Mohd bin Othman

Rasional Latar Belakang Objektif Isu & Masalah Tanggungjawab Urusetia Tindakan Pra-Mesyuarat Tindakan Semasa Mesyuarat Tindakan Pasca Mesyuarat Mesyuarat Yang Berjaya Mesyuarat Yang Berkesan
2

Terdapat PEGAWAI AWAM termasuk PENGURUS PENDIDIKAN belum mendapat pendedahan mengenai pengendalian MESYUARAT YANG BERKUALITI. Terdapat PENGERUSI MESYUARAT yang GAGAL mengendalikan MESYUARAT secara berkesan. Keadaan semasa amat memerlukan pelaksanaan MESYUARAT yang BERKUALITI dengan memberi penekanan terhadap tatacara yang lebih praktikal.
3

 Memberi pendedahan tentang beberapa fenomena mesyuarat. Membicarakan pelaksanaan MESYUARAT YANG BERKUALITI dari segi tatacara dan kos efektif. Mempertingkatkan KUALITI Penguruan Mesyuarat mealui PKPA.

 Pemahaman, Penerimaan dan Amalan Mesyuarat. Pemikiran, Sikap, Persepsi, dan Reaksi terhadap Amalan Mesyuarat.

Gelagat Ahli-Ahli Mesyuarat dan Implikasi terhadap organisasi.

Kebijaksanaan Pengerusi
5

 Mesyuarat merupakan komunikasi lisan yang paling popular dan paling baik untuk melaksanakan sesuatu kerja supaya menjadi lebih mudah. Pengurusan Mesyuarat sebenarnya memerlukan gabungan TEORI dan PRAKTIKAL.

 Fenomena Mesyuarat dapat dilihat daripada beberapa

sudut.

Perancangan PENGERUSI dan URUSETIA

PERSEDIAAN URUSETIA
Kewibawaan Pengerusi

Kesediaan Untuk Bermesyuarat

Gelagat dan Tabiat Ahli-Ahli Mesyuarat.
7

 Pengerusi menetapkan tarikh mesyuarat mengikut kelapangan dirinya sendiri. Ada kalanya tarikh mesyuarat dijadualkan secara ad hoc, dan urusetia tidak mempunyai banyak masa untuk membuat persiapan, tidak efisien. Ada kalanya, urusetia mempunyai kefahaman mengenai selok-belok mesyuarat, tetapi pengerusi (Ketua Jabatan) mengenepikan tatacara mesyuarat yang sepatutnya.
8

 Urusetia megedarkan minit mesyuarat pada hari mesyuarat berkenaan berlangsung. Banyak terdapat kesilapan minit : format, ejaan dan fakta.
Tempat mesyuarat : tidak teratur, peralatan yang tidak berfungsi, dan suasana yang tidak selesa.

 Memonopoli keseluruhan perjalanan mesyuarat, dan mengenepikan perasaan ahli-ahli mesyuarat. Tidak mengikut agenda dan mengabaikan peruntukan masa.
Gagal mengawal perjalanan mesyuarat kerana melayani selera sendiri, berbicara hal-hal yang tidak relevan dengan agenda yang diatur, dan tiada kejelasan keputusan.
10

Pengerusi tidak begitu bersedia untuk bermesyuarat, tetapi terikat dengan penjadualan atau didesak oleh isu-isu semasa yang memerlukan tindakan segera.

Urusetia tidak dapat membuat persediaan mesyuarat yang teratur kerana kesuntukan masa, tetapi perlu patuh keapada arahan Pengerusi (Ketua Jabatan).
Ahli-Ahli Mesyuarat kurang bersedia kerana kurang sesuai dari segi tarikh, masa dan agenda.

11

 Ahli Mesyuarat tidak membuat persediaan untuk bermesyuarat, merungut terhadap notis mesyuarat yang amat singkat, dan dibuat secara ad hoc.

Ahli Mesyuarat menganggap mesyuarat yang dihadirinya sebagai membuang masa kerana kelemahan tatacara mesyuarat . Ahli Mesyuarat tidak membaca minit yang diedarkan sebelum mesyuarat, dan tidak membawanya semasa menghadiri mesyuarat.
12

 Ahli Mesyuarat tidak fokus kepada isu, masalah atau persoalan. Ahli Mesyuarat kurang memberi perhatian terhadap perjalanan mesyuarat : mengelamun, bercakap-cakap, dsbnya. Ahli Mesyuarat mempunyai agenda persendirian yang berjadual dan mereka tidak dapat memberi tumpuan terhadap mesyuarat yang berlangsung.

13

Tujuan Mesyuarat Tidak Jelas Agenda Mesyuarat Terlalu Banyak Minit Mesyuarat Diedarkan Semasa Mesyuarat Adakalanya Bilik Mesyuarat Tidak Kondusif Peralatan : Tidak Berfungsi Suasana Mesyuarat adakalanya agak panas dan menjadi tempat melepaskan geram. Perjalanan Mesyuarat Tidak Terkawal dari segi masa dan emosi. Perjalanan Masa Terlalu Lama. Tiada Keputusan dan Tiada Tindakan Susulan.
14

TANGGUNGJAWAB URUSETIA

TINDAKAN PRA-MESYUARAT TINDAKAN SEMASA MESYUARAT TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT

15

PRA-MESYUARAT
MENENTUKAN AGENDA, TARIKH,
MASA dan TEMPAT MESYUARAT. TEMPAHAN BILIK MESYUARAT MENENTUKAN KERTAS PERBINCANGAN MENGHANTAR SURAT JEMPUTAN

16

sambungan.pra-mesyuarat
PERSEDIAAN DI BILIK
MESYUARAT MENENTUKAN KEHADIRAN PERBINCANGAN PRAMESYUARAT BERSAMA PENGERUSI ETIKET MESYUARAT
17

SEMASA MESYUARAT (Minit Mesyuarat)

SENARAI KEHADIRAN
MESYUARAT PERBINCANGAN PENTING KEPUTUSAN-KEPUTUSAN YANG DIBUAT TINDAKAN SUSULAN
18

SELEPAS MESYUARAT
PENYEDIAAN MINIT FORMAT MINIT MESYUARAT SUSUNAN NAMA AHLI
MESYUARAT CATATAN PERBINCANGAN PENGESANAN MAKLUMAT

19

CABARAN PENGERUSI MESYUARAT

BIJAKSANA MENGENAI TATACARA
MESYUARAT BERKEPRIBADIAN : TENANG, PERAMAH, JELAS dan BERPENGETAHUAN BERKEWIBAWAAN

20

MESYUARAT BERKESAN
BERPAKAIANN KEMAS BERSOPAN-SANTUN MENYUMBANGKAN IDEA TIDAK MENYAKITI HATI
ORANG LAIN

21

MESYUARAT BERJAYA
NYATAKAN TUJUAN dan HASIL
MESYUARAT EDARAN AGENDA PENGERUSI PERLU MENGAWAL AGENDA MESYUARAT TINDAKAN SUSULAN MENGIKUT KEPUTUSAN

22

23