SURAT PERMINTAAN PENAWARAN DAN SURAT PENAWARAN

A. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN Yaitu surat dari calon pembeli kepada penjual untuk meminta keterangan tentang barang yang ditawarkan atau yang diproduksi. Informasi yang dibutuhkan oleh calon pembeli pada saat membuat surat permintaan penawaran; 1. Jenis barang/nama barangnya. 2. Harga barang (per satuan). 3. Merk, kualitas dan kapasitasnya. 4. Ukuran 5. Model. 6. Syarat-syarat pembayaran. 7. Cara penyerahan atau pengiriman barang. 8. Potongan harga. 9. Sifat penawaran. 10. Keterangan teknis barang (spesifikasi barang). 11. Cara pemeliharaan/perawatan barang. 12. Apabila mungkin, meminta contoh barang yang ditawarkan. Lampiran yang dibutuhkan oleh calon pembeli: 1. Brosur/prospektus, yaitu lembaran berita yang bersifat keterangan singkat mengenai keadaan barang, merk, harga barang, cara pembayaran dan syarat-syarat lain yang berhubungan dengan jual beli. 2. Leaflet, yaitu semacam album atau lembaran yang memuat gambar-gambar yang dilengkapi dengan bermacam-macam keterangan. 3. Katalogus, berupa buku atau lembaran yang memuat gambar barang, harga barang, bermacam-macam type atau model barang dan keterangan singkat mengenai barang. 4. Daftar harga, yaitu daftar yang memuat harga per satuan barang dan potongan harga yang dapat diperoleh dalam pembelian sejumlah tertentu. B. SURAT PENAWARAN Yaitu surat yang dibuat oleh penjual untuk menawarkan barang-barang/jasa yang diproduksi atau dijualnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat penawaran: 1. Redaksinya harus menarik. 2. Uraiannya harus jelas dan terperinci. 3. Isi surat harus dapat meyakinkan calon pembeli dan tidak berlawanan dengan barang yang ditawarkan. 4. Jika berupa jawaban atas surat permintaan penawaran, maka: a. Bacalah surat tersebut dengan teliti dan jawablah semua pertanyaan yang ada dengan jelas dan lengkap. b. Hubungkan jawaban tersebut dengan menunjukkan pada tanggal, nomor dan perihal surat tersebut. c. Lampirkan literatur yang dapat menolong, misalnya brosur/prosepektus. d. Apabila permintaan tersebut bertentangan dengan kebijaksanaan perusahaan, sebaiknya hal tersebut dijelaskan dengan alasan yang masuk akal. e. Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran, sebutkan alasannya dengan tepat dan bila mungkin tawarkan barang yang sejenis. Hal-hal yang dinyatakan dalam surat penawaran: 1. Nama dan jenis barang yang ditawarkan. 2. Mutu barang, merk dan keterangan teknis. 3. Harga satuan barang. 4. Banyaknya barang. 5. Potongan harga yang diberikan. 6. Syarat-syarat penyerahan barang. 7. Syarat-syarat pembayaran barang. 8. Cara pengiriman barang. 9. Cara pengepakan barang. 10. Sifat penawaran. Potongan Ada dua macam potongan harga dalam perdagangan, yaitu: 1. Potongan harga a. Tunai/kontan adalah potongan harga yang diberikan karena pembeli membayar tunai/kontan. Biasaya dinyatakan dalam bentuk persen (%). b. Rabat adalah potongan harga yang diberikan karena barang yang dibeli akan dijual lagi dengan harga yang sama. c. Korting/diskon adalah potongan harga yang diberikan karena pembeli membeli barang tersebut dalam jumlah besar.

1
Created by MasWend buatmaswendi@gmail.com

Rafaksi adalah potongan harga yang diberikan berhubung adanya kesalahan dari pihak penjual, misalnya atas mutu barang yang dikirim. 2. Potongan berat a. Tarra adalah potongan berat kotor (bruto) dari barang yang dikirim berhubung adanya pembungkusan/pengepakan. b. Extra tarra adalah potongan berat barang berhubung adanya pembungkusan/pengepakan yang luar biasa banyak. Syarat Pembayaran Yang dimaksud dengan syarat pembayaran adalah: 1. Masa pembayaran, yaitu waktu di antara perjanjian penjualan dibuat sampai pada hari pembayaran (hari valuta). Misalnya, pembayaran dalam waktu 2 atau 3 minggu sesudah tanggal transaksi. Terkadang pembayaran dapat pula dilakukan dalam waktu 2 sampai 3 bulan sesudah tanggal penyerahan. 2. Cara pembayaran, dilakukan secara: a. Tunai (cash/kontan), disebut juga sebagai cash and carry, artinya pembayaran dilakukan sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Dengan kata lain, uang diterima dahulu, baru barang dikirimkan. b. c.o.d. (cash on delivery), artinya pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan. c. Remburs, artinya pembayaran dilakukan kepada pihak pengangkut barang (misalkan kereta api). Apabila pembeli tidak mau membayar pada saat itu, maka barang tidak akan diserahkan kepada pembeli. d. Pada waktu dokumen tiba, artinya pembeli harus menebus dokumen barang yang dibeli/dipesannya di bank. Kemudian, dengan dokumen tersebut ia baru dapat mengambil barang di gudang pelabuhan. Cara pembayaran tersebut biasanya dilakukan dalam perdagangan ekspor impor. 3. Alat pembayaran a. Uang tunai atau uang kartal, yaitu mata uang yang berlaku dalam suatu negara. b. Kertas berharga, termasuk di dalamnya adalah cek, wesel, giro bilyet dan spmu (surat perintah membayar uang). c. Overbooking (pemindahbukuan) atas uang yang ada dalam suatu bank yang sama. Baik penjual maupun pembeli masing-masing mempunyai rekening giro dalam satu bank yang sama. 4. Cara pengiriman uang, yaitu: a. Diantar sendiri oleh pembeli atau yang diberi kuasa olehnya. b. Dikirim dengan perantaraan PT Posindo (weselpos). c. Dikirim dengan perantaraan bank (transfer). Syarat Penyerahan Barang Syarat penyerahan barang ada dua macam, yaitu syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan harga barang (harga satuan) dan syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan waktu atau keadaan. Syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan harga barang (harga satuan), yang mana penjual dapat memasukkan biaya-biaya yang timbul ke dalam harga barang, adalah sebagai berikut: 1. Loco gudang, artinya barang diserahkan kepada pembeli masih berada digudang penjual dan biaya-biaya menjadi tanggungan pembeli. Barang yang diserahkan dalam kondisi belum dipak/dibungkus dan ditimbang. Biaya mengepak/membungkus, menimbang dan mengangkut tersebut menjadi tanggungan pembeli. 2. Ex gudang, artinya barang diserahkan kepada pembeli sudah berada di luar gudang penjual. Biaya untuk membongkar, mengepak, menimbang dan mengangkut ke luar gudang menjadi tanggungan penjual. Pembeli hanya menanggung biaya angkut dari luar gudang penjual ke gudang pembeli. 3. Franco, artinya barang diserahkan di gudang pembeli dan segala biaya menjadi tanggungan penjual sampai di tempat yang tertulis di dibelakang kata franco. Contoh: a. franco stasiun artinya semua biaya sampai barang tiba di stasiun ditanggung penjual. b. franco gudang pembeli, artinya semua biaya sampai barang tersebut sampai di gudang pembeli ditanggung penjual. 4. f o b (free on board), artinya semua biaya sampai barang dimuat ke atas kapal menjadi tanggungan penjual, sedang biaya pengangkutan dari kapal ke gudang pembeli menjadi tanggungan pembeli. 5. c & f (cost and freight), artinya semua biaya termasuk biaya pengangkutan dengan kapal menjadi tanggungan penjual. 6. c i f (cost insurance and freight), artinya semua biaya yang digunakan untuk pengiriman barang tersebut, termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal ditanggung penjual.

d.

2
Created by MasWend buatmaswendi@gmail.com

Sedangkan syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan waktu atau keadaan adalah syarat penyerahan barang dimana pada saat barang ditawarkan kepada calon pembeli keadaan: 1. Ready stock, artinya barang dapat diserahkan pada waktu terjadi transaksi, karena barangnya telah tersedia. 2. Sedang dalam pejalanan atau sedang diangkut oleh kapal, artinya barang dapat segera diserahkan bila kapal telah tiba di pelabuhan. 3. Berada di tempat lain atau belum dibuat, artinya barang akan diserahkan kemudian apabila barang tersebut telah tiba atau telah dibuat. Dalam hal ini biasanya disebutkan jangka waktu penyerahannya. Cara Pengiriman Barang Tedapat dua hal yang harus diperhatikan dalam hal cara pengiriman barang, yaitu: 1. Waktu pengiriman barang. Hal tersebut berkaitan dengan syarat penyerahan barang. Misalkan pengiriman barang dilakukan sehari setelah tanggal penerimaan uang pesanan. 2. Pengangkutan barang, yaitu dilakukan dengan: a. Perantaraan PT Posindo. b. Perantaraan Perumka. c. Perantaraan perusahaan pengangkutan/ekspedisi. d. Perantaraan pesawat terbang atau kapal laut Cara Pengepakan Terdapat beberapa cara pengepakan, sebagai berikut: 1. peti : pengepakan dengan kotak kayu besar yang diikat dengan peti besi. 2. karton : pengepakan dengan kertas krton berbentuk peti. 3. boks : pengepakan dengan peti-peti kayu dalam ukuran kecil. 4. krat : pengepakan dengan rangka kayu yang tidak tertutup, sekarang ada juga yang menggunakan rangka dari plastik. Biasanya untuk mengepak botol-botol, mesin-mesin atau ban mobil/sepeda. 5. drum : pengepakan dengan menggunakan drum besi. 6. barrel : pengepakan dengan menggunakan drum kayu, misalnya untuk mengepak paku. 7. kantong : pengepakan dengan menggunakan kantong, disebut juga dengan istilah zak. Biasanya digunakan untuk mengepak semen dan terigu. 8. bale/bal : pengepakan untuk barang-barang yang ringan, seperti kapok. Sifat Penawaran Terdapat tiga jenis sifat penawaran, yaitu: 1. Penawaran tetap (terikat), artinya penawaran yang tidak berubah atas syarat-syarat dan kondisi/keadaan barang yang ditawarkan. 2. Penawaran bebas, artinya penawaran dapat berubah sewaktu-waktu atas barang yang ditawarkan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. 3. Penawaran dengan jangka waktu tertentu, artinya penawaran atas syarat-syarat dan kondisi/keadaan barang dapat berubah setelah jangka waktu yang ditetapkan habis/telah lewat. Daftar Pustaka: 1. Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Drs. H. Suhanda Panji. Penerbit Karya Utama. Jakarta. Cet. XII. 1985. 2. Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan. YS Marjo. Penerbit Setia Kawan. Jakarta. Cet. IX. 2000. 3. Surat Menyurat dengan Microsoft Word. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. Penerbit Andi. Yogyakarta. Ed. II. 2005.

3
Created by MasWend buatmaswendi@gmail.com