BIODATA DIRI

NAMA NO.K/P T/ LAHIR ALAMAT

: : : :

KAVITHA A/P BALRAJOO 850119-05-5190 19/01/1985 NO.488,JALAN IDAMAN VILLA 12, BANDAR SRI SENDAYAN, 71900 SEREMBAN.

KUMPULAN UNIT

: :

KPLI-KDC AMBILAN NOVEMBER 2009 PT1

PENGKHUSUSAN : MAJOR PENGAJIAN TAMIL MINOR SAINS/ KAJIAN TEMPATAN

KELULUSAN AKADEMIK : SARJANA MUDA TEKNOLOGI MAKLUMAT PENGKHUSUSAN (MULTIMEDIA)

BAHAGIAN A

TUGASAN 1 SOALAN 2 ( Nilai Dan Etika Perkhidmatan Awam)

Sebagai guru baru yang ditempatkan di sekolah luar bandar, anda perlu memahami,menghayati dan melaksanakan Etika Perkhidmatan Awam.

i) Nyatakan empat sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan. ii)Huraikan lima amalan yang boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan bagi merealisasikan etika tersebut.

PENDAHULUAN
DEFINISI NILAI Nilai ditakrifkan sebagai kehendak dan keinginan yang mendorong seseorang atau sesebuah institusi untuk bertindak mengikut pemilihan berasaskan norma-norma utama meliputi perilaku dan amalan masyarakat. DEFINISI ETIKA Etika pula bermaksud tanggungjawab dan tingkah laku seseorang atau profesyen terhadap masyarakat/pelanggan.

RASIONAL Keberkesanan untuk mewujudkan sesebuah tamadun bagi negara bergantung kepada idealisme dan motivasi setiap individu dan institusi sosial termasuk Perkhidmatan Awam. Anggota Perkhidmatan Awam berperanan sebagai Stewardship negara bagi mempertahankan kepentingan awam dan keadilan bagi semua rakyat dalam pembentukan sistem sosio-ekonomi negara. Anggota Perkhidmatan Awam di Malaysia mempunyai empat peranan utama dalam pembangunan negara iaitu: 1. Perkhidmatan Awam adalah satu institusi utama masyarakat dan negara. 2. Perkhidmatan Awam memberikan perkhidmatan kepada Raja, Kerajaan dan rakyat dengan penuh kesetiaan. 3. Perkhidmatan Awam bertanggungjawab membentuk satu masyarakat yang adil dengan sistem ekonomi terbuka yang berpandukan kepada kepentingan awam,

menjaga keamanan dan perundangan, menggalakkan inovasi, penyelidikan dan pembangunan tamadun. 4. Perkhidmatan Awam menjalankan hak-hak dan kuasa-kuasanya dengan penuh tanggungjawab serta berlaku adil kepada rakyat yang menerima khidmatnya.

TERAS PERKHIDMATAN AWAM Etika Perkhidmatan Awam telah dilancarkan pada tahun 1979 melalui Buku Perkhidmatan Cemerlang dan bertujuan: 1. Mengekal dan memelihara kepercayaan terhadap tugas yang diberikan. 2. Memupuk tanggungjawab bersama, mengeratkan perhubungan dengan kakitangan dan mewujudkan suasana yang sihat dan cekap dalam perkhidmatan. 3. Membentuk sikap dan pembawaan anggota Perkhidmatan Awam bersesuaian dengan semangat Rukunegara.

Sebab-sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan.

Antara sebab Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan adalah untuk melahirkan kakitangan awam yang dapat memberi perkhidmatan yang cekap dan berkesan kerana permintaan rakyat terhadap perkhidmatan awam terus meningkat dan mereka mahukan satu pentadbiran yang cemerlang. Adalah menjadi tanggungjawab seorang anggota awam untuk memberikann perkhidmatan yang baik kepada orang awam.Melalui pewujudan etika perkhidmatan awam, kakaitangan awam dapat menerapkan nilai yang baik serta dapat melaksanakan tugas masing-masing. Selain itu, terdapat tuduhan bahawa kakitangan awam telah melakukan beberapa penyelewengan dalam melaksanakan dasar-dasar kerajaan.Etika Perkhidmatan Awam diwujudkan untuk mengatasi masalah dan tuduhan ini.Melalui etika etika yang diwujudkan, kakitangan awam diwajibkan mengikuti dan melaksanakan etika-etika tersebut dalam tugas kerjaya mereka supaya unsur-unsur negative dapat dielakkan. Seterusnya, adalah menjadi matlamat dan azam kerajaan untuk meningkatkan lagi mutu kecekapan dan prestasi perkhidmatan awam dari masa ke semasa. Kualiti perkhidmatan kakitangan awan dapat meningkatkan melalui etika yang diwujudkan ini. Permintaan terhadap perkhidmatan awam meningkat dari masa ke semasa. Jadi, bagi memenuhi permintaan yang meningkat ini, setiap kakitangan awam harus berusaha dan bersedia untuk memenuhkan setiap permintaan tersebut.

Di samping itu terdapat juga faktor-faktor luar yang mendorong kerajaan untuk mewujudkan etika ini. Antaranya ialah kemerosotan ekonomi,ancaman keselamatan di rantau ini dan berlakunya gejala-gejala yang kurang sihat seperti rasuah,penipuan serta penyelewengan dalam melaksanakan tugas-tugas yang diamanahkan.Setiap kakitangan awam harus menanam nilai-nilai yang baik dalam diri mereka serta harus melaksanakan tugas yang diamanahkan dengan jujur dan cekap.

Amalan-amalan Etika Perkhidmatan Awam

Untuk merealisasikan etika perkhidmatan awam beberapa amalan boleh dilaksanakan oleh sesebuah organisasi kerajaan.Antara amalan yang boleh dilaksanakan adalah mengadakan hari penganugerahan atau pengiktirafan dan penghargaan.Kakitangankakitangan awam yang menerima anugerah atau pengiktirafan bagi perkhidmatan yang diberikan akan berasa gembira dan dihargai.Jadi,mereka akan berusaha lagi untuk meningkatkan mutu dan kualiti hasil kerja mereka dalam melaksanakan amanah mereka.Malah, mereka yang tidak menerima anugrah akan berusaha lagi untuk mencapai mutu kerja yang berkualiti serta akan meningkatkan kecekapan dalam melaksanakan tanggungjawab mereka. Selain itu,organisasi tersebut boleh mengadakan sesi dialog serta perbincangan untuk menerangkan tatacara pelaksanaan Etika Perkhidmatan Awam dari masa ke semasa.Penerangan yang diberikan dalam perbincangan yang diadakan akan menghilangkan keraguan yang dialami oleh kakitangan awam.Sesiapa yang mempunyai masalah dalam memahami etika-etika tersebut,boleh mendapat jawapan bagi persoalan mereka dan dapat melaksanakan tugas tanpa sebarang masalah. Malah, organisasi tersebut juga boleh mengadakan Majlis Jamuan Minum Teh atau hari keluarga dan lain-lain aktiviti yang sesuai bagi merapatkan hubungan yang sihat antara kakitangan-kakitangan awam dalam sesebuah jabatan atau pejabat. Hubungan yang baik antara satu sama lain dalam sesebuah organisasi akan mewujudkan satu suasana yang selesa dalam menjalankan tugas masing-masing tanpa sebarang gangguan.

Selain daripada itu, sesuatu organisasi perlu menghantar kakitangan ke mana-mana kursus atau latihan yang boleh meningkatkan kemahiran dan kecekapannya.Kursus atau latihan yang diberikan akan meningkatkan lagi keyakinan diri seseorang kakitangan awam dalam menjalankan tugas mereka tanpa keraguan. Organisasi tersebut juga boleh menyediakan manual kerja serta buku panduan jabatan atau unit bagi kakitangan masing-masing.Mereka boleh merujuki manual kerja atau buku panduan sebagai alat panduan dalam melaksanakan tugas mereka serta semasa mempunyai masalah dalam memberikan perkhidmatan.

PENUTUP
8

Kesimpulannya, sebagai seorang kakitangan awam kita haruslah menghayati dan mengikut Etika Perkhidmatan Awam dalam melaksanakan tugas yang diamanahkan serta perlu memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan kita iaitu orang awam.Penghayatan dan penerapan nilai dan etika kerja dalam perkhidmatan awam merupakan teras ke arah mencapai perkhidmatan awam yang cemerlang dan berkualiti. (763 patah perkataan)

BAHAGIAN B
9

TUGASAN 2 SOALAN 1 ( Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam)

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil.8,Tahun 1991 menetapkan bahawa Manual Prosedur Kerja(MPK) dan Fail Meja(FM) ialah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan.Kedua-dua dokumen ini ialah alat pengurusan penting yang dapat menyumpang kepada peningkatan produktiviti jabatan secara keseluruhannya.

i) Nyatakan perbezaan antara ciri-ciri MPK dan FM. ii) Huraikan bagaimana kedua-dua dokumen di atas dapat membantu anggota yang baru dilantik atau anggota yang baru bertukar melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan.

PENDAHULUAN

10

Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) merupakan dua dokumen utama yang menjadi rujukan atau panduan rasmi kepada pekerja-pekerja untuk menghasilkan satu sistem kerja yang lebih berkesan dan berkualiti. Kedua-duanya adalah saling berkait. Manual Prosedur Kerja mengandungi maklumat-maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan atau organisasi seperti latarbelakang dan rasional penubuhan, objektif, fungsi, prosedur, dan pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur, manakala Fail Meja merupakan satu dokumen yang dirangka khusus untuk memberi panduan yang terperinci mengenai tugas dalam bidang-bidang tertentu yang harus dilaksanakan oleh setiap kakitangan untuk merealisasikan objektif, misi, dan fungsi sesebuah jabatan/organisasi.

Manual Prosedur Kerja merupakan satu proses pendokumentasian yang sistematik dari segi susunan cara bekerja. Setiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang tidak dijalankan mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh mendatangkan kelewatan dan pembaziran masa. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat, satu cara yang sistematk perlu diwujudkan. Adalah penting proses, peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai dapat dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ianya dapat dijadikan sebagai bahan panduan. Dengan ini. cara bekerja yang jelas dan teratur akan dapat meningkatkan produktiviti jabatan/organisasi.

Fail Meja berperanan unutk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan setiap individu dalam jabatan atau organisasi. Fail Meja dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugasan yang dijalankan. Asas Fail Meja adalah senarai tugas
11

dan tanggungjawab setiap individu dalam jabatan atau organisasi. Rangkaian prosedur dan senarai semak yang terdapat dalam Fail Meja merupakan garis panduan langkah demi langkah yang dapat mendorong setiap individu menjalankan tugas dengan cekap.

i) Perbezaan antara ciri-ciri Manual Prosedur Kerja(MPK) dan Fail Meja (FM)
12

Manual Prosedur Kerja (MPK) merupakan satu dokumen rujukan atau panduan bagi sesuatu peringkat jabatan. Manual Prosedur Kerja (MPK) dapat membantu seseorang anggota yang baru dilantik untuk memahami dan mengenali prosedur tugas yang perlu dipatuhi atau diikuti semasa melaksanakan tugas-tugas yang diamanahkan kepadanya dengan lebih berkesan dan cekap.Manakala, Fail Meja(FM) merupakan satu dokumen rujukan atau panduan bagi peringkat individu atau bagi sesuatu jawatan. Ia mengandungi peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan tugas tanpa sebarang masalah. Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah berasaskan fungsi dan bidang tugas sesuatu jabatan tetapi Fail Meja(FM) adalah berasaskan tugas dan tanggungjawab seseorang individu bagi sesuatu tugas yang diamanhkan kepadanya. Hanya ada satu Manual Prosedur Kerja (MPK) untuk satu jabatan dan satu Fail Meja (FM) bagi satu jawatan. Jika seseorang individu mempunyai lebih daripada satu tugas maka individu tersebut harus mempunyai satu Fail Meja (FM) bagi setiap tugas yang diamanahkan. Manual Prosedur Kerja (MPK) mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti-aktiviti dalam sesebuah jabatan seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan atau objektif,fungsi atau prosedur dan pegawai atau staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur-prosedur tersebut terperinci bagi meningkatkan kecekapan serta keberkesanan sesebuah jabatan atau pejabat. Fail Meja (FM) pula mengandungi maklumat atau panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seseorang individu setiap hari,senarai tugas dan tanggungjawab seseoprang individu dalam jabatan,rangkaian prosedur dan senarai semak,peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab,objektif jabatan,bahagian dan unit serta carta kedudukan individu dalam bahagian atau unit masing-masingbagi membantu individu-individu memahami peranan mereka dalam jabatan atau pejabat. Seseorang yang diamanahkan dengan sesuatu tugas

13

boleh merujuk kepada Fail Meja(FM) untuk mengetahui dengan lebih terperinci tentang tugasnya dan dapat melaksanakan tugasnya dengan lebih berkesan.

14

ii) Huraikan bagaimana kedua-dua dokumen di atas dapat membantu anggota yang baru dilantik atau anggota yang baru bertukar melaksanakan tugasnya dengan cekap dan berkesan. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) sangat berguna sebagai alat latihan terutama kepada anggota yang baru dilantik atau anggota yang baru ditukarkan sesuatu jabatan atau pejabat. Biasanya anggota-anggota yang baru ini sukar memahami kerja baru dan mereka kerap kali mengambil masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. Mereka bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yang terdahulu dan tiada dokumen rasmi untuk dirujuk. Sebelum Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja(FM) diperkenalkanpekerjapekerja melaksanakan tugas berasaskan pengalaman dan tunjuk ajar pekerja-pekerja lama.Tetapi kini dengan adanya kedua-dua dokumen tersebut, anggota-anggota baru dapat mempelajari dengan cepat tugas-tugas baru mereka daripada Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja(FM). Dengan adanya kedua-dua dokumen tersebut, mereka dapat mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan tugas serta memudahkan dan melicinkan urusan harian.Malah, ia juga dapat membantu dalam kerja penyeliaan dan juga dapat mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang pegawai. Selain itu,ia menjelaskan tentang tindakan-tindakan lengkap yang perlu siambil semasa menjalankan tugas dan mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang. Malah, ia juga memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja baru dan menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah ditetapkan.

15

PENUTUP Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) perlu dikemas kini apabila berlaku perubahan dalam pejabat atau jabatan.Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi akibat perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini sentiasa kemas kini dan digunakan oleh setiap kakitangan di pejabat atau jabatan masing-masing.Kedua-dua dokumen ini perlu dilengkapkan dan dikemaskinikan selalu supaya proses pentadbiran berlangsung tanpa sebarang masalah dan dapat meningkatkan kecekapan serta keberkesanan seseuatu jabatan atau pejabat.

(798 patah perkataan)

16

RUJUKAN
[1] Ismail Yusof (2009). Modul Komprehensif, Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia.Setapak Kuala Lumpur.Penerbitan Udesan Enterprise.

[2] pkgkotakinabalu.edublogs.org/files/2008/07/fail-meja.ppt

[3] www.agc.gov.my/index.php?...perbezaan-manual-prosedur-kerjampk-dan- fail-meja...

17