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Cooperativas Elctricas Un ejemplo de presupuesto presentado.

TABLERO DE COMANDO
para cooperativas elctricas

Propuesta de Consultora R. Biasca & Asociados Enero 2002

CONTENIDO

NATURALEZA DEL TRABAJO CRONOGRAMA CONSULTORES PRESUPUESTO ANEXOS

TABLERO DE COMANDO para cooperativas elctricas


Propuesta de Coaching I. NATURALEZA DEL TRABAJO
A. OBJETIVOS Y ALCANCE La cooperativa ha comenzado un proyecto de definicin de objetivos e indicadores para construir un tablero de comando. Para ayudar a ese proceso de seleccin de indicadores y construccin de tableros, busca la asistencia de una empresa consultora. El especialista tendr la funcin de coach, es decir, asistir, ayudar, capacitar, brindar ejemplos tiles de casos similares, etc. al personal involucrado en el proyecto (en especial a los lderes del proyecto y al grupo soporte). Se propone aqu la asistencia personal de R. Biasca.

B. LA METODOLOGA A SEGUIR En el Anexo I se describe la metodologa que usualmente sigue R. Biasca. Est descripta en sus artculos y libros. En esta empresa se podr usar alguna variante de ella. Las diez etapas suelen dividirse en cuatro fases. A. orientacin al diseo, que parece haberse cumplido. B. arquitectura de indicadores. C. informtica, que desarrollar o comprar la cooperativa. D. utilizacin. Se est pidiendo asistencia para las fases B y D: construccin del balanced scorecard para la alta direccin. definicin de metas, indicadores y responsables por nivel (tableros de control para las divisiones y departamentos). interrelacin con indicadores usados en esquemas de remuneracin variable y programas de mejoramiento continuo. definicin de forma de clculo de indicadores, su comparacin y representacin grfica. capacitacin y comunicacin. integracin con el Plan de Negocios, presupuestos y evaluaciones de desempeo.

C. INFORMES Los lderes del proyecto, con la asistencia de R. Biasca, deberan producir dos informes:

INFORME. PRIMERA PARTE No es posible en este momento, indicar cul ser el ndice de la primera parte del informe final. En casos similares se cubrieron (al menos) los siguientes temas:
1. Arquitectura del sistema propuesto Estructura del sistema de control de gestin propuesto. Estructura de objetivos y metas. Informacin Interna y Externa 2. Encadenamiento de la Informacin Los indicadores por subrea dentro de cada departamento. Los indicadores por rea (Departamentos). Los indicadores por zonas geogrficas. Los indicadores por Divisin. Los indicadores para la Gerencia General y Directorio. 3. Encadenamiento de Objetivos Orientacin de la empresa (visin y misin). Objetivos de mediano plazo. Estrategia. Tableros de Comando para la Alta Direccin, para cada Divisin y para cada departamento. 4. Distribucin, Utilizacin y Almacenamiento de la Informacin. Necesidades por rea y nivel 5. Los Pasos para Implementar el Sistema Secuencia de actividades. Dedicacin del Personal de la empresa. Plazos.

INFORMES. SEGUNDA PARTE La segunda parte del informe tiene tres caractersticas:
1. Se revisa y corrige el informe de la primera etapa. 2. Se agrega las frmulas de clculo de los indicadores y se sealan valores de referencia (antecedentes histricos, objetivos, benchmarks, etc). 3. Se indica la forma de presentacin (grfico, tabla, etc).

II. CRONOGRAMA
Se sugiere el siguiente programa tentativo para cumplir con una meta del 30/6/02 considerada razonable para que la informatizacin y puesta en marcha se realice durante el resto del ao. MES Febrero

ACTIVIDADES Capacitacin de los lderes del proyecto. Revisin de lo realizado. Relevamiento y confeccin de borradores de tableros a nivel de divisin y departamento.

Marzo

Reunin de trabajo de medio da con la Alta Gerencia para evaluar el Tablero de Control de la Gerencia General. Seminario de dos das completos con el grupo soporte. Definicin de los Tableros de Comando por Divisin.

Abril

Reunin de trabajo de medio da con la Alta Gerencia para evaluar los Tableros de Control por Divisin. Asistencia a los departamentos en la definicin de tableros por departamento (se buscara terminar el 30/4 un primer borrador).

Mayo

Reunin de trabajo con la Alta Gerencia para presentarles tableros por departamento. Reuniones individuales con responsables de divisiones y departamento para debatir propuestas y llegar a un acuerdo final.

Junio

Definicin de frmulas de clculo, comparaciones y presentacin de indicadores Redaccin de Informe (primera y segunda parte)

III. CONSULTORES
El personal de R. Biasca & Asociados, coordinado por R.Biasca, trabajar con los lderes del proyecto de la empresa y el grupo soporte integrado por personal de diferentes departamentos. Los antecedentes de R. Biasca estn resumidos en el Anexo II. Mayor informacin se puede encontrar en www.biasca.com y en la carpeta con folletos entregada a la empresa. R. Biasca comenz a desarrollar los conceptos de Tablero de Comando en sus seminarios en 1974. La prctica profesional y la actualizacin permanente lo han convertido en uno de los expertos en esta materia en Argentina. 5

En 1998, R. Biasca comienza a coordinar un curso anual de postgrado en Control de Gestin en UADESenior. En el ao 2002 comenzar a dictarse la quinta edicin. El curso ha sido tan exitoso, que a partir del segundo semestre de 1999 se ha ofrecido una versin intensiva o condensada. A fines del ao 2000 comienza a dictar con xito en la UBA (Fac. de Ciencias Econmicas) el seminario Simulacin con Tablero de Comando, que se realiz siete veces entre Nov. 2000 y Nov. 2001. R. Biasca est usando los conceptos de Balanced Scorecard desde el ao 1993 (antes que fueran publicados los libros de Kaplan) en los trabajos de consultora y capacitacin en empresas. Empresas de diversa actividad y tamao pueden proporcionar referencias y se puede mostrar trabajos realizados.

IV. PRESUPUESTO

A. HONORARIOS Para dejar a la empresa la libertad de elegir la dedicacin a este proyecto, se presupuesta en forma flexible. 1. Seminarios Si la empresa slo opta por la realizacin de seminarios de capacitacin, el precio es de U$S .........+ IVA (.... dlares) por da de seminario. El precio no depende de la cantidad de asistentes. La organizacin del seminario y sus gastos son pagados directamente por la empresa. Slo se entrega un ejemplo del material a distribuir a los participantes. En el caso de que la empresa contrate la consultora el precio de los seminarios ser menor (U$S ...... + IVA por da) 2. Coaching (asistencia en el proyecto) Se estima que, si hay una adecuada participacin de los project leaders y del grupo soporte, la dedicacin ideal sera dos das por semana. La dedicacin mnima sera de un da por semana. Eso hace un total, en 20 semanas, de 40 das en una alternativa y 20 das en la otra. Es prctico fijar un precio por da (ocho horas netas de trabajo en la empresa): ...... dlares + IVA. En el caso de la dedicacin mnima eso implica U$S ...... + IVA por mes y un total de ....... dlares para el proyecto.

B. PLAZO DE LA CONTRATACIN La empresa puede interrumpir la relacin en cualquier momento, cuando estime que su personal puede continuar el proyecto sin asistencia. Este hecho, poder terminar la relacin en cualquier momento y sin necesidad de explicacin alguna, se ofrece para que la empresa no sienta que se compromete a un gasto que no puede controlar. C. GASTOS DE VIAJE La empresa se har cargo de los gastos de viaje a ........ y zonas que se necesitaren. Los gastos de automvil se facturarn segn la distancia recorrida a un valor de $/Km que fije la empresa sumndole los peajes. Lo ideal sera que la empresa comprara los pasajes y pagara los hoteles en forma directa. En el caso de gastos menores se haran liquidaciones quincenales. D. FORMA DE PAGO A. Seminarios y Coaching. Se presentarn las facturas mensuales a fin de cada mes, que se espera sean pagadas antes del da 5 del mes siguiente. Antes de comenzar el proyecto la empresa pagar un adelanto de U$S ...... +IVA que se descontar del ltimo pago. B. Gastos de Viaje. A la semana de presentada la liquidacin. E. EL COMIENZO DEL PROGRAMA Se sugiere comenzar en Febrero 2002. El Ing. Biasca tiene previstos viajes cortos al exterior a partir del Marzo, que podran demorar los tiempos indicados si la empresa no toma una decisin rpida. El plazo que se dispone de este proyecto es ajustado. F. VALIDEZ DE LA PROPUESTA Hasta el 31 de Enero de 2002.

V. ANEXOS
Se adjunta: I. Descripcin de metodologa a emplear. II. Antecedentes de R. Biasca