Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006

QUAN TRI THONG TIN

1- Khi nim, vai tr ca thng tin trong qu trnh qun tr kinh doanh 1.1- Khi nim thng tin Thng tin l mt khi nim c t lu i, l mt khi nim rt rng. Ty thuc vo tng lnh vc nghin cu, m a ra nhng nh ngha khc nhau v gii hn khi nim li phc v mc ch nghin cu. Chng hn: - Thng tin l ni dung ca th gii bn ngoi c th hin trong s nhn thc ca con ngi (N.Viner). - Thng tin l s chng li ca s bt nh (Shannon.K). - Thng tin l s truyn a a dng (Esbi.R). - Thng tin l thc th l o tnh phc tp (Mole.A) - Thng tin l xc sut s la chn (Iaglom). - Thng tin l nhng tn hiu c thu nhn, c hiu v c nh gi l c ch cho vic ra quyt nh (cc nh qun l kinh t). - Thng tin l mt phm tr phn nh ni dung v hnh thc vn ng ca cc s vt v hin tng. Theo quan im h thng th thng tin l s hn ch tnh a dng ca mi h thng s vt i vi mi trng, thng tin l tnh trt t ca cc i tng vt cht c nhng mi lin h bin chng (cc nh iu khin hc). - Thng tin l mt phm tr trit hc phn nh s vn ng v tng tc ca cc hin tng, s vt v qu trnh t duy (cc nh trit hc). Hay gn hn: Thng tin l qu trnh phn nh v tip nhn phn nh, bin phn nh thnh hiu bit, thnh tri thc.

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006 - Thng tin qun l trong h thng kinh t x hi l s phn nh ni dung v hnh thc vn ng, lin h gia cc i tng, yu t ca h thng v gia h thng vi mi trng (cc nh x hi hc). T nhng nh ngha trn, c th rt ra khi nim sau: Thng tin kinh t l nhng tn hiu, c thu nhn, c hiu v c nh gi l c ch trong vic ra quyt nh qun tr kinh doanh ca ch doanh nghip. Mt s c trng c bn ca thng tin. a. Thng tin gn lin vi qu trnh iu khin Bn thn thng tin khng c mc ch t thn. N ch tn ti v c ngha trong mt h thng iu khin no . D thng tin bt k hnh thc no: bng biu, k hiu, m hiu, biu , xung in v.v... u c th d dng thy rng n l yu t c bn ca mt qu trnh thnh lp, la chn v pht ra quyt nh iu khin mt h thng no , h thng ny c th l trong t nhi, trong x hi hoc trong t duy. b. Thng tin c tnh tng i Phng php phn tch h thng khng nh tnh bt nh ca mt qu trnh iu khin phc tp. Tnh bt nh chnh l tnh trng khng c y thng tin. iu ny cng c ngha l mi thng tin ch l mt s phn nh cha y v hin tng vo s vt c phn nh, ng thi n cng ph thuc vo trnh v kh nng ca ni phn nh. Tnh tng i ca thng tin th hin rt r nt i vi cc h thng kinh t x hi, v y l cc h thng ng, h thng m, i vi nhiu mt cn c th coi l mt h thng hp en. c. Tnh nh hng ca thng tin Thng tin phn nh mi quan h gia i tng c phn nh v ni nhn phn nh. y l mt quan h hai ngi.

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006

S 1: T i tng c phn nh ti ch th nhn phn nh c coi l hng ca thng tin, thiu mt trong hai ngi thng tin khng c hng v thc t khng cn ngha ca thng tin na. Trong thc t, thng c hiu hng ca thng tin l t ni pht n ni nhn. d. Mi thng tin u c vt mang tin v lng tin Hnh thc vt l c th ca thng tin l vt mang tin. C th so snh thng tin l linh hn cn vt mang tin l ci v vt cht. r nt khi ni v vt mang tin ngi ta s dng khi nim ni dung tin v vt mang tin. Ni dung tin bao gi cng phi c mt vt mang tin no . Trn mt vt mang tin c th c nhiu ni dung tin v thng tin thng thay i vt mang tin trong qu trnh lu chuyn ca mnh. Khi nim vt mang tin rt quan trng trong tin hc - khoa hc nghin cu v x l thng tin t ng. Hin nay, x l thng tin trn my tnh in t mi ch hon ton x l lgic v s hc vt mang tin. Cn my tnh suy l hay ni cch khc my tnh x l theo ni dung tin th ang l nim hy vng l mc tiu phn u tin ti ca khoa hc my tnh v tin hc. L thuyt thng tin c nhng ng gp rt quan trng mang ngha cch mng l thng tin o c. Mt trong nhng n v o lng l s i nghch ca s bt nh (Entropi) do Shannon K. v M.Iaglom trn c s xc sut ton hc pht minh ra.

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006 Khi nim khi lng tin c dng cho vic o quy m ca vt mang tin. n gin c th gi l di bn tin. n v k thut tin hc o bn tin hin nay l Bit. Mt thng tin c m ha sang h nh phn (Binary Digit), s lng ch s nh phn ca bn tin m ha chnh l di ca thng tin. Trong lnh vc qun tr kinh t - h thng pht trin cao nht ca cc h thng trong t nhin v x hi, vn thng tin c cp trong rt nhiu cc cng trnh nghin cu. Thng tin qun tr kinh doanh l nhng i lng c o lng, miu t cc hin tng kinh t - x hi pht sinh mt cch c chn lc phc v qu trnh qun tr kinh doanh. Thng tin kinh t thng c thc hin di cc hnh thc ch yu sau: - Cc s kin v s hiu bit ca con ngi v cc i tng v qu trnh kinh t, trong con ngi ng thi cng l thnh phn ca chnh h thng . - Nhng mi lin h bn trong gia cc i tng v thnh phn ca h thng. - Nhng b phn v yu t phi vt cht ca h thng nh tri thc, phng hng t duy hot ng, quan h tm l, yu t sinh l. - Nhng thng bo vn ng trong h thng, hoc trao i gia h thng ny vi h thng khc, gia h thng v mi trng. - Nhng quy nh nhn thc chung, hoc php ch chung nht v s phi hp hnh ng gia cc i tng v thnh phn h thng. - Nhng mc tiu v nhim v m h thng v cc phn t trong cn phi thc hin. 1.2 - Vai tr thng tin trong qu trnh qun tr kinh t hiu r vai tr thng tin trong qu trnh qun tr cn phi xem xt khi nim v cc qu trnh qun tr - Mt trong nhng ni dung nghin cu quan trng ca mn khoa hc qun l. Nh bit qun tr bao gi cng c xem xt trn hai mt: mt c cu v mt qu trnh ca s tc ng m cc ch th qun tr tin hnh i vi i tng qun tr. Mt qu trnh ca s tc ng c biu hin trong nhng tc ng thng xuyn v tc ng nh k. Tc ng qun tr thng xuyn do cc chc nng qun l, c cu qun tr, cc

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006 th ch hin hnh v.v... gy ra. Tc ng loi ny c tnh n nh di ngy v c tin hnh t cn s tham gia ca h iu khin. Tc ng qun tr nh k k c tc ng nht thi, gn lin vi nhng quyt nh qun tr c th. N c c im l din ra trong mt thi im nht nh v nhm vo nhng mt khc nhau ca i tng qun tr trong nhng tnh hung c th. Do , n c a ra v thc hin khi ch doanh nghip trc tip tin hnh phn tch tnh hung chun b cc phng n quyt nh qun tr v thc hin cc quyt nh qun tr la chn. Phng tin tin hnh c trng cho hot ng qun tr l thng tin, bi v tc ng qun tr u c chuyn ti ngi chp hnh thng qua thng tin. Trong tng th tc nghip qun tr, cc tc nghip v thu nhp, truyn t v lu tr thng tin chim t trng rt ln. Mt khc cc phng tin k thut c s dng trong b my qun tr trong a s c lin quan n h thng thng tin cng l cc phng tin trong qu trnh qun l - hai loi phng tin tin hnh trn y c quan h b sung nhau v u gn lin vi hot ng tr tu ca cn b nhn vin trong b my qun tr. Ngay c cc hot ng tr tu v suy lun ca con ngi cng c coi l hot ng x l thng tin cao cp c bit. Qu trnh qun tr c th c trnh by di gc khoa hc h thng v tin hc nh sau:

S 2: i tng qun tr bin i cc yu t u vo dng vt cht (lao ng, vn, t ai...) thnh cc yu t u ra nm trong dng vt cht c th (sn phm, dch v...).

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006 Tm li, vai tr ca thng tin trong qun tr kinh doanh l ch n lm tin , lm c s v l cng c ca qun tr kinh doanh, qu trnh qun tr kinh doanh l qu trnh thng tin kinh t. 1.3 - Yu cu ca thng tin kinh t Thng tin kinh t phi bo m cc yu cu sau: - Tnh chnh xc: Nu a tin sai lch th qun l s tht bi. - Tnh kp thi: Thng tin m khng kp thi s khng c gi tr trong vic a ra quyt nh. - Tnh y , tnh h thng, tnh tng hp: Thng tin phi phn nh c mi mt ca qu trnh sn xut kinh doanh. - Tnh php l: Qun l l hot ng lm giu trong x hi nn ni phi tun th lut php v thng l quc t. - Tnh c ch. - Tnh c thm quyn: Trnh n, trnh n y trch nhim. - Tnh ti u, tnh y : V mun c tin phi c tin, nu thu nhp nhiu tin m khng thu nhp nhiu tin m khng dng ti s rt tn km. - Tnh b mt. 1.4 - Vn nhiu trong h thng thng tin Mt nguyn nhn quan trng lm nh hng ti cht lng ca thng tin trong h thng l vn nhiu trong qu trnh truyn tin. Nhiu thng tin l hin tng thng tin t ngun ti ni nhn b sai lch, mo m. C 3 nguyn nhn dn n nhiu l: - Nhiu vt l: Do s c k thut gy ra hoc do nh hng ca mi trng. khc phc nhiu ny c th dng cc bin php k thut.

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006 - Nhiu ng ngha: Do cc hin tng ngn ng gy ra nh cc t ng m d ngha, d ngha ng m, cc khi nim cha thng nht hoc mc li vn phm. - Nhiu thc dng: Do cc hin tng x hi gy ra. Tin ca ngi pht v ngi nhn c mt mi quan h v li ch. y l nguyn nhn thng xuyn v rt kh khc phc. Khi xy dng h thng thng tin cn phi s dng nhiu bin php ng b nh: gio dc, k thut, t chc, hnh chnh, kinh t v.v... khc phc ti a nhiu gy ra cho thng tin. 1.5 - Cch t chc ly tin Vic ly tin c th thng qua 3 hnh thc: +Do cc nhn vin v chuyn gia ca b phn marketing, + i mua tin t cc trung tm t vn v tin, + S dng ni gin v cc hi ngh, cc t liu trn hi trng.

Ti u thng tin kinh doanh(BI) - Phng thc to gi tr cho doanh nghip Trc y, hu nh khng t chc no c kh nng thu thp v lu gi mt lng ln d liu v khch hng hay cc hot ng kinh doanh. Nhng gi y, hn bao gi ht, ti u thng tin kinh doanh (Business intelligence - BI) c bit n nh mt phng thc to gi tr quan trng. C th ni BI l cch x l mt lng khng l d liu nhm gip doanh nghip thu hiu khch hng v i tc, phn tch cc ch s hot ng v a ra c phng hng thng nht t lnh o ti nhn vin. Chuyn ha cc kt qu phn tch d liu ny vo hot ng thc tin, cc cng ty c th tng li nhun, p ng ngy cng nhanh i hi ca th trng, tng uy tn i vi nhn vin bi nh hng chin lc chnh xc. H thng BI truyn thng thng tn km, ch trng u t c s h tng c v phn cng v phn mm cng nh qu trnh o to k nng. Ngy nay, mt lot cc gii php mi c a ra gip cho BI tr nn d dng tip cn vi mi thnh vin trong t chc. Nhiu doanh nghip (DN) va v nh p dng cc gii php tit kim chi ph, ph b nhng khc mc khi u nh vic u t c s h tng tn km v cc chi ph hnh chnh khc.

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006

Thng tin cho tt c mi ngi C th thy cc gii php BI hin nay c thit k p ng cho cc nhu cu v loi hnh kinh doanh khc nhau, gip DN ti u ha h thng mnh ang c hn l u t vo cng ngh hon ton mi. Chng hn nh mt gii php lu gi v phn tch ton b thng tin v doanh s, bn hng theo qu trnh xuyn sut s gip cc thnh vin phng dch v d on chnh xc hn nhu cu ca khch hng v d dng chm sc h chu o hn. Chnh nhng d liu mang tnh thi gian v d dng truy cu gip vic bn hng xen k hoc bn km tr nn hiu qu. iu ny khng ch gip tng doanh thu cho cng ty m cn gp phn tha mn tt hn mong i a dng ca khch hng. Hay trong lnh vc sn xut, gii php BI c thit k nhm phn tch d liu ca qu trnh sn xut v iu phi, gip nh qun l nhanh chng nh gi c tnh hiu qu ca qu trnh, kp thi pht hin nhng hng hc hoc a ra nhng ci tin quan trng tng nng sut. Bn cnh , cn c gii php BI theo xu hng marketing nhm d bo xu hng v bin ng trn th trng gip cho DN xy dng nhng chin dch marketing thch hp v hiu qu. Nhng gii php BI hin i ny thng khng phc tp, khng cn u t qu ln hoc o to tn km. Vi nhng ng dng my tnh thng thng nht, vi h thng mng ni b, thng tin c cung cp v x l cho mi thnh vin trong t chc. Mt s c im c bn ca cc gii php BI tin tin l kh nng tch hp cao. Trc y nhiu h thng BI i hi thay i h thng hot ng hoc c s d liu ca c mt phn xng hay x nghip. Nhng gii php BI hin nay khc phc c nhng yu im ny. Khi d liu c lu gi mt vi knh phn phi hoc t kho d liu trung tm, cc gii php mi cho php cng ty c th truy cp d dng thng tin t kho d liu ny v truyn ti n tng b phn phn tch v x l. Cc bo co kp thi ngy cng ng vai tr quan trng trong mi trng kinh doanh thay i chng mt hin nay. Khc phc tnh cht tnh ca cc bo co ny, cc gii php BI mi to iu kin cho nhng ngi cn thng tin c th truy cp trc tip vi c s d liu. Chnh h

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006 s l ngi ra yu cu, t ly bo co t h thng BI v cng t mnh phn tch nhng thng tin h coi l cn thit. Gii php BI ny c kh nng cung cp cc bo co nhanh chng nh "tc ca ngh", t nhng bo co mang tm chin lc cho nh qun l cp cao nht n nhng bo co mang tnh cht thi im ca nhn vin, h tr hiu qu qu trnh ra quyt nh v giao dch ca ton t chc. Ngoi ra chia s tri thc ang tr thnh xu hng ni bt, quyt nh s thnh cng ca cc t chc. Khng nm ngoi xu hng ny, gii php BI tin tin to iu kin cho mi thnh vin ca t chc d dng tip cn vi nhng tiu ch nh gi hiu qu hot ng, nhng chin lc kinh doanh ch cht v nhiu thng tin hu ch khc. Bn thn mi thnh vin cng d dng chia s thng tin, kinh nghim ca mnh, lm giu cho c s tri thc ca c t chc. Cc quyt nh nh qu trnh truyn ti v chia s hu hiu s khng cn dng li tng m c h tr thc thi mt cch nhanh chng. Chnh s tham gia ca mi thnh vin, c tr gip bi h thng chia s thng tin hp l to nn sc mnh v s khc bit ca t chc. Nhn mt cch tng th, kh nng o lng cc hot ng kinh doanh thng qua vic o lng doanh s bn hng, cc chin dch tip th, nhu cu ca khch hng, qun l lu kho, phng nga tht lc u c gi tr. N gip tng trng lu di v nng cao nng sut. y cng l mt im mnh ca BI. V sao cn p dng BI? Ngoi nhng li ch m tnh nng ca cc gii php BI hin nay c th em li, khc phc nhng im yu trc kia nh cp trn, vic p dng BI ang ngy mt tr nn quan trng vi doanh nghip. tn ti v pht trin trong mi trng kinh doanh y cnh tranh, mi DN phi thc s nm bt, phn tch v d bo c nhu cu ca khch hng cng nh xu hng bin ng ca th trng. Khng ch thu hiu khch hng DN cn cn o lng c mc tho mn ca h. ng thi mi thng tin v cng vic phi c d dng truyn ti n cc c nhn hoc phng ban chc nng. Cui cng, mi DN cn c kh nng x l thng tin v thu tm c nhng nhn t quan trng nht nh hng n hot ng kinh doanh ca mnh.

www.vctel.com/www.vanchung.vn

Cng ty TNHH in thoi Vn Chung

a ch: 157 ng Tin ng, ng a, H Ni Tel: 04 3 5375995 Fax: 04 3 5376006

BI l nhng ng dng cng ngh mang tnh phn tch cao, cung cp thng tin cho ngi s dng, h tr vic ra quyt nh nhm tng doanh thu v gim chi ph. C th thy BI mang li nhiu tnh nng u vit sau:

Li nhun - sn phm: phn tch v x l thng tin kinh doanh/ sn xut; Sn phm b tr li: vic phn tch s lng v nguyn nhn ct li ca cc sn phm b tr li s gip nh qun l gii quyt tn gc vn . Phng nga tn tht: phn tch cc bin php phng nga trnh tht thot; Marketing hiu qu: o lng hiu qu ca cc chin dch tip th nhm gim thiu chi ph v tp trung ci tin cht lng, truyn ti c nhng thng ip ch cht mun a ra bn ngoi.

Hot ng bn hng: o lng doanh s gip nh qun l xc nh c nhng khu vc hoc lnh vc khng thnh cng chuyn i knh v chin lc qung b cho ph hp.

iu ct li y l cc gii php BI phi vt ra khi c cch suy ngh theo li mn ca cc nh qun l v vic u t c s h tng tn km. Khi con ngi, sn phm v th trng thay i nhanh chng, doanh nghip khng th trng ch vo nhng bo co tnh hay "cht". Mi thng tin, bin ng ca th trng, khch hng v bn thn t chc phi c phn nh trong c s d liu, t doanh nghip c th x l kp thi, chuyn ho thnh hnh ng c th. V vy, cc gii php BI tin tin xut pht t chnh hot ng kinh doanh v iu kin ca mi t chc, s c th tu bin, tch hp v ti u ho h thng hin c gip DN thc s cnh tranh bng sc mnh ca thng tin - ti sn qu gi m khng phi doanh nghip no cng bit v kh nng tn dng.

www.vctel.com/www.vanchung.vn