BIBLIOTECONOMIA I ARHIVISTICA: SURORI SAU CUMNATE?

Bogdan-Florin POPOVICI Direcia Judeean Braov a Arhivelor Naionale

Abstract. Librarianship and Archival Science: sisters or sisters-n-law? Among the information sciences, librarianship and archival discipline are one of the most relevant. The studies in Western countries continuously emphasized the bond between the two, while in Romania each discipline had rather separate ways. Underlining the specific materials and techniques for Archives and Libraries, present article pleads for using specific procedures for cataloguing/inventorying in specific situation: archiving webpages, processing fonds and collections.

Dei n prezent reunite sub generoasa umbrel a tiinelor informaiei, arhivistica i biblioteconomia nu au, cel puin n Romnia, un trecut neaprat definibil drept fresc. Arhivistica s-a definit permanent ntr-o opoziie cu biblioteconomia, poate dintr-o ncercare fireasc de a-i delimita zona de interes din info-sfer. Delimitrile s-au fcut aproape exclusiv antitetic, pierznduse din vedere unele aspecte care, n ciuda faptului c stabilesc mult mai clar diferenele dintre cele dou tiine, n acelai timp, poate paradoxal, le altur i mai mult. n domeniul arhivisticii, la Conferina Mesei Rotunde a Arhivelor de la Madrid (1962), s-au elaborat o serie de criterii ce ar fi trebuit s rezolve problema separaiei obiectului de munc al celor dou tiine. Astfel, s-a vorbit despre criteriul tehnicii de realizare, dup care materialele scrise de mn trebuie s ajung n Arhive, n timp de imprimatele trebuie s ajung n bibliotec. Este ns evident c bibliotecile dein manuscrise, dup cum este natural ca Arhivele s dein imprimate, acele imprimate care au determinat o anumit aciune administrativ i au generat activiti care au produs documente. Cu toate acestea, autorul singurului manual romnesc de arhivistic susinea c pentru biblioteci, pstrarea arhivaliilor nu este un drept, ci o toleran196. Un al doilea criteriu a fost cel al repetabilitii (unicitii), dup care unicatele se pstreaz la Arhive, n timp ce materialele repetabile sunt de domeniul bibliotecilor. n general, principiul poate fi acceptat, ns desigur c n detalii, se pot gsi excepii, acest principiu nefiind nici el infailibil. Chiar dac aceste principii dateaz de aproape jumtate de secol, ideea c bibliotecii i aparine domeniul prin excelen public al informaiei este reiterat i n studii actuale197. n timp ce bibliotecile, dup acest studiu canadian, promoveaz libertii intelectuale i liberul acces la informaie, arhivele au rolul de a asigura, prin prezervarea materialelor specifice, responsabilizarea guvernelor i guvernanilor i s pstreze amintirea activitii actorilor instituionali ca surs de informaie pentru viitor. Arhivistul american Theodore Schellenberg a venit ns cu o abordare nuanat, care, n opinia noast, esenializeaz disciplinele. Determinat de apropierea deosebit care exist n lumea anglosaxon ntre arhive i biblioteci, autorul citat consider ca separaia ntre arhive i biblioteci ine de materialul de lucru i de metodele de lucru.
Aurelian Sacerdoeanu, Arhivistica, Bucureti, 1970, p. 98. Anne J. Gilliland-Swetland, Enduring Paradigm, New Opportunities la http://www.clir.org/pubs/reports/pub89/ role.html. Pentru prezena constant a raporturilor dintre arhivistic i biblioteconomie, vezi i Gregory S. Hunter, Developing and maintaining practical archives : a how-to-do-it manual, New York, Neal-Schuman Publishers, 2nd edition, 2003.
197 196

BIBLIO BRAOV 2007

Conferina internaional de Biblioteconomie i tiina Informrii

Materialul de lucru specific arhivelor i bibliotecilor se difereniaz la rndul su pe dou coordonate: felul n care respectivele materiale sunt produse, i felul n care aceste materiale intr n custodia instituiilor198. Astfel, documentele de arhiv sunt produse sau acumulate n procesul desfurrii unei activiti; implicit, semnificaia lor este legat de relaia organic cu documentele adiacente i cu productorul documentelor; prin urmare, valoarea lor cultural este incidental, secundar. Materialele de bibliotec, pe de alt parte, sunt de la nceput produse cu scop cultural, i din acest motiv ele constau, cel mai adesea, din piese distincte, a cror semnificaie este n ntregime independent de a altor piese i de relaiile existente ntre aceste piese. Desigur, aceste considerente se aplic indiferent de form sau suport. Astfel, un material multimedia pentru a plonja direct n realitate este un material de bibliotec, n msura n care a fost realizat cu scop comercial, destinat publicului. Dar, pentru organizaia care l-a realizat, el este un material ce ine de arhiv, deoarece documenteaz activitatea i produciile respectivei organizaii. Cazul ndeobte delicat al coleciilor de manuscrise poate primi o soluie prin abordarea lui Schellenberg. Astfel, documentele de arhiv difer de acumulrile de manuscrise n aceea c ele nu sunt pur i simplu o acumulare de hrtii; documentele de arhiv apar ca o consecin a unor activiti funcionale obinuite, manuscrisele sunt produsul expresiei spontane a gndului sau sentimentelor; ele sunt create, n mod obinuit, de o manier ntmpltoare, i nu sistematic199. Legat de maniera n care materialele intr n custodia instituiilor, remarcm faptul c bibliotecile colecteaz, n timp ce Arhivele preiau200. Bibliotecile nu se mbogesc cu materiale de la organisme specifice, ci aleg, n funcie de ofert, pre, valoare etc. ele cumpr, primesc, schimb, realiznd colecii. Arhivele, pe de alt parte, sunt obligate s preia documentele produse de organizaiile din sfera de responsabilitate; ele transfer fonduri. ntr-un model ideal, o arhiv care deservete un organism administrativ nu primete alte documente dect cele ale organismului pe care l servete. Spre deosebire de materialele adunate de bibliotec, remarca i teoreticianul britanic Hillary Jenkinson, documentele de arhiv au o structur, o articulaie i o relaie natural ntre prile componente, care sunt eseniale n stabilirea semnificaiei lor201. Din punct de vedere al metodei, exist practici specifice fiecrei discipline. Astfel, n cazul aprecierii valorii unei arhive, un arhivist nu va analiza valoarea individual a unei document, ci se va concentra asupra setului de documente care alctuiesc o grup de documente referitoare la o anume problem, documente care se afl n relaie unele cu celelalte. Prin urmare, el selecioneaz n mod normal documentele pentru pstrare n grup, i nu ca element izolat; el le selecioneaz n legtur cu funcia i organizarea, i nu dup subiect. Efortul su se concentreaz pentru a pstra mrturia asupra modului n care un organism a funcionat202. n plus, judecata arhivistului este definitiv: odat nlturat, materialul respectiv nu mai poate fi recuperat. Prin contrast, bibliotecarul evalueaz materialele pe care le adun instituia sa ca elemente individuale. Analiza sa implic noiuni de biblioteconomie, asupra bibliografiei unui anume subiect etc. n plus, deciziile sale nu sunt, n majoritatea cazurilor, irevocabile, deoarece un o anume carte, exceptnd unicatele, poate fi obinut din mai multe surse203. O a doua diferen major const n ordonare. n biblioteconomie, aceast operaiune semnific gruparea elementelor individuale n conformitate cu o schem prestabilit i de a lega anumite simboluri (cote) pentru a identifica locul de pstrare al volumelor. Bibliotecarul poate folosi diverse scheme de clasificare, cu scopul de a grupa materialele laolalt, iar semnificaia unui anume material individual nu va fi obligatoriu pierdut dac nu este ordonat ntr-un anume loc. n arhivistic, ordonarea presupune plasarea materialelor documentare n conformitate cu proveniena lor i n relaie de organizarea i funciile organizaiei creatoare a documentelor. Arhivistul este
198 199

Th. Schellenberg, Modern Archives, Chicago, 1956, p. 17. Ibidem, p. 18. 200 Ibidem, p. 19. 201 Citat n Schellenberg, p. 19. 202 Ibidem, p. 21. 203 Ibidem, p. 2122.

324

BIBLIO BRAOV 2007

Conferina internaional de Biblioteconomie i tiina Informrii

obligat s nu inoveze scheme de ordonare i clasificri pe subiecte. n Europa, remarca Schellenberg, s-au ncercat o schem dup alta, i nu a funcionat nici una. Toate au avut rezultate dezastruoase prin scoaterea documentelor din contextul lor, distrugndu-se astfel mult din valoarea lor de mrturie. Astfel a luat natere principiul provenienei, dup care documentele trebuie grupate conform originii lor204. Al treilea element de diferen const n tehnicile de descriere. Descrierea de bibliotec (cea descriptiv, nu cea pe subiecte) se ocup de piesele indivizibile n general, crile, identificabile prin titlu i autor. n arhive, materialele documentare sunt descrise dac sunt! pe grupuri de documente, la nivel de fond, sub-fond, serie205. Principala slbiciune a ceea ce am prezentat mai sus este faptul c, n bun msur, este o prezentare a uni caz ideal. Rareori, n practic, lucrurile sunt att de clare. Dar, n intenia materialului de fa, tocmai aceast prezentare ideal a elementelor este un at. Ideea pe care dorim s comunicm este c, tocmai pentru c n practic lucrurile sunt amestecate, ar trebui ca att bibliotecile, ct i arhivele, s i trateze materialele care se ncadreaz n categoria de arhiv sau de bibliotec prin tehnici specifice. Se tie c att arhivele ct i bibliotecile au adunat materiale ce ineau de specificul celeilalte; n aceast situaie, ar fi recomandabil ca fiecare s i respecte specificul206. Dar cazul real este c la unele biblioteci exist fonduri personale, de pild, ale unor personaliti, n timp ce la arhive exist i colecii, n afara fondurilor arhivistice, care ar trebui tratate cu tehnicile biblioteconomice. La fel, se ntlnesc situaii n care bibliotecile se ocup de arhivare web-ului. Unul din elementele eseniale n realizarea acestei sarcini este selecionarea creatorilor i a informaiilor prezentate. Or, n aceast activitate, se opereaz cu tehnici arhivistice. n practica concreta arhivistic romneasc, nu s-a fcut, din pcate, diferena ntre prelucrarea fondurilor i coleciilor. Se ncearc s fie descrise vertical (asemenea fondurilor), coleciile de documente, pe inventare, dei dac s-ar folosi tehnica de bibliotec, s-ar preta mai degrab realizarea de cataloage. Pe de alt parte, unele fonduri, care se preteaz la descriere vertical, ierarhizat, sunt reorganizate i capt o structur liniar, asemenea coleciilor, nemairespectnduse ordinea iniial a creatorului de fond207. Se ajunge la dezvoltri ce propovduiesc scoaterea unor documente din fond, i gruparea lor pe diverse criterii, nerespectnd principiile arhivistice208. Forma final a acestei dezvoltri a fost promovarea conceptului de colecie de fragmente de fonduri209, care, teoretic i din perspectiva concepiei profesiei de arhivist, este total nepotrivit. n concluzie, ca observaie general, opinm c este indicat, ca n cazul fiecreia dintre cele dou instituii menionate, personalul s fie avizat de tehnicile i specificul celeilalte discipline. Deoarece, pentru a prelua ntrebarea retoric din titlu, arhivistica i biblioteconomia sunt, n ciuda unor diferene, surori i nu cumnate; legtura lor este una genetic, i nu prin alian. Cunoaterea reciproc a aparatului conceptual i metodologic permite ca prelucrarea materialului purttor de informaie s se fac de o manier corect, care s nu altereze valoarea informaional i de mrturie. n egal msur, se deschide posibilitatea unui control mai eficient al informaiei210. Pe de alt parte, remarcm paradoxul c, dei arhivistica romneasc a ncercat permanent s se delimiteze de biblioteconomie, a folosit din plin tehnicile acesteia. Este neclar sursa acestei dezvoltri. Ca o ipotez personal de lucru, n domeniul istoriei ideilor arhivistice romneti, opinm c unele dezvoltri se datoreaz faptului c primii teoreticieni de la noi au provenit din
204 205

Ibidem, p. 22. Ibidem, p. 2223. 206 Desigur, spunnd acest lucru nu ne gndim la proprietatea materialelor de arhiv sau bibliotec (n sensul celor spuse de Sacerdoeanu), ci la pstrarea specificului metodelor de lucru i de prelucrare a materialelor. 207 Bogdan-Florin Popovici, Consideraii pe marginea prelucrrii coleciei de registre de stare civil, n ,,Buletin de informare i documentare arhivistic, Bucureti, 2006, p. 64-72. 208 Vezi argumentare n Marin Radu Mocanu, Colecia arhivistic, n ,,Revista Arhivelor 1/1986, p. 37-40; Idem, Tudor Mateescu, Noi consideraii privind noiunea de ,,Colecie arhivistic, n ,,Revista Arhivelor, 2/1986, p. 227-229. 209 Vezi amintit acest caz la Marcel-Dumitru Ciuc, Ordonarea i inventarierea documentelor aflate n depozitele Arhivelor Statului, n Revista Arhivelor, nr. 3/ 1979, p. 289290. 210 Popovici, art.cit.

325

BIBLIO BRAOV 2007

Conferina internaional de Biblioteconomie i tiina Informrii

rndul medievitilor; evul mediu, n natura sa documentar, a generat colecii, i mai puin fonduri. Experiena prelucrrii coleciilor medievale a generat poate practici similare i pentru documentele ulterioare. Alt posibil surs ar putea fi, pur i simplu, o soluie practic, rezultat din nevoia de a organiza, dar i din necunoaterea principiilor de lucru ale profesiei. O alt interpretare susine c tendina regimului comunist de a controla informaia a obligat arhivitii s realizeze descrieri amnunite, la nivel de pies indivizibil, dup modelul bibliotecilor. Exist un avantaj major prin precizia regsirii informaiei, dar i dezavantaje n aceast abordare prin ntrzierea accesului la fondurile neprelucrate. Dezbaterile actuale, precum i standardele internaionale n materie, promit rezolvri i n acest domeniu.
Anexa 1: Particulariti arhive-biblioteci dup Gregory S. Hunter, Developing and maintaining practical archives : a how-to-do-it manual, New York, Neal-Schuman Publishers, 2nd edition, 2003.

Biblioteci

Arhive

Natura materialului Creator

Materiale publicate, cu sens la nivelul fiecrei piese individuale; exemplare multiple Mai muli

Materiale nepublicate, grupate ntre ele, fr sens dac sunt privite individual O singur organizaie creatoare Material create organic ca parte a activitii sau vieii normale Evaluate ca un grup Provenien i ordinea original (pe structur i funcie La nivel de grupri (grup de documente, serie, fond) Pregtite de arhiviti, grupate n instrumente de regsire, ghiduri, inventare, baze de date Nu exist circulaie a pieselor.

Metoda crerii Cum sunt primite Cum sunt ordonate Cum sunt descrise Unde sunt descrise Cum sunt accesate

Fiecare lucrare creat separat

Selectate ca piese individuale

Prin clasificri pe subiecte

La nivel de pies

Date cuprinse n pies (CIP), grupate n cataloage

Piesele circul

326

BIBLIO BRAOV 2007

Conferina internaional de Biblioteconomie i tiina Informrii

Anexa 2: Particulariti arhive-biblioteci dup Angelika Menne-Haritz, Schlsselbegriffe der Archivterminologie, Marburg, 1992, p. 7581
Perspectiva utilizatorului
Arhive Bibliotec Documentare

Se pstreaz Accesul la informaie Ateptri Scopul instituiei Metoda de lucru

Izvoare pentru interpretare Depistarea de surse pe baza inventarelor Deschidere Prevenirea uitrii

Cri pentru informaie Cutare n catalog Completitudine mbuntirea disponibilului

Prezentri de fapte, direct sau indirect Referate i rezumate Actualizare Existena necesarului de informaii n situaii concrete

Arhiv

Bibliotec

Documentare

Obiect Implicaii informatice Noi intrri de material Proceduri

Preluri din activitatea administraiilor: material arhivistic Noi tipuri de documente n fondurile deschise Preluri din raza de competen, dup expertizare Arhivare i elaborare de inventare Prezentarea structurilor creatorilor i elaborarea evidenelor

Colecteaz cri i scrieri ca piese individuale nlocuiete catalogarea proprie prin catalogarea central sau n reea Achiziii noi, dup profilul de colectare Catalogare Pune la un loc lucrurile asemntoare, pentru uurarea cutrii

Informaii indiferent de suport Face posibil extinderea domeniului de lucru Dup relevana informaiilor Indexare, referate. Rezumate Rspunsul s fie complet documentate

Scop

Profil instituional
Arhiv Bibliotec Documentare

Noiune

Instituie cu depozite, ateliere i spaii pentru cercetare Proprietatea este scopul Premisa pentru pstrare i folosire Creatorul arhivei Pstrarea activ i pasiv a fondurilor

Instituie cu depozite, ateliere i departamente de mprumut i citit Proprietatea este premisa Casarea nu este exclus la uzare fizic sau moral Administratorul prestrilor de serviciu Achiziiile

Activitatea i rezultatul colectarea de informaii Este neobinuit s fie proprietarul suportului de informaie Actualitatea este cea mai important

Situaia proprietii materialului

Durabilitatea

Cine sprijin Domeniile cele mai costisitoare

Beneficiarul Procurarea de informaii

327