PLAN ESTRATGICO DE LA COMUNICACIN AIESEC

INTRODUCCIN

En el presente trabajo realizaremos un plan estratgico de la comunicacin, tomando como eje central la organizacin interna en AIESEC, se debe tener en cuenta un conjunto de pasos para que el plan estratgico sea exitoso, tales como: Resumen ejecutivo de la organizacin, antecedentes comunicacionales, anlisis situacional de la organizacin, determinacin de atributos y caractersticas diferenciales de la organizacin, determinacin del objetivo de la comunicacin, determinacin del posicionamiento comunicativo, determinacin de los pblicos, determinacin de las lneas estratgicas generales y de la estrategia comunicativa bsica, determinacin del plan de accin, estrategia de medios y presupuesto. Este plan, permite el anlisis y el conocimiento ordenado y sistematizado de la comunicacin interna en la organizacin. Va dirigido al pblico interno, especficamente a los miembros generales y mandos medios, ya que aqu se presenta la falencia ms significativa; lo que se busca es lograr una comunicacin horizontal para crear espacios de relacin donde la interaccin de las personas genere nuevo conocimiento. Especificacin general del problema: AIESEC Manizales trabaja en diferentes reas: Finanzas, talento Humano, manejo de la Informacin, intercambios salientes, intercambios entrantes, presidencia local, Ex-miembros, mercadeo y comunicacin; dichas reas trabajan de manera independiente, lo cual genera la necesidad de una inter-comunicacin entre estas, hay que tener en cuenta que existe un rea en el mbito comunicacional, por ende nuestro aporte va dirigido al mejoramiento de las estrategias existentes . Debemos tener en cuenta que AIESEC es una organizacin intangible, por lo que ofrece experiencias, ms no productos. Al tener estas caractersticas la comunicacin se convierte en la columna vertebral, que fortalece: La identidad corporativa, la cultura organizacional, la responsabilidad social, la imagen y la reputacin.

La funcionalidad de AIESEC depende de sus miembros, por lo tanto esta organizacin debe cumplir a cabalidad las expectativas que se han ofrecido a sus voluntarios, para as hacer de AIESEC ms que una organizacin, parte de la identidad de los miembros. Se puede garantizar el cumplimiento de estas expectativas con una intercomunicacin eficiente entre las reas.

Resumen ejecutivo de la Organizacin

Breve historia: Fue fundada en 1948 en Francia por 7 jvenes, quienes buscaban un medio para establecer la fraternidad entre pases en la poca posterior a la II guerra mundial. Lo que comenz en 1948 como una entidad para contribuir a la creacin de relaciones amistosas entre pases europeos miembros, es ahora una organizacin global con actividades en 89 pases y territorios. Los miembros fundadores de AIESEC iniciaron el desarrollo de la organizacin entre 1946 y 1948. Sin embargo, slo hasta 1949 fue definida una identidad clara durante el Congreso Global en Estocolmo (capital de Suecia). En los aos siguientes, ms y ms pases se vincularon a la red y AIESEC se torn global en un corto perodo de tiempo al estar presente en todos los continentes. El nmero de jvenes y organizaciones involucrados en el programa internacional de intercambios creci rpida y constantemente, alcanzando los 2467 intercambios para finales de 1960 y 4232 para finales de 1970. Tras la propuesta de Alemania en 1961, los seminarios fueron incluidos como parte de las actividades de recepcin para los jvenes en fase de intercambio. Tal propuesta fue bien recibida por los otros pases y se defini un conjunto general de temas a tratar en los seminarios. Eran temas principalmente econmicos y por primera vez AIESEC estaba abordando problemticas socio-econmicas especficas con un enfoque apoltico. En el Congreso Global de 1974 en Bordeaux (ciudad al sur de Francia), se pas una importante mocin: el tiempo mnimo de los intercambios sera de seis semanas. Esta medida mejor la calidad de los intercambios. En 1976 un Programa Temtico Internacional fue establecido para enfocar todos los seminarios internacionales, regionales y locales en temas especficos. Esta

idea continu y creci en varias etapas. Posteriormente el enfoque de la organizacin estuvo en abordar temas y problemticas globales no relacionados con el Programa Internacional de Intercambios. Algunos temas fueron comercio internacional, educacin gerencial, desarrollo sostenible, emprendimiento y responsabilidad social, entre otros. Tras una disminucin sustancial en los resultados en los 90s, la discusin sobre la relevancia de la organizacin puso el programa internacional de intercambios de nuevo en la agenda central y se canalizaron mayores esfuerzos para asegurar el crecimiento en esta rea. Se desarrollaron sistemas de informacin con miras en hacer el proceso de intercambio internacional ms rpido y fcil. El sistema de informacin Insight I fue lanzado en el ao de 1997 e Insight II en el 2001. Tras este renovado enfoque en el programa internacional de intercambios, los nmeros de intercambios empezaron de nuevo a crecer. En busca de mayor relevancia, AIESEC es hoy la plataforma internacional para que los jvenes descubran y desarrollen su potencial. Nuestro innovador enfoque para facilitar el desarrollo de jvenes lderes se centra en desarrollar su autoconciencia y visin personal; fomentar el asumir de un papel proactivo en su propio aprendizaje y el de los dems; construir redes personales y de trabajo; y desarrollar su capacidad para reconocer la necesidad y liderar el cambio. Hacemos esto administrando una plataforma internacional que provee a jvenes universitarios ms de 5.000 oportunidades de liderazgo, 3.500 oportunidades de intercambios internacionales, 350 eventos de capacitacin, y herramientas virtuales para construir y soportar redes de trabajo.

Misin: AIESEC es una organizacin global, no poltica, independiente, sin nimo de lucro, que es dirigida por estudiantes y recin graduados de instituciones de educacin superior. Sus miembros estn interesados en temticas mundiales, liderazgo y gestin. AIESEC no discrimina por raza, color, gnero, orientacin sexual, credo, religin, nacionalidad u origen social.

Visin: Paz y desarrollo del potencial humano.

Objetivos corporativos: AIESEC nace como una oportunidad para retar la realidad y construir un mundo ms tolerante a la diversidad por medio de la cooperacin internacional y de la nueva generacin de lderes que busquen un real impacto social. Brindar oportunidades de liderazgo en un mundo ms globalizado para contribuir a la formacin de una sociedad ms igualitaria y solidaria.

Antecedentes comunicacionales

La organizacin ha trabajado durante muchos aos en el desarrollo de tcnicas eficientes para manejar la comunicacin interna, desafortunadamente como ya es de conocimiento previo, la organizacin no tiene un manejo efectivo de la trazabilidad de las estrategias utilizadas para el desarrollo de la comunicacin interna. Los medios que utiliza en este momento son mal empleados o no se aprovechan como se debera. A continuacin se describir cada uno de estos medios y la forma actual de implementacin:

1. Plataforma de Aisec.net: Esta plataforma ofrece algunos recursos para la intercomunicacin entre cada una de las reas funcionales del comit local y de cada uno de los comits a nivel internacional. Cuenta con una red social, en la cual se puede tener informacin instantnea de cada miembro del comit. Esta red esta desaprovechada totalmente pues para que funcione, cada usuario debe agregar a su base de datos los compaeros de trabajo que este requiera. En los procesos de induccin a la organizacin no se les ensea a los nuevos miembros cual puede ser el potencial de comunicacin de esta red. Por medio de la plataforma se puede conocer el estado actual de cada comit y de la organizacin a nivel mundial. Los miembros del comit local no tienen la cultura de revisar estos resultados, por lo cual se genera un problema de desconocimiento del estado actual del comit y produce la comunicacin de resultados errneos por parte de los encargados de los cumplimientos de metas (cabe aclarar que esto se produce ya que por lo general los miembros encargados de los cumplimientos de metas aseguran tener una meta cumplida, y en algunos casos no se han terminado los

procesos de legalizacin requeridos por la organizacin para que la meta cuente para el comit). 2. Correo interno: El correo interno es uno de los medios ms usados por los integrantes del comit local, pero en los mandos medios de la organizacin y en sus miembros recin ingresados, es un medio desconocido. Por otro lado es un medio masivo por el cual se maneja mucha informacin de forma desorganizada, lo que no permite un real conocimiento sobre el estado actual del comit, del cumplimiento de sus metas y del desarrollo de los proyectos. Este medio es muy utilizado para la comunicacin vertical pero prcticamente desconocido para la comunicacin horizontal, esto se debe a que los vicepresidentes de cada rea son los que generan la cultura de comunicacin por este medio, pero nunca generan la necesidad de que los miembros se interrelacionen con otras reas. 3. Asambleas mensuales: El comit local tiene definido una asamblea mensual. En este espacio el comit define una serie de actividades con las cuales se busca que los miembros puedan compartir experiencias y resultados, desafortunadamente es un espacio que dura aproximadamente dos horas y este tiempo es insuficiente para que todos los miembros hablen sobre sus avances en las metas. Por otro lado la organizacin es muy verstil y cambiante, tiene diferentes fechas picos al ao los cuales deben ser aprovechados oportunamente, si no hay una estrategia definida para su aprovechamiento o simplemente no se realizan las actividades de forma oportuna, el comit puede perder muchos clientes potenciales. 4. Noticias mensuales: Hay un espacio de noticias mensuales, en el cual se presenta informacin de los resultados del comit, tambin sobre las personas que viajan por la organizacin, adems de informacin bsica sobre nuevos proyectos o sus avances. A nuestro criterio es una herramienta sumamente importante que

se puede explotar si se realiza de forma ms constante y si se crea una cultura en la organizacin de estar enterado por estas noticias. 5. Reuniones de junta directiva local: Este espacio es en el cual se maneja mayor informacin y donde se generan los nuevos proyectos y se les hace seguimiento a los actuales. Mucha de la informacin que se maneja es confidencial y de carcter estratgico, por lo cual no se puede compartir con todos los miembros, pero definitivamente hay otra informacin que es sumamente relevante que todo el comit la conozca. En este momento ese tipo de informacin se comparte solamente cuando el vicepresidente cree oportuno o necesario compartrselo a alguno o a todos sus miembros.

Debilidades Internas: Fortalezas Internas: - Tener la Plataforma (Aisec.net) ofrece algunos recursos para la inter-comunicacin entre reas y comits a nivel internacional. -Cada integrante del comit se puede comunicar con otro de forma instantnea mediante la plataforma (Debe estar en su lista de contactos). -AIESEC cuenta con un correo interno.-Se realizan asambleas mensuales. -Existe un espacio de noticias mensuales en las cuales se presentan resultados sobre el comit, sobre las personas que viajan en la organizacin y informacin BSICA sobre nuevos proyectos y avances. -Existen reuniones de junta directa local en las cuales se maneja mayor informacin y donde se generan los nuevos proyectos y se les hace seguimiento a los actuales. -AIESEC tiene un rea funcional que es dedicada bsicamente al manejo de la informacin -Falta de informacin oportuna del estado actual de las metas del comit. -Desconocimiento de proyectos, intercambios entrantes y salientes que se han realizado. -AIESEC cuenta con una plataforma la cual est siendo desaprovechada, porque no actualizan los datos constantemente, debido a que los nuevos integrantes de la organizacin no conocen la plataforma, ni el potencial de comunicacin de esta red, por lo que los miembros de un rea no la revisan constantemente, lo que impide que cada miembro tenga un conocimiento global de lo que se ha hecho, se est haciendo y se va hacer. -En la plataforma (aiesec.net) el intercambio de informacin est limitado porque no existe una base de datos con todos los miembros de AIESEC, esto hace que no se pueda comunicar con la totalidad de sus compaeros. - Los miembros de un rea no se interrelacionan con otras reas - Hay cierto recelo a la hora de compartir la informacin de los altos mandos al resto de la organizacin, lo cual genera que los integrantes de AIESEC tenga cierta duda en el camino a seguir en esta.

AIESEC Anlisis situacional del proceso de comunicacin organizacin: DOFA

Amenazas: Oportunidades Externas: -AIESEC tiene todos los instrumentos necesarios para convertir rpidamente sus debilidades en fortalezas. - El compromiso de los miembros al entrar a la organizacin, permite que sean personas con conocimientos que se pueden incrementar potencialmente. -Aiesec siempre est en la bsqueda de mejoras que se puedan implementar en el rea de la comunicacin. -Como ya habamos especificado en las ventajas: AIESEC tiene todos los instrumentos necesarios para hacer rpidamente sus debilidades en fortalezas - El tiempo para invertirle al comit local no es suficiente para compartir experiencias y resultados. -Desconocimiento por parte de los mandos medios y los miembros recin ingresados del correo interno. -Al ser AIESEC una organizacin conformada por voluntarios, que son renovados anualmente y no tienen ningn tipo de retribucin econmica, muchos de estos voluntarios podran salir en el transcurso del ao, formando as una discontinuidad en la comunicacin. -Como la organizacin cambia constantemente de membreca y lderes, las estrategias tambin cambian con ellos, lo que no hace posible que AIESEC tenga una continuidad en sus estrategias y procedimientos a seguir en la comunicacin interna.

Determinacin de los atributos y caractersticas diferenciales del proceso analizado.

AIESEC es la segunda organizacin no gubernamental ms grande del mundo, por tal motivo es una entidad que ha realizado muchos esfuerzos para establecer procesos de comunicacin interna 100% efectivos. El gran problema de la organizacin es que sus integrantes son estudiantes, en su mayora no graduados y de carreras no siempre afines con la administracin. Esto genera que la aplicacin de las estrategias definidas por AIESEC internacional sean aplicadas o no segn la orientacin de cada comit. Durante aos la organizacin ha trabajado en el desarrollo de cada una de las herramientas mencionadas en el punto anterior, esto genera unas caracterstica diferenciadora a todas las dems organizaciones similares. El voluntariado es uno de los atributos ms especiales de esta organizacin, es la que define su forma de trabajar y las estrategias de vanguardia que manejan.

Determinacin del objetivo de comunicacin.

Realizar una comunicacin interna eficiente y efectiva, que permita el conocimiento oportuno del estado de la organizacin, generando as estrategias de vanguardia que permitan el continuo crecimiento de AIESEC, cambiando la vida de sus miembros por medio de la calidad de sus experiencias.

Determinar el posicionamiento comunicativo

Como se ha definido en la introduccin de este trabajo, el objetivo del desarrollo de esta estrategia de comunicacin es que permita el conocimiento eficiente y efectivo del estado actual de la misma. Por tal motivo se define el posicionamiento comunicativo como lo siguiente: Se espera que el pblico piense continuamente en el estado del comit local, que identifique las falencias que este tiene, que estratifique los problemas por orden de importancia para el cumplimiento de su misin y de sus metas corporativas. Se espera que por medio de esta estrategia los miembros generen ideas innovadoras que permitan el continuo crecimiento de la organizacin por medio de la interaccin de cada una de sus reas.

Por medio de este plan de comunicacin se espera que las personas continuamente estn debatiendo acerca de las debilidades y oportunidades del comit, se planea que las personas piensen en cuales pueden ser las estrategias para asumir los nuevos retos que plantea el mercado y cada uno de sus miembros, se planea que cada uno de los miembros este pendiente de los avances y retrocesos del comit y que analice diariamente como puede mejorar su interrelacin con el mismo.

Se planea que cada uno de los miembros se apersone de la informacin del comit, que planee cual es la trazabilidad que se le debe dar, que genere gracias al conocimiento oportuno del estado de la organizacin estrategias de vanguardia que permitan la adaptacin oportuna de la compaa a su mercado. Se espera que con este plan cada uno de los miembros pueda realizar una crtica constructiva sobre los proyectos que se realizan en el momento, logrando as la integracin de ideas nuevas a cada proceso de la organizacin.

Determinacin de los pblicos audiencia objetivo.

Despus de realizar un anlisis minucioso a los procesos de comunicacin interna utilizados a nivel local en AIESEC Manizales, se pudo determinar que los pblicos con mayores falencias son los mandos medios y los miembros nuevos, se percibe que los cargos ms altos como los vicepresidentes, presidentes locales y nacionales, tienen un mayor manejo de las herramientas de intercomunicacin, y las utilizan eficientemente en su comunicacin horizontal y vertical. Un gran problema que se percibe es que los mandos medios y los integrantes nuevos de la organizacin, son personas con muchas expectativas con respecto a los aportes que pueden dar para mejorar el estado actual del comit, estas expectativas no son siempre aprovechadas, al generarse una trasmisin de informacin incompleta o errnea, esto genera desconocimiento de los procesos y de sus propias responsabilidades. Al generarse este problema los miembros nuevos y mandos medios pueden desmotivar por no encontrar un camino de crecimiento y aporte eficiente dentro de la organizacin.

Pblicos: 1. Mandos medios y la comunicacin interna Los mandos medios son personas que llevan aproximadamente 6 meses dentro de la organizacin, por lo general son las personas que despus del reclutamiento resultaron las ms activas y comprometidas. Estas personas ya han sido capacitadas y en general ya conocen las herramientas que utiliza la organizacin para la inter-comunicacin. Debido a problemas en las capacitaciones de estas personas no conocen el potencial de la comunicacin horizontal, y solamente conocen y aplican la comunicacin vertical, directamente con sus superiores y con sus miembros de soporte.

2. Miembros nuevos y la comunicacin interna Los miembros nuevos son como la arcilla por moldear, son mentes nuevas que estn vidas de conocimiento, son personas que tienen muchas expectativas creadas por el proceso de reclutamiento. Estos miembros son personas que realizan el trabajo dependiendo de la forma que se les indica en cada una de las capacitaciones programadas para su induccin. Si a los miembros nuevos no se les muestra la necesidad que tiene la organizacin para su inter-comunicacin y se les capacita en el manejo de las herramientas disponibles para tal fin, estos se vern atados a generar procesos de comunicacin incompletos. Se podra pensar que cada persona debe estar interesada en buscar las herramientas necesarias para una comunicacin efectiva, pero hay que tener en cuenta que las personas que ingresan a la organizacin son estudiantes de los semestres iniciales de un sinfn de carreras, esto evidencia falta de inquietud en algunos temas administrativos, ms que todo generados por desconocimiento del potencial de ciertas herramientas.

Determinacin de las lneas estratgicas generales y de la estrategia comunicativa

Aunque AIESEC internacional ha demostrado su inters por proponer y mejorar la comunicacin interna, brindando herramientas comunicativas de calidad; a nivel local se ha dejado de lado la importancia de esta comunicacin, se observa como un valor agregado que no se puede olvidar, pero que finalmente carece de la suficiente importancia, como para buscar proyectos y estrategias que desarrollen, apoyadas en las herramientas disponibles, un sistema integral de comunicacin local. Despus de un arduo anlisis se logra percibir que la buena comunicacin representa la espina dorsal de cualquier organizacin con xito. Sin embargo, hacerlo bien, no siempre es sencillo. Se deben tener en cuenta las ventajas competitivas que se tienen en este momento histrico, el cual permite que obtengamos y transmitamos informacin de forma instantnea, casi sin realizar ningn esfuerzo, sin embargo, estas herramientas por s solas no resuelven los problemas de comunicacin. Slo son medios para alcanzar un fin, solo son una herramienta como cualquier otra que se tiene que aprender a utilizar correctamente y de la mejor manera posible. Simplemente por el hecho de que contemos con redes sociales y con sistemas de mensajera instantnea no significa que seamos buenos comunicadores. Con el fin de realizar un plan de comunicacin que cubra las necesidades de intercomunicacin de la organizacin, se define una estrategia comunicativa, la cual debe contener un mtodo integral que contenga en principio una base slida racional y que este complementada con una estrategia emocional, que permita que cada uno de los miembros se identifique con el proyecto, la adopte y la aplique en la cotidianidad de su voluntariado.

Estrategia comunicativa racional: Tener una estrategia racional, permite que cada uno de los miembros, conozca las ventajas de realizar una inter-comunicacin entre las reas. Es muy importante esta parte, es claro ya que AIESEC ms que brindar productos, brinda experiencias y espacios de crecimiento, por tal motivo cada una de las estrategias comunicativas que realice, deben tener adems de un tono emocional, un tono formativo. Si se aplica adecuadamente una comunicacin racional, se puede demostrar a los miembros que la aplicacin de estas estrategias tiene un impacto directo en el cumplimiento de metas, y por el mismo camino se puede formar en la importancia que estas estrategias tienen para la organizacin y cualquier otra aplicacin que se le pueda observar.

Estrategia comunicativa emocional: Aunque la estrategia racional es una gran parte de la estrategia comunicativa planeada para este proyecto, no se puede dejar de lado la comunicacin emocional, las grandes ventajas que se obtienen al aplicar la emocionalidad permiten darle un tinte mucho ms personal y aplicable a la estrategia. Se puede lograr una mejor interaccin y apersonamiento con la estrategia, esto dara grandes facilidades para que el pblico objetivo reaccione mucho ms rpido, cumpliendo as el objetivo principal de la estrategia. Eslogan: PREPARATE Ahora eres parte del cambio

Determinacin del plan de accin

1. Seleccin del tipo de comunicacin Despus de realizar el anlisis al comit local, se han definido tres tipos de comunicacin sobre los cuales se ejecutara el plan de comunicacin interna. Al revisar detenidamente el anlisis DOFA de este proceso se nota que se deben atacar principalmente dos factores, que estn generando malos hbitos en la comunicacin de la organizacin, estos son: la falta de informacin de las herramientas que tiene AIESEC y la falta de informacin oportuna sobre el estado actual de las metas, de los proyectos y de los participantes de intercambio. Los Mix de comunicacin definidos son, en orden de importancia a largo plazo: Noticias del comit semanales: se estima que la falta de informacin oportuna sobre el comit, se puede solucionar dando un boletn informativo donde se encuentre de forma estandarizada el avance semanal de las reas crticas, esto permitir tener un esbozo general sobre la realidad actual, y generar una respuesta oportuna de las reas implicadas en la generacin de los resultados. Estas noticias deben ser en un formato corto, preferiblemente en formato carta, y estar dividido en cuatro secciones. 1. Seccin de informacin de estado actual de las metas y diferencia con la semana inmediatamente anterior. 2. Seccin de informacin de los intercambios salientes y entrantes realizados, informacin de cada persona en el proceso de intercambio. 3. Seccin de avances, dificultades y expectativas de los proyectos en proceso de ejecucin. 4. Seccin de

otros (en este espacio se informara de cualquier situacin que sea de gran importancia y que se salga de los anteriores tres conceptos). Se defini que se deban tener estas 4 nicas secciones con el fin de que sea una noticia corta, que contenga la informacin ms relevante, que no requiera mucho tiempo para que los miembros se informen y que no sea un texto extenso que sea aburrido para el lector. Es necesario realizar un proceso de concientizacin de la importancia de la lectura de estas noticias, este proceso se realizar en la asamblea mensual del comit, y contendr una seccin extra donde se realice un reconocimiento a alguno de los miembros del comit, por una labor que ha desempeado para mejorar los procesos comunicativos, o por haber realizado una actividad ejemplar en el manejo de las herramientas de informacin. Capacitacin en herramientas informticas: el desconocimiento de las herramientas de manejo de la informacin es una de las grandes falencias, como se ha tratado anteriormente, el punto crtico donde se debe dar la informacin sobre el manejo de estas herramientas debe estar ubicado en el proceso de induccin de los nuevos miembros, esto gracias a que los miembros son ms receptivos a recibir capacitacin en algunos procesos que desconocen. Esta capacitacin ser dada en un tiempo mximo de dos horas, ser una capacitacin terico-prctica y estar definida en tres secciones: 1. Charla sobre la importancia de la inter-comunicacin entre las reas (terico). 2. Charla sobre herramientas de comunicacin utilizadas en AIESEC (terico), y capacitacin en el uso de las mismas (prctico). 3. Entrega de bases de datos de los integrantes actuales de la organizacin, con el fin de iniciar la inter-comunicacin informal y posteriormente formalizarla (practica). Campaa de expectativa: con el fin de darle la trascendencia a las noticias que se empezarn a generar semanalmente, se plantea realizar una campaa de expectativa, en donde se fije la atencin del pblico objetivo, despertando la curiosidad de los mandos medios y de los miembros en general, preguntndose sobre la manera adecuada de cubrir un espacio de informacin. Esta campaa debe ser complementada con un gran lanzamiento de las noticias semanales, en

este evento se debe realizar una charla corta sobre la importancia de la lectura de estas noticias para el comit. En el lanzamiento de las noticias semanales, se realizar una premiacin a la persona que ms tenga conocimiento del comit, como reconocimiento por el esfuerzo por conocer el estado actual de este. Para dar el reconocimiento en el lanzamiento, se realizar una encuesta virtual a cada uno de los miembros, sobre el estado actual del comit y por medio de ponderacin de las respuestas se obtendr el ganador. Mediante esta seleccin de comunicacin se cumple con las lneas estratgicas que se definieron anteriormente. Por medio de las noticias semanales y a travs de la capacitacin en las herramientas de comunicacin, se genera una estrategia totalmente racional, la cual est fundamentada en la presentacin de nmeros y datos exactos, con el fin de realizar una medicin directa en los resultados generados en el comit, esto generar incentivos para los miembros que deseen continuar con el desarrollo del comit. Por medio de la campaa de expectativa y el lanzamiento de las noticias semanales, se plantea realizar un trabajo muy emocional, el cual se enfoque en los sentimientos y anhelos de cada uno de los miembros del comit, logrando as la interiorizacin de la estrategia.

Estrategia de medios

1. Seleccin de los medios de comunicacin: Con el fin de ser lo ms efectivos con las estrategias planteadas se realiz una revisin de cada uno de los medios disponibles para todos los miembros de la organizacin y que fueran efectivos para las ideas que se plantean. Noticias del comit semanales: (Selectiva correo directo) con el fin de que sea ms rpida la inter-comunicacin, se defini que las noticias deben ser entregadas en medio virtual, y el medio ms efectivo para tal fin es el correo electrnico, teniendo en cuenta que ya se haya realizado la capacitacin en las herramientas de comunicacin del comit a la hora de la induccin de los miembros. Capacitacin en herramientas informticas: (Personal inter-grupal) para que sea efectiva esta actividad, se realizar por medio de una charla informtica, la cual tendr a su disposicin herramientas como un video beam, videos y material impreso, los cuales pretenden agilizar y dinamizar la charla. Para la parte prctica de esta actividad se debe contar con una sala de micros, la cual debe tener disponible acceso a internet para el uso de las herramientas. Campaa de expectativa: (masiva limitada) esta campaa se realizar con volantes y correos masivos, enviados por el correo electrnico. Para el lanzamiento de las noticias semanales y el evento de premiacin, se desarrollar en una asamblea. Se reproducirn videos que demuestren la importancia de obtener esta informacin semanal, y sobre la importancia del inters de los miembros por conocer el estado actual de la organizacin.

2. Seleccin de horarios de la transmisin de la comunicacin. En realidad los horarios de la transmisin de la informacin, para estos casos no son muy relevantes, pero si hay que tener en cuenta las fechas del lanzamiento de cada una de las estrategias. Noticias del comit semanales y campaa de expectativa: este lanzamiento se debe realizar en el menor tiempo posible, se debe tener en cuenta que la campaa de expectativa se debe realizar una semana antes del lanzamiento de las noticias, con el fin de lograr los objetivos propuestos en el plan. Capacitacin en herramientas informticas: esta estrategia debe realizarse en la poca de reclutamiento, porque la forma de implementacin y su mercado est definido para realizarlo en esta poca precisa. Hay que tener en cuenta que se debe realizar un proceso de planeacin de la charla y la capacitacin de los que van a dictarla, con el fin de lograr los mejores resultados.

INDICE

1. INTRODUCCIN 2. RESUMEN EJECUTIVO DE LA ORGANIZACIN 2.1 BREVE HISTORIA 2.2 MISION 2.3 VISION 2.4 OBJETIVOS CORPORATIVOS 3. ANTECEDENTES COMUNICACIONALES 3.1 PLATAFORMA AIESEC.NET 3.2 CORREO INTERNO 3.3 ASAMBLEAS MENSUALES 3.4 NOTICIAS MENSUALES 3.5 REUNIONES DE JUNTA DIRECTIVA LOCAL 4. ANLISIS SITUACIONAL DEL PROCESO DE COMUNICACIN DOFA 5. DETERMINACIN DE LOS ATRIBUTOS Y CARACTERSTICAS DIFERENCIALES DEL PROCESO A ANALIZAR 6. DETERMINACIN DEL OBJETIVO DE COMUNICACIN 7. DETERMINAR EL POSICIONAMIENTO COMUNICATIVO 8. DETERMINACIN DE LOS PBLICOS AUDIENCIA OBJETIVA 8.1 PBLICOS 8.1.1 MANDOS MEDIOS Y LA COMUNICACIN INTERNA 8.1.2 MANDOS NUEVOS Y LA COMUNICACIN INTERNA 9. DETERMINACIN DE LAS LNEAS ESTRATGICAS GENERALES Y DE LA ESTRATGIA COMUNICATIVA 9.1 ESTRATGIA COMUNICATIVA RACIONAL 9.2 ESTRATGIA COMUNICATIVA EMOCIONAL 10. DETERMINACIN DEL PLAN DE ACCIN 10.1 SELECCIN DEL TIPO DE COMUNICACIN 11. ESTRATGIA DE MEDIOS 11.1 SELECCIN DE LOS MEDIOS DE COMUNICACIN 11.2 SELECCIN DE HORARIOS DE LA TRANSMISIN DE LA COMUNICACIN ANEXOS 1. PRESUPUESTO

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

PRESUPUESTO VIDEO PROMOCIONAL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES FOLLETO DE HERRAMIENTAS INFORMATICAS FOLLETO LANZAMIENTO DEL PLAN NOTICIAS AFICHE PUBLICITARIO FORMATO DE PUBLICACION DE NOTICIAS

PLAN ESTRATGICO DE LA COMUNICACIN EN AIESEC

ANA MARIA CAIRASCO GUZMN 411010 ELIAS BOTERO GARCA 411007 411011

LAURA FERNANDA CALLE ARANGO

NICOLS GUTIERREZ JIMENEZ 411030

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MANIZALES

GESTIN DE LA COMUNICACIN

FEBRERO 3 DE 2012

PLAN ESTRATGICO DE LA COMUNICACIN EN AIESEC

ANA MARIA CAIRASCO GUZMN 411010 ELIAS BOTERO GARCA 411007 411011

LAURA FERNANDA CALLE ARANGO

NICOLS GUTIERREZ JIMENEZ 411030

INFORME PROFESOR JORGE ALBERTO FORERO SANTOS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA SEDE MANIZALES

GESTIN DE LA COMUNICACIN

FEBRERO 3 DE 2012