Giới thiệu

Giải pháp phần mềm

Quản lý nhân sự, chấm công, tiền lương

Phiên bản: 1.1

Tác giả: Nguyễn Tuấn Hải
 Nội dung

 Mô hình quan hệ các thành phần trong giải pháp tổng thể
 Định nghĩa vai trò từng phân hệ trong giải pháp
 Giới thiệu về phân hệ quản lý chấm công - Time Attendance
System (TAS)
 Giới thiệu về phân hệ quản lý nhân sự - Human Resource
System (HRS)
 Giới thiệu về phân hệ Tính lương - Payroll System (PRS)

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 2

 Mô hình quan hệ tổng thể

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 3

 Phân hệ Chấm công

 Hệ thống Chấm công cho phép các nhân viên quét thẻ qua hệ thống
đầu đọc thẻ (thẻ từ, thẻ mã vạch,…) (xem chi tiết tại tài liệu đặc tả hệ
thống) và lưu trữ các thông tin chấm công như mã nhân viên, thời gian
vào/ra vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Hệ thống cho phép theo dõi thời
gian làm thực tế phát sinh của nhân viên như số ngày đi làm, số ngày
nghỉ, thời gian làm thêm, đi muộn về sớm, thời gian làm theo ca của
mỗi nhân viên cùng với chức năng kiểm duyệt thông tin chấm công
hàng tháng của người có trách nhiệm trong doanh nghiệp (dựa trên
kiểu nhân viên, kế hoạch ca làm việc, thời gian biểu làm việc của doanh
nghiệp,…). Ngoài ra, hệ thống còn theo dõi các trường hợp đặc biệt xảy
ra do những lỗi thao tác của nhân viên trong quá trình quét thẻ. Hệ
thống chấm công tích hợp hoàn toàn với các phân hệ khác trong giải
pháp tổng thể VNUNI HRM Suite như phân hệ Quản lý Nhân sự, phân
hệ Tiền lương cũng như cho phép giao tiếp với hệ thống bên ngoài
thông qua việc cung cấp các giao tiếp nghiệp vụ chuẩn (Business APIs).

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 4

 Phân hệ Chấm công

 Tính năng chính

– Quản lý đầy đủ về chính sách chấm công: thời gian làm việc, thời gian nghỉ
giữa giờ, ca làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, độ chễ quét thẻ, các loại nghỉ việc,
v.v…
– Tự động nhận dữ liệu quét thẻ từ nhiều điểm
– Quản lý chính xác về thời gian vào/ra, đi muộn/về sớm, thời gian làm thêm,
ca làm việc, nghỉ việc, lưu vết thẻ mới, các trường hợp quét thẻ đặc biệt …
– Báo cáo quản lý chấm công theo mọi thời điểm với các tiêu chí khác nhau

 Lợi ích
– Dễ đáp ứng theo các yêu cầu phức tạp về chấm công của mọi doanh nghiệp
– Chính xác và hiệu quả hơn so với các công nghệ, phương pháp quản lý thời
gian làm việc cũ như máy chấm công thẻ, sổ đăng ký thời gian làm việc,
chấm công tay,…
– ĐÁP ỨNG MỌI YÊU CẦU QUẢN LÝ VỀ THỜI GIAN LÀM VIỆC!

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 5

 Phân hệ Chấm công

 Quản lý chính sách chấm công

– Ngày nghỉ, ngày lễ trong năm
– Lịch thời gian làm việc
– Thời gian nghỉ giữa giờ
– Các tỉ lệ thời gian thêm giờ
– Độ chễ quét thẻ
– ...
 Phân hệ chấm công tự động, quản lý dữ liệu thô về chấm công
 Quản lý và tính toán thời gian chấm công
– Ngày, giờ vào/ra
– Tự động phân ca làm việc theo giờ hoặc theo đăng ký
– Tính thời gian đi muộn về sớm
– Tính thời gian làm thêm các loại
– Phân loại và xác nhận những trường hợp không quẹt thẻ (vắng mặt)
– Lưu vết những thẻ quét chưa đăng nhập hệ thống
– Liệt kê những trường hợp đặc thù về quét thẻ…

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 6

 Phân hệ Chấm công

 Các báo cáo về chấm công

– Báo cáo chấm công ngày
• Báo cáo về thời gian làm việc theo ngày
• Báo cáo những trường hợp đặc biệt theo ngày
• Báo cáo vắng mặt theo ngày
• Báo cáo đi làm theo ngày
– Báo cáo chấm công tháng, theo thời gian
• Báo cáo thời gian làm việc theo tháng
• Báo cáo trường hợp đặc biệt theo tháng
• Báo cáo vắng mặt theo tháng
– Các báo cáo theo nhu cầu quản lý khác
• Báo cáo chi tiết chấm công ngày
• Báo cáo tổng hợp chấm công theo thời gian
• …

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 7

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

 Hệ thống Quản lý Nhân sự được thiết kế cho những người có trách

nhiệm quản lý thông tin của toàn nhân viên trong doanh nghiệp bao
gồm thêm mới nhân viên, xóa nhân viên, sửa đổi thông tin về nhân
viên với hàng trăm thông tin về nhân viên từ thông tin cơ bản, thông tin
chi tiết cá nhân, thông tin liên lạc, tới các quá trình diễn biến (~20 quá
trình) trong suốt quá trình hoạt động trong doanh nghiệp từ khi khâu
tuyển việc, học việc, thử việc, làm việc chính thức, tới lúc nghỉ việc.
Người quản trị hệ thống Quản lý Nhân sự cũng có thể đóng vai trò quản
trị hệ thống Chấm công cũng như hệ thống Tiền lương hoặc đóng vai
trò quản trị độc lập trong hệ thống. Người quản trị có thể tìm kiếm
thông tin, thực hiện tất cả các loại báo cáo theo bất cứ tiêu chí nào
nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự. Hệ thống Quản lý Nhân sự
tích hợp hoàn toàn với các phân hệ khác trong giải pháp tổng thể
VNUNI HRM Suite như phân hệ Chấm Công, phân hệ Tiền lương
cũng như cho phép giao tiếp với hệ thống bên ngoài.

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 8

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

 Tính năng chính

– Quản lý đầy đủ và linh động chính sách nhân sự với công cụ từ điển
danh mục hiện đại và hệ thống tham số động.
– Quản lý đầy đủ các thông tin và quá trình diễn biến của nhân viên
(các thông tin và quá trình diễn biến có thể thay đổi theo yêu cầu)
– Tra cứu, tìm kiếm, báo cáo động theo nhu cầu.

 Lợi ích
– Nhanh chóng đáp ứng theo yêu cầu phức tạp của doanh nghiệp với
việc định nghĩa các chính sách về nhân sự.
– Quản lý hàng trăm thông tin và rất nhiều quá trình diễn biến của
nhân viên (quá trình làm việc, quá trình hợp đồng, quá trình đào
tạo, diễn biến lương, diễn biến phụ cấp,…)
– Thông tin ngay trên đầu ngón tay bạn! (Information at your finger
tip!)

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 9

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

 Quản lý chính sách nhân sự

– Quản lý đa dạng các danh mục bằng công cụ từ điển danh
mục. Dưới đây là một vài loại danh mục trong hệ thống:
• Cơ cấu tổ chức công ty (Đơn vị, Phòng ban, Tổ nhóm)
• Dân tộc, tôn giáo, quốc tịch, quan hệ gia đình,…
• Trình độ học vấn, trình độ ngoại ngữ, trình độ nghề nghiệp,…
• Kiểu nhân viên (LĐ trực tiếp, LĐ gián tiếp,…)
• Kiểu hợp đồng (thử việc, 3 tháng, 6 tháng, 1 năm, v.v…)
• Chức vụ, chức danh
• Ngạch lương, bậc lương, loại phụ cấp,…
• Mức đánh giá, hình thức kỷ luật, lý do thôi việc
• …
– Các tham số khác

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 10

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 11

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

 Quản lý thông tin của nhân viên

– Thông tin cơ bản
• Thông cá nhân (bao gồm ảnh nhân viên)
• Đơn vị, phòng ban, tổ nhóm, chức vụ, chức danh hiện thời
• Thông tin về sổ bảo hiểm xã hội
• Thông tin về sổ bảo hiểm y tế
• Thông tin về trình độ
• Các thông tin khác
– Thông tin chi tiết
• Dân tộc, tôn giáo, mã tài khoản, visa, nơi sinh, v.v…
– Thông tin liên lạc (Địa chỉ thường chú, tạm chú,…)
– Thông tin về chính trị (Đảng, đoàn thể…)
– Các thông tin khác theo yêu cầu…

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 12

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 13

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

 Quản lý thông tin về ~20 quá trình, diễn biến của nhân viên

– Trình độ ngoại ngữ – Thuyên chuyển

– Quá trình đào tạo – Đánh giá
– Các sự kiện cá nhân – Diễn biến lương

– Quan hệ gia đình – Diễn biến phụ cấp

– Các khoản giảm trừ
– Quá trình làm việc
– Bảo hiểm XH, Ytế
– Quá trình đi công tác
– Tai nạn lao động
– Diễn biến hợp đồng
– Chi phí y tế
– Trạng thái làm việc
– Thai sản
– Khen thưởng – Thôi việc
– Kỷ luật – …

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 14

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 15

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

 Công cụ Lọc/Tra cứu thông tin động

– Lọc theo tất cả các thông tin và quá trình diễn biến của nhân viên
– Kết hợp với các toán tử Logic, toán tử so sánh
– Lưu trữ kết quả tìm kiếm

 Báo cáo quản lý nhân sự

– Chức năng in thẻ nhân viên
– Báo cáo cá nhân: Sơ yếu lý lịch, Quá trình, diễn biến tới thời điểm
– Báo cáo liệt kê danh sách
– Báo cáo tổng hợp
– Báo cáo phân tích thống kê theo các số đo về quản lý nhân sự
– Các báo cáo theo yêu cầu…

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 16

 Phân hệ Quản lý Thông tin Nhân sự

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 17

 Phân hệ tiền lương

 Hệ thống Tiền lương giúp doanh nghiệp thực hiện công tác phân phối
thu nhập cho toàn nhân viên trong doanh nghiệp theo những chính
sách, quy chế phân phối tiền lương (thu nhập) của từng đơn vị trong
doanh nghiệp. Ngoài việc quản lý các chính sách thu nhập - tiền lương,
hệ thống tiền lương VNUNi PRS cho phép cập nhật và theo dõi các yếu
tố thu nhập với 2 dạng cơ bản là yếu tố thu nhập theo lịch sử diễn
biến (diến biễn lương, diễn biến phụ cấp,…) và yếu tố thu nhập theo
định kỳ (chấm công tháng, đánh giá định kỳ theo tháng - quý -
năm,…). Doanh nghiệp có thể tính mọi khoản thu nhập phải trả nhân
viên một cách chính xác tại bất cứ thời điểm nào, các báo cáo tiền
lương được thực hiện tự động theo lịch hoặc theo thời điểm sử dụng tùy
theo nhu cầu của người dùng. Hệ thống Tiền lương tích hợp hoàn toàn
với các phân hệ khác trong giải pháp tổng thể VNUNI HRM Suite như
hệ thống Chấm công (VNUNi TAS) và hệ thống Quản lý Nhân sự
(VNUNi HRS) cũng như cho phép giao tiếp với các hệ thống bên ngoài.

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 18

 Phân hệ tiền lương

 Tính năng chính

– Hoàn toàn tích hợp với hệ thống Quản lý Nhân sự, Chấm công cũng
như các hệ thống ngoài (Sale & Marketing System, Project
Management System, Manufacture & Production System)
– Thực hiện các giao dịch gói động theo công thức, theo lịch thực hiện
– Các báo cáo đầy đủ về thu nhập theo đặc thù doanh nghiệp
 Lợi ích
– Hỗ trợ công thức tính thu nhập cho mọi mô hình doanh nghiệp
(Nhỏ, Trung bình, Lớn) với nhiều loại hình thu nhập (thu nhập cứng,
thu nhập theo giờ, theo chất lượng dịch vụ, theo kết quả sản xuất,
theo hoa hồng, thưởng…)
– Giúp doanh nghiệp phân phối thu nhập cho nhân viên chính xác và
đúng thời gian!

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 19

 Phân hệ tiền lương

 Phương thức tính lương

Hệ thống Tiền lương hoạt động theo các giao dịch gói trên cơ sở các
công thức được định nghĩa động.
I = {Fj(xi)}
Trong đó:
I: Công thức tổng thu nhập của mỗi nhân viên
Fj: Các công thức tính thu nhập. Các giao dịch gói tiền lương hoạt
động dựa trên các công thức này.
xi: Các yếu tố thu nhập, ví dụ: Các tham số tiền lương, các yếu tố lịch
sử diễn biến, các yếu tố định kỳ theo thời gian. Trong quá trình thực
hiện các giao dịch, hệ thống sẽ thu thập các yếu tố này của mỗi
nhân viên dựa trên nội dung của các công thức về thu nhập.
 Quản lý các chính sách về tiền lương
– Các tham số về tiền lương
– Các công thức tính lương
– Các tham số đặc biệt khác

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 20

 Phân hệ tiền lương

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 21

 Phân hệ tiền lương

 Các yếu tố thu nhập, lương

Có 2 kiểu yếu tố thu nhập cơ bản:
– Các yếu tố lương theo định kỳ (Theo kỳ: Tháng, Quý, Năm)
• Đánh giá theo thời gian đi làm
• Đánh giá ABC theo tháng, theo quý, theo năm
• Các khoản phu cấp tăng, giảm theo đình kỳ
• Dữ liệu chấm công hàng tháng
• Khác… (có thể thiết kế theo đặc thù của từng doanh nghiệp)
– Các yếu tố lương theo diễn biến (Dựa trên ngày hiệu lực)
• Diễn biến hợp đồng
• Diễn biến lương
• Diễn biến phụ cấp các loại
• Diễn biến các khoản tăng, giảm khác
• Khác… (có thể thiết kế theo đặc thù của từng doanh nghiệp)
 Các yếu tố thưởng (đánh giá thưởng, thâm niên,…)

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 22

 Phân hệ tiền lương

 Các giao dịch tính thu nhập

– Tính lương (monthly payroll batch transaction)
– Tính thưởng (Bonus batch transaction)
– Quyết toán kết thúc hợp đồng (Final Settlement calculation)
– Quyết toán thuế thu nhập (Personal Income tax clearance)
– Tính tiền nghỉ phép hàng năm (Annual leave transaction)
 Các báo cáo lương
– Phiếu trả lương (Payroll slip)
– Bảng thanh toán lương tổng hợp (Salary declaration)
– Bảng kê những người hưởng lợi (List of beneficiary)
– Bảng kê thuế thu nhập tháng (Income tax monthly declaration)
– Bảng quyết toán thuế thu nhập (Income tax settlement)
– Bảng thanh toán thuế thu nhập (Income tax clearance)
– Bảng kê đóng BHXH, Y tế, Công đoàn
– Final settlement notification
– Final settlement summary
– Severance allowance summary report by division, department, period of time
– Các báo cáo khác theo yêu cầu doanh nghiệp…

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 23

 Phân hệ tiền lương

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 24

 HRM Suite – Why choose us?

 The Human Capital Software Suite is easy to use, easy to

maintain and extensible.
 Just about a minute for generating some kinds of simple report
and maximum 3 minutes for some complex calculation.
 Monthly batch or generating complicated report like paychecks
for all employees in the factory.

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 25

 HRM Suite – Reliability!

 The Time & Attendance module must be online 24/7 because

employees can sweep their card at any time
 Database security with backup and restore functions make the
system more scalable and safety

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 26

 HRM Suite – Security!

 User and Permission management

 Business (Middle) Layer Security
 Database Layer Security
 Operating System Security

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 27

 HRM Suite

Thank you !

Your SUCCESS is
our GOAL

Human Resource Management Suite - http://www.vnuni.net 12/02/08 28