156/3 (5) din Codul fiscal este prevzut: Persoanele impozabile nenregistrate n scopuri de TVA conform art. 153, a cror cifr de afaceri ..., excluznd veniturile obinute din vnzarea de bilete de transport internaional rutier de persoane, realizat la finele unui an 138

calendaristic, este inferioar sumei de 35.000 euro, calculat la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naional a Romniei la data aderrii i rotunjit la urmtoarea mie, trebuie s comunice printr-o notificare scris organelor fiscale competente pn la data de 25 februarie inclusiv a anului urmtor, urmtoarele informaii: a) suma total a livrrilor de bunuri i a prestrilor de servicii ctre persoane nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153; b) suma total a livrrilor de bunuri i a prestrilor de servicii ctre persoane care nu sunt nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153; c) suma total i taxa aferent achiziiilor de la persoane nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153; d) suma total a achiziiilor de la persoane care nu sunt nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153. Modelul declaraiei se afl n Ordinul 1081/2011 (MO 103/2011). Mod de depunere: listat i pe suport electronic, cu ajutorul programului de asisten de la MFP Declaraia 393 La art.156/3 (6) din Codul fiscal este prevzut: Persoanele impozabile nregistrate n scopuri de TVA conform art. 153, care presteaz servicii de transport internaional, trebuie s comunice printr-o notificare scris organelor fiscale competente, pn la data de 25 februarie inclusiv a anului urmtor, suma total a veniturilor obinute din vnzarea de bilete pentru transportul rutier internaional de persoane cu locul de plecare din Romnia. Modelul declaraiei se afl n Ordinul 1081/2011 (MO 103/2011). Mod de depunere: listat i pe suport electronic, cu ajutorul programului de asisten de la MFP

9. OPERAII CURENTE
9.1. Exploatarea curent
Dup studierea manualului de utilizare, organizarea evidenei i introducerea soldurilor iniiale, se poate trece la exploatarea curent aplicaiei, care n principal const din: a

- nscrierea, validarea i listarea recepiilor, facturilor, ncasrilor, plilor etc.; - completarea cataloagelor (Nomenclator articole, Firme, Persoane etc.) cu elementele noi care apar pe parcursul lunii; - realizarea documentelor - salvarea bazei de date. Baza de date se salveaz la sfritul zilei sau sptmnii cu ajutorul utilitarului hUTIL (operaia: ntreinere date/Salvare-Arhivare) pe suportul ales. Operaii de creare, anulare, validare documente interzise pentru a asigura coerena datelor

ncasrile/plile n valut nu pot fi anulate, dac pentru aceeai factur exist documente REVC/REVF ulterioare. Mai nti anulai REVC/REVF, dup care factura/recepia. Documentele REVC/REVF nu pot fi anulate/validate dac pentru aceeai factur exist ncasri/pli valide. Recepiile/facturile n valut nu pot fi anulate dac exist pli/ncasri 139

valide pentru aceste documente. Mai nti anulai ncasrile/plile, dup care factura/recepia. Anularea/validarea facturii este interzis, dac are factur de retur ataat valid. Mai nti anulai factura de retur, dup care factura de referin. Nu este permis crearea unei facturi retur pentru o factur n valut care a fost reevalut, adic pentru care exist document REVC. Motivul este c factura de retur este creat la cursul de schimb original al facturii de referin. Soluia pentru stornarea unei facturi n valut care este deja reevaluat este ntocmirea unei facturi separate cu cantiti negative. Blocare validare/anulare documente

Pentru a interzice modificarea neautorizat a unor documente dintr-o perioad anterioar, documentele anterioare datei limit: Data Arhiv se pot bloca. Dat Arhiv se poate modifica doar cu programul hMARFS.exe. Documentele nregistrate n hMARFA nainte de Dat Arhiv (inclusiv Dat Arhiv) nu vor putea fi anulate/validate. Datele de nregistrare sunt: - la intrri: data recepiei, - la ieiri: data facturii sau documentului, - la ncasri/pli: data filei.

9.2. Operaii la nchiderea lunii

nchiderea lunii are loc n mai multe etape, care n mod firesc depind i de profilul i complexitatea unitii patrimoniale n cauz. n cele ce urmeaz vom schia principalele faze care caracterizeaz o nchidere de lun obinuit cu hMARFA (i aplicaia hCONT): a) Pregtirea nchiderii: - toate recepiile rezolvate, verificate - toate facturile i documentele de ieire nscrise - toate ncasrile i plile nscrise pentru luna care se nchide - cursurile valutare de la sfritul lunii se nscriu - se reevalueaz soldurile i partenerii n valut n modul descris la cap.7.5., respectiv 10.3. (dac exist asemenea solduri). b) Situaia stocurilor - se verific Balanta sintetica/analitica - se listeaz stocurile i listele de nchiderea exerciiului

inventariere

cel

puin la

c) Sold parteneri - recomandm extragere lunar balan furnizori i balan clieni, confruntarea soldurilor acestora cu 401, 404, 4111 etc. din contabilitate d) ncasri/Pli - se completeaz contul corespondent la documentele nevalidate i se valideaz - se confrunt din nou soldul de pe extrasele de cont i din registrul de cas cu datele din program e) TVA - n hMARFT se extrag, se verific, se listeaz jurnalele TVA - se completeaz decontul de TVA n formularul tip pdf oficial - se extrage Declaraia 394, se salveaz, se listeaz, se depune la organul fiscal - dac este cazul, se extrage declaraia 390-VIES, se salveaz, se listeaz, se depune la organul fiscal - dac este cazul, pe baza datelor din hMARFA se completeaz declaraia Intrastat 140

- anual se depun i celelalte declaraii obligatorii, dac e cazul (392A, 392B, 393 etc.) f) Contabilitate - se efectueaz operaia de Contare automat - operaii de contare manual, dac este cazul - se verific nregistrrile obinute - se filtreaz dac sunt nregistrri unde contul debitor sau creditor este nlocuit cu "???" i se clarific cauzele acestei situaii - se urmrete dac pe unele conturi de diferene (mai ales pe 6588.5) s-au contabilizat valori prea semnificative - s-ar putea s existe greeli n unele documente de recepie - dup corectarea greelilor contarea trebuie refcut - jurnalele contabile se import pe rnd n programul hCONT - nregistrrile se preiau de contabilitate direct sau din hCONT - dup importul datelor n programul de contabilitate, acolo se face o ncrcare i se analizeaz din nou soldul conturilor care provin din hMARFA, de exemplu: 301, 302, 303, 345, 354, 371, 381, etc. (pe analitice mai elocvente); 401, 4111, 409, 419 4426, 4427 5112, 5121 - pe analitice, 5311, 542, 581 - pe analitice (s fie soldate) 471 - repartizare cheltuieli dup natura lor conturi de diferene de pre, etc.

Atenie! Dac dup efectuarea contrilor manuale se reface contarea automat, modificrile efectuate prin Contare manual se pierd i trebuie refcute. Dac n hCONT se depisteaz greeli care provin din hMARFA, se procedeaz n felul urmtor: nregistrrile din

1. se revine la programul de gestiune i se modific documentul greit 2. se repet contarea automat - i cea manual dac este cazul ! 3. se repet importul n hCONT i ncrcarea, dup care se reia ciclul de verificri pentru conturile n cauz. n cazul n care n hMARFA s-a organizat i contabilitatea de gestiune, i aceasta se import n programul de contabilitate. Dac mai exist unele articole care aparin de contabilitatea de gestiune, acestea se nscriu ntr-un jurnal special din hCONT, dup care se nchide contabilitatea de gestiune. g) Legtura cu aplicaia de imobilizri - listai achiziiile de imobilizri (Recepii/Recepii cheltuieli/ selectai Gest=XI i listai) i operai intrarea n hIMOB, dac imobilizarea s-a pus n funciune; - listai vnzrile de imobilizri i de obiecte de inventar n folosin (Loturi de ieire/selectai Grupa=Y) i operai ieirea lor n hIMOB. h) Reorganizarea i indexarea bazei de date Cel puin o dat pe lun se execut reorganizarea bazei de date cu utilitarul hUTIL (operaia ntreinere date/Reorganizare-indexare/ Reorganizare/Total). La reluarea activitii dup cdere de tensiune, blocare de calculator etc. trebuie executat indexarea (NU reorganizarea!) bazei de date tot cu utilitarul hUTIL (operaia ntreinere date/Reorganizareindexare/ Indexare//Total). i) Arhivarea bazei de date Baza de date se arhiveaz pe suportul ales cu utilitarul hUTIL (operaia: ntreinere date/Salvare-Arhivare). Arhivarea se face cel puin lunar, dup nchiderea lunii. Detalii privind aceste operaii sunt date i n Documentaia de operare i exploatare a aplicaiilor hMET. 141

10. ALTE OPERAII

10.1. Evidena valoric n magazine cu amnuntul
Recepiile n magazine se evideniaz ntr-un jurnal separat MRM. Se pot folosi i subjurnale distincte pentru fiecare magazin : MRM01, MRM02, ... Se folosesc dou documente: - NIRMF - Recepie magazin de la furnizor - factura trebuie pltit - apare n jurnalul de cumprri

- NIRMT - Recepie magazin din transfer n timpul validrii se calculeaz total valoare contabil i se nscrie n Nr.Comand. Folosind lista utilizator TRANNIRM.FRM se poate lista partea de intrri din Raportul de gestiune. Evidena vnzrii zilnice n magazine se face valoric cu ajutorul documentului BVINZ - Borderou de vnzri/ncasri Folosind cte un lot fictiv de marf, pentru fiecare magazin, cu stoc 0, pre contabil 0, prin BVINZ se poate nregistra vnzarea mrfurilor pe baza rapoartelor Z (zilnice) ale caselor de marcat, nscriind valoarea raportului Z la Pre vnzare cu TVA. ncasarea acestei vnzri se realizeaz direct n timpul validrii. Dac nu se ncaseaz toat valoarea n cas pe baza monetarului (IMON), atunci se mai pun ntrebri pentru diferena de ncasat prin tichete de mas. Se creeaz cte un subjurnal nou pentru furnizorii de tichete: - MIT1 - ncasri cu tichete Tip 1 - MIT2 - ncasri cu tichete Tip 2 - MIT3 - ncasri cu tichete Tip 3 ... Aceste jurnale in evidena micrilor i a soldului contului 5328.3 -Tichete de mas acceptate de la populaie. Eventual se pot folosi analitice distincte pentru fiecare tip. Prin documentul ITICH se ncaseaz o parte a unui BVINZ. Contarea este: 5328.3 = 411.1 realizeaz

Decontarea (sau remiterea) tichetelor ctre emitentul lor se cu PDEC - decontare tichete de mas, avnd contarea: 461.4 = 5328.3 de mas

Soldul unei file nseamn valoarea tichetelor la populaie i neremise nc la emitent.

acceptate de

10.2. Plus/minus inventar

Tipurile de documente utilizabile: - NIRT - AIMT Recepie din transfer sau +INV Aviz ptr. transfer sau +/- INV

Modul n care aceste documente pot fi utilizate pentru rezolvarea tehnic a unor diferene ntre stocul scriptic (hMARFA) i stocul faptic: 142

EXEMPLUL 1. Constatm la inventar c Material 1 stoc scriptic(hMARFA)=0 Material 2 5

stoc faptic=5 0

Se compenseaz, ntruct a fost o eroare de operare, s-a operat ieirea din Material 1 n loc de Material 2. n Facturi/ieiri creai un AIMT cu client=gestiunea n care se afl materialele. Material 2 cant=+5 pu 20 val=+100 stoc hMARFA=0 Material 1 cant=-5 pu=10 val=- 50 stoc hMARFA=5 lotul Material 1 cu stoc 0 se vede doar dac tergei din filtru D=* Se va contabiliza diferena: 6..=3.. 100-50 EXEMPLUL 2. Constatm la inventar c Material 1 stoc n hMARFA n lotul 1=-10 Material 1 n lotul 2=+25 Se compenseaz, ntruct a fost o eroare de operare, s-a operat scderea din lotul 1 n loc de lotul 2. n Facturi/ieiri creai un AIMT cu client=gestiunea n care se afl materialele. Material 1 lotul 2 cant=+10 pu 20 val=+200 stoc=+15 Material 1 lotul 1 cant=-10 pu=10 val=-100 stoc= 0 Lotul 1 din Material 1 cu stoc 0 se vede doar dac tergei din filtru D=* Se va contabiliza diferena: 6..=3.. 200-100

EXEMPLUL 3. Constatm la inventar un minus de inventar necompensabil: Material 1 stoc scriptic(hMARFA)=5 stoc faptic=0 n Facturi/ieiri creai un AIMT cu client=gestiunea n care se afl materialele. Material 1 cant=+5 pu 20 val=+100 stoc hMARFA=0 Se va contabiliza: 6..=3.. 100 EXEMPLUL 4. Constatm la inventar plus de inventar necompensabil, dintr-un articol din care exist un lot recent n care cantitatea ieit este cel puin egal cu diferena dintre stocul faptic i scriptic. Material 1 stoc scriptic(hMARFA)=5 stoc faptic=10

n Facturi/ieiri creai un AIMT cu client=gestiunea n care se afl materialele. Alegei un lot care satisface condiia din enun. Material 1 cant=-5 pu=20 val=-100 stoc hMARFA=10 Se va contabiliza: 6..=3.. -100 EXEMPLUL 5. Constatm la inventar un plus de inventar necompensabil, dintr-un articol din care nu exist nici un lot sau din care nu exist un lot la care ar fi putut aparine plusul existent. Material 3 stoc scriptic(hMARFA)=0 stoc faptic=10

n Recepii/intrri creai un NIRT cu furnizor=gestiunea n care se afl materialele. 143

Stabilii un pre de intrare. Material 1 cant=10 pu=25 Se va contabiliza: 3..=6.. 250

val=250

stoc hMARFA=10

10.3. Reevaluare sold facturi n valut

Prin procedur se execut reevaluarea facturilor n valut cu sold > 0 la cursul de la sfritul perioadei (lunar). Menionm, c reevaluarea disponibilului din banc/cas n valut se face conform celor descrise n Cap.3.8, cu documentul REEV. n ce const reevaluarea ? Facturile sunt nregistrate la un anumit curs de schimb (Ci). La ncasarea/plata facturilor soldul n lei al facturii este micorat/majorat conform cursului iniial (Ci). Prin reevaluare la un anumit curs (Cr) se reevalueaz soldul n lei a acestor facturi, astfel nct cursul de schimb al soldului s fie Cr. Diferena cu care este micorat/majorat soldul n lei este numit diferen (valoare) de reevaluare, valoare care n funcie de semn i de tip partener (client, furnizor) este favorabil sau nefavorabil. Exemplu: 1. Se primete o factur de 1000 EUR la cursul 4,0000 RON/EUR. 2. n cursul lunii se pltesc 500 EUR din factur la cursul de 4,1000 RON/EUR. 3. La sfritul lunii se reevalueaz soldul facturii la cursul de 4,2000 RON/EUR.

Fia corespunztoare: Data TipDoc Mon Curs factura Factura Plata Sold Dif lei rCR 401.2 rDB 401.2 sd 401.2 ------------------------------------------------- nef. fav. EUR RON EUR RON EUR RON 665 765 Curs plata sau reev.

Per.I. SOLDP 0 0 0 ---------------------------------------------------------------------------------1. NIRE EUR 4,0 1000 4000 1000 4000 2. POH EUR 4,0 500 2000 500 2000 50 4,1 3. REVF 4,2 100 500 2100 50 4,2 ---------------------------------------------------------------------------------Total/sold 4,2 1000 4200 500 2050 500 2100 100 Per.II. SOLDP 4,2 500 2100

Dup reevaluare Total factur n lei i cursul facturii se modific. n listele de recepie i facturi apar aceste valori modificate. n documentul afiat, listat, n jurnale TVA apar valorile originale, cele care au existat n momentul ntocmirii recepiei/facturii. nainte de reevaluare: -Iniializai, verificai jurnalele MIRx n care se vor crea documentele de reevaluare: REVC/REVF. La sold iniial indicai numr fil aa0000 (aa este anul primei reevaluri), moneda, sold=0; -Anulai documentele de ncasare/plat corespunztoare facturilor n valut care sunt ulterioare datei reevalurii, -Introducei cursurile de schimb pentru data reevalurii. Cursurile trebuie nregistrate exact pentru ziua reevalurii, chiar dac cursul precedent are aceeai valoare. -n Fie efectuai Extragere tipic reevaluare facturi n valut. 144

Reevaluare: Reevaluarea se execut automat la lansarea operaiei: Reevaluare facturi n valut i are dou faze: 1. Verificare condiii reevaluare: se verific ndeplinirea condiiilor descrise mai sus. Dup verificare poate s apar o fereastr cu erori. Erorile se pot lista cu <F10> sau <Alt L>. Executnd o listare pe ECRAN, lista de erori va putea fi vizualizat ulterior cu <F8> i Vizualizare. 2. Creare documente de reevaluare: Documentele de reevaluare REVF/REVC se creeaz automat n jurnalele MIRx. Numrul filei este generat din data reevalurii: aallzz, numrul documentului este generat din numr fil i numr recepie/factur reevaluat. Exemplu de reevaluare sold furnizor:

Fig. 10.1.

Pe parcursul reevalurii nu se pot executa operaii de actualizare. Reevaluarea este jurnalizat factur cu factur. Dup reevaluare: Dup reevaluare n fie clieni/furnizori repetai Extragerea pentru a include i documentele REVF/REVC, ca in exemplul de mai jos:

Fig. 10.2.

Verificai, ca cursul din nregistrrile TSUME corespunztoare facturilor reevaluate (care au sold: coloana #0 = S) s fie identic cu cursul din data reevalurii. Validai din nou eventualele documente de ncasare/plat anulate. n urma validrii diferenele favorabile i nefavorabile se modific, astfel c pentru perioada ulterioar reevalurii contarea trebuie repetat, dac a fost deja executat! 145

Reevaluarea se poate repeta chiar dac exist deja documente REVC/REVF create pentru fila/data respectiv. Dac la reluare, din cauza condiiilor schimbate, valorile cu care trebuie reevaluate soldurile facturilor se modific, se ajusteaz n mod convenabil valorile din REVF/REVC. De regul documentele REVC/REVF sunt create automat. Dac totui se creeaz manual, atunci valoarea de reevaluare trebuie calculat i nscris manual, iar numr de fil i numrul de document ales trebuie s fie n concordan cu documentele deja generate i cu cele care se vor genera.

Contarea documentelor de ncasare/plat n valut i contarea reevalurii a) Contare POH, PCH - plat factur import

xI_SumaFac := xI_SumaVal/tran->VALDOL*(tran->VAL+tran->VALREV) # xI_4 := xI_Suma - xI_SumaFac xI_ContCrsp xI_ContCrsp+xI_Moneda xI_ContCrsp "665" xI_ContCrsp ; ; ; ; ; xI_1 xI_1 xI_1+xI_Moneda xI_1 "765" ; ; ; ; ; IF(xI_4>0,xI_SumaFac,xI_Suma) xI_SumaVal xI_SumaVal IF(xI_4>0,+xI_4,0) IF(xI_4<0,-xI_4,0)

a1. Plat n cazul creterii cursului (nefavorabil, xI_4>0)

1000 EUR 500 EUR

4,0 Lei/EUR 4,1 Lei/EUR

= 4000 lei 2050 lei

la recepie la plat

xI_SumaFac := 500/1000*4000 = 2000 xI_4 := 2050 - 2000 = 50 > 0 401.2 665 = = 5124 5124 2000 50

a2. Plat n cazul scderii cursului (favorabil, xI_4<0)

1000 EUR 500 EUR

4,0 Lei/EUR = 4000 lei 3,9 Lei/EUR 1950 lei

la recepie la plat

xI_SumaFac := 500/1000*4000 = 2000 xI_4 := 1950 - 2000 = -50 <: 0 401.2 401.2 = = 5124 765 1950 50

b) Contare IOH, ICH - ncasare factur export

# xI_SumaFac := xI_SumaVal/xI_TotFacVal*(xI_TotFac+fac->VALREV) # xI_4 := xI_Suma - xI_SumaFac xI_1 xI_1+xI_Moneda xI_1 "665" xI_1 ; ; ; ; ; xI_ContCrsp xI_ContCrsp xI_ContCrsp+xI_Moneda xI_ContCrsp "765" 146 ; ; ; ; ; IF(xI_4>0,xI_SumaFac,xI_Suma) xI_SumaVal xI_SumaVal IF(xI_4<0,-xI_4,0) IF(xI_4>0,+xI_4,0)

b1. ncasare n cazul creterii cursului (favorabil, xI_4>0)

1000 EUR 500 EUR

4,0 Lei/EUR = 4000 lei 4,1 Lei/EUR 2050 lei

la facturare la ncasare

xI_3 := 500/1000*4000 = 2000 xI_4 := 2050 - 2000 = 50 > 0 5124 5124 = = 4111.2 765 2000 50

b2. ncasare n cazul scderii cursului (nefavorabil, xI_4<0)

1000 EUR 500 EUR

4,0 Lei/EUR = 4000 lei 3,9 Lei/EUR 1950 lei

la facturare la ncasare

xI_3 := 500/1000*4000 = 2000 xI_4 := 1950 - 2000 = -50 < 0 5124 665 = = 4111.2 4111.2 1950 50

c) Contare REVF - reevaluare facturi n valut furnizori

#DACA xI_SumaRev > 0 "665" ; xI_ContCrsp #DACA xI_SumaRev < 0 xI_ContCrsp ; "765"

; xI_SumaRev ; xI_SumaRev

d) Contare REVC - reevaluare facturi n valut clieni

#DACA xI_SumaRev < 0 "665" ; xI_ContCrsp #DACA xI_SumaRev > 0 xI_ContCrsp ; "765"

; xI_SumaRev ; xI_SumaRev

Diferena de valoare datorat creterii sau scderii cursului de schimb dintre data facturii i data ncasrii/plii este favorabil/nefavorabil:

plat furnizor ncasare client ------------------------------------pozitiv negativ pozitiv negativ -----------------------------------------------------cretere curs dif.nef dif.fav dif.fav dif.nef scdere curs dif.fav dif.nef dif.nef dif.fav

10.4. Asociere termeni la ncasri/pli

Exist posibilitatea asocierii unui termen din dicionar cu un document de ncasare/plat. Acest lucru poate servi la clasificarea operaiilor dup anumite puncte de vedere stabilite de contabilitate, chiar i la obinerea 147

unor date pentru un cash-flow primar. Termenul va fi vizualizat/completat pe rndul al doilea de explicaie. n cazul documentelor de ncasare, termenul asociat va fi un termen din rubrica "Tip incasare". n cazul documentelor de plat, termenul asociat va fi un termen din rubrica "Tip plata ". Asocierea unui termen din dictionar cu un document de ncasare/plata este conditionat i de prezena caracterului "c" n MACHETA/Parametrii Lungimea rndului de explicaii va fi n conformitate cu lungimea termenilor din rubricile "Tip incasare" respectiv "Tip plata ". De asemenea, dac rubricile "Tip incasare", "Tip plata " din dicionar impun termeni cu majuscule (UPPER=.T.), cmpul de explicaii care se completeaz cu termenul din dicionar va admite doar majuscule. Pentru implementare: - n dicionar se definete cte un termen pentru rubricile "Tip incasare", "Tip plata ", dup caz. Introducerea acestor termeni se va face cu utilitarul DBU2. - n MACHETA/Parametrii pentru tipurile de documente n care urmeaz s se introduc termenii din dicionar se introduce caracterul "c". RUB TERM TIP LUNG DEN UPPER ---------------------------------------------------------------------Tip incasare M max.30 .T./.F. Tip plata M max.30 .T./.F. Operare: - n cazul documentelor la care ataarea termenilor Tip incasare/Tip plata este definit, pe fereastra de articol ncasri/pli se pot completa termenii pe baza Dicionarului, - n Dicionar se pot aduga noi termeni cnd se apeleaz cu <F1> fereastra de ajutor Dicionar, - pe fereastra fiier Reprezentand 2, n coloana Explicaii 2 se poate apela cu <F1> fereastra de ajutor Dicionar. Pe Fereastra Reprezentand 2.. datele pot fi filtrate, nsumate (F4) etc. dup aceste criterii definite de utilizator.

11. LISTE
11.1. Creare liste utilizator
Liste utilizator se pot crea pentru listarea urmtoarelor fiiere: Nomenclator articole (nomm), Recepii (tran), Loturi de intrare (lotm), Fie furnizor (furf), Loturi de stoc (lotm), Fie de magazie (lotf), Facturi/ieiri (fac_), Loturi de ieire (facr), Fie clieni (facf), ncasri/pli (inc_) Cteva noi. liste sunt definite, acestea se pot modifica sau se pot crea altele

Operaia se execut cu: > hREPO dbf hREPO lanseaz RL.exe n subcatalogul dbf\FRM, acolo unde se afl descrierile de liste utilizator. Numele listelor se construiete astfel: primele 4 car. reprezint aliasul fiierului: nomm, tran, lotm etc. 148

urmtoarele 1-4 caractere pot identifica lista extensia este .frm i este implicit n descrierea rapoartelor se pot utiliza variabilele sau cmpuri de fiier:

Variabile se pot utiliza n fiiere de tranzacii. Numai pentru acestea sunt definite variabile: - xR_... n tran*.frm i lotm*.frm - xF_... n fac_*.frm i facr*.frm - xI_... n inc_*.frm Variabilele se ncarc apelnd xR_Variabile(), respectiv xF_Variabile(). Apelul trebuie s figureze astfel: - dac exist coloane cu total, atunci pe prima coloan care are total, altfel pe prima coloan - dac exist grupe, subgrupe, atunci i la descriere grup. n toate fiierele, pentru care sunt prevzute liste utilizator, se pot defini rapoarte utiliznd denumirea cmpurilor din fiiere. Dac n *.frm un rnd din titlu conine numai "X" (de 60-ori), atunci n acest rnd se va scrie selecia (filtrele) aplicate nainte de listare. Salt la pagin nou nainte i dup listare trebuie s fie: N Page width este limea total a listei, inclusiv marginile. Exemplu de lucru n RL Dup lansarea generatorului de rapoarte cu >hREPO dbf, trebuie definii pe rnd parametrii raportului, grupele de articole dup care se dorete imprimare de subtotal i coloanele raportului. parametrii raport

LISTA LOTURILOR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Formatting Page width :254 Left margin : 12 Right margin : 0 Lines Per Page: 62 Double Speed ? N (limea textului)

Printer directives: Page eject before print:N Page eject after print :N Plain page :N specificare grupe : xR_Variabile(), xR_CodM : Articol: : N : N Y - dac se dorete raport sumar

Group on expression Group heading Summary report only Page eject after group

Sub-group on expression : Sub=group heading : coloane

Nr. Contents Format width,dec,total ------------------------------------------------------------------------------1 xR_TipRec 7 0 N 2 xR_NrRec 6 0 N 3 xR_DataRec 8 0 N 149

4 5 6 7 8 9 10 11 12

xR_CodM xR_DenumM xR_Variabile (),(xR_Cantit-lotm->IESIRI)*xR_PuCont xR_Cantit-lotm->IESIRI xR_Furnizor xR_DocFurn xR_DataFurn xR_Cantit*xR_PuCont xR_DataExp

15 30 12 12 30 20 8 10 10

0 0 2 3 0 0 0 0 0

N N Y Y N N N Y N

Observaii: - n exemplu nu s-a descris capul de tabel - La lime (Page Width) iniial se nscrie o valoare acoperitoare. Dup ce s-a definit lista prin vizualizare pe ECRAN se poate afla limea real i se poate corecta Page Width la valoarea real. - ieirea se face cu F10, dar dup ieire se mai intr odat n .frm i se parcurge F2, F3, F4, PgDn pentru verificare.

11.2. Liste utilizator definite

1. n Nomenclator articole (nomm) - NOMMLEI.FRM - NOMMVAL$.FRM - Catalog de preuri n lei - Catalog de preuri n valut

- ordinea de listare este n funcie de coloana activ din zona de filtre - Catalogul de preuri n valut, listat n ordinea grupelor de articole, se poate obine numai din ferestrele 1 i 2, pentru c numai n acestea apare coloana Grupa 2. n Recepii/Intrri (tran) - TRANFUR.FRM - Lista recepiilor i facturi-furnizor - reprezint o list simpl a recepiilor selectate, cu date furnizori interni - nainte de listare se selecteaz luna i eventual T.doc=NIRI - TRANGEST.FRM - Lista recepiilor pe gestiuni primitoare - reprezint o list simpl a recepiilor selectate, cu date furnizori interni pe gestiuni primitoare - se poate efectua din familia MR de recepii, cu bifa pe Gestiune - nainte de listare se selecteaz Gest=X, luna i eventual T.doc=NIRI - TRANIMP$.FRM - Lista recepiilor (se listeaz pe A3) - conine toate datele generale referitoare la recepii - factur furnizor (inclusiv cea de import cu valoare n valut i n lei) - valoare vam (defalcat pe taxe, accize i TVA) - valoare cheltuieli - dac se folosete pentru listare recepii din import, atunci nainte de listare n jurnalul MR (toate recepiile) se selecteaz luna i T.doc=NIRE - TRANRGES.FRM - Intrri de mrfuri n magazin (Raport de gestiune) - se listeaz din jurnalul MRMx (Recepii n magazinul x) - se selecteaz luna (sau ziua) i Stare=V - dac sunt i alte documente dect NIRMF, NIRMT, se selecteaz T.doc=NIRM - dac numerele recepiilor nu sunt n ordine cronoligic, listarea trebuie executat din familia de jurnale MR, selectnd mai nti luna (bifa obligatoriu pe dat), apoi gestiunea i Stare=V - listeaz doar intrri, fr solduri

150

3. n Fie furnizori (furf) - FURFFIS.FRM - List fie furnizori n lei - lista este grupat pe furnizori, deci extragerea trebuie executat cu Tip moneda: spaiu i cu CRITERII DE GRUPARE: E-pe denumire sau D-pe cod partener - FURFFIS$.FRM - List fie furnizori n valut - lista este grupat pe moned i pe furnizori, deci extragerea trebuie executat cu Tip moneda: V i cu CRITERII DE GRUPARE: B-pe moneda i E-pe denumire sau D-pe cod partener Lista are forma: SOLDP 0 0 sold precedent facturi factur 0 0 pli 0 plat 0 TSUME 0 0 sold final TOTAL 4. n Loturi de stoc (lotm) LOTMCMP.FRM LOTMCONT.FRM LOTMINIT.FRM LOTMINR.FRM LOTMLIV.FRM LOTMVINZ.FRM Recomandare: Stocul actual la pre cumprare Stocul actual la pre contabil Stocul actual la pre cu ridicata Stocul actual la pre nregistare Stocul actual la pre livrare propus n recepii Stocul actual la pre vnzare propus n recepii trebuie selectate stocurile #0 (diferite de 0) facturi pli

- LOTMVAL$.FRM - Stocul actual la pre de livrare n valut (pe baza preului din Nomenclator) - LOTMAD$.FRM - % adaos n valut care se poate obine dac se vinde marf n ziua listrii, cu preul de livrare din lot, la cursul de schimb actual (ultimul curs introdus pentru moneda lotului) - Moneda lotului este fie moneda de cumprare, dac lotul a fost importat, fie moneda din Nomenclator, dac este definit, altfel se consider EUR. - Cursul de cumprare este cel din recepie, dac este import, sau cel din ziua recepiei pentru moneda aleas ca mai sus - Recomandri: - odat cu modificarea cursului, este preferabil s se recalculeze preurile de livrare i n loturi - s se selecteze numai stocurile #0 (diferite de 0) - Lista are sens dac cursurile de schimb sunt actualizate suficient de des. 5.n Fie de magazie (lotf) - LOTF.FRM - Lista din fie de magazie - extragerea trebuie s fie pe gestune+articol..., eventual pe gestiune+grupa+articol... - nainte de listare se alege ordonare (bifa) pe gestiuni - listeaz subtotal pe gestiuni i articole 6.n Facturi/Ieiri (fac_) - FAC_NEIN.FRM - Facturi nencasate pe clieni - nainte de listare se selecteaz n coloana De ncasat: #0 i se poziioneaz pe coloana Client - FAC_TOT.FRM - Lista facturilor emise (exprimat n lei) - n list apare i numr regim special, numr factur referit, numr comand, nu apare De ncasat - nainte de listare se selecteaz: Luna, Stare = V i T.doc = TF - FAC_VAL$.FRM - Lista facturilor de export (n valut i lei) 151

- nainte de listare se selecteaz: Luna, Stare = V i T.doc = TFCE - FAC_RGES.FRM - Ieiri de mrfuri din magazin (Raport de gestiune) - se selecteaz Data=luna (sau ziua), Client=gestiunea i Stare=V - bifa obligatoriu pe dat (subtotaluri pe zile) - dac sunt i documente care nu fac parte din raportul de gestiune se seleceaz Tip.doc=BVINZ - listeaz doar ieiri, fr solduri 7.n Loturi de ieire (facr) - FACRADGR.FRM - Lista adaosului comercial pe grupe i mrfuri - se alege fereastra: Facturi articole, se selecteaz anul i luna, Stare = V i ordonare (bifa) pe coloana Grupa - FACRADMF.FRM - Lista adaosului comercial pe mrfuri - se alege fereastra: Facturi articole, se selecteaz grupa:MA2, anul i luna, T.doc="T" i stare = V - grupa MA2 reprezint mrfurile igri i buturi alcoolice, astfel se obine adaosul comercial pe aceast grup pentru calcul taxe speciale. - FACRLIV.FRM - Lista loturilor de ieire pe gestiuni i grupe la pre de livrare - nainte de listare: ordonare pe coloana Gestiune - FACRAD$.FRM - % adaos n valut realizat efectiv prin vnzarea mrfurilor innd cont de valuta lotului i cursul din ziua vnzrii.

- Moneda lotului este fie moneda de cumprare, dac lotul a fost importat, fie moneda din Nomenclator, dac este definit, altfel se consider EUR. - Cursul de cumprare este cel din recepie, dac este import, sau cel din ziua recepiei pentru moneda aleas ca mai sus - Lista are sens dac cursurile de schimb sunt actualizate suficient de des. 8.n Fie clieni (facf) - FACFFIS.FRM - List fie clieni n lei - lista este grupat pe clieni, deci extragerea trebuie executat cu Tip moneda: spaiu i cu CRITERII DE GRUPARE: E-pe denumire sau D-pe cod partener - FACFFIS$.FRM - Lista fie clieni n valut - lista este grupat pe moned i pe clieni, deci extragerea trebuie executat cu Tip moneda: V i cu CRITERII DE GRUPARE: B-pe moneda i E-pe denumire sau D-pe cod partener Lista are forma: SOLDP 0 0 sold precedent facturi factur 0 0 ncasri 0 ncasare 0 TSUME 0 0 sold final TOTAL 9.n ncasri i pli (inc_) - INC_CEC.FRM - Situaia ncasrii cecurilor remise la banc - Ex. de nregistrare: Operaia Jurnal ... T.doc Nr.doc ... ----------------------------------------------------remitere cec MIE ... ICEC AF 135667 ... ncasare cec MIBL1 ... ICEC AF 135667/I ... Obs. la numr document n ambele cazuri se scrie seria i numrul 152 facturi ncasri

cecului, avnd grij ca la ncasare s completm seria i numrul n mod identic i s mai adugm: /I - la listare se alege familia de jurnale MI , Luna i T.doc=ICEC - lista va conine subtotal pe fiecare cec, iar totalul va indica totalul cecurilor remise i nencasate.

11.3. Listare ordine de plat trezorerie Legislaie

Regulamentul BNR 2/23.02.2005 privind ordinul de plat utilizat n operaiuni de transfer-credit (MO 265/31.03.2005) Ordinul 246/06.04.2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind utilizarea i completarea ordinului de plat pentru Trezoreria statului (OPT) (MO 206/10.03.2005), modificat de: - Ordinul 2235/2006 (MO 1055/2006) - Ordinul 1648/2007 (MO 715/2007)

Listare Ordin de plat trezorerie (OPT) i Foaie de vrsmnt (FVT)

De regul, ordinele de plat sau foile de vrsmnt se listeaz cu coduri de bare din aplicaia oficial OPFV 20XX. De aceea, considerai cele de mai jos ca o facilitate hMARFA, dar mai nti asigurai-v c banca va prelua un asemenea document, fr coduri de bare (procedura de tiprire cu coduri de bare nu este public). Listarea Ordinelor de plat trezorerie (OPT) i a Foilor de vrsmnt (FVT) fr coduri de bare se poate realiza din hMARFA prin modelele specifice n tipurile de documente: MIBL MIBL MICL MICL POH POH PFV PFV V W V W Plata Plata Plata Plata cu cu cu cu OPT/pe OPT/cu FVT/pe FVT/cu formular impr.paralela formular impr.paralela

Implementare
Societate: Completai Nume, Cod fiscal, Adresa, bncile i conturile. Numrul de ordine al contului care se va utiliza ca cont pltitor se stabilete n denumirea jurnalului de banc. Tipuri de jurnale : La jurnalele din care se listeaz OPT, denumirea jurnalului va ncepe cu 1-, 2-, 3-, 4- n funcie de numrul contului corespunztor din Societate. Dac denumirea jurnalului nu ncepe cu aceste secvene, se va utiliza ca cont pltitor primul cont din Societate. Firme: pentru fiecare obligaie se introduce o nregistrare. - Codul: ncepe cu %, - Denumire: rubrica beneficiar de pe OPT/FVT, - Cod fiscal: rubrica cod fiscal de pe OPT/FVT (de regul CUI pltitor), - Cont datorie: la documentul de plat va fi contul corespondent, - Banca, cont beneficiar: ROcc TREZ ttt. .... ...X XXXX n structura unui cont de trezorerie sub form de cod IBAN "ttt" care urmeaz dup TREZ, reprezint codul unitii de trezorerie, iar "cc" este cifra de control. 153

hMARFA valideaz codul IBAN introdus, dar dac nu se cunoate cifra de control, n locul ei trebuie introdus "00" i programul va furniza cifra corect. - Observaii, rndul 1: obiectul plii, - Observaii, rndul 2: structura numrului de eviden a plii (suspendat din 2007, la aceast dat pn la 31.12.2009). Conturile de obligaii se pot nscrie n Firme i sunt identificate pe baza codului: %TVA TAXA PE VALOAREA ADAUGATA T %UBASFS BUGET ASIG.SOCIALE SI FD.SPEC. T %UBS BUGET DE STAT T Tipuri de imprimante : n cazul imprimrii pe formular pretiprit, la tipul de imprimant utilizat la completare fonturile 2,3,4 trebuie s fie completate cu secvene de setare 10 cpi, 12 cpi i respectiv 20 cpi, aa cum este tipul EPSON la livrare. Aceste setri sunt necesare pentru imprimarea sumei n litere, care sunt imprimate cu caractere de 20 cpi.

Operare
Ordinele de plat se nscriu n jurnalul de banc din care urmeaz s fie pltite, ntr-o fil a crui numr va ncepe cu caracterele "~~". De exemplu: Nr.fil: 110004 110005 ~~0006 ~~0007 Data fil: 15.09.2011 18.09.2011 19.09.2011 20.09.2011

Convenia este, c pentru filele a cror numr ncepe cu "~~" avem ordine ntocmite, dar nu avem nc extras de la banc. n momentul primirii extrasului, dac aceste file nu sunt nchise, se poate definitiva (modifica) numrul i data filei. Din punctul de vedere al listrii OPT, este indiferent dac documentele sunt validate sau nu, dac fila este nchis sau nu. Mod de completare documente de plat POH i PFV: 1. Plat impozite i taxe Codul partener: ncepe cu % n Observatii/Firme: primul rnd descrie obiectul plii O precizare privind obiectul plii (ex.luna) se poate introduce n seciunea REPREZENTIND, n rubrica Explicatii, rndul 2

Fig. 11.1. 3. Plata n alte conturi de trezorerie Codul partener: nu ncepe cu % Poate exista o recepie care se pltete. Variante de listare: 1. Varianta cu listare mod caracter pe formular pretiprit: 154

recomandat n cazul tipririi pe imprimant matricial i sub Linux. MIBL MICL POH PFV V V Plata cu OPT/pe formular Plata cu FVT/pe formular

Pentru listare formular OPT/FVT: tastai <F8>, selectai M M FORM_OPT ***** FORMULAR OPT ***** sau FORM_FVT ***** FORMULAR FVT *****

i lansai Imprimare paralela, Imprimare OPT/FVT. Este executat programul Windows: hOP.exe care tiprete formularul. Formularele pot fi copiate, dar atenie, imaginea s nu fie mrit/micorat. Dac se distorsioneaz formularul, la listare datele nu se vor suprapune exact pe rubricile de pe formular. Documentul de plat se listeaz pe formularul pretiprit. La tipul de imprimant utilizat fonturile 2, 3, 4 trebuie s fie completate cu secvene de setare 10 cpi, 12 cpi i respectiv 20 cpi pentru ca suma n litere s fie imprimat corect. 2. Varianta de listare grafic: listarea pe ECRAN i imprimare paralel MIBL MICL POH PFV W W Plata cu OPT/cu impr.paralela Plata cu FVT/cu impr.paralela

La listare pe ECRAN se creeaz un fiier text: ECRANxx.LST cu datele documentului care trebuie tiprit. Tiprirea propriu-zis este realizat prin <F8>, selectnd ECRANxx.LST creat, Imprimare paralela, Imprimare OPT/FVT. Este lansat programul Windows: hOP.exe care tiprete documentul pe imprimanta implicit. Parametrii de imprimare se pot modifica n formularul modelului: [PARAMETRI] IMPRIMANTA = MARGINE_SUS = 20 MARGINE_STANGA = 40 NR_EX_PAG = 2 NR_EX = 2

// // // // //

numele imprimantei in sutimi de toli in sutimi de toli numar documente/pagina numar exemplare de listat din fiecare OPT/FVT

Pentru detalii despre hOP.exe lansai: > hOP.exe /h Conform Regulamentului BNR, dac contul este cod IBAN, completarea codului BIC nu este obligatorie. Astfel, dac nu se cunoate cu exactitate, codul BIC se poate lsa necompletat pe formular.

12. COMPONENTE I OPIUNI

12.1. Opiunea faciliti financiare
Cu opiunea F-faciliti de eviden financiar exist cteva faciliti suplimentare n hMARFA: - Evidena cecurilor i a biletelor la ordin, - Repartizarea pe facturi a sumelor ncasate/pltite, - Funcii de calcul a sumelor de ncasat/de pltit, utilizabile n formule de validare.

A. Evidena cecurilor i a biletelor la ordin

ncepnd cu hMARFA V6.08 se poate implementa o eviden simpl i comod a efectelor de comer emise sau primite n lei. Evidena cecurilor i a biletelor la ordin fiind similar, n continuare ne vom referi numai la cecuri. 155

A1. Cecuri primite

nregistrarea cecurilor n program: Dac clientul pltete cu cec, procedura de ncasare are trei momente: 1.) acceptare cec (primirea cecului de la client): Cecul se nregistreaz n jurnalul MIE - Cecuri primite. tipul de document: ICEC, numr fil : ~X...., data fil : data la care va fi ncasat factura : numrul facturii care se ncaseaz Documentul se valideaz, astfel pe factur nu mai apare suma de ncasat, dar fila nu se nchide. Semnul ~ indic c fila este provizorie. Ultimele patru poziii ale numrului de fil se pot utiliza pentru organizarea diferitelor cecuri. Filele din MIE nu se nchid. Observaii: - Jurnalul MIE se poate diviza n: MIEL - Cecuri primite n lei, MIEV1 - Cecuri primite n USD, MIEV2 - Cecuri primite n EUR. - Jurnalele MIE.. se iniializeaz cu Nr.fila: ~X0000 si cu sold 0.

2.) remiterea la banc spre ncasare sau girare: Se modific codul JURNAL al cecului nregistrat n MIE: - n codul jurnalului de banc (MIB...) n care se va depune cecul pentru ncasare sau - n codul jurnalului de compensri (MIX..) n cazul n care cecul urmeaz s fie girat. Cecul se transfer n jurnalul destinaie, dac n jurnalul destinaie exist acelai tip de document (ICEC) i dac n cele dou jurnale moneda este aceeai. Dup transfer modificai Nr.fila n ~I...., pentru gruparea convenabil a cecurilor. Semnul ~ indic c fila este provizorie i asigur ca aceste file s fie ultimele n fereastr. Ultimele patru poziii ale numrului de fil provizoriu se pot utiliza pentru organizarea borderourilor de cecuri, grupnd cecurile care intr pe acelai borderou. La data depunerii cecului, se listeaz borderoul de nsoire. Dac data borderoului se listeaz automat, atunci pe perioada listrii, modificai data filei n data borderoului. Altfel nscriei manual data pe borderou. Cu Listare Document se listeaz un cec/borderou, iar cu Listare Fil utilizator se listeaz toate cecurile de pe fila selectat. Deoarece ntr-un jurnal poate s fie un singur tip de document FILA, verificai ca formularul ataat acestuia s fie borderou de cecuri. Observaie: Dac nu este necesar o eviden separat pentru cecurile primite i cele remise la banc i dac n momementul nregistrrii se cunoate banca n care se va face ncasarea, cecurile se pot nregistra i direct n jurnalul bncii (MIB..) cu Nr.fila: ~I.... 3.) ncasare cec (suma apare pe extrasul de cont): Dac cecul a fost depus la banc, n momentul ncasrii efective numrul 156

i data filei se definitiveaz, se nscriu datele de pe extrasul de cont, iar fila se poate nchide. Recapitulare: Momentul/operaia Jurnal Nr.fil Data fil Data document ----------------------------------------------------------------------Acceptare cec MIE.. ~X.... data la care data eliberrii se va ncasa cecului Remitere cec la banc ncasare cec Girare cec MIB.. ~I.... aceeai aceeai

MIB.. MIX..

nr.extras ......

data ncasrii data girrii

aceeai aceeai

Listarea facturilor nencasate: Cu Listare F.neincasate-lei, indicnd data zilei curente, se poate obine situaia facturilor nencasate la zi (col. Valoare nencasat la data ...) i situaia facturilor pentru care s-au eliberat cecuri, dar care nc nu au fost pltite (col. Incasri dup ... i Valoare nencasat).

| Valoare | Incasari | Valoare | Din care | Zile | neincasata | dupa | neincasata | scadent |intarz.la |la 30/09/2011| 30/09/2011 | |la 30/09/2011|30/09/2011 -----------------------------------------------------------------------------4960.00 1960.00 0.00 1960.00 1960.00 18 2000.00 500.00 0.00 500.00 500.00 16 1517.56 1517.56 500.00 1017.56 1517.56 5 71.30 71.30 0.00 71.30 0.00 8548.86 4048.86 500.00 3548.86 3977.56

Total factura

Valoarea nencasat la 30/09/2011 este identic cu soldul final din Balana clieni listat pentru o perioad care are data final 30/09/2011 i cu soldul contului 4111.1 la 30.09.2011. n aceste valori nu intr cecurile ncasate dup 30.09.2011. ncasri dup 30.09.2011 reprezint valoarea cecurilor primite care se vor ncasa dup 30.09.2011. Valoarea nencasat ine cont i de cecurile primite i este identic cu coloana De ncasat de pe fereastra Facturi/ieiri i cu Val.neincas. de pe lista F.neincasate-lei, obinut fr indicarea datei. Dac valorile nu sunt identice, atunci dup valoare este afiat semnul !, indicnd c baza de date este incoerent, lucru care poate fi pus n eviden i cu hMARFAU. Dac n momentul listrii ordonarea este pe coloana Client, se listeaz subtotal pentru fiecare Client. nchiderea lunii, contare n cazul cecurilor scadente pn la sfritul lunii, dar nc nencasate, modificai data fil pe o dat din luna urmtoare, astfel nct aceste cecuri s nu fie incluse n contabilitatea lunii curente. La contare, este afiat un mesaj de atenionare dac exist documente n file nenchise. Totui, pentru siguran, dup operaia de contare verificai s nu existe nregistrri contabile cu Nr.doc care ncepe cu "~" (filtru ~ pe coloana Nr.doc). Cecurile sunt contabilizate la data ncasrii efective, astfel: 157

5112 = 4111.1 5121 = 5112

A2. Cecuri eliberate

Evidena cecurilor eliberate este asemntoare cu evidena cecurilor primite. nregistrarea cecurilor n program: 1.) eliberare cec: Cecul se nregistreaz n jurnalul de banc din care se va plti tipul de document: PCEC, numr fil : ~P00nn, data fil : data la care va fi pltit factura : numrul facturii care se pltete Documentul se valideaz, astfel pe recepie nu mai apare suma de plat, dar fila nu se nchide. Semnul ~ indic c fila este provizorie i asigur ca aceste file s fie ultimele n fereastr. Ultimele patru poziii din numrul de fil provizoriu se pot utiliza pentru organizarea filelor de cec eliberate. Atenie ! Filele provizorii de cecuri (~P00nn) nu trebuie nchise. nchiderea lor face imposibil gestionarea corect a filelor de extrase de cont.

2.) plat cec (suma apare pe extrasul de cont): n momentul plii efective numrul i data filei se definitiveaz, se nscriu datele de pe extrasul de cont, iar fila se poate nchide. Listarea facturilor nepltite: Cu Listare Facturi de platit-lei, indicnd data zilei curente, se poate obine situaia facturilor neachitate la zi (col. Valoare nepltit la data ..) i situaia facturilor pentru care s-au eliberat cecuri, dar care nc nu au fost achitate (col. Pli dup ... i Valoare nepltit).

| Valoare | Plati | Valoare | Din care | Zile | neplatita | dupa | neplatita | scadent |intarz.la |la 30/09/2011| 30/09/2011 | |la 30/09/2011|30/09/2011 -------------------------------------------------------------------------------23640.48 4172.32 0.00 4172.32 4172.32 19 30000.00 8000.00 5000.00 3000.00 3000.00 20 744.00 744.00 0.00 744.00 744.00 14 372.00 372.00 0.00 372.00 372.00 18 3013.20 3013.20 3013.20 0.00 0.00 12 124.00 124.00 0.00 124.00 124.00 13 3720.00 3720.00 0.00 3720.00 3720.00 11 124.00 124.00 0.00 124.00 124.00 9 248.00 248.00 0.00 248.00 248.00 15 124.00 124.00 0.00 124.00 124.00 15 5740.56 5740.56 0.00 5740.56 0.00 1736.00 1736.00 0.00 1736.00 0.00 69586.24 28118.08 8013.20 20104.88 12628.32

Total factura

Valoarea nepltit la 30/09/2011 trebuie s fie identic cu soldul final din Balana furnizor listat pentru o perioad care are data final 30/09/2011 i cu soldul contului 401.1 la aceeai dat. n aceste valori nu se includ cecurile pltite dup 30.09.2011. 158

Pli dup 30.09.2011 reprezint valoarea cecurilor eliberate care se vor plti dup data respectiv. Valoarea nepltit ine cont i de cecurile eliberate i este identic cu coloana De plat de pe fereastra Recepii/intrri i cu Valoare nepltit de pe lista Facturi de pltit-lei, obinut fr indicarea datei. Dac valorile nu sunt identice, atunci dup valoare este afiat semnul !, indicnd c baza de date este incoerent, lucru care poate fi pus n eviden i cu hMARFAU. Dac n momentul listrii ordonarea este pe coloana Furnizor, se listeaz subtotal pentru fiecare Furnizor. nchiderea lunii, contare n cazul cecurilor scadente pn la sfritul lunii, dar nc nencasate, modificai data fil la o dat din luna urmtoare, astfel nct aceste cecuri s nu fie incluse n contabilitatea lunii curente. La contare, este afiat mesaj de atenionare dac exist documente n file nenchise. Totui, pentru siguran, dup operaia de contare verificai s nu existe nregistrri contabile cu Nr.doc care ncepe cu "~" (filtru ~ pe coloana Nr.doc). Cecurile sunt contabilizate la data plii efective, astfel: 401.1 = 5121, dar se poate defini i varianta: 401.1 = 403 403 = 5121

B. Repartizarea pe facturi a sumelor ncasate/pltite

Dac se ncaseaz/se pltesc mai multe facturi cu un ordin de plat sau cu o chitan, atunci repartizarea sumei pe facturi poate s fie asistat de hMARFA. La adugarea unei ncasri/pli, dup alegerea primei facturi de ncasat/ pltit i dup nscrierea sumei totale, dac suma este mai mare dect valoarea de ncasat/de plat, utilizatorul poate s decid dac: - repartizeaz diferena ramas din sum pe urmtoarele facturi sau - accept toat suma pe factura curent sau - abandoneaz ncasarea/plata. La repartizarea diferenei pe urmtoarele facturi, utilizatorul este asistat prin propunerea urmtoarei facturi de ncasat/de pltit. El poate s decid, dac valideaz sau ignor ncasarea/plata afiat. n ambele cazuri se trece la urmtoarea factur nencasat/nepltit. Dac nu mai sunt facturi de ncasat/ de pltit i rmne o diferen din sum, atunci ultima ncasare/plat va fi lsat fr numr factur i de regul se completeaz Contul corespondent i se valideaz, sau nu se completeaz Cont corespondent i pe moment nu se valideaz. Numerotarea documentelor succesive rezultate din repartizarea unei sume se face adugnd la numrul iniial introdus: .../01, .../02, .../99. Dup repartizare, suma total repartizat se poate afia tastnd: <F2>. C. Funcii de calcul al sumelor de ncasat/de pltit, utilizabile n formule de validare Se poate efectua calculul sumei nencasate pentru un client. Funcia se poate utiliza pentru a abandona validarea unei facturi, dac clientul are facturi scadente peste o anumit sum sau peste anumite zile de ntrziere. Vezi descrierea setrilor vezi n documentaia electronic. 159

D. Alte funcii
Afiare facturi nepltite Tastnd <F2> pe fereastra Recepii/intrri se poate verifica, dac exist facturi nepltite pentru furnizorul selectat i ct este suma ultimelor facturi nepltite. Furnizorul poate fi furnizorul propriu-zis (de articole-F), de vam (V) sau de cheltuieli (C). Cel selectat este cel afiat pe fereastra respectiv, iar dac sunt afiate mai multe tipuri de furnizori, atunci se consider selectat furnizorul de articole. Indiferent de modul de selectare, sunt afiate toate tipurile de facturi ale furnizorului (de articole, de vam i de cheltuieli). Din considerente tehnice, facturile sunt extrase ntr-un fiier temporar, de aceea la baze de date mai mari operaia de extragere poate dura mai mult. Dac constanta NRFAC_PLA_F2 lipsete sau este egal cu zero, se parcurg toate facturile furnizorului i se afieaz i se nsumeaz toate facturile nepltite. Dar dac viteza de acces la baza de date este mic, se pot parcurge doar ultimele facturi, pn cnd se gsesc de exemplu 3 facturi deja pltite. n acest caz, eventualele facturi nepltite care preced facturile pltite nu vor fi afiate i nsumate. Numrul de facturi pltite, pn la care se caut, se fixeaz cu constanta NRFAC_PLA_F2. nsumare coloane pe ferestre fiier Tastnd <F4> sau <Ctrl T> pe oricare fereastr de fiier, dac cursorul se afl pe o coloan numeric, se nsumeaz valorile selectate de pe coloan i se afieaz o fereastr ca mai jos:

Suma ... Nr.articole Media ------------------------------------------------------------TOTAL: 31159.83 23 1354.76 ------------------------------------------------------------d.c. pozitive 32587.83 20 1629.39 negative -1428.00 1 -1428.00 zero 2 La nsumare sunt luate n considerare doar valorile din articolele selectate prin filtre. n rndul TOTAL: Nr.articole este numrul de articole selectate prin filtre. Suma ... este suma valorilor din coloana pe care se afl cursorul. Sunt nsumate valorile din articolele selectate prin filtre. Media este Suma ... mprit la Nr.articole. n rndurile urmtoare (d.c. pozitive, negative i zero) este prezentat situaia articolelor n care valoarea din coloan este pozitiv, valoarea este negativ i valoarea este zero. Contare Dac sunt contabilizate nregistrri de ncasare/plat din file nenchise, apare mesajul de avertizare: Inregistrari de incasare/plata cu fila neinchisa. Din acest motiv se recomand, ca la sfritul lunii s se nchid i filele din jurnalele MIX. Astfel mesajul va apare numai dac s-au contabilizat cecuri din file provizorii cu nr.fil=~.....

160

12.2. Componenta imprimare grafic documente (facturi, avize, chitane) a) Prezentare general
hPRINT este un utilitar de imprimare care se folosete n comun cu hMARFA pentru imprimarea grafic a documentelor (facturi, chitane, avize) n sistemul de operare Windows. Documentele pot fi personalizate prin imprimarea unui logo i a unui fundal semitransparent (watermark). Formularul i datele sunt imprimate cu fonturi diferite, iar datele sunt imprimate cu caractere "nalte" care umplu zona rezervat pentru linia de 6LPI, rezultnd documente cu bun lizibilitate. Utilitarul poate fi folosit: - ca program de sine-stttor pentru tiprirea formularelor vide. Completarea ulterioar a acestor formulare cu datele de pe document este realizat prin imprimare direct (n mod caracter) din hMARFA. - mpreun cu hMARFA pentru tiprirea complet a documentului: formular + coninutul documentului. Documentele sunt descrise pe mai multe nivele: - Formularele sunt descrise ("ngheate") n programul hPRINT. - Parametrii generali de configurare se afl n Parametrii programului hPRINT. Parametrii generali de configurare sunt: parametri de punere n pagin, date care sunt aceleai pe toate documentele de acelai tip, ca datele vnztorului, logo, watermark, semntura i tampila. Pe baza acestor parametri se pot tipri formulare goale. - Descrierea documentului conine parametrii efectivi de configurare i datele care se tipresc pe document. Pe baza acestei descrieri se pot imprima documentele completate. Dup crearea fiierului de descriere, hMARFA lanseaz automat utilitarul hPRINT care imprim documentul. Utilitarul are mai multe regimuri de funcionare. Utilizare: - 1. HPRINT HPRINT - 2. HPRINT HPRINT - 3. HPRINT - 4. - 5. - 6. - 7. - 8. - 9. -10. HPRINT HPRINT HPRINT HPRINT HPRINT HPRINT HPRINT

dbf /i dbf /i dbf /p dbf dbf dbf dbf dbf dbf dbf /c /fFACTURA /fFACTURA_A5 /fFACTURA_CHITANTA /fFACTURA_FTVA /fCHITANTA /fAVIZ

aceast fereastr de ajutor aceast fereastr de ajutor informaii imprimante informaii imprimante export lista imprimantelor n TMP\lprts_xx.txt, unde xx-codul staiei editare parametri generali de configurare tiprire formulare de factur tiprire formulare de factur format A5 tiprire formulare de factur cu chitan tiprire formulare de factur fr TVA tiprire formulare de chitan tiprire formulare de aviz

unde dbf este baza de date hPRINT.

b) Instalare
Pachetul de instalare conine 2 pachete: - PRNT___1... - pachet cu care hPRINT se instaleaz ca program separat, care se folosete pentru tiprirea formularelor, - PRNT_M_1... - pachet care se instaleaz peste mediul hMARFA pentru imprimarea complet a documentelor, caz n care hPRINT devine o component cu care se completeaz hMARFA. 161

Pentru instruciunile de instalare efectiv citii fiierele Citeste.txt din pachetele de instalare. Mediul hPRINT arat astfel: DBF\ HPRINT\ HPRINT.DBF,DBT LOGO.BMP TEXT.BMP baz de date de tip hPRINT/hMARFA, subcatalog HPRINT, parametrii generali de configurare, opional. Fiier de tip bitmap coninnd un logo al firmei care emite documentul, opional. Fiier de tip bitmap coninnd o imagine folosit ca "watermark" care se tiprete pe document n zona n care vor fi tiprite rndurile, opional. Fiier de tip bitmap coninnd o imagine folosit pentru semntur i tampil. Pe document va fi tiprit n zona rezervat pentru semntur i tampil. Dac parametrul SIGNATURE este definit, Semntura i tampila se tiprete pe toate tipurile de factur, aviz i nu se tiprete pe chitane. catalog temporar, utilitarul de imprimare.

SIGN.BMP

TMP hPRINT.EXE

Dup instalare se creeaz mediul de mai sus, dar acest mediu conine parametrii generali i conine fiierele Logo.bmp, Wm_Oblic.bmp i Wm_Oriz.bmp care reprezint fiierele logo i watermark, dar numai n scopul testrii. Personalizarea i crearea fiierelor logo i watermark, cu care se va lucra efectiv se face pe parcursul operaiei de implementare. Parametrii generali de configurare trebuie s fie completai cu datele societii proprietare. Vezi aliniatul Implementare/ Parametri generali de configurare.

c) Implementare
Obinerea unor informaii despre imprimante > hPRINT /i > hPRINT dbf /i Afieaz lista imprimantelor instalate. Permite selectarea uneia dintre imprimante i afieaz capacitile fizice ale acesteia i n continuare permite tiprirea unei pagini de test. Pe baza acestora se pot definitiva modelele documentelor de imprimat. Dimensiunea formularului imprimabil este dat de: Caractere pe orizontal: xx CPI10, xx CPI12 Linii pe vertical: xx LPI6 Pagina de test conine: - parametrii imprimantei, - un liniar pe orizontal n oli pe marginea de sus, - un liniar pe orizontal n cm i mm pe marginea de jos, - un liniar pe vertical n oli pe marginea din stnga, - un liniar pe vertical n cm i mm pe marginea din dreapta, - un rnd de caractere tiprit cu 10cpi, - un rnd de caractere tiprit cu 12 cpi. 12cpi este utilizat la completarea documentelor i se poate vedea, cte caractere 12 cpi se pot imprima, - linii numerotate cu 6lpi. Se vede numrul de linii care se pot imprima pe pagin. Parametrii generali de configurare - conine date generale, care apar pe fiecare document, cum ar fi date privind vnztorul, aezarea documentului pe pagin, etc. Parametrii generali de configurare se afl n fiierul Parametri din programul 162

hPRINT i pot fi vizualizai/modificai cu comanda HPRINT dbf /C. n fereastra de editare a parametrilor sunt nirai toi parametrii accesibili, fiecare este nsoit de o scurt prezentare i asignat cu valoarea prestabilit. n regimul tiprire formulare se proceseaz doar parametrii generali de configurare. Parametrii generali de configurare se afl n fiierul de stare al utilitarului hPRINT. Dac se lucreaz n reea i este necesar ca definiiile s difere la nivel de staie de lucru, fiierul poate fi mutat pe calculatorul local, astfel fiecare staie poate avea o definiie proprie. Prezentm cteva observaii legate de parametrii de configurare. - parametrul IMPRIMANTA definete imprimanta pe care se va tipri documentul. n mod prestabilit nu este completat, n consecin tiprirea documentului va avea loc pe imprimanta implicit selectat n sistemul de operare. Dac se dorete ca tiprirea s aib loc pe o alt imprimant, atunci se completeaz cu o secven caracteristic din identificatorul imprimantei. De Exemplu imprimanta hp LaserJet 1320 PCL 6 poate fi referit simplu prin: #IMPRIMANTA = 1320 1320 este o secven caracteristic din numele imprimantei, neexistnd alt imprimant care s conin aceast secven. - MARGINE_STANGA i MARGINE_SUS sunt considerate de la marginea neimprimabil i sunt exprimate n mm. Este indicat, ca pagina s se tipreasc ct este posibil spre marginea din dreapta, astfel n stnga rmne loc pentru ndosariere. Formularul poate fi deplasat spre dreapta cu ajutorul parametrului MARGINE_STANGA. Studiai capacitile fizice ale imprimantei (lansare cu parametrul /i). De exemplu formularul de factur are o lime de 89 caractere la 12 CPI. Dac formularul nu ncape pe orizontal, se poate micora MARGINE_STANGA. Dimensiunea necesar pentru formular se afl n parametrii generali de configurare, la seciunea [FACTURA]. La tiprire, acelai document poate fi tiprit puin diferit n funcie de tipul imprimantei. Tiprirea trebuie s fie verificat pentru fiecare imprimant. - LUNGIME_FORMULAR i MARGINE_SUS - determin lungimea formularului exprimat n rnduri de 6LPI. LUNGIME_FORMULAR reprezint numrul de ordine al ultimului rnd din interiorul chenarului, care n mod prestabilit este 65. n realitate nu toate imprimantele au capacitatea fizic de a tipri acest formular (fiind relativ lung). Testai capacitile fizice ale imprimantei cu comanda HPRINT /i i pagina de test i reducei cu cteva rnduri lungimea formularului, dac este necesar i/sau micorai MARGINE_SUS. Lungimea formularului poate fi suprascris i din hMARFA la generarea fiierului de descriere. Deci dac este necesar se pot implementa modele cu lungimi diferite pentru imprimante diferite. De altfel, definiia documentului recomandat preia lungimea definit n Format pagin asociat documentului i suprascrie valoarea setat n Parametri generali. Studiai definiia de document prezentat mai jos. Lungime formular - lungimea total a formularului de factur exprimat n linii de 6 LPI, nu nseamn numrul de rnduri rezervate pentru articolele de pe factur ! - GROSIMEL - Grosime linie. Exprimat n puncte de tipar. Un punct de tipar= 1/72 inch. 163

Implicit este de 0.5 puncte. Se poate mri sau micora, dac anumite imprimante nu reproduc suficient de pronunat, sau dac se consider c se poate tipri mai economicos. Are influen numai la linii, nu i la textele tiprite. - Cu parametrul COLOR se alege tiprire color sau alb/negru. Pentru a economisi toner, se tiprete color numai denumirea vnztorului, titlul documentului i numr exemplare. Culorile sunt n funcie de numrul exemplarului. Parametrul nu influeneaz imprimarea culorii la logo i watermark. - Parametrul NR_EX dac #NR_EX = 1, nu se nscrie numrul exemplarului pe formular. dac #NR_EX > 1, se nscrie numrul exemplarului, iar dac #COLOR=D, atunci anumite texte pe primul exemplar se scriu cu albastru, pe al doilea cu rou, pe al treilea cu verde i mai departe cu negru. Nu se scrie ntregul formular colorat, pentru a nu consuma prea mult cerneal sau toner colorat. Observaie: nu utilizai numr exemplar din Tipuri de documente/Format pagina, acolo punei valoarea 1. - Parametrii LOGO i WATERMARK: indic fiierele logo i imagine de fundal semitransparent (watermark) care servesc pentru personalizarea documentelor. La factur i aviz zona n care se tiprete imaginea de fundal este zona n care se tipresc rndurile cu articole. Crearea imaginilor logo i watermark vezi n documentaia electronic. - Parametrul SIGNATURE: indic un fiier de tip bitmap, coninnd tampila i semntura. Se tiprete pe toate tipurile de factur i aviz. Nu se tiprete pe chitane. Se tiprete n zona rezervat pentru semntur i tampil. Se creeaz prin scanarea tampilei i a semnturii. Se tiprete cu dimensiunea de 3.5 x 3.5 cm. Pentru ca tampila i semntura s nu fie distorsionate, micorate, mrite la tiprire, este necesar ca fiierul .bmp s fie creat cu dimensiunile de mai sus. Pe factura format A5, semntura i tampila poate s se suprapun peste imaginea watermark, adic fundalul alb din semntur i tampil s acopere o parte din colul stnga jos. Dac se ntmpl acest lucru, activai parametrul CULOARE_TRANSP: #CULOARE_TRANSP = 16777215 - Parametrul CULOARE_TRANSP reprezint culoarea considerat "transparent" din fisierul BMP, culoare care nu va fi tiprit efectiv pe imprimant. Funcioneaz numai sub sisteme de tip NT. 16777215 - alb Implicit NIL Vezi i parametrul #SIGNATURE. - Parametrul SABLON este folosit numai n faza de implementare. Tiprete un ablon peste formular. Se folosete pentru determinarea coordonatelor cmpurilor care urmeaz s fie completate pe formularul pretiprit din hMARFA. Dac parametru COLOR=D, ablonul se tiprete cu culoarea roie ! - Parametrul Vanzator de obicei se definete tot n Parametri generali. Definete liniile tiprite n antetul documentului n zona rezervat vnztorului. Primele dou linii sunt rezervate pentru numele vnztorului. Aceste dou rnduri se tipresc cu caractere mai mari i color, dac s-a ales COLOR=D. Restul liniilor sunt reproduse cu caractere aldine aa cum au fost nscrise, fr nici o prelucrare. Pot exista maxim 15 linii pentru descrierea vnztorului. Parametrul Vanzator apare de mai multe ori, pentru fiecare tip de document implementat n hPRINT n seciunea corespunztoare tipului de document. Seciunile agreate: [AVIZ], [FACTURA], [FACTURA_A5], [FACTURA_CHITANTA], 164

[FACTURA_FTVA], [CHITANTA]. Fazele urmtoare ale implementrii difer n funcie de modalitatea de imprimare a documentelor: - se tipresc mai nti formulare care se completeaz mai trziu, sau - se imprim deodat formularul i coninutul. c1) Implementarea imprimrii pe formulare pretiprite Mediu pentru tiprire formular Pentru a asigura modul controlat de tiprire a formularelor, mediul hPRINT poate fi pstrat pe CD sau pe memorie flash, de unde poate fi lansat direct, iar dup tiprirea formularelor suportul poate fi scos i pstrat n siguran. Mediul hPRINT arat astfel: DBF\ HPRINT\ HPRINT.DBF,DBT LOGO.BMP TEXT.BMP baz de date de tip hPRINT, subcatalog HPRINT, parametrii generali de configurare, opional. Fiier de tip bitmap coninnd un logo al firmei care va fi tiprit pe formular, - opional. Fiier de tip bitmap coninnd o imagine folosit ca "watermark" care se tiprete pe document n zona n care vor fi tiprite rndurile, - opional. Fiier de tip bitmap coninnd o imagine folosit pentru semntur i tampil. Pe document va fi tiprit n zona rezervat pentru semntur i tampil. Dac parametrul SIGNATURE este definit, semntura i tampila se tiprete pe toate tipurile de factur, aviz i nu se tiprete pe chitane. - utilitarul de imprimare. -

SIGN.BMP

hPRINT.EXE

Acest mediu trebuie pregtit pe hard-disk, iar dup finalizare se copiaz pe CD i se terge de pe hard-disk. Formularele se tipresc de pe suportul pregtit. Recomandm s definii parola normal pentru hPRINT. Astfel, tiprirea formularelor va fi condiionat de parola normal, ceea ce reduce riscul privind accesul neautorizat. Recomandm s definii i parola special pentru hPRINT. Astfel modificarea setrilor din Parametri generali de configurare va fi condiionat de parola special. Definii parola special pentru hUTIL, astfel citirea parolelor setate pentru hPRINT la pasul anterior va fi condiionat de aceast parol. Adaptare formular model hMARFA Formularul modelulului de document din hMARFA trebuie adaptat n aa fel nct s se potriveasc cu formularul pretiprit. Imprimai din hPRINT un formular cu #SABLON=D. Se va tipri un formular peste care se tiprete un ablon. Cu ajutorul ablonului se pot citi coordonatele cmpurilor care urmeaz s fie completate. Modificai definiiile pentru documentul hMARFA n Tipuri de documente (Formular, Formule). Imprimai un document din hMARFA pe o hrtie alb. Suprapunei pe formularul tiprit la pasul anterior sau cu un formular fr ablon i verificai dac cmpurile se tipresc sau nu n csuele rezervate pentru informaiile corespunztoare. Modificai definiiile din tipuri de documente n aa fel, ca documentul s se completeze corect. 165

c2) Implementarea imprimrii documentelor din hMARFA n cazul imprimrii complete a documentelor (formular + coninut), utilitarul este folosit mpreun cu hMARFA. n acest caz utilitarul se instaleaz pe baza de date hMARFA. Utilitarul presupune cel puin hMARFA V 6.2, dar pachetul de instalare este corespunztor versiunii de program hMARFA. Instalarea pe baza de date hMARFA are loc cu ajutorul procedurii de instalare. Prin lansarea listrii, mai inti se creeaz fiierul de descriere a documentului, dup care se lanseaz utilitarul hPRINT care tiprete efectiv documentul pe imprimant. Recomandm s setai Parola special pentru hPRINT, astfel modificarea Parametrilor generali de configurare va fi conditionat de aceast parol. Recomandm s definii i o parol normal pentru hPRINT, deoarece aceast parol impiedic lansarea nejustificat a utilitarului. Definii parola special pentru hUTIL, astfel citirea parolei setate pentru hPRINT la pasul anterior va fi condiionat de aceast parola. Fiierul de descriere a documentului Descrierea documentului de imprimat se afl ntr-un un fiier text, generat n hMARFA la listarea documentului, pe baza modelului din tipuri de documente i pe baza parametrilor generali de configurare. n acest caz, prin listarea documentului rezult de fapt un fiier care conine descrierea documentului pentru hPRINT. Prin urmare, definiia tipului de document din hMARFA trebuie s fie astfel realizat, nct la ieire s genereze un fiier de intrare pentru hPRINT. Este important de neles c n hPRINT aspectul final al documentelor rezult din descrierile existente n parametrii generali de configurare i fiierul de descriere a documentului. Cele dou descrieri au o sintax identic, diferena const n interpretarea lor, aa cum a fost prezentat mai nainte. Totui cele dou descrieri pot s conin i informaii comune. n aceast situaie informaiile din fiierul de descriere le suprascriu pe cele din parametrii generali. Aa cum s-a vzut mai nainte, parametrii generali pot fi consultai i modificai cu comanda hPRINT dbf /c. Exemplu: - n parametrii generali gsim #LUNGIME_FORMULAR = 65 - n fiierul de descriere se genereaz #LUNGIME_FORMULAR = 64, potrivit documentului hMARFA listat. n acest caz documentul tiprit de hPRINT va fi procesat cu #LUNGIME_FORMULAR = 64 confrom descrierilor din fiierul de descriere generat de hMARFA. Chiar dac parametrii de configurare i/sau fiierele de configurare lipsesc, utilitarul este funcional i va lucra cu datele prestabilite. Un astfel de mod de lucru ns nu are sens. n cadrul operaiei de upgrade pentru baza de date hMARFA se poate aduga un set de tipuri de documente care sunt compatibile cu hPRINT. Prezentm o scurt trecere n revist a tipurilor de documente compatibile hPRINT, adugate la baza de date hMARFA prin procedura de upgrade livrat cu pachetul: Despre documentele noi... vezi n documentaia electronic Imprimare documente completate 166

n comenzi generale va exista n mod obligatoriu scriptul "DOC_PR". Logica tipririi se implementeaz n acest script. Scriptul detecteaz dac urmeaz tiprirea unui document obinuit de tip hMARFA sau a unui document de tip hPRINT. Pentru documentele hMARFA tiprirea are loc n modul obinuit. Pentru documentele de tip hPRINT se genereaz fiierul de definiie, dup care se apeleaz utilitarul de tiprire pentru destinaia IMPRIMANTA sau se listeaz pe ecran pentru destinaia ECRAN. Utilitarul hPRINT este lansat pentru toate documentele al cror model ncepe cu cuvntul cheie #HPRINT. La generarea fiierului de definiie hMARFA sesizeaz dac sunt prea multe rnduri i nu ncap pe formular. n acest caz hPRINT nu este lansat. Acest logic de fapt este implementat n document prin intermediul cmpului {Pag2HPRINT}.

d) Utilizarea programului
d1) Tiprirea formularelor > hPRINT dbf /fFACTURA -tiprire formulare de > hPRINT dbf /fFACTURA_A5 -tiprire formulare de > hPRINT dbf /fFACTURA_CHITANTA -tiprire formulare de chitan > hPRINT dbf /fFACTURA_FTVA -tiprire formulare de > hPRINT dbf /fCHITANTA -tiprire formulare de > hPRINT dbf /fAVIZ -tiprire formulare de Cu aceste comenzi se pot tipri formulare goale. Dup lansarea utilitarului se afieaz o fereastr n care se completeaz: - numrul de formulare dorite, - eventual seria i numrul primului formular. De exemplu: ABC 000001, maximum 3 caractere la serie i 12 litere/cifre la numr. Seria se scrie pe pagin n dreapta-sus. - eventual numrul de factur al primului formular. De exemplu: 110001, maximum 6 litere/cifre. Numrul se scrie n rubrica Nr.factura. Recomandm distribuitorilor s utilizeze varianta cu serie/numr i s in evidena formularelor tiprite i predate la utilizatorii hMARFA ntr-o fi. factur A4 factur A5 factur cu factur fr TVA chitan aviz

d2) Imprimarea documentelor din hMARFA n cazul documentelor care se vor imprima n mod grafic, la lansarea listrii se va alege destinaia: IMPRIMANTA sau ECRAN Dup generarea fiierului de descriere a documentului, dac s-a ales IMPRIMANTA se lanseaz hPRINT pentru a imprima documentul. Documentul se tiprete pe imprimanta specificat i n numrul de exemplare specificat. Dac s-a ales pe ECRAN, este afiat fiierul de descriere a documentului. hPRINT este lansat ntr-un task separat care este pus pe task-bar. Dac pe parcursul imprimrii apare o eroare, mesajul de eroare se afieaz i execuia hPRINT se suspend. Dar acest lucru este observat doar dup "ridicarea" programului de pe task-bar. Poate s apar de exemplu eroarea: EROARE: Eroare de structura. Linia: xx Fisier: DBF\HPRINT\HPRINTxx.TXT... Lansnd din nou listarea pe ECRAN se poate identifica linia: xx care a cauzat eroarea. 167

n hMARFA, la generarea modelului, trebuie sesizat c sunt prea multe rnduri i nu ncap pe formular. n acest caz hPRINT nu trebuie lansat. Dac acest test este omis, atunci hPRINT va imprima rnduri i pe partea de jos a formularului. e) Modele de documente imprimate cu hPRINT Factur A4, exemplarul 1 i 2 vezi Factur A5, exemplarul 1 i 2 vezi Factur cu chitan, exemplarul 1 i Aviz A4, exemplarul 1 i 2 vezi n n documentaia electronic n documentaia electronic 2 vezi n documentaia electronic documentaia electronic

12.3. Opiunea reea (pentru 5 staii)

extinde dreptul de utilizare al unui produs n regim de reea (o opiune reea pentru maximum 5 calculatoare). acord dreptul pentru instalarea produsului pe un calculator server i pentru folosirea bazelor de date de pe server pe maximum 5 staii de lucru. Staiile pot s fie legate la server prin reea local sau de la distan, prin Remote Desktop sau n mod terminal. Pentru mai mult de 5 staii de lucru, utilizatorul trebuie s achiziioneze mai multe opiuni de reea, n funcie de numrul staiilor de lucru. Nu conteaz cte staii lucreaz simultan cu aceeai baz de date, sau dac unele se folosesc doar pentru consultarea arhivelor. Conteaz numrul staiilor care folosesc produsul. De exemplu: 1 2 - 5 6 -10 11 -15 staie staii staii staii => => => => 1 1 1 1 pachet pachet pachet pachet de de de de baz (monopost) baz + 1 opiune reea baz + 2 opiuni reea baz + 3 opiuni reea

[opiunea R] [opiunea RR] [opiunea RRR]

12.4. Opiunea multisocietate/multibaz

extinde dreptul de utilizare a unui produs pentru mai multe baze de date pe acelai calculator/reea. acord dreptul de utilizare a programului pe acelai calculator sau n aceeai reea, pentru mai multe subuniti ale utilizatorului (magazine, depozite). Se poate folosi i pentru evidena altor firme, pe acelai calculator/reea, dac ntre utilizator i celelalte firme exist o relaie de prestare. n antetul listelor apare numele firmei, iar la ntocmit apare numele utilizatorului (beneficiarul dreptului de utilizare). acord dreptul de utilizare a opiunii numai pe acelai calculator/reea pe care este valabil utilizarea produsului la care a fost adugat.

12.5. Componenta imprimare bonuri fiscale pe o cas de marcat

Se instaleaz un pachet de legatur cu casa de marcat, dup care programul hMARFA se poate folosi i pentru emiterea bonurilor de cas. Documentul de ieire (TBON) are 2 modele: - bon de cas propriu-zis - bon de cas cu factur anexat. Funcioneaz cu diverse modele de case de marcat (DATEX, ELKA, ELMAS, ZEKA etc).

12.6. Opiunea coduri articole echivalente

Este o component opional. hMARFA va avea cel puin versiunea 6.80. Codurile echivalente reprezint grupe de articole care funcional sunt interschimbabile, dar sunt identificate prin coduri diferite. Evidena articolelor se face pe coduri, dar la introducerea documentelor de ieire se pot consulta mpreun stocurile disponibile pentru diferitele articole. 168

Practic este un utilitar ncorporat n program, prin care operatorul poate s consulte stocurile disponibile din grupele de echivalene i dac nu exist stoc disponibil dintr-un anumit articol, s aleag un alt articol echivalent care are stoc disponibil. Prin regula de echivalene implementat, dac articolul AAA este echivalent cu BBB, atunci i BBB este echivalent cu AAA. n continuare, dac BBB este echivalent cu CCC i AAA va fi echivalent cu CCC. Definirea codurilor echivalente Asocierea codurilor ntr-o grup de echivalene se realizeaz pe fereastra de editare a Nomenclatorului de articole. Cmpul Cod articol echivalent servete la asocierea articolului editat cu un alt articol existent. O grup de echivalene poate s conin un numr oarecare de articole. Pentru definirea echivalenei ntre articolul cu codul AAA i BBB se procedeaz astfel: -se editeaz articolul AAA, -n cmpul Cod articol echivalent se introduce BBB Dup aceast operaie, dac n fereastra de fiier din Nomenclatorul de articole sau n fereastra de ajutor pentru Nomenclatorul de articole pentru AAA se apas tasta <F1> se afieaz codurile echivalente pentru acest articol, adic AAA i BBB n cazul de fa. Dac se dorete extinderea grupei de echivalene cu articolul CCC se editeaz articolul i se completeaz coninutul cmpului Cod articol echivalent cu AAA sau BBB. Pentru desfiinarea grupei de echivalene definite se editeaz pe rnd articolele AAA sau BBB i se terge coninutul cmpului Cod articol echivalent. n fereastra de fiier i n fereastra de ajutor corespunztoare Nomenclatorului de articole, n coloana Cod, pentru tasta <F1> se afieaz articolele din grupa de echivalene definit pentru articolul selectat. n Loturi de intrare i Loturi de ieire este activ tasta <F3>, care are ca efect afiarea stocurilor echivalente cu articolul selectat n fereastr. Tasta <F3> este activ i n fereastra de editare din loturile de ieire i poate fi apelat de pe cmpul cod articol. Astfel la crearea documentelor de ieire (facturi, bonuri de consum, etc.) se pot consulta stocurile disponibile dintr-o grup de echivalene i articolele se pot schimba n funcie de situaie. Pentru identificarea grupelor de echivalene se folosesc coduri interne gestionate automat de program. Codurile interne sunt coduri de 5 caractere i nu se afieaz n nicio situaie. La definirea unei echivalene noi, automat se aloc urmtorul cod intern disponibil. Codurile interne pot fi reordonate cu utilitarul hMARFU prin opiunea Corectari/ - reordonare coduri echivalente. Acest lucru se impune atunci cnd a fost alocat i ultimul cod intern, situaie semnalat de program.

12.7. Opiunea listare

etichete cu/fr coduri de bare

Etichetele se listeaz pe coli de hrtie speciale de etichete, de obicei cu imprimante laser. Ele se pot lipi pe produse, mrfuri. De regul etichetele se listeaz pe baza recepiei, pentru fiecare articol imprimndu-se un numr de etichete egal cu cantitatea recepionat. Colile de hrtie parial imprimate se pot reutiliza, la lansarea imprimrii trebuie indicate rndul i coloana de unde trebuie nceput imprimarea. 169

Exemple de etichete de produs imprimate din receptii: 1. Etichete simple vezi n documentaia electronic 2. Etichete cu logo vezi n documentaia electronic 3. Etichete cu cod de bare EAN13 vezi n documentaia electronic 4. Etichete cu cod de bare alfabetic vezi n documentaia electronic Exemplu de etichet imprimat din Nomenclator articole cu hMARFI: 5. Etichete de raft cu cod de bare i pre unitar vezi n documentaia electronic n funcie necesiti, imprimarea etichetelor se poate implementa i separat de recepie, indicnd codul articolului i numrul de etichete de imprimat. Dac volumul de etichete de imprimat este mare (peste 10.000-20.000 pe lun), se recomand utilizarea unor imprimante dedicate pentru etichete. Avem soluii i pentru aceste cazuri, ns n aceste cazuri soluia depinde de modelul de imprimant.

12.8. Componenta listare ordine de plat tip BCR

Cu ajutorul acestei componente se poate lista fomularele de ordin de plat specifice BCR, cu referire la recepia pltit. Astfel, nu mai este necesar completarea manual a acestora. Se recomand utilizarea unei imprimante cu ace, pentru ca cele 2 exemplare s fie identice. Listarea Ordinelor de plat BCR este realizat prin modelul C din Tipuri de documente: MIBL POH R Plata POH BCR/cu impr.paralela

Implementare hUTIL/Societatea Completai Nume, Cod fiscal, Adresa, bncile i conturile. Numrul de ordine al contului care se va utiliza ca cont pltitor se stabilete n denumirea jurnalului de banc. hMARFA/Tipuri de jurnale : La jurnalele din care se listeaz OPT, denumirea jurnalului va ncepe cu 1-, 2-, 3-, 4- n funcie de numrul contului corespunztor din Societate. Dac denumirea jurnalului nu ncepe cu aceste secvene, se va utiliza ca cont pltitor primul cont din Societatea. Operare Ordinele de plat se nscriu n jurnalul de banc BCR din care urmeaz s fie pltite, ntr-o fil al crui numr va ncepe cu caracterele "~~". De exemplu: Nr.fil: 110004 110005 ~~0006 ~~0007

Data fil: 15.07.2011 18.07.2011 19.07.2011 20.07.2011

Convenia este c pentru filele a cror numr ncepe cu "~~" avem ordine de plat ntocmite, dar nu avem nc extras de la banc. n momentul primirii extrasului, dac aceste file nu sunt nchise, se poate definitiva (modifica) numrul i data filei. Din punctul de vedere al listrii OPH-RNCB, este indiferent dac documentele sunt validate sau nu, sau dac fila este nchis sau nu. 170

Listare Listare pe ECRAN i F8 - imprimare paralel La listare pe ECRAN se creeaz un fiier text: ECRANxx.LST cu datele documentului care trebuie tiprit. Tiprirea propriu-zis este realizat cu <F8>, selectnd ECRANxx.LST creat, Imprimare paralela, Imprimare OPH-RNCB. Este lansat programul Windows: hOP.exe, care tiprete documentul pe imprimanta implicit.

Parametrii de imprimare se pot modifica n formularul modelului: [PARAMETRI] IMPRIMANTA = MARGINE_SUS = 40 MARGINE_STANGA = 40 NR_EX_PAG = 2 NR_EX = 2

// // // // //

numele imprimantei in sutimi de toli in sutimi de toli numar documente/pagina numar exemplare de listat din fiecare OPT/FVT

Pentru detalii despre hOP.exe lansai: > hOP.exe /h Obs. Pe unele imprimante mai vechi nu se poate tipri fizic ultimul rnd, cu data plii. Trebuie comentate ultimele 2 rnduri, rmne numai data emiterii: {CodFiscalSoc {ZL } // // {ZL } #SFIRSITFORMULAR {An} {An} }

12.9. Pre mediu

De regul, n hMARFA ieirea loturilor de articole (descrcarea din gestiune) se face la preul contabil al lotului de intrare dup metoda FIFO. Calculul costului mediu ponderat este o component opional. Utilizarea lui presupune prezenta opiunii CMP ("m"). Metodele de determinare a costului mediu ponderat difer n funcie de momentul la care este determinat preul mediu: dup fiecare lot intrat sau ieit, fie lunar, trimestrial sau anual. n hMARFA sunt implementai doi algoritmi: 1. Cost mediu ponderat lunar 2. Cost mediu ponderat calculat dup ultima intrare n ambele cazuri preul mediu se poate calcula: - pe unitate. Calculul CMP pe unitate presupune ca toate gestiunile care conin acelai tip de articol s fie implementate n aceeai baz de date. n acest caz la nivel de gestiune se poate ine doar evidena cantitativ, iar evidena valoric se ine la nivel unitate. - separat pe fiecare gestiune. Dac CMP se calculeaz pe gestiuni, gestiunile pot fi implementate n baze de date diferite. n acest caz se poate ine evidena cantitativ-valoric i la nivel de gestiune. Modul de evaluare a stocurilor n cazul utilizrii CMP: - la intrare: la cost de achiziie/de producie, - la ieire: la CMP determinat dup metoda aleas, - stocul final este evaluat la CMP 171

1. Cost mediu ponderat lunar (CMPL) n literatura de specialitate aceast metod mai poart i numele "Cost mediu unitar ponderat global sau total". Principiu de funcionare - toate ieirile dintr-o lun ale aceluiai articol se descarc la acelai pre contabil. - la sfritul lunii se calculeaz preul mediu pentru fiecare articol cu formula: sold nceput lun + val.intrri n lun CMPL = ---------------------------------------stoc nceput lun + cant.intrate n lun - CMPL se calculeaz pentru fiecare articol din unitate sau pentru fiecare articol din gestiune, n funcie de nivelul de calcul ales, adic formula se poate aplica la nivel de gestiune sau la nivel de unitate. - pe parcursul lunii ieirile se opereaz doar cantitativ, iar dup calculul CMPL se stabilesc preurile, valorile contabile cu care se descarc ieirile din gestiune (valoarea nregistrrii 6..=3..) CMPL nu se aplic la transferuri: Conform Ghid pentru inelegerea i aplicarea IAS2 - stocuri (Editura CECCAR, 2004) metoda CMP nu ine cont de felul n care bunurile circul n cadrul ntreprinderii (pag.165). Formula CMPL de mai sus este valabil numai dac nu exist transfer ntre gestiuni. n cazul n care exist transfer, formula trebuie ajustat: sold nceput lun + val. intrri - val. ieiri prin transfer CMPL = -----------------------------------------------------------stoc nceput lun + cant.intrate - cant.ieite prin transfer Intrrile i ieirile se refer la luna curent. Intrrile conin att recepiile din exterior, ct i recepiile din transfer. Dac calculul se face la nivel de unitate, transferurile ntre gestiuni nu influeneaz n nici un fel valoarea CMPL calculat. Dac calculul se face la nivel de gestiune, articolele care se transfer nu sunt luate n calcul n gestiunea surs din care se transfer, ci n gestiunile destinaie n care se transfer. Dup calculare la sfritul lunii, CMPL calculat se aplic pentru toate tipurile de ieiri, mai puin pentru ieirile prin transfer. Este considerat transfer un document la care att sursa, ct i destinaia este o gestiune. n cazul ieirilor prin transfer preul contabil de descrcare se stabilete n momentul validrii documentului astfel: - dac lotul de ieire provine dintr-un lot care face parte din stocul de nceput de lun (recepionat nainte de luna curent), se utilizeaz CMPL nceput de lun (= CMPL luna precedent), - dac lotul de ieire provine dintr-un lot recepionat n luna curent, se utilizeaz preul contabil al lotului de intrare. Acest pre, stabilit la validare, nu este modificat la sfritul lunii. Astfel, spre deosebire de alte documente de ieire, valoarea transferului este cunoscut chiar din momentul ntocmirii documentului. n cazul intrrilor prin transfer preul contabil este preul contabil cu care au ieit din gestiunea surs. Exemple de calcul CMPL vezi n documentaia electronic CMPL nu se aplic la obiecte de inventar: CMPL se calculeaz pentru toate tipurile de articole din baza de date, 172

mai puin articolele din grupele pentru care codul ncepe cu caracterul "O" (considerate obiecte de inventar) Implementare 1. Meniul Stocuri/Fie de magazie/Calcul ieiri/C.M.P. Lunar este accesibil numai dac hMARFA: - are opiunea monoutilizator sau - are opiunea reea i exist variabila de mediu CMPL i are valoarea "DA". n varianta reea, de pe staiile la care variabila CMPL lipsete sau are valoarea "NU" nu se poate lansa operaia de calcul C.M.P. Lunar. 2. Modificarea formulelor de validare la ieirile prin transfer (ex. AIMT - Aviz ptr. transfer) n urma modificrii, se recalculeaz xF_PuCont, xF_PuLiv, xF_PuVinz, dac lotul din care se opereaz ieirea a fost recepionat nainte de nceputul lunii documentului de ieire. Dac lotul din care se opereaz ieirea a fost recepionat dup nceputul lunii documentului de ieire, preurile rmn nemodificate. Modificrile din formula de validare AIMT: - n seciunea #INCEPUT se insereaz: # xF_7 := xF_DataFac-DAY(xF_DataFac) - n seciunea #RIND se insereaz: #DACA # # # "V" $ xF_StareFac .AND. xF_DataRec <= xF_7 .AND. !(xF_CodGr = "O") xF_PuCont := xF_CalcCmp(xF_CodM,xF_Gest,xF_7,,2) xF_PuLiv := xF_PuCont xF_PuVinz := xF_PuCont := ROUND(xF_PuCont * xF_Cantit, 2) := xF_VCont := xF_VCont

# xF_VCont # xF_VLiv # xF_VVinz

- Dac CMPL se calculeaz la nivel de unitate, linia # xF_PuCont := xF_CalcCmp(xF_CodM,xF_Gest,xF_7,,2) se va nlocui cu: # xF_PuCont := xF_CalcCmp(xF_CodM,,xF_7,,2) 3. Soluiile pentru operaii ca: transfer n custodie, plus de inventar etc. trebuie analizate separat. Operare n timpul lunii ieirile se opereaz n mod obinuit. Pentru transferuri ntre gestiuni se folosete AIMT. n cmpul Client se completeaz codul gestiunii destinaie. Dup introducerea documentului de transfer ieire, acesta se listeaz i n gestiunea destinaie se introduce recepia din transfer conform preurilor de pe documentul de transfer ieire listat. Preul mediu lunar se va calcula dup introducerea tuturor documentelor pentru luna curent. Se extrag Fiele de magazie pentru luna curent prin: Stocuri/Fie de magazie/Extragere/Lun curent. n criterii de grupare n mod obligatoriu se va alege Fie pe articole, prin 173

completarea cu spaiu a cmpului Fie pe articole/Pu/Lot [' ',P,L]. Dac Fie pe gestiuni [D,N] se completaz cu "D", CMPL va fi calcuat la nivel de gestiuni, altfel CMPL va fi calculat la nivel unitate. Alegerea nivelului de calcul trebuie fcut n concordan cu varianta implementat n formulele de validare ! Pentru calcul preului mediu lunar se lanseaz: Stocuri/Fie de magazie/Calcul ieiri/C.M.P. Lunar. n urma executrii se calculeaz preurile medii pentru fiecare articol (sau articol/gestiune), mai puin pentru articolele ale cror grupe ncep cu "O" (considerate obiecte de inventar) i se corecteaz preurile contabile pentru toate documentele de ieire, mai puin pentru ieirile prin transfer. Calcul C.M.P. Lunar trebuie s fie executat dup introducerea tuturor documentelor de intrare i ieire din lun. Dac se mai introduc/modific intrri sau ieiri, calculul trebuie executat din nou. Nu este permis s fie operate modificri n lunile precedente, deoarece preurile medii din transferurile introduse deja pentru lunile urmtoare modificrii nu vor mai fi corecte. Dup Calcul C.M.P. Lunar, luna curent trebuie nchis cu programul hMARFAS. Programul nu permite Calcul C.M.P. Lunar pentru o lun nchis. 2. Cost mediu ponderat calculat dup ultima intrare (CMP) Evaluarea tuturor ieirilor care urmeaz unei intrri se face la CMP al ultimei intrri. n literatura de specialitate aceast metod mai poart i numele "Cost mediu ponderat calculat dup fiecare intrare". Principiu de funcionare CMP se calculeaz pentru fiecare articol din unitate sau pentru fiecare articol din gestiune, n funcie de nivelul de calcul ales. Metoda const n a calcula un CMP nou dup fiecare intrare din articolul respectiv. Acest CMP se aplic la toate articolele respective din documentele de ieire pn la urmtoarea intrare din acel articol, dup care se calculeaz un nou CMP. n hMARFA evidena fiind organizat pe loturi, algoritmul de calcul se aplic n felul urmtor: CMP actual este calculat la fiecare document de ieire pe baza soldului i stocului curent. Soldul i stocul curent este calculat pe baza documentelor de intrare i ieire ntocmite pn n ziua documentului curent care se calculeaz. Sunt luate n calcul inclusiv documentele ntocmite n ziua documentului curent, mai puin documentul curent. sold curent CMP = ----------stoc curent Prin acest mod de calcul rezult acelai CMP ca i la calculul dup ultima intrare. Demonstraie i exemple vezi n documentaia electronic . Implementare 1. Se modific formulele de validare pentru toate documentele de ieire: BCM, AIMT, TFAC etc. - La ieirile interne (BCM i AIMT) n seciunea #RIND se insereaz: #DACA "V" $ xF_StareFac .AND. !(xF_CodGr = "O") 174

# xF_PuCont := xF_CalcCmp(xF_CodM,xF_Gest,xF_DataFac,,2) # xF_PuLiv := xF_PuCont # xF_PuVinz := xF_PuCont # xF_VCont # xF_VLiv # xF_VVinz := ROUND(xF_PuCont * xF_Cantit, 2) := xF_VCont := xF_VCont

- La ieirile externe (TFAC, TFCE), n seciunea #RIND (dup blocul determinat de comanda #DACA xF_1 != xF_Tva) se insereaz: #DACA "V" $ xF_StareFac .AND. !(xF_CodGr = "O") # xF_PuCont := xF_CalcCmp(xF_CodM,xF_Gest,xF_DataFac,2) # xF_VCont := ROUND(xF_PuCont * xF_Cantit, 2)

- Dac CMP se calculeaz la nivel de unitate, liniile # xF_PuCont := xF_CalcCmp(xF_CodM,xF_Gest,xF_DataFac,,2) se vor nlocui cu: # xF_PuCont := xF_CalcCmp(xF_CodM,,xF_DataFac,,2) 2. CMP dup ultima intrare se poate aplica selectiv numai pentru anumite tipuri de articole. n formulele de validare din tipurile de documente se poate selecta pentru ce fel de categorii de articole se corecteaz xF_PuCont la CMP. Este important ca selecia s fie aplicat sistematic n toate tipurile de documente de ieire. n modificrile indicate mai sus CMP se aplic pentru toate articolele, cu excepia articolelor din grupele pentru care codul ncepe cu "O" (considerate obiecte de inventar). Operare n momentul validrii documentelor de ieire, preul unitar contabil se calculeaz prin formula: (Valoare intrri - Valoare ieiri) ----------------------------------(Cantiti intrate - Cantiti ieite), fiind luate n calcul toate intrrile i ieirile pn n ziua documentului de ieire (inclusiv). Nu anulai, validai, introducei, modificai, tergei documentele anterioare. Aceste operaii cauzeaz incoerene n calcul CMP. Prin simpla revalidare a unui document de ieire preul contabil se poate modifica. Nu revalidai documentele de ieire interne dup ce le-ai listat. Nu revalidai niciun document de ieire dup ce l-ai inclus n contabilitate. Dac este posibil, pentru fiecare zi mai nti introducei recepiile din ziua respectiv, dup care ieirile. Se recomand s nchidei zilele anterioare cu programul hMARFAS. Programul nu mai permite anularea/validarea documentelor pentru perioada inchis. Situaia soldurilor fr stoc, rmase din cauza rotunjirilor Preurile medii sunt calculate cu dou zecimale, valorile rezultate de asemenea 175

sunt rotunjite la dou zecimale. Din aceast cauz este posibil ca dup epuizarea stocurilor s apar solduri cauzate de rotunjiri. Pentru ca n fiele extrase s nu apar aceste solduri, hMARFA accept o diferen nesemnificativ. Fiele fr stoc i rulaj, cu soldul sub diferena nesemnificativ definit (inclusiv) nu vor fi extrase. Diferena nesemnificativ se definete n: Tipuri/Parametri: [FISE_MAGAZIE] // Diferen nesemnificativ: fiele fr stoc i rulaj, // cu sold sub diferen nesemnificativ (inclusiv) nu vor fi extrase DIF_NESEMN := 0.05

12.10. hMARFT - componenta declaraie 390 (VIES)

Componenta hMARFA Declaraia recapitulativ 390-VIES se poate utiliza pentru realizarea declaraiei de ctre societile care au realizat achiziii/livrri de bunuri sau servicii intracomunitare n trimestrul expirat, n utilitarul hMARFT, prin extragerea datelor introduse n hMARFA. Componenta Declaraia recapitulativ 390-VIES este opional. Reglementri 1.) Legea 571/23.12.2003 privind Codul fiscal (MO 927/23.12.2003), cu modificrile i completrile ulterioare 2.) HG 44/22.01.2004 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal (MO 112/06.02.2004), cu modificrile i completrile ulterioare 3.) Ordinul 76/21.01.2010 pentru aprobarea modelului i coninutului formularului (390 VIES) "Declaraie recapitulativ privind livrrile/achiziiile/ prestrile intracomunitare" (MO 67/29.01.2010) a) Coninutul declaraiei Cine completeaz declaraia? 1.) art.156/4 (1) Orice persoan impozabil nregistrat n scopuri de TVA conform art. 153 sau art. 153/1 trebuie s ntocmeasc i s depun la organele fiscale competente, pn la data de 25 inclusiv a lunii urmtoare unei luni calendaristice o declaraie recapitulativ ... (Obs. Termenul de depunere a devenit data de 25 ncepnd cu luna august 2011) Ce se cuprinde n declaraie? Declaraia cuprinde: 1.) art.156/4 (1)... a) livrrile intracomunitare scutite de tax n condiiile prevzute la art.143 alin.(2) lit. a) i d), pentru care exigibilitatea taxei a luat natere n luna calendaristic respectiv; b) livrrile de bunuri efectuate n cadrul unei operaiuni triunghiulare prevzute la art. 132/1 alin.(5) efectuate n statul membru de sosire a bunurilor i care se declar drept livrri intracomunitare cu cod T, pentru care exigibilitatea de tax a luat natere n luna calendaristic respectiv; c) prestrile de servicii prevzute la art. 133 alin. (2) efectuate n beneficiul unor persoane impozabile nestabilite n Romnia, dar stabilite n Comunitate, altele dect cele scutite de TVA n statul membru n care acestea sunt impozabile, pentru care exigibilitatea de tax a luat natere 176

n luna calendaristic respectiv; d) achiziiile intracomunitare de bunuri taxabile, pentru care exigibilitatea de tax a luat natere n luna calendaristic respectiv; e) achiziiile de servicii prevzute la art. 133 alin. (2), efectuate de persoane impozabile din Romnia care au obligaia plii taxei conform art. 150 alin. (2), pentru care exigibilitatea de tax a luat natere n luna calendaristic respectiv, de la persoane impozabile nestabilite n Romnia, dar stabilite n Comunitate. Codificri n declaraie 3.) ANEXA 2, SECIUNEA II 1. Se completeaz, cu tranzaciile intracomunitare efectuate, n urmtoarea ordine: a) livrri intracomunitare de bunuri (L); b) livrri ulterioare de bunuri efectuate n cadrul unei operaiuni triunghiulare (T); c) achiziii intracomunitare de bunuri, achiziii care urmeaz transferurilor scutite, achiziii efectuate de beneficiarul livrrii ulterioare n cadrul unei operaiuni triunghiulare (A); d) prestri intracomunitare de servicii (P); e) achiziii intracomunitare de servicii (S). Menionm, c n hMARFA utilizm prescurtrile: LIC - livrri intracomunitare de bunuri PSIC - prestri intracomunitare de servicii AIC - achiziii intracomunitare de bunuri ASIC - achiziii intracomunitare de servicii t - Triunghiular. b) Realizarea declaraiei n hMARFT Dup definitivarea datelor de baz n hMARFA, se lanseaz utilitarul hMARFT. b1) Extragerea datelor n Declaraii/Declaraia 390-VIES efectuai operaia Extragere. Cu Vizualizare se pot consulta pe ferestrele de fiier Inregistrari/receptii i Inregistrari/facturi datele extrase pe documente. Pe fereastra Lista de erori se pot consulta eventualele erori de extragere. De exemplu, dac o operaie cu o ar din afara UE a fost codificat cu operaie TVA coninnd caracterele "A", "S","Ld" sau "Pd", va apare: *** Cod tara eronat. Lista statelor din UE poate fi consultat n coloana Tara, apsnd tasta <F1>. Codul de ar este preluat din primele 2 caractere ale cmpului Cod fiscal al firmei. Menionm, c n seciunea 2 Anexei 2 din Ordinul 76/2010 (3.) este prevzut, c n cazul ASIC (cod S) nu este obligatorie completarea codului de identificare TVA al prestatorului, dac se completeaz codul rii i exist indicii suficiente pentru a considera c este o persoan impozabil. Datele apar n aceast faz analitic, pe fiecare document n parte. Putei lista acum Lista recepiilor pentru a verifica achiziiile, respectiv Lista facturilor pentru a verifica livrrile care vor fi cuprinse n Declaraia recapitulativ. b2) Centralizare Lansai operaia Centralizare. Datele vor apare totalizate pe fiecare partener. Cu Vizualizare se pot studia partenerii dup natura operaiilor. Lista Centralizator operaii VIES servete pentru confruntarea totalurilor pe coduri cu declaraia definitivat. Menionm, c rotunjirea la leu ntreg realizat la centralizare se face pe firme, pe fiecare tip de operaie n parte. Din aceast cauz, datele pot diferi 177

de cele din decontul de TVA, unde rotunjirea se face la nscrierea n rndul de decont. Datele extrase au de regul urmtoarea coresponden cu jurnalele TVA, hMARFA i decontul TVA (cf. Ordin 183/2011): Jurnal TVA Cod decl. 390 oTVA din hMARFA Decont TVA D300 ------------------------------------------------------------------------JV L+T 1Ld rd.01 JV P 1Pd rd.3.1 JC A 2Ax, 2At rd.5.1= rd.17.1 JC S 2Sx rd.7.1.1= rd.19.1.1 -----------------------------------------------------------------------------

Desigur, aceste corelaii pot fi respectate numai dac nu s-au fcut regularizri ulterioare ale datelor din lunile respective sau nu au fost situaii cu furnizori din UE fr cod valabil de TVA. c) Definitivarea declaraiei 390 n programul D390 3.) Art.7. Declaraia recapitulativ se completeaz, n mod obligatoriu, cu ajutorul programului de asisten elaborat de Agenia Naional de Administrare Fiscal. Declaraia cod 390 se poate completa dintr-un formular tip "pdf inteligent" care se poate descrca de pe www.anaf.ro, de la Asistenta contribuabili/Declaratii fiscale, unde mai este precizat: "Pentru descrcarea documentului n format pdf trebuie s instalai Adobe Reader 8.2.0 sau o versiune mai recent a acestuia i minim service pack 2 pentru Windows XP" n formular se pot importa datele introduse n hMARFA, centralizate n utilitarul hMARFT. Vizualizai instruciunile aplicaiei i structura fiierului de date vezi n documentaia electronic Etape de realizare: c1)Pentru exportul datelor din hMARFT se fac setrile corespunztoare n aplicaia hUTIL. Exportul se face n calea indicat de "e4x" din Catalogul fiierelor, de exemplu: dac exist o singur firm C:\DECL_OBL\aaaa\390 dac multisocietate C:\DECL_OBL\aaaa\390\cif unde aaaa se va nlocui cu anul i cif se va nlocui cu CIF (aaaa i cif scrise cu litere mici) c2)Fiierul D390...pdf descrcat de la ANAF se copiaz n acest catalog (recomandm s se denumeasc cu numele firmei: firma.pdf). Completai datele societii i persoana care semneaz de regul declaraia. Salvai ca i model tot sub numele firma.pdf. n fiecare lun copiai firma.pdf n firma_llaa_CF.pdf i utilizai acest fiier la importul datelor din hMARFT, validarea, listarea i exportul datelor. De exemplu: firma.pdf - formular model care conine numai datele firmei firma_0112_CIF.pdf - formular validat pt. luna ianuarie 2012 c3)Se execut Export date D390 pentru pdf din hMARFT. n catalogul deja definit obinem fiierul cu numele 390_llaa.TXT (numele concret definit n catalogul e4x din Catalogul fiierelor) c4)n formularul pregtit pentru luna curent firma_llaa_CIF.pdf se apas butonul de la sfritul formularului "Import fiier". n fereastra care se deschide se caut fiierul obinut din hMARFT i se import. c5)Apsai butonul VALIDARE. Dac ulterior datele trebuie reimportate, modificate apsai DEBLOCARE, Import fiier i Validare. 178

c6)Dup VALIDARE, apsai Salvare fiier text pt. unitatea fiscal. Se va salva un fiier cu denumirea generic 390_llaa_JCIF.txt n acelai catalog din care s-a realizat importul datelor din hMARFT. Dup aceea, fiierul trebuie salvat pe suportul magnetic pe care se va depune declaraia sau se va transmite electronic la ANAF sub semntur electronic. c7)Cu LISTARE listai declaraia din formularul tip pdf. Depunerea declaraiei Conform instruciunilor din Ordinul 76/2010 (3.): - formularul se editeaz n 2 exemplare: - un exemplar se depune pn la 25 a lunii urmtoare la unitatea fiscal, mpreun cu suportul electronic, - un exemplar se pstreaz de contribuabil. Recomandm, ca la formularul pstrat n dosarul fiscal s fie ataate i listele Lista recepiilor/ Lista facturilor din meniul Declaratia 390-VIES din hMARFT. Aceste liste se obin dup Extragere, dar nainte de Centralizare ! - modaliti de depunere: - la registratura organului fiscal - prin scrisoare recomandat - prin completare pe pagina web a ANAF (cei care posed semntur electronic). Declaraia VIES rectificativ Cf. anexei 2 din Ordinul 76/2010 (3.), n declaraia rectificativ se rectific tranzacii declarate n orice perioad de raportare anterioar i se completeaz toate rubricile formularului cu datele valabile la momentul declarrii, indiferent dac acestea au mai fost declarate. Pentru a realiza o declaraie rectificativ, executai operaiile: Setare per. rectificativ Setare decl.rectificativ - dup centralizarea datelor, dar nainte de listare i export. Declaraia rectificativ nlocuiete declaraia anterioar cu una nou, cu toate datele la zi. Centralizarea datelor Dac exist mai multe puncte de lucru care utilizeaz hMARFA, poate deveni necesar nsumarea datelor pentru completarea diverselor situaii. Pentru detalii vezi Centralizarea datelor din mai multe baze de date vezi n documentaia electronic

12.11. hMARFT - componenta extras de cont parteneri

Reglementri 1.) Ordinul 3512/27.11.2008 privind documentele financiar-contabile (MO 870 i 870bis/23.12.2008) 2.) Ordinul 2861/09.10.2009 Norme privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii (MO 704/20.10.2009) 3.) Ordinul 3055/29.10.2009 Reglementri contabile conforme cu directivele europene (MO 766bis/10.11.2009) Componenta extras de cont n lei este opional. Ea utilizeaz informaiile din bazele de date hMARFA pentru elaborarea extraselor de cont ctre parteneri cu ocazia confruntrii soldurilor cu acetia. Reglementarea privind efectuarea inventarierii (2.) prevede chiar obligativitatea confirmrii creanelor i datoriilor fa de teri. 179

a) Cadrul legislativ
Proceduri de inventariere 2.) 4.(1) Inventarierea anual a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii se face, de regul, cu ocazia ncheierii exerciiului financiar, avndu-se n vedere i specificul activitii fiecrei entiti. Rspunderea pentru organizarea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii entitii. n acest scop persoana respectiv trebuie s ntocmeasc: - proceduri scrise, adaptate specificului activitii (pct.5) - decizii scrise pentru numirea comisiei de inventariere (pct.6(1)).

Rezultatele inventarierii se nscriu de ctre comisia de inventariere ntr-un proces-verbal (pct.42). 2.) 28.(1) Creanele i obligaiile fa de teri sunt supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de creane i datorii care dein ponderea valoric n totalul soldurilor acestor conturi, potrivit Extrasului de cont (cod 14-6-3) sau punctajelor reciproce scrise. Nerespectarea acestei proceduri, precum i refuzul de confirmare constituie abateri de la prezentele norme i se sancioneaz potrivit legii. (2) n situaia entitilor care efectueaz decontarea creanelor i obligaiilor pe baz de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de ctre parteneri, aceste documente pot ine locul extraselor de cont confirmate. Documente Extrasul de cont (cod 14-6-3) Cf. Ordinului 3512/08 (1.) servete la: - comunicarea i solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rmase neachitate, provenite din relaii economico-financiare i ca instrument de conciliere prearbitral. - de asemenea, se utilizeaz ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile i creanele entitii n relaiile cu terii. Se ntocmete n 3 exemplare, de ctre compartimentul financiar-contabil al unitii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitic. Circul: - la conductorul compartimentului financiar-contabil i conductorul unitii emitente, pentru semnare (toate exemplarele); - la unitatea debitoare (exemplarele 1 i 2), care restituie unitii emitente exemplarul 2 semnat de conductorul unitii i conductorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecii asupra sumelor prevzute n extrasul de cont se consemneaz ntr-o not explicativ semnat de conductorul unitii i conductorul compartimentului financiar-contabil, care se anexeaz la exemplarul 2 al extrasului de cont. Se arhiveaz: - la compartimentul financiar-contabil al unitii emitente (ex.3, precum i ex. 2, dup primirea confirmrii); - la compartimentul financiar-contabil al unitii debitoare (exemplarul 1). Coninutul minimal obligatoriu de informaii: - denumirea unitii creditoare; - codul de identificare fiscal; - sediul (localitate, strad, numr); - judeul; - contul; 180

banca; denumirea formularului; denumirea unitii debitoare; felul, numrul i data documentului; explicaii; suma; semnturi: conductorul unitii, inclusiv tampila, conductorul compartimentului financiar-contabil.

Registrul-inventar (cod 14-1-2) Cf. Ordinului 2861/09 (2.) pct. 44.(1) este un document contabil obligatoriu n care se nscriu rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, grupate dup natura lor, conform posturilor din bilan. Elementele de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii nscrise n registrul-inventar au la baz listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere i situaiile analitice, dup caz, care justific coninutul fiecrui post din bilan. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaiunea de inventariere se actualizeaz cu intrrile sau ieirile din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse n registrul-inventar. Operaiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel nct la sfritul exerciiului financiar s fie reflectat situaia real a elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii. Rezolvarea diferenelor 2.) pct. 4. (4) n situaia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, n registrul-inventar se cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate i nscrise n listele de inventariere actualizate cu intrrile i ieirile de bunuri din perioada cuprins ntre data inventarierii i data ncheierii exerciiului financiar. 3.) pct.56 (3) Evaluarea la inventar a creanelor i datoriilor se face la valoarea lor probabil de ncasare sau de plat. Diferenele constatate n minus ntre valoarea de inventar stabilit la inventariere i valoarea contabil a creanelor se nregistreaz n contabilitate pe seama ajustrilor pentru deprecierea creanelor. Pentru creanele incerte se constituie ajustri pentru pierdere de valoare ... n cazul n care exist diferene ntre soldul partenerilor din evidena proprie i cea a partenerilor, recomandm s verificai: - existena tuturor documentelor i exactitatea sumelor introduse n eviden - data lurii n eviden a acestora (poate diferi luna - chiar anul - recepiei) - contarea greit a documentului - ncasrile/plile/compensrile aferente fiecrui document. Msuri care se pot lua: - corectarea propriei evidene sau contri - notificarea partenerului asupra unor greeli din evidena sa - emiterea de noi documente de ctre pri. Dac creana fa de clieni este incert, ea se nregistreaz n contul 4118. Atunci cnd se estimeaz c o crean nu se va ncasa integral, n contabilitate se nregistreaz ajustri pentru depreciere (ct.491), la nivelul sumei care nu se mai poate recupera (pct.189 (2)). Evaluare creane i datorii n valut 3.) pct.56 (3)... Evaluarea la bilan a creanelor i datoriilor exprimate n valut i a celor cu decontare n lei n funcie de cursul unei valute se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil la data ncheierii exerciiului financiar. n scopul prezentrii 181

n bilan, valoarea creanelor, astfel evaluate, se diminueaz cu ajustrile pentru pierdere de valoare. pct.186. La finele fiecrei luni, creanele i datoriile n valut se evalueaz la cursul de schimb al pieei valutare, comunicat de Banca Naional a Romniei n ultima zi bancar a lunii n cauz. Diferenele de curs nregistrate se recunosc n contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferene de curs valutar, dup caz. Prevederile de mai sus se aplic i creanelor i datoriilor exprimate n lei, a cror decontare se face n funcie de cursul unei valute. n acest caz, diferenele nregistrate se recunosc n contabilitate la alte venituri financiare sau alte cheltuieli financiare, dup caz.

Observaii - creanele i datoriile n valut, disponibilul n valut se reevalueaz la sfritul fiecrei luni. Procedura de reevaluare pentru parteneri este descris la pct. 10.3 din documentaia electronic, iar pentru disponibil, la pct.7.2. - n hMARFA nu se creeaz extrase de cont pentru partenerii n valut, deoarece acestea trebuie emise n limbi diferite, n valut etc. Se pot ns extrage n hMARFA fie n valut, care pot servi ca ajutor pentru confruntarea datelor cu partenerii strini.

b) Modul de elaborare a extraselor de cont

b1) n aplicaia hMARFA: - se introduc facturile, recepiile, documentele de ncasare i plat pn la data pentru care se elaboreaz extrasul. - n Fie clieni, respectiv Fie furnizori se face cte o Extragere folosind setrile din imaginea de mai jos (desigur, perioada se va adapta n mod corespunztor):

b2) n aplicaia hMARFT: Solduri nesemnificative nainte de preluarea datelor se poate determina suma sub care nu dorim s trimitem extrase. Dac s-a determinat un prag de semnificaie, n Configurare/Constante i funcii se nscrie suma respectiv n: EXT-S-NESEMN Extras de cont: sold nesemnificativ. Suma este valabil pentru TOTALUL creanelor/datoriilor unui partener. Preluare date n meniurile Fie/Extras clieni, respectiv Fie/Extras furnizori executai operaia: Preluare fi. Se vor prelua toate datele ale fielor n lei din Fie furnizori/clieni, dar pentru firmele la care soldul TOTAL este sub pragul de semnificaie determinat mai sus, n coloana M (Mod expediere) nu 182

vom avea litera X, ci " ", cu semnificaia se expediaz (nu se listeaz). Pe fereastra de fiier, n coloana T (Tip nregistrare) avem caracterele: C (Total i adres) sau F (Factur sau alt document). Deci n rndurile care ncep cu C avem datele centralizate ale partenerului respectiv. Pentru studiul datelor avem 4 ferestre n care le putem vedea n diferite grupri: Extrase Date factura Conturi Adresa Cu Vizualizare putem vedea datele de total, adresa sau documentele justificative, n funcie de tipul rndului pe care ne-am poziionat. Cu Modificare, la rndurile de total se pot ajusta adresa i datele de contact ale firmei (vor servi numai pentru trimiterea extraselor, fr s se actualizeze fiierul Firme). Pe rndurile documentelor, cu Modificare se pot nscrie explicaii, unde e necesar. Acestea vor apare pe extrase. Verificri n Listare selectiv avem: - Centr.extrase pe conturi - se pot confrunta datele din col. Sold extras cu datele din acest moment din contabilitate, pe conturi. n coloane avem: Sold extras - soldul analitic din contabilitate nencasat/nepltit Sold actual - soldul din data listrii extrasului (poate s difere de Sold extras dac ntre sfritul perioadei extrase i data elaborrii extrasului de cont au mai existat ncasri/pli). Dac s-au preluat corect datele, totalurile trebuie s fie egale cu cele din Fie furnizori/clieni din hMARFA. - Extrase clieni - avem datele din documente (inclusiv Total document) i totaluri pe firme. Observaie La furnizori de preiau i eventualele recepii ale impozitelor datorate pe "firmele" care reprezint beneficiarii diferitelor taxe i impozite (dac s-a organizat o asemenea eviden). Pentru aceste "firme" nu se vor lista extrase, dar ele sunt preluate pentru a asigura deplina concordan cu Fie furnizori din hMARFA. Sold actual=0 Dac se consider, c nu se vor trimite extrase la partenerii care dei la sfritul perioadei au figurat cu sold, au achitat/ncasat ntreg soldul respectiv (deci Sold actual TOTAL=0), se execut operaia: Anulare mod exp: sold actual=0 Astfel, i aceste firme vor figura cu " " n coloana M, deci nu se va lista extras pentru ele. Numrul de nregistrare Dac se dorete listarea extraselor cu un numr de nregistrare, n Constante i funcii se pot ntroduce numere de max.6 cifre care o s apar identic pe toate extrasele listate: EXT-NRINR-C Numr nregistrare extras de cont clieni EXT-NRINR-F Numr nregistrare extras de cont furnizori Dac dorii s dai numere diferite pentru toate extrasele, nscriei-le pe liste manual. Data nregistrrii este data prelurii din fie. Dac dorii s modificai aceast dat, modificai n Tipuri de documente formularul. nlocuii de exemplu {DataPrel} cu {DataSf } - data sfrit perioad sau cu orice alt dat concret. Cod multiplu n cazul partenerilor cu mai multe puncte de lucru, se poate ntmpla s existe mai multe "Firme" cu acelai CIF. n acest caz, datele vor fi 183

preluate separat, dar extrasul de cont listat va fi nsumat dup CIF, numele firmei o s apar o singur dat i se va lista un singur extras de cont. Pentru a preciza, care este sediul principal, n hMARFA, la firma cu subuniti pe acelai CIF se nscrie la Tip firm codul "P". La listarea extrasului de cont, numai pentru subunitile la care sunt mai multe facturi, n coloana Explicaii o s apar Total subunitate:.... Listare extrase - Listare extrase: pe fereastra Extrase se lanseaz Listare selectiv/ Extras de cont. Dac se dorete listarea n mai multe exemplare, se poate seta astfel: n Configurare/Tipuri de documente se selecteaz modific Format pagin pentru documentul Extras de cont, unde n Numar exemplare se trece numrul de exemplare dorit. Tot aici se pot face eventuale ajustri ale textului din formular de ctre distribuitorul aplicaiei. - n Extrase furnizori, pentru "partenerii" al cror cod ncepe cu "%" ("firmele" introduse eventual n recepii pentru plata impozitelor), nu se va lista extras de cont. - Menionm, c formularul pentru furnizori a fost adaptat pentru a reflecta datorie, iar n amndou formularele sunt cteva mici modificri fa de modelul din Ordinul 3512/08 (1.), care le fac mai mai uor de completat. Modelul formularelor poate fi adaptat de ctre distribuitor. Expediere extrase Extrasele elaborate pot fi transmise prin mai multe metode. La firme mai mari devine necesar precizarea modului de expediere. n hMARFT s-au definit codurile: " " nu se expediaz E e-mail F fax P pot X alte moduri de expediere Aceste coduri se pot introduce pentru fiecare extras n parte. Poziionndu-ne pe rndurile unei firme, la apsarea tastei <F10>, apar operaiile: Mod expediere: Posta Mod expediere: Fax Mod expediere: E-mail Mod expediere: anulare Se poate preciza pe rnd modul de transmitere preconizat. Programul va semnala dac lipsesc informaiile pentru modul de transmitere ales. Se poate lista i Centralizator extrase pe mod de expediere. Personalul care va efectua expedierea poate s obin listele: Adrese parteneri Date contact parteneri Marcarea are sens doar dac exist muli parteneri i mai multe moduri de transmitere. De exemplu, dac majoritatea extraselor se transmit prin pot, se poate lsa marcajul X ca filtru pentru lista Borderou trimiteri (dac se utilizeaz) i atunci va fi modificat manual modul de expediere numai la cele care nu se transmit prin pot. Export n Excel Valabil cu opiunea Export n Excel din hMARFT. Tabelul exportat se poate utiliza pentru pentru analize, audit, prelucrri ulterioare. b3) Listri i transmiteri specifice Posibilitile de mai jos sunt configurate pentru "mediul nou HAMOR Soft" Pregtirea imprimantei pdf este descris n documentaia hWTools. Trebuie asigurat ca: - denumirea fiierului pdf creat s fie codul listei. La imprimarea cu PDFCreator, n opiunea de autosalvare a acesteia se seteaz 184

Filename:<Title>, - la imprimanta PDF definii calea n care se listeaz fiierele pdf (de regul: HAMOR\PDF), - n Catalogul fiierelor pentru catalogul "pdf" definii acelai catalog, - tipul de imprimant utilizat trebuie s fie tipul generic WIS... , WIN... sau n cazul imprimantelor concrete s conin n denumire secvena PDF sau PDC. b31) Listare n format pdf b311)listare grafic simpl La listare extrase se alege IMPRIMANTA WIS-P-A4, cu care se pot lista toate extrasele ntr-un pdf, din care se pot tipri i ulterior, sau se pot lista selectiv. b312)listare grafic cu semntur i tampil. Valabil numai cu opiunea Grafic din hMARFT. Mai nti se scaneaz semnturile autorizate i tampila n format bmp, jpg (recomandat 1000x100 pixeli) i se salveaz n catalogul IMG, cu titlul s_ext.bmp i se activeaz imprimarea imaginii tergnd n Formular comentariul din faa secvenei Esc. La listare se procedeaz ca mai sus, cu deosebirea, c se alege tipul de imprimant WIN-P. b32) Listare n pdf cu transmitere prin e-mail Funcioneaz cu Outlook Express sau Windows Mail. Pentru partenerii la care dispunei de adresa de e-mail, se poate realiza listarea i trasmiterea automat a extrasului. n acest caz, pentru transmitere selectai extrasele partenerilor cte unul. - se selecteaz partenerul dorit n Extras clieni/Furnizori - se listeaz extrasul, de data aceasta pe DISC, cu una din tipurile de imprimante de mai sus (n funcie de ataarea semnturii). - se lanseaz utilitarul de imprimare cu tasta <F8> - lista se va regsi sub numele (identificatorul) C101_A - se lanseaz Utilitare/Extras/pdf prin e-mail. Va apare lista n format pdf care se va ataa imediat unui e-mail n care trebuie nscris doar e-mailul partenerului i va fi gata de transmis! De regul, imprimantele PDF se pot configura s transmit pdf-ul generat prin e-mail. Folosind aceast facilitate transmiterea se face prin simpla listare pe imprimanta PDF. b33) Transmitere prin fax Se poate lista i direct pe fax, dac exist un server de fax configurat. Faxul se poate defini ca un Tip de imprimant. n acest caz pentru transmitere selectai extrasele partenerilor cte unul. c) Reunire date extras de cont din mai multe baze de date Dac avei 3 baze FIRMA - baza de PCTL1 - baza de PCTL2 - baza de de date: date sediu principal, date punct de lucru 1, date punct de lucru 2

Executai pe rnd operaiile: PCTL1 - deschidei operaia: 03 Export in alta baza de date att la clieni ct i la furnizori. (tergei parantezele <> din denumirea operaiei - stabilii, modificai suportul unde se export (implicit A:) - Executai exportul PCTL2 - la fel FIRMA - deschidei operaia: 02 Import din alta baza de date att la clieni ct i la furnizori (tergei parantezele <> din denumirea operaiei) 185

- stabilii, modificai suportul de unde se import (implicit A:) - Executai importul pentru ambele puncte de lucru - Se poate defini cte o operaie de import pentru fiecare punct de lucru, n acest caz fiierele importate pot avea denumiri diferite.

12.12. hMARFT - opiune export n Excel/Open Office

Aceast opiune poate fi utilizat numai dac este instalat pe calculator aplicaia Microsoft Excel versiunea 2000 sau mai mare i este achiziionat opiunea Generare fiier Excel. O alt limitare provine din aplicaia Excel, n care pn la versiunea 2003 pot fi exportate cel mult 65.000 de nregistrri. Lansai din jurnalul corespunztor operaiile: Export in XLS cf.decont TVA Export in Excel/Open Office 1. Listare jurnale TVA din Excel Din componenta opional Excel pentru hMARFT, se pot exporta listele cf. decont TVA i pe operaii TVA n format Excel, unde se pot face nsumri, prelucrri ulterioare, stocare pe mijloace electronice etc. Model jurnal de vnzri exportat din hMARFT, listat din Excel vezi n documentaia electronic Model jurnal de cumprri exportat din hMARFT, listat din Excel vezi n documentaia electronic Dup cum se observ, listele pot conine mai multe coloane, dect n varianta listrii obinuite - vezi pct. a) din cap.8.6.2. Lista Export in XLS cf.decont TVA - se utilizeaz pentru listarea efectiv a jurnalelor, lista este preformatat. n cazul listrii din arhiv trebuie indicat i perioada. Avantajele listrii n format Excel: - putei opta pentru listare fr totalizare (Totalizare:N), caz n care lista va putea fi prelucrat de ctre utilizator sau de ctre auditor; - se vor putea arhiva listele n mod sistematic. Implicit, ultimele se afl n subcatalogul Impex al bazei de date, sub denumirile: Arhiva jurnal cumparari.xls, Arhiva jurnal vanzari.xls, Jurnal cumparari.xls, Jurnal vanzari.xls. La fiecare listare coninutul acestor fiiere se va suprascrie cu ultima list. Dac dorii s salvai fiierele n format electronic, le putei salva ntr-un catalog sub o denumire sugestiv, de exemplu Jurnal cumparari_ll_2011.xls pentru noiembrie 2011; - se pot ascunde coloanele care nu conin valori, astfel se poate ajusta lista n mod avantajos pentru o listare cu caractere mai mari. Atenie, dac modificai aria de tiprit, s nu includei denumirea firmei proprietare a aplicaiei i rndul de titlu al jurnalului, deoarece acestea se vor tipri n mod automat ! 2. Export n Excel/Open Office Export datele din fiierul jurnal n Excel sau Open Office pentru prelucrri ulterioare sau pentru auditarea acestor operaii. Situaiile conin informaii pentru diverse sortri, grupri, selectri. 186

Sunt marcate operaiile care se includ n Declaraiile 390 i 394. Fiierele se export n subcatalogul IMPEX cu denumirea jurncump.xml, jurnvanz.xml, arhjcump.xml, arhjvanz.xml. La situaii din arhiv se poate alege o perioad, un an (Perioada=aaaa) sau toat arhiva (Perioada=spaii).

3. Export tip XML n Excel/Open Office

Cu ajutorul acestei opiuni datele pot fi exportate n format XLS sau XML pentru prelucrri ulterioare (audit, statistici, situaii etc.) n programe de calcul tabelar, cum ar fi Excel sau modulul Calc din suita OpenOffice. n cazul exportului n format XML nu este necesar s fie instalat aplicaia Microsoft Excel. Vezi Detalii ... - vezi n documentaia electronic

12.13. hMARFI - componenta transfer documente

Aplicaia hMARFI nglobeaz toate funciile programului hMARFA i n plus este completat cu interfa pentru importul/exportul datelor externe. Schema general a programului este prezentat n figura de mai jos:

Poate avea ca surs/destinaie: Alte aplicaii, Exemple: - de tip HAMOR Soft Ex. hPROD Varianta 1: - recepia produselor finite n hMARFA, - transferul cantitilor de produse finite recepionate n hPROD, - n hPROD - calcul cantiti de materiale necesare conform reetelor, - generarea bonului de consum pe baza cantitilor calculate. Varianta 2: - recepia produselor finite n hMARFA, - introducerea consumurilor de materiale n hMARFA, - transferul cantitilor de produse finite recepionate, - transferul cantitilor de materiale efectiv consumate n hPROD, - calculul cantitilor necesare i confruntarea cu cantitile efectiv consumate n hPROD. - alte aplicaii de gestiune sau culegere de date, 187

- EXCEL - schimb de date n format text sau .DBF: sold furnizori, sold clieni, nomenclator de materiale. - dispozitive mobile - culegere de date pe baz de coduri de bare. Ex. recunoaterea reperelor dintr-o magazie, pe baza codurilor de bare cu intermediul unui dispozitiv mobil. - culegere de date i prelucrri primare de tip PDA, Ex. legtura cu Optimall: - preluare date din hMARFA, - facturi, chitane pa baza datelor preluate, - ncrcarea facturilor i ncasrilor n BD hMARFA - case de marcat Ex. (Elca, Omron, Sapel, Datecs): - generarea fiierului PLU, - la implementare: generarea unei recepii cu cantiti = 0 pe baza fiierului PLU, - generarea documentelor de ieire pentru vnzrile pe o perioad. - hMARFA - generare recepie prin transfer pe baz de avize, - generare facturi pe baz de avize. - automatizare operaii tipice n hMARFA: - generare ordin de plat pentru obligaii de plat i import n hMARFA, - ordin de plat pentru rate lunare, - generare factur rate. - legtura este implementat pe baza fiierelor de transfer. Preluarea informaiilor din fiierele de transfer are loc n modulul de interfa. - modulul de interfa se implementeaz la nivel de pachete. Cu alte cuvinte, unei soluii de import/export i corespunde un pachet. Astfel, de exemplu pentru ca ntr-o anumit baz de date s fie posibil preluarea datelor provenite de la un dispozitiv mobil, baza de date trebuie s dispun de pachetul corespunztor. - pentru flexibilitate, pachetele din interfaa de transfer sunt programabile la nivel de administrator de sistem. La programare se foloseste limbajul de scripting hMET2. Pentru ntreinerea pachetelor se folosete utilitarul hMET2C. - operaiile de import/export pot fi executate interactiv, fiind lansate din meniul programului hMARFI sau din linia de comand. Pentru Receptii/Intrari i pentru Incasari/Plati mai nti se selecteaz un jurnal, prin urmare operaia de import/export va afecta doar jurnalul selectat. Lansat n mod comand, operaia de import/export va afecta toate jurnalele.

Lansarea n mod comand: HMARFI <dbf> <pachet> Exemplu: HMARFI DBFM IFAC_2

Transfer ntre gestiuni

Operare Implementat pentru gestiuni cu ridicata sau gestiuni de materiale. Este posibil i implementarea transferului ntre gestiuni cu amnuntul, dar presupune i definirea unui document nou. 188

Recepiile din transfer se genereaz pe baza avizelor pentru transfer (AIMT). Avizele pentru transfer trebuie s fie create. Generarea automat a recepiilor corespunztoare se realizeaz n doi pai: Se lanseaz Facturi/Iesiri /ImpExp/Export-Transfer. Se aleg pe rnd avizele de ieire (AIMT). Selectarea avizelor se termin prin tasta <Esc> din fereastra de editare i se alege Sfirsit transfer n fereastra de opiuni care se afieaz. Pentru generarea recepiei din transfer se acceseaz jurnalul MRIM din Intrari/Receptii i se lanseaz Import/Transfer. Se genereaz recepiile din import. Pentru fiecare aviz de ieire se genereaz cte o recepie de intrare. Avizele de ieire corespunztoare recepiilor de intrare vor fi marcate prin "F" n cmpul STARE.

Avizul de ieire pentru transfer se completeaz astfel: - cmpul partener cu codul gestiunii destinaie, - articolele de pe aviz trebuie s fie operate din aceeai gestiune, adic din gestiunea din care sunt transferate. Implementare La implementare se modific tipul de document AIMT - Aviz ptr. transfer sau +/-INV, astfel ca s nu permit anularea documentului dac este marcat cu "F" n stare i s nu poat fi validat dac toate liniile nu sunt operate din aceeai gestiune. n sectiunea #INCEPUT din formula de validare a tipului de document AIMT se introduce secvena: #DACA "F" $ fac->STARE # h_meserr("Aviz transferat. Validare/Anulare abandonata !", 0) #ABANDON # xF_1 := NIL n seciunea #RIND din formula de validare a tipului de document AIMT se introduce secvena: # xF_1 := IIF(xF_1 = NIL, xF_Gest, xF_1) #DACA "V" $ xF_StareFac .AND. xF_Gest != xF_1 # h_meserr("Gestiuni diferite in loturile de iesire !", 0) #ABANDON

Facturarea dup avizele de nsoire a mrfii

Operare Se lanseaz Facturi/Iesiri / ImpExp / Export-Avize. n fereastra de editare afiat se introduc pe rnd numerele avizelor de nsoire a mrfii, dup care se dorete ntocmirea facturii (TAIM). Dac se indic mai multe avize, acestea toate trebuie s fie ntocmite pentru un anumit client. Din fereastra de editare prin tasta <F1> este accesibil ferestra de ajutor cu avizele nefacturate astfel: - dac nc nu a fost selectat nici un aviz, va conine toate avizele nc nefacturate, - dac s-a selectat deja un aviz, avizele nefacturate, ntocmite pentru clientul de pe avizul selectat n prealabil. Selectarea avizelor se termin prin tasta <Esc> din fereastra de editare i se alege Sfirsit transfer n fereastra de opiuni ce se afieaz. Generarea propriu-zis a facturilor are loc prin Facturi/Iesiri/ImpExp/Import-Avize. Dac mai multe avize conin acelai articol la acelai pret de vnzare, pe factura generat articolul respectiv va fi cumulat. n prezenta implementare, prin validarea avizelor se opereaz stocul. Astfel 189

gestionarul poate s urmreasc evidena stocurilor. Facturarea se opereaz dintr-o gestiune virtual "F". Prin urmare, descrcarea gestiunii se contabilizeaz prin TAIM, iar veniturile prin TFAC generat. Dup generarea facturilor, avizele de nsoire a mrfurilor facturate vor fi marcate prin "F" n cmpul STARE. Avizele marcate nu vor putea fi anulate. Implementare n gestiuni ieirile se opereaz pe baza avizelor. Pentru facturile generate se va folosi o gestiune virtual "F". Aceast gestiune trebuie s conin o recepie pe care vor figura toate articolele care pot s apar pe avize. n gestiunea virtual "F" articolele vor fi recepionate pe baza unui document NIRT. Articolele vor fi recepionate cu pre zero i cu cantitatea zero. n tipuri de documente se modific formula de validare pentru TAIM, astfel ca s nu permit anularea unui aviz deja facturat. Deci n seciunea #INCEPUT se introduce blocul de decizie: #DACA "F" $ fac->STARE # h_meserr("Aviz facturat. Validare/Anulare abandonata !", 0) #ABANDON De asemenea, se va modifica i formula de contare, astfel ca s contabilizeze descrcarea gestiunii. Formulele corespunztoare sunt preluate din TFAC i afecteaz doar seciunea #RIND. Formula de contare pentru TAIM va fi: #RIND #DACA "V" $ xF_StareFac .AND. LEFT(xF_TipM,1) $ "G" // vinzari materiale # xF_1 := xF_ContM # xF_Gest := "MX" # xF_Cont (xF_Gest, xF_CodGr, ,@xF_ContM) "DV"; xF_TipFac ; xF_NrFac ; xF_DataFac ; xF_Linia1 ; xF_ContM ; xF_1 ; xF_VCont "CV"; xF_TipFac ; ; h_LDOM(xF_DataFac) ; "transf.in marfa"; xF_ContM ; xF_1 ; xF_VCont #DACA "V" $ xF_StareFac # xF_Cont (xF_Gest, xF_CodGr, , , , @xF_ContE, @xF_ContEd) "DV"; xF_TipFac ; xF_NrFac ; xF_DataFac ; xF_Linia1 ; xF_ContEd ; xF_ContM ; xF_VCont "CV"; xF_TipFac ; ; h_LDOM(xF_DataFac) ; "desc.din gest."; xF_ContEd ; xF_ContM ; xF_VCont Observaie: dei TFAC se va folosi n continuare nemodificat, acesta nu va contabiliza descrcarea gestiunii "F", deoarece articolele sunt recepionate cu pre zero.

12.14. hMARFI - cu interfaa pentru palmtop - sistem Optimall

Tot mai multe firme de distribuie folosesc dispozitive mobile (palmtop-uri, PDA-uri, telefoane mobile inteligente) pentru automatizarea vnzrilor. Se realizeaz interfaa cu o baza de date hMARFA i vnzarile, ncasrile raportate prin pachetul OptimallSFA. OptimallSFA este soluia mobil de automatizare a vnzrilor i a marketingului firmelor de distribuie folosind PDA-uri, produs de firma AROBS Transilvania Software - vezi n documentaia electronic. OptimallSFA permite utilizarea PDA-urilor n munca agenilor de vnzri. Practic, agentul va avea toate datele de care are nevoie pentru deservirea clientului pe teren. Agentul, cu ajutorul PDA-ului va putea s execute urmtoarele operaii: - preluarea comenzilor, - ntocmirea facturilor, - ncasarea facturilor. 190

Dup nregistrarea operaiei datele pot fi transmise n timp real la sediu sau periodic (de ex. la sfritul zilei) cu legtura prin cablu ntre calculatorul din sediu i PDA. Comenzile, vnzrile i ncasrile nregistrate cu dispozitivele PDA vor fi transmise n dou fiiere de transfer. Fiierele de transfer vor fi citite de aplicaia hMARFI i se vor genera documentele de ieire i de ncasare conform datelor citite. Executarea operaiei de transfer - import n hMARFI - pentru preluarea comenzilor/facturilor se lanseaz: Iesiri/ Facturi/iesiri/ Import/ Optimall - pentru preluarea ncasrilor se procedeaz n felul urmtor: - preluarea ncasrilor pentru toi agenii: se acceseaz jurnalul "MID" i se lanseaz Import/Optimall, - preluarea ncasarilor pentru un anumit agent: se acceseaz jurnalul corespunztor agentului (ex. "MID01", "MID02", ...) i se lanseaz Import/Optimall. La generarea documentelor de ieire codul agentului va fi introdus automat n cmpul Numar comanda. Prezenta implementare presupune ca agenii sa fie codificati cu A01, A02, ..., A99. n unele cazuri n timpul operaiei de import vor putea s apar situaii specifice. Este important de neles c funcionarea sistemului depinde n mare msur de implementarea concret, astfel pentru tratarea corespunztoare a anumitor situatii de excepie este necesar intervenia administratorului de sistem. Situaii tipice care pot s apar: partener inexistent Operaia de import verific existena partenerului referit. Dac partenerul nu exist, operaia de import este ntrerupt. n acest caz se declar manual partenerul referit, dup care se reia operaia de import. articol inexistent Operaia de import verific existena articolului referit. Dac articolul nu este declarat n Nomenclatorul de articole, operaia de import este ntrerupt. n acest caz se introduce articolul referit n Nomenclatorul de articole i se creeaza o recepie, dup care se reia operaia de import. n modul prestabilit stocurile negative se accept i nu se semnaleaz. Dac se dorete tratarea stocurilor negative, aceasta se realizeaz n colaborare cu administratorul de sistem. Vezi i ntreinerea pachetelor i structura fiierelor de interfa - vezi n documentaia electronic Exist 2 variante de lucru, corespunztoare stilului de distribuie: 1. Preluare comenzi (PreSales): agenii preiau comenzile de la clieni pentru ziua urmtoare i ncaseaz facturile mai vechi - programul Optimall preia din hMARFA lista cu facturile nencasate precum i nomenclatorul de mrfuri cu preurile actualizate la zi, - Optimall-ul ncarc palmtop-ul fiecrui agent cu lista corespunztoare lui - agentul ncaseaz facturile restante pe baza listei din palmtop, - agentul nregistreaz comenzile clienilor direct n palmtop, - cnd se ntoarce agentul la firm, programul Optimall descarc din palmtop comenzile stocate i le transmite programului hMARFA, - varianta hMARFI transform automat aceste comenzi n facturi. 191

2. Vnzare din main (VanSales): agentul vinde din mrfurile din main cantitatea comandat de client pe loc i ncaseaz facturile mai vechi - programul Optimall preia din hMARFA lista cu facturile nencasate, precum i nomenclatorul de mrfuri cu preurile actualizate la zi, - Optimall ncarc palmtop-ul fiecrui agent cu lista corespunztoare lui, precum i cu stocul din main - agentul nregistreaz comenzile clienilor direct n palmtop, - in main leag palmtop-ul la imprimanta alimentat din mufa de brichet i listeaz factura - cnd se ntoarce agentul la firm, programul Optimall descarc din palmtop facturile emise i le transmite programului hMARFA, - varianta hMARFI creeaz i n hMARFA facturile. La oricare din variantele de mai sus exist i varianta online, cnd comanda/factura preluat la client ajunge imediat la firm prin GPRS-ul palmtop-ului Organizarea evidenei ncasrilor efectuate de ageni Agenii pot ncasa contravalorea facturilor de la clieni. Chitanele se nregistreaz n PDA i se transfer pe calculator n fiierul de transfer. Coninutul fiierului de transfer se import n baza de date. Pentru evidena sumelor ncasate de ageni recomandm urmtoarea soluie: - pentru fiecare agent se declar cte un jurnal n Incasari/Plati. Recomandm familia de jurnale: MID Borderou incasari agenti, care se va dezvolta cu jurnalul corespunztor al fiecrui agent de vnzri, ex.: MID01 Borderou incasari Agent 01; MID02 Borderou incasari Agent 02 - jurnalul agentului se iniializeaz cu suma ncasat i nc nedepus de agent, - chitanele ncasate de agent se import n jurnalul corespunztor al agentului i se nregistreaz cu tipul de document MID ICH. Suma ncasat va fi transferat n cas printr-un document de plat n jurnalul agentului (MID PINC) i respectiv un document de ncasare n jurnalul de cas (MICL IALT). - soldul jurnalului unui agent reprezint suma ncasat i nc nedepus n cas. ncasarile agenilor se nregistreaza pe contul 581.6, dezvoltat pe analitice pentru fiecare agent. Depunerea sumelor ncasate de agent n cas se nregistreaza prin contul 581.7. Contabilizarea ncasrilor efectuate de ageni: - ncasare agent de la client: 586.6.aa 4111.1.ccc

- se nregistreaz prin ICH n jurnalul MIDaa,

- depunere sume ncasate de agent n cas: 586.7 586.6.aa - se nregistreaz prin PINC n jurnalul MIDaa, 5311 586.7 - se nregistreaz prin ICH n jurnalul MICL

n formulele de mai sus analiticul "aa" reprezint codul agentului. Pentru nregistrarea tranzaciilor folosii tipurile de documentele livrate n pachet. Tipurile de documente se instaleaza prin executarea fazei: Adugare tipuri de documente noi: MID ICH si MID PINC

12.15. hMARFI - cu preluare vnzri de la casele de marcat

Se execut la comand personalizat. 192

12.16. hMARFE - situaii manageriale

hMARFE este o component care extrage i prelucreaz datele din hMARFA. Conine sisteme de rapoarte constnd din informaii centralizate, rapoarte manageriale referitoare la vnzri i achiziii etc. Exemple: - catalog de pre. Exemple: simplu - vezi n documentaia electronic personalizat - vezi n documentaia electronic cu imagini - vezi n documentaia electronic - ofert de pre. Exemplu personalizat - vezi n documentaia electronic - situaia vnzrilor ntr-o perioad specificat, pe articole, pe clieni, pe ageni, pe rute, pe luni i combinaii. - similar pentru situaiile la cumprri.

12.17. hMARFE - opiune rapoarte suplimentare la situaii manageriale

Permite implementarea unor sisteme de rapoarte suplimentare solicitate de utilizator, a unor oferte de preuri personalizate, a unor evidene de tip CRM (inclusiv observaii textuale pe clieni), transmitere circulare prin e-mail etc. Exemple: - vnzri/cantiti - vezi n documentaia electronic - vnzri/luni n USD - vezi n documentaia electronic

12.18. hMARFE - opiune export n Excel/OpenOffice la situaii manageriale

Cu ajutorul acestei opiuni datele din hMARFA pot fi exportate n Excel pentru prelucrri ulterioare (audit, statistici, situaii etc.). Presupune Excel 2000 sau mai mare. Exemplu: - list vnzri - vezi n documentaia electronic

12.19. hMARFE - opiune extragere vnzri direct n Excel

Extragere vnzri direct n Excel, pe articole i pe clieni: Exemplu n format: htm sau xls - vezi n documentaia electronic n meniul din partea de jos a ecranului selectai pe rnd foile de lucru: Parametri: modul de selectare perioad, afiare cantiti vndute sau doar valoare livrare, filtru general de selectare a loturilor de ieire care intr n selecie, clieni pe vertical i articole pe orizontal sau invers, Firme: firmele care intr n selecie sunt marcate cu x n coloana Filtru, Articole: articolele care intr n selecie sunt marcate cu x n coloana Filtru, Vnzri: situaie vnzri generate, Diagram: diagram corespunztoare. n formatul xls putei modifica opiunile diagramei. 193