Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Manual Pengguna Akhir

Senarai Kandungan
1.0 Muka Hadapan ....................................................................................................................................2 2.0 Pekeliling Am.2 Tahun 2002................................................................................................................2 3.0 Penerangan Ringkas.............................................................................................................................3 4.0 Maklumbalas........................................................................................................................................3 5.0 Borang pendaftaran bagi agensi-agensi kerajaan.................................................................................4 6.0 Borang pendaftaran bagi orang awam..................................................................................................5 7.0 Login ke sistem....................................................................................................................................7 8.0 Tukar Kata Laluan................................................................................................................................8 9.0 Capaian Data........................................................................................................................................8 10.0 Edit Profail.......................................................................................................................................10 11.0 Data Dictionary Struktur Data Generik.........................................................................................11 12.0 Kumpulan Kerja Sumber Manusia...................................................................................................15 13.0 Ahli Kumpulan Kerja.......................................................................................................................18 14.0 Bantuan............................................................................................................................................18 15.0 Carian...............................................................................................................................................19 16.0 Struktur Data dan Struktur Kod baru...............................................................................................20 17.0 Keluar dari sistem DDSA................................................................................................................21

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

1.0 Muka Hadapan Disebelah adalah muka hadapan aplikasi Data Dictionary Sektor Awam(DDSA) dan boleh dicapai menggunakan url http://ddsa.mampu.gov.my

Rajah 1.0

2.0 Pekeliling Am.2 Tahun 2002

Rajah 2.0

Rajah 2.1

Rajah 2.0 menunjukkan link untuk ke Pekeliling Am.2 Tahun 2002. Satu paparan lengkap akan ditunjukkan seperti rajah 2.1 diatas.

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

3.0 Penerangan Ringkas

Rajah 3.0

Rajah 3.1

Rajah 3.0 menunjukkan link untuk ke Penerangan Ringkas DDSA. Satu paparan lengkap akan ditunjukkan seperti rajah 3.1 diatas.

4.0 Maklumbalas

Rajah 4.0

Rajah 4.1 Rajah 4.0 menunjukkan link untuk ke borang maklumbalas DDSA. Satu borang yang perlu diisi oleh pengguna akan ditunjukkan seperti rajah 4.1 diatas. Semua medan adalah mandatori. Medanmedan yang perlu disi ialah:

Rajah 4.2

i. Nama ii. No Tel (tanpa ada ruang antara nombor) iii. Email

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

iv. Maklumbalas Tekan butang Hantar. Satu skrin akan dipaparkan untuk membolehkan pengguna ke muka utama DDSA semula seperti rajah 4.2 di sebelah.

5.0 Borang pendaftaran bagi agensi-agensi kerajaan

Rajah 5.0 Rajah 5.1

Rajah 5.2

Rajah 5.3

Rajah 5.0 menunjukkan link untuk ke borang pendaftaran bagi agensi-agensi kerajaan. Semua medan adalah mandatori. Pendaftaran adalah mengikut kementerian dan jabatan seseorang pendaftar. Medan-medan yang perlu diisi adalah seperti berikut: i. Kementerian/Agensi

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

ii. Jabatan (mengikut Kementerian/Agensi yang dipilih) iii. Nama Pemohon iv. No. IC Baru (tanpa ada sebarang ruang dan tanda - ) v. Jawatan (pangkat dalam organisasi) vi. No Telefon (tanpa ada sebarang ruang dan tanda - ) vii. Emel Contoh borang yang telah diisi lenkap ada ditunjukkan pada rajah 5.2 diatas. Butang Daftar adalah untuk menghantar maklumat yang telah diisi untuk diproses oleh sistem. Butang Set Semula berfungsi untuk memasukkan semula semua maklumat sekiranya ada kesilapan semasa key in maklumat dan butang Batal untuk batalkan pendaftaran dan kembali semula ke muka utama DDSA. Selepas butang Daftar ditekan, satu skrin akan dipaparkan untuk memberitahu pemohon bahawa permohonannya akan diproses dan satu login id beserta katalaluan akan dihantar melalui emel. Pemohon juga boleh ke muka utama DDSA melalui link yang disediakan pada skrin tersebut. 6.0 Borang pendaftaran bagi orang awam

Rajah 6.0

Rajah 6.1

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Rajah 6.2 Rajah 6.0 menunjukkan link untuk ke borang pendaftaran bagi orang awam. Borang ditunjukkan seperti rajah 6.1 diatas. Medan-medan yang terdapat dalam borang tersebut ialah: i. Nama (mandatori) ii. No. IC Baru (tanpa ada sebarang ruang dan tanda - ) - mandatori iii. Jenis Pendaftaran (mandatori) iv. Organisasi (nama organisasi)-optional v. Alamat (mandatori) vi. No Telefon (tanpa ada sebarang ruang dan tanda - ) optional vii. Emel (mandatori) viii. Data Dictionary struktur data dan struktur kod yang perlu dipilih viiii. Tujuan (mandatori)

Butang Daftar yang terdapat dalam borang tersebut adalah untuk menghantar maklumat yang diisi dan akan diproses oleh sistem. Butang Set Semula berfungsi untuk memasukkan semula semua maklumat sekiranya ada kesilapan semasa key in dan butang Batal untuk batalkan pendaftaran dan kembali semula ke muka utama DDSA. Tempoh untuk mengakses data-data struktur adalah 3 bulan selepas permohonan diluluskan. Ini ada dinyatakan dibahagian bawah borang permohonan.

Selepas butang Daftar ditekan, satu skrin akan dipaparkan untuk memberitahu pemohon bahawa permohonannya akan diproses dan satu login id serta katalaluan akan dihantar melalui emel selepas

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

permohonannya disahkan kelak. Pemohon juga boleh ke muka utama DDSA melalui link yang disediakan pada skrin tersebut.

7.0 Login ke sistem

Rajah 7.0 Setelah permohonan diluluskan oleh pihak Pentadbir Sistem DDSA, pengguna akan mendapat ID Pengguna dan Katalaluan melalui emel yang akan dihantar secara automatik oleh sistem. Login ini penting bagi membolehkan pengguna mengakses struktur data dan struktur kod yang terdapat dalam aplikasi DDSA. Maklumat yang perlu diisi kedalam ruang log masuk adalah berbeza mengikut kategori pengguna tersebut. Kategori tersebut adalah : i. Agensi Kerajaan Cth login : a. ID Pengguna : mampu (adalah acronym jabatan pengguna yang dipilih semasa pendaftaran) b. Katalaluan : ***** (adalah katalaluan yang unik yang akan dihasilkan secara rambang oleh sistem dan diberi kepada pengguna. Pengguna boleh menukar katalaluan ini jika perlu) ii. Pengguna Awam Cth login : a. ID Pengguna : azfad@hotmail.com (adalah alamat emel yang dimasukkan semasa pendaftaran)

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

b. Katalaluan : ***** (adalah katalaluan yang unik yang akan dihasilkan secara rambang oleh sistem dan diberi kepada pengguna melalui emel. Pengguna boleh menukar katalaluan ini jika perlu) 8.0 Tukar Kata Laluan

Rajah 8.0

Rajah 8.1

Rajah 8.0 diatas menunjukkan link yang boleh digunakan oleh pengguna untuk menukar katalaluannya. Satu pop-up window akan dipaparkan oleh sistem seperti rajah 8.1 diatas bagi membolehkan pengguna memasukkan katalaluan yang lama dan digantikan dengan katalaluan yang baru. Medan-medan yang terdapat dalam ruangan tersebut ialah: i. Username (ID Pengguna) ii. Old Password (katalaluan semasa sebelum ianya ditukar) iii. New Password (katalaluan baru) iv. Confirm Password (sahkan katalaluan baru)

9.0 Capaian Data

Rajah 9.0

Rajah 9.1

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Rajah 9.2

Rajah 9.3

Rajah 9.4

Rajah 9.5

Rajah 9.6 Rajah 9.7

Rajah 9.8 Rajah 9.0 diatas menunjukkan skrin pertama yang akan dipaparkan kepada pengguna sejurus

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

selepas pengguna tersebut log masuk ke dalam sistem. Terdapat beberapa menu utama yang boleh digunakan oleh pengguna iaitu: i. Link ke laman kategori data (Rajah 9.1) ii. Link ke Ahli Kumpulan Kerja (Rajah 9.2) iii. Link ke Pekeliling Am Bil 2 Tahun 2002 (Rajah 9.3) iv. Link ke Penerangan Ringkas (Rajah 9.4) v. Link ke Maklum Balas / Komen (Rajah 9.5) vi. Link ke Bantuan (Rajah 9.6) vii. Link ke Edit Profail (Rajah 9.7) viii. Link ke Logout untuk keluar dari sistem (Rajah 9.8)

10.0 Edit Profail

Rajah 10.0

Rajah 10.1

Rajah 10.2 Rajah 10.0 diatas menunjukkan link yang boleh digunakan oleh pengguna untuk mengemaskini maklumat peribadinya. Pengguna juga boleh memohon capaian data yang baru. Walau bagaimanapun, penambahan capaian data baru ini perlu diberi kelulusan oleh pihak pentadbir sistem

10

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

DDSA sebelum pengguna tersebut dapat mengakses data-data tadi. Langkah-langkah untuk proses kemaskini adalah seperti berikut: I. Sunting mana-mana maklumat dari medan Jenis Pendaftaran , Organisasi , Alamat , No telefon dan Email mengikut keperluan seperti rajah 10.1 diatas. II. Tandakan pada check box yang disediakan untuk menambah capaian data-data tersebut. III. Tekan butang Kemaskini untuk teruskan proses suntingan tadi IV. Satu skrin output akan dipaparkan seperti rajah 10.2 diatas

11.0 Data Dictionary Struktur Data Generik

Rajah 11.0

Rajah 11.1

Rajah 11.2

Rajah 11.3

11

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Rajah 11.4

Rajah 11.5

Rajah 11.6

Rajah 11.7

Rajah 11.8

Rajah 11.9

Rajah 11.11 Rajah 11.10

12

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Rajah 11.13 Rajah 11.12

Rajah 11.14

Rajah 11.15

Rajah 11.16 Rajah 11.0 adalah muka utama untuk capaian struktur data dan struktur kod yang dinamakan kategori data. Terdapat 10 struktur data dan struktur kod yang boleh dicapai oleh pengguna agensi kerajaan dan pengguna awam iaitu:

Data Generik (Biodata dan Organisasi) Sumber Manusia Pengurusan Projek Tanah dan GIS Perakaunan dan Kewangan

13

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Perdagangan dan Industri Perolehan dan Pengurusan Aset Kesihatan Pelajaran Islamic

Rajah 11.2 menunjukkan jenis-jenis struktur dalam Struktur Data Generik. Dalam contoh penggunaan ini, Struktur Data Biodata akan ditunjukkan sebagai contoh. Klik pada Struktur Data Biodata untuk melihat elemen struktur ini. Untuk melihat kesemua struktur elemen tersebut, klik pada link Struktur Data Biodata seperti rajah 11.3 diatas. Satu skrin akan dipaparkan kepada pengguna yang menunjukkan elemen-elemen tadi seperti rajah 11.4 diatas. Pengguna boleh melihat setiap struktur elemen dengan mengklik link nama elemen tersebut seperti rajah 11.5 diatas. Satu pop-window akan muncul yang memaparkan struktur elemen yang dipilih tadi. Pengguna juga boleh memuat turun sesetengah data terutamanya struktur kod generik. Rajah 11.7 menunjukkan link yang perlu digunakan untuk proses muat turun tersebut. Langkah-langkahnya ialah: i. Point pada link Download (rajah 11.7) ii. Klik butang kanan tetikus dan pilih Save Target As (rajah 11.8) iii. Save fail tersebut sebagai satu nama mengikut kehendak pengguna. Secara default, sistem telah namakan fail tersebut dengan satu nama fail yang unik (rajah 11.9) iv. Open folder / Open / Close bila proses muat turun selesai (rajah 11.10) Selain dari itu, pengguna juga boleh melihat struktur kod dalam bentuk pdf (portable documen format). Pengguna juga boleh memuat turun fail pdf ini. Caranya adalah seperti berikut: i. Point pada link 'pdf' (rajah 11.11) ii. klik butang 'save as' (rajah 11.13) ii. Save fail tersebut sebagai satu nama mengikut kehendak pengguna. Secara default, sistem telah namakan fail tersebut dengan satu nama fail yang unik (rajah 11.14) Sistem juga akan paparkan satu error message sekiranya pengguna tidak mempunyai autoriti untuk mengakses struktur data atau struktur kod generik seperti rajah 11.15 diatas. Untuk keluar dari sistem, pengguna boleh memilih link 'Logout'.

14

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

12.0 Kumpulan Kerja Sumber Manusia

Rajah 12.0

Rajah 12.1

Rajah 12.2

Rajah 12.3

Rajah 12.4

Rajah 12.5

15

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Rajah 12.6

Rajah 12.7

Rajah 12.9 Rajah 12.8

Rajah 12.10 Rajah 12.11

Rajah 12.13 Rajah 12.12

16

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Rajah 12.14

Rajah 12.15

Rajah 12.16 Rajah 12.17 Rajah 12.0 menunjukkan link kategori data Sumber Manusia. Dalam contoh penggunaan ini, Struktur Data dan Struktur Kod Sumber Manusia akan ditunjukkan sebagai contoh. Untuk melihat struktur data, klik pada link Struktur Data seperti rajah 12.1 diatas. Satu senarai struktur data akan dipaparkan seperti rajah 12.2 diatas. Dalam contoh ini, kita akan mengambil satu jenis elemen iaitu elemen data struktur data Account sebagai contoh. Untuk melihat elemen struktur data tersebut, klik pada Struktur Data Account seperti rajah 12.2 diatas. Elemen tersebut akan dipaparkan dalam bentuk satu persatu atau keseluruhannya seperi rajah 12.3. Untuk melihat kesemua struktur elemen tersebut, klik pada link Struktur Data Account seperti rajah 12.4 diatas. Satu skrin akan dipaparkan yang menunjukkan kesemua struktur elemen-elemen tadi seperti rajah 12.4 diatas. Pengguna juga boleh melihat struktur elemen satu persatu dengan mengklik link nama elemen seperti rajah 12.5 diatas. Satu pop-window akan muncul yang memaparkan kepada pengguna struktur elemen yang dipilih tadi seperti rajah 12.6 diatas. Untuk melihat struktur kod, pengguna boleh menggunakan link Struktur Kod seperti rajah 12.1 sebelum ini. Pengguna juga boleh memuat turun sesetengah data terutamanya struktur kod sumber manusia. Rajah 12.9 menunjukkan link yang perlu digunakan untuk proses muat turun tersebut. Langkah-langkahnya adalah seperti berikut: i. Point pada link Download (rajah 12.9) ii. Klik butang kanan tetikus dan pilih Save Target As (rajah 12.10) iii. Save fail tersebut sebagai satu nama yang unik. Secara default, sistem telah menamakan fail tersebut dengan satu nama fail yang unik (rajah 12.11) iv. Open folder / Open / Close bila proses muat turun selesai (rajah 12.12) Selain dari itu, pengguna juga boleh melihat struktur kod dalam bentuk pdf (portable documen format). Pengguna juga boleh memuat turun fail pdf ini. Caranya adalah seperti berikut:

17

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

i.

Point pada link 'pdf' (rajah 12.13)

ii. klik butang 'save as' (rajah 12.15) iii. Save fail tersebut sebagai satu nama mengikut kehendak pengguna. Secara default, sistem telah namakan fail tersebut dengan satu nama fail yang unik (rajah 12.16) Untuk keluar dari sistem, pengguna boleh memilih link 'Logout' seperti rajah 12.17 diatas.

13.0 Ahli Kumpulan Kerja Rajah 13.0 disebelah menunjukkan link yang membolehkan pengguna melihat senarai ahli kumpulan kerja yang aktif didalam DDSA

Rajah 13.0

14.0 Bantuan

Rajah 14.0

Rajah 14.1

18

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Rajah 14.2

Rajah 14.3

Rajah 14.4

Rajah 14.5

Langkah-langkah untuk menggunakan link 'Bantuan' adalah seperti berikut: i. klik pada link 'Bantuan' seperti rajah 14.0 diatas ii. klik 'FAQ' untuk melihat soalan yang kerap ditanya berserta jawapanya seperti rajah 14.1 iii. klik 'Manual Pengguna' untuk melihat cara pengguna sistem DDSA dan boleh juga dimuat turun seperti rajah 14.2 iv. klik 'Carian' seperti rajah 14.3 untuk membuat carian dokumen berdasarkan kata kunci yang dimasukkan pada ruang 'CARIAN DOKUMEN' seperti rajah 14.4. Tekan butang 'CARI' seperti rajah 14.4 diatas. Hasilnya akan dipaparkan seperti rajah 14.5 diatas.

15.0 Carian

Rajah 15.0

Rajah 15.1 Sistem DDSA juga memberikan kemudahan carian untuk pengguna. Untuk menggunakan fungsi ini, lakukan langkah-langkah berikut: i. masukkan perkataan yang ingin dicari di medan carian dan klik butang Carian (rajah 15.0). Hasil carian yang berkaitan

19

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

Rajah 15.2

akan dipaparkan seperti rajah 15.1. ii. klik pada nama elemen untuk mendapatkan maklumat lengkap seperti rajah 15.1. iii. satu maklumat lengkap mengenai struktur elemen yang dipilih tadi akan dipaparkan seperti rajah 15.2 di sebelah. iv. klik link Back untuk kembali ke paparan hasil carian semula.

16.0 Struktur Data dan Struktur Kod baru

Rajah 16.0

Rajah 16.1 Sistem DDSA juga memberikan kemudahan paparan struktur data dan struktur kod baru untuk pengguna. Untuk menggunakan fungsi ini, lakukan langkah-langkah berikut: i. klik ikon baru seperti rajah 16.0. Senarai struktur data dan struktur kod baru akan dipaparkan seperti rajah 16.1 diatas. ii. klik pada nama elemen untuk mendapatkan

Rajah 16.2

maklumat lengkap seperti rajah 16.1. iii. satu maklumat lengkap mengenai struktur elemen yang dipilih tadi akan dipaparkan seperti rajah 16.2 di sebelah. iv. klik link Back untuk kembali ke paparan

20

Manual Pengguna Sistem DDSA, MAMPU, 2008

asal semula. 17.0 Keluar dari sistem DDSA Rajah 17.0 menunjukkan link untuk keluar dari sistem DDSA ini.

Rajah 17.0

21