TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

DAFTAR ISI

TUGASAN

HALAMAN

TUGASAN 3 (KUMPULAN) 2-5 BAHAGIAN B, KOMPONEN I (Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam), SOALAN 1B. Langkah-Langkah Yang Perlu Diambil Oleh Urus Setia Mesyuarat Berdasarkan Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991. TUGASAN 4 (KUMPULAN) BAHAGIAN B, KOMPONEN III (Pengurusan Am), SOALAN 3A. Ciri-ciri Pemimpin Dalam Konteks Sekolah. 6 - 10

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

TUGASAN 1 SOALAN 1B (KUMPULAN)

Langkah-langkah yang perlu diambil oleh urusetia mesyuarat berdasarkan Pekeliling Pentadbiran Awam Bilangan 2 Tahun 1991.

Bagi sesebuah jabatan, pengurusan mesyuarat merupakan salah satu komponen penting yang melambangkan kemantapan pengurusan jabatan itu sendiri. Kelancaran dan perjalanan mesyuarat yang teratur perlu diberi perhatian oleh urusetia mesyuarat yang dilantik oleh Ketua Jabatan. Oleh yang demikian, urusetia mesyuarat perlu mengambil langkah-langkah tertentu bagi tujuan kelancaran dan keberkesanan mesyuarat yang dianjurkan. Langkah-langkah tersebut dibahagikan kepada 3 peringkat iaitu : Tindakan-tindakan peringkat pra mesyuarat (sebelum mesyuarat) Tindakan-tindakan semasa mesyuarat Tindakan-tindakan selepas mesyuarat

Tindakan-tindakan Pra Mesyuarat Sebelum mesyuarat diadakan, urusetia perlu merancang terlebih dahulu beberapa aspek untuk memastikan mesyuarat yang akan dijalankan berjalan dengan lancar. Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian adalah : i. Agenda, Tarikh, Masa Dan Tempat Mesyuarat Urusetia hendaklah berunding dengan Pengerusi jawatankuasa untuk menentukan perkara-perkara di atas di samping merancang peruntukan masa yang diperlukan bagi setiap perkara dalam agenda. ii. Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat Bilik mesyuarat hendaklah ditempah secara bertulis. Maklumat-maklumat mengenai Bilangan kehadiran anggota, nama-nama Ahli Jawatankuasa Mesyuarat, Pengerusi Mesyuarat, Setiausaha Mesyuarat, tarikh mesyuarat, masa serta tempoh masa berlaku mesyuarat (jangkaan tamat waktu mesyuarat), peralatan yang

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

diperlukan semasa mesyuarat dan juga menu ringan yang hendak ditempah perlulah diberi kepada pegawai yang bertanggungjawab menerima tempahan: iii. Menentukan Kertas Kerja Kementerian/Jabatan/Agensi Disediakan Untuk Perbincangan Urusetia hendaklah menentukan kertas kerja yang perlu disediakan oleh kementerian/ jabatan/ agensi untuk pembentangan di mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya 15 hari sebelum mesyuarat yang mana ianya mengandungi maklumat mengenai bilangan salinan kertas kerja yang diperlukan dan keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi 15 muka surat (tidak termasuk lampiran). iv. Surat Jemputan Mesyuarat. Penyediaan surat mesyuarat sebagai pemberitahuan maklumat mengenai mesyuarat yang akan diadakan perlu diuruskan oleh urusetia mesyuarat. Surat tersebut mengandungi maklumat-maklumat asas mengenai mesyuarat termasuklah agenda mesyuarat serta jenis pakaian yang sesuai pada hari mesyuarat diadakan. Ia bertujuan supaya perjalanan mesyuarat dan tidak berlaku perselisihan mengenai maklumat mesyuarat. Pihak urusetia hendaklah memastikan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya10 hari sebelum sesuatu mesyuarat itu diadakan. Tempoh ini merupakan norma masa yang baik bagi penghantaran surat jemputan mesyuarat. Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput dibenarkan menghantar wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan. v. Persediaan Kemudahan-kemudahan Bilik Mesyuarat (satu jam sebelum mesyuarat) Urusetia hendaklah memastikan bilik mesyuarat disediakan mengikut pelan mesyuarat. Perkara yang perlu diambil kira adalah kekemasan dan kebersihan bilik mesyuarat, bilangan tempat duduk dan tag untuk ahli jawatankuasa termasuk Pengerusi, bahan teknikal seperti alat pembesar suara dan overhead projector serta memastikan tempahan menu makanan dan minuman ringan telah dibuat.
KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

vi. Menentukan Kehadiran (2 hari sebelum mesyuarat) Dalam mesyuarat yang penting, urusetia dikehendaki berhubung dengan ahliahli mesyuarat untuk menentukan senarai ahli-ahli yang akan menghadiri mesyuarat. Ini bertujuan untuk memastikan bilangan kehadiran yang tepat serta nama ahli yang akan hadir ( jika ada ahli yang mewakilkan orang lain untuk hadir). vii. Perbincangan Pra Mesyuarat (2 hari sebelum mesyuarat) Urusetia perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklum balas yang diterima dan mengenal pasti tindakan-tindakan yang perlu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang timbul sebelum mesyuarat diadakan. viii. Memberitahu Ahli-ahli Mesyuarat Tentang Etiket Mesyuarat Bagi memastikan kelancaran mesyuarat, urusetia perlu memaklumkan kepada ahli mesyuarat terlebih dahulu cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat, menghadiri mesyuarat menepati masa serta memberitahu Pengerusi/Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat. Tindakan-tindakan Semasa Mesyuarat i. Catatan Minit Mesyuarat Minit Mesyuarat hendaklah merekodkan senarai kehadiran mesyuarat, perkara-perkara penting dan berbangkit yang dibincangkan di dalam mesyuarat, keputusan-keputusan yang dibuat dan tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil oleh kementerian/ jabatan. ii. Kelancaran perjalanan mesyuarat Urusetia perlu peka dengan kehendak pengerusi. Maklumat-maklumat terkini juga perlu disediakan untuk tujuan rujukan Pengerusi. Urusetia juga perlu memastikan keselesaan ahli mesyuarat semasa mesyuarat dijalankan seperti suhu bilik yang baik,

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

Tindakan-tindakan Selepas Mesyuarat i. Penyediaan Minit (Setiausaha mesyuarat) Penyediaan minit mesyuarat hendaklah mengikut format minit yang betul. Draf minit untuk kelulusan Pengerusi hendaklah dikemukakan kepada Pengerusi jawatan kuasa untuk disemak dan mendapat persetujuan tidak lewat dari 3 hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Minit mesyuarat yang telah diluluskan oleh Pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan. Salinan untuk fail mesyuarat juga hendaklah dilakukan bagi tujuan rekod. ii. Pengesanan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana pihak lain yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat hendaklah memberi maklum balas kepada urusetia mesyuarat. Urusetia pula akan bertanggungjawab untuk mengesan pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat tersebut. Oleh yang demikian adalah mustahak satu rekod disediakan untuk mengesan maklum balas bagi keputusan-keputusan mesyuarat yang penting .Ini akan dibawa ke mesyuarat akan datang untuk dibincangkan dan dibentangkan.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

TUGASAN 3 SOALAN 3A (KUMPULAN)

CIRI-CIRI PEMIMPIN YANG BAIK DALAM KONTEKS SEKOLAH Kejayaan sesebuah organisasi bergantung ke atas prestasi kolektif

pentadbirnya, iaitu orang yang mengarah kerja dan memimpin kakitangan keseluruhannya. Pemimpin (atau Ketua Jabatan) secara bersendirian mesti mendapatkan kerjasama secara sukarela daripada rakan sejawatnya kerana proses kepimpinan memang melibatkan dua orang atau lebih. Seorang daripadanya cuba membimbing dan mendorong yang lain dalam usaha mencapai matlamat sistem. Dalam proses perhubungan Ketua Jabatan dan kakitangan, terdapat banyak aspek yang perlu diberi perhatian. Misalnya, bagaimanakah seorang Ketua Jabatan mempengaruhi tingkah laku kakitangan supaya dapat menghasilkan output yang sempurna. Sebagai contoh dalam situasi sekolah misalnya, pengetua/ guru besar dan guru-guru berusaha melahirkan pelajar yang sempurna dari segi mental, fizikal, rohani dan jasmani. Seorang pengetua/ guru besar mesti mempunyai ciri-ciri kepimpinan, agar mendapat kerjasama dan diterima oleh semua kakitangan di sekolah. Apabila seseorang itu berjaya memimpin, ini bermakna dia berjaya mempengaruhi anggotaanggota yang lain di dalam organisasi itu. Kebolehan mempengaruhi bergantung kepada unsur yang penting iaitu kuasa yang ada pada seseorang itu. Mengikut Dr Robiah Sidin (1988), dalam bukunya Asas Pentadbiran Pendidikan, beliau menegaskan bahawa secara umumnya ada dua jenis kuasa yang boleh dipegang oleh seseorang pemimpin itu. Pertama, kuasa yang datang dengan jawatannya di dalam organisasi itu dan Kedua, kuasa yang berpunca daripada keadaan dirinya sendiri atau kuasa individu. Kuasa yang bersangkut paut dengan jawatan adalah penting kerana memberi kepercayaan kepada anggota-anggotanya. Walau bagaimanapun untuk seseorang itu kekal menjadi pemimpin dia mesti juga mempunyai kuasa yang berunsurkan kebolehan tersendirinya. Ini termasuklah:
KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

1. Mentaliti

Kebijaksanaan atau kebolehan membuat perhitungan yang jauh sebelum bertindak dengan menilai antara yang baik dan buruk berdasarkan pertimbangan ilmu dan pengalaman.

Keberanian atau kesungguhan serta kesanggupan menghadapi cabaran dan masalah serta risiko, baik yang berpunca dari luar diri atau dalam diri sendiri.

Mempunyai inisiatif atau tindakan yang dimulakan sendiri tanpa menunggu orang lain dating kepadanya minta bertindak.

Mempunyai kreativiti sendiri, terutamanya dalam menyelesaikan masalahmasalah yang wujud dalam organisasi.

2. Kemasyarakatan

Kesediaan memberi dan menerima pendapat. Sikap positif dan terbuka. Daya penggerak dan semangat juang yang kuat. Kebolehan berkomunikasi secara berkesan.

3. Moraliti

Mempunyai disiplin diri yang unggul. Kebersihan jiwa terutamanya dari segi keadilan, amanah, ketenangan, kesabaran, keteguhan pendirian dan ketahanan diri.

Iman yang teguh, terutama orang yang beragama Islam.

Antara ketiga-tiga ciri yang dinyatakan, moraliti adalah yang terpenting untuk menilai seseorang pemimpin sama ada baik atau buruk, berkesan atau tidak, boleh bertahan lama atau tidak. Pemimpin memerlukan juga sikap tertentu untuk mempengaruhi orang lain. Perkara yang paling penting ialah pemimpin harus mempunyai pengertian dan
KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

tanggapan yang tajam terhadap individu-individu yang saling berurusan dengannya. Selain daripada itu seorang pemimpin juga harus mempunyai:

Empati; iaitu kebolehan untuk memahami perasaan orang lain dan bersimpati. Kesedaran; akan kelemahan dan kekuatan dirinya sendiri. Sedar tentang bagaimanakah dirinya dianggap oleh orang lain. Hanya apabila ini berlaku maka barulah kepercayaan kebolehan dirinya akan timbul.

Kebolehan: untuk melihat secara objektif akan masalah-masalah dan tingkah laku anggota-anggota lain. Pemimpin harus bersikap adil boleh memberi analisa yang adil dan tidak emosional.

Selain itu, sekiranya seseorang itu ingin menjadi pemimpin yang baik, dia hendaklah mengamalkan perkara-perkara yang diketahui, dilihat dan diterima sebagai baik:

Seseorang pemimpin harus bersedia untuk belajar dari siapa sekalipun apa yang dia tidak tahu kerana kepimpinan itu sesuatu yang boleh terus menerus dipelajari dari latihan dan pengalaman.

Seseorang pemimpin mesti berani memberi jawapan yang tegas kepada sesuatu yang difikirkan baik atau tidak baik kepada organisasinya.

Seseorang pemimpin yang baik berupaya memudahkan semua kerja, dengan menjadikannya kerja-kerja biasa yang boleh dilakukan oleh kebanyakan orang bawahannya dan tidak memerlukan pakar khusus.

Seorang pemimpin yang baik mempunyai perhubungan baik dengan orangorang bawahannya. Dia mengenali mereka sebagai individu-individu yang mempunyai keistimewaan tersendiri. Pada kebiasaannya, pemimpin yang baik jarang berkasar dengan orang-orang bawahannya.

Seseorang pemimpin yang baik pandai membahagikan masa. Dia tahu bila masa bertugas dan bila masa di luar tugas dan bertindak bersesuaian dengan keadaan. Pemimpin yang tidak cekap selalu merasa runsing dan bimbang dengan hal-hal tugas di mana juga dia berada.
KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

Dalam sesebuah organisasi terdapat pelbagai jenis manusia: ada yang malas, ada yang rajin dan ada yang boleh diharap serta ada yang tidak boleh diharap. Seorang pemimpin yang bijak tidak lemah semangat dengan keadaan ini. Dia menerima hakikat sedemikian dan menggunakan sebaikbaiknya apa yang ada.

Seorang Pemimpin yang baik tahu dan mahu berbincang dengan orang-orang bawahannya mengenai sesuatu hal yang dia sendiri tidak pasti. Dia tidak hanya pandai mengeluarkan arahan saja.

Seorang pemimpin yang baik mempunyai banyak pengetahuan dan pengalaman mengenai tugas dan manusia.

Seorang pemimpin yang baik pandai memperkembangkan kebolehan bekerja orang bawahannya. Dia tahu mengagihkan tugas kepada mereka.

Seorang pemimpin yang bijak tidak sekali-kali lemah semangat dan cepat mengaku kalah apabila berdepan dengan sesuatu masalah. Kalau masalah tidak dapat diselesaikan dengan satu cara, dia menggunakan cara lain. Dia sentiasa bersikap positif.

Rumusan Melalui perbincangan mengenai ciri-ciri pemimpin berkesan di atas, beberapa kesimpulan dapat dibuat. Di antaranya ialah kepimpinan ialah perlakuan seseorang yang boleh menggerakkan orang lain untuk berfikir, merasa, bertindak dengan caracara tertentu. Dalam hal ini seorang pemimpin harus mengetahui keperluan dan motif orang-orang yang bekerja dengannya dan harus menitikberatkan pencapaian matlamat kumpulan. Dia juga harus berjaya mengekalkan kekuatan yang ada pada kumpulannya untuk menyelesaikan masalah dan mencapai matlamat masa depan. Seseorang pemimpin boleh menonjolkan kepimpinannya hanya melalui

penglibatannya dalam kumpulan. Dalam kumpulan pula kekerapan interaksi bersama kakitangan membolehkan keberkesanan kepimpinannya. Kalau seorang pemimpin sentiasa bersembunyi dalam biliknya dan tidak mempunyai masa untuk berinteraksi dengan kakitangannya, maka kepimpinannya kurang berkesan.
KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010

TUGASAN PENILAIAN SEPANJANG KURSUS

Kepimpinan bukan bergantung sepenuhnya kepada jawatan. Status jawatan yang disandang hanya satu daripada punca potensi kepimpinan. Kejayaan kepimpinan adalah fungsi kedua-dua kuasa formal melalui jawatan dan penerimaan orang-orang bawahan secara tidak formal yang bukan kerana jawatan.

KURSUS INDUKSI SISTEM SARAAN MALAYSIA GURU-GURU PRA-PERKHIDMATAN BIL. 2/2010