PENINGKATAN PRODUKTIVITI DALAM PERKHIDMATAN AWAM

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

KONSEP PRODUKTIVITI

Nilai atau kuantiti output yang dapat dihasilkan oleh satu unit input
Output - keluaran atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi Input - sumber-sumber yang digunakan untuk menghasilkan output

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

Produktiviti ialah konsep yang menjelaskan perhubungan di antara output yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi dengan input yang digunakannya. Output atau ringkasnya Q Input I

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

CARA-CARA PENINGKATAN PRODUKTIVITI

INPUT
Tenaga Manusia, Teknologi, Kelengkapan, Modal dan Sistem Pengurusan

OUTPUT
Keluaran dan Perkhidmatan
PROSES PENGURUSAN

PROSES TRANSFORMASI Pekeliling Kemajuan Pentadbiran

Awam Bil.6 Tahun 1991 4

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PRODUKTIVITI

Tenaga Manusia Kelengkapan Modal Sistem Dan Prosedur

Bahanbahan

FAKTOR PRODUKTIVITI

Struktur Organisasi

Teknologi
Persekitaran Pekerjaan

Gaya Pengurusan

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

Tindakan Yang Perlu Diambil Oleh Pihak Pengurusan Jabatan Ke Atas Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Produktiviti
Faktor-faktor 1. Tenaga Manusia
a)

Tindakan Pihak Pengurusan Melatih kakitangan dalam bidangbidang berkaitan. Mewujud dan menyebarkan nilai-nilai positif. Memotivasikan kakitangan supaya menghasilkan kerja dengan cemerlang. Menggalakan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat organisasi dan dalam penyelesaian masalah produktiviti. Mewujudkan komunikasi yang berkesan dalam jabatan/pejabat.

b)

c)

d)

e)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

Faktor-faktor

Tindakan Pihak Pengurusan

f)

g)

Menetapkan standard prestasi untuk kakitangan Menempatkan kakitangan mengikut kebolehan dan kemahiran Mengkaji semula sistem dan prosedur kerja untuk mengatasi kelemahankelemahan yang menyekat produktiviti Mempermudahkan sistem dan prosedur kerja yang sedia ada. Memansuhkan peruntukan undangundang atau peraturan yang tidak sesuai dengan matlamat jabatan/pejabat

2.

Sistem dan Prosedur

a)

b)

c)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

Faktor-faktor

Tindakan Pihak Pengurusan

3.

Struktur Organisasi

a)

Membuat penyelarasan fungsi bahagian-bahagian dan unit-unit dalam organisasi jabatan/pejabat

Mewujudkan struktur organisasi yang fleksibel dan dinamik Menentukan corak perjawatan di bahagian-bahagian atau unit dalam organisasi adalah berpadanan dengan tanggungjawab yang diberikan. Mendefinasikan dengan jelas bidang kuasa bahagian-bahagian unit-unit dalam jabatan/pejabat
8

b)

c)

d)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

Faktor-faktor
4. Gaya Pengurusan a)

Tindakan Pihak Pengurusan

Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/pejabat serta menyebarkan kepada kakitangan. Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dan kemudiannya mengukur pencapaian sebenar Mewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti

b)

c)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

Faktor-faktor
5. Persekitaran Kerja a)

Tindakan Pihak Pengurusan

Mewujudkan susunatur jabatan/pejabat yang sesuai dengan operasi kerja. Melengkapi pejabat dengan kemudahan asas. Menjaga kebersihan dan perhiasan di tempat kerja. Menyediakan kemudahan-kemudahan untuk kakitangan.

b)

c)

d)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

10

Faktor-faktor

Tindakan Pihak Pengurusan

6.

Teknologi

a)

Mengkaji proses-proses kerja yang dijalankan sekarang untuk mengenalpasti aspek-aspek yang sesuai untuk diautomasi atau dimekanisasikan.
Menjalankan pemeriksaan kualiti pada bahan-bahan input yang diperolehi daripada pembekal Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal Mengamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan bagi bahan-bahan.

7.

Bahan-bahan

a)

b)

c)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

11

Faktor-faktor
8. Kelengkapan Modal a)

Tindakan Pihak Pengurusan

Menyelenggara kelengkapan modal mengikut jadual. Menentukan kelengkapan modal berada dalam persekitaran operasi yang baik. Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum.

b)

c)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

12

PENGUKURAN PRODUKTIVITI
Pengukuran dibuat untuk mengetahui tahap produktiviti sesebuah jabatan/pejabat. Pengukuran produktiviti membolehkan jabatan/pejabat:

Mengetahui sejauh mana sumber-sumber yang telah diperuntukan digunakan. Meningkatkan fleksibiliti operasi dari segi penggunaan tenaga manusia dan alat-alat. Mengenalpasti bidang-bidang untuk meningkatkan produktiviti Menentukan kos operasi organisasi
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

(Rujuk m/s: 92-100 of the Pekeliling)

13

PENUTUP
Jabatan/pejabat Kerajaan hendaklah menjadikan usaha peningkatan produktiviti sebagai satu proses yang berterusan. Ini kerana tahap produktiviti bersifat relatif. Sesuatu tahap yang dianggap tinggi pada satu masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian pada masa ini. Tumpuan ke atas produktiviti seharusnya juga diseimbangkan dengan tumpuan ke atas kualiti.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.6 Tahun 1991

14