JOB ANALISIS I. PENDAHULUAN 1.

Latar Belakang Sumber daya manusia merupakan elemen yang sangat penting dalam kegiatan manajemen disuatu perusahaan. Sumber daya manusia juga harus dikelola dengan baik untuk dapat mendukung kegiatan dalam suatu organisasi. Pada semua organisasi apapun jenis kegiatan, funsi dan tujuannnya harus beroprasi dengan baik dan semua itu membutuhkan sumber daya manusia yang unggul pula. Sering juga dalam melakukan efisiensi pelaksanaan pekerjaan suatu organisasi bergantung pada pengelolaan manusia. Manajer harus mampu menyelesaikan berbagai macam persoalan dalam organisasinya yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia. Hal penting yang harus dilakukan dalam penarikan tenaga kerja yaitu dengan menentukan jenis dan kualitas pegawainya, karena hal ini menentuka hasil kerja yang ingin dicapai suatu organisasi. Untuk mendapatkan Pegawai yang tepat baik dalam hal kualitas dan kuantitas maka dilakukan analisis jabatan (Job Analysis).

2. Rumusan Masalah Pemimpin suatu organisasi harus mampu menempatkan orang sesuai dengan kemampuannya seperti motto "The Right Man on the Right Place at the Right Time". Sehingga dalam menempatkan orang tidak salah, dan dapat melakukan pekerjaan sesuai dengan kemampuan yang telah dimiliki oleh pegawai tersebut. Tidak semua pemimpin mampu memahami apa itu analisis jabatan.

II.

ISI 1. Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis) merupakan suatu proses penggambaran dan pencatatna informasi mengenai perilaku dan kegiatan pekerjaan. Biasanya informasi yang digambarkan atau dicatat mencakup tujuan suatu pekerjaan, kewajiban atau kegiatan yang harus dikerjakan, dan syarat syarat yang harus dilakukan oleh para pekerja.

Istilah jabatan sendiri mengacu pada satu posisi atau lebih (yang dipegang oleh individu), yang secara fungsional dapatdipertukarkan dalam perusahaan. Peran Analisis Jabatan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia Rekrutmen, seleksi dan penempatan tenaga kerja Menentukan besarnya upah Merancang jalur karir pekerja / pegawai Menetapkan beban kerja yang pantas dan adil Merancang program pendidikan dan pelatihan yang efektif 2. Tujuan dan Arti Penting Analisis Jabatan Beberapa manfaat analisis jabatan dalam pencapaian tujuan khusus : Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dan bawahannya Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para pelamar kerja mengenai kewajiban, kondisi kerja, dan persyaratan. Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang berkaitan. Menentukan arti penting dan waktu yang diperlukan seorang karyawan. Dipergunakan sebagai pengembangan karir. dasar pelatihan, perencanaan karir dan

Menurut Faustino Cardoso Gome, bahwa ada 12 macam tujuan dari analisis pekerjaan, diantaranya adalah: 1. Job description, yaitu berisi informasi pengidentifkasian pekerjaan , riwayat pekerjaan , kewajiban pekerjaan dan pertanggunjawaban, sepefisikasi pekerjaan atau informasi mengenai standar pekerjaan. 2. Job classification, yaitu penyusunan pekerjaan-pekerjaan ke dalam klas-klas, kelompok- kelompok atau jenis-jenis berdasarkan rencana sistimatika tertentu, 3. Job Evaluation suatu prosedur pengklasifikasin pekerjaan berdasarkan kegunaan maisng-masing di dalam organisasi dan pasar tenga kerja luar yang terkait. 4. Job desaing restructuring, meliput usaha-usaha untuk merelokasi dan merestrukturilsasilkan kegiatan-kegiatan pekerjaan ke dalam berbagai kelompok. 5. Personil requirement /specifications berupa penyusunan persyaratan persyaratan atau sepesifikasi tertentu suatu pekerjaan . bagi suatu pekerjaan, seperti pengetahuan keterampilan, ketangkasan, sifat-sifat dan cirri-ciri yang diperlukan bagi keberhasilan pelaksanaan

6. Performance appraisal, ini merupakan suatu penilaian sistimatis yang dilakukan oleh para supervisor terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja. Tujuan penting dari pada penilaian perpormasi ini adalah dengan maksud mempengaruhi performansi para pekerja melalui keputusan-keputusan adimistrasi seperti promosi, pmberhentian sementara (lay off), pemindahan ( transfer), kenaikan gaji, memberi informasi kepada pekerja tentang kemanpuan-kemanpuan dan kekurangan-kekurangan yang berkaitan dengan pekerjaan masing-masing. 7. Worker training, untuk tujuan-tujuan pelatihan . Pelatiahn adalah proses sistemati yang sengaja dirancang dan dilakukan untuk mengembangkan keterampilanketerampilan tertentu. 8. Worker mobility, untuk tujuan mobilitas pekerja (karir) yaitu dinamika masuk keluarnya seorang dalam posisi-posisi pekerjaan pekerjaan dan okupasi-okupasi tertentu. 9. Efficinecy. Ini mencakup penggabungan proses kerja yang optimal dan rancangan keamanan dari peralatan dan fasilitas fisik lainnya dengan refrensi tertentu pada kegiatan-kegiatan kerja, termasuk prosedur-prosedur kerja, susunan kerja dan standar kerja. 10. Safety. Sama dengan efisiensi, tapi perhatiannya lebih diarahkan pada identifikasi dan peniadaan perilaku-perilaku kerja yang tidak aman, kondisi-kondisi fisik dan kondisi lingkungan. 11. Human resource planning. Ini meliputi kegiatan antisipatif dan reaktif melalui suatu organisasi untuk memastikan bahwa organisasi tersebut masih memiliki dan akan terus menerus memiliki jumlah dan macam orang yang tepat pada tempat yang tepat.
12. Legal/quasi legal reqruitments , aturan-aturan dan ketentuan ketentuan lainnya yang

berkaitan dengan organisasi. 3. Metode Pengumpulan Informasi Analisis Jabatan Ada empat metode yang digunakan dalam menganalisis jabatan antara lain : a. Observasi atau pengamatan Mengamati para karyawan yang sedang melakukan tugas akan mendapatkan informasi mengenai tugas tugas yang sedang dilakukannya. Pengamatan bisa menggunakan kamera CCTV, videotape, dan lain sebaginya. b. Wawancara

Ada beberapa pekerjaan mencakup tugas tugas yang sulit untuk diamati. Maka mungkin dengan melakukan wawancara semua informasi tentang pekerjaan bisa didapat. c. Kuesioner Kuesioner ini digunakan jika informasi yang diperlukan harus dikumpulkan dari banyak pemegang jabatan. Kuesioner juga lebih ekonomis daripada observasi dan wawancara. Biasanya kuesioner menghasilkan informasi yang jauh lebih spesifik terhadap pekerjaan khusus yang tercakup didalamnya. d. Buku Harian Kekurangan informasi yang diperoleh dari metode pengumpulan observasi, wawancara, dan kuesioner adalah informasi yang dihasilkan tergantung pada waktu dilakukannya pengumpulan data. Tetapi jika pemegang jabatan dan supervisor memiliki sebuah buku harian hasil analisis jabatan dapat dilihat pada tahun-tahun sebelumnya. 4. Teknik Analisis Jabatan yang Spesifik a. Analisis Metode Analisis metode memfokuskan pada analisis unsur unsur pekerjaan, yaitu berbagai komponen komponen kecil yang bisa diidentifikasi dari sebuah pekerjaan. Analisis metode digunakan untuk menilai gerakan gerakan kecil untuk mengidentifikasi kegiatan kegiatan yang tidak efisien dari para pekerja. Ada beberapa sarana (tools) dan teknik spesifik yang tersedia untuk melakukan analisis metode yang diperlukan antara lain : Bagan Proses Alur (Flow Process Chart) Bagan proses alur digunakan untuk menguji seluruh urutan dari suatu operasi dengan memusatkan perhatian pada gerakan seorang operator atau bagan alur lainnya. Bagan bagan tersebut sangat berguna untuk mendesain ulang atau merekayasa ulang kerja seorang karyawan, kelompok, atau kinerja perusahaan. Bagan Mesin Pekerja (Worker-Mechine Charts) Bagan mesin pekerja ini berfungsi untuk menggambarkan segmen segmen dari suatu pekerjaan dimana peralatan dan operator sangat sibuk

atau menanggur. Bagan ini digunakan untuk menentukan berapa banyak mesin atau peralatan yang dapat dikendalikan oleh operator. Penelitian Gerak dan Waktu (Time-and-Motions) Teknik ini digunakan untuk mengukur kerja dengan menentukan waktu standar untuk semua unit kegiatan kerja dalam suatu tugas atau pekerjaan tertentu. Waktu standar adalah waktu normalyang disesuaikan untuk interupsi kerja normal. Waktu standar digunakan sebagai dasar untuk menentukan gaji karyawan, penentuan biaya produksi, dan perkiraan biaya untuk produk baru. Work Sampling Work sampling adalah proses pengambilan sampel seketika itu juga dari kegiatan kerja seseorang atau sekelompok pegawai. Work sampling digunakan dalam penelitian perbedaan antara manajer yang berhasil dan manajer yang efektif. b. Analisis Jabatan Fungsional Analisis jabatan fungsional (Functional Job Analysis) merupakan suatu sistem untuk mendefinisikan dimensi kegiatan karyawan, dan metode i ni digunakan untuk mengukur tinkat kegiatan karyawan. c. Kuesioner Analisis Jabatan Standar Kuesioner analisis jabatan standar mengandalkan peringkat dari perilaku pekerjaan. Manfaat yang diperoleh dari penggunaan kuesioner analisis jabatan standar ini adalah memungkinkan untuk menganalisis semua jenis pekerjaan dengan menggunakan item yang sama. Ada dua kuesioner yang paling banyak digunakan dalam analisis jabatan standar yaitu Position Anlysis Questionnaire (PAQ) dan Job Element Inventory (JEI) Position Analysis Questionnaire, PAQ diterapkanpada kegiatan dan perilaku semua pekerja tanpa melihat pekerjaan pekerjaan spesiofik yang mereka bawakan. Pencipta PAQ adalah Ernest J. McCormick, dengan dua asumsi yaitu: (a) relatif sedikitnya perilaku pekerja yang menduduki semua jabatan, (b) semua jabatan dapat digambarkan dalam hal seberapa banyak mereka memasukkan masing masing perilaku ini. Yang kemudian disusun menjadi enam devisi :

a) Input informasi b) Proses mental c) Output kerja d) Hubungan dengan orang lain e) Konteks pekerjaan f) Karakteristik pekerjaan lainnya Daftar Unsur Pekerja (Job Element Inventory) Job Element Inventory (JEI) didasarkan pada pertanyaan terstruktur sehingga memudahkan dan mempercepat diklakukan penilaian (scoring) dan analisis. Hasilnya mudah di proses oleh komputer dan digunakan untuk rekrutmen, seleksi, dan kompensansi. Keuntunan menggunakan JEI yaitu ada penghematan biaya yang lebih banyak diasosiasikan dengan meminta pemegang jabatan bukan analis terlatih. d. Analisis Jabatan Manajerial Metode analisis jabatan biasanya digunakan untuk pekerjaan non manajerial. Biasanya manajer lebih banyak menyesuaikan tugas kerja dengan gaya mereka bukan gaya mereka yang disesuaikan dengan tugas kerja. Ada dua macam metode untuk menganalisis jabatan manajerial Kuesioner Uraian Jabatan Manjemen (Manajemen Position Description Questionnaire/MPDQ). MPDQ adalah suatu kuesioner standar yang berhubungan dengan masalah manajer, tanggung jawab,tuntutan, pembatasan, dan lain sebagainya. MPDQ digunakan untuk menciptakan kelompok pekerjaan dan menmpatkan jabatan manajerial baru ke dalam kelompok pekerjaan yang benar. Uraian Tugas Perilaku (Behavioral Job Description/ BJDs) BJDs memfokuskan pada diferensiasi jabatan menurut perilaku dengan memperhatikan dampak dari kegiatan manajer, jenis hubungan antar pribadi, pendekatan para manajer dan menyelesaikan pekerjaan. Kuesioner Uraian Tugas Supervisor (Supervisor Task Description Questionnaire/STDQ) Kuesioner ini menggambarkan seratus kegiatan kerja dari para supervisor dalam bidang seperti : bekerja dengan bawahan, merencanakan pekerjaan bawahan, merencanakan dan

menjadwalkan pekerjaan, memelihara peralatan dan mesin, serta menyusun catatan laporan.