Cmo Organizar una Conferencia de Prensa

Organice una conferencia de prensa slo cuando tenga novedades que presentar al pblico (por ejemplo: anuncios noticiosos, informes para publicarse, protestas, etc.).
Determine quin es su audiencia
La audiencia a la que desea dirigir sus noticias determinar qu clase de evento usted preparar y qu medios de comunicacin sern invitados. Eso le permitir identificar el lugar donde se localizar su evento, quien dar un discurso, el aspecto que tendrn las banderas y los carteles; as como otros muchos detalles que dependern del tipo de audiencia al que desea dirigirse. Por ejemplo, eventos que promuevan mensajes para los jvenes sern muy diferentes a otras clases de eventos dirigidos a un pblico ms adulto (en este caso, los medios de comunicacin que atendern este evento, sern los que estn enfocados a una audiencia joven).

Das noticiosos buenos y malos & horario

Los martes y los jueves poco antes del medioda es la mejor fecha para organizar una conferencia de prensa. No planee su evento muy tarde porque muchos reporteros tienen que finalizar sus noticias antes de una determinada hora en la tarde. Si tiene que organizar un mitin despus del horario de trabajo, intente hacerlo durante el noticiero de la tarde, para que las cadenas de televisin puedan enviar a reporteros con cmaras para que cubran el evento en directo. No es apropiado organizar una conferencia de prensa el lunes porque las oficinas estn cerradas durante el fin de semana y usted no podr comunicarse con los reporteros unos cuantos das antes del evento. Tampoco es conveniente realizar una conferencia de prensa el viernes ya que la noticia puede ser publicada el sbado, el da de la semana que menos personas leen el peridico.

Practique su evento

Para las conferencias de prensa, considere un ensayo el da antes con sus oradores (con los que s pueden asistir). Haga a los oradores preguntas que los reporteros quiz puedan hacer y pruebe el equipo audio-visual que usarn en la conferencia, en el caso de que vayan a hacer uso de uno.

Evite ser desplazado Verifique otros eventos que podran competir con el suyo. Organice un evento breve Aproximadamente 30 a 45 minutos es un plazo de tiempo suficiente para una conferencia de prensa exitosa. Lugar del evento Planee su evento convenientemente para los reporteros . Grupo de oradores:
Al organizar una conferencia de prensa, limite el nmero de oradores a un mximo de tres o cuatro. El primer orador da la bienvenida, presenta el evento y a los otros oradores y comunica los mensajes ms importantes. Entre los oradores tpicos se pueden encontrar: un Director Ejecutivo o algn miembro clave del personal, una o dos personas que representen el inters humano del VIH, un funcionario pblico, una celebridad, un poltico local y un experto, como el autor del informe que usted est realizando o el abogado que est a cargo del caso.
Da Nacional Latino para la Concientizacin del SIDA - www.nlaad.org - PGINA 81

Una Gua para su Conferencia de Prensa:

Identificar la noticia Identificar la audiencia a la que se dirige Establecer lugar, horario y fecha establecida Confirmar lugar para la conferencia de prensa Verificar que no haya conflictos en su calendario con ste evento Identificar y confirmar los oradores Preparar y enviar un avance de prensa a los reporteros Producir materiales (kit de prensa, reportes, videos, etc.) Preparar la logstica para el evento (seguridad, voluntarios, etc.) Crear decoraciones (banderas, carteles, logotipo de podio, material grfico, etc.) Realizar llamadas de seguimiento a los reporteros Ensayar la conferencia de prensa con los oradores Asegurar el quipo audio-visual Asignar una persona en la entrada para asegurar que todos los reporteros en la lista estn presentes Recibir a los reporteros en la entrada y anotar su presencia en la lista Comenzar la conferencia de prensa a tiempo (con un mximo de 5 minutos de retraso) Asegurarse que todos los oradores comienzan a tiempo Establecer una sesin de preguntas Iniciar el trabajo de seguimiento despus de la sesin de preguntas Completar el trabajo de seguimiento

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