VISOKA TEHNIKA KOLA STRUKOVNIH STUDIJA

-SEMINARSKI RAD-

Predmet:Menadment Tema: Komuniciranje u privremenom timu

Profesor:Ankica Milojevic
1

Student: Nemanja Milosavljevic 77/09

SADRZAJ
UVOD ........................................................................................................ 3 KOMUNICIRANJE .................................................................................. 4 VRSTE KOMUNICIRANJA .................................................................... 6 TIMOVI ..................................................................................................... 9 ZAKLJUCAK.......................................................................................... 13

1. U V O D

Svaku pojavu u svetu, svaki zadatak, karakteriu sloenost, vieslojnost i viedimenzionalnost. Zato takvo mora biti i reenje - ukoliko nam je stalo do rezultata. esto ete uti stav da je vreme univerzalnih genija odavno prolo i da je timski pristup imperativ vremena. To, praktino, znai da treba raditi u grupi. Najvanija sposobnost za dobro funkcionisanje tima je meusobna komunikacija meu lanovima tima. Promene, koje su se naroito u poslednje dve decenije, zbile u naem okruenju, na planu drutvenog i politikog ivota, socijalnih i ekonomskih prilika, geografskih i teritorijalnih podela, kao i razvoj tehnike i tehnologije, izmenili su nain rada i poslovanja, kao i metode u poslovnom komuniciranju. Korienje raunara na radnom mestu, mobilna telefonija i elektronska pota, razgovori preko kompjutera (etovanje, web kamera), brzina, tempo i uslovi rada, zahtevaju izrazito jake i obrazovane ljude, vete komunikatore, menadere koji pretenduju da budu lideri u svom poslu. Od njih se takoe oekuje: samostalnost u donoenju odluka, osmiljavanje i sprovoenje novih programa, irenje smelih i neobinih ideja i inovacija, kao i pripremljen, ubedljiv pristup u odnosima sa lanovima tima. Ovo podrazumeva permanentno obrazovanje, neprekidno napredovanje, sticanje novih znanja, kreiranje imida i stila. Novi naini poslovanja mogu se sprovesti uspeno samo ako su ljudi spremni da naue, usvoje i prenesu drugima odreena pravila i standarde u poslovnom ponaanju. Bez obzira na razvoj tehnike i vladavinu cara- raunara, ipak se i dalje insistira, moda ak i vie nego pre, na linoj komunikaciji, odnosu licem u lice.

2. KOMUNICRANJE
Izraz komunikacija znai razmenjivati, usaglaavati misli, informacije, sporazumevati se, dok je komunikacija sredstvo, koje omoguava razmenu, usaglaavanje informacija komunikacijsko sredstvo. Komunikacija nam, dakle, pomae da se sporazumevamo izmeu sebe, saoptavamo svoja mnenja, ubeujemo druge, prihvatamo izvetaje drugih. Pomou komunikacije razmenjujemo informacije i mousobno se sporazumevamo. Komunikacija je veoma osetljuv ljudski odnos u kome esto nastaju sukokbi, ali je to takoe i delotvorno sredstvo za njihovo reavanje. Nain na koji sluamo druge (svoje sagovornike), vaan je preduslov za dobro meusobno razumevanje. esto se deava da u komunikaciji dve ili vie osoba proistekne sukob iz same situacije koja nastaje u toku razgovora. Razlog moe biti u tome to se osobe koje komuniciraju, zapravo nesluaju, ne uju, pa zato i nerazumeju meusobno. Tada se razvijaju neprijatna oseanja kod te osobe koja nije sluana : ona moe daoseti bes, ljutnju uvreenost ali i obeshrabrenost, nepravdu; moe da poeli i da prekine komunikaciju ili da krene u tumaenje te situacije. Komunikacija je u stvari dvosmeran proces razmene informacija, ideja i oseanja izmeu jedne osobe i druge, putem govora i na negovoran nain (verbalna i neverbalna komunikacija). Postoje kanali, medijumi, za prenos informacija koji mnogi nemogu ni da zamisle, pa stoga neumeju ni da ih koriste. Komunikacija se ostvaruje na govoran i negovoran nain, pa tako poznajemo verbalne i neverbalne kanale komunikacije: -Verbalni kanali: jezik, sa reima i gramatikim pravilima, govor i naglaavanje (brzina, razgovetnost, boja glasa, akcentovanje, dijalekt) -Neverbalni kanali: pogled (kontakt oima), mimika,grimase, pokreti lica, govor tela, dranje, blizina sagovornika, dodirivanje, oblaenje, okolina, okruenje. Komunikacioni proces: proces komunikacije nam omoguava uspostavljanje meusobnih kontakata sticanje znanja, razmenjivanje stanovita, prenoenje iskustava i oblikovanje meusobnih odnosa. U organizacijama tokom poslovnog procesa neprekidno tee komunikacija izmeu unutranjih, a takodje i spoljanjih uesnika. Ta komunikacija moe biti pisana, usmena, telefonska, tee preko elektronske pote, faksa i slino. Meu zadacima voa, komunikacija je jedna od najvanijih aktivnosti, koja im omoguava ostvarivanje sledeih ciljeva. Informisanje zaposlenih znai prenoenje informacija, injenica, saznanja, zatio da ih razumeju, preoblikuju, prihvate ili odbace; Utiicanje na ponaanje i aktivnosti saradnika radi se o uticaju voe, koji reima, svojim radom i ponaanjem, prenosi poruke; Savetovanje saradnika radi se o miljenju, savetima, uputstvima voe o poslovnom procesu, a posebno u konfliktnim situacijama; Ubeivanje sagovornika voa snagom argumenata, ubeivanjem, pregovorima dostie promenu miljenja sagovornika, kako je prethodno i planirao.

Komunikaciju ine etiri osnovna elementa: -poaljilac -primalac -poruka (kanal) kao nosilac informacije -povratna informacija Zbog dvosmernosti komunikacije, poaljilac moe biti i primalac i obrnuto. Stoga su i odlike poaljioca i primaoca, koje utiu na slanje i razumljiv smislen prijem informacije istovetne. Poaljilac i primalac utiu svojim odlikama na informaciju koja je predmet razmene u komunikacionom procesu. Ove odlike mogu da deluju kao um koji moe da izoblii informaciju u poruci, tj.da joj promeni smisao i svrhu, kako na mestu nastanka, tako i na mestu prijema. Ali, tu je pozitivna povratna sprega u vidu povratne informacije, koja treba da poboljava komunikaciju, inei je delotvornom. Komunikacija je permanentan proces koji podrazumeva slanje- odailjanje i primanje(prijem) informacija, verbalnu i neverbalnu komponentu u optenju, a osnovni cilj je razmena ideja. Da bi se cilj ostvario, uspostavljaju se tzv. komunikaciski mostovi i prevazilaze smetnje i barijere. U tu svrhu koriste se i uvebavaju tehnike i metode komuniciranja, u odnosu na razliite oblasti i sfere poslovnog okruenja i drutvenog ivota.

Pitanja koja treba postaviti prilikom uspostavljanja bilo koje vrste odnosa jesu: -zato komuniciramo? -sa kim komuniciramo? -kako da budemo pristupani i fleksibilni u tom procesu? -kako da uvek budemo ljubazni, taktini, strpljivi -kako da ostavimo upeatljiv utisak na druge?

3. VRSTE KOMUNIKACIJE
Postoje dve osnovne vrste komunikacija: 1) Formalne i 2) Neformalne komunikacije. Formalna komunikacija Kao to organizacijska struktura ima vertikalnu i horizontalnu podelu rada, isto tako ima i vertikalne i horizontalne oblike komunikacija. Slika prikazuje vertikalne i horizontalne modele komunikacije.

Aspekti vertikalne komunikacije

Vertikalna komunikacija je komunikacija koja sledi lanac zapovedanja organizacije (slika ). Naravno, ovaj tip komunikacije sputa se kroz hijerarhiju, ali se takoe moe, i mora, uzdizati prema vrhu. Katz iKahn (1966.) su odredili pet kategorija komunikacije prema dole: komunikacija organizacijskih ciljeva i misije upute i usavravanje zadataka (kako) razlog iza zadataka (zato) komunikacija o pravilima, procedurama i politici ostale povratne informacije.

Prvo, pretpostavlja se da sve zadatke moemo lako izvriti ako sledimo sastavne procedure i naloge. Meutim, sastavljai pravila nikako ne mogu predvideti sve okolnosti. Drugo, pretpostavka je da je informaciju mogue proslediti kroz lanac zapovedanja, a da ona ne promeni smisao. Fisher (1993.) je ustanovio da uvek dolazi do gubitka dela informacija, a to informacija dalje putuje, gubitak e biti vei. Slika 2 pokazuje ovaj fenomen pomou obrnutog trapeza. Poruka koja svoje putovanje zapone sa 100% svojih informacija do dna e hijerarhije izgubiti 50% informacija.

Neformalna komunikacija

Neformalna komunikacijska mrea usko je povezana s neformalnom strukturom. Dva su oblika povezanosti ovih dveju varijabli: rekla-kazala i neformalne skupine. Rekla-kazala je temeljna neformalna komunikacijska mrea. Putem nje ljudi prenose informacije jedni drugima izvan formalnih komunikacijskih kanala. Ona prinosi zanemarivanju formalnih veza kojima se prenose informacije, pa ak i zanemarivanju neformalne organizacijske strukture. Davis (1953.) je odredio nekoliko tipova modela rekla-kazala, a na slici (ispod) ih prikazujemo tri.

Prvi tip poznat je kao pravolinijska rekla-kazala - jedna osoba prenosi poruku drugoj, koja istu poruku prosleuje treoj osobi, ova je prenosi etvrtoj i tako dalje. Time nastaje duga serija komunikacija. Drugi tip zove se lanac traa. Pojedinac poruku prenese svakome koga sretne, a svaka od tih osoba moe, ali i ne treba, poruku dalje prosleivati. Trei je tip lanac odabranih kod kojeg osoba informaciju prenosi samo odreenim osobama koje je sama izabrala. Jedna ili vie tih osoba poruku e proslediti opet samo odabranima.

4. TIMOVI
Definie se ko formln grup iji lnovi imju komplement. vetine, privreni su zj. rdnim ciljevim i zdcim z koje se smtrju odgovornim. Uink u timu zvisi od individ. doprinos i od proizvod kolekt. rd odnosno zjed. rezultt lnov tim koji rde u timu ko grupi. Prks tim. rd doprinosi smnjivnju hijerrhijskih odnos u preduzeu,. Prks pokzuje d orgn. u kojoj su uvedeni timovi moe ostvriti vii nivo produktivnosti i efiksnosti. Elementi tim su ciljevi, vetine i sposobnosti, pristup i zj. rdni jezik i odgovornost. Cilj mor biti unpred postvljen, zdci pojedinc morju biti poznti jsni povezni i koordinirni. Vo mor znti d uprvlj, pojedinnim i timskim zdcim i odnosim u timu. Timske vetine se odnose n oblst obvljnj poslov, vetine oluivnj i revnj konf. i interpersonl. vetine pojedinc. lnovi tim morju imti rzn znnj i vetine potrebne z izvrvnje zdtk. Rdni ciljevi tim morju biti funkcionlno povezni s ukupnim ciljevim org. zjednik odgov. je bitn odrednic svkog tim. Timovi su upueni i n pojed. i zj. odgovornost z rzliku od grup. Timsk odgov. sdri ngovnje i poverenje. Vrste timov: Po sdrju rdni i z unpre. posl. rdni: efektivno korienje rspoloivih resurs orgn. z ostvrivnje rezultt u vidu proizv. odnosno profit preduze. Z unpre. posl: revju probleme vezno z kvlitet rzvoj poslovnj, povenje produkti. i prodje, bezbednost n poslu. Vremenski: trjni i privremeni. Trjni trjnije obvljnje poslov njihov vek je koliki i orgnizcije, bve se uslugm potroim i klijentim. Privremeni vezni z odr.projekte ili poslove s odreenim vremenom trjnj, trju dok i projekt trje posle nestju. onk smtr d utonomij predstvlj jedn od osnovnih kriterijum rzlike izmeu timov i grup. shodno utonomiji postoje utonomni i poluutonomni timovi. Auton. timovi smi odreuju svoje ciljeve u okviru ciljev ire orgnizcije. U zvisnosti od stepen iintervencije mender utvruje se stepen utonomije. Ako je stepen intervenisnj mender vei nii je stepen utonomije tim. Smouprvni timovi uprvljju smi sobom bez kontrole s strne, ini ih mli broj zposlenih oko 10m, obvljju rspodelu rd. zdtk, odreuju tempo rd. Funkcionlni timovi formirju se u okviru ire org. celine, u rznovrsnim oblstim poslovnj

preduze ko to je mrketing, nbvk, proizvodnj. Timovi ukrtenih funkcij ine ih lnovi koji pripdju rzliiti org. delovim i funkcijm preduze mrketing, finnsije. Oni se formirju ko trjni ili privremeni timovi. Tim u svom radu koristi komunikacije po horizontalnoj i vertikalnoj osnovi po svim nivoima. lanovi tima uestvuju u procesu sakupljanja podataka, analizi dobijenih podataka i zajednikom donoenjem odluke o odreenom problemu. Zbog toga je neophodno da imaju slobodan pristup svim informacijama. Komunikacija izmeu lanova tima treba da je otvorena, dvosmerna i da se zasniva na principima uspene komunikacije. Izraavanje treba da bude jasno, a sluanje aktivno. Ostvarivanje komunikacije u timu se moe izvriti na nekoliko naina:

Timskim sastancima, na kojima dolazi do sueljavanja razliitih miljenja i vaan su deo komunikacije. U tom smislu sastanke treba dobro pripremiti, a svrha sastanka je reavanje problema, davanje stavova i preporuka. Postoje i drugi naini, npr. pisanim porukama - memorandumima da bi se utedeli trokovi sastanka Putem elektronske pote, gde uesnici interaktivno trae odreena objanjenja Nekada se komunikacija vri telefonskim putem zbog svoje kratkoe i brzine i u cilju utede vremena.

Neadekvatna komunikacija u timu neosporno je izvor konflikata izmeu lanova. Konflikti u timu najee nastaju kao posledica nedovoljnog informisanja i neslaganja sa postavljenim ciljevima, ocenjivanjem performansi i nagraivanjem. Konflikti su realnost, te je potrebno imati znanja i vetine koje na bezbolan nain dovode do njihovog reavanja. Dobitna kombinacija je uspostavljanje kompromisa, kada se svi oseaju kao pobednici. Voa tima mora imati posebna znanja i vetine za uspeno rukovoenje timovima. Ljudi su socijalna bia oele da budu i rade u grupi/timu. Povezanost i meusobnna pomp pomau u preivljavanju oveanstva sve do dananjih dana. U oveku se razvio oseaj za prepoznavanje prijatelja i saradnje, koji imaju mnogi pojedinci i time privlae ostale ljude; kao i oseaj za prepznavanje sebinosti i nepouzdanosti, da se takvih ljudi klonimo. Svaka grupa nastaje da sledi svoj cilj, odnnosno odreeni zadatak. Grupa je veza dva ili vie pojedinaca koji se susreu zbog vanih zadataka. Ako se lanovi grupe odluuju o vanim stvarima u grupi i meusobno se pomau pri postavljanju i dostizanju ciljeva, moemo govoriti o timu. Mnoge organizacije su promenile opise radnih mesta i organizacionu strukturu, tako da timovi imaju kljuno mesto u njima. Ovaj nain modernog menadzmenta prepoznaje potencijal da se timskim radom povea output, bez poveanja input-a. Za formulisanje dobrih odluka potreban je pojedinac koji je sposoban za obavljanje svih zadataka bez greaka. Oigledno takva idealna osoba nepostoji, jer niko nije savren menadzer. Ono to je neophodno za donoenje kvalitetnih

10

odluka nisu pojedinci nego komplementaran tim. U pravom komplementarnom timu se donose bolje odluke ne uprkos tome to su ljudi razliiti, ve ba zbog toga to su razliiti. Timski rad predstavlja sposobnost grupe da dobro rade zajedno. Timski rad je kljuna komponenta produktivnosti, efektivnosti, zadovoljstva poslom i rezultata. To sve predstavlja; Nadahnuto vostvo, posebni i merljivi ciljevi, potovanje, obavezivanje i odanost, efektivna komunikacija, pobednitvo, slobodoumlje, priznanje, razumevanje za timski rad. Tim sainjen od prosenih pojedinaca je potencijalno jai od grupe brilijantnih individualaca. Tipvi linosti potrebni timu: postoje razliiti tipovi linosti koji ine najefikasniji tim: Relizator koncepte, ideje i planove pretvara u praktinu akciju. Planove ostvaruje sistematino i efektno. Najee je voa tima - lider; Koordinator daje svoj peat i kontrolie nain na koji grupa pokuava da ostvari svoje ciljeve. Sposoban je da uspeno iskoristi kvalitete grupe; Moderator dri panju usmerenu na odreivanje ciljeva i prioriteta, vodi grupnu diskusiju i oblikuje rezultate grupnih aktivnosti; Idejotvorac predlae nove ideje i strategije, pojedinano obrauje najvanije probleme, oko sebe stvara auru genija; Istraiva istrauje, analizira i sbira informacije o idejama, dostignuima I delatnostima van grupe. Procenitelj zahvaljujui njemu grupa neprenagljuje i donosi dobro promiljene odluke; ovek tima podrava lanove grupe, sposoban je da izbegne konflikt, stvara timski duh; Finier usmeren je na odreene akcije : privoenje zadataka kraju u okviru odreenig roka i obezbeivanje razultata najveeg kvaliteta. Principi rada tima: osnovni principi rada tima su: Kreiranje klime i kojoj se ui Disciplinovana diskusija Pravila rada tima Pravila rada tima: osnovna pravila timskog rada odnose se na: Sastanak tima Potrebno prisustvo Fiziki ambijent pogodan za timski rad Definisan proces tmskog rada Nain izvetavanja uesnika i najvieg rukovodstva o postignutim rezultatima. Timski rad kao osnova maksimizacije rezultata: usmeravanje ponaanja ljudi ka ispunjenju vizije i misije organizacije je u vezi sa meusobnim interakcijama zaposlenih i njihovom meusobnom uticaju. Sammim tim, skup ljudi koji uestvuju u realizaciji istog cilja nazivamo timom. Zaposleni se udruuju u timove formirane od strane top menadzera radi reavanja odreenih problema ili se udruuju u tzv.neformalne timove u kojima podreuju svoje pojedinane potrebe timu kao celini svakkodnevno i u toku radnog vremena. Razlikujemo tri vrste formalnih timova: Komandni tim Komisija ili odbor Radna grupa ili projektni tim

11

Neformalni timovi formiraju i jaaju norme ponaanja, lanovi grupe dobijaju sigurnost tima, dobijaju oseaj priznatog statusa i bolje komunikacije. Timove ili grupu od tri do trideset razliito kvalifikovanih radnika iz razliitih sektora organizacije nazivamo samoupravnim timom ili sampupravnom radnom snagom. U novije vreme, samoupravni tim nazivamo i supertimom ili timom sa visokim rezultatom. Da bi timovi uspeno funkcionisali u pravcu ostvarivanja ciljeva, potrebno je jasno definisati zadatke, metode reavanja problema, kao i nain reavanja eventualnih konflikata unutar grupe. Smim tim, vai pravilo sinergije: Uinak tima je vei od zbira pojedinanih uinak i kada se pred nama otvore mnogi putevi i mi nebudemo znali kojim da krenemo, nesmeno poi bilo kojim. Treba sesti i ekati. Treba da udahnemo duboko, s poverenjem u sebe kao onog dana kada smo doli na svet. Nesmemo da dozvolimo da nam neto odvue panju, moramo i dalje ekati. Onda kada budemo uli neki glas koji vodi iz nutra, ustaemo i krenuti kuda nas vodi, verujem da neemo pograiti.

12

5.ZAKLJUCAK

Iz svega ovoga moemo zakljuiti da je dobra komunikacija neophodna za realizaciju odreenih, specifinih zadataka i poduhvata koji zahtevaju zajedniki rad, meusobnu zavisnost i poveanu kolektivnu snagu i odgovornost za postizanje specifinih ciljeva.

Dobro voenje tima od strane odabranog rukovodioca tima, tj.pravilna komunikacija meu lanovima tima doprinosi efikasnijem zajednikom i povezanom radu, smanjenju konflikta, poveanju motivacije i zadovoljstva, jaa zajedniku snagu tima i omoguava bru i efikasniju realizaciju.

13