LArchiu

11/04/12

Document
La Llei de Rgim Jurdic de les Administracions Pbliques i del Procediment Administratiu Com defineix al document pblic administratiu com tot aquell vlidament ems pels rgans de les Administracions Pbliques. Segons l'article 49 de la Llei del Patrimoni Histric Espaol, s'entn per document tota expressi en llenguatge natural o convencional i qualsevol altra expressi grfica, sonora o en imatge, recollides en qualsevol tipus de suport material, fins i tot els suports informtics. S'exclouen els exemplars no originals d'edicions.

Tipus de Documents
Privats. Pblics o oficials, que es classifiquen en:
Legislatius. Judicials. Administratius: Poden distingir-se els segents documents administratius:

Documents Administratius
Resolutoris: Sn les resolucions. D'instrucci: - Informes De comunicaci: - Oficis: Sn els documents a travs dels quals una autoritat o funcionari pblic comunica alguna cosa a un altre. - Anuncis - Notificacions

 De constncia: - Actes: Sn els documents en qu es fan constar els debats i acords d'rgans collegiats. - Certificats: Sn els documents que donen fe d'extrems concrets continguts en un expedient. - Diligncies: Sn els documents en els quals es fa constar una determinada actuaci material.

Qu s lArchiu

Qu s lArchiu
Sn Arxius els conjunts orgnics de documents, o la reuni de varis d'ells, reunits per les persones jurdiques, pbliques o privades, en l'exercici de les seves activitats, al servei de la seva utilitzaci per a la investigaci, la cultura, la informaci i la gesti administrativa.
Llei del Patrimoni Histric Espanyol

Qu s lArchiu cont.
Aix mateix, s'entenen per Arxius les institucions culturals on es reuneixen, conserven ordenen i difonen per a les finalitats anteriorment esmentades aquests conjunts orgnics.
Llei del Patrimoni Histric Espanyol

Qu s lArchiu cont.
s a dir, arxius sn tant els fons documentals (els conjunts orgnics de documents) com les institucions on es conserven aquests fons (per exemple, el Archivo General de Indias)

Archivo General de Indias

L'Arxiu General d'ndies es va crear en 1785 per desig del rei Carlos III, amb l'objectiu de centralitzar en un nic lloc la documentaci referent a les colnies espanyoles fins llavors dispersa en diversos arxius: Simancas, Cadis i Sevilla. L'arxiu conserva uns 43.000 lligalls, amb uns 80 milions de pgines i 8.000 mapes i dibuixos que procedeixen, fonamentalment, dels organismes metropolitans encarregats de l'administraci de les colnies.

Archivo General de Indias

LArxiu de les Institucions Culturals

La funci de les institucions culturals que reuneixen els arxius tenen tres finalitats bsiques respecte a la documentaci: Reunir: han d'agrupar tota la documentaci especfica de la seva rea en el seu mateix arxiu, a fi de facilitar la seva localitzaci. Conservar: han d'evitar que aquests documents s'extravin o deteriorin, realitzant les tasques de restauraci que anessin precises.

LArxiu a les Institucions Culturals cont.

Ordenar: han d'organitzar la documentaci de manera que es faciliti la seva localitzaci. Difondre: la missi ltima d'un Arxiu, s posar a la disposici dels interessats els seus fons, i fins i tot promoure el seu coneixement.

Classes dArxius
Segons la titularitat de la instituci: Pblics (com els de les Administracions Pbliques). Privats (per exemple, els eclesistics: els registres parroquials) Per l'mbit territorial: Locals. Regionals. Generals o Nacionals.

Classes dArxius cont.

Per l'antiguitat de la documentaci conservada: De Gesti. Centrals. Intermedis. Histrics.

Fases de Conservaci dels Documents

Arxius de gesti En ell es conserven els documents que estan en tramitaci, en expedients que romanen oberts, fins a un termini mxim de 5 anys. Tamb es diu arxiu d'oficina, ja que estan propers als organismes que els necessiten per a la seva gesti. Passat aquest termini, o b quan l'expedient est ja tancat i el procediment acabat, passen a l'arxiu segent.

Fases de Conservaci dels Documents cont.

Arxius centrals Aqu estan els expedients definitivament tancats, per que encara podrien consultar-se en cerca d'antecedents o per part de ciutadans a la recerca de proves dels seus drets. En l'Administraci General de l'Estat, existeix un Arxiu Central en cada Departament Ministerial. Aqu romanen els documents durant un perode de deu anys, passats els quals, es transfereixen a l'arxiu segent.

Fases de Conservaci dels Documents cont.

Arxius intermedis Aqu estan els documents el valor del qual ja s gaireb nul i es van classificant de cara al seu inters histric. En aquest arxiu es fa el procs d'expurgo, s a dir, de selecci d'aquells arxius que mereixen la pena conservar pel seu inters histric, procedint a l'eliminaci de la resta. Aquesta funci d'arxius intermedis ho fan l'Arxiu General de l'Administraci (Alcal d'Henares) per als documents de l'Administraci Central, i els Arxius Histric-Provincials, per als documents de les administracions perifriques de l'Estat (Delegacions de Govern, Adreces Provincials, etc.) Els arxius es conservaran per un perode de deu a quinze anys. Els que sobrevisquin a l'expurgo, passaran a l'arxiu segent.

Fases de Conservaci dels Documents cont.

Arxius histrics Aqu van a parar aquells documents que es consideren d'inters permanent per a les futures generacions. Sn documents que tenen com a mnim, ms de vint-i-cinc anys d'antiguitat i estan destinats a conservar-se per temps indefinit. Els documents de l'Arxiu General d'Alcal van a parar a l'Arxiu Histric Nacional, de Madrid, que data de 1866. Per no s l'nic.

Arxius Histrics
Espanya conserva diverses institucions amb riqussima documentaci procedent de la seva histria, tals com els arxius dels diferents regnes d'Espanya, com: L'Arxiu de la Corona d'Arag (Barcelona). Arxiu General de Simancas (Valladolid), de la Corona de Castella, creat en 1549.

Arxius Histrics cont.

Sentncia arbitral dels Reis Catlics, signada en 1475 (Font:Arxiu General de Simancas)

Arxius Histrics cont.

Uns altres estan relacionats amb rees especialitzades, tals com: Arxiu General d'ndies (Sevilla) Arxiu General del Patrimoni Nacional (Madrid, Palacio Real): que reuneix documents relacionats amb la Casa Real. Arxiu de la Cancelleria de Granada. Arxiu de la Cancelleria de Valladolid. Aquests ltims contenen documents relacionats amb l'activitat judicial de les antigues Audincies Reals.

Custdia i Conservaci de Documents

La Llei del Patrimoni Histric Espanyol fixa l'obligaci per a tots els possedors de bns del Patrimoni Documental l'obligaci de conservar-los, destinar-los a un s correcte i mantenir-los en llocs adequats. Si cal, es restringir l'accs al mateix (per exemple, permetent noms la consulta a investigadors professionals).

Custdia i Conservaci de Documents cont.

La labor de conservaci documental implica una doble tasca: Prevenci: han de prendre's mesures que impedeixin la deterioraci del document: guardar-ho en condicions i en un medi ambient adequat, controlar el seu accs per tercers, etc. Restauraci: en cas de deterioraci, malgrat tot, els arxivistas hauran de restaurar la documentaci amb les tcniques ms adequades que permetin deixar-ho tal com estava en la mesura del possible. Per vetllar per la conservaci del Patrimoni Documental espanyol, es va crear la Junta Superior d'Arxius, de carcter consultiu, i que proposa aquelles mesures de conservaci i enriquiment d'aquest patrimoni.

Fons Documentals / Clasificaci de la Documentaci

Fons documental: la totalitat de documents procedent d'una instituci, o d'una persona fsica o jurdica. En ocasions pot ser de ms d'una. Per exemple: l'Arxiu d'ndies es nodreix tant de la documentaci generada pel Consell d'ndies (rgan de govern dels territoris americans) com per la Casa de Contractaci (rgan que monopolitzava el comer amb Amrica fins al segle XVIII), i altres rgans.

Fons Documentals / Clasificaci de la Documentaci cont.

Secci documental: conjunt de documents que procedeixen d'un rgan determinat, o que responen a una funci especfica: aix, tindrem les seccions del Ministeri de l'Interior, o la documentaci sobre Protecci Civil. Aquestes seccions poden subclassificarse en subseccions. Sries documentals: conjunts de documents relacionats amb una mateixa activitat. Per exemple, els expedients per llicncia d'obres d'un Ajuntament, etc. Aquestes sries, finalment, es componen dels documents singulars o unitats arxivstiques, que sn els elements bsics dels Arxius.

Organitzaci de Fons
La principal tasca dels arxius, a ms de les relacionades amb la conservaci, s la classificaci i ordenaci dels documents. La classificaci implica tenir un criteri previ per definir les seccions, subsecciones i sries documentals que va a constar el fons documental. Aquest criteri pot venir donat per la naturalesa de l'arxiu (els rgans i funcions de la instituci de la qual procedeixen) o caldria crear-la en un altre cas. Per exemple: la informaci de l'Arxiu Histric Nacional es classificar per Ministeris, Secretaries Generals, Direccions generals, etc., o seguint un criteri funcional, per rees com a Sanitat, Defensa, Educaci, etc.

Organitzaci de Fons cont.

L'ordenaci implica guardar les unitats arxivstiques seguint un criteri que faciliti la seva cerca. Els ms habituals sn: Ordenaci cronolgica. Ordenaci alfabtica. Ordenaci numrica. Ordenaci geogrfica.

Importncia de lOrganitzaci
Un arxiu desorganitzat, encara que contingui els fons ms rics del mn, no afavoreix ni la perdurabilitat de la documentaci, ni les cerques documentals. LOrganitzaci:
disminueix les prdues, afavoreix la conservaci i millora les cerques d'informaci.

ORGANITZACI: Tasques de classificaci i ordenaci

Arxiu desorganitzat

Instalaci de la documentaci una vegada organitzada

Diferncies entre Classificaci i Ordenaci

La classificaci suposa establir classes o grups diferents entre si, mentre que l'ordenaci implica alinear, distribuir, enfilar dins de cadascun d'aquests subconjunts, d'aquests grups.

Descripci de Fons
A fi de facilitar el treball als usuaris, i d'evitar la deterioraci de la documentaci a causa de cerques innecessries, existeixen uns instruments que permeten consultar el contingut dels arxius sense necessitat d'accedir directament als documents singulars: Guies: descriuen el contingut dels fons i seccions dels arxius. Inventaris: s una descripci de les sries documentals. Catleg: descriuen el contingut de forma resumida dels documents singulars.

Recuperaci de la Informaci
L'accs a la documentaci pot fer-se de dues formes possibles: Consulta directa: si l'estat del document ho permet. Emissi de cpies i certificacions: la cpia no s ms que la reproducci del contingut d'un document. La certificaci inclou a ms la garantia d'autenticitat per part del conservador del document, la qual cosa s'aconsegueix a canvi d'una tarifa major que la cpia.