Tesina informatica Rubrica telefonica e appuntamenti Candidati:Nunzio Oliviero,Micol Orefice e Daniele Primo

Descrizione del progetto Il progetto nasce con lobbiettivo di creare unagenda elettronica che gestisca in automatico un elenco di persone con i rispettivi dati personali nome, cognome, recapito telefonico, societ dappartenenza e un programma di appuntamenti. Il progetto malgrado la sua semplicit stato realizzato su piattaforma Microsoft Office Access in quanto meglio si adatta alla gestione filtrata dei dati in gioco. Per cui con pochi comandi possibile visualizzare a terminale o in formato cartaceo attraverso la stampa di report, un elenco di contatti ordinati per appuntamento, numero telefonico o altro dato inserito, sia in maniera crescente che decrescente.

Concetti di base del progetto Come prima fase del progetto stato definito lelenco di dati di input e output da gestire, di cui sopra riportati. Attraverso lo strumento di inserimento guidato offerto da Access stato aperto un nuovo progetto impostando e personalizzando un database con i campi ritenuti necessari. Successivamente sono stati inseriti per ogni record i dati inerenti ai campi. Si definisce record un oggetto composto da elementi detti campi. Un insieme di record viene definito file o archivio. In un database o in un file di dati, il campo indica una serie di dati avente lo stesso formato (data, testo, dato numerico) per ogni record. In un database anagrafico, ad esempio, un campo il nome ed altri campi sono il recapito telefonico, la societ di appartenenza, etc... Alcuni campi, assegnati in modo univoco a ciascun record, sono chiamati "campi chiave" e servono a mantenere l'ordinamento del database, a permettere ricerche e selezioni di dati ed a collegare database relazionali. I "campi calcolati" servono invece a visualizzare sulla scheda calcoli effettuati con altri campi dello stesso record e non sempre vengono registrati permanentemente. Terminata la fase di input si passata a quella della scelta degli output attraverso una query la quale un comando di interrogazione del database mediante cui si pu ottenere attraverso dei filtri una selettivit delle informazioni ricercate oscurando i termini non richiesti. I filtri sono quindi, strumenti atti alla selezione di parti di un insieme, attraverso particolari criteri di scelta che permettono di visualizzare soltanto i record contenenti le informazioni richieste. Per la fase di visualizzazione dei singoli record stata creata una apposita maschera la cui funzione quella di rendere pi leggibili e attraenti ogni dato inserito. La stampa dei dati completi o parziali, ottenuti tramite un filtraggio od una selezione particolareggiata degli stessi, produce un report, ovvero una rappresentazione cartacea del progetto.

Descrizione della funzionalit del progetto Una volta richiamato lelaborato il programma Access mostra a sinistra la lista completa delle tabelle. Cliccando sulla tabella nominata query, si ottiene la visualizzazione globale dei dati. Partendo da questo punto, per una ricerca pi semplificata, possibile impostare filtri per ogni campo selezionando i termini cercati, nellapposito men a tendina attivato attraverso un clic del mouse sul triangolino posto a fianco dei campi. Man mano che si impostano questi termini di ricerca la tabella si riduce mostrando soltanto i record che hanno in comune le selezioni effettuate, rendendo pi semplice e immediata la ricerca delle informazioni. Nella tabella selezionando uno qualsiasi dei campi e cliccando poi sul comando visualizza posto in alto a sinistra nella barra degli strumenti, compaiono le seguenti informazioni riguardanti le propriet del campo: dimensioni del campo, nuovi valori, formato, etichetta, indicizzato,

smart tag e allineamento testo. Cliccando su dimensioni del campo possibile scegliere la forma e la dimensione dei valori che possibile inserire. Se si clicca su nuovi valori si pu determinare come generare il valore del campo per il record successivo, nellesempio degli item conveniente impostarlo in maniera incrementale ottenendone una sequenza ordinata in automatico. Cliccando su formato si ha la possibilit di scegliere le dimensioni delle celle nei formati predefiniti o in altri personalizzati. Nel comando etichetta si pu impostare il nome di ogni campo. Nel caso ci non venga fatto il nome del campo resta quello impostato di default dal programma. Mentre gli indici rendono pi rapida la ricerca e lordinamento del campo, cliccando su indicizzazione e poi selezionando si-duplicati non ammessi si ottiene la negazione allimmissione di valori uguali nel campo. Ovviamente selezionando si-duplicati ammessirende ci di nuovo possibile. Cliccando su smart tag possibile importare comandi esterni semplicemente allegando gli stessi al file di tabella rendendo non necessario lutilizzo di programmi esterni es: calcoli matematici effettuati con fogli elettronici Excel. Cliccando su allineamento testo questultimo pu essere allineato a destra,a sinistra o al centro di ogni singola cella. Nellultima tabella cio quella del report vi riportata a video lanteprima di stampa del progetto. Nella visualizzazione della prima tabella nellultima riga in basso vi la possibilit di aggiungere nuovi record mentre nellultima colonna a destra si possono inserire nuovi campi di implemento del progetto,mentre nella query vi solo la possibilit di inserire nuovi record. Il programma Access offre una serie di comandi necessari allapertura ,alla creazione, alla navigazione, allimpostazione e quantaltro di ogni elaborato. Cliccando sul simbolo di office in alto a sinistra si apre un men a tendina contenente una serie di comandi. Se si clicca su nuovo si ritorna alla schermata dove possibile iniziare un nuovo progetto. Cliccando su apri possibile aprire un database memorizzato in una qualsiasi cartella del computer. Se si clicca su salva con nome e poi su salva oggetto con nome possibile salvare loggetto in una cartella o sul desktop attribuendogli un nome diverso da quello di origine. Cliccando su gestisci si pu cliccare su compatta e ripristina database per assicurare lintegrit dei dati, oppure si pu cliccare su backup database per creare una copia del progetto da conservare in un archivio utilizzabile per un ripristino di soccorso nellevenienza accidentale di perdita dei dati. E infine possibile cliccare su propriet database per verificare e impostarne alcune propriet tra cui il nome dellautore, il numero della revisione e cos via. Cliccando su posta elettronica possibile inviare lelaborato per posta. Cliccando su pubblica e poi su server document menagement possibile condividere con libero accesso da parte di utenti, il database in rete attraverso un server; invece cliccando su pubblica e poi su crea pacchetto e apponi firma lo si potr condividere solo con chi ha lautorizzazione necessaria imposta dallamministratore del server e dallautore che ha posto la firma digitale. Cliccando su chiudi database lelaborato si chiude lasciando operativo il programma Access e se modificato richiede la conferma del salvataggio. Per stampare una qualsiasi tabella basta cliccare o sul simbolo di office in alto a sinistra e poi su stampa oppure direttamente sullicona della stampante. Se si clicca sullicona della stampante si visualizza unanteprima dellelaborato e si ha la possibilit di modificarlo, una volta cliccato su file e poi stampa oppure sulla x rossa per chiudere Access per chiudere lanteprima e poi cliccare su si,si avvia la stampa. Se si clicca sul simbolo di office,poi su stampa e poi su anteprima di stampa possibile dove necessario apportare eventuali modifiche di impostazione di pagina, orientamento del foglio o altro mentre cliccando su stampa immediata si ha linvio diretto delloggetto alla stampante predefinita. Cliccando su stampa anche possibile selezionare la stampante, il numero di copie e altre opzioni di stampa prima di eseguire la stampa stessa.

Dettagli delle tabelle, campi, altri La lista delle tabelle facenti parte integrante del progetto sono: tabella, query, maschera e report. Cliccando su tabella si ha la possibilit di inserire nuovi campi e record; nella query oltre a visualizza lintero contenuto dei dati inseriti (Id, nome, cognome, societ, telefono ufficio, appuntamenti) anche in maniera filtrata si pu avere solo la possibilit di inserire nuovi record. Nella maschera si possono visualizzare in scheda i dati di ogni singolo record senza avere la possibilit di modificarne i campi.