Manual de Almacen e Inventarios

Republica de Colombia Departamento de Cundinamarca
Municipio de Guasca Alcalda Municipal
RESOLUCION NMERO 101 (12 de diciembre de 2005) POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE ALMACEN E INVENTARIOS DEL MUNICIPIO DE GUASCA El alcalde municipal de Guasca, en uso de sus facultades constitucionales y legales y CONSIDERANDO: a.- Que es deber de la Administracin adoptar medidas tendientes a mejorar el funcionamiento de la Institucin b.- Que el Municipio de Guasca no cuenta con una reglamentacin que le permita manejar en forma adecuada sus bienes, tanto muebles como inmuebles. c.- Que para rendir informes veraces a la Contadura General de la Nacin, a la Contralora General de la Repblica y a la Contralora de Cundinamarca es necesario tener conocimiento cierto y ordenado de los bienes muebles e inmuebles que posee el Municipio. Por lo anteriormente expuesto, RESUELVE: ARTICULO UNICO.- Adptese la presente reglamentacin como MANUAL DE ALMACEN E INVENTARIOS para el municipio de GUASCA (CUND).
PARTICIPACIOIN, TRABAJO, TRANSPARENCIA

Tels. (091) 8 57 31 61 8 57 38 58 Email: www.guasca@cundinamarca.gov.co
REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE ALMECN E INVENTARIOS
REGLAMENTO DE ALMACN E INVENTARIOS MUNICIPIO DE GUASCA 1. OBJETIVO Determinar el procedimiento que debe seguir el almacenista para comprar, almacenar, suministrar y controlar los materiales necesarios en las calidades requeridas, cantidades suficientes y en el momento oportuno; para la ejecucin de los programas y metas fijadas por la Administracin, as como para facilitar el desenvolvimiento normal de las actividades propias del Municipio. 2. BASE LEGAL Ley 80 de 1993. Ley 87 de 1993 Art. 4 literal e) Ley 598 de 2000 Decreto Ley nmero 111 de 1996 emanado del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Decreto nmero 679 de 1994, emanado de la Presidencia de la Repblica. Decreto nmero 855 de 1994, emanado de la Presidencia de la Repblica. Decreto nmero 62 de 1996, emanado de la Presidencia de la Repblica. Decreto nmero 2170 de 2002 emanado de la Presidencia de la Repblica.
2 PARTICIPACIOIN, TRABAJO, TRANSPARENCIA
Decreto nmero 3512 de 2003 emanado de la Presidencia de la Repblica. Decreto No 2624 de 1995, emanado de la Gobernacin de Cundinamarca DEFINICION DE TERMINOS
3.
COMPRAS. La actividad de compras significa adquirir por cualquier medio o procedimiento los elementos, materiales o servicios en cantidades y calidades necesarias -previamente programadas- a precios justos, actualizados y verdaderos, que requiera el Municipio . REGISTRO DE PROVEEDORES. Es la elaboracin de un directorio donde se clasifica a las personas naturales o jurdicas que puedan ofrecer en venta, bienes y/o servicios al Municipio, cuyo objetivo es facilitar y agilizar el trmite de consecucin de los materiales requeridos en las condiciones adecuadas. Deben Estar inscritos en el SICE COTIZACION. Es la actividad de recolectar informacin a travs de los diferentes proveedores, acerca de los elementos materiales que el Municipio necesita. Esta informacin corresponde a la calidad, pago, condiciones de entrega y precios de oferta, cuyo objetivo es conocer, mediante las diferentes propuestas, las condiciones con el fin de seleccionar la oferta ms conveniente y justa. Deben consultarse los precios del SICE ADQUISICION. Es el acto administrativo por el cual el funcionario competente decide voluntariamente comprar, adquirir elementos materiales en calidades, condiciones y precios justos. BIENES. Son los elementos materiales inventariables (se excluye el dinero).
BIENES EN SERVICIO. Son el conjunto de bienes devolutivos en uso en las diferentes oficinas del Municipio. ALMACEN O SISTEMA DE ALMACEN. Es el conjunto de actividades cuyo propsito es el de conservar, manipular y distribuir los elementos que el municipio requiera para la normal prestacin de servicios. ELEMENTOS DE CONSUMO. Son los que se consumen por el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o consecutiva de esos otros. ELEMENTOS DEVOLUTIVOS. Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan en el tiempo por razn de su naturaleza. INMUEBLES. Son los que no se pueden mover y llevar de una parte a otra sin su destruccin o deterioro. ORDEN DE ALTA. En el sector pblico la orden de alta constituye lo que comnmente se denomina como entrada o ingreso al almacn, ya que por principio se sabe que todo elemento material, sea cual fuere su naturaleza, debe entrar al almacn. ORDEN DE BAJA. Es el proceso mediante el cual el municipio decide retirar un bien definitivamente del patrimonio del mismo. Se perfecciona con el retiro fsico, el descargo de los registros contables y de inventario y el cumplimiento de los registros establecidos para cada caso, segn el hecho que le dio origen.

BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia fsica, no son tiles para el servicio para el cual se hayan destinado. BAJA DE BIENES SERVIBLES. Es la salida definitiva de aquellos que se encuentran en buenas condiciones pero que el Municipio no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades; o aquellos que estando en servicio activo o depsito han desaparecido, respecto de los cuales, mediante trmite administrativo de investigacin, se determin la no responsabilidad por parte del funcionario que los tena a su cargo, o establecindose la responsabilidad, se efectuaron un pago o reposicin. BAJA DE BIENES DE ALMACEN. El comprobante de salida de bienes del almacn es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida fsica y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administracin y conservacin por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario. VENTA. Es la operacin mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero. TRASLADOS. Es el proceso mediante el cual se cambia la ubicacin fsica de bienes dentro de las dependencias y oficinas, ocasionando por tal motivo la cesacin de responsabilidad de quien los entrega, transfirindola a quien los recibe. REINTEGRO. Es la devolucin al almacn de bienes que no se requieren en una dependencia determinada para el cumplimiento del objetivo para el cual fueron destinados.
RECUPERACION. Es la reaparicin fsica de los elementos, una vez han sido descargados de los registros fsicos de inventario y de contabilidad y cuya prdida fue asumida por el Municipio. REPOSICION. Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido fallas por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros iguales o de similares caractersticas. INVENTARIOS. Es la relacin ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio del Municipio. El inventario permite verificar, clasificar, analizar, valorar y controlar los bienes de la Institucin, lo cual posibilita efectuar un control razonable de las existencias reales, para evitar errores, prdidas, inmovilizacin, merma, deterioro y desperdicio de elementos. 4. NORMAS GENERALES.
- El almacenista har entrega a los empleados, trabajadores de cualquier categora, de los bienes que a cada uno confen para su uso, servicio, administracin o custodia o que se les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia que conservar cada uno. - Para el caso de inspecciones y recaudaciones rurales el procesamiento ser el mismo anterior. - El funcionario que tome posesin de un cargo exigir la entrega de los bienes que queden a su cargo con su respectivo inventario y en el que se har constar el estado de los mismos.

- Cuando un funcionario sea trasladado a otro empleo o sitio tiene la obligacin de devolver por inventario todos los bienes que tena a su cargo. - Para la expedicin de finiquitos o paz y salvo por todo concepto que deba dar el Municipio a quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar otro empleo, ser requisito fiscal indispensable que se acredite por el interesado que entreg a satisfaccin los bienes que tena a cualquier ttulo y bajo su responsabilidad. - Queda terminantemente prohibido que los obreros en general lleven las herramientas de trabajo para sus casas. Igualmente queda prohibido dar en prstamo a los contratistas herramientas del Municipio, salvo que se pacte alguna contraprestacin. - El almacenista que tiene a cargo para uso, manejo o custodia de bienes del Municipio, est obligado a rendir inventario general de todos los elementos de consumo y devolutivos que tenga a cualquier ttulo en el almacn o depsito, en las fechas y condiciones establecidas por la Contralora Departamental o las dems autoridades que lo soliciten. - Todos los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada uno de los bienes o elementos que en ellos figure, tomando de las siguientes fuentes:
a) -
Para los elementos devolutivos: El que figure en el inventario anterior. Aquel con que lo haya entregado al proveedor. El de compra, o con el que haya llegado a la oficina o dependencia. El que fije el Municipio.
b) -
Para inmuebles: El avalo catastral. El que tena en el inventario anterior. El de compra. El que fije el Municipio mediante avalo.
- Firma del inventario por el responsable. La persona que deba firmar inventario como responsable de cualquier clase de bienes, tiene la obligacin de verificar personalmente la existencia fsica de cada uno de los que se le entregan, constatando si la cantidad que figura en el inventario, su marca, nmero, clase, especificaciones y dems detalles y su estado de conservacin concuerdan con los bienes que recibe. - Rectificacin de inventarios: En los casos de rectificacin de los inventarios de elementos devolutivos en servicio en oficinas o dependencias originada por la inclusin de elementos que no existen, que se registraron doblemente o que se hicieron figurar por valores que no corresponden, debe producirse un acta en la que enumere cada uno de los elementos con sus especificaciones y valores reales de inventario y las causas que fueron motivo del error, dejando claramente establecido que los faltantes no se deben a prdida por hurto o robo, sino a equivocacin. Dicha acta ser firmada por la persona responsable y por el Almacenista. - Programa general de compras: Las entidades oficiales estn obligadas a elaborar anualmente un programa general de compras, que incluir todos los bienes que requiere para funcionamiento y organizacin y servir de base para efectuar compras al por mayor sujetndose a la reglamentacin que para el efecto exista.

- Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacn o en cualquiera de las oficinas del Municipio, se legalizar invariablemente por medio de una orden de alta o de baja de almacn, expedida por el Jefe de Almacn, o por el responsable en cada dependencia, segn sea que los elementos sean recibidos por el primero o en cada dependencia. - Ningn comprobante de compra o de adquisicin de elementos se considerar legalizado si carece de la firma del almacenista, que acredite que recibi los elementos y que incluya el nmero de la orden de alta para el ingreso de ellos al almacn. - Con el objeto de facilitar su contabilizacin y control, tanto las rdenes de alta como las de baja se producirn en formatos separados para los elementos de consumo y para los elementos devolutivos. - El original de la orden de alta o de baja es el nico documento legal que tiene el almacenista para comprobar ingresos o egresos al almacn, no pudiendo habilitar ningn otro documento para tal efecto. En caso de que ste se extrave, el almacenista demostrar el hecho ante el Alcalde o Secretario respectivo, para que le expida otra orden con el nmero de la prdida y con la anotacin correspondiente. Las copias que hayan quedado de la prdida sern anuladas por el Almacenista, pero deben ser conservadas. - El almacenista no podr variar el destinatario ni el lugar de destino en las rdenes de baja, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, an cuando sean similares o tengan el mismo valor. Tampoco podr modificar el concepto del ingreso en las rdenes de alta y le es prohibido atender rdenes de alta o de baja que tengan tachones, adiciones, intercalaciones o correcciones, casos en los cuales se devolvern para que se elaboren correctamente.
- Cuando las existencias disponibles en el almacn sean insuficientes en relacin con las cantidades que por baja se deban despachar, el almacenista har por escrito las anotaciones del caso y devolver la orden para que se elabore por las cantidades que permitan su despacho y no podr hacer firmar la orden de baja por el destinatario mientras no le entregue todos los elementos que en ella figuren, como tampoco expedirle constancias que posteriormente le entregar determinados bienes. - El almacenista no podr admitir como firma de recibo de los elementos que despache sino la de los Jefes de Oficina o dependencias que en ellas responden por dichos bienes, con anotacin del nmero de su documento de identidad y lugar de expedicin. - A ninguna persona se le puede hacer firmar inventario de bienes que no estn bajo su inmediato control y responsabilidad, sino solamente de los que tenga a su cargo por haberlos recibido para su uso, cuidado, custodia o administracin o para el desarrollo de su trabajo. - No pueden seguir figurando en inventario los elementos por dao, prdida o destruccin, por lo tanto dichos elementos y sus valores se deben descargar de ellos. - Elementos que constituyen la lista de bienes inservibles: Esa cuenta incluye la lista de los elementos de consumo o devolutivos que se encuentren daados, averiados, alterados, destruidos, inutilizados o en psimas condiciones, o que se hayan calificado de inservibles y su contabilizacin es provisional, por un trmino mximo de 120 das a partir de la fecha de su ingreso al almacn, con el objeto de no recargar el almacn con cosas que le quitan espacio, dificulten su funcionamiento, control, contabilizacin y rendicin de las cuentas.

- Ingresos al almacn por compras con destinacin especial: Todo ingreso o egreso de elementos que se produzca en el almacn o en cualquiera de las oficinas o dependencias del Municipio, se legalizar invariablemente por medio de una orden de alta o baja, la que se registrar por artculos, cantidades y valores en las respectivas cuentas y krdex, aun cuando dichas operaciones se verifiquen simultneamente y los bienes se hayan adquirido con destinacin especial. 5. COMPRAS
COMPRAS DIRECTAS. Son aquellas adquisiciones que, por no superar el 10% de la menor cuanta, se hacen por intermedio de rdenes de compras o suministro, que es el documento con el cual el Alcalde o el delegado solicita a determinado proveedor o casa comercial el despacho de ciertos elementos contemplados en el plan de compras para atender necesidades en un tiempo determinado. REQUISITOS SEGN LA CUANTIA: - Si el monto es inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta para contratar, se podr comprar directamente teniendo en cuenta los precios del mercado (Consulta del SICE). - Si la cuanta de la compra que se pretende est entre el diez por ciento de la menor cuanta para contratar (12.5 SMLMV) y ciento veinticinco (125) salarios mnimos legales mensuales vigentes, la peticin de ofertas o cotizaciones se har en forma pblica utilizando la convocatoria en los trminos indicados por la Ley. (Decreto 2170 de 2002). Cuando el presupuesto del Municipio supere los doce mil (12.000) salarios mnimos legales mensuales vigentes, la menor cuanta ser hasta doscientos cincuenta (250) salarios mnimos legales mensuales y el 10% de la menor
cuanta hasta 25 salarios mnimos legales mensuales vigentes. (Decretos 62 de 1996 y 2170 de 2002). Para todos los procesos contractuales de adquisicin de bienes es preciso consultar los precios del SICE. (Ley 598 de 2000, Decreto No. 3512 de 2003 emanado de la Presidencia de la Repblica). - Para compras que superen los ciento veinticinco (125) salarios mnimos legales mensuales, < doscientos cincuenta (250) si su presupuesto supera los doce mil salarios mnimos legales mensuales vigentes> se proceder a efectuar licitacin pblica. COMPRAS QUE REQUIEREN FORMALIDADES PLENAS. CONTRATO ESCRITO CON
Se requiere de contrato escrito con las formalidades plenas cuando el valor de la compra excede de quince (15) salarios mnimos legales mensual. (Decreto 62 de 1996) PROCEDIMIENTO - La dependencia solicitante, previa evaluacin de sus necesidades, solicitar los elementos que pueda necesitar para el respectivo ao, al almacn y en forma escrita, dentro de los cinco (5) primeros das, con todas las especificaciones necesarias. - El almacenista consolidar los pedidos de las diferentes oficinas clasificndolos. - Con base en la consulta de precios del SICE har los estimativos respectivos de los valores y de acuerdo con las cantidades establecer
montos tentativos, para elaborar junto con las dems Autoridades designadas por El Alcalde el respectivo Plan Anual de Compras.
Se establece un monto estimado de los elementos a adquirir, para proceder a la seleccin del Contratista en la forma prevista por la Ley. Cuando el monto a contratar no supere los doce punto cinco (12.5) salarios mnimos legales mensuales vigentes y la cifra sea representativa, se solicitar al menos dos ofertas para garantizar as que se efecta seleccin objetiva. - Obtenida la autorizacin por parte del Alcalde, se solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal, para efectuar la compra. (Decreto Ley 111 de 1996 Art. 71 inciso primero). - Teniendo en cuenta la cuanta de la compra se establecer la necesidad o no de efectuar convocatoria pblica, licitacin o no, elaborar contrato con todos los requisitos establecidos para ello en el estatuto de contratacin, o para emitir orden de pedido. - Luego de efectuar los trmites a que haya lugar, recibidos los elementos solicitados al proveedor, el almacenista efectuar el control de la cantidad y calidad solicitada. El almacenista, acto seguido, enviar a la Tesorera: Solicitud del pedido, las facturas, cotizaciones, certificados de disponibilidad presupuestal y el acta de recibo o de alta, para efectos de la elaboracin y pago de la cuenta.

PEDIDO Y COMPRA INICIO AUTORIZACION DEL ALCALDE SOLICITUD DE PEDIDO RECIBIDO EN ALMACEN CLASIFICACION DE PEDIDOS CONSULTA DE PRECIOS EN EL SICE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL DISPONIBILIDAD DE CAJA COMIT DE COMPRAS ORDEN DE PEDIDO, CONVOCATORIA PBLICA O LICITACIN INGRESO DE ELEMENTOS PAGO
6. INGRESOS AL ALMACEN (ALTAS) ALTAS POR COMPRAS O IMPORTACIONES Para su contabilizacin en el almacn la operacin se considera perfeccionada cuando los elementos ingresen al almacn o depsito, sea que el pago est o no realizado. En otros trminos, el ingreso est perfeccionado cuando el jefe de almacn recibe los elementos y firma la factura o recibo de ellos. A la llegada de los elementos al almacn, el Almacenista expedir la orden de alta correspondiente; verificar sta con la factura comercial y con la orden de compra o pedido, para comprobar si se expidi por iguales elementos, cantidades y valores y se abstendr de firmarla cuando no coincida, salvo que se trate de cambio o modificacin del nombre para
ceirlo al que se haya acordado como genrico inventarios. ALTAS POR SOBRANTES DE INVENTARIO
en las cuentas e
Se considera que hay ingresos por sobrantes de inventario cuando, al practicarlo, se encuentre que el nmero de unidades o especies de determinado elemento es superior al que a esa fecha muestre la cuenta respectiva. Esta mayor cantidad se registrar en relacin de sobrantes para analizarla y determinar la causa que la ocasion. Si se establece el motivo se producir la correccin, pero si no se encuentra, se solicitar al Alcalde la autorizacin para la expedicin de la orden de alta con la observacin de que se trata de un sobrante en el inventario, cuya causa no pudo establecerse. ALTAS POR APARICION DE ELEMENTOS QUE NO FIGURABAN EN LOS INVENTARIOS O EN LAS CUENTAS DE ALMACEN. Este caso es similar al anterior, con la diferencia de que la aparicin de los elementos o su aumento de cantidad se observa en una poca cualquiera del ao, por confrontacin entre las existencias fsicas y las que figuren en los inventarios o en las respectivas cuentas. Tan pronto esto ocurra se averiguar la causa de la diferencia; si se encuentra se harn las correcciones del caso, pero de lo contrario, se solicitar autorizacin al Alcalde para la expedicin de la orden de alta correspondiente con la observacin de que se trata de aparicin de elementos en el almacn. ALTAS POR COMPENSACION
Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de almacn hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes en el almacn, podrn hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artculos similares, de una misma naturaleza, o clase, que pueda ser causa de confusin. En este caso el almacenista expedir la orden de alta por la cantidad sobrante compensada y la de baja por la compensacin para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta. Los elementos que no puedan ser compensados debern darse de alta como sobrantes, y los faltantes, que no pudieren obtener compensacin, se dejarn a cargo del responsable. ALTAS POR TRASLADOS RECIBIDOS Cuando lleguen al almacn elementos por traslados, se verificar que el alta respectiva contenga las caractersticas de denominacin establecidas, nmero, marca, valor y dems detalles, que sern los mismos que incluya la orden de baja con la que el almacn envi los elementos, salvo los cambios de nombres para ceirlos a los que se hayan acordado como genricos. ALTAS POR PRODUCCION DE ELEMENTOS Cuando el almacenista entregue elementos, materiales o materias primas para produccin de elementos de cualquier naturaleza, exigir que en las rdenes de baja se indiquen los nombres de los que con ellos se van a fabricar o producir y los dar de baja en sus cuentas, pero abrir una cuenta transitoria de referencia para su control posterior. Terminado el proceso de transformacin, recibir los elementos producidos, en cuya orden de alta debe incluirse una relacin de las cantidades de elementos y materiales
gastados. Con estos datos verificar que las cantidades estn de acuerdo con las que entreg y que los sobrantes se devuelvan al almacn. Hecha esta verificacin y si est de acuerdo, firmar la orden de alta, descargando de la cuenta transitoria las cantidades que a dicha orden correspondan, quedando en esta forma cancelada esa cuenta. El valor del bien producido se har con los valores de los materiales que sirvieron como materia prima ms los dems gastos de produccin. Cuando el almacn suministre elementos o materias primas en forma parcial, la suma de todas las cantidades de los gastados y la de los devueltos deber ser igual al total de los que suministr para esa produccin. ALTAS POR RECONSTRUCCION DE EQUIPOS Cuando se produzcan altas por reconstruccin de equipos, el valor que se ponga al elemento ser igual al que tena antes de su arreglo, ms el costo de los materiales o elementos. Abrir una cuenta transitoria y proceder en lo dems como se indica en el numeral anterior. ALTAS POR DEVOLUCION DE ELEMENTOS O BIENES Cuando algn empleado necesite devolver al almacn elementos o bienes de cualquier naturaleza, har por escrito la solicitud anotando el nmero de la baja con que los elementos fueron suministrados y las especificaciones que cada uno tena en ella, o en el inventario mediante el cual los hubiere recibido. El ingreso al almacn se har por medio de una orden de alta, previa la constatacin de su estado, clase, calidad, marca, modelos y dems especificaciones que deben ser iguales a los que figuren en las salidas con
que se entregaron, o los que incluye el alta si provienen de elementos recibidos. Por inventario. Si hecha comprobacin anterior se advierte que los elementos no concuerdan o que han sido sustituidos, no los recibir y avisar de ello al Alcalde para que averige el motivo del cambio o sustitucin y se deduzcan las responsabilidades consiguientes. Si encuentra correcta la devolucin firmar la orden de alta respectiva y entregar copia de ella a quien la haya hecho. Esta copia constituye el nico comprobante legal que tiene el responsable que hizo la devolucin para demostrar la entrega y para descargar los elementos de sus inventarios. El almacenista no podr expedir recibo de elementos devueltos en comprobantes distintos a la copia de alta con que ellos ingresaron al almacn. ALTAS POR LLEGADA DE ELEMENTOS SIN SU DOCUMENTACION. Cuando por adquisiciones o compras lleguen al almacn elementos o bienes que no vengan acompaados de su documentacin o falte alguno de los comprobantes, el almacenista dar aviso escrito al Alcalde y en opinin de ste o de su representante, proceder a desempacarlos, elaborando una relacin con la cantidad de cada elemento, marca, modelo, calidad, envase y dems detalles, a fin de que ste ltimo efecte un avalo aproximado de cada uno, con base en los documentos disponibles, para darlos de alta provisionalmente. Tan pronto lleguen los documentos faltantes se har la liquidacin definitiva y las diferencias que resulten entre los valores calculados y los reales se legalizar por asiento contable, corrigiendo en las cuentas los valores que provisionalmente se hubieren asignado a cada elemento. Si alguno de ellos ya ha sido despachado, el almacenista dar aviso a los destinatarios para que hagan la correccin de su valor en las
cuentas o inventarios. Copia de los asientos y de las relaciones de modificacin de valores se adjuntar a la orden de alta inicial como constancia de su modificacin y de los nuevos precios correspondientes a los elementos en ella detallados. ALTA POR SUMINISTRO DE OTRAS ENTIDADES. Cuando una entidad aporte elementos por cualquier concepto, el almacenista los recibir de acuerdo con la orden de alta que debe ser igual al recibo que de ellos haya firmado, salvo las modificaciones de nombres para ajustarlos a la clasificacin genrica de inventarios. ALTA POR APROVECHAMIENTO DE INSERVIBLES: Cuando se dieren de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes utilizables que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se har una relacin de stas y se enviar por el almacenista al Alcalde para que se haga o autorice el avalo de ellos y se produzca la orden de alta para su ingreso al almacn. ALTA POR DONACION U OBSEQUIO: Hay donacin u obsequio cuando por liberalidad de una persona se transmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece a favor del Municipio que la acepta. Para recibir bienes de este ttulo se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Ofrecimiento escrito del donante con detalle de los bienes y de las condiciones que exige sobre el uso y destino que debe drsele.
b) Copia de la respuesta de aceptacin del Municipio de Guasca firmada por el Alcalde. d) Acta de recibo de los bienes firmada por el donante, el Alcalde y el almacenista. e) Autorizacin del Alcalde para la elaboracin de la orden de alta. En todo caso de donacin, adems de los requisitos citados, se cumplir las normas legales establecidas en el Cdigo Civil para esta clase de actos. De los bienes donados se elaborar relacin detallada para su registro en los inventarios. ALTA DE BIENES POR REPOSICION: Hay reposicin cuando se reemplaza o entrega lo que hace falta. Para recibir bienes por reposicin, cuando el responsable los entrega en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Solicitud escrita del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y el detalle de ellos. b) Aceptacin de que se haga la reposicin expedida por el Alcalde Municipal. c) Constitucin de la comisin que debe estudiar los bienes ofrecidos en la cual deben estar el Alcalde Municipal o un delegado y el almacenista,
con el fin de dar concepto sobre si los bienes ofrecidos son iguales a los faltantes. d) Acta de recibo firmada por las personas que integren la comisin y el responsable que los repone. e) Si los bienes se haban dado de baja, se expedir la orden de alta correspondiente respaldada en el acta respectiva. 7. EGRESOS DE ALMACEN (BAJAS)
BAJAS POR ENTREGA O SUMINISTRO DE BIENES Una orden de baja tiene que estar soportada en un pedido que haya hecho cualquier dependencia del Municipio. Tan pronto se entregue la totalidad de los elementos que figuren en ella, se har firmar todos los ejemplares por el destinatario responsable, con anotacin del nmero de su cdula y entregar la copia correspondiente. Si los elementos que se despachan son devolutivos, debern anexarse al inventario de cada dependencia. BAJAS POR ENTREGA PARA PRODUCCION O RECONSTRUCCION DE ELEMENTOS O EQUIPOS Cuando el almacenista entregue elementos, materiales o materias primas para la produccin o reconstruccin de elementos o equipos, exigir que en la orden de baja se indique el nombre de los que se van a producir o reconstruir y se proceder a elaborar la documentacin correspondiente. BAJAS POR TRASLADO DE ELEMENTOS

Cuando el almacenista reciba una solicitud de salida por traslado de elementos, proceder a egresarlos creando una cuenta transitoria. Si la salida de los elementos es transitoria, velar porque la devolucin de ellos se haga en el tiempo establecido, que se devuelvan los mismos elementos que suministr inicialmente y que las condiciones de ellos sean iguales a cuando se egresaron transitoriamente. Si advierte diferencias o sustitucin de ellos, lo har constar en el recibo que expida y lo pondr en conocimiento del Jefe (Alcalde) para que se inicien las averiguaciones del caso. Si la devolucin es correcta, expedir la orden de alta respectiva y con ella efectuar el ingreso al almacn en la cuenta general y cancelar la cuenta transitoria. BAJAS POR HURTO O ROBO. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios del almacn los elementos cuya prdida haya sido causada sin culpa o dolo del responsable. Para dar de baja elementos en estas circunstancias se debe seguir el siguiente procedimiento: - Constancia del aviso escrito de la prdida. - Acta de inspeccin en la cual conste la fecha en el que el hecho tuvo lugar, del da en que se practic la inspeccin, lista de los bienes cuya prdida se establezca de acuerdo con el inventario y el valor de ellos. Las actas deben levantarse inmediatamente suceda o se descubra el hecho y ser la base de comprobacin para la solicitud de exoneracin del responsable. En el levantamiento del acta para estos eventos deben
participar: El Alcalde o un delegado, el Almacenista y el jefe de la oficina de Control Interno o un delegado. Si el responsable de la prdida fuere uno de los jefes que deba intervenir en el acta, figurar en ella como responsable y no como funcionario del cargo que desempea. Cuando alguno de los funcionarios que deban hacer parte en esta diligencia no est en ella y sea imposible una delegacin por su parte, se prescindir de l dejando la respectiva constancia en el acta, con el fin de no demorar la diligencia. El acta debe ir firmada por todos los que en la diligencia intervinieron y por el responsable de los elementos perdidos. - Constancia de la denuncia puesta personalmente por el responsable de los bienes ante autoridad competente. - Los documentos que puedan probar las gestiones adelantadas responsable para lograr la recuperacin de los bienes perdidos. por el
Comprobada la prdida sin culpa o dolo del responsable se expedir la orden de baja respectiva. Si los hechos han originado un proceso de responsabilidad fiscal por parte de la Contralora, la baja de bienes no podr producirse hasta tanto haya sido fallado el proceso sin culpa para el responsable. No se aceptarn bajas de bienes por hurto o robo cuando el responsable formule el denuncio despus de treinta (30) das de sucedido o conocido el hecho, como tampoco cuando pida su legalizacin despus de noventa (90) das, sin comprobar previamente los motivos que justificaron esta demora. Si ellos no se comprueban continuarn a cargo del responsable.
Si como consecuencia de la investigacin, o posteriormente apareciere bienes que se hubieren dado de baja por considerarlos perdidos, se producirn altas respectivas con los correspondientes ingresos al almacn y en los inventarios del responsable, con las mismas especificaciones y valores que antes tenan, salvo que hayan sufrido depreciacin; en cuyo caso se seguir el procedimiento sealado para el efecto. BAJAS POR CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los elementos cuya prdida o destruccin hubiera ocurrido por caso fortuito o fuerza mayor, sin culpa o dolo del responsable. Para la baja de elementos por estas circunstancias, se seguir el siguiente procedimiento: - Constancia de aviso escrito dada por el responsable de los bienes. - Acta de inspeccin levantada en el lugar del siniestro en igual forma que la establecida para el caso de hurto o prdida. - Declaraciones juradas ante autoridad competente de dos testigos hbiles a quienes consten los hechos y la consiguiente prdida o depreciacin de los bienes; o cualquier otro medio probatorio eficaz que demuestre su falta de responsabilidad en los hechos. - Los documentos probatorios de las gestiones hechas por el responsable para obtener el salvamento de los bienes. Si la Contralora ha iniciado un proceso de responsabilidad fiscal por los hechos que originaron la prdida de los elementos, stos no podrn darse de baja hasta tanto se produzca el fallo definitivo sin responsabilidad fiscal y
se har en los mismos trminos y condiciones establecidos en el numeral anterior: - No se aceptar baja o depreciacin de bienes por caso fortuito o fuerza mayor cuando el responsable pida su legalizacin despus de noventa (90) das de sucedido o conocido el hecho, sin comprobar previamente los motivos que justifiquen esta demora, y si ellos no se comprueban continuarn a cargo del responsable. - Cuando se presuma que hubo accin criminal, o que valindose del suceso, desaparecieron o se ocultaron bienes, el responsable de stos formular el denuncio ante autoridad competente y enviar al Almacn indicacin de la fecha y de la persona que lo present, debiendo allegar posteriormente certificando del estado de la investigacin penal expedido por la autoridad que la adelanta. - Respecto a la aparicin de bienes que se hubieren dado de baja bajo stas circunstancias se proceder igual que en el numeral anterior. BAJAS POR PERDIDA DE BIENES EN PODER DEL PERSONAL. Se produce cuando a un funcionario se le extraven los elementos que le han sido entregados para el desarrollo de sus funciones. Para la baja de estos elementos se proceder as: - Se har una relacin pormenorizada de los bienes con las caractersticas, cantidades y valores que figuren en el inventario. - Cotizacin comercial de los bienes o avalo por parte del Almacenista.
- Orden de descuento dada al pagador para que se le efecte el cobro al responsable. - Constancia del descuento correspondiente. y recibo de consignacin en la cuenta
- Efectuando el pago por el responsable se podr dar de baja los mismos y descargar de su inventario. - Si el responsable a quien se le efectu el descuento llegare a comprobar que no tuvo responsabilidad en la prdida, tendr derecho a que inmediatamente se le devuelva el valor total que haya pagado o que se le haya descontado, mediante resolucin. BAJAS POR MERMA, ROTURAS O DESUSO. Es el promedio mediante el cual se descargan de los inventarios los elementos que presentes merma, rotura, desuso o vencimiento por causas no imputables a culpa o dolo del responsable. PROCEDIMIENTO: - Acta en la que incluya relacin pormenorizada de los bienes con constancia de que han sufrido mermas o daos y las causas que los produjeron. - Destruccin fsica de los elementos cuando sea del caso con la intervencin de un representante de control interno, de lo cual se dejar constancia.

- Expedicin de la orden de baja de los inventarios del responsable. - Si se trata de mermas, la baja se expedir nicamente por la cantidad faltante. BAJA DE BIENES INSERVIBLES. Es el procedimiento mediante el cual se descargan de los inventarios los bienes que por vencimiento del tiempo calculado para su servicio, duracin o trajn y debido al desgaste por el uso, fragilidad o causas semejantes que justifiquen su baja. PROCEDIMIENTO: - Los bienes muebles se podrn vender por el sistema de la subasta pblica o sistema de martillo. - Para los que no se puedan vender, se har la destruccin fsica, de la cual se levantara un acta por los que intervienen. - Relacin detallada de los elementos vendidos o destruidos, con todas sus caractersticas, cantidades y valores que figuren en los inventarios. - Expedicin de la orden de baja. BAJAS POR APARATOS. DESMANTELAMIENTO DE MAQUINAS, EQUIPOS,
Para dar de baja mquinas, equipos, aparatos, etc. por desmantelamiento, cuando su estado, posible prdida total o parcial, costo de sostenimiento o
vigilancia, inutilidad o grave dao, que hagan aconsejable esta medida para aprovechar las partes utilizables, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: - Solicitud escrita del Almacenista al Alcalde con enumeracin de cada uno de los que se van a desmantelar, clase, marca, nmero, capacidad, detalles y valores de inventario que permitan su exacta y completa identificacin, anotando su procedencia, tiempo aproximado de servicio y motivos que justifican el desmantelamiento. - Nombramiento por parte del Alcalde de la comisin que verificar el desmantelamiento y el consecuente aprovechamiento de las piezas o partes utilizables. En dicha comisin estar un representante por control interno. - Diligencia del desmantelamiento y elaboracin del acta respectiva firmada por los integrantes de la comisin. En el acta se dejar constancia de todos y cada uno de los bienes a desmantelar con todas las caractersticas, as como las partes, piezas, repuestos que resultaren, separndolos en inutilizables y utilizables, con los respectivos avalos. Posteriormente se proceder a la expedicin de la orden de baja de los bienes que se desmantelan lo mismo que de la orden de alta de los bienes, piezas, partes o repuestos utilizables, a los cuales se les dar ingreso con los avalos que para ellos haya fijado la comisin. BAJAS POR VENTA EN PBLICA SUBASTA. - Ventas por pblica subasta es el procedimiento general establecido para vender bienes oficiales y requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos:

- Autorizacin otorgada al Alcalde por el Concejo Municipal, cuando la Ley as lo determine. - Certificacin del almacenista de que los bienes no son necesarios en ninguna dependencia del Municipio, de que no hay solicitud de compra de los mismos, o de que se encuentran contabilizados como bienes inservibles. - Relacin pormenorizada de los bienes con indicacin de cantidad, clase, estado, especificaciones y valores con que figuren en los inventarios. - Avalo de los bienes de acuerdo a los procedimientos establecidos en las normas legales vigentes. - Se dar informacin al pblico por los medios oficialmente establecidos para la convocatoria pblica, en los cuales se indicar la fecha, hora y lugar donde se llevar a cabo; calidad y avalo de los bienes, los datos necesarios para su identificacin y lugar donde podran inspeccionarse si son inmuebles y forma de las ofertas. - Entre la fecha de la ltima publicacin y la subasta mediar un trmino mnimo de cinco (5) das si se trata de bienes muebles y de quince (15) das si se trata de bienes inmuebles. - Para hacer postura se requiere haber consignado en la tesorera del Municipio el veinte por ciento (20%) del valor del avalo. - Las ofertas podrn ser verbales o escritas, circunstancia que deber informarse en el aviso. En el primer caso, la subasta pblica durar por lo menos tres (3) horas; en el segundo, las ofertas se recibirn hasta la hora sealada como lmite de su presentacin y se depositarn en una urna dispuesta para el efecto, previamente sealada, en presencia del control
interno. Ninguna subasta podr hacerse por sistema mixto, esto es, verbal y escrita y ser vlida as haya un solo postor. - La subasta deber ser presenciada por un representante del control interno, quien tambin firmar el acta correspondiente. - La adjudicacin debe hacerse pblicamente tan pronto como se haya terminado la subasta, al mejor postor, sobre la base del avalo. Si la subasta fuere con ofertas escritas o verbales, en caso de empate se adjudicar al postor que primero haya hecho la consignacin del veinte por ciento (20%), lo que se determina con la numeracin y fecha de los recibos de caja correspondientes. - Una vez realizada la subasta pblica se proceder de la siguiente manera: - Aprobada la adjudicacin se devolver a los postores no favorecidos los depsitos que hayan consignado. El depsito del adjudicatario se abonar al precio de la venta. - Nadie podr hacer postura por un tercero si no presenta poder. - El adjudicatario dispondr del trmino de cinco (5) das calendario para completar el pago, so pena de perder en favor del Municipio la suma consignada para hacer postura. - Garantas en caso de ventas a plazo: Cuando por la enajenacin de bienes del Municipio se concediere plazo para el pago, el alcalde determinar y calificar previamente la garanta que debe presentar el adjudicatario para asegurarlo. En caso de bienes inmuebles la garanta ser hipotecaria.

- Ausencia de postor: Cuando una subasta pblica se deba declarar desierta porque no se present postor alguno, se proceder a una segunda, previo reavalo y si se declarar desierta tambin la segunda, se procede a la venta con una rebaja no menor del treinta por ciento (30%) del ltimo avalo. - Suspensin de la subasta: Una subasta se puede suspender en cualquier momento si hay acuerdo entre los compradores para hacer ms o menos la misma oferta, para no sobrepasar la anterior o para perjudicar la subasta en cualquier forma, lo mismo que cuando no concurra sino un solo comprador. 8. INVENTARIOS
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Elaborar el inventario es registrar en forma ordenada y detallada los elementos que tiene el Municipio con anotacin de las especificaciones de identidad, clase y uso, cantidad, valor, estado de conservacin o funcionamiento, clasificndolos de acuerdo con la naturaleza, uso o destino. El inventario debe elaborarse cuidadosamente para que los posteriores que se produzcan slo requieran de actualizacin mediante la verificacin fsica de las existencias, su confrontacin con el inventario inmediatamente anterior y observacin del estado de los elementos, constatando que los nuevos ingresos y egresos se han registrado correctamente. Es conveniente acogerse al sistema de presentacin del inventario establecido por el Departamento de Cundinamarca, el cual es tomado del ndice Universal de Inventarios, aunque eventualmente se puede utilizar otra clasificacin, la cual ser determinada previamente por El Alcalde.

La presentacin actualizada e inmediata de los datos concernientes a las existencias mnimas, costos y movimientos de entradas y salidas de almacn, evitan errores o riesgos como prdidas, inmovilizacin, deterioro, mermas y desperdicio de elementos. PROCEDIMIENTO: Con base en los datos existentes se van registrando en el formulario inventario fsico de los elementos por grupos y agrupaciones que indican claramente la clase que debe incluirse en cada uno de ellos. Los grupos y agrupaciones dados en el Indice Universal de Inventarios (Resolucin Orgnica No. 04/60 de la Contralora General de la Repblica y Decreto No. 02624 de 1995 del Departamento de Cundinamarca) son los siguientes: GRUPO 1
Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin 1 1 1 1 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
ELEMENTOS DE CONSUMO
Aceites, grasas y lubricantes. Combustibles. Drogas, elementos odontolgicos, de laboratorio y sanidad. Elementos para construccin, instalacin, campa, industria, taller y Labores. Explosivos. Forrajes y alimentos para animales. Insecticidas, fungicidas, herbibicidas, roedenticidas y Bactericidas. Materiales o materias primas para construccin, instalacin, campo industria, taller y labores. Semillas y abonos. tiles de escritorio, oficinas, dibujo, papelera. Vveres, rancho, licores. Repuestos para mquinas y equipos. 32 PARTICIPACIOIN, TRABAJO, TRANSPARENCIA
Agrupacin 1 Agrupacin 1 Agrupacin 1 Agrupacin 1 Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin 1 1 1 1

Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin GRUPO 2 Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin 2 2 2 2 2 2 1 1 1 1 13 14 15 16 Utensilios de uso de uso domstico o personal. Vestuario, ropa y equipos para dotacin. Materia prima para inseminacin artificial. Otros elementos de consumo
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS 01 02 03 04 05 06 07 Armas, accesorios y repuestos. Discotecas y musitecas. Elementos de culto. Elementos de museo. Elementos y equipos para arneses, arreo y ataje y sus Accesorios. Equipos y mquinas para comedor, cocina, despensa y sus Accesorios. Equipos y mquinas para comunicacin, deteccin, radio, televisin, seales, sonido, radar, fotografa y proteccin y sus accesorios. Equipos y mquinas para construccin, instalacin, campan, industria, taller, labores y sus accesorios. Equipo y mquinas para deporte, gimnasia, juegos y sus Accesorios. Equipos y mquinas para laboratorios, profesionales, Cientficas, enseanza y sus accesorios. Equipos y mquinas para medicina, odontologa, veterinaria, rayos X, sanidad y sus accesorios. Equipos y mquinas para oficina, contabilidad, dibujo y sus accesorios. Equipos y mquinas para transporte y sus accesorios. Herramientas y sus accesorios. Instrumentos musicales y sus accesorios. Libros de biblioteca, estudio, documentos, mapotecas, hemerotecas y revistas. Llantas y neumticos. Mobiliario y enseres. 33 PARTICIPACIOIN, TRABAJO, TRANSPARENCIA
Agrupacin 2
Agrupacin 2 Agrupacin 2 Agrupacin 2 Agrupacin 2 Agrupacin 2 Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin 2 2 2 2
08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Agrupacin 2 Agrupacin 2

Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin 2 2 2 2 2 19 20 21 22 23 24 25 26 Semovientes. Vestuario, ropa y equipo. Material rodante, mquinas y equipos y sus accesorios. Material fijo, mquinas, equipos y sus accesorios. Materiales y equipos de vas, redes, instalaciones, cables, Puertas y accesorios. Equipos y mquinas de procesamiento de datos Sistema de programacin o soporte lgico de los equipos de Procesamiento de datos (Software). Otros elementos. INMUEBLES 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 Acueductos, estructuras y construcciones. Aerdromos y pistas de aterrizaje. Alcantarillados, construcciones y estructuras. Centrales elctricas, construcciones y estructuras. Carreteras, vas y zonas. Edificios y otras construcciones. Minas, salinas, yacimientos y bancos. Obras portuarias. Plantas, construcciones y estructuras. Terrenos. Terrenos con edificios o construcciones. Otros inmuebles.
Agrupacin 2 Agrupacin 2 Agrupacin 2 GRUPO 3 Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin Agrupacin
- El inventario debe contener nicamente los bienes clasificados como elementos devolutivos y los bienes inmuebles. - Cuando por la naturaleza, uso, destino o aplicacin que se d a los elementos devolutivos estos se convierten en de consumo o viceversa, o cuando los clasificados como inmuebles se conviertan en elementos devolutivos o de consumo, o viceversa, se producir su traslado a la agrupacin que les corresponda, y su contabilizacin y movimiento en los
inventarios y cuentas se har por medio de orden de alta y de baja de almacn con base en los comprobantes respectivos. INVENTARIOS FISICOS El inventario fsico material lo constituyen las existencias verificadas, contemplando los factores descritos de los artculos, cantidad y valuacin. INVENTARIOS PERIODICOS Y/O PARCIALES Los inventarios peridicos y/o parciales sirven para constatar las cantidades reales indicadas en los inventarios totales. Estas dos modalidades de inventarios totales y parciales son complementarias y stos suelen suceder a los inventarios totales, a la vez que facilitan informacin decisiva para el Municipio cuando necesite elementos o bienes. - En los inventarios peridicos se toma como referencia el tiempo y se hacen trimestrales, semestrales, anuales o por fraccin de tiempo. - Los inventarios parciales son aquellos que se realizan por dependencia, unidad de trabajo, etc., y que obedecen a cambios o responsables, estimacin de cantidad de pedido, o a mecanismos de control. PROCEDIMIENTO PARA LEVANTAR INVENTARIOS FISICOS El levantamiento de un inventario total requiere de un esfuerzo grande por parte del personal que los realiza, por la limitacin del tiempo. Para facilitar la elaboracin de un inventario total es conveniente hacer una programacin integral que incluya los siguientes tpicos:
- Fechas para su realizacin: Con el fin de no causar traumas al Municipio, se debe programar una fecha en la cual no haya mucho movimiento en el almacn; y en la medida de lo posible antes de las fechas de reabastecimiento, buscando la existencia de poca cantidad de elementos. - Desarrollo del programa e instrucciones: Es necesario elaborar un programa y proporcionar al personal los elementos necesarios para su labor. Deben determinarse horarios y asignar labores precisas a cada persona de manera que eviten confusiones y malos entendidos. - Escogencia y preparacin del personal. Es indispensable seleccionar un buen equipo de colaboradores, conocedor de los elementos que van a ser verificados y familiarizados con su manejo. - Preparacin del almacn para el conteo. Es necesario desalojar los elementos que van a ser devueltos o que estn listos para su despacho, antes de la fecha de iniciacin de los inventarios para que no se presenten interferencias y/o recepcin o suministro de elementos. - Organizacin fsica del almacn. Se debe separar los elementos que estn clasificados como obsoletos y de baja con el fin de facilitar la tarea a las personas que realizarn el inventario. Posiblemente ser necesario identificar ciertos materiales, reclasificarlos y localizar en un mismo sitio aquellos iguales. - Definir polticas de conteo. Como es muy posible que se encuentren diferencias entre la cantidad fsica y el saldo en el krdex, es necesario definir en qu circunstancia se deben desarrollar los conteos y cruces entre sobrantes y faltantes.

- Para comprobar la exactitud de saldos existen bsicamente tres mtodos y en los tres es necesario hacer el inventario fsico (muestreo, verificacin total y principio A B C), diferencindose solo en el nmero de grupos o elementos que se verifiquen en cada ocasin. Estos mtodos son: - Muestreo. Es muy utilizado por los revisores fiscales para verificar unos pocos elementos tomados al azar, de esta manera se puede determinar qu porcentaje de cuentas est correcto sin necesidad de revisarlas todas. En este caso se escogen grupos y elementos de diferentes valores. - Verificacin total. Consiste en la verificacin de todas y cada una de las cuentas por lo menos una vez al ao. Se realiza el inventario fsico con base en un programa previo en el cual se determina qu tems deben ser verificados y en qu fechas. De esta manera, segn sea la poltica del Municipio, es posible que no sea necesario realizar el inventario total a fin de ao. Simplemente se toman los datos de las existencias como cifras reales y as se pasan en los informes. - Principio ABC de existencias. Con el principio de anlisis A.B.C. de existencias, se seleccionan los elementos ms valiosos, a los cuales se les llevar un control ms estricto. Esto mismo puede hacerse con los elementos vitales y determinar para estos tems una mayor frecuencia de verificacin por ao, que pueden ser tres, cuatro o ms veces segn su importancia en valores o frecuencia del consumo.
INVENTARIOS EN LIBROS El inventario en libros, contable, perpetuo o permanente, consiste en registros contables que determinan las cantidades de artculos valorizados, respecto de los cuales existe la presuncin de que estn en existencia. - Respaldo de inventarios: El inventario en libros, se confrontar anualmente con las existencias reales en el almacn, mediante verificacin fsica de las mismas, as como de todos los elementos devolutivos en servicio. - Existencias: Se van presentando en los nuevos saldos, resultando del movimiento de entradas y salidas. - Valorizacin: Las compras se contabilizan por costos y las ventas por el valor de las mismas. - Valuacin o devaluacin de inventarios: La valuacin o devaluacin de inventarios se har de acuerdo a las normas existentes, establecidas por el gobierno nacional. INVENTARIOS ESTIMATIVOS. Se denominan as los constituidos por clculos aproximados del valor de las existencias, mediante el empleo de mtodos diferentes a los relacionados con los inventarios fsicos en libros.
DIFERENCIAS ENTRE INVENTARIOS

La diferencia entre inventarios en libros y el fsico, ser objeto de asiento de ajuste. CLASIFICACION Y CONTROLES RECIPROCOS DE SALIDAS ENTRADAS Y
Es conveniente clasificar los comprobantes en dos grupos a saber: ENTRADAS: Que se controlan por las compras o recibos de los artculos. SALIDAS: Que se controlan por las ventas o despachos de elementos. TARJETAS DE INVENTARIO PERMANENTE Las tarjetas de inventario permanente, tendrn adems de los datos generales que sea necesario emplear, tres columnas a saber:
1) Entradas 2) Salidas 3) Saldos (unidades y valores)
- En la columna de entradas, se debe consignar la fecha, cantidad de elementos recibidos, costos por unidad y el valor total de la remesa o despacho. - En la columna de salidas se debe registrar adems de la fecha, los elementos despachados y los que se entreguen para la venta, consumo o servicio, la cantidad y su costo. Es conveniente verificar que los valores unitarios descargados, correspondan al costo indicado en la tarjeta.
- En la columna de saldos, se debe anotar el saldo o sea la diferencia entre las cantidades de elementos recibidos y los entregados. Se entiende por costo el valor principal de los elementos segn factura, ms fletes, acarreos, etc., que dichos materiales causen hasta llegar al sitio de destino. KARDEX DE ALMACEN Como instrumento auxiliar del Municipio se debe mantener actualizado un krdex de los bienes que se poseen, clasificando los elementos en tres grupos, as: - Elementos de consumo. - Elementos devolutivos. - Inmuebles. Se deben tener en cuenta las siguientes normas: - Para cada elemento existir una tarjeta en donde se condense la informacin referente a caractersticas del elemento, cdigo, localizacin, valor, movimientos de ingreso y egreso, saldo, etc. - Toda alta o baja debe registrarse cronolgicamente en las tarjetas o registros sistematizados con el objeto de hacer coincidir los saldos con la existencia fsica y que se mantengan actualizados. - Un slo funcionario deber hacer los registros para poder establecer responsabilidades por las inconsistencias que puedan.
- Para efecto del valor en el registro en las tarjetas de Krdex de los elementos que ingresan al almacn, se utilizar el sistema PROMEDIO. Esto es, se suma el valor total del saldo en la tarjeta con el valor total de los elementos que van a ingresar y la suma de los dos totales se divide por el total del nmero de elementos resultante de sumar los que haba con los que ingresan. - Para efectos de un mejor control es importante que ningn registro se haga a lpiz si stos son manuales. VALORACION DE INVENTARIOS Los inventarios deben estar valorizados con el precio que corresponda a cada bien o elemento que en ellos figuren tomando de una de las siguientes fuentes: PARA ELEMENTOS DEVOLUTIVOS El que figure en el inventario anterior. Aquel con que lo haya entregado al proveedor. El de compra o con el que haya llegado a la oficina. El que fije el Municipio por avalo.
PARA LOS INMUEBLES El avalo catastral. El que tena en el inventario anterior. El de compra. El que fije el Municipio mediante avalo.
PROCEDIMIENTO EN CASO DE FALTANTES, DAOS O DEPRECIACION DE BIENES Corresponde al responsable de los bienes adelantar las diligencias pertinentes y allegar los documentos probatorios del hecho de acuerdo con el siguiente procedimiento: - La persona que tuviere a cargo los bienes dar informe escrito y detallado de lo ocurrido al Tesorero, al Jefe de Control Interno y al Jefe del almacn, dejando constancia en la copia de este informe de la fecha en que lo envi o entreg. - Tan pronto como los destinatarios reciban el informe en cuestin o tengan conocimiento de lo ocurrido por cualquier otro conducto, pasar informe escrito al alcalde para que ordene la iniciacin de la investigacin. - Simultneamente se ocupar de que la persona a cuyo cargo figuren los bienes se cumplan las diligencias necesarias para obtener la recuperacin, reparacin, reposicin o pago de lo perdido, daado o depreciado, o para la debida legalizacin de la prdida, dao o deterioro, mediante la prctica de diligencias de inspeccin, levantamiento de las actas consiguientes, cita de los testigos, si los hubiere y presentacin del denuncio ante las autoridades competentes. - Si dicha persona no diere cumplimiento a estas formalidades o hubiere abandonado el cargo y no se le pueda localizar, el almacenista formular el denuncio, promover las diligencias de inspeccin, har levantar las actas respectivas y adelantar todas las diligencias a las que haya lugar. - Cuando la persona responsable de los faltantes, daos o depreciaciones no de oportunamente el informe y el hecho se descubra por cualquier otro
medio, esta circunstancia constituir presuncin de negligencia y descuido en el manejo de los bienes a su cuidado y se tendr como agravante de su culpabilidad, para el slo efecto de la investigacin administrativa. 9. RESPONSABILIDADES
DEL ALMACENISTA - El almacenista responder nicamente de los elementos de consumo y devolutivos que por cualquier concepto tenga en existencia en el almacn o depsitos, de los devolutivos que tenga para su servicio y de los que haya entregado a personas que dependan de l, lo mismo que de los inmuebles que por inventario se les haya entregado para el uso de sus oficinas, almacenes o depsitos. - Como empleado de manejo es responsables por la administracin, custodia y distribucin de los bienes del Municipio. - Es responsable por la verificacin de la calidad de los bienes que a cualquier ttulo adquiera el Municipio y que deban ser entregados a sta a travs de su dependencia. - Es responsable por la rendicin de las cuentas en los trminos condiciones y formatos que para el efecto haya destinado la Contralora Departamental. - Es responsable por la Municipio. actuacin y valoracin de los inventarios del
DEL BODEGUERO DESPACHADOR TENERLO).
(CUANDO SEA CONVENIENTE

- Responder por los elementos devolutivos que tenga en la bodega para el normal desarrollo de sus funciones. - Responder por los bienes del Municipio que estn en dicho sitio. - Responder por la verificacin de la cantidad y calidad de los bienes que adquiera el Municipio y sean entregados en la bodega. DE LOS DEMAS JEFES DE DEPENDENCIAS - La firma de los inventarios por parte de los jefes de dependencia los hace responsables administrativa y fiscalmente de los bienes que queden a cargo y, por lo tanto, sern responsables directa o indirectamente e individualmente por la prdida, dao o depreciacin de los mismos, salvo que provengan de deterioro natural por razn del uso legtimo o de otra causa justificada. Tramitar, recepcionar y distribuir los bienes insumos y devolutivos adquiridos por el Municipio. Corresponde al almacenista elaborar informacin tal como: Cotizaciones. Compras. Entrada y salidas de almacn. Inventarios.
PROCEDIMIENTO: Una vez recibida la orden de suministro la cual debe estar acompaada de;
- Orden de suministro. - Firma del ordenador. - Disponibilidad presupuestal. Se inicia el proceso de almacn con: COTIZACIONES Para las cotizaciones se procede conforme a la Ley, es decir, la compra se hace por: ORDEN DE SUMINISTRO CONVOCATORIA CONTRATO LICITACION Las compras tienen relacin directa con el acto administrativo que le da soporte legal, orden de suministro, contrato, etc. En todos los casos se debe cumplir los principios de transparencia y economa.
10. ENTRADAS AL ALMACEN Para oficializar la entrada el bien se debe elaborar el informe de recibo respectivo el cual tiene como soporte el ingreso satisfactorio a almacn del bien adquirido. De la misma forma el bien se registra en Krdex con el valor de la remisin.

11. BAJAS DE ALMACEN
Se tramitan mediante orden interna de pedido la cual firma el jefe de la Dependencia solicitante con el visto bueno del ordenador del gasto.
El almacn procede a elaborar comprobante de entrega el cual firma el solicitante, como consecuencia de haber recibido a satisfaccin, con sta orden se registra la salida del bien en el Krdex.
12. RESPONSABLE
Almacenista por el uso, administracin y conservacin de los bines. - FLUJO DE INFORMACION - PEDIDO - COTIZACION - ORDEN DE COMPRA - COMPRA - INFORME DE RECIBIDO - SALIDAS - ACTUALIZACION KARDEX.

13. FORMATOS
ORDEN DE ALTA
FECHA NUMERO FACTURA
GRUPO Y SUBGRUPO
DETALLE
CANTIDAD
PRESENTACION
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
TOTAL OBSERVACIONES
FIRMA ALMACENISTA
FIRMA ALCALDE MUNICIPAL

ORDEN DE BAJA ELEMENTOS DE CONSUMO

FECHA DEPENDENCIA
GRUPO Y SUBGRUPO
DETALLE
CANTIDAD
PRESENTACION
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
TOTAL OBSERVACIONES
FIRMA ALMACENISTA
FIRMA ALCALDE MUNICIPAL
FIRMA JEFE DEPENDENCIA
RECIBIDO POR

ORDEN DE BAJA DEVOLUTIVOS

FECHA DEPENDENCIA
VALOR UNITARIO VALOR TOTAL
GRUPO Y SUBGRUPO
DETALLE
CANTIDAD
PRESENTACION
TOTAL OBSERVACIONES
FIRMA RESPONSABLE
FIRMA TESORERO
FIRMA ALMACENISTA
FIRMA JEFE CONTROL INTERNO
COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en el Despacho de la Alcalda Municipal a los (12) das del mes de diciembre de dos mil cinco (2005).
OTONIEL ALBERTO CIFUENTES ALCALDE 2004 - 2007


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