Les ls peur bln mener une éunon s6joejos 082 LeJournalduNet Lancer rimpression ney ued con/nanaaeneniiicacts esonnelosscion ence seni shal Les 5 commandements du bon animateur On les a accusées de tous les maux : de faire perdre du temps, dtre improductives et trop nombreuses... Pourtant les réunions sont indispensables. "Ce sont des moments essentels de management” estime Philippe Tramond, directeur général du cabinel Plolis, spécialisie des relations interpersonnelles en enlreprise. Pour éviter de tomber dans les travers dont on affuble ordinairement les réunions, Fanimateur doit suivre quelques régles de management. 41. Je définis le “top” de ta eéunion Le "top" de la réunion, comme le définit Philippe Tramond, c'est le théme bord, Fobjectif recherché ainsi que le plan pour y artiver. “faut le défnir pour efacun des sujets abordés pendant la reunion’, explique-til Pouguoi s‘astreindre & cette démarche ? Parce que ce schéma sera le fl conducieur de la réunion et quil peut élre envoyé & tous les participants quelques jours auparavant. Il peut étre accompagne dune fiche de préparation permettant aux participants dindiquer des points quils Philippe. Souhaileraient aborder et qui ne seraient pas mentionnés dans le “top* amend, 06 2. Sattibue les res LLanimateur rest pas 14 pour fou faite il se doi de cadrer la réunion mais aussi datibuer les ries aux participants | homme ains! un gardien du temps, en charge de surveler Tavancement de la reunion “La personne qui mesure Fe lems va éte dans le contole, elle va séquencer la reunion, précise Ciaude Saurel, coach et auteur de Forage La condulte de reunion, "Selon une cadence qui aura été préétable elle peut par exemple émelire un signal toutes les 10 minutes” Ilrevient également a ce parlcipant de signalerlorsqu'on arrive 3 la fn «iu atl prévu Un seerétaire doit également ere désigné, avec la “L'animateur n'est responsabilité de noter les éléments d'information apportés, pas [a pour felequicler es questons assées en Suspens, es dezsions pses et Fi “es object assignés. Ce poste présente un double la prise de décision vantage : d'une part, "Wl permet a ranimateur de garder toute con attention sur les participants, y compns dans leur communication non verbale", estime Claude Saure!. D'autre part, cela permet de réaiger le ccompie-renau de fa reunion pendant son déroulement. Phiippe Tramond conseile alors ctédter et de photocopier dans la foulée le document pour le aistnbuer a tous les partiepants avant quils ne quitent fe eu de reunion. Hormis ces deux personnages principaux, lest possible de demander a certains participants de prendre des res particulers. Aisi, on peut nommet un telancaur de débat, dont le rdle ‘sera précisément dapporter des arguments de contradiction afin de faire évoluer la discussion, 3. Sorchestre et je fais parti Lanimateur est un vrai homme-orchestre »il doit accueilir les participants, présenter le déroulement de la séance, commencer, ponctuer et conclure la reunion. Crest done a lui que revient la responsabilité dé faire démarrer la réunion a Pheure. "On peut accepter 5 minutes de sles membres rg nu jouraiunet com impriner/management/fcate-pesonnele/doser/ben-merer-une-renin/ shtml Paget sur2ess pour en meer ue rion poltesse, nuance Philippe Tramond, mais quére plus." Idem pour la fin de la sance : "plus je respecte Pheure de fin préwe, plus /ai de chances que le gens soient & Mheure". ajoutet-. faut ensuite veiler @ donner la parole @ fous de facon equilbree et surveiller que chacun a pu ‘Sexonmer. 4, Je clarifie mon réle et annonce le déroulement Selon Claude Saurel, tun des points daticats des réunions tent au fait que Nanimateur est souvent le hierarchique direct (n+! voire n+2) "La poston nest alors pas vécue comme celle dun animateur mats comme celle dun ‘chet. Au risque de voir se developper fous les jeux de pouvoir habituels ‘chercher & pla, @ contester.", détalle-t4 i'faut donc veller 8 garder une attitude ouverture et dlecoute et surtout ne pas chercher a orienter les ‘aébais. "Lianimateur daft ie le garant du processus de reunion, nest pas 1a pour téequicer ia prise de aécision rencnent rauteur Et afin de mete tout le monde a laise et de clantier les regles du ju, animateur va enoncer, en debut de reunion, les regles @ suwve et la fagon ont va se dérouler la Seance. Claude Saurel conselle Gaileurs de garder une trace visible de ce plan tout au long de la reunion. “On notera, sur un tableau par exemple, object Ia réuinion ainsi que le processus sunt pour y about 5. Je fais une conclusion orientée action Suu ne pas ser prt ls protagonists sans avr émis une concusion. On su plan Rappeler lobjectf de depart: "Nous somme réunis pour. Récapituer les éléments importants qui sont sortis de fa discussion : "Nous avons remarquésantieipéinots..” Lister ce qui a été décidé - "Nous allons faire Aibuer les taches : \Vallends de X... de Y... et de Z...* “Le demier point est crucial car ine faut pas oublier que fa réunion a pour object action" rappelie Giaude Saurel Copy 2008 69.71 nerue Pre Giri 02517 Sologe Slaneut Cedex FRANCE ssyoyososseLeJournalduNet Lancer impression Faire face a un auditoire hostile La réunion set parfois & annoncer de mawvaises nouvelles ou a prendre des déeisions icles. Lorsqu‘on en est Tanimateur. le public peut alors éve résolument hostle. Lanimosité peul aussi regner enire les pattcipanis, Comment apprénender de fetes situations aagressiuté et aésamorcer les tensions 7 Pri Fécoute B Lorsquils'zgit dune réunion infermatwve, ayant pour but Za Gannoncer ine "mawvase” nouvele, i est mpotant de prevor du temps pour scour es réaclons de Faure {communication ne dl pas se fare a sens uaue autvement vous au priveg une nfomation ect “Une fis que vous aver las tout le monde sexorimer. esl important de veormulet ce que vous avez com Sec Claude Sauel Ensue vous pouvez tepondre fou de sue atx questions posible et explqier que vous aez Sv beso ge quel outs bout es (2por wes a Gemandent pus de telexon” Sila suston le permet, optez pour une mane pus parlpatvePrésente en amon es pines de etexen enumagees & demandes opinion des persannes pesentes. La conceraion Su groupe donnera pls de segimt a vos props le Moment ven - Dans tous les eas, prévoyez impératvement un moment “Si vous Stes remis — eynteraction avee ie groupe. ’S! je ne laisse pas la parole ep couse, ne cherches pendant a réunion, rest-ce qul va se passer a la sorte ?, BES SSS” Sinterroge Pniippe Tramona. Les gens vont dscuter a ta poss pares piss TO" pachine a cate ete aural aucun contle de ce qui se at que les autres’ ‘et pas de droit de reponse. Tout vaut mieux que radio- moquette I El si vous avez face a vous un pubic abasourdi par la nouvelle, vous devez suscter leur reaction." faut dire Ce que fon observe et reconnaite la soufrance afin que les gens se sentent comps", précse Giaude Saul Conelure un pacte Pour éviler les dévordements entre inlervenants ayant des positions antagonistes, le plus Simple consiste a poser les rAgles de condute en début de séance. Parmi celles-ci Etre acteur et act; Ecouter les autres et les aitérents points de vue voir une analyse constructive. "Aprés avoir tabi cela, fanimateur demande aux participants sls sont daccord pour sulve eS principes. Il ui sera ainsi beaucoup plus simple demelire un rappel 2 Fordre en cas de débats houleux’. expique Philippe Tramond. Siles aiMcultés relationnees sont anticipables - pour des questions de personnal ou a cause ha jute oie anageneicace psc ssn. mere-ueeuin/2 shim! age se?