DISEÑO Y DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PARA LA EMPRESA

DISTRIBUCIONES ARIAS Y ROCHA

Presentado por:

David Camacho Espitia

Andres Felipe Trujillo
Hayler Fernando Palacio

Presentado al Ingeniero:
Rafael Castillo

Universidad Autónoma de Colombia

Ingeniería De Sistemas
Bogota D.C
2008
OBJETIVO GENERAL

Planear, analizar, diseñar, implementar, probar y poner en producción una

aplicación de software que permita a la empresa A&R manejar y controlar su
inventario y manipular la información de los clientes y los proveedores.

Esta aplicación permitirá administrar las entradas y salidas de la mercancía y así

mismo manejar sus respectivos impuestos y cambios de precios, ya que de ello
depende la parte de pérdidas y ganancias que pueda adquirir la compañía.
Además, también accederá a organizar la información de los clientes y
proveedores para acceder con mayor facilidad y rapidez a ella.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Controlar el inventario, a través de una aplicación que permita conocer la

información acerca de la entrada y salida de la mercancía.

 Agilizar el control de la información en cuanto a clientes se refiere,

proveedores e inventarios. Además, es necesario manejar una aplicación
que maneje la seguridad y la precisión de los datos necesarios para la
toma de dedición empresarial.

 Manejar una base de datos asociado a la empresa en donde se

especifique los datos de los clientes, proveedores e historia financiera de la
empresa.

 Disminuir el tiempo de consulta de inventario en un 85%, ver a través de la

red todas sus características, adecuando la información organizada y
segura para distribuirla en cada una de las áreas.
 Permitir a cada usuario consultar la información necesaria para el
desarrollo de su actividad laboral, teniendo en cuenta que esta
previamente autorizado para acceder a esta.

 Generar informes precisos y confiables que muestren efectivamente los

estados económicos más importantes, en cuanto a los gastos, perdidas,
ganancias y producción mensual de la compañía
 INTRODUCCIÓN

Distribuciones A&R es una empresa comercializadora de todo tipo de iluminación y

materiales eléctricos para ferretería. Esta empresa tiene dos sucursales una
ubicada en Bogota y otra en la cuidad de Villavicencio.

La empresa cuenta con tres áreas: Administración, ventas y contabilidad.

El área administrativa se encarga del control de mercancías, manejo de la
funcionalidad operativa de la empresa, desempeño de las finanzas, despachos,
adquisición de los productos y esta pendiente de la toma de decisiones que
afectan directamente el manejo de la empresa.

El área de ventas se encarga de realizar los pedidos, despachar, cobrar, negociar

y entregar la mercancía, además de mantener un estricto margen de precios y
manejar la facturación.

El área de contabilidad revisa el estado financiero de la empresa, buscando en

toda la información de compra y venta, los errores y las inconsistencias,
corrigiéndolas con el fin de generar informes que permitan conocer las perdidas y
las ganancias trimestrales. Adicionalmente, estudia el control general de pagos de
servicios, nomina, cuentas, entre otros consumos e inversiones de la empresa.

La organización cuenta con una base de datos a nivel nacional la cual contiene los
datos de localización y registro comercial de las ventas y compras que se realizan
en cada una de sus sucursales, para poder realizar una comunicación segura a la
hora de despachar y cobrar la mercancía.
Los clientes registrados podrán pedir la mercancía directamente a la empresa o a
través de los vendedores autorizados asignados por zonas, teniendo la posibilidad
de realizar dos formas de pago, ya sea en cheque o efectivo. A partir de la fecha
de entrega se le dará al cliente un plazo de treinta días para la cancelación del
producto, si no se recibe respuesta inmediata, se pedirá su devolución.

El envío de esta se realiza a través de una transportadora en el que se debe

efectuar un pago por caja y se registrará la fecha y llegada del producto al lugar, si
en dado caso esta no llegara al destino asignado, la importadora deberá
responder parcialmente por un valor preestablecido dentro de sus reglamentos.

El manejo y registro de proveedores se evalúa según la calidad, marcas,

facilidades de pago y economía de los productos que le ofrecen a la empresa. El
informe que se genera debe tener los datos del proveedor, su ubicación, la
categoría a la cual está especializada y las distintas observaciones que la
empresa necesita tener en consideración.
 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA ACTUAL.

OBJETO SOCIAL:

El objetivo principal de la sociedad, es la comercialización de materiales eléctricos

y todo lo relacionado con iluminación, comprendidos, como la compra y venta,
venta de bienes muebles e inmuebles y demás negocios que se originen en el
desarrollo del objeto principal de la sociedad, arrendar los bienes propios; arrendar
por ella o para terceros propiedades muebles, inmuebles o construcciones; dar en
garantía de crédito contraídos por la compañía; otorgar, girar, endosar, prestar,
cancelar, cobrar, tomar, pagar, descargar cualquier titulo valor, como cheque, letra
de cambio, pagares, giros, libranzas, entre otros. Celebrar, ejecutar en su propio
nombre por contratos y negociaciones de cualquier índole que sean necesarios
para el desarrollo normal de su objeto social, y en general, afectar toda clase de
actividades licitas, civiles o de comercio relacionados o no con el objeto principal
de la sociedad.

ORGANIGRAMA DEL ÁREA DE OBJETO DE ESTUDIO.

Gerente

Área Administrativa
Área de Ventas Área de Cartera

Dirección Administrativa
Dirección de ventas Dirección de Cartera

Vendedores Contador Jefe de Cartera Secretaria Jefe de Bodega

DESCRIPCIÓN DE PROBLEMAS

La empresa no posee un control sistematizado en la información del inventario,

puesto que cada dato de entrada y salida se registra manualmente, lo cual ha
generado los siguientes problemas:

 Deficiencia: la calidad de comunicación de la información no es fiable, ya

que el tiempo en proceso y en respuestas es lento interna (empresa) y
externamente (clientes). La información acerca de la cantidad de productos
provoca un colapso de la información de existencia en bodega ocasionando
perdidas económicas y de tiempo para la empresa.

 Inseguridad: no hay ningún tipo de restricción de la información debido a

que los documentos están al alcance de cualquier empleado por lo que
pueden ser modificados o perdidos.

 Errores: la información que se le presenta al gerente es inexacta, ya que el

manejo manual no genera una fuente confiable de la información los que
causa perdidas en la lista de los productos alterando su consistencia.

 El registro inapropiado de los precios, impuestos e incluso de la retención

en la fuente de los materiales, genera desprestigio, perdida de confiabilidad
a la hora de demostrarle al cliente el nivel competitivo sobresaliente ante
otras empresas.

 Precisión: no se lleva un registro individual, histórico-financiero de cada

cliente, para hacer un estudio previo de este, evaluando sus compras,
formas de pago y la confiabilidad de mercancía, ya que aquellos que estén
en mora con el plazo establecido se les hará un estudio de egresos y se les
establecerá tope máximo de salida de mercancía.
FUNCIONES PRONCIPALES.

Gerente: llevar los negocios sociales y financieros más importantes de la

empresa, desistir e interponer todo género de recursos; hacer depósitos en
bancas y agencias bancarias. Además, nombra los empleados de su dependencia.

Representa a la compañía de forma ilimitada; firma letras, pagares, cheques y

giros con el fin de cuidar la recaudación y inversión de los fondos de la empresa.

Contador: declara la renta anual, realiza los balances y los informes trimestrales
PYG, controla los ingresos y egresos, verifica el estado financiero de la empresa
para buscar inconsistencias y corregirlas.

Jefe de cartera: genera un listado de clientes que se encuentran en mora,

controlando el límite de despacho de mercancía. Además, se encarga de las
estadísticas de compras y ventas.

Vendedores: se encargan de asesorar y hacer conocer los productos de

iluminación y ferretería ilustrados en el catalogo de la empresa, con el fin captar
nuevos clientes para la empresa.

Jefes de Bodega: Su deber es gestionar la mercaría entrante y saliente de la

bodega a cargo y gestionar los proveedores de la empresa.

Secretaria: maneja la facturación, la actualización de datos, pago de nomina,

ofrece atención al público, recibe y devuelve llamadas.
MODELOS DE CICLO DE VIDA SELECCIONADO.

DESARROLLO DEL SISTEMA

En este proyecto hemos tomado la decisión de implementar el ciclo de vida

llamado “Modelo en cascada” por que garantiza un manejo secuencial en el
desarrollo del software, iniciando con el primer nivel definido como ingeniería y
análisis de sistemas y así dando inicio a la estructura en los siguientes bloques en
orden descendente: análisis de los requisitos, diseño, codificación, prueba y
mantenimiento. Todo esto para el manejo fácil en el desarrollo del sistema que
aplicaremos a las necesidades de la compañía A&R, la cual tiene como propósito
adquirir un control sistematizado en el manejo de inventario, facturación y mutiles
registros. Al final de cada etapa se hará un entregable y un proceso de revisión
antes de pasar a la siguiente etapa.

¿POR QUE EL MODELO EN CASCADA?

Este modelo se eligió ya que siguiere un enfoque sistemático, secuencial, para el

desarrollo del software que comienza en un nivel de sistemas en el cual se
establecen requisitos de todos los elementos del sistema y asignado al software
subgrupos de estos requisitos como la interacción con hardware, personas o
bases de datos.

Después de avanzar en forma descendentemente encontramos el análisis de

requisitos, constituye la reunión de estos se intensifica y se centra especialmente
en el software; a continuación el diseño que se especializa en cuatro aspectos
importantes estructura de datos, arquitectura de software, prototipos de interfaz y
desarrollo de software como tal (algoritmo). Codificación, únicamente y
específicamente generación de código, el siguiente pasos son las pruebas del
código generado en el tópico anterior, encontrar errores para pasar a la etapa de
mantenimiento para su corrección.
Cronograma de trabajo para el año 2008

Nº Nombre de la tarea Fecha Inicio Fecha Fin Duración

1 Estudio preliminar 1 de agosto 5 de agosto 5 días
2 Definición de requerimientos 6 de agosto 16 de agosto 12 días
3 Análisis del problema 15 de agosto 28 de agosto 13 días
4 Primer entrega: Análisis 29 de agosto 29 de agosto 1 día
5 Diseño 30 de agosto 2 de octubre 32 días
6 Segunda entrega: Diseño 3 de octubre 3 de octubre 2 días
7 Implementación 4 de octubre 19 de noviembre 46 días
8 Pruebas 20 de noviembre 25 de noviembre 4 días
9 Capacitación 25 de noviembre 26 de noviembre 2 días
10 Entrega final 27 de noviembre 27 de noviembre 3 día
Duración Total 120 días (4 meses)
RESTRICCIONES

 Se realizara un estudio económico y funcional de la empresa en el cual se

evaluara si la implantación de este tipo de software será lo suficientemente
funcional para reducir el margen de error de la empresa generando menor
perdida económica, y ala vez que esta perdida económica justifique la
puesta en marcha de este tipo de software lo que incluye pago de equipos y
de desarrollo de la aplicación.

 Considerar el tiempo que se requiere para analizar, diseñar, implementar,

probar y poner en funcionamiento el software.
Análisis y especificación de requerimientos

Descripción de los roles de los actores

 JEFE DE CARTERA: Genera informes de las compras y ventas mensuales

de la empresa, en estos informes registra los cobros pendientes de los
clientes que se encuentran en mora para estar al tanto de su respectivo
cobro, también este actor controla las fechas indispensables para generar
los informes gerenciales.

 Administrador: Sus deberes se basan en controlar las entradas y salidas de

mercancía de la sucursal asignada, este tiene que incluir la orden de venta
dentro de esta salida, tiene la posibilidad de modificar los precios de la
mercancía si tiene los permisos gerenciales que le proporciona la empresa
se encarga también de consultar los proveedores a quienes le pedirán la
mercancía, los podrá modificar si llegado el caso se tuviera que eliminar,
cambiar o agregar datos pendientes.

 Vendedor: Su deber es registrar las órdenes de venta (facturas), para luego

hacer un envío de mercancía.

 Gerente: Su función es asignar los jefes de bodega y agregarlos al sistema

así también como modificar sus datos y eliminarlos.

 SECRETARIA: Sus funciones principales son las de consultar en el registro

los clientes, dentro de sus deberes podrá registrar los clientes y
actualización de los datos.
Diagrama de Contexto

Secretaria

Gestionar
Clientes

Jefe Cartera Generar

Informes

Control
Mercancía
Administrador

Gestionar
Proveedores

Vendedor

Gestionar
Ventas

Gerente Gestionar
Administrador
Caso de uso Gestionar clientes

Modificar
Secretaria cliente

Modificar
cliente

Consultar
clientes

Eliminar
clientes
Caso de uso Generar Informes gerenciales

Generar reporte
de ventas
Jefe de cartera/
Administrador

Generar reporte
de compras
Caso de uso gestionar proveedores

Crear
Proveedor
Administrador

Modificar
Proveedor

Consultar
Proveedor

Eliminar
Proveedor
Caso de uso control mercancía

Ingresar
Producto
Administrador
Modificar
Producto

Consultar
Producto

Registrar orden
de compra
Caso de uso gestionar administrador

Ingresar
administrador
Gerente
Modificar
administrador

Eliminar
Administrador

Consultar
Administrador
Caso de uso registrar orden de venta

Vendedor

Registrar venta
Descripción:

Gestionar Administrador: Controla los administradores de cada sede de la

empresa con el fin de gestionar su estado en la empresa y poder modificar o
consultar sus datos.

■ Crear Administrador
■ Modificar Administrador.
■ Consultar Administrador.
■ Eliminar Administrador

Gestionar Vendedor: Permite vincular vendedores al sistema y gestionarlos

■ Crear Vendedor.
■ Modificar Vendedor.
■ Consultar Vendedor.
■ Eliminar Vendedor.

Gestionar Clientes: Maneja nuevos clientes vinculándolos a la empresa, y a los

antiguos actualizando sus datos para lograr un manejo eficiente de estos.

■ Crear cliente
■ Modificar cliente.
■ Consultar cliente.
■ Eliminar Cliente

Control de mercancía: Se lleva un control de las entradas y salidas, descripción

general de los productos y los proveedores de la empresa.

■ Registrar Orden de compra.

■ Modificar producto.
■ ingresar Producto.
■ Consultar producto.
Gestionar proveedores: Permite manejar los datos personales de los
proveedores registrados en la empresa:

■ Crear proveedor.
■ Modificar proveedor.
■ Consultar proveedor.

Generar informes gerenciales: Realizar reportes indispensables de cada área

para presentarle al gerente y llevar un adecuado control de la información.

■ Generar reporte de ventas.

■ Generar reporte de compras.
 Eliminar cliente
Diagrama de casos de uso
Secretaria Crear
cliente

Modificar
Gestionar cliente
Clientes
Consultar
clientes

Generar reporte
Jefe Cartera de ventas
Generar
Informes
gerenciales
Generar reporte
de compras

Administrador Ingresar producto

Control
Mercancía
Modificar
producto

Registrar
orden de
Consulta
compra
r
producto

Crear
proveedor

Gestionar Modificar
Proveedore proveedor
s
Consultar proveedor

Eliminar proveedor
 Crear administrador
Gerente

Gestionar Modificar administrador

Administra.

Consultar administrador

Eliminar administrador

Vendedor

Registrar venta
(Crear factura)