Excel2007_F2.docx 1 / 6 Y.

CINOTTI
For mat i on Ex c el 2007 ni veau 2

Lobjectif gnral de cette formation est de vous permettre damliorer votre confort de travail, de d-
couvrir quelques fonctions avances dExcel et de traiter des listes de donnes. Cette formation est adap-
te Excel 2007.

E Ouvrir le fichier LYCEES.XLS

1. ADAPTER LAFFI CHAGE POUR MI EUX VOI R TOUT OU PARTI E DUN TABLEAU
Problme : Je voudrais voir dans le mme cran les colonnes B H
Solution : Slectionner les cellules de B1 H1
Onglet Affichage > dans la zone Zoom, cliquer sur licne Zoom sur la slection

2 . FRACTI ONNER UN TABLEAU
Problme : Je souhaite que la ligne 1, qui comporte les titres, soit toujours visible mme si je con-
sulte les dernires lignes du tableau
Solution : Onglet Affichage > dans la zone Fentre, cliquer sur la flche droite de Figer les volets
> Figer la ligne suprieure descendre dans le tableau pour constater que la ligne 1
reste affiche
NB : Si vous voulez toujours voir non seulement les titres de la ligne 1 mais aussi les VILLES
de la colonne B : clic en C2 > Onglet Affichage > dans la zone Fentre, cliquer Figer les
volets > Librer les volets > cliquer Figer les volets > Figer les volets

3 . RENVOYER LA LI GNE
Problme : Comment faire en sorte que le texte dune cellule soit renvoy la ligne ?
Solution : Diminuer la taille de cette colonne : cliquer en A1 > dans longlet Accueil, dans la zone
Cellules, cliquer sur Format > Largueur de la colonne > Largeur de la colonne : 8 > OK
lintitul de la colonne A est tronqu
Si ncessaire, cliquer en A1 > dans longlet Accueil, dans la zone Alignement, cliquer sur
licne Renvoyer la ligne automatiquement


E Ouvrir le fichier Clients.xls

4 . RORGANI SER LES FENTRES
Problme : Je souhaite voir lcran les feuilles Clients.xls et LYCES.XLS afin, par exemple, de
copier-coller des informations dune feuille dans lautre.
Solution : Onglet Affichage > dans la zone Fentre, cliquer sur Rorganiser tout
> cocher O Horizontal > OK
Pour afficher uniquement le fichier LYCES.XLS : cliquer nimporte o dans la fentre de
LYCES.XLS > cliquer, en haut droite de la fentre LYCEES.XLS, sur licne Agrandir


5 . MASQUER DES COLONNES
Problme : Dans le fichier LYCES.XLS, comment voir cte cte la colonne E (NOM_LYCEE) et
colonne H (CODEPOST) sans dplacer ou supprimer des colonnes ?
Solution : Slectionner les colonnes F et G > clic droit sur la cellule bleute F ou G en haut de co-
lonne > Masquer
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Pour afficher nouveau les colonnes masques : slectionner les colonnes E et H > onglet
Accueil > dans la zone Cellules, cliquer sur licne Format > Masquer & Afficher > Affi-
cher les colonnes

6 . UTI LI SER UNE RECOPI E I NCRMENTE
Problme : Comment obtenir la suite logique dune srie de donnes ?
Solution : Ctrl+N (pour ouvrir un nouveau fichier) > en B1, saisir : Janvier > Entre > cliquer en
B1 > placer le pointeur sur le petit carr noir dans le coin infrieur droit de la cellule B1
et clique-glisser vers la droite jusqu la cellule M1 pour afficher les autres mois.
En A2, saisir : 1 > En A3, saisir : 3 > Slectionner les cellules A2 et A3 > tirer la slec-
tion jusquen A8 la suite 5, 7, 9, etc. saffichent.

NB : De la mme manire, il est possible dobtenir les jours de la semaine en tirant une cel-
lule dans laquelle a t saisi lundi
Il est mme possible de crer sa propre liste : Bouton Office > Options Excel > dans le
onglet Standard, cliquer sur le pav Modifier les listes personnalises > pav Ajouter


7. I NVERSER ABSCI SSE ET ORDONNE DUN TABLEAU
Problme : Aprs rflexion, je voudrais inverser la prsentation du tableau de faon que les mois
soient placs en colonne et les nombres en ligne
Solution : Slectionner les cellules A1 M8 > clic droit sur la slection > Copier > cliquer en A10
> onglet Accueil > dans la zone Presse-papiers, cliquer sur la flche sous licne Coller
> Transposer > supprimer les lignes 1 9

8 . RALI SER LA COPI E DUNE FEUI LLE
Problme : Je veux disposer dune autre feuille exactement semblable.
Solution : Cliquer sur un des mois dans la colonne A > onglet Accueil > dans la zone Style, > cli-
quer sur licne Mettre sous forme de tableau > cliquer sur un type de tableau votre
got > cocher E Mon tableau comporte des en-ttes > OK
En bas gauche de la fentre, clic-droit sur longlet Feuil1 > Dplacer ou copier
> Avant la feuille : Feuil2 > cocher E Crer une copie > OK
NB : Lorsquune feuille a t mise en forme, le fait de copier-coller un tableau dans une autre
feuille ne permet pas de conserver exactement la mme mise en forme. Cest pourquoi il
est prfrable de passer par Crer une copie
Il est galement possible de copier ou de dplacer une feuille vers un autre fichier. Pour
cela, il faut que les deux fichiers soient ouverts puis clic-droit sur longlet de la feuille
recopier > Dplacer ou copier une feuille > dans la liste droulante Dans le classeur
choisir le fichier destinataire.

9 . RENOMMER UNE FEUI LLE
Problme : La nouvelle feuille est nomme Feuil1 (2). Comment la nommer REGION EST ?
Solution : Double-cliquer sur longlet de la nouvelle feuille > Saisir : REGION EST > Entre


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10 . NOMMER UNE CELLULE ET UNE ZONE
Problme : Comment crire les formules en langage un peu plus naturel pour faciliter la lecture ?
Solution : Saisir dans la colonne B, les donnes suivantes
En A15, saisir TVA
En B15, saisir 0,196 > formater la cellule B15 pour
obtenir un affichage en pourcentage avec une dci-
male
Clic droit en B15 > Nommer une plage le nom
TVA est propos > OK
Le nom de la cellule apparat dans la Zone Nom gauche de la barre de formule.


En C2, pour calculer le montant de la TVA, saisir : =B2*TVA > si ncessaire, recopier la
formule de C3 C13.
Onglet Affichage > dans la zone Fentre, cliquer sur Changement de fentre > cliquer sur
Clients.xls > cliquer en H2 > Ctrl+Maj++ (pour slectionner toutes les cellules jusqu
la premire cellule vide) > onglet Formules >dans la zone Noms dfinis, cliquer sur Dfi-
nir un nom > dans la zone Nom, saisir : CA > OK
En H133 calculer le chiffre daffaires total en saisissant : =SOMME(CA)
En H134 calculer le ticket moyen en saisissant : =MOYENNE(CA)

11. COPI ER LA VALEUR DUNE CELLULE
Problme : Comment copier non pas la formule contenue dans une cellule mais le rsultat affich ?
Solution : Revenir vers le fichier cr partir du point 5 (nomm Classeur1 ou Classeur2)
Slectionner les cellules C2 C6 > Copier > cliquer en D2 > onglet Accueil > dans la
zone Presse-papiers, cliquer sur la flche sous licne Coller > Coller des valeurs en
cliquant en D2 vous constatez que la cellule contient bien un nombre et non pas une for-
mule comme en C2.

12 . UTI LI SER UNE CONDI TI ON DANS UNE FORMULE ( FONCTI ON SI )
Problme : Le contenu des cellules C7 C13 est inutile puisque je ne dispose pas encore des don-
nes pour les mois de juin dcembre. Il faudrait donc ne raliser le calcul de la TVA
que si une valeur a t saisie dans la colonne B.
Solution : Cliquer en C2 > la place de la formule actuelle, saisir : =SI(B2>0;B2*TVA;"") > reco-
pier la formule de C3 C13
NB : La formule =SI(B2>0;B2*TVA;"") signifie : si le contenu de la cellule B2 est suprieur
0 alors calculer B2 x TVA sinon ne rien afficher dans la cellule.
La fonction SI est sans doute la plus riche de toutes les fonctions Excel. Elle permet de
raliser des tests. Sa syntaxe est la suivante : SI(condition;alors;sinon)


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13 . UTI LI SER PLUSI EURS CONDI TI ONS DANS UNE FORMULE ( ET, OU, SI I MBRI QUS)
Problme : Comment raliser des tests plus complexes ?
Solution : Onglet Accueil > dans la zone Cellules, cliquer sur la flche droite de licne Insrer
> Insrer une feuille
Saisir les donnes suivantes :

en C1 saisir la formule : =SI(ET(A1>=10;A5="Cheval");A2;0) ce qui signifie : si le con-
tenu de A1 est suprieur ou gal 10 et si A5 contient le texte Cheval alors afficher le
contenu de A2 sinon afficher 0 le rsultat est 24

en C2 saisir la formule : =SI(OU(A2<>23;A5="Mulet");A1/A2;A3) ce qui signifie : si le
contenu de A2 est diffrent de 23 ou A5 contient le texte Mulet alors afficher le rsultat de
A1 divis par A2 sinon afficher A3 le rsultat est 0,75 (18/24)

en C3 saisir la formule : =A1+SI(A5="Cheval";327;0) ce qui signifie : faire la somme de
A1 et de 327 si A5 contient le texte Cheval sinon 0 le rsultat est 345 (18 + 327)

en C4 saisir : =SI(A1=0;"";SI(A1<10;"insuffisant";SI(A1<=15;"bien";"trs bien"))) ce
qui signifie : si le contenu de A1 est gal 0 alors ne rien afficher sinon, si A1 est inf-
rieur 10, afficher insuffisant sinon, si A1 est infrieur ou gal 15, alors afficher bien
sinon afficher trs bien le rsultat est trs bien

en C5 saisir la formule : =SI(A4;"quelque chose";"rien") ce qui signifie : si, dans la cel-
lule A4, il y a une donne numrique, alors afficher quelque chose sinon afficher rien
le rsultat est rien

14 . QUELQUES FONCTI ONS EXCEL FORT UTI LES

Fonction Exemple En langage
naturel
Rsultat
ENTIER(nombre) arrondit un nombre
l'entier immdiatement infrieur
=ENT(A3)
Extraire la partie entire
du nombre en A3
458
ARRONDI(nombre;nombre de dci-
males)
arrondit un nombre au nombre de dci-
males indiqu.
- licne Rduire les dcimales ne
permet pas darrondir mais seulement de
masquer les dcimales.
=ARRONDI(A3;1)
Arrondir le nombre en A3
avec une dcimale
458,6
NBVAL(valeur1;valeur2;) compte
le nombre de cellules qui ne sont pas vides,
quelles comportent des nombres ou du
texte
=NBVAL(A1:A7)
Compter le nombre de
cellules non vides
6
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Fonction Exemple En langage
naturel
Rsultat
NB.SI(plage;critre) compte le nombre
de cellules l'intrieur d'une plage qui r-
pondent un critre donn.
=NB.SI(A1:A7;">20")
Compter le nombre de
cellule dans la zone A1
A7 suprieure 20
2

15 . RALI SER DES CALCULS ENTRE DATES
Problme : Je cherche calculer le nombre de jours que jai vcus depuis ma naissance
Solution : Cliquer, en bas gauche de la fentre, sur licne Insrer une feuille de calcul
En A1 saisir : =AUJOURDHUI() la date du jour saffiche (ou plutt celle de
lordinateur)
En A2 saisir : 12/5/75
En A4 saisir : =A1-A2
Pour afficher le rsultat avec un espace entre les centaines et les milliers (ce qui est ty-
pographiquement plus correct) : onglet Accueil > cliquer sur la petite flche en bas
droite de la zone Nombre > onglet Nombre > Catgorie : Nombre > Nombre de dci-
males : 0 > cocher E Utilisez le sparateur de milliers ( ) > OK

16 . FORMATER DES DATES
Problme : Je souhaite que les dates dans les cellules A1 et A2 prcisent le jour de la semaine
Solution : Slectionner les cellules A1 et A2 > clic droit sur la slection > Format de cellule > on-
glet Nombre > Catgorie : Personnalise > saisir dans la zone sous Type : jjjj j mmmm
aaaa le rsultat peut tre vrifi dans le cadre Exemple > OK

17. FORMATER UN RSULTAT POUR AJOUTER DU TEXTE UN NOMBRE
Problme : Je veux que le rsultat en A4 prcise quil sagit dun nombre de jours et que le chiffre
des milliers soit spar de celui des centaines par un espace
Solution : Clic droit sur A4 > Format de cellule > onglet Nombre > Catgorie : Personnalise
> Type : cliquer sur # ##0 (si ce type napparat pas, le saisir dans la zone sous Type)
> complter le format en saisissant dans la zone sous Type, juste aprs # ##0 : " jours"
(y compris les guillemets et avec un espace aprs le premier) > OK

E Revenir vers le fichier Clients.xls

18 . TRI ER UNE LI STE
Problme : Comment trier la liste des clients par nom ?
Solution : Cliquer sur nimporte quel nom dans la colonne B > onglet Accueil > dans la zone di-
tion, cliquer sur licne Trier et filtrer > Trier de A Z

Problme : Comment trier par ville et, dans chaque ville, par total (ordre dcroissant)
Solution :
Onglet Accueil > dans la zone dition, cliquer sur licne Trier et filtrer > Tri personna-
lis > Trier par : VILLE > cliquer sur le pav Ajouter un niveau > Puis par : TOTAL
> Ordre : Du plus grand au plus petit > OK


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19 . AFFI CHER LES LI GNES CORRESPONDANT UN CRI TRE
Problme : Comment afficher uniquement les clients habitants Balma ?
Solution : Onglet Accueil > dans la zone dition, cliquer sur licne Trier et filtrer > Filtrer
une flche apparat dans la ligne 1, droite de chaque intitul de colonne
Cliquer sur la flche de la colonne VILLE > dans la liste, dcocher (Slectionner tout)
> cocher E Balma > OK

Problme : Comment supprimer la slection et afficher tout nouveau ?
Solution : Onglet Donnes > dans la zone Trier et filtrer, cliquer sur licne Effacer

Problme : Comment slectionner les clients gnrant le plus gros chiffre daffaires ?
Solution : Cliquer sur la flche de la colonne TOTAL > Filtres numriques > 10 premiers > OK

Problme : Comment slectionner les clients dont le total est compris entre 300 et 600 ?
Solution : Cliquer sur la flche de la colonne TOTAL > Filtres numriques > Filtre personnalis
> dans la premire cellule, en haut gauche, slectionner : est suprieur ou gal > dans
la cellule de droite, saisir : 300 > O Et > est infrieur ou gal > 600 > OK


2 0 . RALI SER DES SOUS-TOTAUX
Problme : Comment calculer le montant moyen dpens par les clients dune mme commune ?
Solution : Onglet Donnes > dans la zone Trier et filtrer, cliquer sur licne Effacer
Clquer sur une ville de la colonne VILLE > Dans la zone Trier et filtrer, cliquer sur
licne Trier de A Z
Cliquer sur nimporte quelle ville > dans la zone Plan, cli-
quer sur licne Sous-total > chaque changement de :
VILLE > Utiliser la fonction : Moyenne > Ajouter un sous-
total : E TOTAL > OK
A gauche de la fentre, est apparu une bande grise avec,
en haut, trois boutons 1 2 3
Cliquer sur le bouton 2 les dtails disparaissent, seules
les villes et les moyennes sont affiches
Cliquer sur le bouton 1 seule la moyenne gnrale est
affiche
Pour supprimer les sous-totaux : Onglet Donnes > dans la zone Plan, cliquer sur licne
Sous-total > Supprimer tout