MANAJEMEN DASAR II

Teknik Manajemen/Management Technique

Oleh

FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
HENRY FAYOL KOONTZ & O'DONNEL GEORGE TERRY ERNEST DALE WILLIAM NEWMAN

PLANNING ORGANIZING
ASSEMBLING
OF

COMMANDING

STAFFING

ACTUATING

STAFFING

RESOURCES

COORDINATING

DIRECTING

DIRECTING

DIRECTING

INNOVATING REPRESENTING

CONTROLLING

 SASARAN
EFEKTIF

TARGET

EFISIEN

METODE ILMIAH

METODE SENI

FUNGSI-FUNGSI

MANAJEMEN

P O
MAN M-1

P R O S E S

A C
M-4

SUMBER DAYA

MAN M-2

M-5

MAN M-3

M,I,T

Teknik Manajemen Umum :

"How Can I Get MyPeople Get Things Done"

PENYUSUNAN RENCANA-RENCANA KERJA

PENYUSUNAN PROGRAM BIDANG (Corporate Plan)

Proses Pemecahan Masalah

Teknik manajemen khusus merupakan teknik-teknik manajemen yang digunakan dalam menangani masalah-masalah tertentu dalam suatu organisasi. Contohnya : PERMASALAHAN - Pemecahan masalah - Mencari ide-ide baru TEKNIK YANG DIPAKAI Operation reasearch and simulation Brainstrorming

Masalah penting yang memerlukan penerapan teknik manajemen khusus diantaranya :

Bagaimana memecahkan masalah Bagaimana memperoleh informasi yang cukup dan tepat waktu Bagaimana meningkatkan produktivitas kerja Bagaimana mengembangkan ide-ide baru Bagaimana mengurangi atau menekan biaya

Teknik Pemecahan Masalah

Masalah yang mendapat perhatian utama para manajer adalah rendahnya kinerja. Kinerja Organisasi adalah ukuran keberhasilan seorang manajer (Peter Ducker) Gaya Manajer dalam memecahkan masalah dibagi menjadi 3, yaitu : Problem Avoiders : Mengabaikan informasi yang mungkin memberi tanda adanya masalah. Banyak yang bertindak tidak aktif dan cenderung menghindari masalah : Mencoba memecahkan masalah setelah masalah itu timbul. Manajer bereaksi dalam menghadapi permasalahan yang terjadi : Proaktif dalam mengantisipasi permasalahan sehingga dimungkinkan langkah-langkah prefentif

Problem Solvers

Problem Seekers

Proses Pemecahan Masalah

LANGKAH 1 Identifikasi dan menentukan masalah LANGKAH 2 Membuat dan mengevaluasi alternatif solusi LANGKAH 3 Memilih alternatif yang terbaik LANGKAH 4 Implementasi

PROSES ULANG JIKA DIPERLUKAN

..solusi .. LANGKAH 5 Mengevaluasi hasil implementasi

Tipe Masalah
Masalah Terstruktur :
Masalah terstruktur biasanya muncul secara reguler dalam organisasi akibat usaha-usaha yang berkaitan dengan peningkatan kinerja perusahaan atau adanya perubahan kebijakan

MasalahTidak Terstruktur :

Masalah tidak terstruktur muncul secara tidak terduga. Meskipun demikian manajemen puncak dengan kemampuannya melakukan peramalan jauh kedepan dapat mengurangi beban jika masalah seperti ini terjadi. dalam menentukan masalah adalah :

Kesalahan umum yang biasa terjadi

Menentukan masalah terlalu luas atau terlalu sempit Memfokuskan pada gejala-gejala Menetapkan skala prioritas

Gejala , Penyebab Dan Akar Penyebab Masalah

Contoh perbedaan antara gejala, penyebab dan akar penyebab masalah dapat dilihat pada tabel berikut :
TINGKAT Gejala Penyebab OBSERVASI TINDAKAN HASIL Biaya Rp. 200.000

Mobil Tidak Hidup Memanggil kendaraan derek Aki tidak berfungsi

Mengganti aki mobilTiba terlambat Implementasi Mobil tidak perah perawatan preventif mogok (masalah selesai)

Akar Penyebab Perawatan preventif tidak dilakukan

Five Ways
(Untuk menentukan akar masalah)
FIVE WAYS 1. Mengapa Penjualan menurun sebesar 12% Sebab dalam kuartal pertama? Menjual lebih sedikit produk? Sebab PENYEBAB Perusahaan menjual lebih sedikit produk, sementara harga tetap Biaya untuk iklan bekurang hingga 25%

2.

Mengapa

3.

Mengapa

Biaya untuk iklan berkurang 25%?

Sebab

Proposal anggaran yang diminta tidak diterima tepat waktu Manajer periklanan tidak ada

4.

Mengapa

Proposal anggaran tidak diterima Sebab tepat waktu? Manajer periklanan tidak ada? Sebab

5.

Mengapa

Posisi itu tidak ditempati sejak departemen periklanan dibuka dua bulan yang lalu

Kriteria Evaluasi Alternatif

100 %
PERSENTASE DARI TOTAL

Keuntungan Biaya Durasi (lama) untuk

memperoleh hasil

30
PERSENTASE KEJADIAN

8 0 60 20 (44%)

20 12 (27%) 7 (16%) 10 5 (11%) 1 (2%) 0

Kesalahan 1 Kesalahan 2 Kesalahan 3 Kesalahan 4 Kesalahan 5

40

20

Dukungan pelaksana

KATEGORI KESALAHAN

Mengimplementasikan Solusi Terpilih

Menyusun jadwal dan jika perlu anggarannya

Membagi wewenang dan tanggung jawab Yang akan melaksanakan

Menetapkan prosedur evaluasi dan laporannya

Melengkapi dengan sistem pemberitahuan dini Untuk mendeteksi munculnya Permasalahan pelaksanaan

Mengevaluasi Hasil Implementasi

EVALUASI SOLUSI IDENTIFIKASI DAN SELEKSI MASALAH

IMPLEMENTASI SOLUSI

PROSES SOLUSI MASALAH

ANALISIS MASALAH

SELEKSI DAN PERENCANAAN SOLUSI

MENEMUKAN SOLUSI POTENSIAL

PROSES SOLUSI MASALAH MODEL XEROX

Diagram Sebab-akibat (Diagram Tulang Ikan)

Diagram sebab-akibat adalah suatu pendekatan terstruktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menentukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidak sesuaian dan kesenjangan yang ada. Diagram ini dapat digunakan dalam situasi dimana : - Terdapat pertemuan diskusi dengan menggunakan brainsroming untuk mengidentifikasi mengapa suatu masalah terjadi - Diperlukan analisis lebih terperinci terhadap suatu masalah, dan - Terdapat kesulitan untuk memisahkan penyebab dari akibat

Langkah-langkah Membuat Diagram Tulang Ikan

Persiapan
Siapkan gambar tulang ikan

Tunjuk seorang pencatat untuk mencatat temuan sebab-akibat

Langkah-langkah Membuat Diagram Tulang Ikan

Persiapan

Pernyataan Masalah

Yakinkan peserta memperoleh informasi tentang masalah yang akan dibahas Masalah dinyatakan melalui bentuk pernyataan (Problem question) Pernyataan masalah diletakan dikepala ikan, sebagai akibat.

Persiapan

Langkah-langkah Membuat Diagram Tulang Ikan

Untuk mengorganisasikan sebab dapat dikelompokan menjadi : Kelompok input (manusia), proses, manajemen/kebijakan,dan lingkungan/eksternal

Manusia

Prosedur

Manajemen

Pernyataan Masalah

Mesin

Sistem

Lingkungan

Langkah-langkah Membuat Diagram Tulang Ikan

Persiapan
Ikuti tata cara pelaksanaan sumbang saran,antara lain seperti : Tidak boleh mengkritik siapa-siapa Freewheeling (kebebasan proses) Manusia Prosedur Pemasangan Pernyataan Masalah Tidak ramah Kuantitas dipentingkan Yang dicari adalah kombinasi ide-ide Pendapat anggota sumbang saran dituliskan di ranting

Manajemen

Distribusi

Mesin

Sistem

Lingkungan

Menetapkan sebab yang paling mungkin

ASPEK TEKNIS YANG MASIH PERLU PERBAIKAN SEBAGAI LANGKAH TINDAK LANJUT HASIL SKP 2003 BERDASARKAN AREAL PELAYANAN:

q Tekanan Air di Musim kemarau

Perlu perhatian Subang (Wilayah I, II, III, IV, VI, VII), Jalancagak (Wilayah I, III), Ciasem (Wilayah I, III).

Cisalak

(Wilayah III),

Kontinuitas air di musim kemarau Subang (Wilayah I, II, IV, VI, VII), Cisalak (Wilayah III), Jalancagak (Wilayah I), Ciasem (Wilayah I, III) Kuantitas air di musim kemarau Subang (Wilayah I, III, VI, VII), Cisalak (Wilayah III), Ciasem (Wilayah I, II, III), Blanakan (Wilayah I) Kualitas air di musim kemarau Subang (Wilayah II, IV, VI, VII) dan Ciasem (Wilayah I, II, III) Penjadwalan air di musim kemarau Subang (Wilayah II, III), dan Ciasem (Wilayah I, II).

q q

Manajemen By Objectives
(MBO)
Suatu proses manajemen dimana atasan dan staf, yang bekerja atas dasar pengertian yang jelas akan tujuan bersama dan prioritas organisasi yang ditetapkan oleh manajemen puncak bersama-sama menetapkan tanggung jawab individual dalam bentuk hasil yang diharapkan dan menggunakan ukuran tersebut sebagai pedoman untuk unit kerja serta penilaian kontribusi masing-masing anggota

Penerapan Manajemen By Objectives

(MBO)
SUPERVISOR

dan

Rencana Bersama : tentukan -Tujuan -Standar -Tindakan

Tindakan Individual : -Melaksanakan tugas (staf) -Memberikan dukungan (supervisor)

PENGENDALIAN BERSAMA

staf

KEUNTUNGAN PENGGUNAAN MBO SEBAGAI SISTEM MANAJEMEN

1. Mengarahkan pimpinan pada hasil-hasil yg hrs 2. 3.

4.

dicapai Menyebabkan semua orang dlm organisasi mengikatkan diri scr moral pd usaha pencapaian tujuan yg spesifik Mengarahkan cara berpikir mereka dalam kerangka kebutuhan organisasi di masa depan & menetapkan sasaran untuk memenuhi kebutuhan tsb. Mempercepat usaha melakukan perubahan dalam budaya organisasi dari sentralisasi ke desentralisasi wewenang dan kekuasaan

MBO MEMBANTU MENDORONG USAHA PENGEMBANGAN SDM

1. Fokus seluruh proses pengembangan diri 2. 3. 4. 5. 6.

pegawai yg dinilai krn MBO memberi kesempatan kpd peg. Utk merealisasikan kebutuhan akan aktualisasi mereka Merupakan pendekatan dg orientasi pd PERBAIKAN dan INOVASI Komunikasi dan hubungan antara atasan dan staf MEMBAIK Membantu perusahaan utk mengidentifikasi kebutuhan latihan karyawan Sasaran ditetapkan sendiri pegawai merasa puas dan merasa berhasil mencapai sesuatu Meningkatkan proses pelimpahan wewenang dan tanggung jawab dr atasan ke staf

MANFAAT MBO DARI ASPEK KEPEMIMPINAN MANAJERIAL

1. Memperoleh komitmen lbh besar dari staf :

Pegawai merasa tujuan perusahaan adl milik mereka krn dilibatkan dalam penetapannya 2. Adanya aspek pengawasan dan koordinasi antara atasan dan staf 3. Meningkatkan kemampuan utk membantu staf scr: a. Mampu melihat kekuatan dan kelemahan staf b. Mengajari utk berpikir dlm kerangka mencapai hasil di masa depan, mengantisipasi perubahan, merumuskan sasaran yg konkret

KELEMAHAN MBO
MBO agak bertentangan dg sistem nilai

budaya ASIA MBO terlalu menekankan HASIL tanpa mempedulikan CARA mencapai hasil MBO dianggap dapat mengobati semua penyakit organisasi

ATASAN 1. Setuju ruang lingkup tg jwb & wewenang staf 2. Tetapkan sasaran kerja 3. Rencana tindakan yg akan dilakukan A. Putuskan kegiatan & tugas, tujuan & caranya B. Tetapkan urutan kerja, dana, daya, waktu yg diperlukan, siapa yg bertugas C. Perhitungan hambatan dan cara mengatasi 4. Lakkukan penilaian periodik & tahunan A. Lihat sasaranyg menjadi tg jwb staf B. Nilai hasil yg dicapai C. Bandingkan hsl yg dicapai dg standar prestasi

STAF