5S Akmal

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA
AMALAN
5S
Ogos 2010 Muka surat 2
KANDUNGAN
PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

(AKMAL)
DASAR, WAWASAN DAN SLOGAN 5S
BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. TUJUAN PENGENALAN RASIONAL AMALAN 5S FAEDAH AMALAN 5S OUTCOME DARI AMALAN 5S TENTANGAN (RESISTANCE) TERHADAP PELAKSANAAN AMALAN 5S BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S KONSEP AMALAN 5S LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S KESIMPULAN
8 8 9 10 10 12 13 14 23 27
KANDUNGAN

(AKMAL)
BAB 2: STANDARD PELAKSANAAN AMALAN 5S
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
11. 12.
TUJUAN LATARBELAKANG KEPERLUAN UTAMA RUANG PEJABAT RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI BAHAGIAN PENGELUARAN STOR TEMPAT UMUM KAWASAN PERSEKITARAN PEJABAT KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA
KESELAMATAN PERSEKITARAN KESIMPULAN
28 28 29 30 36 39 40 44 55 57 58 58
KANDUNGAN

(AKMAL)
BAB 3: PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN AMALAN 5S
1. 2. 3. 4. TUJUAN LATARBELAKANG TATACARA AUDIT DALAMAN KESIMPULAN
59 59 59 61
LAMPIRAN-LAMPIRAN
LAMPIRAN A: STRUKTUR PELAKSANAAN 5S AKMAL LAMPIRAN B: SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S AKMAL LAMPIRAN C: SENARAI SEMAK AUDIT DALAMAN AMALAN 5S
62 63 70
KANDUNGAN

(AKMAL)
RAJAH-RAJAH/JADUAL
FALSAFAH AMALAN 5S RAJAH 1: CARTA KITARAN 5S RAJAH 2: CONTOH WARNA KAD RAJAH 3: TINDAKAN TERHADAP BARANG/DOKUMEN YANG TIDAK DIPERLUKAN RAJAH 4: TINDAKAN MENYUSUN BARANG/DOKUMEN DIPERLUKAN PETUA/TIPS/AMALAN BAIK UNTUK SUSUN RAJAH 5: TINDAKAN MELAKSANAKAN AMALAN SAPU RAJAH 6: TINDAKAN SERAGAM RAJAH 7: CARTA ALIRAN PELAKSANAAN AMALAN 5S JADUAL 1: RUMUSAN AMALAN 5S
PELAN TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN AMALAN 5S
10 15 15 16 18 19 20 21 23 22 88
KANDUNGAN

(AKMAL)
GAMBAR-GAMBAR CONTOH AMALAN 5S
GAMBAR 1: KUBIKEL/BILIK PEGAWAI GAMBAR 2: LACI GAMBAR 3: STOR GAMBAR 4: BILIK FAIL GAMBAR 5: KAUNTER GAMBAR 6: TEMPAT MENUNGGU GAMBAR 7: TEMPAT MELETAK MESIN GAMBAR 8: TEMPAT MEMBUAT BINDING GAMBAR 9: PAPAN TANDA GAMBAR 10: TEMPAT/RUANG LETAK KERETA
GAMBAR 11: LAIN-LAIN
89 90 91 92 93 93 94 94 95 95 96
SUMBER RUJUKAN
98
DASAR, SLOGAN & WAWASAN amalan 5S
Warga AKMAL sentiasa mengamalkan 5S secara berpasukan demi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, teratur dan selamat
AKMAL mencapai prestasi cemerlang dalam penyampaian perkhidmatan berteraskan persekitaran kerja yang berkualiti menerusi amalan 5S
PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

1. TUJUAN Tujuan panduan ini adalah untuk membantu warga Akademi Kastam Diraja Malaysia (AKMAL) dalam pelaksanaan Amalan 5S ke arah mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan cemerlang.
2. 2.1
PENGENALAN Selaras dengan usaha-usaha untuk mentransformasi perkhidmatan awam ke peringkat world class, pengurusan persekitaran tempat kerja adalah perlu demi memantap serta meningkatkan imej dan profesionalisme Akademi Kastam Diraja Malaysia (AKMAL). Pelaksanaan Amalan 5S dipercayai bermula daripada negara Jepun, dimana selepas Perang Dunia Kedua, syarikat-syarikat perindustrian di negara itu memikirkan cara-cara kos untuk meningkatkan Amalan produktivitinya 5S di samping menerusi
mengurangkan
pengeluaran.
diilhamkan
permasalahan yang wujud pada ketika itu. Antara lain, menerusi pendekatan JIT (Just in Time), Total Performance Management dan Toyota Production System (TPS). 2.2 5S yang merupakan satu amalan budaya dalam masyarakat Jepun, memenuhi keperluan bagi memantapkan pengurusan persekitaran tempat kerja. Mula diperkenalkan di Singapura pada tahun 1986 dan telah diamalkan dengan jayanya di sana. Amalan ini kemudiannya dipraktikkan di Malaysia, Thailand, Korea, China, India, lndonesia, Sri Lanka, Rusia, Hungary, Poland, Bulgaria, Colombia, Uruguay, Brazil, Costa Rica dan Mexico. 2.3 Di Malaysia, konsep Amalan 5S mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini banyak agensi-agensi Perkhidmatan Awam mengamalkan Amalan 5S malah ada di kalangannya telah mendapat pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

2.4 Pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih seragam dan sistematik berdasarkan Amalan 5S merupakan satu pendekatan yang diterima dan dipraktikkan secara universal. Amalan 5S dapat membantu Akademi Kastam Diraja Malaysia (AKMAL) merancang dan melaksanakan usaha-usaha
menghasilkan persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.
3. 3.1
RASIONAL AMALAN 5S Penampilan persekitaran tempat kerja yang cemerlang dapat meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyampaian perkhidmatan agensi kerajaan. Amalan 5S merupakan satu teknik pengurusan persekitaran yang dapat membantu meningkat imej Akademi Kastam Diraja Malaysia (AKMAL) selain daripada meningkatkan kecemerlangan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.
3.2
Menurut MAMPU, konsep Amalan 5S adalah mudah difahami oleh semua kakitangan Jabatan kerana:
3.2.1 3.2.2 3.2.3
terminologi yang diguna pakai adalah mudah; konsepnya logik dan bersifat semula jadi terhadap perilaku manusia; ia boleh diguna pakai oleh semua jenis Jabatan/Agensi.

4. FAEDAH AMALAN 5S Antara faedah pelaksanaan pengurusan persekitaran tempat kerja yang
cekap dan berkesan adalah: 4.1 4.2 Mewujudkan persekitaran tempat kerja yan berkualiti dan produktif. Hasil kebersihan, kekemasan dan penyelenggaraan. 4.3 Lebih banyak idea kreatif dan inovatif diketengahkan oleh pekerja untuk penyelesaian masalah dan penambahbaikan. 4.4 Semua pekerja akan lebih berdisiplin dan beretika untuk menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik. 4.5 4.6 4.7 Operasi di tempat kerja lebih senang, pantas dan selamat. Membina budaya kerja dan nilai bersama yang cemerlang; dan Menjadi kebanggaan semua pekerja dan meningkatkan imej organisasi. peningkatan tahap pengurusan
FALSAFAH AMALAN 5S: SETIAP TEMPAT ADA BARANGNYA DAN SETIAP BARANG ADA TEMPATNYA.
5. 5.1
5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4
OUTCOME DARI AMALAN 5S Penjimatan kos:

Penjimatan penggunaan inventori; Menghalang kerosakan ke atas inventori; Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan Mempercepatkan proses pencarian dan pengesanan dalam sesuatu urusan kerja.

5.2
5.2.1 5.2.2 5.2.3
Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

Mengoptimumkan penggunaan kawasan/tempat kerja; Penghapusan masa pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah/proses; dan Mempermudahkan kawalan dan penyelenggaraan.
5.3
5.3.1
Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan jangka hayat mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan yang digunapakai;
5.3.2
Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan beroperasi mesin, peralatan dan kemudahan-kemudahan; dan
5.3.3
Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatam dan kemudahankemudahan.
5.4
5.4.1 5.4.2 5.4.3
Jaminan kualiti:
Meningkatkan kualiti dan produktiviti perkhidmatan; Meningkatkan keupayaan melaksanakan kerja dengan lebih pantas dan selamat; dan Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan berkesan
5.5
5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5
Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

Menghapuskan keadaan yang merbahaya; Meningkatkan tahap kesihatan di tempat kerja; Menghapuskan keadaan yang boleh mendatangkan kecederaan dan kemalangan; Mengelakkan berlakunya kesilapan dan kecuaian; dan Pematuhan kepada peraturan-peraturan.

5.6
5.6.1 5.6.2 5.6.3
Meningkatkan motivasi pekerja:

Perhubungan yang baik antara anggota; Membentuk disiplin yang tinggi; dan Membentuk semangat kerjasama dan kerja berpasukan.
6.
TENTANGAN (RESISTANCE) TERHADAP PELAKSANAAN AMALAN 5S Antara bentuk persoalan mempamerkan tingkah laku penentangan
pelaksanaan Amalan 5S ialah: 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 Apa yang hebat sangat tentang Amalan 5S? Kenapa saya sebagai Ketua Jabatan, perlu mengetuai Amalan 5S? Kenapa perlu bersih, sedangkan ia akan kotor lagi? Adakah melakukan sisih dan susun akan meningkatkan output? Kenapa perlu tumpu pada suatu yang remeh seperti amalan 5S (sisih & susun)? Bukankah kita memang sudah lakukan amalan 5S? Sememangnya tempat kerja saya berserabut, tetapi saya tahu mana hendak mendapatkannya? 6.8 6.9 Bukankah kita dah lakukan amalan 5S setahun dulu? Bukankah amalan 5S dan aktiviti penambahbaikan lain sesuai untuk kilang sahaja? 6.10 Tidak tahukah bahawa kami terlalu sibuk untuk melaksanakan amalan 5S (sisih dan susun)? 6.11 6.12 Siapa mereka, hendak arahkan saya buat amalan 5S? Kita tidak perlukan amalan 5S. Kita bukan kerja bermotifkan keuntungan, jadi buat kerja kita sajalah?

7. 7.1
7.1.1 7.1.2
BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S Penglibatan Semua Kakitangan

Semua kakitangan di dalam jabatan mesti melibatkan diri di dalam program 5S. Semua kakitangan harus memahami 6 sebab munasabah program 5S harus diamal di tempat kerja iaitu:
7.1.2.1 7.1.2.2 7.1.2.3 7.1.2.4 7.1.2.5 7.1.2.6 7.1.3
tempat kerja yang bersih mempunyai PRODUKTIVITI tinggi tempat kerja yang bersih mempunyai MUTU tinggi tempat kerja yang bersih mengurangkan KOS tempat kerja yang bersih memastikan PENGIRIMAN tepat pada masanya tempat kerja yang bersih adalah tempat kerja yang SELAMAT tempat kerja yang bersih mempunyai SEMANGAT PERANSANG yang tinggi. Program 5S akan lebih berkesan jika dijadikan salah satu aktiviti di dalam aktiviti-aktiviti kumpulan kecil seperti Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (QC) di bahagian-bahagian.
7.2
7.2.1
Penglibatan Pengurusan Atasan

Program tersebut boleh dilaksanakan dalam masa bekerja atau di luar waktu bekerja mengikut budi bicara pengurusan atasan.
7.2.2 7.2.3
Setiap orang harus diberitahu secara rasmi pentingnya program tersebut. Ketua Jabatan harus membuat pengumuman rasmi mengenai pelancaran program tersebut di mesyuarat atau maajlis yang bersesuaian untuk berkongsi berkongsi maklumat (information-sharing) dengan kakitangan.

7.3
7.3.1
Sokongan Semua Pihak

Keraguan seperti mengapakah pengumuman pembuangan ditampalkan untuk Seiri?, Mengapakah 5S dianggap penting untuk pembaikan di bahagian-bahagian
tertentu? harus dilenyapkan. 7.3.2 Setiap ahli jawatankuasa harus sentiasa memberitahu semua pihak mengenai kemajuan pelaksanaan 5S di peringkat jabatan. 7.3.3 Setiap ahli jawatankuasa harus memberi galakan dan bimbingan kepada orang ramai supaya dapat melibatkan diri dalam aktiviti-aktiviti pelaksanaan 5S.
8.
KONSEP AMALAN 5S Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam, dan Sentiasa Amal yang merupakan suatu kitaran proses berterusan yang digunakan bagi pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini, tempat kerja menjadi lebih teratur, tersusun dan selesa sepanjang masa (lihat Rajah 1). Ini akan menjadikan
pegawai serta kakitangan lebih produktif dan cekap dalam menyumbang kepada kecemerlangan Jabatan. Uniknya mengenai amalan 5S ini ialah ianya adalah bermula dengan huruf S baik di dalam Bahasa Melayu, Bahasa Inggeris ataupun Bahasa Jepun (Lihat Rumusan Amalan 5S dimuka 22). Amalan 5S bermula dengan aktiviti Sisih, diikuti dengan aktiviti Susun, Aktiviti Sapu, aktiviti Seragam dan aktiviti Sentiasa Amalkan. Kitaran ini adalah berulang -ulang demi mencapai objektifnya.

RAJAH 1: KITARAN 5S
SENTIASA AMALKAN
SERAGAM
SISIH
AMALAN 5S
SAP U
8.1 SISIH
N SU SU
Sisih adalah tindakan mengasingkan barang/dokumen yang perlu daripada sekumpulan barang/dokumen yang tidak diperlukan di tempat kerja.
8.1.1 8.1.1.1 8.1.1.2 Barang/dokumen perlu diasingkan kepada dua (2) kategori seperti berikut: barang/dokumen yang tidak diperlukan; dan barang/dokumen yang diperlukan.
8.1.2
Barang/dokumen yang diasingkan mengikut dua (2) kategori di atas boleh dikenal pasti dengan pelbagai cara seperti label, kad pengasingan atau cara lain yang sesuai (Rajah 2)
RAJAH 2: CONTOH WARNA KAD
KUNING
Kuning untuk barang yang perlu mendapat kelulusan untuk tindakan seterusnya.
Merah untuk barang yang perlu dilupus.
MERAH

8.1.3 Barang/dokumen yang telah dikenalpasti perlu diuruskan dengan baik seperti menyediakan ruang untuk tujuan pelupusan atau penyimpanan seterusnya. Barang/ dokumen yang tidak diperlukan hendaklah diurus mengikut peraturan sedia ada seperti di Rajah 3:
RAJAH 3: TINDAKAN TERHADAP BARANG/DOKUMEN YANG TIDAK DIPERLUKAN
Pengasingan
Tindakan
Barang/dokumen yang tiada nilai dan senang dibuang Barang/ dokumen Tidak Diperlukan Barang/dokumen yang ada nilai dan boleh dijual Pelupusan mengikut peraturan sedia ada
Barang/dokumen tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi

8.2 SUSUN Susun adalah tindakan menyusun dan melabel barang/dokumen yang diperlukan (kecuali barang/dokumen terperingkat). Dengan amalan Susun,, barang/dokumen akan nampak kemas dan teratur, proses pencarian akan dipermudahkan dioptimumkan.
8.2.1 Barang/dokumen yang sama dikelompokkan mengikut jenis atau kategori dan mengikut keperluan seperti berikut: 8.2.1.1 Barang/dokumen yang sering digunakan hendaklah disimpan dekat dengan ruang kerja dan cepat dicapai. Sebagai contoh, buku panduan telefon dan kertas catatan diletak berhampiran dengan telefon. Dari segi pengurusan ruang meja, alat tulis dan barang peribadi perlu disusun dengan kemas. Umpamanya, bagi meja yang mempunyai tiga (3) laci, laci pertama boleh dikhaskan untuk alat tulis, laci kedua untuk dokumen rasmi dan laci ketiga untuk barang peribadi; 8.2.1.2 Barang/dokumen yang jarang digunakan seperti fail yang kurang aktif dan stok simpanan peralatan perlu disimpan di tempat yang dikhaskan dan boleh dicapai dengan cepat apabila diperlukan; dan 8.2.1.3 Barang/dokumen yang tidak digunakan semasa urusan harian tetapi perlu dirujuk harus disimpan di tempat yang dikhususkan. Sebagai contoh fail yang telah ditutup, salinan perjanjian, salinan kontrak dan sebagainya. 8.2.2 Semua barang/dokumen hendaklah disimpan dan disusun dengan kemas bagi mengelakkan berlakunya kehilangan, kecurian, kebakaran atau boleh mengakibatkan berlakunya sebarang kepada ancaman nyawa warga Jabatan. 8.2.3 Barang/doklumen terperingkat perlu disimpan dengan mematuhi Akta/Pekeliling Keselamatan Pejabat Kerajaan. 8.2.4 Barang/dokumen perlu disusun supaya tidak mudah jatuh. Tidak ada barang/dokumen yang diletakkan di ruang pintu kecemasan. 8.2.5 Bahan-bahan yang mudah terbakar dan toksik seperti bahan kimia dan bahan racun perlu disimpan di ruang khas.
dan
penggunaan
ruang
tempat
kerja
akan
dapat
RAJAH 4: TINDAKAN MENYUSUN BARANG/DOKUMEN DIPERLUKAN
Kelompok barang/dokumenn
Tindakan
Barang/dokumen selalu digunakan
Susun dekat dengan tempat kerja dan cepat dicapai
Barang / dokumen diperlukan
Barang/dokumen jarang digunakan semasa urusan harian
Diletakkan di tempat yang dikhususkan dan mudah dicapai
Barang/dokumen tidak digunakan semasa urusan harian tetapi perlu dirujuk dan mesti disimpan
Diletakkan di tempat yang dikhususkan yang ditetapkan
Petua/Tips/Amalan baik untuk SUSUN
1.
Ikut kaedah Masuk Dulu Keluar Dulu untuk stok simpanan barang. Labelkan barang/dokumen di tempatnya. Letakkan barang/dokumen di tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan. Letakkan barang/dokumen di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula. Boleh capai (retrieve) barang/dokumen sebaikbaiknya dalam masa 30 saat Asingkan alatan khas dan alatan biasa. Sediakan parkir (parking) untuk ruang mesin/ peralatan yang mudah alih seperti mesin fotostat, mesin pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya.
2. 3.
4.
5.
6. 7.

8.3 SAPU Sapu adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan kesihatan pelanggan serta pekerja.
8.3.1 8.3.1.1 Amalan Sapu melibatkan aktiviti-aktiviti seperti berikut: Kenal pasti ruang dan peralatan yang perlu dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak yang tinggi; 8.3.1.2 Kenal pasti pihak atu individu yang bertanggungjawab untuk membersihkan ruang dan peralatan tersebut; 8.3.1.3 8.3.1.4 8.3.1.5 Laksanakan aktiviti bersih secara berjadual; Lakukan pemantauan secara berkala; dan Sediakan senarai semak untuk sapu dan letakkan di tempat yang sesuai.
RAJAH 5: TINDAKAN MELAKSANAKAN AMALAN SAPU
SAPU
Kenalpasti ruang dan peralatan Tempat Kerja yang kotor
Tindakan membersihkan kekotoran
Bersih

8.4 SERAGAM Seragam adalah aktiviti penting di samping aktiviti Sisih, Susun, Selamat dan Sapu. Amalan Seragam melibatkan aktiviti seperti menyusun barang/dokumen, memberi nombor rujukan dokumen, memfail, melabel dan sebagainya. Ini akan memudahkan proses memfail dan mencari fail atau dokumen serta mencari barang apabila diperlukan
8.4.1 Keseragaman dalam persekitaran tempat kerja membantu melancarkan pelaksanaan tugas supaya cekap dan berkesan. Salah satu kaedah amalan Seragam ialah penggunaan skema warna untuk memudahkan carian barang/dokumen di samping menceriakan ruang tempat kerja. Tindakan Seragam melibatkan aktiviti-aktiviti seperti di Rajah 6.
RAJAH 6: TINDAKAN SERAGAM
Menyusun
Sistem Nombor/ Rujukan
SERAGAM
Mengguna skema warna
Melabel

8.5 SENTIASA AMAL Amalan Sisih, Susun, Selamat, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal hanya akan berkesan sekiranya semua tindakan yang ditetapkan diamalkan secara berterusan. Dengan itu, setiap warga organisasi perlu mematuhi peraturan, standard dan nilai kerja yang telah ditetapkan bagi tindakan-tindakan Sisih, Susun, Selamat, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal. Ini memerlukan disiplin dan penghayatan oleh semua anggota dalam membudayakan amalan-amalan tersebut dalam tugas seharian mereka. Setiap organisasi hendaklah
menggunakan kemudahan dan sumber sedia ada yang tidak memerlukan kos yang tinggi mengikut kreativiti masing-masing bagi memastikan kejayaan pelaksanaan Amalan 6S. Kesimpulannya, pelaksanaan Amalan 5S bolehlah diringkaskan seperti di jadual 1 berikut: JADUAL 1: RUMUSAN AMALAN 5S
Bahasa Jepun Seiri Bahasa Inggeris Sort Bahasa Melayu Sisih Maksud Contoh
Menyisih barang-barang yang tidak perlu: Membuang sampah Mengasingkan dan melupuskan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat kerja secara sistematik. Kekemasan: menyusun barang-barang yang Mencapai dokumen diperlukan secara kemas dan sistematik supaya mudah dalam tempoh 30 diambil dan dikembalikan di tempat asal selepas saat. digunakan. Pembersihan: membersihkan dan memeriksa tempat kerja secara terperinci supaya tiada debu atau kotoran di atas lantai, peralatan dan persekitaran tempat kerja. Tanggungjawab harian untuk pembersihan ruang dan peralatan kerja individu. Tempat penyimpanan peralatan dan dokumen yang jelas Lakukan amalan 5S secara harian.
Seiton
Set In Order
Susun
Seiso
Shine
Sapu
Seiketsu
Standardise
Seragam
Keseragaman: Mewujudkan piawaian amalan terbaik di tempat kerja dan memastikan piawaian tersebut dipatuhi di samping memastikan tempat kerja itu bersih dan teratur sepanjang masa. Disiplin: Melatih pekerja untuk mengamal amalan 5S secara berterusan supaya menjadi tabiat dan budaya kerja organisasi.
Shitsuke
Sustain
Sentiasa Amal

9. LANGKAH PELAKSANAAN AMALAN 5S Menurut Garis Paduan MAMPU, pelaksanaan Amalan 5S di Akademi Kastam Diraja Malaysia (AKMAL) hendaklah dirancang dengan rapi, dibuat
pemantauan, penambahbaikan dan Sentiasa Amal yang berterusan. Kejayaan Amalan 5S ini bergantung kepada penglibatan pihak Pengurusan Atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga organisasi. Aliran pelaksanaan Amalan 5S adalah seperti di Rajah 7.
RAJAH 7: CARTA ALIRAN PELAKSANAAN AMALAN 5S
Persediaan
Pelancaran
Pelaksanaan 5S
Audit
Pengiktirafan

9.1 PERINGKAT PERTAMA (PERSEDIAAN) Peringkat ini memerlukan agensi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
9.1.1 Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan 5S yang diketuai oleh Ketua Jabatan/agensi, contoh seperti di Lampiran A; 9.1.2 Menyediakan Pelan Tindakan Amalan 5S meliputi gotong royong, ceramah kesedaran dan aktiviti 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan sentiasa Amal); 9.1.3 Menyenaraikan peranan urusetia, fasilitator, ketua kumpulan, juru audit dalaman. Contoh seperti di Lampiran B; 9.1.4 Mendapatkan komitmen sepenuhnya Pengurusan Atasan terhadap pelaksanaan Amalan 5S. 9.1.5 Menyediakan lawatan ke agensi yang telah mendapat pensijilan untuk tujuan pendedahan (sekiranya perlu).
9.2
PERINGKAT KEDUA (PELANCARAN) Peringkat ini memerlukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
9.2.1 9.2.2
Mempromosikan Amalan 5S melalui poster, banting dan sebagainya. Menghebahkan carta pelaksanaan Amalan 5S, peta kawasan dan senarai tugas serta tanggungjawab pegawai dan kakitangan.
9.2.3
Menerangkan objektif Amalan 5S kepada pegawai dan kakitangan oleh Ketua Jabatan/agensi.
9.2.4
Merasmikan pelancaran Amalan 5S dan melantik jawatankuasa, ketua-ketua zon secara rasmi oleh Pengarah AKMAL serta bacaan ikrar bersama.
9.2.5
Mengurniakan anugerah-anugerah kepada para pekerja yang telah menunjukkan perubahan-perubahan penting. Ini akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

9.3 PERINGKAT KETIGA (PELAKSANAAN 5S) Peringkat ini memerlukan agensi melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
9.3.1 Mewujudkan kumpulan Amalan 5S mengikut kawasan masing-masing (Contoh: Zon Stor, Zon Kaunter, Zon Tempat Kerja Am dan lain-lain). 9.3.2 Menyediakan peralatan dan bahan yang diperlukan untuk aktiviti gotong-royong (Contoh: Penyapu, plastik sampah dan lain-lain). 9.3.3 Melaksanakan gotong-royong secara berkalasemua pegawai dan kakitangan jabatan/agensi terlibat.
9.3.4 9.3.4.1 9.3.4.2
Melaksanakan SISIH seperti berikut: menyediakan kaedah membuang seperti Kad Pelupusan (Rajah 2); mengenalpasti barang/dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan lagi.
9.3.5
Melaksanakan SISIH dan SAPU setiap hari dengan melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
9.3.5.1
menyediakan jadual pembuangan dan pembersihan.
9.3.6 9.3.6.1
Melaksanakan SERAGAM dengan melakukan aktiviti-aktiviti seperti berikut: memastikan barang/dokumen yang telah disisih, sapu kemudiannya disusun dengan kemas dan teratur;
9.3.6.2 9.3.6.3
melabelkan barang/dokumen mengikut kod nombor atau warna yang bersesuaian; menetapkan susunan barang/dokumen yang bersesuaian mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan keseragaman.

9.4 PERINGKAT KEEMPAT (AUDIT) Peringkat ini memerlukan Jabatan mengadakan kerja-kerja auditan secara berkala yang membabitkan aktiviti-aktiviti seperti berikut:
9.4.1 9.4.2 9.4.3 menubuhkan pasukan Audit Dalaman Amalan 5S; menyediakan Pelan Tindakan Audit Dalaman dan Audit Luar; mewujudkan kriteria pengauditan dalaman dengan menanda aras kriteria audit seperti di Lampiran C; 9.4.4 9.4.5 merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan Amalan 5S; membuat lawatan audit setiap bulan oleh sekumpulan pekerja dari pelbagai tanggungjawab pekerjaan dan ditugaskan menilai setiap unit berdasarkan ukuran penjagaan kebersihan tertentu.
9.5
PERINGKAT KELIMA (PENGIKTIRAFAN) Peringkat kelima adalah mendapatkan pengiktirafan/pensijilan. Aktiviti-aktiviti berikut boleh dilakukan:
9.5.1
Sistem Penghargaan mengurniakan anugerah-anugerah kepada para pekerja yang telah menunjukkan perubahan-perubahan penting untuk memupuk sikap
tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri. 9.5.2 Pemberian pengiktirafan Amalan 5S secara berkala kepada bahagian/seksyen/unit terbaik. 9.5.3 Mendapat pensijilan daripada MAMPU atau agensi yang diiktiraf oleh MAMPU.
10. KESIMPULAN
Kakitangan AKMAL haruslah menjadikan Amalan 5S sebagai satu usaha untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih dan kemas, membolehkan operasi AKMAL/jabatan/agensi menjadi lebih mudah, pantas dan selamat serta meningkatkan produktiviti kerja. Amalan 5S hendakl ah di terapkan agar menjadi sebahagian daripada budaya kerja cemerlang agensi dan terus menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan dan peningkatan imej AKMAL dan Jabatan.

1. TUJUAN Tujuan bahagian ini ialah bagi menetapkan standard (piawaian) untuk tindakan kebersihan, kekemasan, keseragaman dan keselamatan secara minima yang boleh dilaksanakan oleh warga AKMAL dalam pelaksanaan Amalan 5S.
2.
LATAR BELAKANG Imej Jabatan yang dipamerkan dalam pelaksanaan amalan 5S ialah seperti berikut:
2.1
Persekiratan semua peringkat ruang pejabat hendaklah pada status sentiasa di tahap yang bersih, kemas dan selamat mengikut standard yang ditetapkan. Ini terbahagi kepada 9 kategori utama utama yang merangkumi keseluruhan persekitaran persekitaran tempat kerja iaitu:
2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9
Keperluan Utama Ruang Pejabat Ruang Kerja/Bilik Pegawai Bahagian Pengeluaran Tempat Penyimpanan/Stor Tempat Umum Kawasan Persekitaran Jabatan Keupayaan Sumber Manusia Keselamatan Persekitaran

2.2
2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4
Keseragaman Pelabelan
Tidak keterlaluan dan memudahkan capaian (access) serta bermaklumat; Tulisan (font) Arial dan di bold; Saiz minimum tulisan arial 18 (kesesuaian saiz mengikut kategori pelabelan); Saiz keluasan label: panjang x lebar minimum 1 cm x 1 cm; Warna label pelabelan (mengikut warna buku program dan dilaminate bagi yang bersesuaian); dan
2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8
Material adalah bersesuaian Terkeluar dari persepsi persekitaran taska atau tadika Keseragaman warna penandaan; dan Keseragaman material.
3.
KEPERLUAN UTAMA Sudut 5S Utama perlu mengandungi perkara-perkara berikut:
3.1 3.2 3.3
Dasar/Objektif/Matlamat Amalan 5S Carta Organisasi Amalan 5S Carta Perbatuan/Gantt Chart
3.9 3.10 3.11
Jadual Giliran bertugas Jadual perjumpaan kumpulan Pelaksanaan perjumpaan kumpulan di sudut 5S mengikut jadual yang dirancang. Sudut 5S hendaklah berimej Jabatan dengan hiasan yang tidak keterlaluan atau berlebih-lebihan Kaedah penyaluran penyampaian:
3.4
Nama-nama kumpulan
3.12
3.5
Rekod aktiviti sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu aktiviti Amalan 5S (gambar) Info berkaitan Amalan 5S untuk tujuan promosi Slogan Amalan 5S Zon (Pelan Lantai) 5S
3.13
3.6
3.13.1
Secara fizikal dengan menggunakan ruang pejabat (seperti dinding/papan kenyataan) Secara maya Kedua-dua di atas (3.13.1 & 3.13.2)
3.7 3.8
3.13.2 3.13.3

4. 4.1
4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4
RUANG PEJABAT Keseragaman pelabelan:

Tidak keterlaluan dan memudahkan capaian (access) serta bermaklumat; Tulisan (font) Arial dan di bold; Saiz minimum tulisan arial 18 (kesesuaian saiz mengikut kategori pelabelan); Saiz keluasan label: panjang x lebar minimum 1 cm x 1 cm; Warna label pelabelan (mengikut warna buku program dan dilaminate bagi yang bersesuaian); dan
4.1.5 4.1.6 4.1.7 4.1.8
Material adalah bersesuaian Terkeluar dari persepsi persekitaran taska atau tadika Keseragaman warna penandaan; dan Keseragaman material.
4.2
4.2.1 4.2.2
Lantai
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran; Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut atau di bawah perlatan perabot dan perhiasan;
4.2.3
Lantai tiada berlubang/pecah/rekahan atau sebarang kecacatan yang berpotensi mengancam keselamatan pekerja; dan
4.2.4
Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.
4.3
4.3.1
Peralatan Pejabat
Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan dengan selamat;
4.3.2
Cermin tingkap sentiasa dilap supaya tidak berhabuk, manakala yang pecah segera diganti;

4.3.3 Peralatan pejabat sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas; 4.3.4 Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan isu kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan diasingkan; dan 4.3.5 Pastikan lampu dan plug elektrik sentiasa berfungsi dan dilabelkan mengikut kesesuaian. Jika ada yang tidak berfungsi hendaklah diminta membuat pembaikan atau dilabelkan dengan perkataan ROSAK.
4.4
4.4.1
Susun Atur Peralatan Pejabat

Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaan baik serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
4.4.2
Kreativiti menyusun perabot dan peralatan adalah digalakkan supaya dapat mewujudkan suasana yang lebih selesa dan keceriaan pejabat serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan; dan
4.4.3
Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja. Contohnya: Kabinet fail diletakkan berhampiran dengan work station pegawai.
4.5
4.5.1 4.5.2
Susunan Fail
Disusun dengan teratur, mudah diperolehi/disimpan dan sistematik; Sistem pengurusan fail yang memudahkan pencarian/pencapaian dalam satu tempoh masa (contoh 30 saat setiap fail);
4.5.3 4.5.3.1
Ring File boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut: Tetulang ring file mengandungi: Nama bahagian, cangan dan sektor; nombor fail; tajuk fail; dan nombor susunan fail.
4.5.3.2
Muka depan ring file mengandungi: Logo; tajuk; nama bahagian/cawangan/unit.

4.6
4.6.1
Hiasan Dalaman
Hiasan yang bersesuaian dengan imej jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja;
4.6.2
Maklumat Jabatan boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya);
4.6.3
Langsir/bidai cermin tingkap sentiasa kelihatan tersisir rapi dan bersih serta ada penyelenggaraan berkala;
4.6.4 4.6.5
Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya; Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga hidup yang keterlaluan tidak digalakkan (penyelenggaraan perlu dilakukan bagi menyelakkan habuk
terperangkap serta kerosakan pada karpet. Penggunaan tidak keterlaluan dari segi kuantiti); 4.6.6 Hiasan seperti lanskap berkonsepkan water features dan akuarium dalam ruang pejabat tidak digalakkan (jika digunakan ianya perlu penyelenggaraan dan berfungsi dengan baik); 4.6.7 Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan; dan 4.6.8 Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.
4.7
4.7.1
Tanda Arah/Petunjuk/Peringatan
Tanda nama Bahagian/Cawangan/Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja.
4.7.2
Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko seperti AWAS pada plug yang terdedah dan SILA PADAM LAMPU SELEPAS DIGUNAKAN pada plug lampu yang terbabit;
4.7.3 4.7.4
Tanda nama pegawai perlu diletakkan pada setiap partition dan bilik pegawai; dan Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

4.8
4.8.1
Ruang Kerja Terperingkat

Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal dan Kawasan Kerja Larangan;
4.8.2 4.8.3
Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu dan selesa; Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tata cara yang ditetapkan dalam peraturan keselamatan);
4.8.4
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai; dan
4.8.5
Bilik berkenaan (ruang kerja terperingkat) perlu melantik seorang pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) bagi menguruskan kebersihan bilik. Nama pegawai dan nombor telefon hendaklah dipamerkan pada pintu masuk bilik berkenaan.
4.9
4.9.1
Bilik Fail [PP Bil.5 Tahun 2007 (panduan Pengurusan Pejabat)]

pelan susun atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik;
4.9.2 4.9.3
Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks; Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail;
4.9.4
Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja;
4.9.5
Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail);
4.9.6
Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar kabinet;
4.9.7 4.9.8
Pest control perlu dilaksnakan secara berjadual (jika perlu); Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;

4.9.9 Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian kakitangan lain; 4.9.10 tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan; dan 4.9.11 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik fail (nama pegawai dan nombor telefon).
4.10
4.10.1
Ruang Kaunter
Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
4.10.2
Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas;
4.10.3
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
4.10.4
Maklumat umum AKMAL atau Jabatan boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada pelanggan);
4.10.5 4.10.6
Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan; Kaunter pelanggan utama perlu menyediakan sistem nombor giliran untuk
memudahkan urusan pelanggan (jika berkaitan); 4.10.7 Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan. Susunan boleh menggunakan dokumen tier atau rak archilicl kayu; 4.10.8 4.10.9 Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan; dan Keperluan utama yang perlu ada di kaunter adalah seperti berikut:
4.10.9.1 Buku kedatangan pelawat; 4.10.9.2 Telefon dan direktori telefon pegawai; 4.10.9.3 Set komputer, printer dan capaian internet (jika berkaitan); dan 4.10.9.4 Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan.

4.11
4.11.1
Bilik Telefonis/Call Centre

Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan disediakan berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat;
4.11.2
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;
4.11.3
Maklumat umum AKMAL atau Jabatan boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, pemberitahuan atau arahan yang perlu disampaikan kepada telefonis); dan
4.11.4
Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.
4.12
4.12.1 4.12.2
Bilik Pemandu
Bilik pemandu hendaklah mengikut garis panduan workstation pegawai; Bagi bilik pemandu:
4.12.2.1 Perabot di dalam bilik hendaklah disusun dengan kemas dan teratur; 4.12.2.2 Perabot di luar bilik (kerusi/bangku) hendaklah disusun dengan kemas dan teratur; 4.12.2.3 Sinki hendaklah dipastikan bersih, tidak tersumbat dan ditutup setelah digunakan; 4.12.2.4 Penggunaan alat penyaman udara, set Hi-Fi dan televisyen hendaklah ditutup apabila bilik tidak digunakan; 4.12.2.5 kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah sentiasa dijaga; 4.12.2.6 Merokok adalah dilarang di dalam bilik; dan 4.12.2.7 Kasut-kasut hendaklah disusun dengan rapi. 4.12.3 Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik pemandu: 4.12.3.1 Nama pegawai; dan 4.12.3.2 Nombor telefon.

5. 5.1
5.1.1 5.1.2
RUANG KERJA/BILIK PEGAWAI Lantai

Pastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dasi sebarang kekotoran; dan Tidak terdapat barang yang tidak diperlukan bertaburan di atas lantai di sekitar ruang kerja.
5.2
5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5
Meja (Di Atas Meja)

Satu (1) tray bertingkat (3 tingkat) sahaja dilabelkan masuk/keluar/dalam tindakan; Dibenarkan satu sudut mini bersaiz A4 untuk tapak hiasan (optional); Terdapat telefon dan buku direktori (optional); Meletakkan fail meja pegawai/pekeling; Dibenarkan fail-fail aktif berada di atas meja pegawai pada satu tempoh tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa;
5.2.6 5.2.7
Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah; dan Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).
5.3
5.3.1
Meja (Di Bawah/Tepi Meja)

Bakul sampah perlu mempunyai parkir dan perlu memastikan ia tidak berbau dan bersih;
5.3.2
Sediakan satu (1) ruang khas berparkir untuk meletak sepasang kasut dan sepasang selipar;
5.3.3
Wayar/kabel untuk ICT dan elektrik perlu dikemaskan dengan menggunakan bahanbahan yang sesuai seperti black tape/cabel casing/conduit dan ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan elakkan daripada kelihatan berserabut;
5.3.4 5.3.5
CPU dan pedestal bergerak perlu ditempatkan di bawah meja atau di sisi meja; dan Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.

5.4
5.4.1 5.4.1.1 5.4.1.2 5.4.1.3 5.4.2 5.4.3 5.4.4
Laci Meja
Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut: Laci 1 (bahagian atas sekali) adalah untuk alatulis; Laci 2 untuk dokumen urusan rasmi (tidak perlu dilabelkan); dan Laci 3 untuk barang peribadi. Makanan dan minuman tidak boleh disimpan di dalam laci; Pegawai tidak dibenarkan makan dan minum di ruang tempat kerja; Dalam laci 1, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan mengikut kesesuaian bagi mengisi alatulis;
5.4.5
Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci peribadi dan disusun kemas; dan
5.4.6
barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur aduk.
5.5
5.5.1
Dinding/partition pegawai
Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik pegawai:
5.5.1.1 5.5.1.2 5.5.1.3 5.5.1.4 5.5.1.5 5.5.1.6 5.5.1.7 5.5.2
Tanda nama penuh; Jawatan; Waktu kerja berperingkat (WBB); Senarai aset alih kerajaan (KEW.PA-7); Fail Meja/Pekeliling; Ring file tersusun dan dilabelkan; dan Senarai rujukan fail (optional). Menyediakan satu ruang untuk fakta-fakta rujukan pegawai. (Contoh: nombor telefon yang selalu dihubungi atau nombor rujukan indeks fail);
5.5.3 5.5.4
Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur; dan Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) bersaiz A5 untuk hiasan.

5.6
5.6.1 5.6.2
Kerusi
Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan; Blazer dan selendang/tudung (jika ada) hendaklah disangkut dengan kemas di dalam almari, sekiranya tiada almari ianya boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi; dan
5.6.3
pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.
5.7
5.7.1
Komputer dan pencetak

Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna;
5.7.2 5.7.3
Pastikan komputer ditutup sebelum pulang (shut down); dan Wallpaper dan scree saver perlu diseragamkan dengan imej korporat AKMAL/Jabatan.
5.8
5.8.1 5.8.2 5.8.3 5.8.4
Sistem fail
Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan; Fail-fail berbentuk ring filedilabel mengikut format yang telah diseragamkan; Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail; Sediakan senarai indeks fail sebagai rujukan bagi memudahkan capaian dan boleh ditampalkan pada partition; dan
5.8.5 5.8.6
Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur; dan Ring file yang mengandungi fail-fail aktif (selalu digunakan) hendaklah diletakkan dan disusun di meja kerja.
5.9
5.9.1
Bilik Pegawai
Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
5.9.2
Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas settee, coffee table atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya;

5.9.3 5.9.4 Hiasan perlulah berimej AKMAL/Jabatan dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti; dan Susun atr perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur serta memastikan tiada habuk yang terperangkap.
5.10
5.10.1
Pemakiran (parking lot)

Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih hendaklah disediakan parkir yang bersesuaian pada tempat ianya disimpan;
5.10.2
Setiap parkir hendaklah menggunakan warna kuning.
6. 6.1
6.1.1
BAHAGIAN PENGELUARAN Bilik Percetakan/Dokumentasi

Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidaj berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila pastikan ia dibaiki dengan cepat;
6.1.2 6.1.3
Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi; Peralatan dan bahan kerja perlu disusun dengan teratur dan disimpan di tempat pemakiran atau almari yang telah disediakan supaya mudah diperolehi dan disimpan semula;
6.1.4
Kertas-kertas yang hendak dilupuskan boleh diletak dalam kotak kitar semula dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai;
6.1.5
Terdapat kawasan barang siap sebelum dimasukkan ke tempat simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan;
6.1.6
Carta
pandu
aliran
proses
ditunjukkan
bagi
sesuatu
Barangan/Perkhidmatan.
Penggunaan poster/gambar/carta alir/visual boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti di tempat kerja; dan 6.1.7 Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/barangan/perkhidmatan (contoh: label barang siap, barang dalam proses, rosak, pelupusan dan lain-lain).

6.2
6.2.1
Mesin dan Peralatan

Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang pergerakan proses kerja;
6.2.2
Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk, berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan jangka hayat mesin;
6.2.3
Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin terutamanya bahan yang berbentuk cecair;
6.2.4
Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti (AWAS) pada bahagian yang merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain;
6.2.5 6.2.6 6.2.7
Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin mengikut kesesuaian; Mesin yang rosak hendaklah diletakkan berasingan untuk dibaiki atau dilupuskan; dan Jadual penyelenggaraan mesin perlu disediakan untuk pemantauan mesin.
7. 7.1
7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.1.4 7.1.5 7.1.6 7.1.7 7.1.8
STOR [Rujukan: PP Bil 5 Tahun 2009 (TPS), KK/BPK10/535/36-B(38)] Kaunter Stor

Pelan lantai stor; Alat tulis, rubber stamp dan fail-fail hendaklah disusun dengan kemas; Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang); Tanda amaran Dilarang Masuk dipamerkan dengan jelas; Jam dinding; Kalendar di atas kaunter; Loceng di atas kaunter; dan Jadual waktu pengeluaran hendaklah dipamerkan di luar stor.

7.2
7.2.1 7.2.2
Dalam Stor
Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas; Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-barang yang tidak diperlukan;
7.2.3
Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor);
7.2.4 7.2.5
Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang yang berlainan jenis; Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/ dicari;
7.2.6 7.2.7 7.2.8
Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor; Pekerja tidak dibenarkan makan dan minum di dalam stor; Menyediakan satu papan notis untuk memaparkan pemberitahuan atau arahan kepada pekerja lain;
7.2.9
Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan trofi);
7.2.10
Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi
melambangkan imej Jabatan; dan 7.2.11 Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.

7.3
7.3.1
Simpanan Barang Stor

Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan dan laluan kakitangan stor; 7.3.2 Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD/ FIFO); 7.3.3 7.3.3.1 7.3.3.2 7.3.3.3 Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang yang memerlukan: Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah; Ruang yang bersiling atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu rendah; Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok tertentu menjadi keras. 7.3.4 7.3.4.1 Pengunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut: Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya; 7.3.4.2 Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad-abjad atau nombor atau kedua -duanya sekali; dan 7.3.4.3 Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor (contoh: liquid paper botol terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2). Lokasi liquid paper botol ialah di B-2B2. 7.3.5 Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat; 7.3.6 7.3.7 Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama; Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas; 7.3.8 Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan; 7.3.9 Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;

7.3.10 Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10 (stor utama) atau Kew.PS-11 (stor unit/bahagian); dan 7.3.11 Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.
7.4
7.4.1
Simpanan Barang Toxic

Barang toxic perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel;
7.4.2
Peralatan seperti rak/pallet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toxic perlu digunakan dengan sebaiknya;
7.4.3 7.4.4
Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan digunakan lagi; Peralatan yang digunakan untuk mengangkat atau menyimpan barang toxic berkeadaan baik;
7.4.5 7.4.6 7.4.7
Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap; Sistem susunan yang berkesan dan terdapat rekod pengeluaran; dan Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.
7.5
7.5.1 7.5.1.1 7.5.1.2 7.5.1.3 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.5.6
Keselamatan dan Kebersihan Stor

Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut: Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak Bomba; Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan; dan Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir. Sistem pencegahan kebakaran (contoh: system water sprinkler dan hose reel); Pencahayaan yang mencukupi; Sistem hawa dingin (contoh: thernostat sensor, return grill, defuser grill); Emergency light; Addressable speaker system;

7.5.7 7.5.8 Pest control hendaklah dilaksanakan secara berjadual; Tanda amaran seperti Dilarang Merokok dan Mudah Terbakar dipamerkan dengan jelas; dan 7.5.9 Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.
8.
TEMPAT UMUM Ruang umum/kaunter/lobi utama merupakan ruang yang perlu dititik beratkan dalam penjagaan kerana ruang ini sentiasa dikunjungi pelanggan. Perkara berikut perlu sentiasa diamalkan untuk menjamin keselesaan pelanggan:
8.1
8.1.1
Lobi Utama
Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas, tidak berhabuk dan teratur;
8.1.2
Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik dan boleh digunakan dengan sempurna;
8.1.3
Boleh memaparkan pelbagai maklumat seperti Maklumat Kualiti, Maklumat Korporat atau berita-berita yang bersesuaian untuk disampaikan kepada pekerja dan pelanggan serta perlu sentiasa dikemaskini;
8.1.4 8.1.5
Ring file putih hendaklah dilabelkan dan dikemaskini; Laluan-laluan umum hendaklah kosong dan bebas daripada sebarang peralatan dan barang yang menghalang laluan kecuali alat pemadam api;
8.1.6 8.1.7
Pasu-pasu bunga diletakkan di tempat yang bersesuaian; Pasu-pasu bunga (bunga hidup/hiasan) tidak boleh diletakkan di laluan sepanjang partition;

8.1.8 8.1.8.1 8.1.8.2 8.1.8.3 8.1.8.4 8.1.8.5 8.1.9 Keperluan utama di kaunter adalah seperti berikut: Buku kedatangan pelawat; Telefon; Set komputer, printer dan capaian internet; Direktori telefon pegawai-pegawai Jabatan; dan Borang aduan/cadangan/kepuasan hati pelanggan. Borang-borang yang berkaitan disediakan denggan teratur, kemas dan dilabelkan dengan menggunakan dokumen tier atau rak acrylic/kayu; 8.1.10 Pastikan kaunter sentiasa bersih, kemas tersusun dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan; 8.1.11 8.1.12 Sofa disediakan di ruang menunggu; Tanda-tanda keselamatan seperti tanda EXIT, PINTU RINTANGAN API tidak boleh diubah atau ditampal dengan apa-apa perkara yang melindunginya; 8.1.13 8.1.14 8.1.15 Alat pemadam api hendaklah dikekalkan di tempatnya; Tong sampah hendaklah diletakkan di laluan-laluan; Tanda-tanda tunjuk arah digalakkan menggunakan warna korporat dan diletakkan di kawasan yang strategik (bagi tanda-tanda sedia ada boleh dikekalkan dan diselenggarakan); 8.1.16 Pastikan laluan umum sentiasa bersih dan bebas daripada kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan; dan 8.1.17 Penyambut tetamu dan pegawai keselamatan hendaklah sentiasa ada bertugas di kaunter Lobi utama dan mengamalkan layanan mesra pelanggan.

8.2
8.2.1
Bilik Rehat Pekerja

Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
8.2.2 8.2.3
Bersih, teratur, kemas dan tempat rehat yang menyenangkan; Mempunyai pelbagai maklumat kualiti/berita-berita yang bersesuaian untuk
disampaikan kepada pekerja; 8.2.4 8.2.5 8.2.6 Boleh menyediakan pelbagai bentuk bahan bacaan dan disusun di rak bacaan; Mempunyai peralatan/kemudahan kesihatan; Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif; dan 8.2.7 pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik rehat (nama pegawai dan nombor telefon).
8.3
8.3.1
Bilik/Ruang rehat/Menunggu Tetamu

Pastikan peralatan/kemudahan/perabot disusun dengan teratur dan boleh digunakan dengan baik;
8.3.2
Sentiasa
memastikan
kawasan
sekitar
bersih,
tidak
berhabuk,
kemas
dan
menyenangkan tetamu; 8.3.3 Kemudahan tanda arah/petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif; dan 8.3.4 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan
kebersihan bilik (nama pegawai dan nombor telefon).

8.4 Surau/Bilik Solat Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk menjadikan surau/bilik solat tempat yang selesa untuk beribadat:
8.4.1 Pastikan semua peralatan/kemudahan dalam keadaan sempurna dan boleh
digunakan dengan baik. 8.4.2 Sentiasa memastikan lantai tidak berdebu, tidak basah dan sentiasa bersih untuk keselesaan ramai; 8.4.3 Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah disusun, dilipat atau digantung dengan kemas; 8.4.4 8.4.5 8.4.6 Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan perkataan Surau/Bilik Solat; Almari/kabinet/rak/penyidai adalah dibenarkan mengikut keperluan; Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun kemas di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan; 8.4.7 8.4.8 8.4.9 8.4.10 8.4.11 Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di siling surau/bilik solat dengan jelas; Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi; Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang disediakan; Cermin muka disediakan untuk kemudahan orang ramai; Penggunaan pewangi (air freshener) digalakkan untuk mendapatkan suasana uang sentiasa segar; 8.4.12 8.4.13 8.4.14 8.4.15 Jam dinding disediakan untuk panduan; Tidak dibenarkan tidur di dalam surau/bilik solat; Mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan kemudahan/peralatan; dan Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan surau/bilik solat (nama pegawai dan nombor telefon).

8.5 Bilik Mesyuarat/Bilik Bincang Pastikan bilik mesyuarat/bilik bincang berada dalam keadaan berikut:
8.5.1 8.5.2 8.5.3 Sentiasa memastikan lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kekotoran; Peralatan/kemudahan dalam keadaan sempuna dan boleh digunakan dengan baik; Pastikan peralatan/kemudahan sentiasa bersih, tidak berhabuk dan disusun kemas ketika tidak digunakan; 8.5.4 8.5.5 Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; Maklumat berkaitan mesyuarat hendaklah dipamerkan di pintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board); 8.5.6 Hiasan berbentuk korporat boleh menaikkan suasana bilik dan perlu ada
penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar, maklumat pencapaian AKMAL/ Jabatan, penyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan, program AKMAL/Jabatan dan lain-lain; 8.5.7 8.5.8 White board (papan putih) hendaklah dibersihkan selepas mesyuarat selesai; Pastikan pemadam dan marker pen bewarna merah, biru dan hitam diletakkan di tempat yang disediakan; 8.5.9 8.5.10 Jam dinding perlu diletak di tempat yang sesuai; Pastikan barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan power supply ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat; 8.5.11 8.5.12 Makanan berat (contoh: makanan berkuah) hendaklah dielakkan; dan Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik mesyuarat/bilik bincang (nama pegawai dan nombor telefon).

8.6
8.6.1 8.6.2
Bilik Latihan
Lantai bersih, tidak berdebu dan tiada kotoran; Hiasan berbentuk korporat dan ada penyelenggaraan yang berkala (Contoh: gambar, maklumat mengenai pencapaian AKMAL/Jabatan, pernyataan kualiti/hala tuju, piagam pelanggan dan lain-lain);
8.6.3
Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
8.6.4 8.6.5
Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.
8.7
8.7.1 8.7.2
Perpustakaan/Pusat Sumber
Bersih, susunan rapi dan kemas serta menyenangkan pelanggan; Mempunyai sistem susunan yang teratur dan mudah untuk diambil/dicapai/dicari (seperti rak/tanda/lebel/abjad/bahan) bila diperlukan;
8.7.3
Peralatan/kemudahan bersih dan tidak berhabuk, dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan dengan baik;
8.7.4
Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif;
8.7.5 8.7.6
Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan; dan Sistem kaunter yang berorientasikan pelanggan.

8.8
8.8.1 8.8.2
Dewan Makan
Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau; Peralatan/kemudahan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa bersih dan tidak berhabuk;
8.8.3
Peralatan yang disediakan mencukupi dan dalam keadaan sempurna serta boleh digunakan dengan selamat;
8.8.4
Penyediaan makanan kepeda pelanggan bersih, kemas, teratur serta memenuhi kriteria dari Kementerian Kesihatan Malaysia dan menitikberatkan ciri-ciri keselamatan dan kesihatan;
8.8.5
Jagaan/kawalan persekitaran (lantai, meja, kerusi, pinggan, cawan, gelas, sajian dan sebagainya) yang bersih, tidak berdebu dan memenuhi ciri-ciri keselamatan dan kesihatan;
8.8.6 8.8.7
Kaunter sentiasa bersih dan selesa untuk pelanggan; Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, tiada sisa makanan dan sabun disediakan;
8.8.8 8.8.9
Persekitaran yang bersih, dan bebas dari bau busuk; Maklumat-maklumat yang ingin disampaikan kepada pekerja/pelanggan yang boleh diletakkan di papan kenyataan di tempat yang sesuai;
8.8.10 8.8.11
Pekerja dan pelanggan dilarang merokok di sekitar dewan makan; dan Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

8.9
8.9.1 8.9.2 8.9.3 8.9.4
Pantri
Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau; Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun kemas dan teratur setelah digunakan; kerusi hendaklah dinomborkan mengikut bilangan; Kebinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas di luar pintu dengan seragam (mengikut kesesuaian/optional);
8.9.5
Peralatan yang dibenarkan di pantri; bil 1 2 3 4 5 Peti Sejuk Microwave Cerek elektrik Pembakar roti Penapis air item bil 6 7 8 9 10 item Periuk nasi elektrik (rice cooker) Rak pinggan Water dispenser Frame Gambar Radio/televisyen
8.9.6
Tiada pinggan mangkum/cawan/gelas diletak di atas meja dan sinki selepas digunakan;
8.9.7
Pinggan/mangkuk yang masih basah hendaklah dilap dan disusun dengan teratur di dalam almari/rak;
8.9.8 8.9.9 8.9.10
Kain lap yang kotor dicucui dan disangkut kemas; Oastikan sinki bersih, tidak tersumbat dan tiada sisa makanan; Meja makan dialas dengan pelapik plastik dan berkeadaan bersih (digalakkan menggunakan warna korporat);
8.9.11
Bahan makanan seperti milo, nescafe, gula, susu, teh dan sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas bertutup (contoh: dimasukkan dalam bekas makanan) dan dilabelkan (mengikut kesesuaian/optional);
8.9.12 8.9.13
Tong sampah disediakan dan ditutup supaya tidak berbau; Pantri sentiasa bersih, kemas, tersusun dan bebas daripada sebarang serangga, makhluk perosak, kekotoran dan bau yang tidak menyenangkan;

8.9.14 Penggunaan pewangi udara digalakkan bagi menghindarkan bau yan tidak menyenangkan; 8.9.15 8.9.16 8.9.17 Makanan dan minuman tidak dibenarkan dibawa keluar dari pantri; Pastikan peralatan elektrik ditutup setelah digunakan; Menyediakan satu sudut informatif untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun apa-apa arahan yang berkaitan; 8.9.18 8.9.19 Dilarang merokok di dalam pantri; dan pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi meguruskan kebersihan pantri (nama pegawai dan nombor telefon).
8.10
8.10.1
Tandas/Tandas OKU
Setiap tandas (cubical) urinal bowl, sinki dan paip air di tempat mengambil wuduk hendaklah ditanda dengan nombor bilangannya;
8.10.2
Senarai peralatan, kelengkapan yang perlu ada dalam bilik air: bil 1 2 3 Bekas sampah Sanitary bin (untuk bilik air wanita) Alat pengering tangan item bil 6 7 8 item Mesin penyembur pewangi Soap dispenser Kertas tisu
8.10.3 8.10.4 8.10.5 8.10.6 8.10.7
Permukaan lantai sentiasa bersih dan kering; Permukaan dinding keseluruhannya bersih termasuk dinding tiles dan pintu utama; Keadaan siling yang sempurna, tiada kebocoran dan tidak bersawang; Semua lampu berfungsi dengan baik; Pintu-pintu tandas berfungsi dengan sempurna lengkap dengan penyelak, penyangkut seluar dan kelihatan bersih;
8.10.8 8.10.9
Mangkuk tandas berkeadaan sempurna dan boleh digunakan dengan selamat; Mangkuk tandas bersih dan lengkap dengan pelapik serta flushing system berfungsi dengan sempurna;
8.10.10
Urinal bowl berkeadaan bersih dan flushing system berfungsi dengan sempurna;

8.10.11 8.10.12 8.10.13 8.10.14 Terdapat sticker arahan prosedur penggunaan peralatan di dalam bilik air; Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan sempurna; meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan kering; Tempat mengambil wuduk hendaklah bersih dan tidak berlaku floor trap yang tersumbat dan semua paip air berfungsi dengan baik; 8.10.15 8.10.16 8.10.17 8.10.18 8.10.19 8.10.20 Bekas sabun (soap dispenser) berfungsi dengan sempurna dan sentiasa ada sabun; Tisu sentiasa ada di dalam tandas; Digalakkan menggunakan kreativiti untuk menceriakan tandas; Senarai semak kerja-kerja penyelenggaraan pembersihan dilekatkan di dalam bilik air; Persekitaran tidak berbau yang kurang menyenangkakn; dan Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan bilik air (nama pegawai dan nombor telefon)
8.11
8.11.1
Gimnasium
Segala peralatan hendaklah disusun dengan kemas dan teratur serta mengambilkira ciri -ciri keselamatan;
8.11.2
Selepas menggunakan peralatan senaman, pengguna hendaklah membersihkan alatan tersebut supaya selesa digunakan oleh pengguna lain;
8.11.3 8.11.4
Peralatan senaman diselenggarakan mengikut jadual yang telah ditetapkan; Di dalam ruang gimnasium tidak dibenarkan meletak barang-barang hiasan yang boleh menimbulkan gangguan dan kecederaan (contoh: water features, akuarium, kerusi, meja dan stor tambahan);
8.11.5 8.11.6
Jadual penggunaan gimnasium hendaklah diletakkan di pintu masuk gimnasium; Peti kecemasan (first aid kit) hendaklah disediakan secukupnya dan dipegang oleh pegawai yang bertugas;
8.11.7
Setiap peralatan gimnasium hendaklah dipamerkan nama alatan dan prosedur penggunaannya;

8.11.8 8.11.9 Rekod penggunaan gimnasium hendaklah diwujudkan (contoh: buku rekod pengguna); Seorang pegawai hendaklah ditugaskan bagi menyelia penggunaan gimnasium sepanjang masa ianya beroperasi termasuk di luar waktu pejabat; dan 8.11.10 Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah dilantik bagi menguruskan kebersihan gimnasium (nama pegawai dan nombor telefon).
8.12
8.12.1 8.12.2
Laluan Utama/Laluan Awam

Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak dis epanjang laluan; Hiasan seperti pokok bunga yang berada dis epanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan;
8.12.3
Peralatan/perabot yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan;
8.12.4 8.12.5
Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup; dan Papan notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.
8.13
8.13.1 8.13.2 8.13.3 8.13.4 8.13.5
Dewan Serbaguna/Auditorium
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran serta sampah; Peralatan/kemudahan adalah sesuai dan boleh digunakan dengan selamat; kemudahan seperti kerusi penonton sentiasa bersih dan memuaskan keadaannya; lampu di dalam dewan/auditorium berfungsi dengan baik; penggunaan kawasan operasi dan peralatan/kemudahan yang memenuhi ciri-ciri keselamatan dan kesihatan;
8.13.6 8.13.7
Persekitaran bersih, kemas, tidak berhabuk dansentiasa dalam terkawal; dan Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mencukupi, informatif dan efektif.

8.14
8.14.1 8.14.2 8.14.3 8.14.4
Taman Rekreasi
Memastikan peralatan permainan yang disediakan boleh digunakan dengan selamat; Tiada sampah-sarap yang bertaburan di atas jalan dan rumput; Tong sampah disediakan untuk kemudahan pengguna; Ada sistem penyelenggaraan taman rekreasi tersebut supaya ianya terjaga dan terkawal;
8.14.5 8.14.6
Susunan peralatan/kemudahan teratur dan memenuhi ciri keselamatan; dan Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mrncukupi, informatif dan efektif.
9. 9.1
9.1.1 9.1.2 9.1.3 9.1.4
KAWASAN PERSEKITARAN AKMAL Papan Tanda AKMAL/Papan Tanda Arah/Petunjuk

Berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih; Saiz yang sesuai dan senang difahami; Mudah dilihat oleh orang ramai dan kedudukannya strategik; dan Berkonsepkan imej korporat AKMAL/Jabatan.
9.2
9.2.1
Media/Bahan Pameran
Bahan media/bahan pameran yang dipamerkan di papan notis/papan kenyataan di seluruh Bahagian perlu berada dalam keadaan baik, tidak berdebu dan sentiasa bersih;
9.2.2 9.2.3
Bahan-bahan tersebut perlu dikemaskini mengikut keadaan semasa; Penampilan media/bahan pameran yang dipamerkan perlu berkualiti, berimej korporat, kemas dan teratur; dan
9.2.4
Penggunaan kreativiti mempamerkan bahan tersebut adalah digalakkan supaya dapat menarik perhatian pelanggan.

9.3
9.3.1 9.3.2 9.3.3
Tanaman Pokok
Terdapat pokok di tanam di kawasan persekitaran luar AKMAL/Jabatan; Lanskap tanaman pokok yang menarik dan sesuai; Tiada pokok yang mati/rosak di sekeliling.
9.4
9.4.1 9.4.2 9.4.3
Lot Letak Kereta

Sentiasa berada dalam keadaan bersih; Sediakan tapak letak kenderaan bagi OKU di kawasan yang sesuai; dan Terdapat sistem nombor/abjad di lot parkir supaya memudahkan orang ramai mencari kenderaan masing-masing.
9.5
9.5.1 9.5.2 9.5.3 9.5.4
Pondok Pengawal (Kaunter Informasi)

Pondok pengawal sentiasa terjaga, dalam keadaan baik, Terdapat sistem kawalan keluar masuk pelanggan/pegawai; Sediakan Buku Rekod keluar masuk pelanggan; dan Pekerja mengamalkan perkhidmatan mesra pelanggan dan sentiasa membantu pelanggan.
9.6
9.6.1
Tempat Buangan Sisa

Mempunyai tempat pembuangan sisa yang memuaskan dan mengikut piawaian dan keperluan peraturan;
9.6.2 9.6.3
Tempat buangan yang terkawal daripada mencemar kawasan persekitaran; Mempunyai peraturan yang perlu dipatuhi oleh pekerja untuk mengawal bahan buangan sisa;
9.6.4
Menampilkan suasana tempat pembungan sisa yang menyenangkan pemandangan pekerja/pelanggan; dan
9.6.5
Terdapat tempat khas untuk amalan kitaran semula.

10. 10.1 KEUPAYAAN SUMBER MANUSIA Dari segi penampilan diri dan imej: Mempamerkan keperibadian yang tinggi seperti perwatakan ceria,
bersemangat, cara pakaian, dandanan dan fesyen rambut yang normal dan kemas serta kebersihan diri sesuai dengan imej penjawat awam. 10.2 Perhubungan dengan rakan sejawat: Mempamerkan usaha bersama/kerja berpasukan seperti gotong royong, kreativiti, mesyuarat dan sebagainya. 10.3 Perhubungan dengan pelanggan: Hubungan berorientasikan pelanggan seperti mempamerkan senyuman, budi bahasa, sopan santun, bertatasusila dan sedia membantu. 10.4 Kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas Mempamerkan kecekapan dalam menguruskan tugas seperti kesetiaan dan komitmen yang tinggi pada tugas, proaktif, mahir dan berpengetahuan dengan tugas hakiki dan berinisiatif.

11. KESELAMATAN PERSEKITARAN Langkah-langkah keselamatan yang perlu diambil bagi menjamin suasana kerja yang selamat: 11.1 Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh: pasu bunga, fire extinguisher, kotak-kotak, barangbarang pra pelupusan dan sebagainya); 11.2 Pintu rintangan api dan pintu kecemasan hendaklah sentiasa ditutup dan tidak dihalang; 11.3 11.4 11.5 Tidak membuat pendawaian tambahan tanpa kebenaran; Tiada aktiviti memasak dilakukan dimana-mana ruang kecuali pantri; Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh: Dilarang Merokok, tanda KELUAR dan AWAS); 11.6 Tangga-tangga laluan kecemasan tidak dihalangi (contoh: barang-barang pra pelupusan); 11.7 Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman (contoh: pantri, dewan makan, stor, bilik fail, bilik air, ruang tangga, ruang awam dan sebagainya); 11.8 Peralatan-peralatan rosak hendaklah dilapor dan diselenggarakan dengan segera; 11.9 Prosedur dan latihan pengungsian bagunan (fire-drill) hendaklah dilaksanakan sebagaimana Arahan Keselamatan; dan 11.10 12. Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya. KESIMPULAN Standard dan penguatkuasaan yang dinyatakan di atas tertakluk kepada pindaan dan keperluan dari semasa ke semasa dengan pertimbangan dan kelulusan Pengerusi Jawatankuasa Induk Amalan 5S AKMAL.

1. TUJUAN Tujuan bahagian ini ialah untuk memberi pemahaman tentang pelaksanaan audit dalaman Amalan 5S yang digunapakai semasa proses auditan berlangsung di Bahagian/Cawangan/Unit.
2. 2.1
LATAR BELAKANG Audit Dalaman Amalan 5S perlu dilaksanakan di AKMAL sebagai penilaian
kendiri pelaksanaan amalan 5S. Audit Dalaman ini perlu dijadualkan secara berkala seperti secara bulanan atau mingguan. Pengauditan ini amat diperlukan untuk memastikan setiap bahagian dalam organisasi mengetahui kekuatan yang ada dan membuat penambahbaikan secara berterusan ke atas pelaksanaan amalan 5S. 2.2 Penilaian audit dalaman amalan 5S ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran yang dikenalpasti supaya dapat mewujudkan persaingan yang sihat dalam organisasi.
3. 3.1
3.1.1
TATACARA AUDIT DALAMAN Langkah 1: Membentuk kumpulan pasukan audit dalaman

Kumpulan pasukan audit dalaman perlu dibentuk untuk tujuan mempastikan
pematuhan terhadap Standard Pelaksanaan Amalan 5S AKMAL. 3.1.2 3.1.2.1 3.1.2.2 3.1.2.3 3.1.2.4 Antara tugas dan tanggungjawab Jawatankuasa Kecil Audit Dalaman 5S: Menyediakan kriteria audit dalaman 5S; Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S; Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S; dan Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

3.2 Langkah 2: Latihan Audit Amalan 5S Tujuan latihan audit dalaman 5S adalah untuk menyebarkan metodologi amalan 5S dan melatih kumpulan juruaudit dalaman melaksanakan
tanggungjawab dengan cekap dan berkesan dalam urusan pengauditan amalan 5S. 3.3
3.3.1
Langkah 3: Membentuk Kriteria Audit

Kriteria audit dalaman perlu disediakan mengikut kesesuaian Jabatan/bahagian/ cawangan/unit yang akan dinilai sedang dilaksanakan oleh MAMPU. serta tidak bercanggah dengan amalan 5S yang
3.3.2
Setelah menentukan pelbagai kriteria untuk diaudit,maka perlu didokumenkan dalam bentuk borang audit untuk digunakan semasa proses audit berjalan oleh semua panel penilai.
3.3.3
Pihak MAMPU telah membangunkan kriteria-kriteria audit dan ditambah oleh Jabatan. Contoh borang audit dalaman amalan 5S boleh dirujuk pada Lampiran C.
3.3.3.1 3.3.3.2
Menyediakan laporan dananalisis keputusan audit dalaman 5S; dan Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.
3.4
3.4.1
Langkah 4: Mengaudit Prestasi Amalan 5S

Kumpulan Juruaudit dalaman perlu merancang aktiviti audit secara berjadual mengikut kesesuaian masa.
3.4.2
Jabatan/Bahagian yang telah bersedia boleh diaudit dengan menggunakan borang audit.
3.5
3.5.1
Langkah 5: Menilai Keputusan Audit

Keputusan yang dikeluarkan oleh pihak audit boleh dipamerkan di setiap sudut amalan 5S yang disediakan. Keputusan ini secara tidak langsung dapat mewujudkan persaingan yang sihat antara sesama jabatan/bahagian dan menimbulkan rasa bangga pada kumpulan yang terbabit.
3.5.2
Penilaian dan persaingan ini boleh disusuli dengan sistem ganjaran. Sistem ganjaran boleh ditawarkan secara bulanan pada setiap pasukan yang berjaya dalam pelbagai kategori. (Contohnya: ruang kerja terbaik).

3.6
3.6.1
Langkah 6: Menjalankan Audit Berkala

Mengadakan Audit Dalaman 5S dan merancang sistem galakan serta menjalankan audit dalaman 5S secara berterusan.
3.6.2
Mewujudkan
pertandingan
antara
Jabatan/Bahagian/Cawangan/Unit
untuk
mengekalkan aktiviti 5S danmemberi anugerah secara berkala kepada kumpulan pemenang bagi menghargai usaha-usaha mereka ke arah pelaksanaan 5S. 3.6.3 Mengadakan lawatan sambil belajar ke organisasi yang mengamalkan 5S untuk bertukar idea bagi menambahkan pengalaman dan meningkatkan pengetahuan serta kreativiti. 3.6.4 Menganjurkan pertandingan antara Organisasi bagi mengelakkan aktiviti 5S terhenti.
4.
KESIMPULAN Penilaian Audit Dalaman biasanya akan menggerakkan organisasi untuk
membaik pulih secara berterusan ke atas kualiti dan keberkesanan terhadap perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Aktiviti audit yang terancang dan berterusan dapat membantu warga AKMAL untuk sentiasa bersedia menghadapi auditan 5S sebenar oleh pihak MAMPU bagi mendapat dan mengekalkan pensijilan Amalan 5S.
LAMPIRAN A: STRUKTUR PELAKSANAAN 5S AKMAL
PENGERUSI
PENGARAH AKMAL
TIMBALAN PENGERUSI
TIMBALAN PENGARAH AKMAL
URUSETIA 5S J/K LATIHAN 5S
J/K PROMOSI 5S
J/K AUDIT 5S
FASILITATOR
KETUA JABATAN
FASILITATOR
KETUA JABATAN
FASILITATOR
KETUA JABATAN
FASILITATOR
KETUA JABATAN
FASILITATOR
KETUA JABATAN
FASILITATOR
KETUA JABATAN
FASILITATOR
KETUA JABATAN
FASILITATOR
PENDAFTAR
KETUA KUMPULAN AHLIAHLI-AHLI
KETUA KUMPULAN
KETUA KUMPULAN
KETUA KUMPULAN
AHLIAHLI-AHLI
KETUA KUMPULAN
KETUA KUMPULAN
AHLIAHLI-AHLI
AHLIAHLI-AHLI
AHLIAHLI-AHLI
AHLIAHLI-AHLI
LAMPIRAN B: SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK PELAKSANAAN AMALAN 5S

STRUKTUR Jawatankuasa Pemandu (Induk) TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab Jawatankuasa Pemandu Amalan 5S: 1. Menentukan hala tuju pelaksanaan Amalan 5S Jabatan. 2. Meluluskan pelan pelaksanaan dan belanjawan. 3. Meluluskan Panduan Pelaksanaan Amalan 5S Jabatan. 4. Melantik ahli jawatankuasa, fasilitator dan ketua kumpulan. 5. Menetapkan sistem pengiktirafan. 6. Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan Amalan 5S Jabatan. 7. Memastikan Audit dilaksanakan secara berkala. 8. Memantau kemajuan pelaksanaan dengan penggubalan standard yang sesuai dengan matlamat Amalan 5S Jabatan 9. Memastikan pencapaian objektif Amalan 5S di Jabatan.

STRUKTUR Penyelaras / Urus Setia Induk TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab Penyelaras / Urus Setia Amalan 5S: 1. Menyelaras pelaksanaan Amalan 5S di agensi. 2. Menjadi urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan 5S Jabatan. 3. Menyediakan dan mengedar minit kepada semua. 4. Menyediakan pelan pelaksanaan. 5. Menyediakan belanjawan. 6. Membantu fasilitator dalam pelaksanaan Amalan 5S. 7. Memastikan perjalanan Amalan 5S seperti yang dirancang. 8. Mendapat sokongan dan pengiktirafan dari pihak atasan. 9. Memastikan semua kawasan/ bahagian mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan. 10. Membantu membekal keperluan pelaksanaan Amalan 5S 11. Menyediakan Laporan Pelaksanaan Amalan 5S secara berkala.

STRUKTUR Jawatankuasa Promosi TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab Jawatankuasa Promosi Amalan 5S: 1. Menyedia pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S untuk tempoh 6 12 bulan. 2. Mempastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran amalan 5S kepada semua warga kerja dalam. 3. Menganalisa keberkesanan aktiviti promosi telah dilaksanakan. 4. Merancang dan memperuntukkan bajet bagi mempastikan aktiviti promosi dapat dilaksanakan sebagaimana yang dirancang. 5. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S di kalangan warga kerja kepada Jawatankuasa Pemandu. 6. Sepanduk-sepanduk, cogan-cogan kata, posterposter dan surat-surat yang diedarkan kepada anggota-anggota Jabatan (newsletter) harus digunakan dengan sepenuhnya untuk menarik perhatian semua pihak kepada program tersebut 7. Mencetak buku-buku panduan dan risalah-risalah yang menerangkan Mengapa 5S, Apa itu 5S dan Bagaimana untuk melaksanakan 5S untuk edaran dan rujukan semua pihak terbabit. 8. Membuat kajian semula mengenai pelaksanaan 5S dari masa kesemasa untuk mendapatkan pendapat/maklumbalas dan meningkatkan lagi keadaan semasa.

STRUKTUR Jawatankuasa Latihan TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab JawatankuasaLatihan 5S: 1. Menyedia pelan latihan bagi memupuk pemahaman mengenai konsep dan amalan 5S kepada semua warga kerja Jabatan 2. Mengenalpasti latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh aktiviti Amalan 65S serta amalan peningkatan kualiti yang lain (keperluan latihan yang diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan 5S) 3. Latihan dijalankan oleh jawatankuasa atau fasilitator yang telah menghadiri latihan dalam Amalan 5S. 4. Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi. 5. Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan Amalan 5S zon/ kawasan/ aras/ bahagian. 6. Memastikan setiap warga agensi diberi peluang untuk menghadiri latihan. 7. Menganjurkan latihan asas (in-house training) dan berkongsi pengalaman menerusi program KSA dan sebagainya bersama jabatan-jabatan yang telah mengamalkan Amalan 5S demi meningkatkan kefahaman terhadap cara-cara agensi lain melaksanakan Amalan 5S

STRUKTUR Jawatankuasa Audit TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab Jawatankuasa Audit Amalan 5S: 1. Menyedia kriteria audit yang bersesuaian. 2. Dapatkan input dan maklum balas daripada ketua agensi/unit dan fasilitator. 3. Dapatkan kelulusan Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan 5S 4. Melantik Juruaudit dalaman 5S. 5. Menentukan kekerapan aktiviti audit pada peringkat awal audit dilaksanakan lebih kerap 6. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan 7. Setiap bulan, sekumpulan pekerja dari berbagai tanggungjawab pekerjaan dipilih dan ditugaskan melawat bahagian, menilai setiap unit berdasarkan ukuran penjagaan kebersihan tertentu. 8. Memberi anugerah-anugerah kepada para pekerja yang telah menunjukkan perubahan-perubahan penting. Ini akan memupuk sikap tanggungjawab yang lebih tinggi, meningkatkan kebanggaan terhadap tempat kerja dan menganggapnya sebagai keupayaan diri sendiri.

STRUKTUR TANGGUNGJAWAB
Pengerusi Jawatankuasa Induk Tanggungjawab Pengerusi Jawatankuasa Induk Amalan 5S: 1. Melawat Bahagian-bahagian dari semasa ke semasa, menyatakan penghargaan terhadap kekuatan dan membuat teguran terhadap kelemahan pelaksanaan 5S di setiap Bahagian/ Cawangan/Unit tempat kerja. 2. Mendapatkan input dan maklum balas daripada Bahagian/Cawangan/Unit dan fasilitator. 3. Mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Pelaksanaan Amalan 5S 4. Melantik Juruaudit dalaman 5S. 5. Menasihat Jawatankuasa Induk 5S untuk mengambil langkah di kawasan-kawasan yang masih boleh diperbaiki. 6. Memeriksa kemajuan pelaksanaan pelaksanaan Amalan 5S. Fasilitator Tanggungjawab Fasilitator Amalan 5S: 1. Mengkordinasi pelaksanaan Amalan 5S. 2. Menjadi pemudahcara perjalanan program. 3. Mempengerusikan Mesyuarat Zon/ Kawasan/ Aras. 4. Membantu mengurus aktiviti-aktiviti promosi. 5. Menghebahkan maklumat terkini aktiviti pelaksanaan Amalan 5S zon/ kawasan/ aras/ bahagian.

STRUKTUR Ketua Kumpulan TANGGUNGJAWAB Tanggungjawab Ketua Kumpulan Amalan 5S: 1. Memberi latihan kepada ahlinya. 2. Mengadakan mesyuarat pendek ( 15 30 minit) berdasar kepada keperluan contohnya sekali seminggu atau sekali sebulan dengan kumpulan mengenai amalan 5S. 3. Mengalakkan ahli supaya terlibat dengan mesyuarat. 4. Melantik Juruaudit dalaman 5S. 5. Mewujudkan peraturan/disiplin kumpulan yang perlu dipatuhi oleh ahli.
Warga Jabatan
Tanggungjawab Warga Jabatan: 1. Menghadiri mesyuarat yang diadakan. 2. Melaksanakan tugas yang diagihkan secara aktif. 3. Bekerjasama dalam kumpulan. 4. Bertanggungjawab untuk mengemas tempat kerja sepanjang masa. 5. Mempunyai kesedaran mengenai persekitaran kerja 6. Memberi cadangan penambahbaikan. 7. Mewujudkan hubungan harmoni di kalangan ahli.
LAMPIRAN C: SENARAI SEMAK AUDIT

SEKSYEN: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA
Kategori
No
Perkara 1
Markah 2 3
Catatan
Jawatankuasa Pelaksana (JKP) DASAR 5S 1 Disediakan selaras dengan matlamat agensi Dipaparkan dan disebar kepada warga agensi
Tidak selaras Sebahagian selaras Selaras
Tidak dipapar & Dipapar & tidak disebar disebarkan sebahagian kepada warga agensi
Dipapar & disebar kepada semua warga
Ditandatangani oleh Ketua agensi
Tidak ditandatangani & tidak mempunyai tarikh
Ditandatangani & tidak mempunyai tarikh
Ditandatangani & mempunyai tarikh
Keadaannya bersih, yidak berdebu dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik
Tidak bersih & tdak strategik
Bersih tetapi tidak strategik
Bersih & strategik
Dasar dijelaskan & difahami oleh semua warga agensi
Tidak jelas & tidak difahami
Jelas & difahami Jelas & difahami oleh sebahagian oleh semua warga warga
Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen keperluan kebersihan dan keselamatan produk/perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.
Bahasa yang sukar difahami & tidak mengandungi elemen yang ditetapkan
Bahasa mudah difahami & tidak mengandungi elemen yang ditetapkan
Bahasa mudah difahami & mengandungi 3 elemen atau lebih

SEKSYEN: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA
Kategori
No
Perkara 1
Markah 2 3
Catatan
Jawatankuasa Pelaksana (JKP) CARTA AGENSI 5S 7 Carta disediakan dengan jelas dan semua jabatan/ bahagian menjadi ahli
Tidak jelas Jelas & sebahagian jabatan/ bahagian menjadi ahli Kurang sistematik Jelas & semua jabatan/ bahagian menjadi ahli
Dokumentasi/carta JKP ini direkodkan dengan sistematik
Tidak sistematik
Sistematik
Fasilitator 5S dilantik dan ditunjukkan dalam carta tersebut
Tidak dilantik
Dilantik & tidak ditunjukkan dalam carta
Dilantik & ditunjukkan dalam carta
10
Minit mesyuarat JKP direkodkan semasa mesyuarat dan disimpan secara teratur
Tidak ada minit
Mempunyai Mempunyai minit minit tetapi tidak & disimpan disimpan secara secara teratur teratur
Jawatankuasa Latihan 11 Jawatankuasa latihan dilantik oleh pihak pengurusan

Tidak dilantik Dilantik
12
Pelan latihan mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan)
Tidak ada pelan
Mempunyai pelan tetapi tidak ada carta perbatuan
Mempunyai pelan dan ada carta perbatuan

SEKSYEN: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA Kategori No Perkara 1 CARTA AGENSI 5S Jawatankuasa Latihan 13
Tidak dipatuhi Pelan ini telah dipatuhi dengan baik bagi menyediakan latihan 5S kepada warga agensi (rekod disimpan) Sebahagian sahaja dipatuhi Dipatuhi sepenuhnya
Markah 2 3
Catatan
Jawatankuasa Promosi 14 Jawatankuasa promosi dilantik oleh pihak pengurusan Pelan promosi mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan) Pelan promosi dilaksanakan dengan baik (rekod disimpan)
15
Tidak disediakan
Disediakan Disediakan dan tetapi tidak ada ada carta carta perbatuan perbatuan
16
Tidak ada pelan promosi
Sebahagian Semua pelan pelan dijalankan promosi dengan baik dilaksanakan dengan baik dan rekod disimpan
Jawatankuasa Audit 17 Jawatankuasa audit dilantik oleh pihak pengurusan Pelan audit 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan) Pelan audit dijalankan dengan baik (rekod disimpan)
18
Tidak disediakan
Disediakan Disediakan dan tetapi tidak ada ada carta carta perbatuan perbatuan
19
Tidak ada pelan
Sebahagian Semua pelan pelan dijalankan dilaksanakan dengan baik dengan baik dan rekod disimpan
Ada maklumat & Ada maklumat & Maklumat mengenai latihan, Tidak ada maklumat disebar disebar kepada promosi dan audit yang sebahagian semua warga telah dirancang itu telah sahaja kepada disebar kepada semua warga PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN warga agensi
20

SEKSYEN: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA Kategori No Perkara 1 PETA KAWASAN KERJA KUMPULAN 5S 21
Tidak ada Pelan zon/kawasan yang jelas disediakan untuk semua pelan kumpulan 5S
Markah 2
Mempunyai pelan tetapi kurang jelas Dipaparkan pada sebahagian sudut Sebahagian kumpulan sahaja menyediakan pelan Sebahagian aktiviti pembaikan dilakukan Mempunyai rekod tetapi tidak lengkap
Catatan 3
Mempunyai pelan yang jelas
22
Pelan tersebut dipaparkan di Tidak dipaparkan Sudut 5S kumpulan masingmasing Setiap kumpulan 5S menyediakan pelan aktiviti 5S untuk kawasan mereka Aktiviti pembaikan 5S telah dilakukan mengikut perancangan Ada rekod menunjukkan wujud hasil daripada pembaikan amalan 5S samada berbentuk penjimatan kos atau masa dan sebagainya Terdapat bukti gambar sebelum dan selepas aktiviti amalan 5S dilakukan
Tidak ada pelan
Dipaparkan pada semua sudut
REKOD AKTIVITI
23
Semua kumpulan menyediakan pelan Aktiviti pembaikan dilakukan secara menyeluruh Mempunyai rekod yang lengkap
24
Ada aktiviti
25
Tidak ada rekod
26
Tidak ada bukti gambar
Hanya sebahagian aktiviti mempunyai bukti gambar -
Semua aktiviti mempunyai bukti gambar
MINIT 27 MESYUARAT/ REKOD PERBINCANGAN 28
Mesyuarat di peringkat JKP direkodkan untuk tindakan selanjutnya
Tidak ada minit/rekod perbincangan
Mempunyai minit/rekod perbincangan Mempunyai minit/rekod perbincangan
Tidak ada Mesyuarat di peringkat minit/rekod Jabatan/Agensi/Bahagian/ Zon/Unit diadakan dan rekod perbincangan disimpan untuk rujukan dan tindakan
29
Terdapat rekod mesyuarat/ perbincangan kumpulan 5S di kawasan mereka mengenai aktiviti yang dilaksanakan
Tidak ada minit/rekod perbincangan
Mempunyai minit/rekod perbincangan

SEKSYEN: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA Kategori No Perkara 1 GARIS PANDUAN AMALAN 5S DI AGENSI 30 Garis panduan disediakan selaras dengan Dasar Amalan 5S agensi Bahasa yang digunakan mudah difahami oleh warga agensi
Tidak ada garis panduan
Markah 2 3
Catatan
Mempunyai garis Mempunyai garis panduan tetapi panduan & tidak selaras selaras Sebahagian sukar difahami Bahasa mudah difahami
31
Bahasa sukar difahami
32
Garis panduan telah dicetak Tidak dicetak & tidak diedar dan diedarkan kepada semua warga untuk dijadikan panduan amalan 5S sepanjang masa Kandungan buku panduan ini lengkap dan sesuai dijadikan buku panduan
Tidak lengkap & tidak sesuai sebagai buku panduan
Dicetak tetapi tidak diedar secara menyeluruh
Dicetak & diedar kepada semua warga agensi
33
Sebahagian Lengkap dan lengkap & sesuai sesuai sebagai sebagai buku buku panduan panduan Kriteria audit Mempunyai yang disediakan kriteria audit tidak lengkap yang lengkap
AUDIT DALAM
34
Kriteria audit telah disediakan Tidak ada kriteria audit untuk kegunaan dalaman
35
Tidak sesuai Kriteria ini sesuai untuk digunakan digunakan mengikut kawasan kerja atau tempat seperti yang telah ditentukan Tidak sebar & Hasil audit disebar atau dipaparkan untuk makluman tidak dipapar semua warga agensi
Sebahagian kawasan kerja sahaja yang sesuai Disebar & dipapar hanya kepada sebahagian warga
Semua kawasan kerja sesuai
36
Disebar & dipapar kepada semua warga
37
Kekerapan aktiviti audit di peringkat agensi telah ditentukan dan aktiviti tersebut diteruskan oleh juruaudit yang dilantik
Tidak Sebahagian ditentukan & sahaja tidak diteruskan ditentukan & diteruskan
Ditentukan & diteruskan secara menyeluruh

SEKSYEN: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA Kategori No Perkara 1 PENGIKTI38 RAFAN Pengurusan mempunyai program pengiktirafan amalan 5S Maklumat mengenai program pengiktirafan disebarkan kepada warga agensi
Tidak ada program -
Markah 2 3
Mempunyai program
Catatan
39
Tidak disebarkan
Disebarkan kepada sebahagian warga
Disebarkan kepada semua warga
40
Rekod aktiviti pengiktirafan dikemaskini
Tidak ada rekod
Ada rekod tetapi Ada rekod & tidak kemaskini kemaskini
JUMLAH MARKAH: ./123 X 100% = ...

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 KUMPU1 LAN PELAKSANA AN 5S 2 Carta kumpulan 5S yang jelas disediakan Nama kumpulan 5S dinyatakan dan carta ahli kumpulan juga disediakan dengan baik Carta kumpulan 5S dipaparkan di sudut 5S masing-masing
Tidak jelas
Markah 2
Kurang jelas Jelas
Catatan 3
Tidak dinyatakan & tidak disediakan
Sebahagian nama kumpulan sahaja dinyatakan dan disediakan carta Hanya sebahagian carta kumpulan dipaparkan -
Semua nama kumpulan dinyatakan dan disediakan carta
Tidak dipamerkan
Semua carta kumpulan dipaparkan
Tidak Kumpulan 5S mempunyai ketua kumpulan yang dilantik mempunyai ketua
Mempunyai ketua
SUDUT 5S
Disediakan oleh pihak pengurusan dan kedudukannya adalah strategik Penggunaan sudit 5S ini oleh setiap kumpulan 5S adalah memuaskan dan baik
Tidak disediakan & tidak strategik
Disediakan tetapi tidak strategik
Disediakan & kedudukannya strategik
Tidak memuaskan
Sebahagian sudut sahaja yang memuaskan Sebahagian sahaja yang terkini & dalam keadaan baik
Penggunaan sudut adalah memuaskan
Bahan atau maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan dalam keadaan baik
Tidak terkini & tidak berada dalam keadaan baik
Terkini & berada dalam keadaan baik.
Kumpulan 5S memahami kawasan kerja yang telah ditugaskan untuk mengamalkan aktiviti 5S
Kumpulan tidak memahami kawasan kerja yang ditugaskan
Sebahagian kumpulan sahaja memahami kawasan kerja
Semua kumpulan memahami kawasan kerja yang ditugaskan

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 RUANG LANTAI 9 Bersih dan kemas
Tidak bersih & tidak kemas
Markah 2
Sebahagian tempat bersih & kemas Sebahagian lantai bersih & dijagaada jadual pembersihan Sebahagian tempat ada sampah sarap
Catatan 3
Semua tempat bersih & kemas
10
Lantai sentiasa dibersih dan dijagajadual pembersihan
Tidak bersih & tidak dijaga tiada jadual pembersihan
Semua lantai bersih & dijaga ada jadual pembersihan
11
Tiada sampah sarap di sudut atau bawah peralatan perabot
Ada sampah sarap
Tiada sampah sarap
12
Ada tempat pembuangan sampah yang khas
Tiada tempat pembuangan sampah khas
Hanya sebahagian ruang mempunyai tempat pembuangan sampah khas
Semua ruang mempunyai tempat pembuangan sampah khas
13
Tidak berlubang/pecah/ terkoyak dan sebagainya
Berlubang/ pecah/ terkoyak
Sebahagian berlubang/ pecah/terkoyak
Tidak berlubang/ tidak pecah/ tidak terkoyak

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 SUSUN ATUR ALATALAT 14 Laci pertama untuk alat tulis
Tidak ada
Markah 2
Sebahagian laci
Catatan 3
Semua laci
15
Kemas dan tersusun dengan rapi serta selamat
Tidak kemas, Sebahagian alat Semua alat tidak tersusun & sahaja kemas, kemas, tersusun tidak selamat tersusun & & selamat selamat
16
Susunan mempunyai sistem
Tidak sistematik
Sebahagian susunan sistematik
Semua susunan sistematik
17
Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang selesa
Tiada keselesaan
Sebahagian susunan memberi keselesaan
Wujud keselesaan
18
Mudah bergerak
Tidak mudah bergerak
Sebahagian Mudah bergerak mudah bergerak
19
Teknik susunan juga boleh memendekkan masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan Boleh mewujudkan suasana mesra
Tidak memendekkan masa
Sebahagian susunan dapat memendekkan masa
Semua susunan dapat memendekkan masa
20
Tidak wujud
Sebahagian
Wujud

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 KEADA AN ALATAN 21 Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan.
Tidak dalam keadaan baik
Markah 2
Sebahagian alatan sahaja dalam keadaan baik Sebahagian sahaja diletakkan pada tempat yang sesuai Sebahagian alatan bersih, kemas,tidak kotor & tidak comot Sebahagian alatan sahaja disusun dengan kemas dan selamat Sebahagian alatan sahaja disusun dengan kemas dan selamat. -
Catatan 3
Semua alatan dalam keadaan baik
22
Diletakkan sesuai dengan tempatnya.
Tidak diletakkan pada tempat sesuai
Semua alatan diletakkan pada tempat yang sesuai
23
Bersih dan kemas, tidak kotor Tidak bersih, tidak kemas, serta comot.
kotor & comot
Semua alatan bersih,kemas,tid ak kotor & tidak comot
24
Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja, laci atau dalam rak simpanan.
Tidak disusun dengan kemas dan selamat
Semua alatan disusun dengan kemas dan selamat
25
Susunan alatan kemas dan selamat.
Alatan tidak disusun dengan kemas dan selamat.
Semua alatan disusun dengan kemas dan selamat.
26
Tidak terdapat peralatan rosak. Menggunakan tanda/label bagi bahan yang tersimpan dalam ruang tertentu/laci/ perabot.
Terdapat peralatan rosak Tidak menggunakan label
Tiada peralatan rosak
27
Sebahagian Semua peralatan sahaja peralatan yang yang dilabel disimpan dilabel dengan baik

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 SUSUNAN 28 FAIL Disusun dengan teratur menggunakan tanda/label/ abjad supaya mudah diperoleh. Menggunakan sistem kawalan yang baik dan selamat.
Tidak disusun dengan teratur & tiada label
Markah 2
Sebahagian disusun dengan teratur mengikut label Sebahagian dikawal dengan baik dan selamat. Terdapat notis board/papan putih tetapi tidak digunakan dengan baik
Catatan 3
Semua fail disusun dengan teratur mengikut label Dikawal dengan baik dan selamat secara menyeluruh Terdapat notis board/papan putih dan digunakan dengan baik
29
Tiada sistem kawalan
30
Terdapat notis board / papan putih yang digunakan dengan baik.
Tidak terdapat notis board/ papan putih
31
Fail lama disimpan di tempat Fail lama disimpan pada yang sesuai dan selamat tempat yang serta secara sistematik.
tidak sesuai
Sebahagian fail lama disimpan pada tempat yang sesuai dan selamat.
Semua fail lama disimpan pada tempat yang sesuai dan selamat.

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 PERHIASAN 32 Terdapat hiasan seperti gambar, poster, lukisan, bunga dan lain-lain. Tiada hiasan yang usang.
Tidak terdapat hiasan
Markah 2
Sebahagian
Catatan 3
Terdapat hiasan
33
Terdapat hiasan yang usang Susunan tidak kemas & tidak tersusun
Sebahagian hiasan usang
Tidak terdapat hiasan usang
34
Susunannya kemas, tersusun dan selamat.
Sebahagian sahaja disusun dengan kemas, tersusun dan selamat Sebahagian hiasan berdebu,kotor & tidak dalam keadaan baik Sebahagian sahaja mempunyai tanda nama kakitangan
Semua perhiasan disusun dengan kemas, tersusun dan selamat. Tiada hiasan berdebu,kotor & tidak dalam keadaan baik
35
Tidak berdebu atau kotor dan berkeadaan baik.
Berdebu,kotor & tidak dalam keadaan baik
36
Terdapat tanda nama pegawai/ kakitangan pada bilik atau meja.
Tidak terdapat tanda nama kakitangan
Semua kakitangan mempunyai tanda nama pada bilik atau meja Semua seksyen/ unit menunjukkan label nama Seluruh persekitaran selesa, kemas dan selamat.
37
Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran. Persekitaran dalaman yang kemas dan selamat.
Tiada label nama seksyen/ unit
Sebahagian seksyen/unit menunjukkan label nama Sebahagian persekitaran sahaja yang selesa, kemas dan selamat. Sebahagian
38
Tidak selesa & tidak kemas
39
Boleh mewujudkan suasana keselesaan.
Tiada keselesaan
Selesa

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 RUANG MENUNG GU 40 Susunan yang memuaskan seperti peralatan/ persekitaran bahan bacaan disediakan.
Peralatan & bahan bacaan tidak disediakan & tidak disusun
Markah 2
Peralatan & bahan bacaan disediakan tetapi tidak disusun dengan kemas
Catatan 3
Peralatan & bahan bacaan disediakan & disusun dengan kemas
41
Tidak bersih, Bersih, tersusun, kemas, selamat dan tempat tersebut tidak kemas, tidak selesa selesa. dan tidak selamat.
Sebahagian yang bersih, tersusun, kemas, selesa dan selamat.
Bersih,kemas, selesa dan selamat
42
Terdapat maklumat agensi atau maklumat lain yang bersesuaian.
Maklumat tidak Sebahagian bersesuaian. maklumat sahaja yang bersesuaian.
Semua maklumat bersesuaian
BILIK MESYUARAT
43
Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik.
Peralatan tidak dalam keadaan baik dan selamat.
Sebahagian peralatan sahaja dalam keadaan baik dan selamat.
Semua peralatan dalam keadaan baik
44
Persekitaran bilik mesyuarat adalah selesa.
Persekitaran bilik mesyuarat tidak selesa dan selamat.
Sebahagian bilik mesyuarat sahaja yang selesa dan selamat.
Semua bilik mesyuarat selesa dan selamat.
45
Bersih, tidak berdebu dan bahan yang dipaparkan adalah terkini. Peralatan berada dalam keadaan baik.
Semua elemen tidak dipenuhi
Hanya 1 atau 2 Semua elemen elemen dipenuhi dipenuhi
BILIK LATIHAN
46
Peralatan tidak berada dalam keadaan baik
Sebahagian Semua peralatan sahaja peralatan dalam dalam keadaan keadaan baik baik
47
Bersih, tidak berdebu dan bahan yang dipaparkan adalah up-to-date.

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 KAUNTER 48 Kaunter adalah bersih dan ceria. Pelanggan dilayan dengan mesra.
Kaunter tidak bersih & tidak ceria Pelanggan tidak dilayan dengan mesr Peralatan tidak dilabel
Markah 2 3
Catatan
Hanya salah satu Kaunter bersih elemen dipenuhi dan ceria
49
Sebahagian pelanggan sahaja dilayan dengan mesra
Semua pelanggan dilayan dengan mesra
50
Semua peralatan dilabel.
Sebahagian Semua peralatan sahaja peralatan dilabel dilabel
51
Tempat menunggu pelanggan dalam keadaan baik, selesa dan selamat
Tidak dalam keadaan baik, tidak selesa dan selamat
Hanya salah satu Dalam keadaan elemen dipenuhi baik, selesa dan selamat.
52
Bersih, tidak berbau busuk dan sentiasa dalam jagaan/ kawalan. Peralatan dan kemudahan dalam keadaan baik dan selamat.
TANDAS
53
Peralatan & kemudahan tidak dalam keadaan baik dan selamat.
Sebahagian peralatan & kemudahan dalam keadaaan baik dan selamat. Sebahagian sistem paip air & lampu berada dalam keadaan sebahagian baik dan selamat Hanya salah satu elemen dipenuhi
Semua peralatan & kemudahan dalam keadaan baik dan selamat Semua sistem paip air & lampu dalam keadaan baik dan selamat. Bersih & kering
54
Sistem paip air dan lampu dalam keadaan baik & selamat.
Sistem paip air & lampu tidak berada dalam keadaan kurang baik dan selamat. Tidak bersih & tidak kering
55
Mangkuk tandas bersih dan kering.
56
Lantai bersih dan kering.
Tidak bersih & tidak kering
Hanya salah satu elemen dipenuhi
Bersih & kering

SEKSYEN: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN Kategori No Perkara 1 TANDAS 57 Perhiasan tandas dalam keadaan baik dan tiada notis usang dalam tandas.
Tidak dalam keadaan baik & tidak terdapat notis usang Semua tandas berbau busuk
Markah 2 3
Catatan
Hanya salah satu Dalam keadaan elemen dipenuhi baik & tidak terdapat notis usang Sebahagian tandas berbau busuk Semua tandas tidak berbau busuk
58
Tidak berbau busuk.
59
Ada jadual pembersihan.
Tiada jadual pemersihan
Ada jadual pembersihan tetapi tidak dikemaskini
Ada jadual pembersihan & sentiasa dikemaskini
JUMLAH MARKAH: ./177 X 100% = ...

SEKSYEN: PERSEKITARAN TEMPAT KERJA DAN KEMUDAHAN Kategori No Perkara 1 PAPAN TANDA 1 Papan tanda dalam keadaan baik dan bersih.
Papan tanda dalam keadaan tidak baik & tidak bersih.
Markah 2
Papan tanda dalam keadaan baik tetapi tidak bersi
Catatan 3
Papan tanda dalam keadaan baik & bersi
Saiz yang sesuai dan senang difahami.
Saiz tidak sesuai Hanya salah satu Saiz yang sesuai & sukar elemen dipenuhi & mudah difahami difaham Hanya salah satu Mudah dilihat & elemen dipenuhi berada pada kedudukan yang strategik
Tidak mudah Mudah dilihat oleh orang dan kedudukannya strategik. dilihat &
kedudukan tidak strategik
Tanda arah yang jelas untuk ke bilik mesyuarat dan sebagainya.
Tiada tanda arah
Ada tanda arah tetapi tidak jelas
Mempunyai tanda arah yang jelas
TEMPAT LETAK KERETA
Disediakan di tempat yang sesuai sama ada untuk pekerja/pelawat.
Tidak disediakan tempat
Ada tempat tetapi tidak sesuai
Ada tempat yang sesuai & dalam keadaan baik
Tiada garisan Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang antara lot-lot disediakan.
Mempunyai garisan tetapi tidak jelas
Mempunyai garisan lot-lot yang jelas
Berada dalam keadaan baik Tidak berada dalam dan bersih.
keadaan baik & tidak bersih
Berada dalam keadaan baik tetapi tidak bersih
Berada dalam keadaan baik & bersih
Ada sistem kawalan keluar masuk.
Tiada sistem kawalan
Ada sistem kawalan

SEKSYEN: PERSEKITARAN TEMPAT KERJA DAN KEMUDAHAN Kategori No Perkara 1 KAWA9 SAN SEKITAR 10 Tiada sampah di meratarata.
Ada sampah
Markah 2
Sebahagian kawasan ada sampah Sebahagian kawasan ada tong sampah
Catatan 3
Semua kawasan tiada sampah
Tong sampah disediakan.
Tiada tong sampah
Semua kawasan ada tong sampah
11
Cat bangunan di dalam dan Cat di dalam & Hanya salah satu Cat di dalam & luar adalah kemas dan tidak luar bangunan elemen dipenuhi luar bangunan tidak kemas & kemas & tidak tertanggal.
tertanggal tertanggal
12
Ada tanda keluar masuk yang jelas untuk kenderaan di kawaan letak kereta.
Tiada tanda keluar masuk
Ada tanda keluar masuk tetapi tidak jelas
Ada tanda keluar masuk yang jelas
JUMLAH MARKAH: ./36 X 100% = ...
SETIAP SEKSYEN MESTI MENCAPAI SEKURANG-KURANGNYA 70% SEBELUM DIIKTIRAF SEBAGAI MEMENUHI KRITERIA AMALAN 5S.

CARTA AUDITAN AMALAN 5S
CARTA AUDITAN AMALAN 5S

BERSIH KEMAS/ TERSUSUN LABEL/TANDA ARAH ULASAN
SUDUT 5S
RUANG PEJABAT
RUANG MENUNGGU
STOR
TANDAS
PANTRI
KAWASAN TANGGA
Pelaksanaan adalah baik Pelaksanaan adalah sederhana Pelaksanaan adalah kurang dan perlu ditingkatkan

PELAN PENAMBAHBAIKAN AMALAN 5S AKMAL
PELAN TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN AMALAN 5S AKMAL

Jabatan: ........ Nama Kumpulan: .. Nama Ketua Kumpulan: Nama Juruaudit:................................................. Tarikh Audit..................
Bil.
Apa / Di mana?
Keadaan Semasa
Jenis Tindakan (Tandakan pada S yang berkenaan)
Bagaimana Tindakan Boleh Diambil?
Siapa Yang Perlu Ambil Tindakan?
Bila? (Tandakan pada bilangan minggu berkenaan) 1 2 3 4
Ulasan
S1
S2
S3
S4
S5
Tandatangan Juruaudit
Tandatangan Ketua Kumpuilan / Wakil
.... Tarikh Audit/Audit Susulan: Status: Catatan
.............. Nama & Tandatangan Juruaudit: Tutup Buka Nama & Tandatangan Ketua/Wakil Kumpulan:
CONTOH GAMBAR-GAMBAR PELAKSANAAN AMALAN 5S
1. KUBIKEL/BILIK PEGAWAI
SEBELUM
SELEPAS
Keadaan Berselerak Di Atas Meja
Kemas dan Bersih
Keadaan Berselerak Di Bawah Meja
Kemas dan Bersih
KUBIKEL YANG KEMAS
2. LACI
SEBELUM
SELEPAS
LACI YANG KEMAS
3. STOR
SEBELUM
SELEPAS
STOR YANG KEMAS DAN BERSIH
AMALAN 6S
4. BILIK FAIL
SEBELUM
SELEPAS
FAIL YANG TERSUSUN

AMALAN 6S
5. KAUNTER
6. TEMPAT MENUNGGU
7. TEMPAT MELETAK MESIN
8. TEMPAT MEMBUAT BINDING
9. PAPAN TANDA
10. TEMPAT RUANG LETAK KERETA
11. LAIN-LAIN CONTOH
AMALAN 5S
11. LAIN-LAIN CONTOH
CATATAN
Articles:
1. Bounds, G., Shaw, A. and Gillard, J., "Partnering the Honda Way", in Bounds, G. M., Cases in Quality, Richard D. Irwin, 1996, pp. 26-56. 2. Miki, S., "Promotional Expertise for the 5S Plus Movement", Nikkan Kogyo Shimbun (ed.), Visual Control Systems, Factory Management Series, Productivity press, Portland, OR, 1995, pp. 167-182. 3. Nomizo, K., "Creating an All-New Plant Environment with the 6S's", Nikkan Kogyo Shimbun (ed.), Visual Control Systems, Factory Management Series, Productivity press, Portland, OR, 1995, pp. 153-165. 4. Osada, T., "This is Why We Start a 5S Program", in Nikkan Kogyo Shimbun (ed.), Visual Control Systems, Factory Management Series, Productivity press, Portland, OR, 1995, pp. 131-151.
Books:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cheng, T.C. E. and Podolsky, S., Just-in-Time Manufacturing: An Introduction, Chapman & Hall, London, 1993. pp. 21-24. Harrison, A., Just-in-Time Manufacturing in Perspective, The Manufacturing Practitioner Series, Prentice Hall, 1992. pp. 113-123 (Chapter 5). Hirano, H., JIT Factory Revolution: A Pictorial Guide to Factory Design of the Future, Productivity Press, Portland, OR, 1987. pp. 28-56 (Chapter 3). ($50) Hirano, H., JIT Implementation Manual: The Complete Guide to Just-in-Time Manufacturing, Productivity Press, Portland, OR., pp. 227-374 (Chapter 4). ($975) Hirano, H., 5 Pillars of the Visual Workplace: The Sourcebook for 5S Implementation, Productivity Press, Portland, OR, 1995. ($85) Hirano, H. (Instructional Design by Melanie Rubin), 5S for Operators: 5 Pillars of the Visual Workplace, Productivity Press, Portland, OR, 1996. ($25) Kobayashi, I., 20 Keys to Workplace Improvement, Productivity Press, Portland, OR, 1995. (Key 1). ($50) Monden, Y., Toyota Production System: An Integrated Approach to Just-In-Time, Second Edition, Industrial Engineering and Management Press, Norcross, GA, 1993. pp. 199-219 (Chapter 13). Osada, T., 5S's: Five Keys to a Total Quality Control Environment, Asia Productivity Organization, Tokyo (distributed by Quality Resources, White Plains, NY), 1991.
9.
Videos:

5S Akmal

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

5S Akmal

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 2

PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 3

PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 4

PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 5

PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 6

PANDUAN PELAKSANAAN AMALAN 5S

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 7

DASAR, SLOGAN & WAWASAN amalan 5S

PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 8

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 9

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

3.2.1 3.2.2 3.2.3

PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 10

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

OUTCOME DARI AMALAN 5S Penjimatan kos:

PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 11

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

Meningkatkan kecekapan penggunaan sumber:

Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan penyelenggaraan:

Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan mesin, peralatam dan kemudahankemudahan.

Meningkatkan keselamatan di persekitaran tempat kerja:

PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 12

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

Meningkatkan motivasi pekerja:

PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 13

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

BAGAIMANA MENJAYAKAN 5S Penglibatan Semua Kakitangan

7.1.2.1 7.1.2.2 7.1.2.3 7.1.2.4 7.1.2.5 7.1.2.6 7.1.3

Penglibatan Pengurusan Atasan

PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 14

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S

Sokongan Semua Pihak

PERSEKITARAN BERKUALITI PEMANGKIN KECEMERLANGAN

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Ogos 2010 Muka surat 15

BAB 1: PENGENALAN KEPADA AMALAN 5S