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DE DOCUMENTOS
OFICIAIS
Conceito
Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial
é a maneira pela qual o Poder Público redige atos
normativos e comunicações. Interessa-nos tratá-
la do ponto de vista do Poder Executivo.
CARACTERÍSTICAS
A redação oficial deve caracterizar-se pela
impessoalidade, uso do padrão culto de
linguagem, clareza, concisão, formalidade e
uniformidade. Fundamentalmente esses
atributos decorrem da Constituição, que dispõe,
no artigo 37:
Concisão e Clareza
A concisão é antes uma qualidade do que uma característica do
texto oficial. Conciso é o texto que consegue transmitir um
máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que
se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além
de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o
necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. A
clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial. Pode-
se definir como claro aquele texto que possibilita imediata
compreensão pelo leitor.
Uniformidade
Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza,
uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se
às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma
única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes,
o que exige o uso de certo nível de linguagem.
Padronização
A redação oficial não é, portanto, necessariamente árida e
infensa à evolução da língua. É que sua finalidade básica –
comunicar com impessoalidade e máxima clareza – impõe
certos parâmetros ao uso que se faz da língua, de maneira
diversa daquele da literatura, do texto jornalístico, da
correspondência particular, etc.
Vocativos
O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos
Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo
respectivo: (não se usa abreviatura – sempre extensa para esses três abaixo,
outras autoridades podem).
Autoridades Universitárias
Cargo ou Abreviatura Abreviatura
Por Extenso Vocativo Endereçamento
Função Singular Plural
Ao Magnífico
Reitor
Vossa V. Mag.asou Magnífico Ou
V. Mag.ª ou
Magnificência V. Magas. Reitor Ao
V. Maga.
Reitores ou Ou Ou Excelentíssimo
V. Exa. ou
Vossa V.Ex.as ou Excelentíssimo Senhor Reitor
V. Ex.ª
Excelência V.Exas. Senhor Reitor Nome
Cargo
Endereço
Ao
Excelentíssimo
as Excelentíssimo Senhor Vice-
Vossa V.Ex.ª, ou V.Ex. ou
Vice-Reitores Senhor Vice- Reitor
Excelência V.Exa. V. Exas.
Reitor Nome
Cargo
Endereço
Assessores
Ao Senhor
Pró-Reitores
Vossa V.S.ª ou V.S.as ou Senhor + Nome
Diretores
Senhoria V.Sa. V.Sas. cargo Cargo
Coord. de
Endereço
Departamento
Autoridades Judiciárias
Por Abreviatura Abreviatura
Cargo ou Função Vocativo Endereçamento
Extenso Singular Plural
Auditores
Curadores
Defensores
Ao
Públicos
Excelentíssimo
Desembargadores Excelentíssimo
Vossa V.Ex.ª ou V. V.Ex.as ou Senhor
Membros de Senhor +
Excelência Exa. V. Exas. Nome
Tribunais cargo
Cargo
Presidentes de
Endereço
Tribunais
Procuradores
Promotores
Ao Meritíssimo
Meritíssimo Senhor Juiz
Meritíssimo Senhor Juiz ou
Juiz M.Juiz ou ou Ao
Juízes de Direito ou V.Ex.ª, V. V.Ex.as Excelentíssimo Excelentíssimo
Vossa Exas. Senhor Juiz Senhor Juiz
Excelência Nome
Cargo
Endereço
Autoridades Militares
Cargo ou Por Abreviatura Abreviatura
Vocativo Endereçamento
Função Extenso Singular Plural
Ao
Oficiais Excelentíssimo
as
Generais Vossa V.Ex.ª ou V. V.Ex. , ou Excelentíssimo Senhor
(até Excelência Exa. V. Exas. Senhor Nome
Coronéis) Cargo
Endereço
Ao Senhor
Outras Vossa V.S.ª ou V. V.S.as ou V. Senhor + Nome
Patentes Senhoria Sa. Sas. patente Cargo
Endereço
Autoridades Eclesiásticas
Cargo ou Abreviatura Abreviatura
Por Extenso Vocativo Endereçamento
Função Singular Plural
A Sua
as
V.Ex.ª V.Ex. Excelência
Vossa
Rev.ma ou Rev.mas ou Excelentíssimo Reverendíssima
Arcebispos Excelência
V. Exa. V. Exas. Reverendíssimo Nome
Reverendíssima
Revma. Revmas. Cargo
Endereço
A Sua
V.Ex.ª V.Ex.as Excelência
Vossa
Rev.ma ou Rev.mas ou Excelentíssimo Reverendíssima
Bispos Excelência
V. Exa. V. Exas. Reverendíssimo Nome
Reverendíssima
Revma. Revmas. Cargo
Endereço
V.Em.ª, V. V.Em.as, V.
A Sua
Vossa Ema. Emas. Eminentíssimo
Eminência
Eminência ou ou ou Reverendíssimo
Reverendíssima
Cardeais Vossa V.Em.ª V.Emas ou
Nome
Eminência Rev.ma, V. Rev.mas ou Eminentíssimo
Cargo
Reverendíssima Ema. V. Emas. Senhor Cardeal
Endereço
Revma. Revmas.
Ao
Reverendíssimo
V. Rev.ma
Vossa V. Rev.mas Reverendíssimo Cônego
Cônegos ou V.
Reverendíssima V. Revmas. Cônego Nome
Revma.
Cargo
Endereço
Ao
Reverendíssimo
V. Rev.ma V. Rev.mas
Vossa Reverendíssimo Frade
Frades ou V. ou V.
Reverendíssima Frade Nome
Revma. Revmas.
Cargo
Endereço
V. Rev.ma V. Rev.mas ou
Sacerdotes Vossa Reverendo
ou V. ou V.
em geral Reverendíssima Padre
Revma. Revmas. Ao Reverendo
Padre
Nome
Cargo
Endereço
Autoridades Monárquicas
Cargo ou Por Abreviatura Abreviatura
Vocativo Endereçamento
Função Extenso Singular Plural
A Sua Alteza
Real
Vossa Sereníssimo
Arquiduques V.A. VV. AA. Nome
Alteza + Título
Cargo
Endereço
A Sua Alteza
Real
Vossa Sereníssimo
Duques V.A. VV. AA. Nome
Alteza + Título
Cargo
Endereço
A Sua
Majestade
Vossa
Imperadores V.M. VV. MM. Majestade Nome
Majestade
Cargo
Endereço
A Sua Alteza
Real
Vossa Sereníssimo
Príncipes V.A. VV. AA. Nome
Alteza + Título
Cargo
Endereço
A Sua
Majestade
Vossa
Reis V.M. VV. MM. Majestade Nome
Majestade
Cargo
Endereço
Autoridades Civis
Excelência
Recebem tratamento de Excelência:
Fechos
O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade
óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destinatário. Os
modelos para fecho que vinham sendo utilizados foram
regulados pela Portaria no 1 do Ministério da Justiça, de 1937,
que estabelecia quinze padrões. Com o fito de simplificá-los e
uniformizá-los, o Manual de Redação da Presidência da
República estabelece o emprego de somente dois fechos
diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial.
3- Documentos oficiais
Conceito
Forma e estrutura
1. Timbre da Instituição.
2. OFÍCIO (caixa alta, por extenso), sigla do órgão expedidor
com sua vinculação hierárquica, numeração (seqüencial
crescente e anual) e data.
3. Assunto: teor da comunicação.
4. Vocativo e função do destinatário.
5. Texto: conteúdo do documento, com parágrafos numerados
na margem esquerda do texto, com exceção do primeiro e do
fecho.
*Validade do documento
*Publicação
Não se publica.
Observações
Sugestão
1. Para facilitar posteriormente o arquivamento, tratar um
assunto em cada ofício.
Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte
forma de apresentação:
a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo
12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de
rodapé;
b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman
podem-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings;
c) é obrigatório constar a partir da segunda página o número
da página;
Aviso e Ofício
Devem constar do cabeçalho ou do rodapé do ofício as
seguintes informações do remetente:
2.
3.
Atenciosamente ou Respeitosamente,
______________________________________
(Assinatura ,cargo ou função do remetente)
Nome do destinatário
Cargo ou função do destinatário
Endereço completo
Exemplo
Ofício
UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE
Exemplo de Ofício
[Ministério]
[Secretaria/Departamento/Setor/Entidade]
5 cm [Endereço para correspondência].
[Endereço - continuação]
[Telefone e Endereço de Correio Eletrônico]
Ofício no 524/1991/SG-PR
Brasília, 27 de maio de 1991.
Senhor Deputado,
2,5 cm
1. Em complemento às observações transmitidas pelo telegrama no 154, de 24
de abril último, informo Vossa Excelência de que as medidas mencionadas
em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da República, estão
amparadas pelo procedimento administrativo de demarcação de terras
indígenas instituído pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cópia
anexa).
3 cm
(297 x 210mm)
3,5 cm
Atenciosamente,
[Nome]
[cargo]
Memorando
Pergunta Prova:
Qual diferença entre Oficio e Memorando?
Ofício: entre órgãos (de um órgão para outro), no final tem endereço completo do
destinatário.
Memorando: Interno (dentro do órgão), aqui não precisa endereço pois é interno.
Conceito
Comunicação interna utilizada pelas chefias ou servidores
autorizados, na qual se expõe qualquer assunto referente à
atividade administrativa. Pelas suas características de certa
informalidade, o memorando deve ser elaborado com
simplicidade e concisão.
Forma e estrutura
Validade do documento
Definida pelo conteúdo.
Publicação
Não se publica.
Observações
1. O memorando deverá ser emitido em 02 (duas) vias, que
serão encaminhadas ao setor de destino, o qual reterá o
original e devolverá a cópia ao emitente, para seu arquivo,
fazendo as observações relativas ao recebimento, na cópia.
2. A assinatura não poderá ficar em página isolada.
3. Visto do chefe imediato/superior.
4. Não incluir despacho ou informação no verso do
documento.
Definição e Finalidade
Exemplos:
Ao Sr. Chefe do Departamento de Administração Ao Sr.
Subchefe para Assuntos Jurídicos
Modelo (01)
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
REITORIA
COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS
Atenciosamente ou Respeitosamente,
______________________________
(Assinatura e carimbo do servidor)
Modelo (02)
Atenciosamente ou Respeitosamente,
______________________________
(Assinatura e carimbo do servidor)
EXEMPLO
Em atendimento a solicitação feita por V.Sª, informamos que o prazo para o envio de Projetos de
Extensão a serem executados no período de abril a dezembro, será até o dia 26 de fevereiro.
Quanto à avaliação da solicitação de Bolsa de Extensão, é feita por uma Comissão de Avaliação que
utiliza critérios de pontuação pautados nos Indicadores Institucionais.
Atenciosamente,
_____________________
(Assinatura-carimbo)
Exemplo de Memorando
5 cm
Mem. 118/DJ
Em 12 de abril de 1991
2 Sem descer a maiores detalhes técnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o
equipamento fosse dotado de disco rígido e de monitor padrão EGA. Quanto a programas, haveria
necessidade de dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados.
3.O treinamento de pessoal para operação dos micros poderia ficar a cargo da Seção de
Treinamento do Departamento de Modernização, cuja chefia já manifestou seu acordo a respeito.
4.Devo mencionar, por fim, que a informatização dos trabalhos deste Departamento ensejará
racional distribuição de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos
serviços prestados.
Atenciosamente,
[nome do signatário]
[cargo do signatário]
3 cm
1,5 cm
(297 x 210mm)
CERTIDÃO
Conceito
Documento fornecido pela administração ao interessado,
afirmando a existência de ato ou assentamentos constantes
de processo, livro ou documentos que se encontrem nas
repartições públicas. Pode ser de inteiro teor – transcrição
integral, também chamada traslado ou resumida, desde que
exprima fielmente o conteúdo do original. A certidão
autenticada tem o mesmo valor probatório do original, como
documento público, e seu fornecimento gratuito por parte da
administração pública que a expediu; conforme artigo 5º,
XXXIV b da Constituição da República Federativa do Brasil –
1998.
Forma e estrutura
1. Timbre da Instituição.
Validade do documento
Publicação
Não se publica.
Modelo
UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ
REITORIA
COORDENADORIA DE ASSUNTOS INTERNACIONAIS
C E R T I D Ã O:
Visto:
Conceito
Partes
APOSTILA
A Diretoria do .............., no uso de suas atribuições, tendo em vista o que consta
do Processo n.º ..................., que a designação de .................., da Secretaria de ................, a NOME DO
FUNCIONÁRIO, é para o período de .... de ........ a ....... de ....... de ........, e não como constou na referida
Portaria.
SIGLA, em .... de .......... de .........
Nome,
Cargo do signatário.
Conceito
Elaboração
A Ata é documento que tem valor jurídico. Por essa razão deve
ser lavrada de tal maneira que não possam introduzir
modificações posteriores. Geralmente é lançada em livro
próprio, devidamente autenticado, cujas páginas são
rubricadas por quem redigiu os termos de abertura e de
encerramento, o que lhe dá cunho oficial. Há os que
substituem os livros por folhas soltas, sistema que, embora
ofereça algumas vantagens de caráter prático, tem, por outro
lado, sérios inconvenientes, tais como a facilidade de extravio,
de acréscimos ou de modificações posteriores, com objetivos
fraudulentos.
Conceito
Nome,
Cargo do Signatário.
CIRCULAR
Conceito
3..................................................................................
..........................................................
ORDEM E SERVIÇO
Conceito
Nome..........., (vírgula) centralizado
Cargo. (ponto)
a) Logomarca ou timbre
b) Título: identificação do ato, sigla da Unidade Administrativa,
ano. A data é colocada após o texto, antes da assinatura da
autoridade.
c) Texto: desenvolvimento do assunto. Pode conter vários
parágrafos, podendo ser numerados por algarismos arábicos
e desdobráveis, se necessário, em alíneas. Não se numera o
primeiro parágrafo.
d) Assinatura: nome da autoridade e indicação do cargo que
ocupa ou função que exerce.
ORDEM DE SERVIÇO
especificações
..........Nome..........., (vírgula)
Cargo. (ponto)
PORTARIA
Conceito
a) Registre-se e Publique-se
Diretor Geral
b) Cumpra-se
c) Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação,
revogadas as disposições em contrário.
(MODELO)
ATA:
Tem valor jurídico
Tempo verbal passado
Os números devem ser escritos por extenso
Não é permitida abreviações
Geralmente lançado em livro próprio e folhas rubricadas
Sem parágrafos ou alíneas escreve-se tudo
seguidamente, sem espaços em branco (de maneira
que não se possa fazer acréscimos)
A ata será lida e aprovada em reunião seguinte
Não se admite rasuras (para ressalvar usa-se a
expressão “digo” e corrige-se em seguida, ou se o erro
for após toda a redação, ao final usa-se a expressão
“em tempo” e corrigi-se)
Pode-se usar a 1º pessoa (eu)