EXCEL OSNOVE

KAKO IZGLEDA RADNI PROSTOR?

Pri otvaranju Excela pojavljuje se u osnovi prazan prostor podijeljen horizontalnim i vertikalnim crtama, tzv. Sheet1 ili prvi list (ploha):

U donjem lijevom kutu programa vidimo da postoje tri plohe, s tim da je trenutno aktivna prva, pod imenim Sheet1:

Ako dvaput kliknemo lijevom tipkom mia na ime Sheet1, moemo promijeniti ime tog lista u npr. Podaci:

to se tie listova Sheet2 i Sheet3, nije teko doi do njih: potrebno je samo u donjem lijevom kutu ekrana doi do pozicije na kojoj pie npr. Sheet2 i kliknuti jednom na nju otvara se list Sheet2. Naravno, i njega je mogue imenovati nekim prigodnim imenom, ovisno o tome koje emo informacije uvati u njemu. Postojee listove moemo brisati, mijenjati im poloaj u odnosu na ostale, kopirati ih itd. Sve ove opcije dostupne su ako kliknete desnim klikom mia preko imena lista tada se otvara izbornik (eng. menu) s opcijama (prouite ih!):

Excel nije ogranien brojem listova tako da ih ima samo tri to je samo unaprijed zadani broj listova koji se korisniku nudi pri otvaranju novog dokumenta. Ako elimo napraviti novi list, potrebno je kliknuti desnom tipkom mia nad onim ve postojeim listom prije kojeg elimo ubaciti novi list recimo da je to Sheet3. Potom izaberemo opciju Insert iz izbornika:

Otvara se novi izbornik, a mi biramo opciju Worksheet iz izbornika General i pritisnemo OK:

Vidimo da se sada pojavio novi list, automatski nazvan Sheet4, lijevo od lista Sheet3:

Napomena: Radna ploha prikazuje uvijek samo jedan list, i to onaj koji je trenutno aktivan. Koji je to list, vidimo u donjem lijevom kutu ekrana ime aktivnog lista ispisano je na bijeloj podlozi, dok oni koji nisu aktivni imaju ime ispisano na sivoj podlozi. Odreeni list emo aktivirati tako da kliknemo jednom lijevom tipkom mia nad imenom tog lista.

UPISIVANJE, OZNAAVANJE I FORMATIRANJE PODATAKA

Nalazimo se u listu podaci. Kao to vidite, prostor je horizontalnim i vertikalnim crtama podijeljen na retke i stupce stupci su oznaeni velikim tiskanim slovima engleske abecede, a retci brojevima. Te oznake ne mogu se mijenjati. Ako elimo unijeti neke podatke u Excel, moramo najprije odluiti gdje emo ih smjestiti recimo da je to stupac A i da imamo 5 brojanih podataka: 2,5,2,5,6. Kliknimo na polje A1 i upiimo podatak 2 te pritisnimo tipku Enter vidimo da je sljedee oznaeno polje automatski A2:

Sada moemo nastaviti unositi podatke, po jedno polje za svaki podatak. Na kraju imamo:

Pretpostavimo da elimo odsad na dalje da svi podaci u stupcu A imaju prikazanima dva decimalna mjesta (ukljuivi i podatke u poljima od A1 do A5). To moemo postii tako da postavimo pokaziva (eng. cursor) mia na naziv stupca (to je ovdje A) dok se ne pojavi crna okomita strelica te kliknemo lijevim klikom mia vidimo da smo tako oznaili cijeli stupac A:

i potom na istoj poziciji kliknemo na desnu tipku mia te izaberemo u izborniku opciju Format Cells:

Otvara se izbornik za formatiranje izgleda podataka u itavom stupcu A:

Izaberimo kategoriju Number i potom na desnoj strani izbornika pod Decimal place izaberemo 2 te pritisnemo OK:

Tako smo osigurali da sada svi podaci u stupcu A imaju prikazanima dva decimalna mjesta (ak i ako su u pitanju nule):

Ako elimo npr. poravnati podatke u stupcu A tako da svaki od njih bude prikazan po sredini svojeg polja, onda emo postupiti isto kao gore tako da otvorimo izbornik za formatiranje stupca A, samo emo sada odabrati opciju Alignment (hrv. poravnavanje):

i potom pod Horizontal opciju Center te pritisnemo OK:

Vidimo da se podaci u stupcu A sada nalaze postavljeni po sredini:

Istu opciju formatiranja smo mogli bre ukljuiti tako da oznaimo stupac A i potom iz izbornika iznad radnog prostora odbaremo ikonu kao na slici:

Dakle, neke opcije formatiranja (kao to je odabir fonta, veliine slova, izgleda slova, horizontalne pozicije unutar polja i slino) nalaze se iznad radnog prostora (lake su dostupne od drugih, kojima moemo pristupiti tek preko izbornika opisanog na str. 5.) u sljedeoj traci s ikonama:

Postoji jo mnogo opcija formatiranja, moete ih sami istraiti preko gore oznaenog izbornika ili preko detaljnijeg izbornika kojem se pristupa kako je opisano na str. 5. Vidjeli smo kako se moe primijeniti neto od opcija formatiranja na podatke u stupcu A. Formatiranje se, naravno, moe obavljati na bilo kojem stupcu (ili vie njih), ali i na: bilo kojem retku (ili vie njih) pojedinom polju

oznaenim poljima itavom aktivnom listu.

to se formatiranja redaka tie, pristup je isti: postavimo kursor na naziv retka kojeg elimo formatirati dok se ne pojavi deblja crna strelica i potom klinemo desnim klikom mia i iz izbornika koji se pojavljujue izaberemo opciju Format Cells te nastavljamo kako je ve opisano. Isto emo postupiti ako elimo formatirati pojedino polje, recimo A1 kliknemo jednom lijevom tipkom mia na A1 i potom desnim klikom mia pristupamo opciji formatiranja. Ako elimo formatirati samo neka polja, onda moramo prvo oznaiti samo ta polja. To moemo napraviti tako da od eljenih polja oznaimo neko rubno polje i, drei pritisnut lijevu tipku mia, povlaimo dok ne oznaimo sva polja. Npr, ako elimo formatirati samo polja A1 A5, moemo krenuti ili od polja A1 i povui kursor mia do polja A5, ili obratno. Dakle imamo dvije jednakopravne mogunosti:

Nakon to smo oznaili polja A1 do A5 pristupamo formatiranju na ve poznati nain desnim klikom mia bilo gdje nad oznaenim poljima i izborom opcije Format Cells. to se tie itavog aktivnog lista, njega ete najlake oznaiti ako kliknete na podruje oznaeno na slici:

Nakon toga oznaen je itav list i opcije formatiranja koje ovdje izaberete odrazit e se na izgled itavog dokumenta, dakle svih polja u njemu. Postupamo isto kao i prije: desni klik mia na tom polju i opcija Fromat Cells i potom dalje ve prema tome koje opcije formatiranja elimo koristiti.

Napomena: Vie stupaca (ili redaka) oznait emo tako da smjestimo kursor na ime prvog od njih i potom, drei pritisnut lijevu tipku mia, povlaimo kursor do zadnjeg stupca kojeg elimo oznaiti.

PREMJETANJE I DUPLICIRANJE PODATAKA

esto se javlja potreba premjetanjem podataka s jedne pozicije na drugu ili pak njihovim dupliciranjem na neku drugu poziciju. Recimo da elimo podatke upisane u polja A1-A5 premjestiti u polja D4-D8. Potrebno ih je oznaiti (isto onako kako smo to napravili na prethodnoj stranici) i potom desnim klikom mia otvoriti izbornik u kojem biramo opciju Cut:

Potom je dovoljno oznaiti prvo polje od polja u koja elimo kopirati podatke, dakle polje D4, te pritisnuti desnu tipku mia i iz izbornika odbarati opciju Paste:

Postoji i druga opcija, a ta je da nakon to smo obavili radnju Cut na podacima A1 A5 kliknemo na polje D4 i naprosto pritisnemo tipku Enter na tipkovnici to je ekonominiji postupak, a obavit e istu radnju kao i gore opisani slijed radnji.

10

U svakom sluaju, kao rezultat dobivamo sljedee:

Dakle, podatke smo iz polja A1-A5 premjestili u polja D4-D8. Ako smo pak htjeli duplicirati podatke, tj. uiniti da oni ostanu u poljima A1-A5, ali da se pojave i u poljima D4-D8, onda bismo napravili sve kao i u gornjem postupku, samo to bismo na samom poetku izabrali opciju Copy umjesto opcije Cut. Na kraju dobivamo sljedee:

Napomene: 1. Ako elimo premjestiti (duplicirati) podatke iz jednog lista u drugi, onda je naprosto potrebno nakon obavljanja radnje Cut (ili Copy) aktivirati list u koji elimo premjestiti (duplicirati) podatke i u tom listu odabrati poziciju gdje emo smjestiti podatke. 2. Kao i kod formatiranja, i ovdje je mogue dupliciranje (ili premjetanje) jednog ili vie redaka (stupaca), jednog ili vie polja, samo je potrebno oznaiti ono to elimo duplicirati (premjestiti) i potom obaviti radnje kako je gore opisano. Pokuajte sami! 3. Opcija dupliciranja (premjetanja) itavog trenutno aktivnog lista se ne prakticira. to mislite zato? 4. Primijetite da smo osim podataka iz A1-A5 u polja D1-D5 premjestili i informaciju o tome kako e ti podaci biti prikazani, tj. informaciju o formatu tih podataka. Ponekad se javlja

11

potreba za dupliciranjem samo vrijednosti koje se nalaze u poljima, ali ne i informacija o izgledu tih podataka. U tom sluaju emo u drugom koraku, nakon to smo oznaili polje D4, kliknuti desnim klikom mia i izabrati opciju Paste Special... umjesto opcije Paste:

Sada se otvara izbornik u kojem emo odabrati pod Paste opciju Values i pritisnuti OK:

12

Tako e sada duplicirani podaci izgledati ovako:

Usporedite ovaj rezultat s drugom slikom na str. 11! Vidimo da imamo u D4-D8 iste vrijednosti kao i u poljima A1-A5, ali su drukije formatirani (i to onako kako Excel openito formatira podatke).

BRISANJE PODATAKA
Slino kao i kod formatiranja podataka, iz trenutno aktivnog lista moemo obrisati podatke iz: bilo kojeg stupca (ili vie njih) bilo kojeg retka (ili vie njih) pojedinog polja oznaenih polja itavog aktivnog lista.

Potrebno je, naravno, oznaiti podruje iz kojeg elimo obrisati podatke i naprosto na tipkovnici pritisnuti tipku Delete.

DODAVANJE (BRISANJE) ILI PRODULJIVANJE (SKRAIVANJE) STUPACA (REDAKA)?

Moe nam se dogoditi da stupac u kojeg upisujemo podatke nije dovoljno irok, kao to je u sljedeoj situaciji, u kojoj smo u polje A1 upisali analiza podataka:

13

Excel prikazuje neto od informacije u polju A1, ali zbog skuenosti ne moe prikazati cijelu informaciju. Stoga elimo proiriti prvi stupac. To emo napraviti tako da kursor postavimo na razdjelnicu naziva stupaca A i B i potom povuemo drei pritisnutu lijevu tipku mia tu razdjelnicu nadesno onoliko koliko je potrebno da itav podatak u polju A1 bude prikazan:

Dobivamo iri stupac A u kojem sada ima mjesta za prikaz podatka u polju A1:

Slino moemo smanjivati irinu pojedinog stupca, samo sada razdjelnicu izmeu imena stupca iju irinu elimo smanjiti i imena sljedeeg stupca povlaimo nalijevo koliko je potrebno. Takoer, analogno moemo poveavati ili smanjivati irinu redaka, uz pozicioniranje kursura izmeu imena retka iju irinu elimo poveati (smanjiti) i imena sljedeeg retka, te povlaenje te razdjelnice (uz pritisnutu lijevu tipku mia) nadolje (nagore). Opciji tonog odreivanja irine pojedinog stupca moemo pristupiti tako da kliknemo na ime eljenog stupca, desnim klikom mia pristupimo izborniku te odaberemo opciju Column Width:

14

i potom upiemo irinu stupca te pritisnemo OK:

Slino je i s retcima provjerite! Naravno, moemo odjednom oznaiti vie stupaca ili redaka i primijeniti opciju odreivanja irine tih stupaca (redaka) odjednom. Pokuajte! Ako pak elimo ubaciti negdje novi stupac, oznaimo stupac prije kojeg elimo dodati novi stupac, kliknimo desnom tipkom mia i u izborniku izaberimo opciju Insert:

Dobivamo sljedee:

Vidimo da je sada stupac A postao stupac B, a prije njega dolazi novi stupac koji sada dobiva ime A. Slino je i s retcima pokuajte sami!

15