Management Curs 6 Sistemul informational Functia corespunzatoare a unei organizatii nu se poate realiza fara un sistem informational care sa puna

pozitia managerilor si a personalului de executie, datele si informatiile necesare pentru stabilirea si indeplinirea obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor intregului personal. Definitie: prin sistemul informational se intelege ansamblul datelor informatiilor, circuitelor informationale, fluxurilor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor care au drept scop sa contribuie la fundamentarea stabilirea si realizarea obiectivelor organizatiei. Este foarte important a nu se confunda sistemul informational cu cel informatic intre care exista un raport ca de la intreg la parte. Culegerea si inregistrarea informatiilor Mijloace manuale Mijloace mecanizate Mijloace automatizate (sistemul informatic) Vehicularea informatiilor Prelucrarea informatiilor

Sistemul informatic se rezuma la culegerea, transmiterea si prelucrarea cu mijloace automatizate a informatiilor in timp ce sistemul informational este mult mai cuprinzator. Datorita cresterii intr-un ritm accelerat a performantelor tehnicii de calcul automatizate, tendinta actuala este de crestere a ponderii utilizarii acesteia precum si de amplificate a rolului sistemului informatic in ansamblul sistemului informational. In tarile dezvoltate, in firmele competitive, sistemul informatic ocupa o pondere foarte insemnata, apropiindu-se de 90% din totalui sistemului informational. Cu toate acestea, importanta elementelor informationale care tin strict de natura umana, este deosebita, avand un rol major in calitatea sistemului informational si a celui managerial. Pe masura dezvoltarii societatii, a cresterii complexitatii activitatilor, proceselor de munca si numarul si complexitatea informatiilor necesare, a crescut si implicit importanta sistemului infomational. Datorita acestor elemente, a aparut si s-a conturat notiunea de management al informatiei. Componentele sistemului informational Elementeloe principale: 1. data Reprezinta descrierea cifrica sau metrica a unor actiuni, fapte, procese, fenomene care privesc mediul intern sau extern al organizatiei.

Sistemul informational

Data prezinta urmatoarele caracteristici: - reprezinta componenta elementara a sistemului informational; - se obtine direct din mediu in urma procesului de masurare sau cautare; - poate fi semnificativa sau nu pentru cel care o proceseaza. 2. informatia Reprezinta acele date care aduc adresantului un spor de cunoastere privind organizatia si mediul ei si care ii ofera elemente noi, utilizate in realizarea sarcinilor ce ii revin in organizatia respectiva. Informatia este elementul principal al organizarii informatiilor pe baza careia se iau decizii, se declanseaza actiuni, se desfasoara activitatea. Informatiile au urmatoarele trasaturi: - provin din prelucrarea datelor prin operatii simple sau complexe, folosind modele si algoritmi matematici; - reprezinta materia prima implicata in toate actiunile organizatiei; - reprezinta un produs al oricarui proces de munca din organizatie; - au un continut semnificativ pentru cel care le prelucreaza (analistul) si pentru cel care le recepteaza si le foloseste. Dupa receptarea mesajului informational, acestea se transforma in date care se stocheaza in vederea unei folosiri ulterioare; - informatiile ofera putere celui care le detine; - au o valoare economica, de piata si pot genera eficienta. Informatiile se clasifica astfel: a. dupa modul de exprimare: - orale ieftine, rapide, nuantate, necontrolabile, nestocabile; - scrise formale, lente, sontrolate, stocabile, ieftine - audio-vizuale formale, rapide, sugestive, nuantate, inalt stocabile, costisitoare; b. dupa gradul de prelucrare: - primare studii incipiente de prelucrare, frecventa mare de prelucrare; - intermediare partial prelucrate, privesc managementul inferior, frecventa medie; - finale total prelucrate, sintetice, complexe, privesc managementul mediu si superior; c. dupa directia de vehiculare - descendente obligatorii si genereaza actiuni; - ascendente frecventa periodica, informatorica; - orizontale cooperare, interdependente; d. dupa modul de organizare a inregistrarii si prelucrarii: - tehnico-operative analitice, frecvente si verifica executia; - de evidenta contabila analitice, reflecta procesele economice, postoperative; - statistice sintetice, postoperative, periodice, finale; e. dupa provenienta: - indogene; - exogene; f. dupa destinatie: - interne; - externe; g. dupa obligativitate: - imperative; - neimperative; h. dupa natura proceselor reflectate: - de cercetare-dezvoltare;

comerciale; de productie; financiar-contabile; informatii privind personalul; complexe.

3. Circuitele informationale Pentru ca informatiile sa poata fi folosite in procesele decizionale si de executie, ele trebuie sa ajunga la destinatari prin circuitul informational. Circuitul informational este constituit din traiectul parcurs de date, informatii si decizii. Parametrii caracterizanti: - configuratia traiectului parcurs liniara, zig-zag, ondulatorie; - lungimea traseului determina viteza de trasare a datelor 4. Fluxul informational Este alcatuit din totalitatea datelor, informatiilor si deciziilor referitoare la una sau mai multe activitati specifice vehiculate pe trasee prestabilite pe anumiti suporti informationali, cu o anumita viteza si frecventa. Daca circuitul informational poate fi asemuit cu traseul parcurs de o masina pe o sosea, fluxul international poate fi asemuit cu totalitatea autovehiculelor care se deplaseaza pe acel traseu, pe mai multe benzi de circulatie. Caracteristici: - viteza de deplasare depinde de densitatea si configuratia circuitelor informationale si de numarul punctelor de prelucrare; - continutul depinde de modul de grupare a datelor, informatiilor si deciziilor pe anumiti suporti informationali; - frecventa; - forma sau configuratia determinata de numarul si modul de plasare a punctelor de emisie si receptie si de directia de vehiculare. Caracteristic organizatiei moderne este marea varietate de circuite si fluxuri informationale. Aceasta se clasifica dupa anumite criterii: a. dupa directia de vehiculare: i. verticale ii. orizontale iii. oblice b. dupa continut: i. omogene ii. eteogene c. dupa frecventa i. permanente ii. temporare iii. periodice iv. ocazionale d. dupa configuratie i. liniare ii. ondulatorii iii. in forma de arc iv. in forma de spirala

Indiferent de tip, este necesar ca circuitele si fluxurile informationale sa fie cat mai scurte si mai directe pentru cresterea vitezei de vehiculare a informatiei si diminuarea aparitiei deficientelor informationale. 5. Procedurile informationale Reprezinta ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalitatile de culetere, inregistrare, trasmitere, prelucrare si arhivare a informatiilor cuprinse in anumite circuite si fuxuri informationale, precum si operatiile ce trebuiesc efectuate, succesiunea lor, suportii, formulele, modelele si mijloacele de tratare a informatiilor. Suportii informationali pot fi: hartia, cartelele, benzile de hartie, benzile magnetice, discurile magnetice. La baza procedurilor se afla instructiuni, algoritmi de calcul, modele prin care datele sunt prelucrate si transformate in informatiile cerute de anumite activitati. Unitatea metodologica a tratarii informationale este asigurata de formalitatea ridicata care presupune accentuarea informatizarii procedurilor informationale prin valorificarea posibilitatilor date de tehnica electronica de calcul. Procedurile informationale sunt foarte dinamice si au un caracter operational. 6. Mijloacele de tratare a informatiilor Asigura raportul tehnic informational si are urmatoarele caracteristici: - pot satisface anumite cerinte ale functionalitatii sistemului informational, o anumita viteza de tratare si furnizare a informatiilor; - componenta cu cele mai directe si vizibile implicatii asupra structurii personalului din organizatie deoarece folosire unor mijloace de tratare sofisticate, necesita personal din ce in ce mai bine pregatit. Tipuri de mijoace de tratare a informatiilor: - instrumentele clasice (manuale) creion, pix, stilou, masina de scris, masina de calcul; - mecanizate echipamente macanografice; - automatizate calculatoarele electronice. Datorita progreselor inregistrate de mijloacele automatizate, cele mecanizate sunt pe cale de disparitie. Pe planul managementului organizatiei, folosirea calculatoarelor electronice implica integrarea lor organica in sistemul managerial. Trebuie luate masuri deosebite pentru asigurarea secretului de serviciu, mai ales datorita dezvoltarii fenomenale a spargatorilor de coduri, care pot avea acces la informatiile secrete sau pot introduce virusi.

Parametrii organizarii informationale Functiile sistemului informational Organizarea informationala este intr-o stransa legatura cu celelalte sisteme de organizare, si parametrii organizarii informationale sunt in stransa legatura cu aceasta. Se grupeaza astfel: a) constructivi reflecta relatiile sistemului informational cu structura organizatorica.

Se exprima prin: dimensiunule longitudinale arata numarul nivelurilor ierarhice pe verticala si pe orizontala, numarul componentelor de pe acelasi nivel, cu relatiile de cooperare. - latimea fluxului informational; - formarea si modul de adaptare a deciziilor; b) de functionalitate: - flexibilitatea capacitate de adaptare rapida; - actualitatea capacitate de a furniza informatii in momentul investigatiei; - selectivitatea; - integralitatea capacitatea de a combina si exploata datele si informatiile secventiale si integrarea lor. Functiile subsistemului informational managerial care trebuie indeplinite cumulativ pentru realizarea obiectivelor fundamentale ale organizatiei sunt: - functia decizionala; - functia operationala; - functia de documentare; - functia educationala. -

Raportul dintre subsistemul informational si celelalte subsisteme manageriale Subsistemul informational trebuie abordat in corelatie cu celelalte subsisteme ale sistemului managerial cu care se afla in relatii de interdependenta. Subsistemele componente ale sistemelor de management cu care subsistemul informational are relatii sunt: - subsistemul organizatoric; - subsistemul decizional; - metode si tehnici de management; - alte elemente ale sistemului de management. Sistemul managerial poate fi comparat cu anumite componente din corpul omenesc: - sistemul decizional = sistemul nervos; - sistemul organizatoric = sistemul osos; - sistemul metodologico managerial = sistemul de cunostinte ale omului; - sistemul informational = sistemul circular.

Rationalizarea sistemului informational In decursul functionarii sistemului informational, s-au observat multe deficiente majore care afecteaza eficacitatea acestuia. Pentru prevenirea lor este necesara perfectionarea sistemului informational. Deficientele majore sunt: a) distorsiunea modificarea partiala neintentionata a continutului sau mesajului unei informatii pe parcursul culegerii, prelucrarii si transmiterii de la emitator la destinatar;

b) filtrajul modificarea partiala sau totala a continutului sau mesajului unei informatii in mod intentionat; c) redundanta este deficienta care consta in inregistrarea, transmiterea si prelucrarea repetata a unor informatii cauzate de absenta coordonarii sau a coordonarii defectuase a anumitor sisteme ale segmentului informational; d) supraincarcarea circuitului informational vehicularea unei cantitati de informatii mai mare decat capacitatea de transport, ducand la blocarea sau intarzierea unor informatii. De regula se face cu informatii inutile, nerelevante pentru activitatea respectiva, principala cauza fiind redundanta. Pentru rationalizarea sistemului informational trebuie sa se tina seama de o serie de principii: - principiul corelarii sistemului informational cu obiectivul organizatiei; - corelarea sistemului informational cu functiunile organizatiei; - corelarea sistemului informational cu structura organizatorica; - corelarea sistemului informational cu sistemul decizional; - concentrarea informatiilor asupra domeniilor cheie si asupra factorilor critici; - concentrarea asupra abaterilor esentiale; - principiul flexibilitatii; - principiul eficacitatii si eficientei; Toate acestea trebuie utilizate concomitent, tianad seama de interdependentele dintre ele. Procesul de perfectionare cuprinde: - declansarea studiului de rationalizare; - analiza critica a sistemului informational existent; - perfectionarea sistemului informational existent; - implementarea sistemului informational perfectionat.