Project Change Management Project Initiation

Abstrak
Menurut PMBOK, untuk mempermudah dalam pengelolaannya, siklus suatu proyek dapat disederhanakan menjadi beberapa tahap, yaitu: (1) tahap inisiasi (2) tahap perencanaan (3) tahap pelaksanaan dan (4) tahap penutupan. Paper ini akan meringkas bagian awal dari suatu proyek, yaitu tahapan inisiasi.

Pendahuluan
Siklus suatu proyek, terdiri dari beberapa fase yang saling terkait. Output pada satu fase, merupakan input bagi fase lainnya. Proyek dibagi menjadi beberapa fase dengan tujuan untuk mempermudah dalam proses pengaturan dan pengawasan.

Gambar 2: Alur dari Fase Project Initiation

1.1 Define: Project Description Statement. Aktivitas pertama pada fase insiasi adalah untuk mendefinisikan proyek secara singkat dengan membuat Project Description Statement. Fungsinya: (1) mendeskripsikan karakteristik produk atau servis yang dihasilkan dari proyek tersebut (2) menjelaskan tujuan bisnis dari produk atau servis baru, mengapa produk atau servis tersebut dibutuhkan. Deskripsi akan dibuat lebih mendetil untuk digunakan pada proposal proyek. 1.2 Analyze: Project Analysis. Tujuan dari aktivitas analisis ini adalah untuk mengidentifikasi solusi terbaik dari kebutuhan dan permasalahan bisnis. Aktivitas analisa proyek ini meliputi: Analisis masalah bisnis Identifikasi solusi-solusi yang potensial Analisis feasibilitas solusi potensial tersebut dari sisi teknikal dan ekonomi Perbandingan dari solusi-solusi potensial Mengidentifikasi solusi terbaik untuk direkomendasikan 1.3 Recommend: Project Proposal Proposal proyek menggambarkan proyek secara detil, yang isinya mengidentifikasikan tujuan proyek, deskripsi proyek, mendefinisikan pendekatan yang digunakan, dan menyediakan informasi top-level lainnya yang bila digabungkan akan membentuk ruang lingkup dari proyek tersebut. Idealnya, proposal proyek menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan untuk memberikan keputusan atas proyek tersebut. Proposal proyek merupakan dasar dari dimulainya suatu proyek, yang ditandai dengan dikeluarkannya Project Charter. Secara spesifik, dokumen proposal proyek berisi: - Apa yang harus dilakukan - Mengapa harus dilakukan

Gambar 1: Siklus Proyek

(1) proses Inisiasi untuk memulai atau menginisiasi suatu proyek, pada saat komitmen didapatkan. (2) proses Perencanaan untuk membuat dan mengelola rencana kerja untuk mendukung tujuan keseluruhan proyek. (3) proses Eksekusi untuk mengkoordinasikan manusia dan sumber daya lainnya yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. (4) proses Penutupan untuk menyediakan penutup dalam bentuk penerimaan secara formal yang menyatakan bahwa proyek telah terselesaikan tujuannya.

1. Aktivitas pada Proses Inisiasi

Project Initiation adalah tahap pertama dalam siklus hidup proyek dan merupakan pendahulu dari fase Perencanaan Proyek. Fungsi aktivitas yang terdapat pada Project Initiation: (1) Dokumen-dokumen yang dibuat pada Tahap Project Initiation mendefinisikan proyek sehingga semua stakeholder dapat dengan jelas memahami lingkup dan manfaat yang diharapkan dari proyek tersebut. (2) membangun komitmen di antara manajemen eksekutif dan sumber daya manusia lain yang terlibat melalui aktivitas Project Charter (3) adanya penunjukan Project Manager, yang diharapkan dapat mensukseskan proyek tersebut melalui pengalaman dan kemampuannya. Jenis aktivitas pada fase Project Initiation dibagi empat yaitu define, analyze, recommend, dan decide (gambar 1).

|1

Project Change Management Project Initiation

Bagaimana cara melakukannya Berapa besar resikonya

1.4 Decide: Project Charter Project charter secara formal akan menjadi penanda dimulainya suatu proyek. Disetujuinya project charter merupakan akhir dari fase Project Initiation dan awal dari fase Project Planning. Informasi dari project charter berasal dari dokumen-dokumen analisis proyek, proposal proyek, dan dokumen lainnya yang mengidentifikasi kebutuhan bisnis dan memunculkan komitmen dari senior manajemen. Untuk melengkapi charter, perencanaan yang berisi rinician pengaturan pekerjaan. Umumnya perencanaan ini dibuat dalam bentuk Gantt Chart, dan harus mencakup: Daftar task yang dibutuhkan untuk melengkapi fase Project Initiation dan fase Project Planning Estimasi waktu menyelesaikan fase Project Initiation dan fase Project Planning Sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan fase Project Initiation dan fase Project Planning Estimasi biaya untuk menyelesaikan fase Project Initiation dan fase Project Planning

Gambar 3: Diagram Interface Eksternal Proyek

Diagram di atas menggambarkan interface sebuah sistem proyek IT dengan sistem dan obyek lainnya, dimana lebih dari satu operator, komputer, sistem lain, dan kantor pusat bisa terlibat dengan proyek. Pada pengumpulan system requirement, informasi ini harus disertakan, supaya sumber daya yang dibutuhkan bisa direncanakan dan jadwal proyek bisa diestimasi dengan baik. Diagram ini juga akan mempermudah dalam proses perancangan arsitektur sistem proyek IT yang akan dibuat. 2.2 Identifikasi Stakeholders IT project manager, harus mampu mengidentifikasi stakeholder pada awal proyek. Kegagalan dalam mengidentifikasi stakeholder, dapat mengakibatkan terlampauinya target proyek, baik secara waktu maupun biaya.

2. Masalah Umum pada fase Project Initiation

Di bawah ini merupakan ringkasan dari masalahmasalah yang umum terjadi pada fase Project Initiation, yang memiliki efek negatif terhadap proyek. Kurangnya strategi bisnis Kurangnya dukungan manajemen / sponsor Kelangkaan sumber daya Kurangnya komitmen customer dan stakeholder Kurangnya koordinasi pemimpin Untuk mengantisipasi masalah-masalah di atas, bisa dilakukan langkah-langkah sebagai berikut. 2.1 Identifikasi interface sistem proyek. Identifikasi interface eksternal proyek berperan penting dalam merancang dan melakukan estimasi sumber daya dan jadwal.

Gambar 4: Diagram Hubungan Proyek-Stakeholders

Customer/User. Adalah orang atau organisasi yang akan menggunakan produk/jasa yang dihasilkan oleh proyek. Customer/user bisa berasal dari internal atau eksternal. Customer mengacu kepada entiti yang mendapatkan manfaat dari output proyek, sedangkan user mengacu kepada entiti yang secara langsung menggunakan output dari proyek tersebut. Terkadang, customer dan user bisa merupakan entiti yang sama.

|2

Project Change Management Project Initiation

Sponsor. Adalah orang atau kelompok yang akan menyediakan sumber daya keuangan, secara tunai atau berupa barang untuk proyek. Ketika suatu proyek dimulai, sponsor mengepalai proyek. Yang dilakukan adalah mulai dari bertindak sebagai juru bicara untuk level top manajemen, sampai mengumpulkan dalam organisasi dan mempromosikan manfaat yang akan diberikan untuk proyek tersebut. Sponsor memimpin proyek melalui proses seleksi dan perekrutan, sampai proyek tersebut secara formal dimulai. Project Manager. Ditunjuk oleh perusahaan yang mengadakan proyek untuk memastikan tujuan dari proyek tersebut terpenuhi. Posisi ini merupakan posisi yang menantang, dan high-profile dengan adanya tanggung jawab yang besar dan prioritas yang berubah-ubah. Manager portofolio/Dewan peninjau portofolio. Bertanggung jawab terhadap pengelolaan high-level terhadap sekumpulan proyek atau program yang saling terhubung atau terpisah sama sekali. Dewan peninjau portofolio biasanya terdiri dari para eksekutif organisasi yang bertindak sebagai panel seleksi proyek. Mereka mereview keuntungan, nilai, resiko, dan atribut atribut lain dari proyek. Manager program. Bertanggung jawab mengatur beberapa proyek yang saling terhubung untuk mendapatkan manfaat dan kontrol yang tidak dapat diperoleh jika proyek proyek tersebut ditangani secara terpisah. Manager program berinteraksi dengan masing masing manager proyek untuk memberikan support dan arahan untuk masing masing proyek. Project Management Office (PMO). Mengemban bermacam macam tanggung jawab yang berhubungan dengan koordinasi terpusat terhadap proyek proyek yang berada di wilayahnya. Tanggung jawab PMO meliputi support terhadap manajemen proyek, sampai bertanggung jawab langsung terhadap manajemen proyek. PMO bisa menjadi stakeholder jika ia bertanggung jawab secara langsung ataupun tidak terhadap hasil dari proyek. Tim proyek. Terdiri dari manager proyek, tim management proyek, dan anggota tim lain yang mengerjakan proyek. Tim ini terdiri atas individu dari kelompok berbeda dengan pengetahuan spesifik atau dengan kemampuan spesifik untuk menyelesaikan proyek. Manager fungsional. Adalah individu utama yang menjalankan tugas management dalam lingkup administratif atau area fungsional dari bisnis, seperti personalia, keuangan, akunting, atau pengadaan. Manager fungsional dapat memberikan pendapat ahli, fungsi mereka juga dapat meyediakan service untuk proyek. Management Operasional. Adalah individu yang memiliki tugas management di lingkup bisnis utama, seperti riset dan pengembangan, desain, produksi, pembekalan, pengujian, atau pemeliharaan. Sellers/business Partners. Seller, juga disebut vendor, supplier atau kontraktor, merupakan perusahaan eksternal yang terikat secara kontrak dalam penyediaan komponen atau layanan untuk proyek. Business partner, juga merupakan perusahaan eksternal, tetapi mereka mempunyai hubungan khusus dengan perusahaan, yang seringkali didapatkan melalui proses sertifikasi. Partner bisnis menyediakan keahlian khusus atau mengisi posisi tertentu seperti instalasi, modifikasi, training atau support.

3. Pemilihan Project Manager

Pemilihan Project Manager (PM) ditetapkan pada Project Charter selama fase Project Initiation. Karena ini merupakan fase terakhir dalam Project Initiation, seorang PM bisa jadi tidak terlibat pada fase inisiasi. Seringkali, seorang business manager, program manager, PM, atau PM sementara memimpin inisiasi sebelum PM yang bertanggung jawab untuk perencanaan dan pelaksanaan dipilih. Pengetahuan dan keahlian dari seorang PM, mempunyai efek langsung dari kesuksesan setiap proyek. 3.1 Tanggung Jawab PM PM bertanggung jawab untuk mengatur segala aspek mengenai proyek. Secara keseluruhan, PM memastikan sebuah proyek selesai tepat waktu, dalam budget yang ditentukan, dan menghasilkan produk atau servis yang kualitasnya bisa diterima. Tanggung jawab sehari-hari seorang PM meliputi: Menyediakan petunjuk, kepemimpinan dan dukungan untuk anggota tim proyek Menggunakan, membuat, dan mengembangkan metodologi pengaturan proyek Menyediakan nasehat dan masukan terkait dengan task selama proyek, termasuk dokumentasi, pembuatan rencana, jadwal, dan laporan Menyelesaikan konflik yang mempengaruhi sumber daya proyek, jadwal, dan lain-lain Mempengaruhi pengguna dan anggota tim untuk menjalankan keputusan yang dibuat sehingga proyek bisa berhasil Mendelegasikan tanggung jawab kepada anggota tim 3.2 Kriteria Project Manager Menurut Vita (2006), kriteria pemilihan seorang PM, harus berdasarkan pengalaman dan keahlian berikut. Pengalaman dalam mengatur proyek Pengetahuan tentang alat dan metodologi dalam pengaturan proyek Memperlihatkan kepemimpinan dan keahlian interpersonal Pengetahuan dasar tentang bisnis dan manajemen Pengalaman dalam teknikal proyek Memiliki pengaruh dan dikenal dalam kelompoknya Sedangkan menurut Krahn (2006), seperti yang dikutip pada buku PMBOK, kompetensi yang dibutuhkan oleh seorang PM antara lain:

|3

Project Change Management Project Initiation

Daftar Pustaka
Virginia Information Technology Agency (2006), Information Technology Resources Management, section 2 Project Initiation. Retrieved from: http://vita.virginia.gov/uploadedFiles/Library/CPMGSEC2.pdf Schwalbe, Kathy (2010), Information Technology Project Management, 6th ed, Cource Technology, Cengage Learning. Semua kriteria yang disebutkan di atas adalah penting, tetapi jumlah pengalaman PM dalam mengatur proyek dengan sukses merupakan hal yang terpenting. Karena itu seorang PM yang baru, biasanya akan diberikan proyek kecil dahulu untuk mengembangkan kompetensinya. Jag Sodhi, Prince Sodhi (2001), IT Project Management Handbook, Management Concepts Marchewka, Jack T. (2002), Information Technology Project Management, 1st ed, Wiley. Project Management Institute (2008), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th ed. PMI Inc.

|4