You are on page 1of 3

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN DAN SURAT PENAWARAN

A. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN Yaitu surat dari calon pembeli kepada penjual untuk meminta keterangan tentang barang yang ditawarkan atau yang diproduksi. Informasi yang dibutuhkan oleh calon pembeli pada saat membuat surat permintaan penawaran; 1. Jenis barang/nama barangnya. 2. Harga barang (per satuan). 3. Merk, kualitas dan kapasitasnya. 4. Ukuran 5. Model. 6. Syarat-syarat pembayaran. 7. Cara penyerahan atau pengiriman barang. 8. Potongan harga. 9. Sifat penawaran. 10. Keterangan teknis barang (spesifikasi barang). 11. Cara pemeliharaan/perawatan barang. 12. Apabila mungkin, meminta contoh barang yang ditawarkan. Lampiran yang dibutuhkan oleh calon pembeli: 1. Brosur/prospektus, yaitu lembaran berita yang bersifat keterangan singkat mengenai keadaan barang, merk, harga barang, cara pembayaran dan syarat-syarat lain yang berhubungan dengan jual beli. 2. Leaflet, yaitu semacam album atau lembaran yang memuat gambar-gambar yang dilengkapi dengan bermacam-macam keterangan. 3. Katalogus, berupa buku atau lembaran yang memuat gambar barang, harga barang, bermacam-macam type atau model barang dan keterangan singkat mengenai barang. 4. Daftar harga, yaitu daftar yang memuat harga per satuan barang dan potongan harga yang dapat diperoleh dalam pembelian sejumlah tertentu. B. SURAT PENAWARAN Yaitu surat yang dibuat oleh penjual untuk menawarkan barang-barang/jasa yang diproduksi atau dijualnya. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat penawaran: 1. Redaksinya harus menarik. 2. Uraiannya harus jelas dan terperinci. 3. Isi surat harus dapat meyakinkan calon pembeli dan tidak berlawanan dengan barang yang ditawarkan. 4. Jika berupa jawaban atas surat permintaan penawaran, maka: a. Bacalah surat tersebut dengan teliti dan jawablah semua pertanyaan yang ada dengan jelas dan lengkap. b. Hubungkan jawaban tersebut dengan menunjukkan pada tanggal, nomor dan perihal surat tersebut. c. Lampirkan literatur yang dapat menolong, misalnya brosur/prosepektus. d. Apabila permintaan tersebut bertentangan dengan kebijaksanaan perusahaan, sebaiknya hal tersebut dijelaskan dengan alasan yang masuk akal. e. Apabila tidak dapat memenuhi permintaan penawaran, sebutkan alasannya dengan tepat dan bila mungkin tawarkan barang yang sejenis. Hal-hal yang dinyatakan dalam surat penawaran: 1. Nama dan jenis barang yang ditawarkan. 2. Mutu barang, merk dan keterangan teknis. 3. Harga satuan barang. 4. Banyaknya barang. 5. Potongan harga yang diberikan. 6. Syarat-syarat penyerahan barang. 7. Syarat-syarat pembayaran barang. 8. Cara pengiriman barang. 9. Cara pengepakan barang. 10. Sifat penawaran. Potongan Ada dua macam potongan harga dalam perdagangan, yaitu: 1. Potongan harga a. Tunai/kontan adalah potongan harga yang diberikan karena pembeli membayar tunai/kontan. Biasaya dinyatakan dalam bentuk persen (%). b. Rabat adalah potongan harga yang diberikan karena barang yang dibeli akan dijual lagi dengan harga yang sama. c. Korting/diskon adalah potongan harga yang diberikan karena pembeli membeli barang tersebut dalam jumlah besar.

1
Created by MasWend buatmaswendi@gmail.com

Dengan kata lain. d. Overbooking (pemindahbukuan) atas uang yang ada dalam suatu bank yang sama.com . artinya semua biaya termasuk biaya pengangkutan dengan kapal menjadi tanggungan penjual. uang diterima dahulu. Misalnya. franco stasiun artinya semua biaya sampai barang tiba di stasiun ditanggung penjual. Syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan harga barang (harga satuan). Terkadang pembayaran dapat pula dilakukan dalam waktu 2 sampai 3 bulan sesudah tanggal penyerahan. f o b (free on board). 5. Masa pembayaran. menimbang dan mengangkut tersebut menjadi tanggungan pembeli. pembayaran dalam waktu 2 atau 3 minggu sesudah tanggal transaksi. Baik penjual maupun pembeli masing-masing mempunyai rekening giro dalam satu bank yang sama. b. 2. artinya barang diserahkan kepada pembeli sudah berada di luar gudang penjual. artinya pembayaran dilakukan sebelum barang diserahkan kepada pembeli. d. maka barang tidak akan diserahkan kepada pembeli. dilakukan secara: a. Extra tarra adalah potongan berat barang berhubung adanya pembungkusan/pengepakan yang luar biasa banyak. Syarat Pembayaran Yang dimaksud dengan syarat pembayaran adalah: 1. termasuk asuransi dan pengangkutan dengan kapal ditanggung penjual. mengepak. yaitu: a.o. dengan dokumen tersebut ia baru dapat mengambil barang di gudang pelabuhan.d. b. artinya barang diserahkan kepada pembeli masih berada digudang penjual dan biaya-biaya menjadi tanggungan pembeli. Cara pembayaran. c. artinya semua biaya yang digunakan untuk pengiriman barang tersebut. Alat pembayaran a. Pembeli hanya menanggung biaya angkut dari luar gudang penjual ke gudang pembeli. (cash on delivery). b. Dikirim dengan perantaraan PT Posindo (weselpos). sedang biaya pengangkutan dari kapal ke gudang pembeli menjadi tanggungan pembeli. Tarra adalah potongan berat kotor (bruto) dari barang yang dikirim berhubung adanya pembungkusan/pengepakan. c. c. 6. 3. Ex gudang. Cara pengiriman uang. b. 3. Potongan berat a. artinya pembeli harus menebus dokumen barang yang dibeli/dipesannya di bank. giro bilyet dan spmu (surat perintah membayar uang). Diantar sendiri oleh pembeli atau yang diberi kuasa olehnya. wesel. yang mana penjual dapat memasukkan biaya-biaya yang timbul ke dalam harga barang. 2. yaitu waktu di antara perjanjian penjualan dibuat sampai pada hari pembayaran (hari valuta). Syarat Penyerahan Barang Syarat penyerahan barang ada dua macam. Uang tunai atau uang kartal. 2 Created by MasWend buatmaswendi@gmail. 4. Barang yang diserahkan dalam kondisi belum dipak/dibungkus dan ditimbang. artinya semua biaya sampai barang tersebut sampai di gudang pembeli ditanggung penjual. 4. baru barang dikirimkan. termasuk di dalamnya adalah cek. Biaya untuk membongkar. franco gudang pembeli. menimbang dan mengangkut ke luar gudang menjadi tanggungan penjual. Kertas berharga. adalah sebagai berikut: 1. Loco gudang. artinya pembayaran dilakukan pada waktu barang diserahkan. Remburs. b. c. disebut juga sebagai cash and carry. c & f (cost and freight). yaitu mata uang yang berlaku dalam suatu negara. Franco. 2. Apabila pembeli tidak mau membayar pada saat itu. Kemudian. Pada waktu dokumen tiba. artinya pembayaran dilakukan kepada pihak pengangkut barang (misalkan kereta api). Cara pembayaran tersebut biasanya dilakukan dalam perdagangan ekspor – impor. artinya semua biaya sampai barang dimuat ke atas kapal menjadi tanggungan penjual. yaitu syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan harga barang (harga satuan) dan syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan waktu atau keadaan. misalnya atas mutu barang yang dikirim. artinya barang diserahkan di gudang pembeli dan segala biaya menjadi tanggungan penjual sampai di tempat yang tertulis di dibelakang kata franco. c i f (cost insurance and freight). Dikirim dengan perantaraan bank (transfer). Contoh: a. Tunai (cash/kontan). Biaya mengepak/membungkus.Rafaksi adalah potongan harga yang diberikan berhubung adanya kesalahan dari pihak penjual.

sebagai berikut: 1. 7. 2005. artinya barang dapat diserahkan pada waktu terjadi transaksi. Ready stock. 3. 2. 3. artinya penawaran dapat berubah sewaktu-waktu atas barang yang ditawarkan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu. Dalam hal ini biasanya disebutkan jangka waktu penyerahannya. 4. Cara Pengiriman Barang Tedapat dua hal yang harus diperhatikan dalam hal cara pengiriman barang. Misalkan pengiriman barang dilakukan sehari setelah tanggal penerimaan uang pesanan. seperti kapok. Pengangkutan barang. yaitu dilakukan dengan: a. sekarang ada juga yang menggunakan rangka dari plastik. IX. artinya penawaran atas syarat-syarat dan kondisi/keadaan barang dapat berubah setelah jangka waktu yang ditetapkan habis/telah lewat. Hal tersebut berkaitan dengan syarat penyerahan barang. 5. Perantaraan Perumka. Cet. c. YS Marjo. 2. Perantaraan pesawat terbang atau kapal laut Cara Pengepakan Terdapat beberapa cara pengepakan. XII. Berada di tempat lain atau belum dibuat. artinya penawaran yang tidak berubah atas syarat-syarat dan kondisi/keadaan barang yang ditawarkan. Penerbit Andi. 2. Jakarta. misalnya untuk mengepak paku. Biasanya untuk mengepak botol-botol. 6. Yogyakarta. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. d. Penerbit Setia Kawan. 8. Daftar Pustaka: 1. mesin-mesin atau ban mobil/sepeda. Ed. Penawaran dengan jangka waktu tertentu. Sedang dalam pejalanan atau sedang diangkut oleh kapal. karton : pengepakan dengan kertas krton berbentuk peti. II. disebut juga dengan istilah zak. Surat Menyurat dengan Microsoft Word. bale/bal : pengepakan untuk barang-barang yang ringan. Perantaraan PT Posindo. kantong : pengepakan dengan menggunakan kantong. Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Drs.com . Cet. Jakarta. H. krat : pengepakan dengan rangka kayu yang tidak tertutup. Sifat Penawaran Terdapat tiga jenis sifat penawaran. Suhanda Panji. yaitu: 1. Waktu pengiriman barang. artinya barang dapat segera diserahkan bila kapal telah tiba di pelabuhan. Penerbit Karya Utama. Penawaran bebas. 3. 2. barrel : pengepakan dengan menggunakan drum kayu. 3 Created by MasWend buatmaswendi@gmail. b. peti : pengepakan dengan kotak kayu besar yang diikat dengan peti besi. 1985. Penawaran tetap (terikat). drum : pengepakan dengan menggunakan drum besi. artinya barang akan diserahkan kemudian apabila barang tersebut telah tiba atau telah dibuat. 3. boks : pengepakan dengan peti-peti kayu dalam ukuran kecil. Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan.Sedangkan syarat penyerahan barang yang berhubungan dengan waktu atau keadaan adalah syarat penyerahan barang dimana pada saat barang ditawarkan kepada calon pembeli keadaan: 1. Biasanya digunakan untuk mengepak semen dan terigu. yaitu: 1. 2. karena barangnya telah tersedia. 2000. Perantaraan perusahaan pengangkutan/ekspedisi.