KONSEP PROTOKOL DAN ETIKA SOSIAL 8.2 PENGENDALIAN MAJLIS RASMI 8.3 PERANAN PENGERUSI MAJLIS/JURUACARA 8.

8.4 PENYEDIAAN TEKS UCAPAN

8.1

Manusia telah mengamalkan sistem protokol dan etika sosial sejak dahulu lagi. Wujudnya tatacara dan amalam sosial yang perlu dipatuhi oleh setiap lapisan masyarakat. Rakyat jelata tidak boleh terus berjumpa dengan raja. Beberapa tatacara perlu diikuti. Keadaan ini menggambarkan sudah protokol dalam masyarakat terdahulu. wujudnya

KAMUS DEWAN

Surat-surat rasmi berkenaan keputusan perundingan atau persetujuan.

Istilah ini dirujuk kepada peraturan dalam istiadat rasmi.

Dirujuk ketika etika sosial yang merangkumi peraturan tingkah laku yang betul, menyebut sesuatu yang betul pada tempat dan masanya. UMUM
Peraturan yang diterima oleh semua pihak perhubungan seharian dalam masyarakat atau pelbagai istiadat atau majlis rasmi dan tidak rasmi. dalam dalam

1. 2. 3.

Susunan keutamaan Anugerah darjah kebesaran Susunan tempat duduk

Rajah 8.1: Aktiviti Unit Beruniform juga melibatkan banyak protokol

Garis panduan yang diadakan bertujuan untuk memberi penghormatan dan penghargaan kepada seseorang.
Panggilan hormat Susunan tempat duduk

1.

Pegawai-pegawai perkhidmatan kerajaan (bermula daripada DYMM Seri Paduka Baginda Yang diPertuan Agong dan YAB). Perdana menteri sehingga kepada pegawai kerajaan di peringkat tertentu. asas ini berpandukan :
a. b. c. d. Jenis jawatan Gred jawatan Gaji Darjah kebesaran

2.

Asas yang diambil kira bagi orang awam ialah:

a. Kedudukan dalam masyarakat b. Darjah kebesaran

Sesuatu yang dianugerahkan/dihadiahkan oleh raja. Anugerah merupakan pujian secara lisan atau tulisan dalam bentuk watikah/sijil atau bentuk senjata (keris/pedang) serta bintang/pingat.
1. Seri Pahlawan Gagah Perkasa 2. Seri Maharaja Mangku Negara 3. Pingat Tentera Udara S.P S.M.N P.T.U

Majlis rasmi bermaksud majlis formal yang mengandungi tatacara dan protokol . Majlis rasmi diadakan dari semasa ke semasa oleh sekolah pada setiap tahun berkaitan gerak kerja kokurikulum, kurikulum dan PIBG. Cth : Sukan Tahunan, Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah.

Rajah 8.2: Majlis rasmi wajar dikendalikan secara profesional

Majlis rasmi perlu dikelolakan secara profesional oleh mereka yang mempunyai kemahiran mengendalikan majlis rasmi.

Bertujuan mengelakkan berlaku ketidaksempurnaan. Kepincangan majlis secara langsung menjejaskan imej.
Memberi kesan negatif kepada pihak penganjur.

1.

Kedudukan tetamu kehormat dan tetamu tidak teratur. Perubahan tetamu kehormat di saat akhir. Pengerusi majlis tersasul.

2.

3.

4.

Pembesar suara tidak berfungsi dengan sempurna.

Pengalaman Pengerusi Jawatankuasa Pengelola sangat penting . Jawatan kuasa yang berkaitan hendaklah mengenal pasti dan menyenaraikan tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang dijemput. Perbincangan perlu diadakan oleh jawatankuasa berkenaan mengenai tetamu tersebut.

Contoh Kad Jemputan

1.

Ringkasan senarai jemputan Senarai nama Senarai keutamaan Senarai kehadiran

2. 3. 4.

Senarai pertama dicatat dalam kertas kerja perancangan:

Kategori tetamu Bilangan
Senarai jemputan 1 Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri 2 Guru Besar atau pengetua sekolah 3 Jawatankuasa PIBG 4 Ketua-ketua Jabatan 5 Jawatankuasa Pembimbing Pelajar 6 Ibu bapa Jumlah

2 orang 14 orang 20 orang 5 orang 15 orang 700 orang 756 orang

Jawatankuasa perlu menyenaraikan nama tetamu dan tetamu kehormat mengikut kategori. Senarai tersebut mengandungi maklumat tersebut:

1. Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika ada) 2. Jawatan dan pangkat 3. Alamat pejabat dan telefon 4. Alamat rumah dan telefon (jika perlu) 5. Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika ada)

Senarai keutamaan tetamu jemputan dan tetamu kehormat. Senarai ini diambil daripada senarai nama kedua dan disusun mengikut keutamaan. Tidak perlu dicatat secara terperinci.

Senarai Keutamaan 1. YB. Tan Sri Musa Mohamad 2. Haji Razali Ismail 3. Ybhg. Dato Shafie Ismail _

Menteri Pendidikan Malaysia Pengarah, BPG Pengarah Jabatan Pendidikan Kelantan

Sama dengan senarai ketiga tetapi satu ruangan perlu dicatat dihujung nama
hadir atau tidak hadir.

Senarai semak jawapan kehadiran setiap jemputan .

Jawatankuasa berkenaan perlu menyenaraikan susunan keutamaan bagi tetamu jemputan dan tetamu kehormat. Tujuan :
1. Jawatankuasa persiapan tempat perlu menyediakan tempat duduk tetamu mengikut keutamaan. 2. Pengerusi majlis akan membaca nama, pangkat dan jawatan tetamu kehormat dan tetamu jemputan mengikut susunan keutamaan.

Penentuan tempat untuk sesuatu majlis bergantung kepada jenis majlis.

Pemilihan sesuatu tempat:

Jenis majlis Tempat letak kereta Sesuai dan berdekatan dengan majlis Mempunyai kemudahan asas Mempunyai bilik atau tempat rehat

Jumlah yang duduk di atas pentas adalah antara dua hingga lima orang sahaja. Kekanaan bagi dua orang
1 2

1.

2.

Kekanaan bagi tiga orang

2 1 3

3.

Kekanaan bagi empat orang

3 1 2 4

4.

Kekanaan bagi lima orang

4 2 1 3 5

Rajah 8.3: Susunan tempat duduk dalam majlis rasmi bagi penyampaian sijil

Cara beradab di meja makan dapat melambangkan keperibadian seseorang. Tatacara di meja makan:
1. Duduk di kerusi dengan tertib napkin 2. Mengetahui cara menghidang makanan 3. Pastikan mangkuk dan sudu yang disediakan tidak digunakan secara salah 4. Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu.

Rajah 8.4: Contoh susun atur meja dalam majlis rasmi

Rajah 8.5: Contoh susun atur peralatan bagi jamuan makan

5. Tunggu giliran dengan sabar. 6. Pastikan sudu/garfu tidak berlaga 7. Kunyah makanan dengan dengan perlahanlahan 8. Telentangkan sudu jika ingin nasi ditambah 9. Angkat tangan jika perlu bantuan pelayan.

Susunan bendera berbeza mengikut jenis majlis. Peraturan susunan bendera

1. Dikibarkan pada tiang 2. Dalam perarakan 3. Dibentangkan di belakang pentas

1. Sekiranya 2 bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri.

2. Sekiranya 2 bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri yang diadakan dalam negeri berkenaan.

3. Sekiranya 3 bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri.

4.Sekiranya 3 bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri.

5. Jika semua bendera negeri dan persekutuan dikibarkan dalam sesuatu majlis rasmi

1. Perarakan secara sebaris ke hadapan

2. Secara sederet berhadapan

3. Secara terbentang

Bendera juga dibentang di belakang pentas dalam sesuatu majlis rasmi.

Raptai perlu diadakan sehingga sempurna dan memuaskan hati. Tujuan

1. 2. 3. 4. 5. 6. Memberi gambaran Membaiki kelemahan Mengambil alternatif Membuat urutan majlis Mengetahui peranan/tanggungjawab Mengubah aturcara

Ciri-ciri pengerusi majlis

1. Berbahasa 2. Tidak mengulas isi-isi ucapan yang disampaikan oleh tetamu kehormat 3. Berani dan tegas 4. Bersedia menerima teguran dan pandangan

Juruacara yang berkebolehan Juruacara memainkan peranan yang penting Fungsi utama juruacara adalah untuk memaklumkan kepada para hadirin Teks juruacara hendaklah disemak Teks juruacara ditaip menggunakan kertas A4 dibahagi dua Saiz huruf: 15/16 poin Hanya satu pengumuman bagi setiap helaian

Setiap helaian teks juruacara mengandungi perkara berikut:

1. Nombor m/s 1, 2, 3, dan berikutnya 2. Masa 3. Cue (peristiwa berlaku) 4. Pengumuman

Masa Cue Pengumuman

: 9.15 pagi : Tetamu kehormat : Syukur kita kepada Allah (swt) kerana dengan limpah dan kurnianya kita dapat

Masa Cue

Pengumuman

: 9.35 pagi : Tuan pengarah berjalan dan duduk di tempatnya : Majlis merakamkan setinggitinggi terima kasih kepada yang berusaha Tuan Haji Ismail Hassan.

Dua perkara yang diambil kira semasa menentukan masa bermulanya majlis peramian/penutup

1. Hari 2. Masa

Majlis waktu pagi Majlis waktu petang Majlis waktu malam

(kecuali hari jumaat)

: Dimulakan 9.00 pagi : Dimulakan 3.00 petang Tamat 6.00 petang : Dimulakan 9.00 malam Ditamatkan sebelum 12.00 malam

Ditamatkan sebelum 12.15/12.30 tengah hari

(pada hari jumaat)

Contoh cara menyambut tetamu kehormat bagi upacara perasmian

ATUR CARA MAJLIS PERASMIAN 3.00 3.15 3.20 3.25 3.30 3.35 3.50 ptg ptg ptg ptg ptg ptg ptg : : : : : : : Pelajar berada dalam barisan Ketibaan pengetua-pengetua Ketibaan Pegawai Pendidikan Daerah Majlis perasmian dimulakan Bacaan doa Ucapan wakil pelajar Ucapan Pengerusi Jawatankuasa Pengelola : Ucapan Perasmian oleh Pegawai Pendidikan Daerah : Upacara Penyampaian Hadiah dan Cenderamata : Minuman ringan Bersurai

4.10 ptg 4.30 ptg 4.50 ptg

Hampir setiap tahun, sekolah akan menghadapi pertukaran guru ke sekolah lain atau bersara. Mengadakan majlis perpisahan sama ada akhir tahun atau sebelum guru berkenaan bertukar. Jika guru bertukar ke sekolah berdekatan, majlis boleh diadakan pada akhir tahun.

Tetapi, majlis perpisahan akan diadakan sebelum guru berkenaan bertukar ke luar daerah atau bersara.

Peringatan yang perlu di ambil kira semasa mengendalikan majlis perpisahan:

1. Satu AJK pengelola perlu dibentukmembincangkan perkara-perkara penting. (AJK bertindak mengikut peranan masing-masing)

2. Boleh diadakan di hotel, restoran tertentu, di sekolah atau lain-lain tempat bersesuaian dengan majlis, bilangan penyertaan, kewangan dan masa. 3. Kad jemputan perlu diedarkan kepada mereka yang bertukar/ bersara.

4. Urusetia perlu menetapkan jenis pakaian semasa mengedar kad jemputan (Lelaki memakai baju batik) 5. Juruacara perlu berbincang dengan guru besar sama ada wakil atau semua guru yang bertukar/bersara dipanggil untuk memberi ucapan (Jika melibatkan beberapa org guru pada satu-satu masa)

6. Juruacara perlu memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan berucap dalam majlis seawal yang mungkin
7. Guru-guru yang bertukar/bersara perlu duduk bersama tetamu kehormat.

Boleh diadakan di sekolah bagi menyambut guru besar yang baharu bertukar, kenaikan pangkat staf. Diadakan bagi meraikan mereka yang berjaya dalam sesuatu bidang. Bertujuan untuk mengucapkan terima kasih dan penghargaan.

Beberapa peringatan yang perlu difikirkan semasa mengadakan majlis ini:

1. Ajk pengelola perlu ditubuh bagi mengendalikan majlis seperti ini
2. Ajk mengambil kira perbelanjaan dan sumber kewangan 3. Ajk pengelola menyenaraikan tetamu jemputan dan kehormat yang perlu dijemput 4. Menentukan mereka yang berucap ( 1/2 org sahaja yang berucap)

5. Juruacara perlu memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan berucap sebelum majlis bermula 6. Juruacara boleh mengambil biodata individu yang diraikan dan membacanya ketika majlis itu (jika dirasakan perlu)