Dpto Contabilidad

Banco de la Nacin
Departamento de Contabilidad
MOF DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

TITULO
BN-MOF-2500-11-02
CDIGO
18 AGOSTO 2011
FECHA DE APROBACIN
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Aprobado en Resolucin de Gerencia General EF/92.2000 N 033-2011, de fecha 12.08.2011
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MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF)
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BN-MOF-2500-11-02
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NDICE
1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. 3. 4. 4.1 5. 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.2 5.2.1 5.2.2 6. 6.1 6.1.1 6.1.2 6.1.3 6.2 6.2.1 6.2.2 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.4 6.4.1 INTRODUCCIN Finalidad Alcance Actualizacin Base Legal y/o administrativa Responsabilidad MISIN Y FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO ESTRUCTURA ORGNICA MISIN Y FUNCIONES DEL RGANO DE APOYO Seccin Tributacin MISIN Y FUNCIONES DE LOS RGANOS DE LNEA Divisin Contabilidad Central Seccin Registro y Archivo Seccin Informes y Estados Financieros Seccin Operaciones Diversas Seccin Reportes Especiales Divisin Contabilidad Complementaria Seccin Agencias y Conciliaciones Seccin Revisiones FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DE CARGOS Jefatura Departamento de Contabilidad Denominacin del Cargo Especfico: Jefe Departamento de Contabilidad Denominacin del Cargo Especfico: Secretaria Departamento de Contabilidad Denominacin del Cargo Especfico: Conserje Seccin Tributacin Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Tributacin Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Tributacin Divisin Contabilidad Central Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Divisin Contabilidad Central Denominacin del Cargo Especfico: Secretaria de Divisin Contabilidad Central Denominacin del Cargo Especfico: Conserje Seccin Registro y Archivo Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Registro y Archivo 4 4 4 4 4 4 5 6 6 6 7 7 9 10 11 11 13 14 15 17 17 17 18 19 19 19 20 21 21 22 23 24 24
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6.4.2 6.4.3 6.5 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.6 6.6.1 6.6.2 6.6.3 6.7 6.7.1 6.7.2 6.7.3 6.8 6.8.1 6.8.2 6.8.3 6.9 6.9.1 6.9.2 6.9.3 6.10 6.10.1 6.10.2 6.10.3 7.
Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Registro y Archivo Denominacin del Cargo Especfico: Auxiliar Contable de Registro y Archivo Seccin Informes y Estados Financieros Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Informes y Estados Financieros Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Informes y Estados Financieros Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Informes y Estados Financieros Seccin Operaciones Diversas Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Operaciones Diversas Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Operaciones Diversas Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Operaciones Diversas Seccin Reportes Especiales Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Reportes Especiales Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Reportes Especiales Denominacin del Cargo Especfico: Auxiliar Contable de Reportes Especiales Divisin Contabilidad Complementaria Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Divisin Contabilidad Complementaria Denominacin del Cargo Especfico: Secretaria de Divisin Contabilidad Complementaria Denominacin del Cargo Especfico: Conserje Seccin Agencias y Conciliaciones Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Agencias y Conciliaciones Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Agencias y Conciliaciones Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Agencias y Conciliaciones Seccin Revisiones Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Revisiones Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Revisiones Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Revisiones ORGANIGRAMA
25 25 26 26 27 27 28 28 29 30 30 30 31 32 32 32 34 35 35 35 36 37 38 38 39 40 41
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1. 1.1
INTRODUCCIN Finalidad El presente Manual de Organizacin y Funciones es un instrumento de gestin que describe las funciones de las unidades orgnicas, as como las funciones a nivel de cargo especfico del Departamento de Contabilidad.
1.2
Alcance Las funciones contenidas en el presente Manual debern ser cumplidas por todos los trabajadores que integran el Departamento de Contabilidad.
1.3
Actualizacin El presente Manual de Organizacin y Funciones ser actualizado cuando se produzcan cambios o modificaciones en los procesos o procedimientos internos del Departamento o si se producen modificaciones en la Estructura Orgnica o en el Reglamento de Organizacin y Funciones del Banco de la Nacin.
1.4
Base Legal y/o Administrativa a. b. Acuerdo de Directorio N 1698, de fecha 2008.02.07, que se aprueba la aplicacin por etapas de la nueva Estructura Orgnica del Banco de la Nacin. Acuerdo de Directorio N 1850, de fecha 2011.04.07, que aprueba la nueva versin del Reglamento de Organizacin y Funciones del Banco de la Nacin.
1.5
Responsabilidad El Jefe de Departamento es responsable de las funciones que se realizan en la unidad orgnica a su cargo. Asimismo, los Jefes de Divisin y/o Seccin son responsables de las funciones que se realizan en sus unidades orgnicas respectivas. Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente Manual de Organizacin y Funciones, cada Jefe de unidad orgnica deber indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones que le corresponden de acuerdo al cargo especfico que desempea.
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2.
MISIN Y FUNCIONES GENERALES DEL DEPARTAMENTO Misin Garantizar el registro y contabilizacin de todas las operaciones del Banco, elaborar los Estados Financieros, analizarlos y preparar los informes contables de gestin necesarios para la toma de decisiones. Funciones a. Participar en la elaboracin y ejecucin del Plan Estratgico del Banco; as como elaborar y ejecutar los proyectos del Plan Operativo Institucional POI y los proyectos internos del Departamento de Contabilidad. Establecer los procedimientos contables y la dinmica de cuentas para ser aplicadas en funcin a las diversas operaciones del Banco. Centralizar y revisar el movimiento contable operativo y administrativo, derivado de las operaciones que se realizan en el mbito nacional, en coordinacin con las diferentes unidades orgnicas del Banco y dictar las medidas correctivas cuando correspondan. Efectuar las conciliaciones bancarias y contables, coordinando con las unidades orgnicas involucradas las medidas necesarias que conlleven a regularizar las partidas pendientes. Garantizar la correcta interpretacin y aplicacin de las normas tributarias, asegurando el pago oportuno de los tributos con excepcin de las contribuciones sociales e instruir a la Red de Oficinas sobre las obligaciones tributarias que sean de su competencia. Cumplir con la elaboracin y presentacin de los Estados Financieros de acuerdo con las normas y principios contables establecidos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Revisar que los desembolsos por adquisiciones de bienes y servicios que se realizan en la Oficina Principal, sean de conformidad con los bienes y servicios comprados y comprometidos, contratos celebrados y, que los documentos y comprobantes de pago que se presenten, estn de acuerdo con las normas legales y administrativas vigentes. Centralizar los gastos administrativos que se realizan en el mbito nacional y distribuirlos a cada unidad del centro de costos segn corresponda. Asignar viticos a los trabajadores y, funcionarios del Banco, as como los contratados bajo la modalidad de locadores de servicio que deben viajar de comisiones de servicios al interior de la Repblica. Coordinar y centralizar la informacin para la elaboracin de los reportes, anexos al balance y cuadros contables, requeridos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, el Banco Central de Reserva y el Ministerio de Economa y Finanzas. Elaborar los cuadros de encaje y los balances sectorizados, en funcin a los requerimientos del Banco Central de Reserva. Efectuar el anlisis e interpretacin de las operaciones y Estados Financieros del Banco, formulando los Informes Contables para conocimiento y toma de decisiones del Directorio y Gerencia General del Banco.
b. c.
d. e.
f. g.
h. i.
j.
k. l.
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m.
Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Gerente General los resultados de la gestin de riesgos correspondiente al Departamento de Contabilidad. Administrar el presupuesto asignado a su Departamento, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecucin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por el Departamento. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
n. o. p. q.
3.
ESTRUCTURA ORGNICA RGANO DE DIRECCIN Jefatura de Departamento Seccin Tributacin Divisin Contabilidad Central Seccin Registro y Archivo Seccin Informes y Estados Financieros Seccin Operaciones Diversas Seccin Reportes Especiales Divisin Contabilidad Complementaria Seccin Agencias y Conciliaciones Seccin Revisiones RGANO DE APOYO RGANOS DE LNEA
4. 4.1
MISIN Y FUNCIONES DEL RGANO DE APOYO Seccin Tributacin Misin Asegurar la correcta interpretacin y aplicacin de las normas que regulan las obligaciones tributarias a que est afecto el Banco en calidad de contribuyente, con excepcin de las contribuciones sociales. Funciones a. Elaborar y ejecutar los proyectos incluidos en el Plan Operativo Institucional-POI; as como los Proyectos Internos que corresponde a la Seccin.
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b. c. d. e. f. g. h.
Elaborar las Declaraciones Juradas exigidas por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT) y otros rganos administradores de tributos. Elaborar las liquidaciones para el pago de impuestos y/o tasas, de acuerdo a los dispositivos tributarios vigentes. Preparar la cartilla de obligaciones tributarias a que est sujeto el Banco, estableciendo aquellas cuyo cumplimiento corresponda a la Oficina Principal y a la Red de Oficinas a nivel nacional. Instruir acerca de las obligaciones tributarias a la Red de Oficinas a nivel nacional. Supervisar el cumplimiento de la presentacin de las Declaraciones Juradas y de los pagos a los Gobiernos Locales efectuados por la Red de Oficinas de provincias. Elaborar informes sobre disposiciones tributarias que afectan al Banco en el mbito de su competencia. Reclamar y/o apelar oportunamente las acotaciones al Banco que efecten los rganos administradores de tributos, en el mbito de su competencia y/o en coordinacin con las unidades orgnicas pertinentes. Coordinar con los organismos competentes sobre las aplicaciones, alcances y modificaciones de tributos que afectan a la Institucin como contribuyente. Proponer normas y disposiciones contables/tributarios a la Jefatura del Departamento, de acuerdo al mbito de su competencia. Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos contables/tributarios de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe del Departamento los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a su Seccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
i. j. k. l.
m. n. o.
5. 5.1
MISIN Y FUNCIONES DE LOS RGANOS DE LNEA Divisin Contabilidad Central Misin Asegurar el registro, centralizacin y consolidacin de las operaciones contables del Banco, a fin de elaborar los Estados Financieros, efectuar la interpretacin y anlisis de los mismos y elaborar los informes correspondientes.
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Funciones a. b. c. d. Elaborar y ejecutar los proyectos incluidos en el Plan Operativo Institucional-POI; as como los Proyectos Internos que corresponde a la Divisin. Consolidar y procesar la informacin contable de las operaciones que ejecuta el Banco. Centralizar diariamente la documentacin contable de la Oficina Principal y Red de Oficinas de Lima, para su verificacin, archivo y conservacin. Elaborar los Estados Financieros en forma consolidada, de acuerdo a las normas establecidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, FONAFE y Direccin Nacional de Contabilidad Publica. Abrir cuentas, sub-cuentas y/o analticas, dentro del marco establecido por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Conciliar con el Balance de Comprobacin los anexos que sustenten los saldos de las cuentas contables elaborados por las diferentes unidades orgnicas operativas y administrativas. Interpretar y coordinar la implementacin de las directivas del Banco Central de Reserva, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y FONAFE para la elaboracin de informes requeridos por dichos organismos. Elaborar informes contables para la Gerencia General y organismos externos que lo requieran. Interpretar las variaciones que muestren comparativamente los Estados Financieros en los diferentes rubros que lo conforman. Proponer normas y disposiciones operativos-contables a la Jefatura del Departamento, de acuerdo al mbito de su competencia. Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos contables de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe del Departamento los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a su Divisin. Administrar el presupuesto asignado a su Divisin, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecucin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Divisin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
e. f. g.
h. i. j. k. l.
m. n. o. p.
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5.1.1
Seccin Registro y Archivo Misin Garantizar que los registros contables reflejen en forma oportuna y veraz las operaciones que realizan las unidades orgnicas operativas del Banco; as como administrar el archivo contable del Departamento. Funciones a. b. Centralizar y revisar diariamente la documentacin contable que generan las unidades orgnicas operativas de la Oficina Principal y la Red de Oficinas de Lima para luego proceder a su archivo. Efectuar diariamente el ingreso de los tipos de cambio contables de todas las monedas extranjeras, segn disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, en el Archivo Maestro del Computador Central. Efectuar el cuadre diario del total de operaciones contables, coordinando con las unidades orgnicas involucradas y proceder al cierre de las operaciones ingresadas. Coordinar con el Departamento de Informtica el proceso de actualizacin de saldos (Lima y Provincias), garantizando el ingreso de todos los asientos contables generados en las unidades orgnicas involucradas, as como efectuar la impresin de los Balances de Comprobacin y registros auxiliares mensuales y anuales. Establecer la conformidad de los saldos que reflejan los Balances de Comprobacin de Lima y realizar las modificaciones y correcciones a que hubiere lugar. Publicar en Intranet los Balances de Comprobacin MN y ME de Lima para difundir la informacin contable a las distintas unidades orgnicas del Banco que lo requieran. Efectuar los procesos para la obtencin del archivo que generar el Anexo 15-A Reporte de Tesorera y Posicin de Liquidez Diaria para la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Efectuar el mantenimiento del Plan Contable (Aperturar, modificar y/o cancelar cuentas) en concordancia con las disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y con la autorizacin del Jefe de la Divisin, as como absolver las consultas referentes a la dinmica contable y la aplicacin de procedimientos operativos-contables en las distintas unidades orgnicas del Banco. Gestionar la legalizacin de los libros oficiales de contabilidad. Mantener, conservar y controlar la documentacin contable en el archivo del Departamento; as como ejercer la supervisin de los documentos contables que se encuentran en el Archivo Central del Banco. Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos contables de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco.
c. d.
e. f. g. h.
i. j.
k. l.
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m. n. o.
Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la Seccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
5.1.2
Seccin Informes y Estados Financieros Misin Asegurar la elaboracin y presentacin de los Estados Financieros e informes econmicos-financieros del Banco. Funciones a. Elaborar los Estados Financieros de conformidad con las normas dictadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP para su presentacin y publicacin en los plazos establecidos. Verificar y coordinar la conformidad del saldo y contenido de los anexos del Balance de Comprobacin elaborados por las diversas unidades orgnicas del Banco. Elaborar el Rendimiento mensual y analizar el comportamiento de las diversas cuentas del Estado de Ganancias y Prdidas. Elaborar el reporte mensual de los saldos promedios diarios del Balance General Elaborar los informes sobre la situacin econmico-financiera que muestran los Estados Financieros. Elaborar y comentar los Indicadores Financieros comparativos del Banco y con el Sistema Financiero. Elaborar los Reportes N 2-B Resumen de Activos y Crditos Contingentes Ponderados por Riesgos Crediticios y Requerimientos Patrimoniales por Riesgos de Mercados y N 3 Patrimonio Efectivo para remitirla a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Conservar y mantener el archivo de los Estados Financieros y sus correspondientes anexos de Balance. Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos contables de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la Seccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 02 10 de 41
b. c. d. e. f. g.
h. i. j.
k. l. m.
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5.1.3
Seccin Operaciones Diversas Misin Garantizar el registro y contabilizacin de las diversas operaciones a cargo de la Divisin, as como el ingreso de asientos contables complementarios que realizan las diversas unidades orgnicas operativas del Banco. Funciones a. b. c. d. e. f. g. h. Contabilizar las provisiones de Crditos, Cuentas por Cobrar y de otros Activos. Ejecutar y contabilizar las transferencias a los diversos Programas del Fondo de Empleados del Banco de la Nacin (FEBAN). Contabilizar y controlar las prdidas por robos y asaltos que puedan ocurrir en las diferentes unidades orgnicas del Banco, as como la recuperacin mediante el seguro. Ingresar al computador central los asientos contables complementarios y regularizaciones que realizan las diversas unidades orgnicas operativas y administrativas. Elaborar los anexos del Balance de las diferentes cuentas que son controladas por la Divisin. Elaborar Cuadro de Bienes Adjudicados y otros de acuerdo a requerimientos de organismos externos. Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos contables de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la Seccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
i. j. k.
5.1.4
Seccin Reportes Especiales Misin Garantizar la elaboracin de los reportes especficos requeridos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Banco Central de Reserva, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, FONAFE y otros organismos externos. Funciones a. Interpretar y coordinar permanentemente la adecuada implementacin de las Directivas del Banco Central de Reserva, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y FONAFE, para la elaboracin de la informacin contable que estos organismos requieren. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 02 11 de 41
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b.
Elaborar el reporte de "Situacin de Encaje" con sus respectivos anexos y su transmisin mediante el Sistema de Interconexin Bancaria (SIB-FTP), as como los reportes Consolidado de Existencias de Bvedas Propias y Activos Internacionales de acuerdo con las normas emitidas por el Banco Central de Reserva. Elaborar los reportes de "Informacin Adelantada del Balance", "Informacin de Castigos y Condonaciones de Crditos y/o otros reportes conteniendo informacin financiera y econmica, de acuerdo con las normas emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Elaborar y validar el reporte de Balance Sectorial por Agentes Econmicos mediante el software Balsec para remitirla al Banco Central de Reserva. Revisar la conformidad de los saldos contables del Reporte Crediticio de Deudores (RCD) y validar la informacin mediante el Programa Validador Externo (PVE), para enviarlo a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, coordinando con los Departamentos de Servicios Financieros, Operaciones e Informtica las diferencias que hubiera en la data de los clientes. Elaborar el Informe anual De la Cuenta General de la Republica para la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y su transmisin mediante el Mdulo CPN-FONAFE, as como informacin financiera mensual y trimestral. Coordinar con las diversas unidades orgnicas del Banco, la elaboracin de los diferentes anexos y formas requeridos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Banco Central de Reserva, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, Instituto Nacional de Estadstica y FONAFE, analizando y centralizando la informacin para remitirla a dichos organismos dentro de los plazos establecidos. Coordinar con las diferentes unidades orgnicas del Banco, el desarrollo que corresponde efectuarse para transferir informacin a travs del software de comunicacin Submdulo de Captura y Validacin Externa (SUCAVE), segn los diseos elaborados por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Validar y consistenciar la informacin remitida por las diversas unidades orgnicas del Banco para su transmisin mediante el Mdulo SUCAVE y efectuar la actualizacin del mdulo de acuerdo a las modificatorias en las normas emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Elaborar anexos y reportes especiales que requieran los organismos externos. Efectuar las conciliaciones de las Transacciones Reciprocas con las entidades del Holding FONAFE para remitirlas a FONAFE, de acuerdo a sus disposiciones y con las entidades del Sector Pblico para su presentacin a la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica. Coordinar con el Departamento de Informtica la publicacin en Intranet de la informacin sobre los deudores en la Central de Riesgos recibida de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP para las consultas que requieran las diversas unidades orgnicas autorizadas del Banco. Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos contables de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 02 12 de 41
c.
d. e.
f.
g.
h.
i.
j. k.
l.
m. n.
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TITULO
BN-MOF-2500-11-02
CDIGO
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o. p. q.
Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la Seccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
5.2
Divisin Contabilidad Complementaria Misin Asegurar la consolidacin de los Balances de Comprobacin de la Red de Oficinas de provincias, efectuar las conciliaciones bancarias y de cuentas transitorias; as como revisar y efectuar los desembolsos por adquisiciones de bienes y servicios a proveedores, contradas por las unidades orgnicas de la Oficina Principal. Funciones a. b. c. Elaborar y ejecutar los proyectos incluidos en el Plan Operativo Institucional-POI; as como los Proyectos Internos que corresponde a la Divisin. Revisar diariamente los Balances de Comprobacin de la Red de Oficinas de provincias para la verificacin de saldos. Efectuar la conciliacin de las operaciones de cargo y abono entre la Red de Oficinas de Provincias y la Oficina Principal, remitiendo a las unidades orgnicas correspondientes los reportes de las partidas pendientes para su oportuna regularizacin. Efectuar las conciliaciones bancarias de las cuentas que mantiene el Banco en el pas y el exterior, a fin de determinar las partidas pendientes. Mantener actualizado el control de cuentas bancarias vigentes y canceladas. Consultar mediante el aplicativo SUNAT por Internet, si los proveedores del Banco tienen deuda tributaria en cobranza coactiva para efectuar el embargo y poner a disposicin de la SUNAT los importes retenidos o proceder al pago. Revisar que los desembolsos por adquisiciones de bienes y servicios se efecten de acuerdo con los dispositivos legales y administrativos vigentes. Asimismo, efectuar los desembolsos a travs de cheques de gerencia, abono en cuenta de ahorros, cuenta corriente y/o transferencias bancarias. Efectuar la conciliacin de las operaciones contables relacionadas con el movimiento de cuentas transitorias, determinando las partidas pendientes. Controlar y registrar la distribucin del gasto a cada unidad por centro de costo. Contabilizar las operaciones y elaborar los anexos de balance de cada una de las cuentas bajo su control. Revisar la conformidad de la rendicin de cuentas de los viticos por las comisiones de servicio dentro del territorio nacional. Proponer normas y disposiciones operativos-contables a la Jefatura del Departamento, de acuerdo al mbito de su competencia.
d. e. f.
g.
h. i. j. k. l.
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TITULO
BN-MOF-2500-11-02
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FECHA DE APROBACIN
m. n.
Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos contables de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe del Departamento los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la Divisin. Administrar el presupuesto asignado a la Divisin, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecucin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Divisin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
o. p. q. r.
5.2.1
Seccin Agencias y Conciliaciones Misin Asegurar la centralizacin y consolidacin de los Estados Financieros de la Red de Oficinas de provincias; asimismo garantizar las conciliaciones con los Bancos de Lima, Bancos del Exterior y cuentas transitorias, determinando las cuentas pendientes para su regularizacin. Funciones a. b. c. d. Emitir los Balances de Comprobacin de la Red de Oficinas de provincias, para la verificacin de saldos. Verificar la conformidad de los anexos de balance de la Red de Oficinas de provincias con los saldos del Balance de Comprobacin. Revisar el movimiento diario para obtener el Balance Consolidado y los Balances de Comprobacin Diario de la Red de Oficinas de provincias. Coordinar con la Red de Oficinas de provincias la regularizacin de las cuentas y las observaciones que pudieran derivarse de sus correspondientes Balances de Comprobacin para la correcta presentacin de los Estados Financieros. Emitir y elaborar mensualmente los reportes consolidados de la Red de Oficinas de provincia relacionados con Caja Moneda Nacional, "Colocaciones y Depsitos a Plazo por Vencer" y "Depsitos y Colocaciones por Oficinas" para su presentacin a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y los anexos del balance de las cuentas bajo su control. Procesar y conciliar las notas emitidas y correspondidas por las unidades orgnicas involucradas de la Oficina Principal y la Red de Oficinas de provincias, elaborando los anexos de Balances de Saldos Deudores y Acreedores y los Reportes de Operaciones Pendientes de la Red de Oficinas de Provincias. Remitir las conciliaciones y listados de pendientes a las unidades orgnicas involucradas de la Oficina Principal y a la Red de Oficinas de provincias segn corresponda, para la regularizacin de las partidas pendientes. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 02 14 de 41
e.
f.
g.
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h.
Consultar a la SUNAT si es que el proveedor del Banco presenta deuda en cobranza coactiva, antes de efectuar el desembolso, para comunicar a la Red de Oficinas de provincias si es que procede el embargo correspondiente. Contabilizar operaciones diversas y regularizaciones relacionadas con la Red de Oficinas de provincias. Publicar en Intranet los Balances de Comprobacin MN y ME de provincias para difundir la informacin contable a las distintas unidades orgnicas del Banco que lo requieran. Efectuar la conciliacin entre los registros auxiliares y los estados de cuentas corrientes bancarias (locales y del exterior), determinando las partidas pendientes y coordinar con las unidades orgnicas las regularizaciones que correspondan. Coordinar con las unidades orgnicas involucradas, el origen de los sobregiros, de las retenciones judiciales para determinar su conformidad, reclasificacin y contabilizacin o reclamar a los bancos en casos de improcedencia. Efectuar el seguimiento de las notas y otros documentos contables que afecten a las cuentas transitorias, procesando la conciliacin, determinando las partidas pendientes para su regularizacin segn la unidad orgnica que corresponda. Analizar la cuenta "Operaciones en Trmite", a fin de determinar las obligaciones sujetas a encaje y elaborar el reporte de saldos exonerados de guardar encaje. Coordinar con las unidades orgnicas involucradas de la Oficina Principal y con los Bancos del pas y del exterior, a fin de efectuar adecuadamente la contabilizacin y/o regularizacin de las partidas pendientes. Mantener actualizado el control de cuentas bancarias vigentes y canceladas. Elaborar los anexos al Balance de las cuentas bajo su control. Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos- contables de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la Seccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
i. j. k.
l.
m.
n. o.
p. q. r. s.
t. u. v.
5.2.2
Seccin Revisiones Misin Garantizar que los pagos por la adquisicin de bienes y servicios de la Oficina Principal, se efecten con sujecin a las normas legales y administrativas vigentes, con excepcin de las remuneraciones.
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Funciones a. Revisar que los desembolsos por adquisiciones de bienes y servicios que se realizan en la Oficina Principal, sean de conformidad con los bienes y servicios comprados y comprometidos, contratos celebrados y, que los documentos y comprobantes de pago que se presenten, estn de acuerdo con las normas legales y administrativas vigentes. Procesar los comprobantes de pago por los desembolsos a los proveedores y reembolsos de caja chica, elaborando los asientos contables que correspondan y efectuando los pagos a travs de cheques de gerencia, abono en cuenta de ahorros, cuenta corriente y/o transferencias bancarias. Efectuar la consulta a SUNAT antes de realizar los desembolsos a los proveedores de la Oficina Principal para determinar si tienen deuda o no con ellos, trabar el embargo en forma de retencin en caso lo ordenaran, para posteriormente hacer entrega a la SUNAT del importe retenido. Coordinar con el Departamento de Logstica-Divisin de Servicios sobre los adelantos a los Contratistas, avances de obra, depsitos en garanta, acondicionamiento de locales y consignacin de Depsitos Judiciales por concepto de Alquileres. Verificar y controlar los recibos de movilidad local y otros, autorizando su desembolso. Asignar los viticos y revisar la conformidad de la rendicin de cuentas de los trabajadores y funcionarios del Banco, as como los contratados bajo la modalidad de locadores de servicio que deben viajar al interior del pas en comisin de servicios. Regularizar las notas de cargo emitidas por la Red de Oficinas de provincias, por los pagos de bienes y servicios que han comprado y cuyo presupuesto corresponde a las unidades orgnicas de la Oficina Principal. Contabilizar sus operaciones y elaborar los anexos al balance de las cuentas bajo su control. Determinar la aplicacin del gasto en dos formas: directo y distributivo (prorratear el gasto), actualizar, reportar y ejecutar la distribucin de gastos por cada unidad de centro de costos. Emitir mensualmente los reportes por cada unidad de centro de costos. Absolver consultas de las unidades orgnicas que lo requieran, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos contables de su competencia. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control In terno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la Seccin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Atender e implementar las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los organismos de control externo.
b.
c.
d.
e. f.
g.
h. i. j. k. l.
m. n. o.
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6. 6.1 6.1.1
FUNCIONES ESPECFICAS A NIVEL DE CARGOS Jefatura Departamento de Contabilidad Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Departamento de Contabilidad Funciones Especficas: a. b. c. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades del Departamento de Contabilidad. Participar en la elaboracin y la ejecucin del Plan Estratgico del Banco y elaborar y ejecutar el Plan Operativo Anual del Departamento de Contabilidad. Refrendar los Estados Financieros del Banco y los reportes y anexos que sean requeridos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Banco Central de Reserva, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y otros organismos externos. Proponer y coordinar con el Departamento de Informtica y el Departamento de Planeamiento y Desarrollo, la implantacin de los sistemas automatizados requeridos por el Departamento. Informar peridicamente a la Gerencia General sobre los resultados de la operatividad de la unidad orgnica a su cargo. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externo. Intervenir en la elaboracin de normas y disposiciones administrativas relativas al mbito de su competencia. Atender asuntos de su competencia que sean requeridos por las distintas unidades orgnicas del Banco. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal del Departamento de Contabilidad. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de las dependencias a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Gerente General los resultados de la gestin de riesgos correspondiente al Departamento de Contabilidad. Administrar el presupuesto asignado al Departamento, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecucin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por el Departamento. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Gerente General.
d. e. f.
g. h. i. j.
k.
l. m. n. o.
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Lnea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Gerente General. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Todo los Cargos Especficos del Departamento de Contabilidad. 6.1.2 Denominacin del Cargo Especfico: Secretaria de Departamento de Contabilidad Funciones Especficas: a. b. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgnicas o entidades externas por encargo del Jefe de Departamento. Registrar en el Sistema de Trmite Documentario STD y disponer el correcto envo de la correspondencia desde el Departamento a las diversas unidades orgnicas y entidades externas al Banco. Recibir, registrar en el Sistema de Trmite Documentario STD y distribuir internamente la correspondencia que llega al Departamento, realizando el seguimiento de su atencin. Actualizar la agenda del Jefe de Departamento. Administrar el archivo de gestin y archivo sistematizado del Departamento. Archivar la documentacin recibida, emitida y/o cargos de la misma. Coordinar el envo de la documentacin archivada a la Seccin Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente. Recibir y realizar llamadas telefnicas adems de enviar y recibir faxes segn las necesidades del Departamento. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a travs del sistema que corresponda, as como verificar su recepcin y distribucin a los usuarios. Mantener actualizado el registro de la ubicacin y responsable de los bienes muebles asignados al Departamento, as como solicitar su mantenimiento, reparacin o baja. Tramitar los viticos de los trabajadores del Banco y locadores de servicio que viajen en comisin de servicio. Tramitar la regularizacin de la asistencia y solicitud de recibo de movilidad. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados al Departamento, as como tramitar las reprogramaciones. Efectuar el pedido y control de tiles de escritorio de la Jefatura del Departamento. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe del Departamento. Depende Directamente del: Jefe de Departamento de Contabilidad. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Conserje.
c. d. e. f. g. h. i.
j. k. l. m. n. o.
Lnea de Autoridad y Responsabilidad:
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6.1.3
Denominacin del Cargo Especfico: Conserje Funciones Especficas: a. b. c. d. e. f. Distribuir la correspondencia enviada por el Departamento a las unidades orgnicas del Banco de manera adecuada y adoptando las medidas de seguridad que se requiera. Entregar y recibir diversos documentos de Sunat, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Contralora General de la Repblica y otras instituciones externas. Realizar el envo y recojo de la documentacin del Departamento al rea de fotocopiado para su reproduccin. Armar las carpetas de trabajo y anillados para las reuniones que se le encomiende, asimismo los informes que se remiten a los organismos externos y unidades orgnicas del Banco. Acondicionar la sala de reuniones del Departamento e instalar los equipos que se requieran. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Secretaria y el Jefe del Departamento. Depende Directamente de la: Secretaria del Departamento de Contabilidad. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Ninguno.
6.2 6.2.1
Seccin Tributacin Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Tributacin Funciones Especficas: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar el cumplimiento de las actividades de la Seccin Tributacin. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Seccin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. Asesorar a las unidades orgnicas del Banco en aspectos contable/tributarios. Dar instrucciones acerca de las obligaciones tributarias a la Red de oficinas a nivel nacional. Revisar y presentar las Declaraciones Juradas anuales exigidas por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria y otros rganos administradores de tributos. Supervisar el cumplimiento de la presentacin de las Declaraciones Juradas y de los pagos a los Gobiernos Locales efectuados por las oficinas de provincias. Reclamar y/o apelar oportunamente las acotaciones impuestas al Banco que efecten los rganos administradores de tributos. Coordinar con los organismos competentes sobre las aplicaciones, alcances y modificaciones de tributos que afectan a la Institucin como contribuyente. Revisar los anexos de balance a cargo de la Seccin. Participar en la elaboracin de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al mbito de su competencia.
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k.
Atender asuntos relacionados con las actividades de la Seccin, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Seccin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las unidades orgnicas del Banco. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externo. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. Autorizar las horas extras del personal de la Seccin. Coordinar el rol vacacional del personal de la Seccin. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Seccin. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe del Departamento los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe del Departamento. Depende Directamente del: Jefe de Departamento de Contabilidad. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Seccin Tributacin.
l.
m. n. o. p. q. r. s.
t. u. v.
6.2.2
Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Tributacin Funciones Especficas: a. b. c. d. Elaborar las Declaraciones Juradas exigidas por la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria (SUNAT) y otros rganos administradores de tributos. Elaborar las liquidaciones para el pago de impuestos, tasas y/o contribuciones, de acuerdo a los dispositivos tributarios vigentes. Realizar la revisin, verificacin y/o modificacin de los datos recibidos de los Sistemas Informticos para su posterior transmisin a las Entidades Administradoras de Tributos. Brindar asesoramiento contable y tributario a las Oficinas de Lima y provincias.
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e. f. g. h.
Elaborar informacin tributaria para proporcionar a los rganos de control interno o externo. Recibir, registrar, archivar y distribuir diversos documentos a cargo de la Seccin. Solicitar los tiles de escritorio de acuerdo a los requerimientos de la Seccin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de la Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Tributacin. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
6.3 6.3.1
Divisin Contabilidad Central Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Divisin Contabilidad Central Funciones Especficas: a. b. c. d. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Divisin Contabilidad Central. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Divisin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. Proponer, participar y supervisar el desarrollo de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al mbito de su competencia. Supervisar la elaboracin correcta y oportuna de los Estados Financieros, para su presentacin y publicacin en los plazos establecidos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y FONAFE segn corresponda. Supervisar y participar en el anlisis de datos e interpretacin de los Estados Financieros para la elaboracin de los informes contables. Interpretar y coordinar la implementacin de las Directivas del Banco Central de Reserva y de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y FONAFE para la elaboracin de informes requeridos por dichos organismos. Autorizar la apertura, modificar o cancelar de cuentas, sub-cuentas y/o analticas, dentro del marco establecido por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Supervisar la realizacin de la contabilizacin de las provisiones y otras operaciones propias de la Divisin. Atender asuntos relacionados con las actividades de la Divisin, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Divisin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de informacin de las unidades orgnicas del Banco. Representar al Banco ante los organismos competentes cuando as sea encomendado. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externos.
e. f.
g. h. i.
j. k.
l.
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m. n. o. p. q. r.
Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. Autorizar las horas extras del personal de la Divisin. Coordinar el rol vacacional del personal de la Divisin. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Divisin. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe del Departamento de Contabilidad los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. Administrar el presupuesto asignado a la Divisin, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecucin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Divisin. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe del Departamento de Contabilidad. Depende Directamente del: Jefe de Departamento de Contabilidad. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Divisin Contabilidad Central.
s. t. u. v.
6.3.2
Denominacin del Cargo Especfico: Secretaria de Divisin Contabilidad Central Funciones Especficas: a. b. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgnicas o entidades externas por encargo del Jefe de la Divisin. Registrar en el Sistema de Trmite Documentario STD y disponer el correcto envo de la correspondencia desde el Departamento a las diversas unidades orgnicas y entidades externas al Banco. Recibir, registrar en el Sistema de Trmite Documentario STD y distribuir internamente la correspondencia que llega a la Divisin, realizando el seguimiento de su atencin. Actualizar la agenda del Jefe Divisin. Administrar el archivo de gestin y archivo sistematizado de la Divisin. Archivar la documentacin recibida, emitida y/o cargos de la misma. Coordinar el envo de la documentacin archivada a la Seccin Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente.
c. d. e. f. g.
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h. i.
Recibir y realizar llamadas telefnicas adems de enviar y recibir faxes segn las necesidades de la Divisin. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a travs del sistema que corresponda, as como verificar su recepcin y distribucin a los usuarios. Mantener actualizado el registro de la ubicacin y responsable de los bienes muebles asignados a la Divisin, as como solicitar su mantenimiento, reparacin o baja. Tramitar los viticos de los trabajadores, funcionarios locadores de servicio de la Divisin que viajen en comisin de servicio. Tramitar la regularizacin de la asistencia y solicitud de recibo de movilidad. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a la Divisin, as como tramitar las reprogramaciones. Efectuar el pedido y control de tiles de escritorio de la Jefatura de Divisin. Centralizar el pedido de tiles de escritorio de las Secciones y tramitar su autorizacin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de la Divisin. Depende Directamente del: Jefe de Divisin Contabilidad Central. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Conserje.
j. k. l. m. n. o. p.
6.3.3
Denominacin del Cargo Especfico: Conserje Funciones Especficas: a. Distribuir la correspondencia enviada por la Divisin a las unidades orgnicas del Banco de manera adecuada y adoptando las medidas de seguridad que se requiera. b. Entregar y recibir diversos documentos de Sunat, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Contralora General de la Repblica y otras instituciones externas. c. Realizar el envo y recojo de la documentacin de la Divisin al rea de fotocopiado para su reproduccin.
d. Armar las carpetas de trabajo y anillados para las reuniones que se le encomiende. e. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Secretaria y el Jefe de la Divisin. Lnea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente de la: Secretaria de Divisin Contabilidad Central. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
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6.4 6.4.1
Seccin Registro y Archivo Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Registro y Archivo Funciones Especficas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Seccin Registro y Archivo. b. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Seccin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. c. Participar en la elaboracin de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al mbito de su competencia.
d. Atender los requerimientos de las unidades orgnicas operativas relacionados con la dinmica contable del registro de las operaciones del Banco. e. Supervisar el mantenimiento del Plan Contable (Aperturar, modificar y/o cancelar cuentas) en concordancia con las disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y con la autorizacin del Jefe de Divisin. f. Establecer la conformidad de los saldos que reflejan los Balances de Comprobacin de Lima. g. Gestionar la legalizacin de los libros oficiales de contabilidad. h. Administrar el archivo contable del Departamento. i. Proporcionar la informacin y/o copias de la documentacin contable que administra, cuando sean requeridas por los Auditores o Funcionarios del Banco y verificar que el personal de la Seccin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las unidades orgnicas del Banco. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externo. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes.
j.
k. l.
m. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. n. Coordinar el rol vacacional del personal de la Seccin. o. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Seccin. p. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. q. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. r. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin.
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s.
Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe de la Divisin. Depende Directamente del: Jefe de Divisin Contabilidad Central. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Seccin Registro y Archivo.
6.4.2
Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Registro y Archivo Funciones Especficas: a. Efectuar la apertura del da en el Sistema Contable, as como el mantenimiento diario del archivo de monedas extranjeras (MET07) con los tipos de cambio contable y ponderado, segn las disposiciones de la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Revisar diariamente la documentacin contable recibida de las unidades orgnicas de la Oficina Principal y Red de Oficinas de Lima, para establecer su conformidad y archivo. Efectuar las correcciones y las modificaciones de los datos contables en coordinacin con las unidades orgnicas que correspondan. Efectuar el cuadre diario del total de operaciones contables, coordinando con las unidades orgnicas involucradas y proceder al cierre de las operaciones del da. Coordinar con el Departamento de Informtica el proceso de actualizacin de saldos diarios, as como la impresin de los Balances de Comprobacin y registros auxiliares diarios, mensuales y anuales. Efectuar el proceso de publicacin en Intranet de los Balances de Comprobacin MN y ME de Lima para difundir la informacin contable a las distintas unidades orgnicas del Banco que lo requieran. Efectuar los procesos para la obtencin del archivo que generar el Anexo 15-A Reporte de Tesorera y Posicin de Liquidez Diaria. Recibir, registrar, archivar y distribuir diversos documentos a cargo de la Seccin. Solicitar los tiles de escritorio de acuerdo a los requerimientos de la Seccin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Registro y Archivo. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
b. c. d. e.
f.
g. h. i. j.
6.4.3
Denominacin del Cargo Especfico: Auxiliar Contable de Registro y Archivo Funciones Especficas: a. Mantener, conservar y controlar la documentacin contable en el archivo del Departamento; as como ejercer la supervisin de los documentos contables que se encuentran en el Archivo Central del Banco.
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b. c.
Atender los requerimientos de las diversas unidades orgnicas referentes a la documentacin contable archivada en el Departamento y en el Archivo Central del Banco. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Registro y Archivo. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
6.5 6.5.1
Seccin Informes y Estados Financieros Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Informes y Estados Financieros Funciones Especficas: a. b. c. d. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Seccin Informes y Estados Financieros. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Seccin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. Supervisar los asuntos relacionados a la elaboracin de los Estados Financieros, la conformidad de los anexos de Balance y de los Informes Contables. Verificar la conformidad de los datos para la elaboracin de los Estados Financieros e Informes Contables de su competencia, de acuerdo a las normas establecidas por el Banco y organismos externos. Proporcionar la informacin necesaria, relativa a la Seccin, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Seccin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las unidades orgnicas del Banco. Participar en la elaboracin de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al mbito de su competencia. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externo. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. Coordinar el rol vacacional del personal de la Seccin. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Seccin. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos,
e.
f. g.
h. i. j. k. l. m.
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que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. n. o. p. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe de la Divisin. Depende Directamente del: Jefe de Divisin Contabilidad Central. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Seccin Informes y Estados Financieros. 6.5.2 Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Informes y Estados Financieros Funciones Especficas: a. b. c. d. Elaborar los Estados Financieros de conformidad con las normas dictadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Elaborar el reporte mensual de los saldos promedios diarios del Balance General. Analizar los Estados Financieros y elaborar mensualmente los informes preliminares sobre la situacin econmico-financiera del Banco. Elaborar en forma mensual el Reporte N 2 (Anexo B) Resumen de Activos y Crditos Contingentes Ponderados por Riesgo Crediticio y Requerimientos Patrimoniales por Riesgo de Mercado. Elaborar en forma mensual el Reporte N 3 sobre el comportamiento del Patrimonio Efectivo. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Informes y Estados Financieros. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno. 6.5.3 Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Informes y Estados Financieros Funciones Especficas a. b. c. Participar en la elaboracin de los Estados Financieros de conformidad con las normas dictadas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Verificar la conformidad de los anexos que sustentan los saldos de Balance y coordinar con las diversas unidades orgnicas las regularizaciones que correspondan. Conservar y mantener el archivo de los Estados Financieros, plantillas, hojas de trabajo y anexos del Balance.
e. f.
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d. e. f. g.
Elaborar el reporte mensual sobre el comportamiento de las cuentas del Balance y del Estado de Ganancias y Prdidas. Recibir, registrar, archivar y distribuir diversos documentos a cargo de la Seccin. Solicitar los tiles de escritorio de acuerdo a los requerimientos de la Seccin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Informes y Estados Financieros. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
6.6 6.6.1
Seccin Operaciones Diversas Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Operaciones Diversas Funciones Especficas: a. b. c. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Seccin Operaciones Diversas. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Seccin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. Atender asuntos relacionados al registro y contabilizacin de las diversas operaciones a cargo de la Divisin, as como el ingreso de asientos contables complementarios que realizan las diversas unidades orgnicas operativas del Banco. Revisar Cuadro de Bienes Adjudicados y otros, conteniendo la informacin requerida para la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Contralora General de Repblica y otros organismos externos. Revisar los anexos de balance a cargo de la Seccin. Proporcionar la informacin necesaria, relativa a la Seccin, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Seccin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las unidades orgnicas del Banco. Participar en la elaboracin de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al mbito de su competencia. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externo. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. Coordinar el rol vacacional del personal de la Seccin.
d.
e. f.
g. h.
i. j. k. l.
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m. n.
Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Seccin. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe de la Divisin. Depende Directamente del: Jefe de Divisin Contabilidad Central. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Seccin Operaciones Diversas.
o. p. q.
6.6.2
Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Operaciones Diversas Funciones Especficas: a. b. c. d. e. Analizar la conformidad de las provisiones contabilizadas de Crditos, Cuentas por Cobrar y otros Activos. Provisionar, ejecutar y contabilizar las transferencias a los diversos programas del Fondo de Empleados del Banco de la Nacin. Elaborar Cuadro de Bienes Adjudicados y otros conteniendo la informacin requerida por diversos organismos externos. Coordinar con la Divisin Evaluacin Cartera de Crditos del Departamento de Riesgos la calificacin sobre los deudores del Banco, para constituir las provisiones requeridas. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Operaciones Diversas. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno
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6.6.3
Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Operaciones Diversas Funciones Especficas: a. b. c. d. e. f. g. Contabilizar las provisiones y dems operaciones propias de la Divisin. Contabilizar y controlar las prdidas por robos y asaltos que puedan ocurrir en las diferentes unidades orgnicas del Banco, as como la recuperacin mediante el seguro. Ingresar al computador central los asientos contables complementarios y regularizaciones que realizan las diversas unidades orgnicas operativas. Elaborar los anexos del balance de las diferentes cuentas controladas por la Divisin Recibir, registrar, archivar y distribuir diversos documentos a cargo de la Seccin. Solicitar los tiles de escritorio de acuerdo a los requerimientos de la Seccin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Operaciones Diversas. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
6.7 6.7.1
Seccin Reportes Especiales Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Reportes Especiales Funciones Especficas: a. b. c. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Seccin Reportes Especiales. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Seccin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. Atender y coordinar con los funcionarios de las entidades externas y de las unidades orgnicas del Banco la elaboracin de los Anexos y Reportes requeridos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Banco Central de Reserva, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, FONAFE y otros organismos externos. Interpretar y supervisar la adecuada implementacin de las Directivas del Banco Central de Reserva, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y FONAFE relacionados con la elaboracin de los Anexos y Reportes sobre la informacin contable que estos organismos requieren. Proporcionar la informacin necesaria, relativa a la Seccin, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Seccin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las unidades orgnicas del Banco. Participar en la elaboracin de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al mbito de su competencia. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control.
d.
e.
f. g.
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h. i. j. k. l. m.
Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externo. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. Coordinar el rol vacacional del personal de la Seccin. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Seccin. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe de la Divisin. Depende Directamente del: Jefe de Divisin Contabilidad Central. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Seccin Reportes Especiales.
n. o. p.
6.7.2
Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Reportes Especiales Funciones Especficas: a. Interpretar y coordinar permanentemente la adecuada implementacin de las Directivas del Banco Central de Reserva, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y Direccin Nacional de Contabilidad Pblica, sobre la elaboracin de los reportes contables. Elaborar los reportes de "Situacin de Encaje", "Reporte Crediticio de Deudores, "Informacin Adelantada del Balance", "Balance Sectorial por Agentes Econmicos" entre otros reportes, as como los anexos conteniendo informacin financiera y econmica, de acuerdo con las normas emitidas por el Banco Central de Reserva, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y FONAFE. Coordinar permanentemente con las diversas unidades orgnicas del Banco, la elaboracin de los diferentes anexos y formas requeridos por los organismos externos. Coordinar y validar la informacin remitida por las diferentes unidades orgnicas del Banco, para su transmisin a travs del SUCAVE (Submdulo de Captura y Validacin Externa), de acuerdo a las normas emitidas por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Efectuar la conciliacin de transacciones con las entidades del Holding FONAFE.
b.
c. d.
e.
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f.
Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Reportes Especiales. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
6.7.3
Denominacin del Cargo Especfico: Auxiliar Contable de Reportes Especiales Funciones Especficas: a. Coordinar permanentemente con las diversas unidades orgnicas del Banco, la elaboracin de los diferentes anexos y formas requeridos por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, Banco Central de Reserva, Direccin Nacional de Contabilidad Pblica y FONAFE de conformidad a las Directivas emitidas por estos organismos. Coordinar con las diferentes unidades orgnicas, la forma de presentacin de la informacin que se debe transmitir por el Mdulo SUCAVE, segn el diseo elaborado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Elaborar anexos y reportes especiales que requieran los organismos externos. Recibir, registrar, archivar y distribuir diversos documentos a cargo de la Seccin. Solicitar los tiles de escritorio de acuerdo a los requerimientos de la Seccin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Reportes Especiales. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
b.
c. d. e. f.
6.8 6.8.1
Divisin Contabilidad Complementaria Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de la Divisin Contabilidad Complementaria Funciones Especficas: a. b. c. d. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Divisin Contabilidad Complementaria. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Divisin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. Proponer normas y disposiciones operativos-contables a la Jefatura del Departamento, de acuerdo al mbito de su competencia. Supervisar la actualizacin de la apertura y cancelacin de las cuentas bancarias locales y del exterior.
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e. f. g.
Revisar que los desembolsos por adquisiciones de bienes y servicios que se realizan en la Oficina Principal se efecten de acuerdo con los dispositivos legales y administrativos vigentes. Administrar la racionalidad de la aplicacin de los gastos por cada unidad de Centro de Costos. Atender los asuntos relacionados con las actividades de la Divisin, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Divisin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de informacin de las unidades orgnicas del Banco. Representar al Banco ante los organismos competentes cuando as sea encomendado. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externos. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. Autorizar las horas extras del personal de la Divisin. Coordinar el rol vacacional del personal de la Divisin. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Divisin. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe del Departamento de Contabilidad los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. Administrar el presupuesto asignado a la Divisin, realizando un oportuno seguimiento y control de su ejecucin. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Divisin. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe del Departamento. Depende Directamente del: Jefe de Departamento de Contabilidad. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Divisin Contabilidad Complementaria.
h. i.
j. k. l. m. n. o. p.
q. r. s. t.
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6.8.2
Denominacin del Cargo Especfico: Secretaria de Divisin Contabilidad Complementaria Funciones Especficas: a. b. Elaborar las comunicaciones hacia las unidades orgnicas o entidades externas por encargo del Jefe de la Divisin. Registrar en el Sistema de Trmite Documentario STD y disponer el correcto envo de la correspondencia desde el Departamento a las diversas unidades orgnicas y entidades externas al Banco. Recibir, registrar en el Sistema de Trmite Documentario STD y distribuir internamente la correspondencia que llega a la Divisin, realizando el seguimiento de su atencin. Actualizar la agenda del Jefe Divisin. Administrar el archivo de gestin y archivo sistematizado de la Divisin. Archivar la documentacin emitida, recibida y/o cargos de la misma. Coordinar el envo de la documentacin archivada a la Seccin Archivo Central, en cumplimiento de la normativa correspondiente. Recibir y realizar llamadas telefnicas, adems de enviar y recibir faxes segn las necesidades de la Divisin. Programar y efectuar los requerimientos de bienes muebles, bienes corrientes, servicios y otros a travs del sistema que corresponda, as como verificar su recepcin y distribucin a los usuarios. Mantener actualizado el registro de la ubicacin y responsable de los bienes muebles asignados a la Divisin, as como solicitar su mantenimiento, reparacin o baja. Tramitar los viticos de los trabajadores, funcionarios del Banco y locadores de servicio que viajen en comisin de servicio. Tramitar la regularizacin de la asistencia y solicitud de recibo de movilidad. Controlar el cronograma de vacaciones del personal y practicantes asignados a la Divisin, as como tramitar las reprogramaciones. Efectuar el pedido y control de tiles de escritorio de la Jefatura de Divisin. Centralizar el pedido de tiles de escritorio de las Secciones y tramitar su autorizacin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Divisin. Depende Directamente del: Jefe de Divisin Contabilidad Complementaria. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Conserje.
c. d. e. f. g. h. i.
j. k. l. m. n. o. p.
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6.8.3
Denominacin del Cargo Especfico: Conserje Funciones Especficas: a. b. c. d. e. f. Distribuir la correspondencia enviada por la Divisin a las unidades orgnicas del Banco de manera adecuada y adoptando las medidas de seguridad que se requiera. Entregar y recibir diversos documentos de las Entidades Financieras, Sunat, Superintendencia de Banca, Seguros y AFP y otras Instituciones externas. Entregar a la Sunat los cheques de gerencia por detracciones. Realizar el envo y recojo de la documentacin de la Divisin al rea de fotocopiado para su reproduccin. Armar las carpetas de trabajo y anillados para las reuniones que se le encomiende. Realizar otras funciones que le sean asignadas por la Secretaria y el Jefe de la Divisin.
Lnea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente de la: Secretaria de Divisin Contabilidad Complementaria. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno. 6.9 6.9.1 Seccin Agencias y Conciliaciones Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Agencias y Conciliaciones Funciones Especficas: a. b. c. d. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Seccin Agencias y Conciliaciones. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Seccin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. Coordinar con la Red de Oficinas de provincias la regularizacin de las cuentas por las observaciones que pudieran derivarse de sus correspondientes Balances de Comprobacin. Atender asuntos relacionados a la emisin y consolidacin de los Balances de Comprobacin de la Red de Oficinas de provincias, as como a la actualizacin de cuentas bancarias, a la conciliacin de bancos locales y del exterior y de las cuentas contables transitorias. Instruir y coordinar permanentemente con la Red de Oficinas de provincias, sobre aspectos relacionados con los procedimientos operativos contables. Revisar los reportes de Caja Moneda Nacional y los anexos de balance que se emitan, as como la conciliacin de la cuenta 1901.01.01.02 de Oficina Principal. Supervisar las consultas a la Sunat sobre embargos tributarios a los proveedores de provincias. Revisar que los reportes de los saldos exonerados de las obligaciones sujetas a encaje se encuentren de acuerdo a lo normado por el Banco Central de Reserva. Revisar las retenciones judiciales de las cuentas bancarias bajo su control. Revisar los anexos de balance a cargo de la Seccin.
e. f. g. h. i. j.
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k.
l. m.
Proporcionar la informacin necesaria, relativa a la Seccin, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Seccin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las unidades orgnicas del Banco. Participar en la elaboracin de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al mbito de su competencia. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externo. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo.
n. o. p. q. r.
Coordinar el rol vacacional del personal de la Seccin. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Seccin. s. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. t. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. u. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. v. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe de la Divisin. Lnea de Autoridad y Responsabilidad: Depende Directamente del: Jefe de Divisin Contabilidad Complementaria. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Seccin Agencias y Conciliaciones.
6.9.2
Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Agencias y Conciliaciones Funciones Especficas: a. b. Verificar la conformidad de los anexos de balance de la Red de Oficinas de provincias con los saldos del Balance de Comprobacin. Verificar, procesar y conciliar las notas emitidas y correspondidas por la Oficina Principal y la Red de Oficinas de la cuenta 1901.01.01.02, elaborando los anexos de balance de Saldos Deudores y Acreedores y los Reportes de Operaciones Pendientes de la Red de Oficinas de provincias.
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c. d.
e. f.
Contabilizar operaciones diversas y regularizaciones relacionadas con la Red de Oficinas de provincias. Coordinar y efectuar el seguimiento con los bancos locales y del exterior y con las unidades orgnicas involucradas, respecto a la contabilizacin y/o regularizacin de las partidas pendientes, de acuerdo a lo normado por la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Coordinar con las unidades orgnicas involucradas, el origen de los sobregiros bancarios, para determinar su conformidad y contabilizacin o reclamar a los bancos en casos de improcedencia. Elaborar la Conciliacin Bancaria de bancos locales y del exterior, as como el seguimiento a las partidas pendientes ante los bancos y las unidades orgnicas involucradas de la Oficina Principal. Analizar la cuenta "Operaciones en Trmite", a fin de determinar las partidas pendientes de las obligaciones sujetas a encaje y elaborar el reporte de saldos exonerados de encaje. Analizar las Retenciones Judiciales debitadas en bancos o cuentas transitorias, as como la contabilizacin de las comisiones y reporte a la unidad orgnica legal que corresponda. Efectuar el proceso de publicacin en Intranet de los Balances de Comprobacin en MN y ME de provincias Elaborar los anexos de Balance de las cuentas bajo su control. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Agencias y Conciliaciones. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
g. h. i. j. k.
6.9.3
Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Agencias y Conciliaciones Funciones Especficas: a. Editar y regularizar, en caso sea necesario, la transmisin de los movimientos diarios de la Red de Oficinas de provincias. b. c. Emitir el Balance Consolidado diario en MN y ME y los Balances de Comprobacin Diario en MN y ME de la Red de Oficinas de provincias, para la verificacin de saldos. Emitir y elaborar quincenal y mensualmente los reportes consolidados de la Red de Oficinas de provincia relacionados con Caja Moneda Nacional, "Colocaciones y Depsitos a Plazo por Vencer" y "Depsitos y Colocaciones por Oficinas" para su presentacin a la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP. Remitir a las unidades orgnicas, las conciliaciones y listados de partidas pendientes de la Red de Oficinas de provincias. Efectuar la consulta a SUNAT antes de proceder con los pagos a los proveedores en provincias, para determinar si tienen deuda en cobranza coactiva y luego comunicar a la Red de Oficinas de provincias si procede el embargo correspondiente.
d. e.
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f. g. h.
Elaborar la Conciliacin Bancaria de bancos locales y del exterior. Coordinar y efectuar el seguimiento con los bancos y con las unidades orgnicas involucradas, respecto a la contabilizacin y/o regularizacin de las partidas pendientes. Efectuar el seguimiento de las notas y otros documentos contables que afecten a las cuentas transitorias, procesando la conciliacin y determinando las partidas pendientes para su regularizacin segn la unidad orgnica que corresponda. Remitir las partidas pendientes para su regularizacin a las unidades orgnicas que correspondan de la Oficina Principal y de la Red de Oficinas de Lima. Elaborar los anexos de balance de las cuentas bajo su control. Recibir, registrar, archivar y distribuir diversos documentos a cargo de la Seccin. Solicitar los tiles de escritorio de acuerdo a los requerimientos de la Seccin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Agencias y Conciliaciones. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
i. j. k. l. m.
6.10
Seccin Revisiones Funciones Especficas: a. Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades de la Seccin Revisiones. b. Proponer, elaborar y evaluar el Plan de Actividades de la Seccin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. c. Participar en la elaboracin del Plan de Actividades de la Divisin para su inclusin en el Plan Operativo Anual del Departamento. d. Atender consultas sobre asuntos relacionados a los desembolsos por la adquisicin de bienes y servicios de la Oficina Principal. e. Supervisar las consultas a la Sunat sobre embargos tributarios, as como las detracciones del I.G.V. que deben efectuarse a los proveedores de Lima, de conformidad con las normas tributarias. Coordinar con los Departamento de Logstica y Finanzas los aspectos relacionados con las cuentas contables de afectacin por las adquisiciones y asignaciones presupustales que correspondan. Revisar los vouchers que sustentan los comprobantes de pago, firmar los cheques de gerencia, as como efectuar los abonos en cuenta de ahorros, cuenta corriente y/o transferencias bancarias, segn corresponda. Supervisar la aplicacin del gasto que corresponda por cada Unidad de Centro de Costos.
6.10.1 Denominacin del Cargo Especfico: Jefe de Seccin Revisiones
f.
g.
h.
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Revisar los anexos de balance a cargo de la Seccin. Proporcionar la informacin necesaria, relativa a la Seccin, cuando sea requerida y verificar que el personal de la Seccin atienda oportuna y eficientemente los requerimientos de las unidades orgnicas del Banco. Participar en la elaboracin de normas y disposiciones administrativas, de acuerdo al mbito de su competencia. Proporcionar al rgano de Control Institucional la informacin y documentacin que le sea solicitada en el desempeo de sus funciones, de conformidad con las normas pertinentes al Sistema Nacional de Control. Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por el rgano de Control Institucional y los rganos de control externo. Controlar el ingreso, permanencia y salida del personal a su cargo, as como proponer acciones al personal de acuerdo con instrucciones de los rganos competentes. Visar las papeletas de permisos y comisiones de servicios del personal a su cargo. Coordinar el rol vacacional del personal de la Seccin. Promover medidas tendentes al mejoramiento continuo de los procesos realizados en el mbito de su competencia, adems de propiciar la cultura de la calidad en el personal de la Seccin. Administrar los riesgos de su competencia, a travs de la identificacin, tratamiento y control de los mismos, relacionados al logro de los objetivos de la dependencia a su cargo, dentro de las polticas de riesgo, lmites y procedimientos establecidos para la Gestin Integral de Riesgos, que incluye al Control Interno del que es parte integral; considerando adicionalmente la gestin de continuidad del negocio y seguridad de informacin en el Banco. Asumir ante el Jefe de la Divisin los resultados de la gestin de riesgos correspondiente a la de la unidad orgnica a su cargo. Hacer seguimiento al cumplimiento de los contratos de servicios solicitados por la Seccin. Realizar otras funciones afines a la misin de la unidad orgnica a su cargo y las que le sean asignadas por el Jefe de la Divisin. Depende Directamente del: Jefe de Divisin Contabilidad Complementaria. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Todos los cargos especficos de Seccin Revisiones.
k. l.
m. n. o. p. q. r.
s. t. u.
6.10.2 Denominacin del Cargo Especfico: Analista de Revisiones Funciones Especficas: a. Revisar que la documentacin que sustente los desembolsos por bienes y servicios en la Oficina Principal, est de acuerdo con las normas legales y administrativas vigentes y sean autorizados por los funcionarios responsables.
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FECHA DE APROBACIN
b.
Coordinar con el Departamento de Logstica-Divisin de Servicios Seccin Control de Bienes Muebles e Inmuebles y Seguros sobre los adelantos a los Contratistas, avances de obra, depsitos en garanta, acondicionamiento de locales y consignacin de depsitos judiciales por concepto de alquileres. Contabilizar los comprobantes de pago por la adquisicin de bienes y servicios en la Oficina Principal. Emitir los vouchers con los documentos sustentatorios para la firma de los cheques de gerencia, abonos en cuenta de ahorros, cuenta corriente y/o transferencias bancarias. Actualizar y ejecutar la distribucin de gastos de dos formas: Directo y distributivo por cada Unidad de Centro de Costos a nivel nacional. Emitir mensualmente los reportes de gastos, por reas y por cuentas de cada Unidad de Centro de Costos. Revisar y contabilizar las provisiones de bienes y servicios en forma mensual y anual. Elaborar los anexos de balance de las cuentas bajo su control. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Revisiones. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno.
c. d. e. f. g. h. i.
6.10.3 Denominacin del Cargo Especfico: Tcnico Contable de Revisiones Funciones Especficas: a. Procesar los comprobantes de pago por los desembolsos a los proveedores y reembolsos de fondo fijo para caja chica, elaborando los asientos contables que correspondan. b. Efectuar la consulta a SUNAT antes de realizar los desembolsos a los proveedores de bienes y servicios de la Oficina Principal para determinar si tiene deuda tributaria y trabar el embargo en forma de retencin en caso de que lo ordenara. c. Verificar y controlar los recibos de movilidad local y otros de las unidades orgnicas de la Oficina Principal, autorizando su desembolso. d. Establecer el monto de los viticos de los trabajadores, funcionarios del Banco y locadores de servicio que deben viajar al interior del pas en comisin de servicios y revisar la conformidad de la rendicin de cuentas al retorno de los mismos. Regularizar las notas de cargo emitidas por la Red de Oficinas a nivel nacional, por pagos de bienes y servicios cuyo presupuesto corresponde a las unidades orgnicas de la Oficina Principal. Elaborar los anexos de Balance de las cuentas bajo su control. Recibir, registrar, archivar y distribuir diversos documentos a cargo de la Seccin. Solicitar los tiles de escritorio de acuerdo a los requerimientos de la Seccin. Realizar otras funciones asignadas por el Jefe de Seccin. Depende Directamente del: Jefe de Seccin Revisiones. Tiene mando directo sobre los siguientes cargos especficos: Ninguno. MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES (MOF) VERSIN 02 40 de 41
e.
f. g. h. i.
Banco de la Nacin

TITULO
BN-MOF-2500-11-02
CDIGO
18 AGOSTO 2011
FECHA DE APROBACIN
7.
Organigrama
VERSIN
02 41 de 41

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