Best Practices in PR Analisys On Line Press Rooms

Best Practices in Public Relations
An Analysis of Online Press Rooms in Leading Companies Around the World
IBM Espaa, S.A. (2005) Edita: Departamento de Comunicacin IBM Espaa, C/ Santa Hortensia 26-28 28002 Madrid ISBN: 84/689-2608-6
AUTORES / EQUIPO DE TRABAJO Director Alfonso Gonzlez Herrero Public Relations Manager, IBM Spain. Director de Relaciones Pblicas, IBM Espaa Miguel Ruiz de Valbuena Editor, Virtual Press Room, IBM Spain Editor, Sala de Prensa Virtual, IBM Espaa Jos Antonio Ruiz San Romn Research Director, Centro Universitario Villanueva, and professor in the Department of Sociology VI, Complutense University of Madrid. Director de Investigacin del Centro Universitario Villanueva y profesor del Departamento de Sociologa VI, Universidad Complutense de Madrid.
Associate Director Director Adjunto
Academic Coordinator Coordinador Acadmico
Graphic Design Diseo y Maquetacin
Mara Antonia Sols Venegas Graphic Design Manager, IBM Spain Responsable de Diseo Grfico, IBM Espaa Mara Revuelta Pascual, Luz Garca Martnez, Reyes Sanz Marset (IBM).
Analysis Anlisis Research Assistants Colaboradores Translation Traduccin
Alejandra Campos, David Cobin, Patricia Mansilla, Mayra Martnez, lvaro Navazo y Marta Salguero (Universidad Complutense de Madrid). Suzanne Smith General Manager. Text 100, Madrid Directora General. Text 100, Madrid
Acknowledgments Agradecimientos Centro Universitario Villanueva (Complutense University of Madrid) Al Centro Universitario Villanueva, adscrito a la Universidad Complutense de Madrid. Department of Sociology (VI), School of Communications (Complutense University of Madrid) Al Departamento de Sociologa VI de la Facultad de Ciencias de la Informacin, Universidad Complutense de Madrid. Ethan R. McCarty (IBM), who reviewed and provided consultancy on the translation of the report A Ethan R. McCarty (IBM), por su supervisin y asesoramiento en la versin inglesa del documento.
Introduccin
Introduction
Resultados
7 19 93 103 107
Results
Conclusiones
Conclusions
Bibliografa
Bibliography
Anexos
Appendix
Introduccin
Introduction
Introduccin
Las nuevas tecnologas basadas en Internet han modificado notablemente -y en muy pocos aosel modo en que empresas e instituciones se comunican e interactan con sus pblicos. Consecuentemente, los profesionales de la comunicacin corporativa y las relaciones pblicas han tenido -hemos tenido- que adaptar su visin estratgica de aproximacin a la realidad, as como mejorar sus habilidades tcnicas de utilizacin -o, al menos, comprensin- de tales tecnologas. En este sentido, son numerosos los estudios (Esrock y Leichty, 1999, 2000; Krug y Haselkorn, 2002; Kent, Taylor y White, 2003; Settles, 1996; Witmer, 2000; etc.) que han analizado hasta la fecha el modo en que se pueden utilizar -desde el punto de vista terico- estas nuevas tcnicas y herramientas de comunicacin corporativa y de rediseo de procesos en empresas e instituciones. Otros han tratado de establecer con mayor o menor precisin el 'estado del arte' en la utilizacin real de dichas tecnologas (Bovet, 1995; Ha y Pratt, 2000; Taylor, Kent y White, 2001); si bien el ritmo frentico de evolucin de las mismas ha dejado a no pocos estudios obsoletos escasos meses despus de haberse publicado. En el mejor de los casos, aquellos anlisis que pronosticaban determinadas tendencias futuras de utilizacin de estas tecnologas se referan a entornos geogrficos o pases muy especficos (ej. Basso, 1997). No existan, pues, hasta el momento estudios comparativos relevantes que nos indicaran el grado de utilizacin de las tecnologas Internet por parte de los departamentos de comunicacin corporativa -o similares- de empresas de reas geogrficas diversas. El presente estudio trata de cubrir parte de ese hueco. Dos han sido las razones que inspiraron la puesta en marcha de un estudio de estas caractersticas: Tanto profesionales como tericos de la comunicacin debemos conocer las caractersticas y funcionamiento de las nuevas tecnologas, y analizar cmo pueden integrarse estos nuevos medios en los programas y/o planes de comunicacin de empresas e instituciones. A travs de la World Wide Web, miles de organizaciones tienen la posibilidad de comunicarse con sus pblicos y promover sus puntos de vista. La capacidad de poder transmitir palabras, imgenes (grficos, fotografas, vdeo) y sonidos convierten Internet en una poderosa herramienta de comunicacin e interaccin para las empresas.
INTRODUCTION
Introduction
In just a few years new Internet-based technologies have changed remarkably the way in which companies and institutions communicate and interact with their audiences. Consequently, corporate communications and Public Relations professionals have had to adapt the strategic vision to deal with this new reality, as well as to improve the technical skills to use, or at least understand, new technologies. In this respect, there are many studies (Esrock and Leichty, 1999, 2000; Krug and Haselkorn, 2002; Kent, Taylor and White, 2003; Settles, 1996; Witmer, 2000; etc.) that have analyzed the way in which these new corporate communications techniques and tools which redesign processes in companies and institutions can be used from a theoretical standpoint. Others have tried to establish precisely the 'state of the art' in the real use of such technologies (Bovet, 1995; Ha and Pratt, 2000; Taylor, Kent and White, 2001). However, the frantic rhythm of their evolution has made many studies obsolete a few months after being published. At best, the analysis that foresaw certain future trends in the use of these technologies referred to specific geographic environments or countries (e.g., Basso, 1997). However, to date there have been no relevant comparative studies indicating the degree to which corporate communications departments in different geographic regions use Internet technologies. This study aims to fill that gap. There are two primary reasons for conducting this study: Both communications professionals and theorists need to know the features of new technologies and how they work and to analyze how these new media can be integrated in the communication programmes and/or plans for companies and institutions.
De hecho, estamos asistiendo a la convergencia de tres medios "tradicionales" de comunicacin: el telfono, la televisin y el ordenador personal. Los tres, a medida que convergen, estn dando lugar a diversas formas de comunicacin interactiva. La miniaturizacin de los componentes tecnolgicos y los avances en el rendimiento y velocidad de los procesadores son un buen ejemplo de los avances tecnolgicos que est permitiendo dicha convergencia, si bien creemos que es el desarrollo y avance de la fibra ptica y la posibilidad de digitalizacin de imgenes y sonidos las que estn creando las bases para la convergencia de las telecomunicaciones, el ordenador y la televisin. Para la comunicacin empresarial e institucional, las tecnologas de Internet (lo que incluye no slo los websites externos, sino tambin las intranets o extranets corporativas) ofrecen mltiples posibilidades. Inicialmente, el intercambio de mensajes de texto a travs del correo electrnico supuso un avance significativo. Poco despus, la posibilidad de transmitir imgenes y sonidos a travs de Internet, anim a miles de compaas a lanzar sus propios websites, aun cuando su alcance y valor comercial e informativo todava era muy limitado. En la actualidad, los sistemas de correo electrnico constituyen medios de gran utilidad a la hora de enviar mensajes a los diversos pblicos de la organizacin como, por ejemplo, revistas o boletines electrnicos, comunicados de prensa, invitaciones, etc. Sin embargo, el formato que mayor evolucin est mostrando es el de las pginas web, que han multiplicado sus posibilidades de diseo, integracin de elementos multimedia e interactividad con el usuario. Estas posibilidades no deberan pasar desapercibidas para las organizaciones, y refirindonos a las relaciones con los medios de comunicacin, son ya numerosas las empresas que tienen un espacio especfico para la comunicacin con los medios de comunicacin (normalmente denominada "sala de prensa online"). Desde esta rea especfica, las compaas pueden informar de todo tipo de noticias y novedades a la prensa, facilitndole la obtencin de cualquier informacin acerca de la empresa, fotografas, imgenes de vdeo, etc., al tiempo que tambin puede servir para canalizar solicitudes de informacin de los medios hacia la empresa. El objeto de la presente investigacin ha sido precisamente profundizar sobre el modo en que las empresas espaolas, del resto de Europa, y estadounidenses estn utilizando Internet -a travs de las denominadas "Salas de Prensa" o reas similares- en su relacin con los medios de informacin. Objetivo del estudio A partir de las premisas anteriores, esta investigacin planteaba tres objetivos claramente definidos que deban ser objeto de estudio: Conocer, en general, la utilizacin de Internet como herramienta de comunicacin e interaccin de las empresas espaolas, de la Europa Occidental y de los Estados Unidos con los medios de comunicacin de sus respectivos pases. Conocer, en particular, si pueden establecerse parmetros comunes o diferenciales entre los distintos pases analizados respecto a su utilizacin de Internet en la relacin entre las empresas y los medios de comunicacin. Tratar de apuntar tendencias futuras de utilizacin de la herramienta (Internet) y proponer un modelo de interaccin con los medios de comunicacin a travs de las nuevas tecnologas y, especficamente, de Internet. Con el fin de alcanzar estos tres objetivos, se ha procedido al anlisis de las pginas web de una seleccin de grandes empresas espaolas, europeas y norteamericanas -a las que tambin se ha sumado el caso de Singapur-, como resultado de una preseleccin de pases "tecnolgicamente avanzados". A continuacin se detallan los pasos seguidos a lo largo de esta investigacin:
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INTRODUCTION
Through the World Wide Web, thousands of organizations have the opportunity to communicate with their audiences and to promote their points of view. The capacity to transmit words, images (graphics, pictures, and video) and sounds turns the Internet into a powerful communications and interaction tool for organizations.
In fact, we are witnessing the convergence of three 'traditional' communications media: telephone, television and personal computer. As they converge, the three of them create diverse interactive communication forms. The miniaturization of technological components and the advances in processors' performance and speed provide good examples of the technological progress that such convergence makes possible. However, we believe that the development of fibre optics and the possibility of digitalizing images and sounds is what really sets the foundation for the convergence of telecommunications, television and the personal computer. For corporate and institutional communications, Internet technologies (including not only external websites, but also corporate intranets or extranets) offer multiple possibilities. Initially, the exchange of text messages through electronic mail meant a significant step forward. Later, the possibility of transmitting images and sounds through the Internet encouraged thousands of companies to launch their own websites, even when their commercial and informative reach and value was still very limited. Currently, electronic mail systems provide a very useful media to send messages to an organizations's different audiences in formats such as electronic magazines or bulletins, press releases, invitations, etc. However, the format showing the highest degree of progress is that of web pages, which have seen design possibilities, integration of multimedia elements and interaction with the user greatly broadened. These possibilities should not go unnoticed by organizations, and, where media relations is concerned, many companies already devote specific sections of their web to communicate with the media, usually called 'online press rooms'. From this specific area, companies can deliver any type of news to the press, making it easy for journalists to obtain information regarding the company, pictures, video recordings, etc., while simultaneously serving as a channel for information requests to the company. The goal of this research is to study in depth the way in which companies from Spain, the rest of Europe and the US use the Internet -through the so-called 'press rooms' or similar areas- in their relationship with the media.
Objectives
Taking into account the aforementioned assumptions, this study established three clearly defined objectives: Explore the use of the Internet as a communications and interaction tool with the media by companies from Spain, the rest of Europe and the US. Discover if common or differential parameters can be established regarding the use of the Internet in the relationship between companies and the media among the different countries analyzed. Try to identify future trends of use of the Internet and propose a model of interaction with the media through new technologies and, specifically, through the Internet.
With the goal of reaching these three objectives, we analyzed web pages from a selection of large Spanish, European and US companies -to which we have also added the case of Singapore-, as a result of a short-list of 'technologically advanced' countries. The following is a detailed description of the steps taken throughout this research:
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Fases del estudio1 La investigacin se desarroll en su totalidad a lo largo del segundo semestre de 2004, a lo largo de siete fases que referimos brevemente a continuacin:
1.
Anlisis de la situacin, revisin bibliogrfica: realizada a lo largo del mes de junio de 2004. Se procedi a la revisin de diversos estudios nacionales e internacionales realizados anteriormente sobre la materia, as como a la lectura y anlisis de la bibliografa ms relevante, confirmndose las limitaciones de los escasos estudios existentes hasta la fecha. Grupo de discusin con periodistas: reunin realizada en junio de 2004 con cinco representantes de medios de comunicacin espaoles (Actualidad Econmica, Cinco Das, CNN+, Computerworld, y Radio Intereconoma) con el fin de contar con datos y aspectos cualitativos suficientes sobre los usos actuales de las Salas de Prensa virtuales por parte de los profesionales de la comunicacin de cara a la investigacin cuantitativa posterior. Determinacin de la muestra: junio de 2004. Se definieron los criterios de seleccin de los pases y las empresas que deberan ser objeto de estudio. En concreto, se determin que se analizaran 15 empresas seleccionadas entre aquellas de mayor volumen de facturacin de 5 pases europeos (Alemania, Dinamarca, Francia, Noruega y Reino Unido), 30 empresas de los Estados Unidos, y 15 de Singapur, adems de 50 empresas espaolas. Es decir, un total de 170 empresas de 8 pases distintos. La seleccin de pases se realiz a partir del rnking de "e-readiness" que elaboran anualmente la prestigiosa revista The Economist y la compaa IBM (Economist Intelligence Unit, 2004) y que analiza el grado de adecuacin tecnolgica que tienen los distintos pases del mundo para la utilizacin de las tecnologas de Internet en sus diversos mbitos de aplicacin (empresarial, gubernamental, social, etc.). La Tabla 1 muestra dicho ranking. Dado el predominio de los Pases Nrdicos en la penetracin y utilizacin de dichas tecnologas se juzg adecuado incluir en el estudio a dos pases (Dinamarca y Noruega, nmeros 1 y 4 del ranking e-readiness respectivamente) de este rea geogrfica. Los datos del ranking de e-readiness parecan indicar que las empresas de estos pases pudieran estar utilizando prcticas profesionales ms avanzadas que las del resto de pases y, particularmente, que las de las sus homlogas espaolas. Asimismo, se seleccionaron para el estudio Reino Unido (puesto nmero 2 del ranking), Estados Unidos (nmero 6 del ranking), Singapur (puesto 7), Alemania (puesto 13), Francia (puesto 18), y Espaa (puesto 21). La inclusin de Alemania y Francia obedece fundamentalmente al peso econmico de las empresas de esos pases en la economa europea y mundial. Por su parte, la inclusin de Espaa obedece al inters del equipo investigador por contar con datos especficos de nuestro pas. Una vez determinados los pases, el siguiente paso fue seleccionar las empresas que seran analizadas de cada uno de ellos. De este modo -dado el objeto del estudio- se definieron criterios para seleccionar a una muestra representativa de las mayores empresas de cada pas. La fuente principal de seleccin a nivel internacional fue el ranking elaborado por la revista Fortune (Top 500, 2004) que, en el caso de algunos pases, como Dinamarca o Singapur, fue necesario complementar a travs de otras fuentes como la revista Dinero (2001) o la publicacin asitica Asiaweek.com (Top 1000, 2004).
2.
3.
1 El presente estudio ha sido posible gracias a un acuerdo de colaboracin entre el Departamento de Comunicacin de IBM Espaa, el Centro Universitario Villanueva (adscrito a la Universidad Complutense de Madrid), y el departamento de Sociologa VI de la propia Universidad Complutense.
12
INTRODUCTION
Phases of the study1

The research took place throughout the second half of 2004 in the seven stages briefly described below: 1. Analysis of the situation and bibliographic research: conducted throughout June 2004. There was a review of several national and international studies previously conducted on this subject, as well as a reading and analysis of the most relevant bibliographies, confirming the limitations of the scarce studies in existence to date. Focus group with journalists: the meeting took place in June 2004 with five representatives from the Spanish media (Actualidad Econmica, Cinco Das, CNN+, Computerworld and Radio Intereconoma) with the goal of gathering enough data and qualitative information about the current use of virtual press rooms by communications professionals, for the subsequent quantitative research. Sampling procedure: In June, 2004 we defined the selection criteria for the countries and companies that would be the object of study. Specifically, we determined that we would select 15 companies from those with the highest revenue in five European countries (Germany, Denmark, France, Norway and the United Kingdom), 30 companies from the US and 15 from Singapore, in addition to 50 Spanish companies. That is, a total of 170 companies from eight different countries. We performed the country selection by consulting the 'e-readiness' ranking prepared every year by the The Economist and IBM (Economist Intelligence Unit, 2004). The ereadiness rankings analyze the degree to which different countries around the world are receptive to the use of Internet technologies in diverse areas (corporate, governmental, social, etc.). Table 1 shows these rankings. Due to the predominance of the Nordic countries in terms of penetration and use of those technologies, we considered it appropriate to include in the study two countries from this geographic area (Denmark and Norway, number 1 and 4 in the e-readiness ranking, respectively). The data from the league table seemed to indicate that companies in those two countries could be using more advanced professional practices than the rest of the countries and, particularly, than their Spanish counterparts. The rest of the countries selected for the study included the United Kingdom (number 2 in the ranking), the United States (number 6), Singapore (number 7), Germany (number 13), France (number 18) and Spain (number 21). The inclusion of Germany and France is mainly due to the economic power held by the companies of these countries in both the European and Global economys. The inclusion of Spain is due to the research team's interest in in having specific data from our country. Once we determined the countries, we selected the companies to analyze from each of them. Due to the objective of the study, we defined some criteria to select a representative sample from the largest companies of each country. The main source for the selection at an international level was the Fortune magazine Top 500, 2004 ranking. In cases such as those of Denmark or Singapore it was necessary to refer to other publications such as Dinero magazine (2001) or the Asian publication Asiaweek.com (Top 1000, 2004).
2.
3.
1 It has been possible to conduct this study thanks to a collaboration agreement between the Communication Department of IBM Spain, the University Centre of Villanueva (appointed to the Complutense University of Madrid), and the Sociology VI Department of the Complutense University.
13
Tabla 1 Clasificacin "e-readiness" 2004 segn The Economist Intelligence Unit
Finalmente, en el caso de Espaa, se han utilizado los directorios de Fomento de la Produccin (2003) y Actualidad Econmica (2004).
4.
Diseo y pre-test: fase de diseo del documento de recogida de datos (en adelante, el "cuestionario") y realizacin de un pre-test a partir de dicho documento. El diseo del cuestionario se llev a cabo durante el mes de julio de 2004. El pre-test fue realizado entre seis empresas, dando lugar a ligeras modificaciones en el cuestionario inicial y a la inclusin de algunos aspectos que no se haban contemplado inicialmente. Recogida de informacin: toma de datos de las 170 empresas seleccionadas para el estudio. En esta fase, que se llev a cabo durante los meses de agosto y septiembre de 2004, se visitaron las pginas webs de todas las empresas que ha formado parte del estudio, recogindose los datos necesarios a travs del cuestionario previamente diseado. Hubo, no obstante, dos aspectos que se analizaron posteriormente. As, la solicitud de informacin por correo electrnico a aquellas empresas que disponan de este canal de comunicacin en sus Salas de Prensa se realiz entre el 11 y el 15 de octubre. Por su parte, la verificacin de la actualizacin de las Salas de Prensa se realiz entre el 18 y el 22 de octubre. El motivo por el que retrasamos el anlisis de estas dos variables fue poder garantizar que su anlisis se produca durante un periodo de actividad empresarial -y meditica- normal, lejos ya del menor nivel de actividad de los meses de verano.
5.
14
INTRODUCTION
Table 1 e-readiness ranking 2004, according to the Economist Intelligence Unit
Finally, in the case of Spain, we used the directories of Fomento de la Produccin (2003) and Actualidad Econmica (2004). 4. Design and pre-test: in this phase we gathered the data and performed a pre-test of the 'questionnaire', which we designed in July 2004. Six companies participated in the pre-test, resulting in slight changes to the initial questionnaire and in the inclusion of several aspects that we had not considered initially. Data gathering: gathering of data from the 170 companies selected for the study. In this phase, which took place in August and September 2004, we visited all of the companies' web pages, gathering the necessary information through the questionnaire. However, two aspects of the questionnaire required that we that we analyze the results at a later date. The request for information via e-mail (from those companies that had this option in their press rooms) was performed between October 11th and 15th. And the confirmation of the updating of the press rooms took place between October 18th and 22nd.
5.
15
6.
Anlisis de los datos: volcado en soporte informtico de los datos recogidos y anlisis preliminar de los mismos. Dicha fase se realiz durante los meses de noviembre y diciembre de 2004. Estudio e interpretacin de los datos: anlisis final de los datos. Redaccin y maquetacin del informe final de conclusiones. Enero, febrero y marzo de 2005.
7.
Resultados En las pginas siguientes, se exponen de forma pormenorizada los resultados obtenidos en cada una de las 52 preguntas de las que constaba el cuestionario2, as como un anlisis y valoracin de los mismos. Como podr observar el lector, para cada pregunta se muestran en una tabla los resultados obtenidos por el total de empresas analizadas en cada pas. Cabe sealar, no obstante, que dos de esos pases (Estados Unidos y Espaa) contaban inicialmente con una seleccin de empresas superior a la del resto, por lo que ha habido que establecer criterios que permitieran la comparacin de los resultados y la obtencin de datos globales. As, en el caso de Estados Unidos y Espaa, se han analizado los resultados de las 30 y 50 empresas seleccionadas respectivamente de forma inicial, frente a las 15 empresas seleccionadas en el resto de pases. Posteriormente -mediante una tcnica similar a la del muestreo sistemticose seleccionaron 15 empresas de entre esas 30 50 seleccionadas inicialmente en Estados Unidos y Espaa, con el fin de poder incluir sus resultados junto a los del resto de pases participantes en el estudio y que, en todos los casos, contaban con 15 empresas. De este modo, en el caso de Estados Unidos, los resultados individuales que arroja el anlisis de estas 15 empresas figura en las tablas junto al epgrafe "Estados Unidos 15". De modo similar, "Espaa 15" hace referencia al anlisis de una sub-muestra de 15 empresas. Por su parte, los resultados recogidos en el "Total" hacen referencia a los datos correspondientes a las muestras de 15 empresas de todos los pases, Estados Unidos y Espaa incluidos, es decir a un total de 120 empresas de 8 pases distintos.
2 Se incluye una copia del cuestionario utilizado en el apndice del estudio.
16
INTRODUCTION
We delayed the analysis of these two variables so that we would be able to guarantee the analysis took place in a normal working period for business and the media, instead of the during the summer months when there is a lower level of activity. 6. Data analysis: loading the gathered data into an IT format and preliminary analysis. This phase took place in November and December 2004. Study and interpretation of the data: final analysis of the data. Editing and layout of the final report. January, February and March 2005.
7.
Results
The following pages show the detailed results obtained in each of the 52 questions from the questionnaire2, as well as an analysis and assessment of them. The results for each question from all the companies appear in a table. However, please note that two of those countries, the United States and Spain, had a higher initial selection of companies than the rest, so there was a need to establish criteria that made it possible to compare the results and to obtain global data. In the case of the United States and Spain, we analyzed the results of the 30 and 50 companies initially selected, respectively, as opposed to the 15 companies selected for the rest of the countries. Afterwards, through a technique similar to that of systematic sampling, we chose 15 companies from the 30 and 50 initially selected from the United States and Spain, aiming to include their results together with those of the rest of the countries participating in the study, which in all cases had 15 companies. Therefore, in the case of the United States the individual results delivered by the analysis of these 15 companies appear in the tables under the headline 'United States 15'. Similarly, 'Spain 15' refers to the analysis of a sub-sample of 15 companies. The results gathered under the headline 'Total' refer to the data corresponding to the samples of 15 companies in all the countries, including the United States and Spain, that is, a total of 120 companies from 8 different countries.
2 A copy of the questionnaire is included in the appendix of the study.
17
Resultados
Results
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
1 Does the analyzed company have a web page?

"The vast majority of the companies analyzed have a website"
Spain
All countries
Spain is the only country where some companies analyzed do not have a website. Out of the four Spanish companies without a web page, three are multi-national companies that direct the user to the corporate page (Dow Chemical Ibrica, Carat Espaa and Petrogal Espaola).
Dispone la empresa analizada de pgina web? - Espaa, nico pas en el que hay empresas analizadas que no disponen de pgina web. - De las cuatro empresas espaolas que no disponen de web, tres son multinacionales que remiten a la pgina corporativa (Dow Chemical Ibrica, Carat Espaa y Petrogal Espaola).
2 Who is the website targeted at?

"Media is considered as the second most important audience"
* In this category, the results of 15 Spanish companies (Spain 15) are included.
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BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
An analysis of the home pages of the companies indicates that media is considered the second most important audience after clients. Almost 96% of the American companies consider media a key target for their websites, with the same importance as customers or investors. In all of the companies analyzed, media are treated with more importance than other targets, such as investors, analysts or business partners.
Pblicos a los que se dirige la pgina web - Un anlisis de las pginas principales de las empresas analizadas indica que los medios de comunicacin son el segundo pblico ms importante, siendo los clientes el targer nmero 1. - Casi el 96% de las empresas americanas incluyen a los medios como pblico objetivo de su pgina web, con la misma presencia que clientes o inversores - En todas las empresas analizadas existe mayor foco en el pblico 'prensa' que en otros objetivos como inversores, analistas o socios comerciales.
22
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
3 Does the company have a Press Room or a section

dedicated to information for the media?
"Only 18 companies analyzed lack a press site on their web page"
Spain
USA
European countries (Spain inc.)
All countries
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BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Other countries
Spain had the highest number of company web sites without Press Rooms or sections for the media. In the US, all the companies analyzed dedicate a section of their website to communication with the media. In the other countries, only 1 out of 15 companies analyzed do not have a section for the media on their website.
Tiene Sala de Prensa o algn espacio reservado a la informacin dirigida a medios de comunicacin? - Espaa obtiene las cifras ms altas de ausencia de Sala de Prensa o espacio para medios de comunicacin. - En EE.UU. la totalidad de empresas analizadas dedican un espacio de su web a la comunicacin con medios. - En el resto de pases, slo 1 de las 15 empresas analizadas no disponen de un espacio para medios de comunicacin en su web.
4 Name of the press area

Many of the companies analyzed named the section used for professional media differently. The most common term is "Press Room". Most of the names found are specifically directed to the target or public of the pages, for example, "Press Office", "Press Centre", "Media Relations", "Media Service" or "Media Centre". However, in some cases more general terms are used such as "News", "News Section" or "Latest news". We think that the best term for the press area in a corporate web site should mention the users of this area, in order to avoid confusion with commercial or marketing information, which is often called "news". In the appendix, there is a table with the complete list of the companies analyzed in this study, along with their respective URLs, sorted by country.
Denominacin - El rea especfica para los medios de comunicacin recibe diferentes denominaciones en las compaas analizadas. El trmino ms cmun encontrado en este estudio es el de Sala de Prensa. La mayora de los nombres de estas reas estn dirigidos especficamente a los pblicos o audiencias de las pginas, como por ejemplo, "Gabinete de Prensa", "Centro de Prensa", "Relaciones con los medios", "Servicio a medios" o "Centro de medios". Sin embargo, en algunos casos se utilizan trminos ms generales, como "Noticias" "rea de Noticias" o "ltimas noticias". Creemos que la mejor denominacin del rea de prensa en una web corporativa debe mencionar al usuario de este rea, para evitar confusiones con la informacin comercial o ms propiamente de marketing, que suele recibir el nombre de "Noticias". - En el anexo puede encontrarse una tabla con la lista de empresas analizadas, junto con sus URLs, ordenadas por pas de procedencia.
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AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
5 Number of clicks to reach the Press Room from the

home page
"3 out of 4 press rooms are accessible through one single click"
Spain
UK
All countries
Other countries
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BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
This data shows how visible and easy it is to find the Press Room amongst all the information shown on corporate websites. A press site one click from the home page could be important to journalists who access the website infrequently and are not familiar with it. Spain shows figures below the average for access in a single click. The UK and Singapore report the best figures. All of the press rooms analyzed in these countries are accessible a single click from the home page. Surprisingly enough, the US has the worst results and in most companies two clicks are necessary to reach the Press Room.
Nmero de clics para llegar a la Sala de Prensa desde la pgina principal - Este aspecto refleja la visibilidad y facilidad de localizacin de la Sala de Prensa entre el conjunto de la informacin que muestra la web corporativa. Este aspecto puede ser importante en el caso del acceso de periodistas que lo hagan de forma ocasional y no estn familiarizados con la web. - Espaa registra unas cifras de acceso en un clic inferiores a la media total. - Los mejores registros corresponden a Reino Unido y Singapur. Todas las empresas analizadas son accesibles en un solo clic desde la pgina principal. - Sorprendentemente, EE.UU. obtiene los peores resultados y en la mayora de las empresas son necesarios dos clics para llegar a la Sala de Prensa.
6 Is registration necessary to access the Press Room?

"Registration is not required in almost 95% of the companies analyzed"
Spain
Germany, France
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AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
USA, UK, Denmark, Singapore, Norway
All countries
The concept of "Registration" refers to the fact that certain companies do not allow access to their "Press Room" if the visitor has not filled out a registration form. In our opinion, this measure is an unnecessary barrier which stands in the way of accessing company information, and the most advisable course of action is to allow access to the press room without any form of registration. Spain has a higher than average percentage of press rooms that require registration. Three Spanish companies require user name and password for using the Press Room: o In one company, the user is registered immediately (RENFE). o In another company, the user is registered with a delay of one week (Peugeot). o In another company, a registration form over the Internet was not available (Renault). In five countries (the US, Denmark, Norway, Singapore, and the UK), none of the companies restricted their press area Germany and France report the highest percentages of restrictions on their press areas. Registration is used primarily by companies in two sectors (automobiles and railway transportation): o Renfe, SNCF, Audi, Volkswagen, Peugeot.
Es necesario registro para acceder a la Sala de Prensa? - El concepto "Registro" hace referencia a que algunas empresas no permiten el acceso a su "Sala de Prensa" si previamente no se cumplimenta un formulario de registro. En nuestra opinin, esta medida supone una barrera innecesaria que obstaculiza el acceso a la informacin de la compaa, por lo que lo ms aconsejable es permitir el acceso a la sala de prensa sin registro alguno. - Espaa tiene unos porcentajes ms elevados que la media total y la media europea en registro de empresas. - Tres o o o empresas espaolas requeran usuario y contrasea para la utilizacin de la Sala de Prensa: En una se recibi el usuario de forma inmediata (RENFE). En una se recibi el usuario con una semana de retraso (Peugeot). En una no se encontr frmula de registro va web (Renault).
- En cinco pases (EE.UU., Dinamarca, Noruega, Singapur y Reino Unido) no se contabiliz ninguna empresa que restringiera su rea de prensa. - Alemania y Francia representan los porcentajes ms altos de restriccin de reas de prensa. - El registro corresponde mayoritariamente a empresas encuadradas en dos sectores (automovilstico y de transporte ferroviario): o Renfe, SNCF, Audi, Volkswagen, Peugeot.
27
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
7 Does the press room have press releases?

"Press Releases are the most common content found in the Press Rooms"
Spain
All countries
Most companies have press releases in their Press Rooms. The only exception in this study is a Spanish company (BASF) which directs press releases to its German website.
Dispone de notas de prensa? - La gran mayora de empresas disponen de notas de prensa en su Sala de Prensa. - La nica excepcin del estudio es una empresa espaola (BASF) que dirige las notas de prensa a su pgina alemana.
28
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
8 Are the press releases classified?

"96,4% of the companies analized recognize the importance of organizing the information"
Spain
Denmark
Norway
Most companies understand the importance of classifying their press releases in order for visitors to easily find information. Scandinavian countries report the worst practices, with the highest percentages lacking classification. In the US, the UK, Germany, France and Singapore, all the Press Rooms analyzed classified their press releases.
Estn clasificadas las notas de prensa? - La gran mayora de empresas reconocen la importancia de clasificar sus notas de prensa para una mejor localizacin de la informacin. - Los pases nrdicos son los que representan peores prcticas con los porcentajes ms elevados de ausencia de clasificacin. - En EE.UU., Reino Unido, Alemania, Francia y Singapur la totalidad de las Salas de Prensa analizadas clasifican sus notas de prensa.
29
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
9 How are press releases classified?

"The most common type of classification for press releases is by date"
Spain
Germany
France
USA, Norway
All countries
30
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
The most common classification is by date, although it would be desirable to have another type of classification whereby information could be sought by subject. Only Germany and France report a significant percentage classified by date and subject. In the US and Norway, the only classification in the Press Rooms analyzed is by date. Spain's percentage of classification by date and subject is below both the European and total average.
Qu tipo de clasificacin tienen las notas de prensa? - La clasificacin ms habitual es por fecha, si bien sera deseable algn otro tipo de clasificacin que facilitara la bsqueda de informacin relativa a determinados temas. Slo Alemania y Francia alcanzan porcentajes significativos de clasificacin por fecha y tema. - En EE.UU. y Noruega la nica clasificacin en las Salas de Prensa analizadas es la de fecha. - Espaa tiene un porcentaje de clasificacin por fecha y tema inferior a la media europea y a la media total.
10 How old are the press releases in the Press Room?

"In 50% of the cases, press releases are kept for more than 3 years in the archive"
Spain
USA
31
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Singapore
France
All countries
Although the principal aim of press releases is to provide up-to-date and new information to the media, they are often useful for preparing more substantial articles too. In the latter case, it serves both the companies' and the journalists' interests to have a good archive of press releases. The Press Rooms of Singapore and US companies archive press releases for the longest times. Spain's percentage shows that it keeps its press releases over three times longer than the European and total average. In Germany, France and Norway most information in Press Rooms is kept for less than a year. They attach more importance to current news than to archived information.
Qu antigedad tienen las notas de prensa de la Sala de Prensa? - Aunque la finalidad principal de las notas de prensa es proporcionar informacin actual y novedosa a los medios de comunicacin, no es menos cierto que en muchas ocasiones son tiles para la elaboracin de artculos de fondo. En este ltimo caso, resulta conveniente disponer de un buen archivo de notas de prensa. - Singapur y EE.UU. son los pases cuyas Salas de Prensa poseen un archivo de notas de mayor antigedad. - Espaa alcanza un porcentaje de antigedad mayor de tres aos superior a la media europea y total. - En Alemania, Francia y Noruega las Salas de Prensa tienen mayoritariamente una antigedad menor de un ao. Prevalece la actualidad frente al archivo.
32
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
11 Are there backgrounders or reports in the Press Rooms?

"Backgrounders are more popular in the USA, the UK and France, the opposite to the Nordic companies"
Spain
USA
Denmark
All countries
33
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
In addition to "press releases", it is advisable to provide the media with an archive including short reports about different aspects of the company. The US, UK and France report the highest levels of availability of press reports. Denmark's Press Rooms are most likely to lack a section with reports and backgrounders. Spain meets the European average. 50% of companies have reports in their Press Rooms. Norwegian Press Rooms show low levels of availability of reports, although reports are available in other areas of the website.
Dispone de backgrounders o informes? - Adems de las "notas de prensa", es conveniente poner a disposicin de los medios de comunicacin un archivo con informes breves sobre distintos aspectos de la compaa. - EE.UU., Reino Unido y Francia tienen los mayores porcentajes de disponibilidad de Informes de prensa. - Dinamarca es el pas cuyas Salas de Prensa ms frecuentemente no disponen de una seccin de informes o backgrounders. - Espaa se encuentra a la par de la media europea, con un 50% de empresas que disponen de informes en su Sala de Prensa. - Las Salas de Prensa noruegas tienen un % bajo de disponibilidad de informes, que sin embargo s se encuentran disponibles en otras reas de la web.
12 Are the reports classified by subject or date?

"3 out of 4 press rooms classify the reports"
Spain
USA, Germany, France, Norway
34
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
Denmark
All countries
The proper organization of reports allows for easier use by the Media. All of the companies analyzed in the US, Germany, France and Norway organized their reports. In Denmark, on the other hand, none of the three companies with reports in their Press Rooms organize them by topic. Spain, where 75% of the companies analyzed organize their backgrounds by topic, is below the European average (88%) and the total average (89%).
Estn clasificados los informes? - El hecho de que los informes estn o no clasificados suele ser un factor que facilita su utilizacin por parte de los medios de comunicacin. - EE.UU., Alemania, Francia y Noruega son los pases en los que las empresas analizadas registran un 100% de clasificacin de informes. - En Dinamarca, por el contrario, de las tres empresas que contienen informes en sus Salas de Prensa, ninguna los clasifica. - Espaa, con un 75% de empresas que s clasifican los informes, est por debajo de la media europea (88%) y total (89%).
35
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
13 How are the backgrounders organized?

"The most common type of classification for backgrounders is by subject"
Spain
UK
Singapore
All countries
36
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
The nature of reports makes theme the most advisable organizational strategy. Singapore reports the highest percentage of Press Rooms with reports organized by theme, followed by Spain. The United Kingdom has the highest proportion of Press Rooms with reports organized by both theme and date. In the US and France, reports are organized exclusively by date.
Qu biografas pueden encontrarse en la Sala de Prensa? - La naturaleza de los informes hace que la clasificacin temtica sea la ms recomendable. - Singapur es el pas con un mayor porcentaje de Salas de Prensa que clasifican sus informes por tema, seguida de Espaa. - Reino Unido es el pas con un mayor porcentaje de Salas de Prensa que clasifican sus informes por tema y fecha. - En EE.UU. y Francia la clasificacin de los informes se limita exclusivamente a la fecha.
14 Is there a biography section?

"The USA is the country in which companies most frequently include biographies"
Spain
USA
37
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Denmark
All countries
It is useful for Press Rooms to offer the biographies of the company's top management in order to provide facts about their achievements and professional career. The US companies most frequently include biographies in their Press Rooms. In Singapore and the UK, this information is usually included outside the Press Room, in other areas of the website. The Scandinavian countries, Denmark and Norway, do not have this section in the Press Rooms of their companies. Spain, where 17% of the Press Rooms have biographies, is below the total average and level with the European average, a long way from the US.
Dispone de un apartado de biografas? - Es conveniente incluir en la Sala de Prensa las biografas de los principales directivos de la empresa con el fin de facilitar referencias de sus logros y trayectoria profesional. - EE.UU. es el pas en el que ms frecuentemente las empresas incluyen biografas en su Sala de Prensa. - En Singapur y Reino Unido la mayora de las ocasiones se incluye esta informacin fuera de la Sala de Prensa, en otras reas de la web. - Los pases nrdicos -Dinamarca y Noruega- no cuentan con esta seccin en las Salas de Prensa de sus empresas. - Espaa, con un 17% de Salas de Prensa que cuentan con biografas est por debajo de la media total y a la par que la media europea, muy lejos de EE.UU.
38
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
15 Which biographies can be found in the Press Room?

"Most of the companies that have biographies available include those of the Board of Directors"
Spain
Singapore
Denmark
All countries
39
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Most Press Rooms that have biographies include those of the Board of Directors In certain cases, such as in the UK, the Press Rooms prefer to show only the biography of the Chairman/Chairwoman of the company. In Spain, the companies which include biographies in their Press Rooms usually include those of their Boards of Directors.
Qu biografas pueden encontrarse en la Sala de Prensa? - La mayora de las Salas de Prensa que disponen de biografas, incluyen las de su Comit de Direccin. - En algunos casos, como en Reino Unido, las Salas de Prensa dan preferencia a las biografas del presidente de la empresa exclusivamente. - En Espaa, las empresas que incluyen biografas en sus Salas de Prensa incluyen mayoritariamente las de sus Comits Ejecutivos.
16 Is financial data provided?

"The USA and Spain obtain the best results regarding the inclusion of financial data"
Spain
USA
40
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
UK
Denmark
All countries
Both the financial and generalist Media usually reference financial data on companies they are writing about. This data is also useful to analyse the performance of different companies, either at a local or global level. Almost 60% of the Spanish Press Rooms analyzed include financial data of interest to the media. The US, together with Spain, reports the best figures in this section. Almost three quarters of US Press Rooms include financial data. The Scandinavian countries -Denmark in particular- report poor results in this section. Fewer than 14% of Danish Press Rooms include financial data. In the UK and in Singapore, this data is located in another area of the website, which may make it more difficult for the media to find it. Overall data for Europe shows that only 29% of companies include this data in their Press Rooms. The figure is 35% for the total analysis.
Dispone de datos financieros? - Tanto los medios econmicos como los de informacin general suelen hacer referencia a los datos econmico-financieros de las empresas sobre las que informan. Estos datos son tambin tiles para analizar la marcha de las distintas compaas, bien a nivel local o global. - Casi un 60% de las Salas de Prensa espaolas analizadas incluyen datos financieros de inters para los medios. - EE.UU., junto a Espaa, aporta las mejores cifras en este apartado. Casi 3/4 partes de las Salas de Prensa americanas incluyen datos financieros. - Los pases nrdicos, especialmente Dinamarca, aportan malos resultados en este apartado. Menos del 14% de las Salas de Prensa danesas incluyen estos datos. - Tanto en Reino Unido, como en Singapur, estos datos estn ubicados en otras reas de la web, lo que puede dificultar su localizacin por los medios. - Los datos globales de Europa indican que slo el 29% de empresas tiene estos datos en su Sala de Prensa. El 35% en el anlisis total.
41
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
17 Is there a section with information on the history of the

company?
"70% of the American companies analyzed have a company history section in their Press Rooms"
Spain
USA
France, Denmark, Singapore
All countries
42
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
Historical data is useful for preparing interviews with company directors or when writing reports of a broader scope about the company. The US reports the best results in this section. 70% percent of US companies include a section on the company's history in the Press Room. France, together with Denmark and Singapore, report the worst results. Almost 80% of companies do not include this section in the Press Rooms or on their website. Over half of European companies do not include these sections, and only 15% do so within the Press Room. As far as total data is concerned, only 23.4% of the Press Rooms include this section.
Hay un apartado que refleje la historia de la compaa? - Los datos histricos son de utilidad en la preparacin de entrevistas a directivos de la compaa o a la hora de escribir reportajes ms amplios sobre la empresa. - EE.UU. obtiene el mejor resultado en este apartado. Un 70% de las empresas americanas incluyen un apartado de historia de la compaa en la Sala de Prensa. - Francia, junto con Dinamarca y Singapur, obtiene los peores resultados. Casi un 80% de las empresas no incluyen este apartado en la Sala de Prensa ni en la web. - En los datos de empresas europeas, ms de la mitad de las empresas no incluyen estas secciones, y solo el 15% la incluyen en la Sala de Prensa. - En los datos totales, solo un 23,4% de las Salas de Prensa incluyen esta seccin.
18 Is there a section including press clippings on the company?

"Press clippings are not available in most of the Press Rooms analyzed"
43
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Spain
Germany
Singapore
All countries
The Press Rooms of certain companies include news coverage in the media, although in this section the laws enforced in each country play an important role. In general, Press Rooms do not include this type of information, which tends to be subject to copyright. In Spain, only 23.5% of the companies include press clippings on their websites. Of the countries examined, companies from Germany and Singapore most commonly include this section with results of around 40%.
Hay un apartado que incluya los clippings de la compaa? - Algunas empresas incluyen en sus Salas de Prensa las apariciones o cobertura informativa que han tenido en los medios de informacin, si bien en este apartado influye la legislacin vigente en cada pas. En general, las Salas de Prensa no incluyen este tipo de informacin que suele estar sujeta a la normativa de derechos de autor. - En Espaa, solo el 23,5% de las empresas incluyen recortes de prensa en sus pginas web. - Alemania y Singapur, con porcentajes alrededor del 40% son los pases cuyas Salas de Prensa incluyen ms frecuentemente esta seccin.
44
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
19 Are there other sections in the Press Rooms?

"Other sections frequently included are Agenda, Events and Corporate Publications"
Spain
Germany
France
All countries
In Germany and France, and to a lesser degree, in the US, Spain and the Scandinavian countries, there are other sections of interest in the Press Rooms. Apart from the sections analyzed in this study, the most common sections in the aforementioned countries are Agenda, Events and Corporate Publications. In the UK and Singapore, the only sections that appear are those previously analyzed in this study.
45
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Hay otras secciones? - En Alemania y Francia, y en menor nivel en EE.UU., Espaa y los pases nrdicos, hay otras secciones de inters en las Salas de Prensa. - Adems de las secciones analizadas en este estudio, las ms habituales en dichos pases son Agenda, Eventos y Publicaciones corporativas. - En Reino Unido y Singapur no hay ms secciones que las analizadas previamente en este estudio.
20 Does the Press Room have a photo archive?

"Only half of the companies analyzed have a photo archive available to the media"
Spain
Germany
46
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
USA
All countries
One of the main advantages offered by the Internet in comparison with other channels of communication is the possibility of easily sharing images and audio and video files. Nevertheless, this study shows that for the time being the technical possibilities go beyond what many companies offer. The media usually cites this section as the most useful. However, in total, only 50% of the Press Rooms are equipped with such a section. 55.9% of Spanish Press Rooms have photo libraries, higher than the total average and comparable to the European average in this section. Germany has the highest percentage of Press Rooms with photo archives for the media. US companies least often include a photo archive for the media (20%). France also reports low percentages of Press Rooms with photographic material.
Dispone la Sala de Prensa de archivo fotogrfico? - Una de las grandes ventajas de Internet frente a otros canales de informacin es la posibilidad de transferencia de archivos de imgenes, audio y vdeo. Sin embargo, este estudio muestra como las posibilidades tcnicas estn, hoy por hoy, por delante de lo que ofrecen algunas empresas. - sta suele ser la seccin calificada como de mayor utilidad entre los medios de comunicacin. Sin embargo, en total, solo el 50% de las Salas de Prensa disponen de ella. - Espaa alcanza un porcentaje del 55,9% superior a la media total y equiparable a la media europea en este apartado. - Alemania registra el mayor porcentaje de Salas de Prensa con archivo fotogrfico para medios. - EE.UU. es el pas cuyas Salas de Prensa menos frecuentemente incluyen un archivo fotogrfico para medios de comunicacin (20%). Tambin Francia presenta unos porcentajes bajos de presencia de material fotogrfico.
47
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
21 Does the photographic archive have thumbnails of the

photos?
"All of the German companies have thumbnails to organize their photo archives"
Spain
Germany
All countries
Thumbnails use less memory and make it easier to view and choose images. Most Press Rooms with a Photographic Archive also include thumbnails for viewing images. Spain is slightly below the total and European average, though above figures for the UK, France, Denmark and Norway. Germany -once again- reports the best practices. All the companies that have a photographic archive in their Press Rooms offer thumbnails to their visitors.
Dispone el archivo fotogrfico de versiones previas de las fotos (thumbnails)? - Las visiones previas (thumbnails) facilitan la visin y eleccin de las imgenes. - Todos los pases cuyas Salas de Prensa disponen de archivo fotogrfico incluyen mayoritariamente versiones previas para la visualizacin de imgenes.
48
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
- Espaa est muy ligeramente por debajo de la media total y europea, pero por encima de las cifras de Reino Unido, Francia, Dinamarca y Noruega. - Alemania vuelve a registrar las mejores prcticas. Todas las empresas que disponen de archivo fotogrfico en su Sala de Prensa, ofrecen thumbnails a los usuarios.
22 What is the quality of the images?

"Nearly 50% of the companies analyzed have high-resolution pictures"
Spain
UK
Germany
All countries
49
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
The quality of the images determines their possible use by the media. To measure the quality of the pictures, we considered three factors: size of the image, resolution and colour depth. The combination of these parameters determined if the image was of high, medium or low quality. Sometimes, these parameters could offer different and contradictory results (big image size but low resolution, for example). This question, along with the requirements of each printing system, make it difficult to reach absolute and objective conclusions for some pictures. However, in other cases, the parameters are conclusive and the quality of the image is clear beyond the shadow of a doubt. In our opinion, high quality images are likely to be published in any printed media (including magazines with large colour photographs). "Medium quality" photographs could also be used in printed media, which might need to publish a smaller sized photograph. "Low quality" photographs, meanwhile, lack the necessary quality for publication except for in certain digital publications (Web). Approximately half the companies analyzed, in Europe and in total, have Press Rooms with high quality images. Spain is slightly above average, with more than 52% of Press Rooms having high quality images. The best results in this section are to be found in the UK, where 85% of Press Rooms have high quality photographic material In Germany, most of the companies analyzed have medium quality photos.
De qu calidad son las imgenes? - La calidad de las imgenes determina la posibilidad de uso por parte de los medios de comunicacin. - Para medir la calidad de las fotos se han tenido en cuenta tres parmetros diferentes: tamao de la imagen, resolucin y profundidad de color. La combinacin de estos parmetros sirvi para determinar si la imagen era de alta, media o baja calidad. En ocasiones, los parmetros pueden ofrecer resultados dispares (gran tamao de imagen pero baja resolucin, por ejemplo). Esto unido a que las necesidades de cada imprenta para la utilizacin de las imgenes son diferentes segn el sistema de impresin, hace difcil a llegar a conclusiones objetivas y absolutas en algunas imgenes. Sin embargo, en otros casos, los parmetros son concluyentes y la calidad de la imagen est fuera de toda duda. - En nuestra opinin, las imgenes de alta calidad seran susceptibles de publicacin en cualquier medio impreso (incluidas revistas con fotografas de gran tamao a color). Las fotografas de "calidad media" tambin podran utilizarse en medios impresos que necesiten publicar una fotografa a menor tamao. Por su parte, las fotografas de "calidad baja" no sern reproducidas con calidad aceptable, salvo en determinadas publicaciones digitales (web). - Aproximadamente la mitad de las empresas analizadas, en Europa y en total, disponen de Salas de Prensa con imgenes de alta calidad. - En Espaa, los datos son ligeramente superiores a la media, con ms de un 52% de Salas de Prensa con imgenes de alta calidad. - El mejor resultado en este apartado lo representa Reino Unido, con un 85% de las Salas de Prensa con material fotogrfico de alta calidad. - En Alemania, la mayor parte de las empresas analizadas disponen de calidad media en sus archivos fotogrficos.
50
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
23 In what format are the images available?

"JPEG is the most common format in pictures"
Analyzed countries
All countries
Among the different file types that can be found in the Internet, JPEG is, by far, the most popular one. It offers the best ratio quality/file size and can be considered a web format, so that can be displayed through a simple Internet browser. The TIFF or EPS type, although they have more quality and possibilities for printing, are usually big files in size and they require to be previously downloaded and opened with specific software. Lastly, the GIF type can be only used for digital printing or web publishing. In Spain the JPEG format is also the most common, though there is also a significant presence of the GIF format (10%), which is not used in print media. In Denmark and Norway, the TIFF format, which offers higher quality (and larger) files than JPEG, reports a result of 22% and 14% respectively.
Qu formato tienen las imgenes? - Entre los distintos formatos de archivo que pueden encontrarse en internet, JPEG es, con diferencia, el ms popular. Ofrece la mejor relacin calidad/peso de archivo y se trata de un formato web, con lo que puede visualizarse a travs de un simple navegador. El formato TIFF o EPS, a pesar de que pueden ofrecer una
51
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
mayor calidad y posibilidades para imprenta, generan archivos de mayor peso y que requieren ser descargados y abiertos con programas especficos. Por ltimo, el formato GIF puede utilizarse nicamente en impresin digital o en publicacin web. - En Espaa, tambin predomina el formato JPEG, con una presencia significativa del 10% del formato GIF, que no sirve para impresin en medios. - En Dinamarca y Noruega el formato TIFF, que supone una mayor calidad que el formato JPEG (con mayor peso) alcanza un resultado del 22% y un 14%.
24 Does the Press Room offer company logos?

"Only half of the companies with photo sections offer corporate logos that can be downloaded"
Spain
Germany
Norway
All countries
52
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
Logos are usually good pictures for short articles. The inclusion of the logo more firmly associates the information with the company, although this is equally true for both positive and negative news. We assume that this may be the reason why so much care is taken with the use of the company logo, judging by the results of the study. Curiously, logos are not found in the Press Rooms of more than half of all the companies analyzed. All countries report percentages of between 40% and 50%, except for Spain (36%) and Norway (28%), which have the lowest results.
Dispone de logotipos de la empresa? - El logotipo suele constituir una buena ilustracin para informaciones breves, quedando la informacin mucho ms vinculada a la empresa, si bien es cierto que lo anterior ocurre tanto con las informaciones positivas como con las negativas. Entendemos que esta podra ser la razn del excesivo "celo" que se establece sobre la utilizacin del logotipo, segn se desprende de los datos del estudio. - Curiosamente, en ms de la mitad del total de empresas analizadas no es posible encontrar logotipos en sus Salas de Prensa. - Todos los pases obtienen porcentajes entre el 40 y el 50%, salvo Espaa y Noruega, que con un 36% y un 28% respectivamente, aportan los peores resultados.
25 Are business charts or illustrations provided?

"Business charts or graphs are very unusual in Press Rooms worldwide"
Analyzed countries
53
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
All countries
In this section, we analyze whether companies include illustrative charts (computer graphics or other type) to help comprehension and to complement written information. The use of charts is not a common practice in the Press Rooms we analyzed. They are only used by 10% of the companies we surveyed in Europe and 15% worldwide. In general, charts are not commonly available, although this may depend on the sector of the company's activity. Spanish companies report good figures with 50% of their Press Rooms including some type of graph or illustrative chart. The 4 companies analyzed in Singapore include illustrative charts.
Dispone de grficos de negocio o ilustrativos? - En este apartado se ha analizado la presencia o no de grficos ilustrativos (infogrficos o de otro tipo) como elemento explicativo y complementario de las informaciones de texto. - La utilizacin de grficos es una prctica poco habitual en las Salas de Prensa analizadas. Solo algo ms de un 10% en Europa y un 15% en total, los utilizan. - La disponibilidad de grficos ilustrativos es poco frecuente en general, aunque puede depender del sector de actividad de la empresa. - Las empresas espaolas s aportan unos buenos ndices, con cerca del 50% de Salas de Prensa que incluyen algn tipo de grfico de negocio o ilustrativos. - Las 4 empresas analizadas en Singapur incluyen grficos ilustrativos.
26 Are product photos provided?

"Product photos are available in 74,5% of the Press Rooms analyzed"
54
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
Spain
Germany
UK
All countries
This kind of photograph is relevant for news of a commercial nature. Around 75% of companies in both Europe and worldwide have product photos. Spain's figure is slightly higher: 78.9% of its Press Rooms have product photos in their photographic archives. Companies in the US and Germany, followed by those in Spain, attach the most importance to product photos in their photographic archives. Companies in the UK are least inclined to include product photos in their Press Rooms (28.6%).
Dispone de fotos de producto? - Este tipo de fotografas es relevante para las informaciones de carcter comercial. - La disponibilidad de fotos de producto es mayoritaria en las empresas analizadas, tanto en Europa como en total, con porcentajes alrededor del 75%. - Espaa supera ligeramente esa cifra, con un 78,9% de Salas de Prensa que en sus archivos fotogrficos cuentan con fotos de producto. - EE.UU. y Alemania, seguidos de Espaa, son los pases cuyas empresas que ms importancia dan a las fotos de producto en sus archivos fotogrficos. - Las empresas del Reino Unido son las que menos frecuentemente incluyen fotos de producto en sus Salas de Prensa, con un porcentaje del 28,6.
55
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
27 Are photos of executives provided?

"2 out of 3 companies with a photo archive provide pictures of senior executives"
Spain
Denmark
France
All countries
Executives are the "face of the company", and as a result the media often illustrate their reports with photographs of the directors. Photos of company directors are commonplace in the Press Rooms analyzed with photographic archives. Just over 67% of the total provide these photos. Spain is below the European and total average. Only 47.4% of the Press Rooms with photographic archives have photos of senior executives.
56
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
As far as photos of executives are concerned, Denmark reports the highest figure (90%), and France the lowest (25%).
Dispone de fotos de directivos? - Las directivos son "la cara de la empresa", por lo que los medios de comunicacin suelen ilustrar algunas de sus informaciones con este tipo de fotografas. - Las fotos de directivos de la empresa son frecuentes en las Salas de Prensa analizadas que cuentan con archivo fotogrfico. El 67,3% del total, dispone de estas fotos. - Espaa est por debajo de la media europea y total. Solo un 47,4% de las Salas de Prensa con archivo fotogrfico cuenta con fotos de sus principales ejecutivos. - Dinamarca, con casi el 90% de Salas de Prensa con fotos de directivos, y Francia con slo el 25% representan el mejor y peor resultado en este apartado.
28 Are photos of the company's buildings provided?

"Germany and Singapore have the best and worst figures respectively in this area"
Spain
Germany
57
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
France
All countries
A company's headquarters or offices often clearly identify a certain company or help to transmit certain corporate values such as innovation or technological capacity, especially in the case of symbolic offices or buildings. Spain, where 63.2% of companies provide photos of buildings in their Press Rooms, meets the total average. Germany and Singapore report the best and worst figures in this section, with 76.9% and 0% respectively.
Dispone de fotos de edificios? - En otras ocasiones, la sede de la compaa y de las instalaciones suelen identificar claramente a una determinada empresa o ayudar a transmitir determinados atributos corporativos como la innovacin o la capacidad tecnolgica, especialmente en el caso de las instalaciones o edificios emblemticos. - Espaa, con un 63,2% de empresas que disponen de fotos de edificios en sus Sala de Prensa, est a la par que la media total. - Alemania, con un 76,9% y Singapur con un 0%, representan los mejores y peores resultados en este apartado.
58
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
29 Is there a legal warning regarding rights for the use of

images?
"Half of the companies with photo archives display a legal warning regarding the use of pictures"
Spain
Norway
Singapore
All countries
59
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Press Room photographs may be subject to certain conditions or restrictions of use. It is therefore important to clarify rules for use through a warning. This section may depend on the law enforced in each country. In total, 47% of the companies analyzed provided this kind of warning. The figure for Spain, 57.9%, is above the European and total average. Germany, with 15%, reports the lowest percentage, together with Norway (14.3%). These warnings most often appear in Singapore (100%) and France (75%).
Hay un aviso legal sobre los derechos de utilizacin de las imgenes? - Las fotografas de las Salas de Prensa podran estar sujetas a determinadas condiciones o restricciones de uso, por lo que es importante aclarar mediante algn aviso cules son las normas de utilizacin. - Este apartado puede depender de la legislacin vigente en cada uno de los pases. En el total, un 47% de las empresas analizadas cuentan con este aviso. - Espaa est por encima de las medias europea y total, con un 57,9%. - Alemania, con un 15% representa el porcentaje ms bajo, junto con Noruega (14,3%). - Singapur, con un 100%, y Francia con un 75% representan los ndices ms altos de disponibilidad de este tipo de avisos.
30 Do the Press Rooms provide video files for the the media?
"Video resources are not common in Press Rooms: only in Germany 1 out of every 4 companies has this section"
Spain
Germany
60
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
All countries
Although technology currently available does not, generally speaking, allow companies to send videos in professional digital format to television companies, we have little doubt that this is a phenomenon that will gradually become more widespread in the future. Only 10% of the companies analyzed provide video files in their Press Rooms for use by the media. The countries which attach most importance to this area are Germany and Spain, with figures of 28% and 14% respectively. None of the 14 companies in France have video files, and only 1 out of 13 do in the UK, Denmark, Norway and Singapore.
Dispone de un archivo de vdeo para utilizacin de los medios de comunicacin? - Aunque hoy por hoy la tecnologa disponible no permite el envo generalizado de imgenes en formato digital profesional de las empresas a las televisiones, s creemos que ste ser un fenmeno al que asistiremos progresivamente en el futuro. - Slo un 10% de las empresas analizadas colocan en sus Salas de Prensa un archivo de video para utilizacin o consulta por los medios. - Alemania, con un 28% de empresas que s lo tienen, seguida de Espaa, con un 14% son los pases que ms atencin dedican a esta rea. - Ninguna de las 14 empresas francesas, disponen de archivo de video y solo en 1 de 13 en Reino Unido, Dinamarca, Noruega y Singapur.
31 Are descriptions of the videos provided?

"Half of the companies with a video section available provide descriptions of the videos"
61
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Spain
Germany
All countries
A prior description of video files allows television broadcasters to know the content beforehand and to decide whether to view and/or order the file. Given that use of video is not at all common in the Press Rooms analyzed, percentages vary considerably from one country to another. Nevertheless, 50% of the companies which offer these video files provide a prior description. In Spain, the percentage of companies which include descriptions of their videos in the Press Rooms is 40%, below the total and European average.
Dispone de descripciones de los vdeos? - Una descripcin previa de las imgenes de vdeo facilita que las televisiones puedan conocer el contenido y decidir sobre su visionado y/o peticin.
62
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
- La escasa utilizacin del rea de video en las Salas de Prensa analizadas hace que los porcentajes sean muy variables de un pas a otros. - Sin embargo, puede concluirse que el 50% de las empresas que utilizan estos archivos de vdeo, los acompaan de una descripcin previa. - En Espaa el porcentaje de empresas que incluyen descripcin de sus vdeos en la Sala de Prensa es del 40%, inferior a la media total y europea.
32 Quality of video files

"The quality of the videos limits their use to being downloaded in web quality, not used by TV stations"
All countries
In this section the difficulty of offering high quality video files for use by the media is apparent. None of the Press Rooms of the companies analyzed includes the possibility of directly downloading files of sufficient quality to be used by TV. 100% of the companies which provide videos in their Press Rooms offer web quality.
Calidad de los archivos de vdeo - En este apartado se constata la dificultad de ofrecer archivos de video de alta calidad para ser utilizados por los medios. - Ninguna empresa analizada incluye en sus Salas de Prensa la posibilidad de descargarse directamente archivos con la calidad suficiente para ser utilizados por una TV. - El 100% de las empresas que en sus Salas de Prensa disponen de videos, los cuelgan en calidad web.
63
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
33 Video format
"Real Video is the most common format in videos"
Analyzed countries
All countries
The most popular video format in all countries except Norway is Real Video. AVI or MPEG files, which offer good levels of quality without being too large, are only used by a minority and only in the US.
Formato de los vdeos - Entre los formatos de vdeo, el ms popular es el Real Video, mayoritario en todos los pases menos en Noruega. Se pueden encontrar ejemplos con este formato. - La utilizacin de AVI o MPEG, que ofrecen unos buenos niveles de calidad sin excesivo tamao de archivo es muy minoritaria y slo en EE.UU. suponen un porcentaje relativamente significativo.
64
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
34 Is an audio file provided for use by the media?

"An audio section is rare, appearing in only 7,2% of the companies analyzed"
Spain
Germany
All countries
Use of audio files in Press Rooms can be of considerable help to radio professionals. In many cases, particularly when the information is recent, it is difficult to obtain statements by spokespersons at the speed radio deadlines require. The digitalization of spokespersons' statements is a simple, fast process without major technical requirements and may be an ideal solution in certain cases. Only a minority of the companies analyzed use audio files. Only in Germany are they used by a significant number of companies. Spain, where 2.9% of companies use this type of file, is slightly below the European and total average. In France, Norway and Singapore, not a single company analyzed includes this section in its Press Room.
65
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Dispone de un archivo de audio para utilizacin de los medios de comunicacin? - La utilizacin de ficheros sonoros en las Salas de Prensa puede facilitar considerablemente el trabajo a los profesionales de la radio. En muchas ocasiones, sobre todo cuando se trata de informaciones de actualidad, resulta complicado disponer de declaraciones de los portavoces con la urgencia con la que suelen trabajar las radios. La digitalizacin de declaraciones de portavoces, al ser un proceso sencillo, rpido y sin grandes requerimientos tcnicos, puede ser una excelente solucin en algunos casos. - La utilizacin del archivo de audio es minoritaria en las empresas analizadas. Slo en Alemania hay un porcentaje significativo de empresas que lo utilizan. - Espaa, con un 2,9% de empresas que utilizan este tipo de archivo, est ligeramente por debajo de la media europea y total. - En Francia, Noruega y Singapur no hay ninguna empresa analizada que incluya esta seccin en su Sala de Prensa.
35 Do the audio files have transcripts?

"The few companies that have audio files in their Press Rooms usually include a transcript of them"
Germany
All countries
66
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
Transcribing audio files can make life easier for the media, allowing them to know the content of the statements before downloading the files. A transcript can also help the media avoid errors when listening to or interpreting the spokespersons' statements. Considering that audio files are very infrequently used in the Press Rooms analyzed, the percentages vary greatly from one country to another. Nevertheless, we found that most of the companies providing audio files also provide transcriptions of those files. In Spain, Unin Fenosa, the only company providing audio files, has transcripts.
Dispone de transcripciones de los archivos de audio? - La transcripcin de los archivos de audio puede facilitar el trabajo a los medios, ya que permite conocer previamente a la descarga, el contenido de las declaraciones. Adems, puede evitar errores en la escucha o en la interpretacin de las declaraciones de los portavoces. - La escasa utilizacin del archivo de audio en las Salas de Prensa analizadas hace que los porcentajes sean muy variables de un pas a otro. - Aun as, puede concluirse que las empresas que disponen de archivos de audio lo acompaan mayoritariamente con transcripciones de los mismos. - En Espaa, Unin Fenosa, la nica empresa que disponen de archivos de audio, tiene transcripciones.
36 Quality of audio files
"In most cases, the audio files found in our study could be used by radio broadcasters"
Spain
All countries
67
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
There are two reasons for the difference in the quality of the files. First of all -and here the file format is very important- can the file be downloaded or can it only be played via the website? If the files can only be played (in other words, streaming files which can not be downloaded to the user's hard drive), they will be of little use to the media when preparing their broadcasts. In addition, it is important to consider the quality and purity of the recording. Sometimes the statements come from a press conference, often with noise and echoes. The audio files from the few companies who have them are of good enough quality to be used in radio programmes. The total and European average indicate that around 86% of the existing files provide sufficient quality for use by radio programmes.
Calidad de los archivos de audio - La diferencia de calidad de los ficheros estriba en dos aspectos diferentes. En primer lugar, muy relacionado con el formato del archivo, se trata de considerar si el archivo es descargable o slo reproducible a travs del sitio web. En caso de que los archivos sean solamente reproducibles (es decir, archivos en streaming que no pueden ser descargados al disco duro del usuario), los medios difcilmente podrn utilizar esas declaraciones en la edicin de sus informaciones. Por otro lado, hay que tener en cuenta la calidad y limpieza de la grabacin, puesto que en ocasiones puede tratarse de declaraciones tomadas de una rueda de prensa con el consiguiente eco o ruido en la escucha. - Los archivos de audio, en las pocas empresas en las que existe esta rea, son de calidad suficiente para ser utilizados en emisoras de radio. - El porcentaje total y europeo indica que alrededor del 86% de los casos en los que hay archivo, la calidad es suficiente para ser emitidos por las emisoras.
37 Format of audio files

"MP3 is the most common format in audio files"
Anlayzed countries
68
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
All countries
MP3, as a result of its quality and different compression ratios, is becoming the standard format for digital sound on the Internet. The WAV format offers higher quality but the size is 10 times greater than MP3. Real Audio (RA) files are also very popular in Internet and usually allow files to be listened to, but not captured, which causes considerable problems for radio news programmes when editing news. The most popular file format is MP3, used by 50% of the companies analyzed. Real Audio is the next most popular. In Germany, which has the highest number of Press Rooms with audio files, MP3 and RA files are equally popular (50% each).
Formato de los archivos de audio - El formato MP3, por su calidad y diferentes ratios de compresin, se est convirtiendo en el formato estndar de sonido digital en Internet. El formato WAV ofrece mayor calidad pero con un tamao unas 10 veces mayor que MP3. Por su parte los formatos Real Audio (RA), tambin muy populares en Internet, permiten normalmente la escucha de los archivos, pero no su captura, lo que dificulta considerablemente la edicin de las noticias a los profesionales de la radio. - Entre los formatos de audio el ms popular es el MP3, con cerca de un 50% de utilizacin. Real Audio es el siguiente en difusin. - En Alemania, el pas con mayor nmero de Salas de Prensa con archivo de audio, la utilizacin se reparte al 50% entre MP3 y RA.
38 Is a contact number provided?

"Phone numbers are commonly accepted as the main way of contact in the companies analyzed"
69
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Spain
UK
Singapore
All countries
We believe that the Press Room must complement and support the work of the Communications Department of the companies, providing an additional channel for communication with the media. This means that journalists should be able to contact the company via the web site, telephone or personal contact depending on their preferences and the particular requirements in each case. Nonetheless, a common error is to design commercial or communications web sites, such as those analyzed in this study, in which it is difficult to find something as simple as the company telephone number or the communication department The telephone, the traditional method of contact, is found in around 85% of Press Rooms worldwide. The United Kingdom offers the best results; all of the British companies give a telephone number to contact the company in their Press Rooms. Singapore had the worst results with 42% of Press Rooms providing no contact number. 82.4% of companies surveyed in Spain offer phone contacts, a percentage slightly below the European and total average.
Nmero de clics para llegar a la Sala de Prensa desde la pgina principal - Entendemos que la Sala de Prensa debe complementar y apoyar el trabajo del Departamento de Comunicacin de las empresas constituyendo un canal ms de comunicacin con los profesionales de los medios. Esto significa que se debera facilitar a los periodistas el contacto con la empresa a travs de la web, el telfono o el contacto personal, en funcin de sus preferencias personales y las necesidades de cada caso. Sin embargo, resulta un error habitual disear sitios web, comerciales o de comunicacin, como los analizados en este estudio, en los que es difcil encontrar algo tan sencillo como el telfono de la empresa o departamento de comunicacin.
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AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
- Una forma tradicional de contacto, como es el telfono, se mantiene en las Salas de Prensa de todo el mundo en un porcentaje muy alto, cercano al 85%. - Reino Unido ofrece los mejores resultados, y todas las empresas britnicas reflejan en su Sala de Prensa el telfono para contactar con la empresa. - Singapur, con un 42% de resultados negativos, es el pas con peor balance. - Espaa, con un 82,4% se sita ligeramente por debajo de la media europea y total.
39 Whose contact number is provided?

"Most of the phone numbers provided are for Communications staff"
Analyzed countries
All countries
71
BEST PRACTICES
IN
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If the contact telephone number is through a switchboard or another department, the media, who are often pressed for time, may decide to give up on their attempt. Having a direct line to the Communications Department or to the Communications Manager himself can enhance companymedia communication and also give the impression that the Press Room was created by a group of professionals eager to cooperate with the media. In the overall totals, there is a slight majority of direct contact telephone numbers for Communications Departments or for the head of this department. In Spain, Germany, France and Denmark, this is a majority trend. However, in other countries there are many cases where the telephone number supplied is the general number for the company or other departments.
A quin pertenece el telfono de contacto? - Cuando el telfono de contacto que aparece remite a una centralita o a otro departamento, los medios de comunicacin pueden desistir de intentar el contacto por cuestiones relativas a la urgencia de sus informaciones. Disponer de un telfono directo del departamento de comunicacin, o del propio responsable de comunicacin, puede facilitar la comunicacin medio-empresa, adems de contribuir a la sensacin de que la Sala de Prensa est realizada por un grupo de profesionales dispuestos a colaborar con los medios de comunicacin. - En el total, hay una ligera mayora de telfonos que dirigen al departamento de comunicacin o directamente al responsable de dicho departamento. - En Espaa, Alemania, Francia y Dinamarca esta tendencia es mayoritaria. - Sin embargo, en el resto de pases son numerosos los casos de telfono genrico de la empresa o de otros departamentos.
40 Is there a contact e-mail?

"Near 60% of the companies analyzed have an e-mail contact listed in their Press Rooms"
Spain
Germany
72
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
Singapore
All countries
E-mail is a very useful method of communication for days or periods of time when nobody is available in the department. Furthermore, many media may prefer this method of inquiry for certain information such as reports in which questions have to be asked of several companies, or a questionnaire-type interview. As an alternative method of communication, e-mail scores worse results in the companies analyzed. In total, 41% companies do not include it. Germany has the best results: up to 78.6% of German companies offer a contact e-mail address. Spain is ranked second in this section: 73.5% of Press Rooms have an e-mail address to contact the company. Singapore, where 57% of companies do not feature contact e-mail addresses, has the worst results.
Dispone de correo electrnico de contacto? - El correo electrnico es una frmula de comunicacin muy til para das u horarios en los que no haya nadie disponible en el departamento. Adems, muchos medios de comunicacin pueden preferir este modo de consulta para determinadas informaciones como reportajes en los que se requiere preguntar a varias empresas, o se solicita una entrevista tipo cuestionario por correo electrnico. - El correo electrnico obtiene peores resultados como forma alternativa de comunicacin en las empresas analizadas. En el total, un 41% de las empresas no lo incluyen. - Alemania consigue los mejores resultados, y hasta un 78,6% de empresas alemanas incluyen un correo electrnico para contactar. - Espaa es el segundo mejor pas en este apartado, con un 73,5 de Salas de Prensa que incluyen un correo electrnico para contactar con la empresa. - Singapur obtiene los peores resultados con un 57% de empresas que no incluyen esta caracterstica.
73
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
41 Whose contact e-mail is provided?

"The vast majority of the e-mail addresses belong to the company's Communications staff"
Analyzed countries
All countries
74
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
As in question 39, the Media might not send requests and enquiries by e-mail if they are not sure that their queries will be answered or if they are unsure who will receive the enquiry. A general e-mail for the Press Department, or the Head of Communications, can enhance feedback and communication between the Media and the company, as well as give the impression that the Press Room is run by a group of professionals eager to cooperate with the media. Approximately 75% of e-mail addresses belong to the Communications Department, or its Head. In all countries, with the US in the leading position, the Communications Department or that of its Head is most common e-mail address. Only in Norway are there greater numbers of general e-mails directed to the company, webmasters or other departments
A quin pertenece el correo electrnico de contacto? - Como en el caso de la pregunta 39, los medios de comunicacin pueden no enviar requerimientos y consultas por correo electrnico si no estn seguros de que efectivamente sus consultas sern atendidas o no queda claro a quin estn remitiendo la consulta. Disponer de un correo electrnico genrico del departamento de prensa, o del responsable de comunicacin, puede facilitar el feedback y la comunicacin medioempresa, adems de contribuir a la sensacin de que la Sala de Prensa est realizada por un grupo de profesionales dispuestos a colaborar con los medios de comunicacin. - Aproximadamente el 75% de las direcciones de correo electrnico pertenecen al departamento de comunicacin o a su responsable. - En todos los pases, con Estados Unidos a la cabeza, la direccin de correo electrnico que figura como destinataria con mayor frecuencia es la del departamento de comunicacin o la de su responsable. - Slo Noruega tiene un ndice mayoritario de correos electrnicos dirigidos de forma genrica a la empresa, al webmaster o a otros departamentos.
42 Is an Enquiry form provided?

"An online form is only used by 30% of the companies"
75
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
Spain
France
Denmark
All countries
An enquiry form, which is perhaps the easiest method of contact for website users, is only used by a minority (30%). In Spain, 35% of the Press Rooms analyzed provide this method for enquiries, slightly above the total and European average. In France, half of companies analyzed have an enquiry form. This figure is only 7% in Denmark.
Dispone de formulario de consulta? - El formulario, quizs el modo de contacto ms cmodo para el usuario de una web, es claramente minoritario, con tan slo un 30 % de utilizacin. - En Espaa, un 35% de las Salas de Prensa analizadas dispone de este mtodo de consulta, ligeramente por encima de la media total y europea. - En Francia, la mitad de las empresas analizadas tienen un formulario para la consulta. En Dinamarca, tan slo el 7%.
76
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
43 Are there data protection and privacy clauses?

"Due to the different regulations in each country, there is not a clear trend in this area"
Spain, UK
All countries
Data protection and security clauses are compulsory, with slight national differences, in all countries in the study. However, as the regulations are specifically for the Internet, there may not be general agreement regarding showing these clauses in certain parts of the web. This section reflects the different laws in this regard in each one of the countries, which causes fairly uneven results. In Spain, 75% of companies including a questionnaire comply with the legislation and inform of the data protection and privacy policies in force in our country. The total and European average shows that 50% of the Press Rooms which include a form have a section offering information on data protection and privacy. None of the Danish companies include data protection and security clauses. In Germany, USA or France, only 1 out of every 4 companies show that legal warning.
Refleja clusulas de privacidad y proteccin de datos? - Este tipo de clusulas son obligatorias, con diferentes matices, en todos los pases del estudio. Sin embargo, por tratarse de normativas especficas al uso de Internet, puede que no exista una unanimidad clara a la hora de reflejar estas clusulas en determinadas reas de la web.
77
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
- En este apartado se pueden ver reflejadas las diferentes legislaciones al respecto en cada uno de los pases, lo que provoca resultados bastante dispares. - En Espaa, el 75% de las empresas que incluyen un cuestionario cumplen la legislacin y avisan sobre las polticas de privacidad y proteccin de datos vigentes en nuestro pas. - La media total y europea refleja que el 50% de las Salas de Prensa que incluyen formulario tienen un apartado que avisa de la proteccin y privacidad de los datos. - None of the Danish companies include data protection and security clauses. In Germany, USA or France, only 1 out of every 4 companies show that legal warning.
44 Do they reply to written requests?

"Up to 70% of the queries made by journalists are not answered by the companies analyzed"
Spain
Denmark, Singapore
France
All countries
78
AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
One of the basic aims of this study is to ascertain whether companies reply in a timely fashion and give priority to the requests they receive via their press departments on the Internet. Not replying to a request is not simply a matter of missing an opportunity to collaborate. As a result, the journalist may lose all confidence in this Press Room, in the freshness of its content, and its team of professionals, as well as lose confidence in the Communications Department of this company. To find out if the companies analyzed answered requests sent by e-mail or via a web form, we sought the help of a professional journalist. His mission was to send a simple question about public and easy-to-find financial data to all the companies analyzed. This request was sent by e-mail or web form, depending on which was the main contact method in each Press Room. Percentages of replies to requests are very low in all cases. Requests by e-mail are only replied to in 30% of cases. In Spain, only 8 of the 25 companies consulted replied (32%). In France, not a single one of the 8 companies consulted responded. In this section, although few companies were consulted, the best performances were reported by companies in Denmark and Singapore, with over 66% of companies responding to requests received via their online Press Rooms.
Responden a peticiones por escrito? - Una de las cuestiones fundamentales del estudio es determinar si las empresas responden de forma prioritaria y gil a las peticiones que reciben a travs de sus reas de prensa en Internet. La falta de respuesta a una peticin va ms all del mero hecho de haber perdido una oportunidad de colaboracin, ya que puede provocar que el periodista pierda totalmente la confianza en esa Sala de Prensa, en su actualizacin, en su equipo profesional, y en definitiva, prdida de confianza en el Departamento de Comunicacin de esa empresa. - Con el objeto de conocer si las empresas analizadas respondan o no a las consultas enviadas mediante un correo electrnico o formulario, solicitamos la colaboracin de un periodista. A travs suya, se realiz una consulta sencilla, sobre datos financieros pblicos y de fcil localizacin, a cada una de las empresas, utilizando para ello el e-mail o el formulario web, en funcin del mtodo principal de contacto de cada Sala de Prensa. - Los porcentajes de respuesta a peticiones son muy bajos en todos los casos. Solo en el 30% de los casos se produjo respuesta a las peticiones por correo electrnico. - En Espaa, de 25 empresas consultadas, solo respondieron 8 (el 32%). En Francia, de 8 consultadas, no respondi ninguna. - El mejor comportamiento en este sentido, aunque con pocas organizaciones consultadas, lo tuvieron las empresas danesas y de Singapur, con ms de un 66%.
45 Response time (Working days)

"Two out of three companies that answered the email query, took three or more days to reply"
79
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Spain
All countries
Naturally, this study can only evaluate two reasons why a request to a Press Room goes unanswered. The most obvious technical causes are that the e-mail address is wrong or that the enquiry form is faulty, which is a serious mistake by the company. The other reason, which is difficult to define, could include operational, planning or organizational reasons, or simply the fact that nobody is there to receive the messages (for generic e-mails). In any event, this study is not concerned with ascertaining these causes. Not only are there a meagre number of replies to the requests, but if the responses arrive they are often late. 66% of the total companies consulted replied more than three days later. Spain obtains some of the best results: 62% of the companies which replied did so one or two days later. The best performances were obtained by companies in Norway, Denmark and UK, with more than 66% replying one or two days later, though here few companies were consulted.
Tiempo de respuesta (Das hbiles) - Lgicamente, este estudio slo puede valorar dos motivos por los cuales una consulta va Sala de Prensa no es atendida. El correo electrnico errneo o el mal funcionamiento del formulario de consulta es la causa tcnica ms evidente, y supone un error grave de las empresas. El otro motivo, difcil de definir, podra incluir razones operativas, de planificacin, de organizacin o de, simplemente, ausencia del receptor de los mensajes (en el caso de correos electrnicos genricos). En cualquier caso, lgicamente queda fuera de las posibilidades de este estudio determinar esas causas. - Al escaso nmero de respuestas a peticiones se suma la tardanza en la respuesta. El 66% del total de empresas consultadas respondieron con ms de 3 das de retraso. - Espaa obtiene una buena valoracin en este apartado, dado que, de las empresas que respondieron, el 62% lo hizo entre uno y dos das despus. - El mejor comportamiento en este sentido, aunque con pocas organizaciones consultadas, lo tuvieron las empresas de Noruega, Dinamarca y Reino Unido.
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AN ANALYSIS
OF
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IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
46 Reason for lack of response

"8% of the not-answered questions are due to a wrong e-mail"
Spain
All countries
We could only attribute the lack of response to an incorrect email address in 8% of the attempts made. In Spain, a wrong e-mail address was the cause in 11% of cases.
Motivo de ausencia de respuesta - Una direccin incorrecta de correo electrnico ha sido la razn de la falta de respuesta en un 8% de los casos. - En Espaa, ese porcentaje aumenta hasta el 11%.
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BEST PRACTICES
IN
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47 Possibility of holding interviews on-line

"None of the companies analyzed offer the possibility of interviews via the Web"
All countries
This possibility is becoming more widespread amongst portals and Media on the Internet, yet it is still not common practice amongst the companies we analyzed. Considerable technical requirements are necessary. Other factors which might be responsible for the limited use of this resource are the following: o o o Perception of insecurity on the part of the company regarding the identity of the speaker asking the questions. More convenient alternative routes, such as, for example, the telephone Staff required to filter and channel communication between executives and media.
This online interview service, which requires a specific technical platform, is not included in any of the Press Rooms analyzed.
Posibilidad de hacer entrevistas online - Esta posibilidad, creciente en numerosos portales y medios de comunicacin en Internet, an est ausente de la prctica habitual de las empresas. Adems de que se necesitan requerimientos tcnicos elevados y otra serie de factores pueden influir en la escasa utilizacin de este recurso: o o o Sensacin de inseguridad por parte de las empresas en torno a la identidad del interlocutor. Mayor agilidad de otras vas como, por ejemplo, el telfono. Necesidad de personal disponible para filtrar y facilitar la comunicacin entre directivos y medios.
- Este servicio, que requiere de una plataforma tcnica determinada, no lo contempla ninguna de las Salas de Prensa analizadas.
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AN ANALYSIS
OF
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IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
48 Is it possible to subscribe to online newsletters?

"Spanish companies have the worst figures for availability of online newsletters for the Media"
Spain
UK
Germany
All countries
Generic newsletters from the press department allow journalists to keep up to date on company news. In many cases, the newsletters do not concern a particular department, but are rather more generically company-oriented. Although they are used to inform subscribers of company news and announcements, they are often generated by marketing departments. This means this type of newsletter is not geared primarily towards the media.
83
BEST PRACTICES
IN
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In this section, results are split very evenly. A third of the companies have specific newsletters from the Communications Department, a third offer generic company newsletters, while another third do not provide newsletter subscription services. The Spanish and Norwegian companies report the lowest results: only 14% of those analyzed have a specific newsletter. In the UK, 50% of companies have a specific newsletter. In Germany, France and Singapore, 100% of the companies have a newsletter, whether specific or not.
Permite la suscripcin a servicios de noticias por correo electrnico (newsletters)? - Las newsletters genricas del departamento de prensa permiten al periodista mantenerse informado de las novedades que ocurren en la empresa. En muchas ocasiones, no se trata de newsletters especficas del departamento, sino ms genricas de la empresa, que si bien sirven para conocer las novedades y anuncios de la empresa, frecuentemente son generadas por el departamento de marketing u otros departamentos. Este puede ser el motivo por el que este tipo de newsletters no tengan a los medios de comunicacin como pblico objetivo principal. - En este apartado, la tarta se reparte de forma casi perfecta. 1/3 empresas tienen newsletters especificas del Departamento de Comunicacin, 1/3 genricas de la empresa y 1/3 de las empresas no cuentan con servicios de suscripcin a noticias. - Las empresas espaolas obtienen los peores resultados, junto con las noruegas, y slo un 14% de las analizadas disponen de una newsletter especfica. - En Reino Unido, el 50% de las empresas disponen de newsletter especfica. En Alemania, Francia y Singapur el 100% de las empresas tienen newsletter, especfica o no.
49 Is it possible to subscribe to mobile phone news alert

services?
"Only 5% of the companies analyzed offer subscription to SMS alerts"
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AN ANALYSIS
OF
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COMPANIES AROUND
THE
WORLD
Spain
Germany
All countries
This tool allows media professionals to be informed very quickly. Given that it is a more "personal" way of sending information, its use is only recommended for important news, otherwise the media could become saturated with information. This service is used by a minority, but is growing in importance in the Press Rooms analyzed. In total, only 5.4% of the Press Rooms analyzed offer this service to journalists. Spain reports this same percentage. Germany has the best results: 14% of Press Rooms analyzed offer this method of informing their media of news. In the Scandinavian countries and Singapore, however, not a single company analyzed offers this service.
Permite la suscripcin a servicios de alerta de noticias va telfono mvil? - Esta herramienta permite mantener informados a los profesionales de los medios de forma muy rpida. Por tratarse de un medio de transmisin de informacin ms "personal" se recomienda su utilizacin slo en casos de noticias de relevancia para evitar la saturacin de informacin a los medios. - Aunque minoritario, este servicio tiene una presencia creciente e importante en las Salas de Prensa analizadas. - En total, slo el 5,4% de las Salas de Prensa analizadas ofrece este servicio a los periodistas. Espaa se mantiene en esos mismos porcentajes. - Alemania ofrece el mejor resultado y hasta un 14% de Salas de Prensa analizadas ofrecen este mtodo de alerta a sus medios. - En los pases nrdicos y Singapur, sin embargo, ninguna empresa analizada ofrece este servicio.
85
BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
50 Is the name of the author of the press releases and other

documents in the Press Room provided?
"Only in the USA and UK it is common to find the name of the author in documents"
Spain
UK
Germany, France, Norway
All countries
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AN ANALYSIS
OF
ONLINE PRESS ROOMS
IN LEADING
COMPANIES AROUND
THE
WORLD
This feature allows direct contact between the Media and the person who has written the press release or backgrounder. However, with the exception of the UK and the US, it is difficult to find the names of the authors of press releases in Press Rooms. In Spain, only 5.9% of the Press Rooms give the names of the writers. Germany, France and Norway have the worst results: not a single company provides the names of the press release authors.
Se firman con el nombre del autor las notas de prensa y otros documentos? - Esta caracterstica facilita el contacto directo entre los medios de comunicacin y el autor de la informacin. Sin embargo, con las excepciones de Reino Unido y EE.UU. es difcil encontrar los nombres de las personas que firman las notas de prensa de las Salas de Prensa. - En Espaa, slo un 5,9% de las Salas de Prensa reflejan los autores de los documentos. - Alemania, Francia y Noruega representan los peores resultados, con ninguna empresa analizada que refleje los autores de la informacin.
51 How often is content updated?

"Only 14.7% of Spanish companies analyzed update their content on a daily basis"
Spain
UK
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BEST PRACTICES
IN
PUBLIC RELATIONS
All countries
An important element contributing to the success of a Press Room is the constant updating of its content. In other words, there is a direct correlation between the number of times the content of the Press Room is updated and the number of enquiries by the Media, especially if the Media publishes news on a daily basis (and not on a weekly or monthly basis, for which less regular updates may be acceptable). To determine the frequency with which materials are updated in the Press Rooms, we regularly accessed the different websites. Our visits, carried out on a daily basis and at different but specific times, occurred over a two-week period, paying special attention to the "press releases" section, which is traditionally the most frequently updated one. In this way we could determine if the news releases were being published in the press room on the same day that they were issued or if they were being published at a later date. In this section, Spain has the worst results, with only 14.7% updating their Press Rooms on a daily or immediate basis. The UK and Germany report the best figures in this section, with daily or immediate updates. In total, around 40% of companies update their Press Room contents on a daily, basis and 13.5% never update them.
Frecuencia y actualizacin de contenidos - Un elemento determinante en el xito de una Sala de Prensa es la actualizacin constante de sus contenidos. Es decir, existe una relacin directamente proporcional entre el grado de actualizacin de los contenidos de las Sala de Prensa y el ndice de consultas por parte de los medios, especialmente si se trata de medios de informacin de ciclo diario (frente a los semanales o mensuales que podran aceptar una actualizacin menos rpida). - Para determinar la frecuencia de actualizacin de contenidos en las Salas de Prensa, se accedi de forma peridica y regular a todas las webs analizadas. Este acceso, diario y en horarios concretos a lo largo del da, se realiz durante dos semanas y se centr en la seccin de notas de prensa, tradicionalmente la seccin de actualizacin ms frecuente. De esta forma se pudo determinar si las noticias se publicaban en la Sala de Prensa en la fecha en que se emitan dichos comunicados de prensa o si se haca con posterioridad. - Espaa ofrece los peores resultados en este apartado, con slo un 14,7% de empresas que actualizan sus Salas de Prensa de manera diaria e inmediata. - Reino Unido y Alemania disponen de los mejores balances de Salas de Prensa con actualizacin diaria e inmediata. - En los totales, alrededor de un 40% de empresas actualizan sus contenidos de la Sala de Prensa de forma diaria, y solo un 13,5% no los actualizan nunca.
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Conclusiones
Conclusions
Conclusiones
Quiz como resultado de la creciente globalizacin de los mercados y la homogeneizacin de determinadas prcticas y procesos empresariales, resulta complejo mostrar grandes diferencias entre ninguno de los pases analizados, al menos si consideramos los resultados en su conjunto. S existen, sin embargo, aspectos interesantes que podemos destacar respecto a algunas variables, tanto en lo que respecta a las diferencias que se producen entre pases como respecto a los puntos en comn que existen ente muchos de ellos, marcando de este modo una tendencia en la prctica empresarial. Ello podra -y debera- servir como modelo a seguir a otras organizaciones empresariales con un menor grado de desarrollo en la utilizacin de estas tecnologas para la relacin con los medios de informacin.
Conclusiones preliminares En primer lugar, y como punto de partida de nuestro estudio, hay que constatar algo que ya es un hecho en el entorno econmico en el que nos situamos: la mayora de las grandes empresas, prcticamente la totalidad, disponen de un sitio web para la comunicacin y transmisin de informacin a sus pblicos. Y dentro de los pblicos a los que se dirigen estas pginas, se concede mucha importancia a los medios de comunicacin como usuarios o visitantes de los sitios web corporativos. De hecho, las cifras indican que los periodistas y profesionales de los medios son el segundo pblico en importancia en las webs corporativas, tras los clientes y por delante de analistas o socios comerciales. Este aspecto por tanto, justifica de forma mayoritaria la implantacin en las empresas analizadas, de Salas de Prensa o espacios reservados para la relacin con los medios de comunicacin. Los resultados del presente estudio indican que las reas de prensa estn ubicadas en los websites de forma muy visible y fcilmente localizables desde las pginas principales, sin necesidad de complejas navegaciones para encontrarlas. La denominacin ms cmun es Sala de Prensa (o sus equivalentes en diferentes idiomas), aunque tambin se utilizan trminos similares como PressCenter, MediaCenter, o simplemente Media o Press, haciendo referencia exclusivamente al pblico al que se dirige. Asimismo, la utilizacin de barreras y elementos de seguridad, como registro de usuarios para acceder a ellas, es un fenmeno claramente minoritario en cualquiera de los pases analizados, lo que responde a las necesidades y peticiones de los medios de acceder de forma inmediata, gil y sencilla a la informacin corporativa. En definitiva, con los resultados de este estudio se puede concluir que las grandes empresas, independientemente de su pas de procedencia o sector de actividad, no solamente reconocen la importancia de disponer de herramientas online para la comunicacin corporativa, sino que estas herramientas sean fcil y directamente accesibles, sin impedimentos de ningn tipo para los profesionales de los medios. Como hemos indicado anteriormente, el entorno econmico globalizado y la difusin y rplica inmediata de prcticas corporativas en los entornos online puede ser la causa que explica el hecho de que no haya ningn pas de entre los analizados que destaque especialmente sobre el resto. De hecho, un factor comn a la mayora de los pases es que los buenos resultados en determinadas reas conviven con lagunas importantes en otras cuestiones. An as, se pueden extraer datos parciales, como por ejemplo, la abundancia de recursos y las buenas prcticas de las empresas norteamericanas en lo referente a la documentacin escrita o la importancia que se da en las empresas alemanas a los contenidos grficos de sus Salas de Prensa. El anlisis de los resultados obtenidos por los pases nrdicos (Noruega y Dinamarca) es de gran inters para este estudio, en cuanto que estos pases suelen ser considerados, y el ranking de ereadiness as lo confirma, como modelos de la gran penetracin de las nuevas tecnologas en el tejido social y empresarial. Sin embargo, esta investigacin parece demostrar que el nivel tecnolgico global de un pas no siempre est en consonancia con la aplicacin y aprovechamiento que se obtiene de la tecnologa en determinados mbitos y, especficamente, en el mbito de la comu-
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CONCLUSIONS
Conclusions
Perhaps because of the growing globalization of markets and the homogenization of certain business practices and processes, it is difficult to show great differences between any of the countries analyzed, at least if we consider the overall results. There are, however, interesting aspects we can highlight regarding certain variables, both in terms of the differences existing between countries and in terms of what many of them have in common, marking a trend in business practice. These trends could, and should, serve as a model for business organizations with a lower degree of development in the use of these technologies for their relationship with the Media.
Preliminary conclusions
First, and as a departure point of our study, it is necessary to verify something that is already a fact in the business environment: most large companies, practically all of them, have a website for the communication and transmission of information to their audiences. And as a subset of the target audience companies give a lot of attention to the Media as users or visitors to the corporate websites. In fact, the numbers show that journalists and media professionals are the second most important audience for corporate websites, after clients and before analysts or business partners. Thus, this justifies the implementation of Press Rooms or sections reserved for the relationship with the media. The results of this study indicate that the press areas are located in the websites in a very visible and easily identifiable way from the main pages, making it unnecessary to go through a complex navigation to find them. The most common denomination is Press Room (or its equivalent in different languages), even though there are also other similar terms used, such as Press Centre, Media Centre or simply Media or Press exclusively referring to the audience they are aimed at. Also, the use of security elements to access them, such as user registration, is clearly a minority phenomenon in the countries analyzed, a trend that responds to the needs and requests of the Media to access corporate information immediately, quickly and easily. With the results of this study one can conclude that large companies, independent of their country of origin or industry sector, recognize not only the importance of having online tools for corporate communication, but also that these tools must be easily and directly accessible without any kind of obstacles for media professionals. As we have already indicated, the global economic environment and the diffusion and replication of corporate practices in online environments might be the cause that explains the fact that there is no country that significantly stands out from the rest. In fact, a common feature in most of the Press Rooms is that good results in certain areas coexist with important gaps in other areas. Even then, some partial data might be extracted, like, for instance, the abundance of resources and the best practices of North American companies in terms of written documents or the importance given by German companies to the graphic contents in their Press Rooms. The analysis of the results obtained by the Nordic countries (Norway and Denmark) is of great interest for this study, since these countries are usually considered models of the penetration of new technologies in social and business realms. Their e-readiness ranking confirms as much. However, this research appears to demonstrate that the global technological level of a country does not always go hand in hand with the application and exploitation of technology in certain spheres and, specifically, in the sphere of Corporate Communications. Thus, companies in the Nordic countries show noteworthy deficiencies, not only for the lack of resources (reports, biographies, financial data, history), but also for the poor organization and classification of certain sections, such as that of press releases. In terms of the use of images and multimedia resources, their data is in line with those of the rest of the companies analyzed and, it is worth noting as a positive aspect that in Denmark, together with Singapore, the highest rates of response to written requests were obtained. Still, this and other positive data, if isolated, does not
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nicacin corporativa. As, las empresas de los pases nrdicos demuestran carencias notables no slo por escasez de recursos (informes, biografas, datos financieros, historia) sino tambin por la pobre organizacin y clasificacin de algunos apartados, como las notas de prensa. En cuanto a la utilizacin de imgenes y recursos multimedia, sus datos estn en la lnea del resto de compaas analizadas y s que cabe destacar, como dato positivo, que en Dinamarca, junto con Singapur, se han obtenido los ndices ms altos de respuesta a peticiones por escrito. No obstante, ste y otros datos positivos aislados no anulan la percepcin general de mal aprovechamiento y escaso desarrollo de la comunicacin corporativa a travs de Internet en los pases nrdicos. Informacin documental En las Salas de Prensa norteamericanas analizadas podemos encontrar mayoritariamente todo tipo de informacin documental escrita sobre las compaas. La profusin de notas de prensa, informes, biografas, datos histricos y financieros, etc., se acompaa de una buena clasificacin de la informacin y de su correcta ubicacin en las Salas de Prensa. Las Salas de Prensa de EE.UU., por tanto, consiguen la mejor valoracin en este apartado. Frente a los resultados de las empresas norteamericanas, las empresas del resto del mundo, que en general disponen de este tipo de informacin documental, no siempre la ubican correctamente en la Sala de Prensa lo que, en determinados casos, puede equivaler a que el periodista no encuentre la informacin que busca. En otros casos, esta informacin no se clasifica correctamente lo que dificulta la investigacin de temas de fondo por parte del periodista. Adems, determinados apartados de informacin, como los datos financieros o la historia de la compaa, son mucho menos habituales (tan slo una de cada tres compaas analizadas incluyen sus datos financieros en la Sala de Prensa y menos de una cuarta parte hace lo mismo con el apartado de historia de la empresa). Archivos de imgenes y grficos En las Salas de Prensa alemanas analizadas, destaca la gran importancia que se concede a los archivos fotogrficos, obtenindose los mejores resultados en este apartado. Asimismo, los archivos de las empresas alemanas incluyen la mayor parte de imgenes de calidad media-alta, logotipos, fotos de edificios, productos o directivos. Sin embargo, en el total de empresas analizadas a lo largo de la investigacin, las que incluyen un archivo fotogrfico para su utilizacin por los medios se limitan al 50%. Destacan los muy bajos ndices de utilizacin de este recurso en las empresas de EE.UU., frente a los buenos resultados de las empresas norteamericanas analizadas en otros apartados como hemos visto anteriormente. En el conjunto de pases, entre las empresas que s disponen de fotografas e imgenes para descargar, los resultados son buenos en apartados como calidad, o facilidad de utilizacin (versiones previas). En otros apartados, como el empleo de grficos, tanto de negocio como ilustrativos, o logotipos, los resultados en general son pobres y francamente mejorables. No obstante, la conclusin ms significativa es el alto nmero de compaas que an no ofrecen a los medios de comunicacin imgenes o grficos para ilustrar sus informaciones. Recursos multimedia (audio y video) En la valoracin de la utilizacin de recursos audiovisuales (video y audio en la web), este estudio demuestra que se trata de un rea en crecimiento, pero que an no ha alcanzado todas las posibilidades que le ofrece la tecnologa. No hemos encontrado en nuestro estudio ningn ejemplo de vdeo de alta calidad, utilizable por las televisiones para la confeccin de sus informaciones, disponible para ser descargado desde en las Salas de Prensa. Es, por tanto, un recurso si no inviable, s muy complicado de incorporar en los sitios web, por razones de tamao y peso del archivo. Aun as, esto no explica las bajas cifras de disponibilidad de videos en baja calidad, que podran ser utilizadas por los profesionales de las televisiones para consulta y posterior peticin de copias. En cuanto a la inclusin de archivos de sonido en los sitios web, con declaraciones o discursos de los portavoces de la compaa, tambin es un recurso claramente infrautilizado por parte de las empresas analizadas. En este aspecto, el impedimento tcnico es mucho menos significativo y, por tanto, la muy reducida utilizacin de este recurso en las empresas analizadas resulta ms
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CONCLUSIONS
override the general perception that there is insufficient exploitation and scarce development of Corporate communications through the Internet in the Nordic countries.
Documents
In Press Rooms from the United States analyzed, we can find all kinds of information written about the companies. The profusion of press releases, reports, biographies, historical and financial data, etc., is combined with good classification of the information and correct location in the Press Rooms. Therefore, Press Rooms in the United States get the best scores in this section. In comparison to the results of North American companies, the companies from the rest of the world, which, in general, have this type of information, do not always put it in the right place in the Press Room, something that, in certain cases, might mean that the journalist will not find the information sought. In other cases, this information is not classified correctly, which makes it difficult for journalists to investigate issues thoroughly. Also, certain information sections, such as those of financial data or company history, are less common (only one in three companies analyzed include their financial data in the Press Room and less than a fourth of them do the same with the company history section).
Image and graphic archives

In the German Press Rooms analyzed, the great importance given to photo archives stands out and they scored the best results in this section. Furthermore, the archives in German companies include the most images of medium-high quality, logos, pictures of buildings, products or directors. Nonetheless, out of the total number of companies analyzed throughout the research, only half include a photo archive to be used by the Media. It is useful to note that the US companies analyzed show very low figures for use of this resource in comparison to the high results of North American companies in other sections of this report. In the entire group of countries, the results among the companies that have pictures and images to be downloaded are good in terms of quality or ease of use (preview versions). In other sections, such as the use of graphs, both charts and illustrations or logos, the results in general are very poor and there is room for improvement. However, the most significant conclusion is that a high number of companies do not offer images or graphics for the Media yet.
Multimedia resources (audio and video)

In the analysis of the use of audiovisual tools (video and audio on the website), this study reveals a growing area, but one that does not yet use all the potential each technology offers. We have not found in our study a single example of a high quality video that could be used by television broadcasters and available to be downloaded from the Press Rooms. Thus, we consider broadcastquality video a resource that if not impossible, is at least very complicated to include on websites, because of the size of the archive. Even so, this does not explain the scarce availability of low quality videos, which could be viewed by television professionals prior to ordering higher-quality copies. In terms of the inclusion of audio files on the websites, with statements or speeches from company spokespeople, this is also a resource clearly under-used by the companies analyzed. In this respect, the technical obstacle is less significant and, as a result, the very limited use of this resource by the companies analyzed stands out. The possible causes of this low use might be due to the lack of confidence in this tool by the transmitters (the companies), to certain strategies or communication policies or, simply, to the lack of proactivity of certain Communications Departments, more than in the technical requirements of the process.
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llamativa. Las posibles causas de esta baja utilizacin podran deberse a la falta de confianza en esta herramienta por parte de los emisores (las empresas), a determinadas estrategias o polticas de comunicacin o, simplemente, a la dejadez de determinados departamentos de Comunicacin, ms que a los requerimientos tcnicos del proceso. Habra que destacar que en las Salas de Prensa alemanas se dan los porcentajes ms altos de utilizacin de los recursos audiovisuales (28% en ambos apartados). Por el contrario, en las empresas francesas analizadas no hemos encontrado ningn tipo de recurso audiovisual en sus Salas de Prensa. Interactividad y respuesta La carencia ms comn en todas las empresas analizadas, sea cual sea su ubicacin geogrfica, se refiere al escaso valor concedido a la interactividad de los sitios web. Aunque se supera la (fcil) asignatura de ofrecer frmulas de contacto con el departamento de comunicacin, nuestro estudio trataba de verificar si esas vas de contacto (sea por e-mail o por formulario web) suponan un canal tan eficaz como los tradicionales (el telfono o el contacto personal). Y la escasez de respuestas a las consultas realizadas va web, junto con el retraso general en las pocas respuestas recibidas, denota que en muchos casos no se trata de un canal prioritario, ms bien parecera un canal semiabandonado por las propias empresas. Cuando un periodista realiza una consulta por e-mail o va web a un Departamento de Comunicacin, por la propia naturaleza de la consulta, no hay un conocimiento expreso de que dicha consulta haya llegado al profesional del Departamento. Por este motivo, debera ser particularmente importante reforzar el compromiso de la empresa en la respuesta y celeridad de la misma. Con los resultados del presente estudio se pone de manifiesto un grave problema que, en nuestra opinin, puede redundar en una cierta sensacin de abandono y escasa fiabilidad y eficacia de la Sala de Prensa como herramienta de comunicacin de las empresas. Adems, el escaso nmero de empresas que ofrecen herramientas de informacin, contacto y fidelizacin adicionales (alertas, entrevistas online o newsletters) reflejan que en el terreno de la interactividad empresa-medio, an queda mucho trabajo por hacer para aprovechar todas las posibilidades que ofrece Internet como herramienta de comunicacin corporativa. Autora y actualizacin de contenidos Los medios de comunicacin demandan que las Salas de Prensa estn realizadas por profesionales de las Relaciones Pblicas, que conozcan y den respuesta a sus necesidades y requerimientos de informacin. El desarrollo de Salas de Prensa automatizadas, fras e impersonales puede motivar la escasa confianza de los periodistas a la hora de, por ejemplo, solicitar ms informacin o identificar a los autores/especialistas de la informacin para posteriores consultas. En este estudio se pone de manifiesto que slo un 25% de las Salas de Prensa identifican al autor de las notas u otras informaciones, en lo que supone una carencia generalizada, con la sola excepcin de Estados Unidos y Reino Unido, con porcentajes superiores al 50%. La actualizacin, otro aspecto muy valorado por los medios, tambin obtiene resultados negativos en nuestro estudio. Con la excepcin de Reino Unido y Alemania, la actualizacin diaria e inmediata de la informacin es algo poco comn en las Salas de Prensa. Lo ms habitual es que las empresas opten mayoritariamente por una actualizacin regular pero no diaria de la informacin. En determinados casos, puede tratarse de un factor condicionado por el tipo de empresa y volumen de informacin corporativa que transmiten al exterior. An as, parece evidente que los medios de comunicacin prestarn una mayor atencin a las Salas de Prensa que actualicen la informacin de forma casi inmediata a su difusin, por lo que descuidar este aspecto puede afectar muy seriamente a la utilidad de las Salas de Prensa como herramienta de consulta -y factor de fidelizacin- de los profesionales de los medios. El caso espaol Los datos del presente estudio muestran cmo las empresas espaolas an tienen mucho camino por recorrer para aprovechar todas las posibilidades de Internet en la comunicacin corporativa. Por un lado, hay un porcentaje significativo de empresas (26%) que no disponen de reas
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CONCLUSIONS
It should be noted that the German Press Rooms show the highest percentages in the use of audiovisual resources (28% in both segments). At the opposite end of the scale, in the Press Rooms of French companies analyzed we did not find find any type of audiovisual resource.
Interactivity and response

The most common shortfall in all the companies analyzed, regardless of their geographic location, is the inadequate value given to website interactivity. Although they pass the (easy) test of offering means of contacting the Communications Department, our study tried to verify if those contact channels, be it via e-mail or via a form on the Web, were as efficient as the traditional ones (via telephone or personal contact). And the lack of responses to the requests made through the web, together with the general delay in the few responses received, indicates that in many cases this contact method is not a priority, but rather a channel that has been semi-abandoned by the companies themselves. When a journalist posts a request to a Communications Department via e-mail or via the Web, by the very nature of the request there is no knowledge that it has reached the staff at the department. That is why it should be particularly important to clearly state that the company will respond within a certain period of time. With the results of this study, it is clear that there is a serious problem that, in our opinion, might result in a certain feeling of abandonment and diminish the reliability and efficiency of the Press Room as a Corporate Communications tool. Moreover, the scarce number of companies that offer additional information, contact and loyalty tools (alerts, online interviews or newsletters) reflect that in the realm of interactivity between a company and the media there is still a lot to be done in order to take advantage of the full potential that the Internet offers as a Corporate Communications tool.
Authorship and content update

The media demand that Press Rooms are created by PR professionals, who know and respond to their needs and information requests. The development of cold and impersonal automated Press Rooms, might result in the low confidence journalists place in them when, for instance, they need to ask for further information or identify the authors or specialists of the information to make further requests. This study shows that only 25% of the Press Rooms identify the authors of the releases or other information, in what constitutes a generalized shortfall, with the sole exception of the United States and United Kingdom, with percentages above 50%. The updating of content, another aspect very valued by the media, also showed negative results in our study. With the exception of the United Kingdom and Germany, the daily or immediate updating of information is not common in Press Rooms. Typically, companies update information on a regular rather than daily basis. In certain cases, it could be conditioned by the type of company and by the volume of corporate information transmitted externally. Even so, it seems obvious that the Media will pay more attention to Press Rooms that update their content almost immediately, so that neglecting this aspect might have a serious effect on the usefulness of the Press Room as a Communications tool, and a loyalty factor, for Media professionals.
The Spanish case

The data from this study show how Spanish companies still have a lot to do in order to be able to take advantage of all the possibilities of the Internet in Corporate Communications. There are a significant number of companies (26%) that do not even have specific areas on their websites for the relationship with the Media. Moreover, a significant percentage of companies with a Press Room required prior registration in order to access their contents, a factor that journalists usually criticize since it is a setback and a delay in their usual way of working.
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especficas en su web para la relacin con los medios. Adems, un porcentaje tambin significativo de empresas con Sala de Prensa requeran de un registro previo para acceder a sus contenidos, un factor que los periodistas suelen criticar por suponer un contratiempo y un retraso en su modo de trabajo habitual. En cuanto a los contenidos documentales de sus Salas de Prensa, Espaa se encuentra dentro de los promedios del resto de pases, con buenos resultados en apartados aislados, como en disponibilidad de datos financieros. En lo referente al apartado de archivo de imgenes, Espaa est ligeramente por encima de la media en empresas con este recurso disponible, aunque la calidad de las mismas dista mucho de ser la ptima, y hay un porcentaje significativo de Salas de Prensa con fotos en baja resolucin. Los porcentajes de utilizacin de recursos audiovisuales en las Salas de Prensa espaolas son bajos, en la lnea del resto de pases, resultando especialmente significativo que slo una del total de 50 empresas analizadas dispongan de un archivo de sonido con declaraciones de portavoces. En cuanto a la interactividad, los datos de las empresas espaolas son muy similares al resto de pases analizados. La mayora de las Salas de Prensa espaolas ofrecen frmulas de contacto por e-mail o formularios web, adems de por telfono. Sin embargo, nuestro estudio muestra que slo una tercera parte de esas consultas realizadas va Sala de Prensa (e-mail o formulario) son contestadas por los Departamentos de Comunicacin. Tambin resulta significativo el escaso nmero de empresas espaolas (6 de las 34 que disponen de Sala de Prensa) que tienen newsletters especficas para periodistas. En cuanto a los servicios de alertas por SMS, los porcentajes son tan bajos como en el total de empresas analizadas. Por ltimo, dos aspectos preocupantes y llamativos en las Salas de Prensa espaolas. Por un lado, el bajo porcentaje de Salas de Prensa en cuya informacin viene identificado el autor de la misma (un 5,9% frente al 23,4% del total). Por otro lado, slo en un 14,7% de las Salas de Prensa espaolas se actualizan de forma diaria e inmediata sus contenidos. Ambos datos pueden daar seriamente la imagen de las Salas de Prensa de determinadas empresas, y dar sensacin de constituir ms bien archivos de noticias, automatizados e impersonales, ms que centros de transmisin de informacin, actualizados y desarrollados por profesionales de la comunicacin corporativa. Factores diferenciales El factor geogrfico no es el nico factor determinante de los aspectos comunes o diferenciales que se han podido observar entre las empresas analizadas en este estudio. Hay otros factores como el tamao de la empresa (en facturacin y en recursos humanos), su carcter multinacional o local, su sector de actividad, etc. que tambin determinan en gran medida la adopcin o no de tecnologas de Internet y, en concreto, el desarrollo de sus salas de Prensa virtuales. Por ello, de cara al futuro, sera interesante poder comparar los resultados del presente estudio -que, por diseo y objetivos, se ha centrado en las principales empresas de cada pas, al margen de esas otras variables-, con datos que permitan su comparacin por sector de actividad, implantacin local o multinacional, o niveles de facturacin menores. Por ejemplo, tenemos algunos datos -aunque insuficientes para ser concluyentes- que apuntan a que hay determinados sectores ms avanzados que otros en la utilizacin de estas herramientas. Del mismo modo, parece haber datos que indican que el desarrollo de las Salas de Prensa estn relacionadas en cierta medida con la disponibilidad de recursos para su desarrollo y mantenimiento, lo que -de ser cierto- supondra una menor sofisticacin de estas herramientas en las empresas de menor tamao. Sera interesante que estudios posteriores pudieran profundizar sobre estos aspectos. Asimismo, es obvio que este estudio tan slo muestra una cara de la relacin virtual "empresasmedios de comunicacin". Es decir, se ha analizado el modo en que las organizaciones empresariales estructuran su canal de informacin e interaccin online con los medios, pero no analiza el modo en que los medios utilizan estas herramientas. Sin duda alguna, un estudio sobre este ltimo aspecto arrojara interesante informacin complementaria al presente informe.
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CONCLUSIONS
In terms of additional content in their Press Rooms, Spain is on a par with the average of the rest of the countries, with good results in isolated segments, such as availability of financial data. Concerning the image archive section, Spain is slightly above the average in companies that make this resource available, even though the quality of the images is far from ideal and there is a significant percentage of Press Rooms with low-resolution pictures. The percentage of audiovisual resource use in the Spanish Press Rooms is low, in line with the rest of the Countries. This is especially significant because only one out of the 50 companies analyzed had an Audio archive with spokespeople statements. In terms of interactivity, data from Spanish companies is very similar to those of the rest of the countries analyzed. Most of the Spanish Press Rooms offer contact via e-mail or web forms, as well as via the telephone. However, our study shows that only one third of the requests posted to the Press Rooms (email or forms) are answered by the Communication Department. The low number of Spanish companies (6 out of 34 with a Press Room) that have specific newsletters for journalists is also significant. Regarding the SMS alert services, the percentages are as low as that of the overall total of companies analyzed. Finally, there are two aspects for concern in Spanish Press Rooms. Firstly the low percentage of Press Rooms in which the information comes with its author identified (5.9% as opposed to 23.4% in the overall total). Secondly, only 14.7% of Spanish Press Rooms update their contents on a daily or immediate basis. Both aspects might seriously damage the image of the Press Rooms of certain companies and give the impression that they are automated and impersonal news archives, rather than centres for the transmission of information, updated and developed by Corporate Communications professionals.
Differential factors
The geographic factor is not the only deciding factor of the common or differential aspects that have been observed among the companies analyzed in this study. There are other factors such as the size of the companies (in terms of revenue and human resources), its multinational or local nature, its industry sector, etc. that also determine to a great extent the adoption of Internet technologies and, particularly, the development of their virtual Press Rooms. For this reason, in the future, it would be interesting to be able to compare the results of the present study -which, by design and objectives, has focused on the main companies of each country, disregarding other variables- with data that could allow for a comparison by industry sector, local or multinational presence or lower revenue levels. For example, we have some data -even though insufficient to be conclusive- that points to the fact that some sectors are more advanced than others in the use of these tools. In the same way, there appears to be data indicating that the development of Press Rooms correlates with the availability of resources for their development and maintenance. If proven to be true, this would mean that companies of a smaller size have less sophisticated tools. Further studies could deepen our insight into these aspects. Furthermore, it is obvious that this study only shows one side of the virtual relationship between companies and the Media. That is, we have analyzed how corporate organizations structure their information channel and their online interaction with the Media, but we have not analyzed how the Media use these tools. There is no doubt that a study on this aspect would deliver interesting information to complement this report.
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Bibliografa
Bibliography
BIBLIOGRAPHY
Bibliography
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103
Anexos
Appendix
APPENDIX
Appendix 1
107
APPENDIX
108
APPENDIX
109
APPENDIX
110
APPENDIX
Appendix 2
111
APPENDIX
112
APPENDIX
113
Con la colaboracin de:
DEPARTAMENTO DE SOCIOLOGA VI

Best Practices in PR Analisys On Line Press Rooms

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An Analysis of Online Press Rooms in Leading Companies Around the World

Associate Director Director Adjunto

Academic Coordinator Coordinador Acadmico

Graphic Design Diseo y Maquetacin

Analysis Anlisis Research Assistants Colaboradores Translation Traduccin

Phases of the study1

Tabla 1 Clasificacin "e-readiness" 2004 segn The Economist Intelligence Unit

Table 1 e-readiness ranking 2004, according to the Economist Intelligence Unit

2 Se incluye una copia del cuestionario utilizado en el apndice del estudio.

2 A copy of the questionnaire is included in the appendix of the study.

ONLINE PRESS ROOMS

1 Does the analyzed company have a web page?

2 Who is the website targeted at?

ONLINE PRESS ROOMS

3 Does the company have a Press Room or a section

European countries (Spain inc.)

4 Name of the press area

ONLINE PRESS ROOMS

5 Number of clicks to reach the Press Room from the

European countries (Spain inc.)

6 Is registration necessary to access the Press Room?

ONLINE PRESS ROOMS

USA, UK, Denmark, Singapore, Norway

European countries (Spain inc.)

7 Does the press room have press releases?

European countries (Spain inc.)

ONLINE PRESS ROOMS

8 Are the press releases classified?

European countries (Spain inc.)

9 How are press releases classified?

European countries (Spain inc.)

ONLINE PRESS ROOMS

10 How old are the press releases in the Press Room?

European countries (Spain inc.)

ONLINE PRESS ROOMS

11 Are there backgrounders or reports in the Press Rooms?

European countries (Spain inc.)

12 Are the reports classified by subject or date?

USA, Germany, France, Norway

ONLINE PRESS ROOMS

European countries (Spain inc.)

13 How are the backgrounders organized?

European countries (Spain inc.)

ONLINE PRESS ROOMS

14 Is there a biography section?

European countries (Spain inc.)

ONLINE PRESS ROOMS

15 Which biographies can be found in the Press Room?

European countries (Spain inc.)

16 Is financial data provided?

ONLINE PRESS ROOMS

European countries (Spain inc.)

17 Is there a section with information on the history of the

France, Denmark, Singapore

European countries (Spain inc.)

ONLINE PRESS ROOMS

18 Is there a section including press clippings on the company?

European countries (Spain inc.)

ONLINE PRESS ROOMS

19 Are there other sections in the Press Rooms?

European countries (Spain inc.)

20 Does the Press Room have a photo archive?