Elektra

NBRO DEPARTMANI

n bro ( Front Office ), konuun konaklama iletmesine giri yapmadan nceki dnemden, (rezervasyon) balayarak, ayrlmasna kadar geen sre iinde konukla ilgili i ve ilemlerin gerekletirildii blmdr.

n bronun faaliyetleri konuun iletmeye geliinden nce balar, rezervasyon, karlama, konaklama, ayrlma ve ayrlma sonras aamalaryla devam eder. n bro departman iletmeye en ok gelir getiren odalar blm ierisinde yer alr.

n bro, konuklarn iletme hakkndaki ilk ve son izlenimlerini oluturur. n bro imaj oluturma, halkla ilikiler ve sat asndan son derece nemli bir blmdr.

n Bronun Grevleri

Konuu karlamak, Bagajlarn giri-k kaytlarn yapmak,, bagajlar odalara karp indirmek, Konuun isteine uygun oda satn yaparak konuu iletmeye kabul etmek,

Gnlk gelen-giden konuk listelerini hazrlamak ve ilgili departmanlara gndermek, Gnlk, haftalk, aylk, sezonluk ve yllk raporlar dzenlemek, Rezervasyonlarn uygun ekilde yaplmas ve depozitolarn takip edilmesini salamak,

Konuklar adna hesap kart (folio) amak,, gnlk harcamalar ilemek ve hesab demeye hazr hale getirmek, Konuk listelerini kontrol ederek ok nemli Kii (VP) konuk belirleyip, onlar iin oda tespit etmek,

Konuklara gelen mesajlarn ve postalarn zamannda iletilmesini salamak, konuklarn iletiim aralar ile grmelerini salamak, Kredili konuklar adna demelerin yaplmasn salamak, VP konuk odalarna zel emir formlaryla ikramlarn gnderilmesini salamak

Konuk ile ilgili dosya ve belgelerin usulne uygun bir ekilde tutulmasn salamak, Konuklarn zel eyalarnn emanet kasalarnda korunmasn salamak, Yllk bte almalarn yapmak, n bro personelinin uyumlu ve sistemli bir ekilde almasn salamak,

Konuk oda anahtarlarn srekli kontrol etmek, Konuklarn otelden iyi izlenimlerle ayrlmasn salamak, Konuklara blge ve konaklama iletmesi hakknda her trl bilginin verilmesini salamak.

n Bronun Blmleri

Resepsiyon (Reception) Rezervasyon (Reservation) n Kasa (Cashier) Danma (Concierge) Santral (Switchboard)

NBRO PERSONEL

n Bro Mdr (Front Office Manager) Resepsiyon efi ( Reception Chief) Resepsiyon Grevlisi (Reception Clerks) Rezervasyon efi (Rezervation Chief) Rezervasyon Grevlisi (Rezervation Clerk)

n Kasa Grevlisi (Cashier) Danma efi (Bell Captain, Concierge Chief) Bagaj Tayc (Bellboy) Kap Grevlisi (Doorman) Anonsu (Page Boy) Santral Grevlisi (Switchboard Operator)

Resepsiyonda Kullanlan Formlar

Konaklama Belgesi (Registration Form) Konuk iletmeye geldiinde giri (check-in) ilemi iin mutlaka doldurulmas gereken bir belgedir. Kanuni bir zorunluluktur. Konuk ile iletme arasnda bir szleme olarak hukuki bir belgedir.

Form zerinde konuun; Kimlik bilgileri, Adresi, Beraberindekilerin yaknl ve says, demeyi ne ekilde yapaca, Son ayrld yer, Gidecei yer, Fiyat, Kymetli eyalar konusundaki uyarlar, Hesap deme ile ilgili ykmllk durumu gsteren imza bulunur.

Seyir Defteri (Log Book) n bro personeli tarafndan tutulan, gnlk i ve ilemlerin dzenli olarak takip edildii defterdir. Defterde o gn yaplan oda deiimi (room change), konuk odalarnda meydana gelen arzalar, bir sonraki vardiyada (shift) alacak olan personele braklacak notlar gibi bilgiler yer alr.

Vip Formu (Vip Courtesy Order) VIP, ok nemli Kii anlamna gelmektedir. ngilizce Very mportant Person kelimelerin ba harflerinin bir araya getirilmesiyle olumutur. Bu form, datm yaplacak blm says kadar hazrlanr. Misafire yaplacak ikramlarn tr, form zerinde belirtilir.

Arza Bildirim Formu (Maintenance Work Order) Konuk odalarndaki arzalarn ilgili departmana (teknik servis) bildirilmesi iin kullanlan formdur. 2 nsha olarak doldurulur.

Mesaj Formu (Message Form) Misafirlere braklan mesajlar kayt etmek iin kullanlr. Genellikle katlandnda zarf eklini alr.

Emanet Kasa Formu (Safe Box) Misafirlerin deerli eyalarn sakladklar kasalar verirken ve aarken kullanlan formlardr.

Polis Defteri letmeye gelen her konuk iin tutulmas zorunlu defterdir. letmenin bal olduu blge karakolunda onaylanr. Polis defterindeki kaytlar eksiksiz doldurmak gerekir. Polis defteri geerli kimlik belgeleri ile doldurulmaldr. Bunlar, nfus czdan, ehliyet, pasaport, evlilik czdandr.

ikayet ve Memnuniyet Defteri Konuklarn el yazlar ile ikayet ve memnuniyetlerini yazdklar, noter tastikli, ikayetlerin yasal platforma tanmas durumunda resmi belge nitelii tayan, resepsiyonda gn boyunca ulalabilir bir yerde muhafaza edilen ve tutulmas zorunlu olan defterdir.

Departmanlarn Anahtar Kayt Defteri letmelerin, kendi gvenlikleri asndan departmanlara ait anahtarlarn, teslim edilmesi ve alnmas srasnda teslim alan ve teslim eden personelin ad, soyad ve imzasnn tarih ve saat belirtilerek kaydedildii defterdir.

Bebek Bakcs steme Formu ( Baby Sitting) Konuklarn, ocuklarnn bakmn istemeleri durumunda, konuun kimlik bilgileri, oda numaras, ocuun baklaca saatler, ocuk says, varsa ocuklara ait zel bilgiler, cret vb. konularn belirtildii, konuk tarafndan doldurulup imzalanan iletme antetli formdur.