ISI KANDUNGAN

BIL 1 2 3 4 Pendahuluan

PERKARA

MUKA SURAT 2 3 8 9

Peraturan Penerimaan Terperingkat Sulit / Terhad Penutup Bibliografi

PENDAHULUAN Dalam perkhidmatan awam, terdapat pelbagai jenis ataupun pengklasifikasian dokumen kerajaan. Antaranya ialah dokumen rasmi, dokumen terperingkat, maklumat rasmi dan persendirian. Dokumen rasmi ditakrifkan sebagai apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara rasmi. Contoh dokumen rasmi ialah perkara bertulis, bertaip, fotograf, fotosalinan,pelan cetak,jalur rakaman, pelan, pelan lakar,lukisan, huruf cetak atur,huruf cetak miring, dan juga acuan. Dokumen rasmi terbahagi kepada dua jenis iaitu: a) Dokumen Terperingkat Dokumen Terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan.

b) Dokumen Tidak Berperingkat Dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan diketahui sebagai dokumen tidak berperingkat. Meskipun demikian sebagai harta kerajaan dokumen-dokumen kategori ini perlu diberikan perlindungan keselamatan secukupnya.

Dokumen terperingkat pula dibahagikan kepada empat jenis iaitu Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad. Keempat-empat kategori ini berkaitan dengan Peringkat Keselamatan iaitu suatu prosedur yang digunakan dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. Pendefinisian keempat-empat peringkat keselamatan tersebut dapat dilihat dengan jelas seperti berikut:

i) Rahsia Besar - Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar. Contoh Rahsia Besar ialah kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi dan maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan;

ii) Rahsia Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Rahsia contohnya arahan-arahan penting untuk perwakilanperwakilan Malaysia yang membuat perundingan dengan negara asing dan maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera.

iii) Sulit - Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. Contohnya ialah laporan-laporan perisikan biasa dan dokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis.

iv) Terhad - Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi jikaperlu hendaklah juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan yang dinamakan Terhad misalnya buku-buku Jabatan bagi maksud arahan dan perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan.

PERATURAN PENERIMAAN DOKUMEN TERPERINGKAT SULIT / TERHAD Semua jabatan yang mengurus dokumen-dokumen terperingkat hendaklah mewujudkan satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen-dokumen tersebut supaya ianya diuruskan berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat. Ini bermakna pengurusan dokumen terperingkat melibatkan empat prosedur ataupun langkah iaitu: i. ii. iii. iv. Penerimaan Pemprosesan Penyimpanan Penghantaran
3

Sistem pengurusan dokumen terperingkat hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. Tugas dan tanggungjawab bagi menyelia bahagian ini hendaklah diberi kepada seorang penjawat awam dalam jawatan tetap yang digelar Pendaftar Rahsia berdasarkan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (International Law Book, 2010). Dalam pejabat-pejabat kecil mungkin tidak boleh ditubuhkan Pendaftaran Rahsia yang berasingan tetapi prinsip bahawa dokumen terperingkat diterima, diproses, disimpan dan dihantar berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat hendaklah diikuti dan hanya boleh diuruskan oleh penjawat-penjawat awam yang dibenarkan sahaja (Mok Soon Sang, 2010). Di dalam keadaan-keadaan tertentu selain daripada menubuhkan Pendaftaran Rahsia, satu atau lebih Pendaftaran Kecil Rahsia boleh diwujudkan di Jabatan-jabatan. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat di dalam perkara ini. Dalam hal ini, Pendaftar Rahsia mempunyai tugas dan tanggungjawab seperti yang berikut: (a) menyimpan satu rekod yang diperingkatkan tidak rendah daripada Sulit mengandungi semua fail terperingkat mengikut peringkatnya di Pendaftaran Rahsia; (b) menerima dan memproses dokumen-dokumen terperingkat serta mengedarkannya kepada semua pegawai yang berkenaan mengikut arahan-arahan jabatan. Sampul-sampul surat yang bertulis Persendirian mestilah dihantar dengan tidak dibuka kepada pegawai yang dialamatkan. Surat yang dialamatkan dengan nama penerima hanya boleh dibuka oleh penama itu sahaja dan surat yang dialamatkan dengan nama sesuatu jawatan Kerajaan hanya boleh dibuka oleh penjawat jawatan itu atau penggantinya atau Ketua Jabatannya; (c) menghantar semua dokumen terperingkat dengan selamat dan menentukan supaya akuan terima bagi dokumen-dokumen yang dihantar itu diterima; (d) menyelenggarakan satu sistem pergerakan fail-fail terperingkat dan semua pergerakan fail terperingkat hendaklah direkodkan. Pendaftar Rahsia mestilah mengetahui tempat kedudukan tiap-tiap fail terperingkat dan untuk ini audit fail berkala hendaklah dibuat untuk menentukan fail-fail terperingkat masih ada dalam simpanan penerima;
4

(e) bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan mengenai keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat.

Dalam prosedur penerimaan dokumen terperingkat, terdapat beberapa tindakan ataupun peraturan yang perlu diambil bagi penjawat awam yang bertanggungjawab (Narni Che Yusof, 2005). Peraturan penerimaan dokumen terperingkat sulit/ terhad dapat dilihat dalam jadual di bawah : 1. Terima dan kemukakan semua dokumen kepada Ketua Jabatan 2. Teliti kandungan dokumen dan minitkan tindakan 3. Failkan dokumen 4. Catitkan butir-butir dokumen di kertas minit fail. 5. Hantar Fail Kepada Pegawai yang bertanggungjawab mengikut peraturan yang ditetapkan. 6. Laksanakan tindakan yang sewajarnya seperti yang diarahkan.

(Sumber : Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti Pk-Mastic-(P)-02)

Walau bagaimanapun, lazimnya setiap jabatan kerajaan mempunyai prosedur yang tersendiri dalam penerimaan Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit atau Terhad. Keadaan ini bergantung kepada struktur dan organisasi sesebuah jabatan. Misalnya dalam Kementerian Belia dan Sukan, prosedur penerimaan dokumen rasmi terperingkat sulit dan terhad adalah seperti berikut:

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

Pendaftar Rahsia Kerajaan (PRJ)

Terima Dokumen Terperingkat Daftar dokumen ke dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi di bawah Jadual Akta Rasmi 1972 (Am 492) atau Daftar Suratan Rahsia Rasmi di luar Jadual Akta Rasmi 1972 dan berhubungan dengannya yang dikelaskan (Am 492A) mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

Pendaftar Rahsia Kerajaan

Pendaftar Rahsia Kerajaan

Semak kelas secara berkala. Rujuk pada pemula jika kelas terperingkat berubah.

Sekiranya

dokumen hendaklah

diubah ia

kelas

terperingkatnya, Pendaftar Rahsia Kerajaan

didaftarkan

semula ke dalam Daftar Suratan Rahsia Rasmi di luar Jadual Akta Rasmi 1972 dan berhubungan dengannya yang dikelaskan (Am 492B) mengikut Akta Rahsia Rasmi 1972.

Pendaftar Rahsia Kerajaan

Selenggara keselamatan fail dan dokumen terperingkat.

(Sumber : Prosedur Berkualiti, Kementerian Belia dan Sukan, 2009)

Setelah dokumen rasmi terperingkat sulit atau terhad diterima, maka prosedur seterusnya perlulah dilakukan iaitu proses pemprosesan, penyimpanan dan penghantaran. Dokumen
6

terperingkat yang diterima oleh Pendaftar Rahsia perlulah diberi tanda keselamatan. Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang kekal dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar tidak kurang daripada 7 mm di sebelah luar kulit hadapan dan belakang, di muka tajuk, di muka surat pertama dan penghabisan. Peringkat keselamatan hendaklah juga ditanda dengan huruf cerai atau dicap dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah di setiap muka yang mengandungi perkara bertulis, bercetak atau bercap. Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingkat yang tidak kekal atau tidak teguh terjilid dengan dicap, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru kanan sebelah bawah tiap-tiap muka surat yang mengandungi perkara bertulis, bercetak atau bercap. Peringkat keselamatan juga hendaklah ditanda kepada lukisan terperingkat, tekapan terperingkat, negatif foto terperingkat dan gambar foto terperingkat supaya peringkatnya dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. Sebagai tambahan peringkat keselamatan hendaklah ditanda di sebelah belakang gambar-gambar foto terperingkat (Muhammad Sharif Pono, 2009). Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda di sebelah luar kulit hadapan dan belakang. Nombor rujukan fail hendaklah ditulis di sebelah luar kulit hadapan dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk fail Terhad sahaja boleh dicatatkan di sebelah luar kulit hadapan. Dalam hal ini, kulit-kulit fail terperingkat sulit dan terhadi adalah diberi warna tertentu iaitu kulit fail Sulit berwarna hijau manakalah kulit fail Terhad pula wajib menggunakan warna putih. Selepas itu, dokumen-dokumen terperingkat Sulit dan Terhad hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan. Pendaftar Rahsia yang bertanggungjawab menerima Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit dan Terhad perlu memastikan keselamatan dokumen yang diterima agar tidak jatuh ke tangan musuh atau dilihat oleh orang yang tidak berhak melihatnya.

PENUTUP

Kesimpulannya, seorang penjawat awam yang telah dilantik perlulah mematuhi peraturan-peraturan mahupun prosedur yang telah ditetapkan terutamanya dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. Dalam hal ini, penjawat awam adalah tertakluk kepada beberapa akta dan peraturan seperti Akta Rahsia Rasmi 1972, Arahan Perkhidmatan (Bab 4; Pengurusan Failfail di Pejabat), Arahan Keselamatan dan juga Surat Pekeliling Am (Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan Bil. 1 tahun 1997). Penguatkuasaan peraturan-peraturan tersebut amatlah penting dalam memastikan keselamatan dan perlindungan dokumen-dokumen rasmi kerajaan khususnya dokumen rasmi terperingkat daripada sebarang ancaman keselamatan iaitu kegiatan-kegiatan subversif , espionaj, sabotaj dan kelemahan-kelemahan manusia lainnya. Sekiranya peraturan- peraturan ini tidak dipatuhi oleh seorang penjawat awam terutamanya dalam prosedur penerimaan dokumen terperingkat sulit dan terhad, maka, tidak mustahil keselamatan negara akan tergugat malah boleh menyebabkan penjawat awam tersebut didakwa atas kesalahannya menjadi pengkhianat negara. Justeru itu, adalah mustahak bagi seorang penjawat awam menyedari dan mengambil berat akan semua peraturan yang telah ditetapkan ke atas mereka sepanjang bergelar kakitangan kerajaan demi mengekalkan keamanan dan kedaulatan negara daripada dipermain-mainkan mahupun diperlekehkan oleh musuh negara. Segala dokumen rasmi kerajaan yang dipertanggungjawabkan perlulah diurus dengan baik mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan sebagai lambang kecintaan kepada negara dan kerajaan yang memerintah.

BIBLIOGRAFI

Abdul Aziz Hussin. (1997). Undang-undang Berkaitan Rahsia Rasmi. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. Kementerian Belia dan Sukan. (2009). Prosedur Kualiti. Diperoleh pada Oktober 10, 2010 daripada http://www.kbs.gov.my/iso/PK-KBS%20%28S%29-02.pdf Kerajaan Malaysia. (1981). Surat Pekeliling Am Sulit Bilangan 3. Lembaga Penyelidikan Undang-Undang (Penyusun).(2010). Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88). Petaling Jaya: International Law Book Services. Mok Soon Sang. (2010). Siri Pengajian Sosial ; Kursus Induksi Perkhidmatan Awam dan Kenegaraan Edisi Kedua. Puchong: Penerbitan Multimedia Sdn. Bhd. Muhammad Sharif Pono. (2009). Nota Kuliah SSBS 3204. (Tidak diterbitkan). Narni Che Yusoff. (2005). Prosedur Pengurusan Rekod Kualiti. (Tidak diterbitkan).