SISTEM INFORMASI MANAJEMEN 2* D3 Manajemen Informatika ATA 05/06

Otomatisasi Perkantoran
Ati Harmoni

Pendahuluan
Otomatisasi dimulai di pabrik
Numerical control (NC) Direct numerical control (DNC) CAD/CAM Robotics

Otomatisasi kantor (Office automation= OA) dimulai oleh IBM di tahun 1960-an
Word processing Magnetic Tape/Selectric Typewriter

Sistem otomatisasi kantor dicirikan oleh komunikasi

Otomatisasi Kantor (OA)

OA meliputi: Sistem elektronik formal dan informal Komunikasi informasi Orang-orang di dalam dan di luar perusahaan Digunakan oleh manager, professional, sekretaris, dan karyawan administratif
manager dan profesional sering disebut knowledge workers

The Virtual Office

Inovasi TI memungkinkan banyak aktivitas perusahaan dikendalikan dari lokasi yang berbeda virtual organization, muncul sebagai akibat OA Harus dihubungkan oleh komunikasi elektronik Dampak
Emerged with the appearance of low cost microprocessors Teleprocessing Telecommuting

Keuntungan Virtual Office

Mengurangi biaya fasilitas Mengurangi biaya peralatan Jaringan komunikasi formal Mengurangi work stoppages Kontribusi sosial
Mereka yang tidak dapat meninggalkan rumah dapat tetap bekerja dengan cara baru.

Kekurangan Virtual Office

Kurangnya rasa memiliki Ketakutan kehilangan pekerjaan Moral rendah Tekanan keluarga
These are disadvantages to the employee!

Strategi Virtual Office yang direkomendasikan

Menyediakan sumberdaya komputer Menyediakan akses ke sumberdaya informasi Menyediakan perlengkapan nonkomputer Mengatur penerusan panggilan telepon Menggunakan konferensi telepon Menjadwalkan pertemuan reguler Mengikuti pekerjaan rutin

Virtual Organization
Pengembangan ide dari kantor virtual menjadi organisasi virtual secara keseluruhan Tidak terikat pada lokasi fisik Tiga I Ekonomi
Informasi Ide Inteligensi

Model OA
Informasi dan komunikasi
Tidak ada data

Aplikasi komputer dan nonkomputer "Other problem solvers"

Internal Environmental

An OA Model
The firm

Environment

Communications

Information

Office Automation System

Noncomputer Apps

Problem Solver
ComputerApps

Other Problem Solvers

Database

Input physical resources

Transform

Output physical resources

Environment

Pergeseran dari Penyelesaian Masalah Administratif Menjadi Manajerial

OA mula-mula digunakan untuk mendukung kerja sekretariat dan administrasi Litarasi komputer manajer dan profesional meningkat maka mulai menggunakan aplikasi komputer untuk memecahkan masalah Mulai memakai e-mail untuk komunikasi, kalender elektronik untuk menjadwalkan rapat, video conferencing untuk menghubungkan para problem solvers dari berbagai area geographi yang berbeda, dsb Aplikasi OA diperluas dengan teknologi, seperti komputer yang makin kecil dan PDA

Aplikasi Otomatisasi (OA)

Word processing Electronic and voice mail Computer calendaring Audio conferencing Video conferencing Computer conferencing FAX Videotex Imaging Desktop publishing

Word Processing
Menggunakan komputer untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan dalam penyiapan dokumen yang ditik atau dicetak Kontribasi untuk manager adalah peyiapan komunikasi yang lebih efektif

Sistem Word Processing

Secretary or manager

CPU

Typed documents

Document storage

Electronic Mail (E-mail)

Menggunakan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan, dan menerima pesan menggunakan terminal dan media penyimpan Bagus jika percakapan dua arah tidak diperlukan Eliminates phone tag

Sistem Electronic Mail

Mail display and entry

Mail display and entry

User 1

User 2

Mail display and entry

User n

CPU

Mail storage

Voice Mail
Seperti email kecuali bahwa pesan dikirim dan diterima melalui sistem telepon dalam bentuk audio Membutuhkan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio secara digital dan mengubahnya kembali menjadi bentu audio saat diterima Manager tidak perlu mengetik Peralatan dan infrastruktur lebih sedikit daripada e-mail

Computer

User 1
Message coding and decoding unit

User 2

Sistem Voice Mail

Secondary storage

Kalender Elektronik
Menggunakan jaringan komputer untuk menyimpan dan melihat kalender kegiatan manager (appointment) Memungkinkan untuk mengakses kalender kegiatan manager lain Fasilitas penjadwalan Tidak mengkomunikasikan informasi pemecahan masalah

An Electronic Calendaring System

Calendar display and entry Calendar display and entry
Manager 1 Manager 2

Calendar display and entry

Manager n

CPU

Calendar storage

Audio Conferencing
Menggunakan perlengkapan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang terpisah secara geografis Telepon konferensi adalah sistem audio conferencing pertama

Hal-hal yang Meningkatkan Efisiensi dalam Audio Conferencing

Ada moderator Jumlah partisipan dapat dikendalikan Kirim agenda terlebih dulu Perkenalkan diri saat bicara Rekam pembicaraan Distribusikan transkrip percakapan atau minute rapat

Sistem Audio Conferencing

Location 1 Location n

Audio Channel

Video Conferencing
Menggunakan peralatan televisi untuk menghubungkan partisipan konverensi yang terpisah-pisah secara geografis Tiga konfigurasi umum
One-way video and audio One-way video and two-way audio Two-way video and audio

Location 1

Video Conferencing
Location n Video channel

A. One-way video transmission

Video channel

B. Two-way video transmission

Desktop Video Conferencing

Peralatan video dan audio ditambahkan pada setiap workstation dalam jaringan untuk memungkinkan komunikasi dua arah melalui gambar dan suara Hal teknis yang harus diperhatikan
Banyak komputer desktop yang cukup powerful tersedia Membutuhkan jaringan komunikasi dengan kecepatan tinggi

Computer Conferencing
Menggunakan jaringan komputer yang memungkin partisipan dengan beberapa karakteristik saling bertukar informasi tentang topik tertentu Salah satu yang terbesar adalah konferensi IBM PC computer
Lebih dari 4,000 topik Lebih dari 40,000 anggota

Komputer harus terhubung dalam jaringan

Teleconferencing
Gabungan semua teknik konferensi Meliputi:
audio video computer conferencing

FAX
Uses special equipment that can read a document at one end of a communication channel and make a copy at the other end

Original document

Facsimile machine

Analog channel

Facsimile machine

Document copy

Videotex
Menggunakan komputer untuk menyimpan dan menayangkan materi naratif dan grafik yang tersimpan pada layar CRT Dapat dibuat dengan komputer dalam perusahaan sendiri
Dapat dimiliki dan diakses oleh perusahaan (contoh: the Dow Jones News / Retrieval Service) Dapat dimiliki oleh perusahaan lain

Imaging
Menggunakan optical character recognition (OCR) untuk mengubah data di kertas kedalam format digital untuk disimpan dalam media penyimpanan sekunder Dikerjakan oleh sistem document management (DM) Konservasi tempat karena dokumen tidak disimpan dalam bentuk kertas

Sistem Managemen Dokumen

Documents to be read

Workstation

OCR Reader Network server

Workstation

DBM S
Workstation
Laser printer

Optical disk storage unit

Workstation

Desktop Publishing
Menggunakan komputer untuk menyiapkan output yang kualitasnya mendekati output yang dihasilkan mesin cetak Membutuhkan monitor dan printer dengan resolusi tinggi Tiga area aplikasi
administrative technical corporate

Desk-Top Publishing System

High-resolution screen Keyboard Microcomputer Laser printer output

Document storage

OA dan Virtual Office dalam Perspektif

Bertujuan langsung pada jantung pemecahan masalah bisnis
Pelengkap komunikasi interpersonal Membuka peluang untuk komunikasi yang lebih baik