Dokman Kontrol

yi Dokmantasyonun Temelleri ve Dokman Kontrol Sistemleri

Hayatn gerekleri...
Hikayemiz, Herkes, Biri, Herhangibiri ve Hikimse adndaki drt kii hakknda. Yaplmas gereken ok nemli bir i vard ve Herkes, Birinin bunu yapacandan emindi. Aslnda bu ii Herhangibiri de yapabilirdi. Fakat Hikimse yapmad. Bunun zerine Biri ok kzd, nk bu Herkesin iiydi. Herkes, Herhangibirinin bu ii yapacan dnmt, fakat Hikimse, Herkesin yapmayacan bilmiyordu. Sonuta Herhangibirinin yapaca bir ii Hikimse yapmad iin Herkes, Birini sulad.

ISOnun 2000 Yl Kalite Raporu

Dokman kontrol; Uygulanmas ve

Srdrlmesi en g olan maddedir.

Etkin Bir Sistem Oluturmann lk Basama:

yi bir dokmantasyona sahip olmaktr!

yi bir dokmantasyon:
Ak Ksa Anlalr

Detaylara Boulmaktan Kann..

Bu prosedrn amac yaplacak tm faaliyetlerin dokmantasyon esaslarn belirlemektir. Dokmantasyon faaliyetin aksaksz yaplmasn salayacak ayrntda olmaldr. Burada gz nne alnacak iki temel faktr faaliyetin gl ve faaliyeti icra eden kiinin bilgi dzeyidir.

Prosedrlerin kullanc odakl olmasn salayn.

inde bir eylem yer alan ksa cmleler kullann. Edilgen cmlelerin kullanmndan kann. i kimin yapacan aka belirtin. Okunmay kolaylatracak font bykl ve satr araln sein.

Basamak ki: Doru Miktarda Dokmantasyona Sahip Olun

Fakat ne kadar dokmantasyona ihtiyacm var?

ok fazla dokmantasyon:
Her ey iin mutlaka bir talimat oluturma alkanl... Tekrar ve uyumsuzluk Bir ilemin birden fazla talimat ierisinde farkl ekillerde yer almas.

Ya da ok az:
Prosesin rn kalitesini etkiledii durumlarda i talimatlarnn bulunmamas. alanlarn ileri kendi yntemlerine gre yapmalar. yi dokmante edilmedikleri iin proseslerde deikenlik olmas.

Dokmantasyon: Doru Miktar

Buradaki amacn proseslerin tutarll olduunu hatrlayn. ki farkl alan belirli bir ii ayn ekilde yapabilirler mi? Eer bu soruya vereceiniz cevap Belki ise o ii dokmante etmeniz gerekir.

Basamak 3: Dokman Kontrol Sisteminizi Oluturun

El Kitab Prosedrler

Talimatlar

Terminolojinizi akla kavuturun:

Prosedr Talimat Formlar Ekler
Prosedr: Prosesleri tanmlar.
Talimatlar: Proseslerin nasl uygulanacan anlatr. Formlar: Kaytlarn tutulmasn kolaylatran dokmanlar. Ekler: Prosedrlere anlalmay kolaylatrmak iin eklenen bilgiler.

Neleri Kontrol Edeceksiniz?

Prosedrler Talimatlar Formlar Ekler D Dokmanlar Mteri artlar Szlemeler izimler

Basamak 4: Dokmanlar nerede muhafaza edeceksiniz?

Dokmantasyon Yapnz Planlayn

ISO bu konuda gereken esneklii salamtr Dokmantasyon yaps ve eklinin seimi tamamen kurulua braklmtr Bunun iin:
Basit bir ilem programn. rnek, Word. Mevcut bir veri taban programn ya da Bir dokman kontrol yazlm paketini

kullanabilirsiniz.

irketiniz in En yisi Nedir?

Aadakilere dayal olarak irketinizin sistemini belirleyin.
irket bykl Bilgisayar kurulumu ve elverililii Uygulanan farkl proseslerin says Proses ve dokmanlarn deiim skl

irketiniz tek tip sistemden daha fazlasna ihtiya duyabilir

rnek:
Kalite sistem dokmanlar ile Mhendislik dokmanlarn ayr sistemler kullanarak muhafaza etmeniz gerekebilir. Bu dokmanlar iki ayr sistemi gerekli klacak kadar farkl olabilirler.

rnek Sistemler

Basl Sistem
Mastr elektronik dokmanlar Word formunda muhafaza edilir. Master liste Excel de hazrlanr ve muhafaza edilir. Basl kopyalar revizyonlar kolaylatrmak iin halkal ya da vidal ciltlerde muhafaza edilir ve her bir sayfaya KONTROLL DOKMAN damgas vurulur.

Basl Sistem
Basl dokmanlar datlr.
Mastr liste her bir kitapta bulunmas gereken prosedr ve i talimatlarn belirtir. Datm her bir alanda sadece o alanla ilgili dokmanlarn bulunmasn salayacak ekilde yaplr.

Basl Sistem
Bir personel Dokman Kontrol Koordinatr olarak grevlendirilir. Bu personel
Mastr listenin gncel olmasn salar Dokmanlarda revizyonlar yapar Revize edilmi dokmanlar datr Gncelliini yitiren dokmanlar toplar

Basl Sistem
Dokmanlarda revizyon yapmak iin kullanlabilecek Deiiklik Talep Formlar tm alanlarn kullanmna sunulur.
Deiiklikler hayata geirilmeden nce onaylanmaldr. Revizyonlarn tarihi ve kapsam kitaplarn bandaki listelere ilenmelidir. Tm ilgili personel revizyonlardan haberdar edilmelidir.

Online Sistem
Veritaban prosedr ve i talimatlarn tutacak ekilde kurulur.
Lotus Notlar Paket Sistem

Bu her biri standardn bir maddesini ieren Blm Sistemi eklinde tasarlanabilir.

Online System
Prosedr ve Talimatlar sisteme girilir ya da eer mevcutsa basl sistemin elektronik kopyasndan yklenebilir. Yetkiler
Sistem yneticisi - Admin Editr - Edit Temsilci - Rep Onay - App Yalnz okuma Read only

eklinde datlabilir.

Online System
Editrler prosedr ya da i talimatlarn yazarlar. Dokmanlar a zerinden ynetim temsilcisi ve onay makamna onay iin gnderilir. Onaylanan dokmanlar otomatik olarak Kalite Dokmanlar iinde yerini alr ve tm personelin kullanmna sunulur.

Online System
Dokmanlar ekranda grlebilir ya da ktlar alnabilir kts alnan dokmanlar Gn Maddesi ile kontrol edilirler.
kts alnan tm dokmanlara o gnn tarihi baslr. Dokmanlar sadece kt alndklar gn boyunca geerlidir.

Online Sistem
Baz basl kopyalarn datm gerekli olabilir. Datm yaplan dokmanlar iin bir mastr liste muhafaza edilmelidir. Kontroll kopyalar tanmlanmaldr.

Online Sistem
Revizyonlar editr tarafndan yaplmal ve ynetim temsilcisi ve/ya da onay makam tarafndan onaylanmaldr. Editr yaplan deiikliklerin etkin hale gelip gelmediini kontrol etmelidir.

Mhendislik ktlar
Her bir ktnn gncel revizyon durumunu belirten mastr liste oluturulmaldr.
Bu genellikle bir imalat yazlmnda yer alr.

Mhendislik ktlar
Gncel kt revizyonlarnn mastr dosyas muhafaza edilmelidir.
Basit dosya muhafaza klasr, raf sistemi Elektronik CAD sistemi

Mhendislik ktlar
Eer ktlar belirli alanlara datlyorsa kontrol edilmelidir.
Operatrler elektronik mastr listelere gre dorulama yapmaldrlar. ktlar i numaras ile etiketlenmelidir.

D Kaynakl Dokmanlar
Bu dokmanlar dokman kontrol sisteminize dahil edilmelidir. rnein:
Mteriye Ait Dokmanlar Endstri Mevzuatlar ISO 9000 Standartlar Dokmantasyonunuz iin kullanlan referanslar.

D Kaynakl Dokmanlar
Bunlar mastr listede d kaynakl dokmanlar iin bir blm oluturarak kontrol edebilirisiniz. Bunlar:
Dokman Ad Revizyon Durumu Dokmann Bulunduu Yer/Yerler Dokuman Numaras
irketiniz tarafndan verilen.

Dokman Kontrol ile lgili Genel Problemler

Genel Problemler
Dokmanlar yazan personel Prosedr ve Talimat arasndaki fark bilmemektedir. Terminoloji tanmlanmam olup, tutarl bir ekilde kullanlmamaktadr. Revizyonlar ok fazla zaman almakta, dokmanlar gncel olarak muhafaza edilmemektedir.

Genel Problemler
Deiiklikleri ve deiikliklerle ilgili eitimleri takip etmek iin bir proses bulunmamaktadr. Dokmanlarn tutarsz kullanm:
formlar ekler izimler d kaynakl dokmanlar

Genel Problemler
Onay Datm Dokmanlarn gncelliinin srdrlmesi

Genel Problemler
ok fazla dokman datlmakta, sistem srdrlememektedir. D kaynakl dokmanlarn kontrolnde eksiklik yi bir planlama yapamama...

Ve tm talar yerine oturacaktr.