T.C.

MLL ETM BAKANLII

BRO YNETM

BELGE AKII
346SBI007

Ankara 2011

Bu modl, mesleki ve teknik eitim okul/kurumlarnda uygulanan ereve retim Programlarnda yer alan yeterlikleri kazandrmaya ynelik olarak rencilere rehberlik etmek amacyla hazrlanm bireysel renme materyalidir. Mill Eitim Bakanlnca cretsiz olarak verilmitir. PARA LE SATILMAZ.

NDEKLER
AIKLAMALAR ...................................................................................................................iii GR ....................................................................................................................................... 1 RENME FAALYET-1 ..................................................................................................... 3 1. GELEN BELGELER ........................................................................................................... 3 1.1. Belge ve eitleri .......................................................................................................... 4 1.1.1. Acele Belge............................................................................................................ 4 1.1.2. Gizli Belge............................................................................................................. 4 1.1.3. nemli Belge ......................................................................................................... 5 1.1.4. Deerli (kymetli) Belge ........................................................................................ 5 1.1.5. Normal Belge......................................................................................................... 5 1.2. Dosya Plan ................................................................................................................... 5 1.2.1. Dosya Plannda Kullanlan Kodlar ........................................................................ 5 1.2.2. Belgeleri Kodlama ................................................................................................. 5 1.3. Zaman Etkili Kullanma................................................................................................ 6 1.3.1. Belge zlemede Zamann nemi ........................................................................... 6 1.3.2. Zaman Planlama ................................................................................................... 6 1.4. Gelen Belgelerin Kontrol Ve zlenmesi...................................................................... 7 1.4.1. Gelen Belgenin Teslim Alnmas........................................................................... 7 1.4.2. Gelen Belgelerin Almas..................................................................................... 7 1.4.3. Gelen Belgelerin Gruplandrlmas........................................................................ 8 1.4.4. Gelen Belgelerin Kaydedilmesi ............................................................................. 8 1.4.5. Belgenin Teslim Edilmesi.................................................................................... 10 UYGULAMA FAALYET .............................................................................................. 11 LME VE DEERLENDRME .................................................................................... 12 RENME FAALYET-2 ................................................................................................... 13 2. GDEN BELGELER .......................................................................................................... 13 2.1. Belge Snflandrma .................................................................................................... 13 2.2. Kayt Alma eitleri ................................................................................................... 13 2.2.1. Giden Belge Kayt Defteri ................................................................................... 13 2.2.2. Bilgisayar............................................................................................................. 15 2.3. Belge oaltma Aralar............................................................................................. 15 2.3.1. Fotokopi Makinesi ............................................................................................... 15 2.3.2. Dorudan Ya Da Sv le alan oaltma Makineleri ..................................... 15 2.3.3. Dolayl Ya da Jelatin oaltma Makinesi ........................................................... 15 2.3.4. Mltigraf oaltma Makinesi.............................................................................. 15 2.3.5. Ofset oaltma Makineleri.................................................................................. 15 2.3.6. Adres Yazan Makineler (Adresograf).................................................................. 15 2.3.7. Dikte ve Ses Alma Makineleri............................................................................. 16 2.3.8. Mikrofilm Makineleri .......................................................................................... 16 2.3.9. Bilgisayarlar......................................................................................................... 16 2.4. Zarflama ve Paketleme................................................................................................ 16 2.4.1. Belgenin Katlanmas ve Zarfa Yerletirilmesi..................................................... 16 2.4.2. Etiketleme ............................................................................................................ 17 2.5. Gnderme Yntemleri................................................................................................. 19 2.5.1. Normal (Adi) Gnderme...................................................................................... 19

2.5.2. Taahhtl Gnderme ........................................................................................... 19 2.5.3. adeli Taahhtl Gnderme ................................................................................. 19 2.5.4. zel Ulak (Ekspres) Gnderme........................................................................... 19 2.5.5. Postrestant Gnderme.......................................................................................... 20 2.5.6. Acele Posta Servisi (APS) ile Gnderme ............................................................ 20 2.5.7. Basl Katlar Gnderme ................................................................................... 20 2.5.8. Deer Konulmu Mektuplar Gnderme ............................................................. 20 UYGULAMA FAALYET .............................................................................................. 21 LME VE DEERLENDRME .................................................................................... 22 MODL DEERLENDRME .............................................................................................. 25 CEVAP ANAHTARLARI ..................................................................................................... 26 KAYNAKA ......................................................................................................................... 27

ii

AIKLAMALAR AIKLAMALAR
KOD ALAN DAL/MESLEK MODLN ADI MODLN TANIMI SRE N KOUL 346SBI007 Bro Ynetimi Alan Ortak Belge Ak Belge akn izleme ile ilgili bilgi ve becerilerin kazanld retim materyalidir. 40/32 Temel eitimi tamamlam olmak.

YETERLK

Belge akn izlemek. Genel Ama Bro makinelerini, ara ve gerelerini kullanarak kurum dosya plan ve TSEnin TS 1390 nolu standardna uygun gelen giden belgelerin akn izleyebileceksiniz. Amalar 1. Bro makinelerini, ara ve gerelerini kullanarak kurum dosya plan ve TSEnin TS 1390 nolu standardna uygun gelen belgelerin akn izleyebileceksiniz. 2. Bro makinelerini, ara ve gerelerini kullanarak kurum dosya plan ve TSEnin TS 1390 nolu standardna uygun giden belgelerin akn izleyebileceksiniz. Bro snf Bilgisayar, kayt defteri, rnek belgeler Modln iinde yer alan her faaliyetten sonra verilen lme aralar ile kendinizi deerlendireceksiniz. Modl sonunda ise kazandnz bilgi ve becerilerini belirlemek amacyla retmeniniz tarafndan hazrlanacak bir lme aracyla deerlendirileceksiniz.

MODLN AMACI

ETM RETM ORTAMLARI VE DONANIMLARI

LME VE DEERLENDRME

iii

iv

GR GR
Sevgili renci, Okumakta olduunuz modl, mesleinizin imdiki ve gelecekteki geliiminin en nemli unsurlarndan biridir. Siz bu satrlar okurken bile, bu alanda yzlerce deime ve gelime olmaktadr. Bunun iin, u an okuduunuz ve renmeye altnz modl anlamanz, geliim iinde olmanz iin byk bir frsattr. Okuduktan sonra greceksiniz ki, bu modl rendiiniz zaman, tercih ettiiniz meslekle ilgili nemli bir aama kat edeceksiniz. Bu modlle belgelerin gelen giden belge olarak tasnifini, kaydn ve takibini yapacaksnz ve bu sistemlerle ofislerde belgeleri tasnif edecek ve dosyalamasn reneceksiniz. rendikleriniz, sizi i hayatnzda dosyalama sistemlerinde bir adm ne tayacak. Eer yukarda yazlanlar ilginizi ekiyorsa sonraki sayfay evirerek ofis dnyasnn btn nimetlerinden faydalannz.

RENME FAALYET-1 RENME FAALYET-1

AMA
Bro makinelerini, ara ve gerelerini kullanarak kurum dosya plan ve TSEnin TS 1390 nolu standardna uygun gelen belgelerin akn izleyebileceksiniz.

ARATIRMA
Okulunuzun yazma ofisine urayarak belge eitlerini ve gelen belgelerin kayt ilemlerini aratrnz. rnek belgeler getirerek arkadalarnzla paylanz.

1. GELEN BELGELER
Kurululara belge, bal bulunduklar rgtlerden, kendi ube ve tara birimlerinden, dier resmi dairelerden, zel ve tzel kiilerden gelmektedir. Genellikle evrakn byk bir ksm rgt bakmndan ilikili bulunulan kurululardan gelmektedir. Gelen ve giden belgenin grecei ilemin tespitinde evrakn geldii yerler ve bu yerlerden hangi oranlarda geldii konusu nemli bir etkendir. Kurululara gelen belgeler, PTT kanalyla, eitli kurulularn kuryeleri veya i sahibi kiiler eliyle, Faks, Teleksle, Kargo ile, E-posta (E-mail) gibi zel haberleme aralar ile gelmektedir.

Gerek kurulu ii, gerek kurulular aras yazmalarda PTT aracl, genellikle ehir dna gnderilen yazlar iin kullanlmakta, ayn ehir iine gidecek evrakn daha abuk ulamas amac ile ok kez zel kuryeler kullanlmaktadr. Bylece, her kurulu bir veya daha ok sayda kurye altrmakta, baz hallerde bir tek evrakn iletilmesi iin dahi bir kuryenin grevlendirildii de olmaktadr. Bilgisayar ortamnda alan kurulularda gizlilik dereceli belgeler dndaki yazlar, iletiim teknolojileri (faks, teleks ve bilgisayar alar) araclyla gnderilmektedir. Bu sayede evrak aknn hzlanmas ve ekonomiklik salanmaktadr. Bunun yannda bilgisayar ortamndaki iletiim sayesinde, kamu kurumlarnda meydana gelen ar krtasiyecilik ve gereksiz brokrasi de alm olmaktadr.

1.1. Belge ve eitleri

Belge; bir i iin meydana getirilen yazl kat ve katlardr. Ayrca kiilerin kendilerine ait mektup ve notlar da birer kat veya zel belge saylmaktadr. Baka bir deyile belge, grlen hizmetler, yaplan ilemler ve haberlemeler srasnda retilen her trl yazlm, baslm, ifrelenmi ve resmedilmi katlarn tmdr. Gnlk yaantda olduu gibi i hayatnda da yaz yazmak, yazlanlar okumak nemli bir ihtiyatr. Yazlar kalcdr ve dosyalanarak uzun sre saklanabilir. Yaplan ilerde bir aksaklk olmusa iin dosyas incelenerek ilgi belge bulunup gerekli tedbirler alnabilir. Oysa sz, zaman ierisinde unutulur ve tekrar incelemeye konu olmaz. 1.1.1. Acele Belge ncelii olan normal evraktan nce ve ayr ilem grmesi gereken yazlardr. Bu tr evraklar en ksa zamanda, geldii tarih dikkate alnmakszn ilgililere ulatrlmaldr. Acele belgeler kendi ierisinde derecelerine gre aadaki gibi snflandrlrlar: Gnldr ibaresi grlen belge 24 saat ierisinde cevaplandrlmal, ok nce ibaresi grlen belge en ge 4 i gn sre ierisinde cevaplandrlmal, nce ibaresi grlen belge ise en ge 6 i gnnde cevaplandrlmaldr. 1.1.2. Gizli Belge lgilisinden bakas tarafndan okunmamas ve grlmemesi gereken yazlardr. Bu tr belgeler az mhrl, kapal zarf ierisinde gnderilir. Zarf zerinde gizlilik derecesi belirtilir. Gizli belgeler, derecelerine gre kendi ilerinde ve normal belgeye gre ncelikli ilem grr. Kurulularda gizli belgenin kayd zarf zerinde yaplarak ilgililere teslim edilmektedir. Bu tr belgenin dosyalanarak saklanmas da dier belgeye gre farkl olmaktadr. Yazlar gizlilik derecelerine gre 5 e ayrlr: ok Gizli: zinsiz olarak aldnda devlete gvenlik ve hayati bakmdan son derece byk zararlar verecek olan belge ve malzeme OK GZL olarak tasnif edilir. Gizli: Gerekli izin salanmadan aa vurulduu takdirde milli gvenlii, saygnlk ve karlar ciddi surette zarara sokacak ve dier yandan yabanc bir devlete geni yararlar salayacak ierikte olan malzeme, evrak ve bilgiler GZL olarak tasnif edilir. zel: zinsiz olarak akland takdirde milletin karlarna ve saygnlna zarar verecek, bir ahsn zarar grmesine neden olacak ya da yabanc bir devlete geni yararlar salayacak bilgi ve dokmanlar ZEL ibaresi ile deerlendirilir.

Hizmete zel: erdii bilgi itibaryla OK GZL, GZL, ZEL olarak tasnif edilen hususlardan baka konularda gvenlik ileminde gereksinme gsteren bilgi ve belgeler HZMETE ZEL olarak deerlendirilir. Kiiye zel: Kiiye zel evrak aslnda bir gizlilik derecesi olmayp evrakn gittii yerde ve ilk ilemlerinde, belirli ahslarn aabileceini, bunlarn dnda herhangi bir ahs tarafndan alamayacan ifade eder. Bu iaret her gizlilik derecesindeki ve normal belgeye gerekirse verilebilir. KYE ZEL iareti tarih blounun zerine krmz damga ile baslr. 1.1.3. nemli Belge Kurum iin anlam ve nem tayan ayrcalkl her trl yazlardr. Rektrlkten blmlere gelen yazlar, bakandan genel mdrlere gelen yazlar gibi. 1.1.4. Deerli (kymetli) Belge ek, bono, tahvil, hisse senedi, teminat mektuplar, koli ve ihbarnameleri gibi paraya evrilebilen kymetler ve bu nitelii tayan dier evraklar ile bunlarn ekli olduklar yazlar deerli evrak olarak kabul edilir. 1.1.5. Normal Belge Yukarda bahsedilen evrak gruplarna girmeyen yazma evrakdr. zellii yoktur, normal postaya verilebilir.

1.2. Dosya Plan

Dosyalama sisteminin dzenle uygulanabilmesi, bir dosya plan hazrlanmasna baldr. Yeni alacak dosyalar derhal dosya planna geirilmelidir. Dosya plan ana, alt ve tek konular gsteren listeler halinde dzenlenir. Hazrlanan dosya plan da rgtn btnnde geerlidir. 1.2.1. Dosya Plannda Kullanlan Kodlar Bir evrakn kodlanmasnda belgenin konusu, gerek veya tzel kiilerin ad, numaras, faaliyet alanlar, blm gibi ltler kullanlabilir. Belge, birinci derecede hangi dosyay ilgilendiriyorsa ona gre kodlanr. Kodlarda saydmz esas alnacak kriterlere gre ksaltmalar yaplr. rnein muhasebe ile ilgili olanlar iin MUH, Pazarlama faaliyetleri ilgili olarak PAZ kodu kullanlabilir. 1.2.2. Belgeleri Kodlama Kodlama, kontrol yaplan belgenin hangi dosyaya konulacan belirlemek amacyla yaplr. Bir belgenin hangi dosyaya konulacan belirlemek amacyla yaplan lt tespiti sonucunda ortaya kan kritere kod, bu kriteri belirleme ilemine de kodlama denir. Kodlar belgeleri dier belgelerle kartrmamak amacyla belge zerine renkli bir kalemle ve belirgin bir biimde yazlr. Belge kodlanrken dosya planlar ve dosyalama sistemleri gz nnde tutulur. Kodlar, dosyann ierecei belgeyi belirlemek iin kullanlr. Kodlama, bu kodun dosya ve belge zerine yazlmasdr. Kodlama yaplrken dosya plan ve fihrist kurallar gz nnde bulundurulur.

Dosyada belgenin bulunmasn kolaylatrmak iin dosya zerine etiketler yaptrlr ve kodlar etiketlerin zerine yazlr. Etiket, dosyann kimliini gsteren bilgilerin yazld yerdir. Genellikle dosyalarn sol st ksmnda etiket izgileri bulunmaktadr. Eer yoksa, kat etiketler yaptrlr.

1.3. Zaman Etkili Kullanma

1.3.1. Belge zlemede Zamann nemi Belgelerin defalarca elden gememesi iin ilemi bitmi bir belgenin, bir an nce dosyalanmas verimlilie nemli katk salar. 1.3.2. Zaman Planlama Brolarda belge ynetiminde verimliliin salanmasnda alanlarn ilerini, i ve hareket etd ve ekonomisi ilkelerine uygun bir biimde yapabilmeleri iin brolarn ve alma masalarnn danklktan arndrlmas gerekir. Bunun iin de ncelikle izlenmesi gereken admlar belirlenmelidir. Her i iin ayr bir zaman dilimi ayrarak, bu zaman dilimi iinde ilerin bitirilmesini salamaktr. alma masalarnn dankln nlemenin baka bir yolu da belge klasman yntemidir. Bu yntem kullanlarak gerekli belgelerin karkla yol amadan, gerekli yerlere ulamas salanr. Dosya ve belgelerin dankla neden olmamas iin; El altnda bulunmas gerekenler, Bavuru iin hemen bulunmas gerekenler, Arivlenecek belge ve dosyalar, pe atlmas gereken belgeler. eklinde bir gruplandrma yaplr. Bu ekildeki bir tasnif, alma masalarnn dankln nledii gibi, istenen belgeye kolaylkla ulalmas bakmndan da yararl olur. Gnlk belgelerin gecikmeye ve krtasiyecilie neden olmamas iin belli bir snflandrmaya tabi tutulmas gerekir. Bu snflama u ekilde olmaldr: Yaplacak iler: Tm alanlarn ve yneticinin gecikmeden yerine getirmesi gereken gnl ilerdir. Okunacak belgeler: Okunup gerekli ilemlerin yaplaca veya havale edilmesi gereken belgelerdir. Dosyalanacak belgeler: Genel olarak arivlenmemesi gereken ve ileride bavurulacak belgelerdir. Dosyalama sistemlerinde herhangi bir gecikmenin olmamas iin dosyalama gnlk yaplmaldr. Dosyalanacak belgelerin kk tepecikler oluturup gze batmaya baladktan sonra dosyalanmas iin gereken zaman, onlarn her gn dosyalanmas iin harcanan toplam zamandan daha fazla olacaktr.

Gnlk dosyalama, ayn zamanda kullanlmas gereken bir kuraln salkl bir biimde ilemesine yardmc olur. Bu kural son giren ilk kar kuraldr. En ok istenen belgeler, en yeni belgelerdir. Dosyalamann gnlk yaplmas durumunda bu belgelere kolaylkla ulalabilir. pe atlacak belgeler: Yukarda saylanlarn iine girmeyen belgeler, zaman kaybna yol amamas iin helmen pe atlmaldr. Bu snflandrma yapldnda, gereksiz yere belgeler kartrlp zaman kayb olmayacaktr.

1.4. Gelen Belgelerin Kontrol Ve zlenmesi

1.4.1. Gelen Belgenin Teslim Alnmas Belgenin teslim aln trne ve geli ekline gre deiir. Posta le Gelen Adi Belge: Herhangi bir formalite uygulanmaz. Postaclar tarafndan ilgili birime braklr. Taahhtl ve adeli Taahhtl Belge: Belgenin geldii servisteki ilgili kii tarafndan imza karl alnr. lgili Kiilerin Getirdikleri Belge: Bu tr belgeler kurulularda grevlendirilen zel bir memurluk tarafndan alnr, kayd yaplr ve ilgililerine belgenin tarih ve numarasn gsteren bir makbuz verilir. Kurye ile Gelen Belge: Kurum ii veya kurum dndan gelen belgeler kurye tarafndan ilgili birim veya kiiye zimmet defterleriyle birlikte getirilir ve imza karlnda teslim alnr. Bu yntem ounlukla gizlilik ieren belgelerde kullanlr. Kargo ile Gelen Belgeler: Kurulularn grevlendirdii ilgili kiiler tarafndan imza karlnda teslim alnr. Faks, Teleksle Gelen Belgeler: Bu haberleme aralar ile gelen belgeler ilgili birim veya kiilere iletilir. Gizli belgeler bu yolla gnderilemez. E-Posta (E-Mail)Yoluyla Gelen Belgeler: Bu yolla gelen belgeler kuruluun elektronik posta adresine gnderilir. Kurulularda genellikle elektronik postalarn alnmas, okunmas ve cevaplanmas sekreter tarafndan yaplr. Gerekli grlrse kts alnp gelen belge defterine kayd yaplr dosyasna kaldrlr. Ya da elektronik ortamda saklanr. 1.4.2. Gelen Belgelerin Almas Teslim alnan belgelerden zel mektuplar ayrlr. Kaydedilmeden ve almadan sahiplerine iletilir. Personele grevleri ile ilgili gelen mektuplar alr ve kaydedilir.

1.4.3. Gelen Belgelerin Gruplandrlmas Gelen belgelerin hepsi tek tek gzden geirilerek gruplandrlr. Bu gruplandrmada faturalar ayrlr. Dier belgeler ilgili birimlere gnderilir. 1.4.4. Gelen Belgelerin Kaydedilmesi Gelen belge, gelen servisinde, gelen belge defteri veya gelen belge fiine kaydedilir. Gelen belge defteri veya fiinde bulunan stunlar: Belge sra numaras: lgili yln 1 Ocak 31 Aralk tarihleri arasn kapsar. Belgenin geldii yer: Belgeyi gnderen kii ya da kuruluun adnn belirtildii stundur. Tarih: Belgenin geldii tarihin yazld stundur. Belgenin numaras: Belgenin zerindeki say blmndeki bilgiler yazlr. Ek: Belge ile birlikte gelen ve belgeyi tamamlayc belgelerin belirtildii stundur. Konu: Belgenin ieriinin ksaca belirtildii stundur. Dosya numaras: Belgenin saklanaca dosya numarasn belirtir. k numaras: Gelen belgeye cevap verildiinde, cevabn giden belge defterinden ald k sra numarasnn yazld stundur. Aklamalar: Belgenin gnderildii birim, kii ya da yaplan ilem hakknda bilgilerin yazld stundur.

Gelen Belge Kayt Defteri

Sra No Kayt Tarihi GELEN BELGE Geldii yer Tarihi No.su Eki Konusu ocuk geliimi Konferans Dosya No:5 k no:.. Modl yazm ile lgili retmen gr. Dosya No:6 k no:.. Aklamala r Rehber retmenler katlacak

01.01.2005

Yenimahalle le Milli Eitim Mdrl

01.01.200 5

500/289

05.01.2005

Ticaret ve Turizm Et. Gn. Md.

05.01.200 5

200.04/8 9

---------------

Dosya No:.. k no:.. Dosya No:.. k no:.. Dosya No:.. k no:.. Dosya No:.. k no:.. Dosya No:.. k no:.. Dosya No:.. k no:..

Faturalar belge kayt defterine sra numaras verilerek kaydedilir. Arkalarna kae vurularak ait olduu birimin kodu, belgenin sra numaras ve geli tarihi yazlr.

1.4.5. Belgenin Teslim Edilmesi Amir tarafndan grlen belgeler belge teslim alma birimine geri gider ve belge kayt defterine kaydedilir. Konularna gre zimmet edilerek ilgili birimlere gnderilir. Belge Birden ok Birimi lgilendiriyorsa Konu ile birinci dereceden ilgili birime ulatrlr. Bu birim dier birimlere gnderir. Belge Tek Bir Konuyla lgili Deilse Belge birden fazla konuyla ilgili ise birden fazla konunun dosyasna girebilir. Bu durumda belge birinci dereceden ilgili olduu dosyaya konur. Dier dosyalara apraz bavuru formu yerletirilir. Byle bir uygulamada, ilgili her dosyaya bakldnda belge hakknda bilgi sahibi olunur, belgeye abuk eriilir.

10

UYGULAMA FAALYET UYGULAMA FAALYETLER

lem Basamaklar
Belgeleri alnz. Belgeleri snflaynz. Almas gereken belgeleri anz.

neriler
Gelen belgeler konusunu dikkatlice okuyunuz. Belge rneklerini retmeninizden alnz. Belge eitleri konusunu dikkatlice okuyarak belgeleri eitlerine gre tasnif ediniz.

Gelen belgelerin almas konusunda belirtilen, almas gereken belgeleri anz. Gelen belgelerin kaydedilmesi konusunu dikkatlice okuyunuz. retmeninizden gelen Belge kaytlarn bilgisayara veya belge kayt defteri rnei alarak, kayt gelen evrak kayt defterine edilmesi gereken belgeleri kaydediniz kaydediniz. retmeninize gstererek doruluunu reniniz. Belgeleri amirin onayna sunarak ilgili Yneticinin kontrol onayna sununuz. birimlere havale edilmesini salaynz. Onaylanm ve havalesi yaplm belgeyi alnz Onaylanm ve havalesi yaplm belgeyi amirden alnz Havalesi yaplan belgeleri ilgili birime belge kayt defterine paraf karl zimmet ederek teslim ediniz. Birden fazla birimi ilgilendiren belgeleri, konu ile birinci dereceden ilgili birime teslim ediniz. Bu birim dier birimlere gnderir. Belge birden fazla konuyla ilgili ise, birden fazla konunun dosyasna girebilir. Bu durumda belgeyi birinci dereceden ilgili olduu dosyaya koyunuz. Dier dosyalara apraz bavuru formu yerletiriniz. lemi yaplan belgeyi sonucuyla beraber ilgili birimden teslim alnz. Gelen sonucu gelen belge kayt defterine veya bilgisayara ileyiniz.

Havalesi yaplm belgeleri ilgilisine gelen belge kayt defterine paraf karl iletiniz.

lemi yaplan belgeyi sonucuyla beraber teslim alnz. Gelen sonucu gelen belge kayt defterine veya bilgisayara ileyiniz.

11

LME VE DEERLENDRME

LME VE DEERLENDRME
Bu faaliyet kapsamnda hangi bilgileri kazandnz, aadaki sorular cevaplayarak belirleyiniz. 1. Aadakilerden hangisi ile gizlilik dereceli belgeler gnderilir? A) Faks B) Teleks C) Bilgisayar alar D) Kuryeler E) Telsiz Aadakilerden hangisi belge eitlerindendir? A) Acele belge B) Gizli belge C) Hizmete zel belge D) nemli belge E) Hepsi Aadakilerden hangisi deerli(kymetli) belge deildir? A) ek B) Dileke C) Bono D) Tahvil E) Hisse senedi Kodlama, hangi amala yaplr? A) Kontrol yaplan belgenin hangi dosyaya konulacan belirlemek B) Dosyada belgenin bulunmasn kolaylatrmak C) Belgeleri kartrmamak D) Belgelerin geri dnmesini kolaylatrmak E) Dosyalama sistemini belirlemek Aadakilerden hangisi masa dankln nlemek iin uygulanan yntemlerdendir? A) Klasman yntemi B) Toplama yntemi C) izgi yntemi D) Tablolama yntemi E) ekilleme yntemi Aadakilerden hangisi, belge tek bir konu ile ilgili deilse yaplacak ilemdir? A) Belgeden her dosyaya birer adet konur B) Belge birinci dereceden ilgili dosyaya konur ve dier dosyalara apraz bavuru formu yerletirilir C) Btn dosyalar birletirilir D) Birer suret yaplr, her bir dosyaya datlr E) Konular tek tek ayrlr

2.

3.

4.

5.

6.

12

RENME FAALYET-2 RENME FAALYET-2

AMA
Bro makinelerini, ara ve gerelerini kullanarak kurum dosya plan ve TSEnin TS 1390 nolu standardna uygun giden belgelerin akn izleyebileceksiniz.

ARATIRMA
Okulunuzun yazma ofisine urayarak belge eitlerini ve giden belgelerin kayt ilemlerini aratrnz. Edindiiniz bilgileri yazl olarak snfa getiriniz ve arkadalarnzla paylanz

2. GDEN BELGELER
2.1. Belge Snflandrma
Kurulular, genellikle gelen ve giden belgelerin teslim edildii ve ilgili ilemlerin yapld ayr blm olutururlar. Bu blme haberleme servisi, gelen giden evrak servisi, belge ileme blm gibi adlardan biri verilebilir. Bu blmde gerekli kayt ve kontrol ilemleri yapldktan sonra belge, ilgili kii ve birimlere teslim edilir. Blmler de belge zerinde yaplacak ilemler tamamlandktan sonra belgenin zerine dosyalanabileceini gsteren bir iaret konur. Eer belge zerinde dosyalanabilir iareti yok ise belge ilgili blme veya kiiye geri iade edilir. Bunun nedeni, zerinde ilem yaplmam veya yaplan ilem tamamlanmam belgenin ya da dosyalanmasna gerek grlmeyen bir belgenin dosyaya konmasn nlemektir. Dosyalanmak zere bekleyen belgelerin belirli snflara ya da gruplara gre dzenlenmesi gerekir. Dosyalama ncesi yaplacak snflandrma, belgenin hangi sisteme gre dosyalanacana gre deiir. rnek olarak, dosyalama sistemi konu adlarna gre alfabetik sistemse, dosyalanmas gereken belgelerin nce konu adlarna gre snflandrlmas, daha sonra alfabetik sraya konulmas gerekir.

2.2. Kayt Alma eitleri

2.2.1. Giden Belge Kayt Defteri k sra numaras: Giden belge defteri ya da fii, 1 Ocak 31 Aralk tarihleri arasn kapsar. 1 Ocak tarihinde 1 numaradan balayarak 31 Aralk akamna kadar sra atlamadan devam eder. En son numarann altndan izilerek o yla ait kayt ilemi kapatlr. Gnderildii yer: Belgenin gnderildii kii ya da kurulu adnn belirtildii stundur. Tarih: Belgenin tarihinin yazld blmdr. Ek: Belgeyle birlikte gnderilen ve belgeyi tamamlayc nitelikteki belgelerin say olarak belirtildii stundur.

13

Konusu: Belgenin ieriinin ksaca belirtildii stundur. Dosya no: Gnderilen belgenin kopyasnn saklanaca dosya numarasn belirtir. Geli sra numaras: Gnderilen yazya cevap bekleniyorsa gelen cevabn gelen belge defterinden ald geli sra numaras bu stuna yazlr ve belge ile ilgili kayt ilemi kapatlr. Aklamalar: Gelen belge defteri ve giden belge defterinin ilikilendirilmesi iin gerekli grlen aklamalarn yazld blmdr.

GDEN BELGE KAYIT DEFTER

k Sra No GDEN YAZILAR Gittii yer Yenimahalle le Milli Eitim Mdrl Ticaret ve Turizm Et. Gn. Md. Tarihi 01.01.2005 Eki 1 Norm kadro fazlal listesi Dosya No:5 Geli no: Donanm ihtiyac ---------------06.01.2005 1 Dosya No:21 Geli no: Dosya No: Geli no: Dosya No: Geli no: Dosya No: Geli no: Dosya No: Geli no: Dosya No: Geli no: Dosya No: Geli no: Konusu Aklamalar

14

2.2.2. Bilgisayar E-Posta (E-Mail) yoluyla giden belgeler kuruluun elektronik posta adresine gnderilir. Gerekli grlrse kts alnp giden belge defterine kayd yaplr.Ya da elektronik ortamda saklanr.

2.3. Belge oaltma Aralar

2.3.1. Fotokopi Makinesi Profesyonel, amatr ve ev-ofis tipi olmak zere farkl zellikte fotokopi makinesi modelleri mevcuttur. Hatta piyasadaki ou markann ok fonksiyonlu dijital (yazc-fotokopi) modelleri vardr. Siyah - beyaz ekim yapan fotokopi makinelerinin yan sra renkli fotokopi makineleri de piyasaya girmitir. Gnmzde kaliteli, ekonomik, ok sayda ve ksa zamanda kopya elde etmek amacyla fotokopi makineleri i hayatnda byk neme sahiptir. eitli tipleri olan bu makineler bir yaznn kopyasnn 1 2 saniyede karlmasn salar. Kullanlmalar kolaydr. 2.3.2. Dorudan Ya Da Sv le alan oaltma Makineleri ounlukla alkol ile alan Ditto da denilen bu makinelerde bir mastrdan (zeri yazlm ya da izilmi alt karbonlu zel bir kt) istenen renkte olmak zere ve dakikada yaklak 150 kopya basabilir. Bir mastrdan 300 kopya elde edilir. 2.3.3. Dolayl Ya da Jelatin oaltma Makinesi Bu makinelerin dorudan sv ile alan makinelerden fark, oaltma ileminde jelatin kullanlmasdr. 2.3.4. Mltigraf oaltma Makinesi 300 den fazla kopya elde etmek iin kullanlr. oaltmalarda zel harfler, klieler, lastik plaka ve matbaa mrekkebi kullanlr. Renkli bask yapar, ancak her defada bir renk basar. Bu tr baskda yazya imza eklemek olana da vardr. Saatte yaklak 9000 kopya basabilir. 2.3.5. Ofset oaltma Makineleri Birok kk boy ofset oaltma makineleri, bro ileri daha fazla olan ve zellikle yayn yapan kurumlarda kullanlmaktadr. Ofset makineleri renkli bask da yapabilir. 2.3.6. Adres Yazan Makineler (Adresograf) Srekli olarak ayn adrese yaz gnderen kurumlar iin bu makineler kullanlabilir. Gazetelerin abonelerinin adresleri, su elektrik iletmelerinin her ay abonelerine gnderdikleri faturalardaki adresler bu makinelerle yazlmaktadr. lgililerin adresleri madeni bir levha ya da zel bir stensil zerine baslr ya da yazlr. Bu madeni levha ya da stensil makineden getike adresler gnderilecek dokmanlar zerine baslm olur.

15

2.3.7. Dikte ve Ses Alma Makineleri Modern yntemlerle alan brolarda dikte ve ses alma makineleri kullanlmaktadr. Bu makinelere ynetici ya da ilgili kiinin (toplantda, aratrmada, evirilerde vb.) konumalar kaydolunur. Sonra bir sekreter dikte makinesindeki sesleri, bu makineye bal bir kulaklktan dinler, ayn zamanda bilgisayarda yazar. zellikle yneticiler emirlerini bu makinelere syleyerek, sekreterlerine dikte ya da steno ile not ettirmek iin harcayacaklar zaman kazanm olurlar. 2.3.8. Mikrofilm Makineleri Bu makinelerin balcalar kurum ve devlet arivlerinde ve ktphanelerde, dokmanlarn mikrofilme, mikro karta ya da mikro fie alnmasn salayan makineler ile mikrofilm oaltma ve okuma makineleridir. 2.3.9. Bilgisayarlar amzn en yksek kapasiteli elektronik makineleri olan bilgisayarlarn ok deiik modelleri vardr. Hemen her ite kullanlan bu gl makineler brolarda da geni yer almaktadr. Bankalar bata olmak zere kamu kurulularnda ve zel kesimde kullanlan bilgisayarlarn fiyatlar yksek olmakla birlikte yaptklar iin srati, kalitesi ve gvenilirliiyle maliyetlerini fazlasyla karlar. Bilgisayarlar, yazclar sayesinde bir yaznn suretini ok ksa srede ve istenilen sayda oaltabilir.

2.4. Zarflama ve Paketleme

2.4.1. Belgenin Katlanmas ve Zarfa Yerletirilmesi Belgenin katlanmasndaki ama mektubun kolay almasn ve burumasn nlemektir. Uzun zarfa konulacak mektup, aadan yukarya olmak zere iki kez katlanr; balkl ksm geride kalr. Geride kalan balkl ksmn yarm santim kadar uzun olmas, buradan tutulmasn kolaylatrr. Drt ke zarflarda kadn her iki katlannda da arkada yarm santim kadar bir fazlalk braklr. Mektup pencereli zarfa da konulabilir. Pencereli zarflarn zerine adres yazmaya gerek yoktur. Yazlarn yanl zarfa konulmas da nlenmi olur. Bu tr zarfa konulacak kat, pilili olarak ve adres ksm nde kalacak ekilde katlanr. Adres, zarfn effaf olan penceresinden okunur. Pencereli zarflara konulacak yazlarda adresin yazlaca yer izgi ya da noktalarla belirtilir, zarfa uyum salanr.

16

2.4.2. Etiketleme Zarflar yatay ve dikey eksenlerinden 4 eit paraya blnm gibi dnlp birinci blmde balk (gnderenin adresi ) yer alr. kinci blm posta pulu veya damga alandr. nc blm postalama eklinin belirtildii alandr. Drdnc blm alcnn adresinin yazld alandr. Gnderenin adresi: Kurumlar genellikle zarflarna balk (antet) bastrrlar. Zarf balklar, zarfn sol st kesinde veya st ortada bulunur. Balk yoksa gnderenin adresi, zarfn st kenarndan iki satr aaya zarfn sol kenarndan be vuru (1 cm) ieriden yazlr. Alcnn adresi: Yatay ve dikey eksenlerin kesitii noktadan veya bunun 1 cm dndan balayarak yazlr. Zarflar bir satr aralnda yazlr. Gnderilen ili yazmadan nce iki satr aralk verilir. l ad byk harflerle yazlr. l adndan nce ile veya semt ad yazlacaksa araya virgl konulur. Alcnn adresi bilgisayarlarla etiketlere gre hazrlanarak etiketlere kt alnp zarfn zerine etiket yaptrlabilir. Etiket yazarken alcnn adresindeki yazm kurallar deimemektedir. Postalama ekli: Postalama ekli belirtilecekse adresten sonra en az iki satr, en ok drt satr boluk braklarak sol kenardan 1 cm ieriden byk harflerle ve her harf arasnda bir boluk verilerek yazlr ve alt izilir. Bu ksm iin istenirse postalama eklini gsteren etiket, ilgili yere yaptrlabilir. Posta pulu yeri: Pul zarfn sa st kesine yaptrlr. Gnmzde pul yerine geen cret deme makinesiyle baslan damga daha ok kullanlmakta ve ayn yere baslmaktadr.

17

Pencereli Zarf st

Uzun Zarf st

18

Drt Ke Zarf st

2.5. Gnderme Yntemleri

2.5.1. Normal (Adi) Gnderme Mektup pulu yaptrldktan ya da posta cret makinesiyle damgalandktan sonra postaneye verilir. Normal gndermede mektuplarn iine kat para veya deerli katlar konulmaz. Normal mektuplar kaybolduunda PTT sorumlu deildir. 2.5.2. Taahhtl Gnderme Taahhtl gndermede mektup postane kaytlarna girer, postane mektubu teslim aldna dair bir posta alnts (makbuz) verir. Mektup gnderildii adrese ulamamsa makbuzla takip edilir. Taahhtl mektup kaybolduunda PTT, en ok gnderme cretinin 50 kat tutarnda tazminat der. 2.5.3. adeli Taahhtl Gnderme adeli taahhtl gnderme de mektup postane kaytlarna girer. Zarfn zerine Alma haberi doldurularak ilitirilir. Mektubun postaneye teslim edildiine dair makbuz alnr. Alma haberi alcya imzalatlarak mektup teslim edilir. Alma haberi gnderene iade edilir. Bu durumda gnderen, mektubun alcya ulatndan emin olur ve gerektiinde alma haberini saklar. 2.5.4. zel Ulak (Ekspres) Gnderme zel ulak gnderme, iadeli taahhtl gnderme ekline benzese de farkl olarak mektup var yerine ulatnda normal datm zaman beklenmeden ayr bir datc ile en ksa srede adresine teslim edilir. zel ulak gnderme creti, iadeli taahhtlye gre daha fazladr.

19

2.5.5. Postrestant Gnderme Tam adresi belli olmayan alclar iin kullanlr.Bu gnderme eklinde alcnn, durumu nceden bilmesi gerekir. Bu ekilde gnderilen mektuplar, alclarnca adres olarak gnderilen PTT den alnr. Postrestant gnderme ekli yalnz mektuplarda deil telgraf, koli ve havale gnderilmesinde de kullanlr. 2.5.6. Acele Posta Servisi (APS) ile Gnderme Acele posta servisi, acele gnderilmesi gereken mektup ve kk paketler 24 saat iinde APS ile adreslere ulatrlabilir. APS ile gnderme, yurt iinde uak ve dorudan posta balants bulunan yerlere 24 saat iinde, dier yerlere 2-3 gn iinde teslim edilir. 2.5.7. Basl Katlar Gnderme Kapal zarf ierisinde gnderilmesine gerek grlmeyen her trl basl kadn gnderilme eklidir. Basl katlar gnderme creti daha azdr, ancak gnderilenin matbu olduu zerine yazlmaldr. 2.5.8. Deer Konulmu Mektuplar Gnderme ek, polie, hisse senedi, tahvil gibi paraya evrilebilen kymetler gnderilecekse bu yntemle gnderilir. Deer konulmu evrak, posta servisleri arasnda kaytl olarak alnp verildiinden, kaybolma olasl zayftr. Posta iletmesi bu mektuplarn kaybolmas, alnmas veya zarar grmesi halinde, konulmu deeri gememek zere, zarar derecesinde tazminat der.

20

UYGULAMA FAALYET

UYGULAMA FAALYETLER
lem Basamaklar neriler Belge snflandrma konusunu dikkatlice Belgeleri snflandrnz. okuyunuz. Gerekli kontrolleri yapnz. Giden belge defterine giden belgenin kaydn Giden Belge kaydn yapnz. yapnz. Belge oaltma aralarndan uygun olan Belgenin bir kopyasn ilgiliye veriniz. birini kullanarak belgenin bir kopyasn ilgiliye veriniz. Belge gnderme yntemlerini okuyup, Belgeyi gnderime hazrlaynz. hangisi ile gnderileceini saptayarak zarflama ilemini yapnz. Belgeyi belirlenen gnderme yntemi ile Belgeyi gnderiniz. postaya veriniz. Dnml yntemlerden biri ile gnderilen Dnml belge takibini yapnz. belgelerin makbuzunu saklayarak, belgenin yerine ulap ulamadn takip ediniz.

21

LME VE DEERLENDRME

LME VE DEERLENDRME
Bu faaliyet kapsamnda hangi bilgileri kazandnz, aadaki sorular cevaplayarak belirleyiniz. 1. Belge zerinde dosyalanabilir iaret yoksa ne yaplr? A) Belge ilgili blme veya kiiye iade edilir. B) Belge dosyasna konur. C) Belge iin apraz bavuru formu dzenlenir. D) Belge arive konur. E) Gizli dosyalar dolabna yerletirilir. Giden belge kayd nereye yaplr? A) Giden belge kayt defterine B) apraz bavuru formuna C) Gelen belge kayt defterine D) Hatrlatma kartna E) Dosya planna Giden belge kayt defterinde bulunmas gerekenler hangileridir? A) Gnderildii yer B) Tarih C) Ek D) Konusu E) Hepsi Aadakilerden hangisi zarflarn zerinde olmas gerekenlerdir? A) Alcnn adresi B) Alcnn ad C) Postalama ekli D) Pul E) Hepsi Aadakilerden hangisi belge oaltma aralarndan deildir? A) Dikte ve ses alma makineleri B) Bilgisayarlar C) Mikrofilm makineleri D) Fotokopi makineleri E) Fotoraf makineleri Tam adresi belli olmayan alclar iin kullanlan gnderme yntemi hangisidir? A) adeli taahhtl gnderme B) Taahhtl gnderme C) Postrestant gnderme D) Normal gnderme E) zel ulak(ekspres) gnderme

2.

3.

4.

5.

6.

22

UYGULAMALI TEST
Okulunuzun evrak ilemlerinin yapld brosuna gidiniz. Bu brodaki grevlinin gzetiminde gelen-giden evrak ile ilgili ilemleri yapnz. Aada belirtilen ltlere gre kendinizi deerlendiriniz.

Gzlenecek Davranlar
Gelen belgeler Belgeleri aldnz m?

Evet

Hayr

Belgeleri snfladnz m?

Almas gereken belgeleri atnz m?

Alan belgeleri snfladnz m?

Belge kaytlarn bilgisayara veya gelen evrak kayt defterine kaydettiniz mi?

Yneticinin kontrol onayna sundunuz mu?

Onaylanm ve havalesi yaplm belgeleri aldnz m?

Havalesi yaplan belgeleri ilgilisine gelen evrak kayt defterine paraf karl iletilmesini saladnz m? lemi yaplan belgeyi sonucuyla beraber teslim aldnz m? Gelen sonucu gelen evrak kayt defterine veya bilgisayara ilediniz mi?

23

Giden belgeler Belgeleri snflandrdnz m?

Giden belge kaydn yaptnz m?

Belgenin bir kopyasn ilgilisine verdiniz mi?

Belgeyi gnderime hazrladnz m?

Belgeyi gnderdiniz mi?

Dnml belge takibini yaptnz m?

DEERLENDRME
Cevaplarnzn tamam EVET ise renme faaliyetini baar ile tamamladnz. Cevaplarnzda 1 HAYIR cevab varsa baarsz olduunuz konuyla ilgili uygulama faaliyetlerini gzden geiriniz. HAYIR cevap saynz 1den fazla ise renme faaliyetini tekrar ediniz. Hala baarsz olduunuzu dnyorsanz retmeninize bavurunuz.

24

MODL DEERLENDRME MODL DEERLENDRME

Modl sonunda kazanacanz yeterlii kazanp kazanmadnz len bir lme arac retmeniniz tarafndan size uygulanacaktr. Bu uygulama sonucu bir st modle geip gemeyeceiniz size retmeniniz tarafndan bildirilecektir

25

CEVAP ANAHTARLARI CEVAP ANAHTARLARI

RENME FAALYET 1 CEVAP ANAHTARI
1 2 3 4 5 6 D E B A A B

RENME FAALYET 2 CEVAP ANAHTARI

1 2 3 4 5 6 A A E E D C

26

KAYNAKA KAYNAKA
AR A. Fikret, Bro Ynetimi Teknikleri, S Yaynlar, Ankara, 1980. GKDERE Halis, Yazma Teknikleri, Gazi Kitabevi, Ankara, 2003. KO Hakan, Meneke TARHAN ZTOPRAK, Yazma Teknikleri, Sekin Yaynclk, Ankara, 2003. TUTAR Hasan, Dosyalama ve Arivleme Teknikleri, Aktif Yaynevi, Erzurum, 2001. TUTAR Hasan, Mehmet ALTINZ, Bro Ynetimi ve letiim Teknikleri, Sekin Yaynclk, Ankara, 2004.

27