HOTELES Y RESTAURANTES ASOCIADOS Nit. 900.002.

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CONTROL DE ACTUALIZACION
FECHA VERSION DESCRIPCION ELABORO REVISO APROBO

06/06/2012

001

12/06/2012

002

Elaboracin de procedimiento de LIZETH compras. Se modifica el criterio de evaluacin de Tiempo de entrega, en el procedimiento de actividades se agrega LIZETH las columna de responsables y documentos.

MARCELA CLAUDIA

MARCELA CLAUDIA

OBJETIVO

Adquirir bienes, insumos, materias primas, servicios con los mejores estndares calidad-precio.

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ALCANCE DE PROCESO DE COMPRAS

Nuestro proceso de compras estar a cargo del Jefe de almacn y compras quien despachara las requisiciones a sus respectivos departamentos.

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DEFINICIONES

Materia Prima: son los materiales base que transforma para elaborar un producto. Insumo: es el aditivo que se le agrega a la materia prima en el proceso de elaboracin del producto. Proveedores: persona natural o jurdica que suministra materia prima, insumos y servicios. Orden de compra: es un documento que emite el cliente para pedir mercanca al proveedor, indicando cantidad, descripcin, detalle, precio, condiciones de pago y dicha autorizacin del Gerente. Requisiciones: es un documento que origina cada Departamento para suplir sus necesidades de materias primas, insumos, servicios y no debe ser cambiada por el Departamento de Compra sin previa autorizacin de quien la origino. Unidad de medida: es una cantidad que determina una medida estandarizada.

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PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES
DESCRIPCION Se hace necesario un Listado de lpiz, papel y un insumos y inventario para poder materias primas. obtener el listado cuantificado a comprar. Para obtener los proveedores seleccionados se Listado de requiere de la ficha proveedores. tcnica y el directorio de proveedores, para hacer la ptima seleccin. Obtenemos el registro Orden de de orden de compra Compra con un formato de compra debidamente diligenciado. Necesitamos tener el registro de Orden de Autorizacin de la Compra para que Compra despus sea autorizada por el Gerente y/o Jefe de Compras. Utilizamos el registro Ejecucin de la de orden de compra ya Compra autorizada para hacer el efectivo el pedido despachado, teniendo en cuenta horarios y das adecuados de compra. Ya con el pedido Recepcin del despachado recibimos pedido los productos y la ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO Inventario Lista cuantificada

Jefe de cada rea.

Jefe de Compras -

Directorio de proveedores Ficha tcnica

Jefe de Compra

Formato de compra

Gerente Jefe de Compra

Registro de Orden de Compra

Jefe de Compra

Registro de Orden de Compra

Encargado de cada rea. -

Factura Orden de Compra

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HOTELES Y RESTAURANTES ASOCIADOS Nit. 900.002.892-4 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE COMPRA CODIGO: M-CO-001 VERSION: 002 PAGINAS: 14 Ficha Tcnica

factura generada por el Jefe de rea. proveedor. Teniendo en cuenta la ficha tcnica y la Anlisis Calidad- factura de los Encargado de cada Precio productos verificamos rea. y recibimos en conformidad de Jefe de rea. acuerdo a la orden de compra. Despus de recibir los productos conformes, se procede a Almacenamiento almacenar Encargado de cada adecuadamente para rea. conseguir una excelente conservacin de ellos.

Factura Orden de Compra Ficha Tcnica

Inventarios

DIAGRAMA DE FLUJO
INICIO

COMPRAR

NO

AREA SOLICITANTE SUBSECRETARIA O DEPARTAMENTO

SI REMISION AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

SOLICITUD DE COMPRAS

REMISION A LA SUBSECRETARIA ADMON. FINANCIERA

EN LISTADO DE DOCUMENTO EN EL SISTEMA DE DEPTO. DE COMPRAS

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REVISION DEL DOC.O EXPEDIENTE Y ASIGNACION AUTORIZADO

COTIZAR Y ANALIZAR LAS OFERTAS

CONTINUACION

REVISION DEL EXPEDIENTE

DEVOLUCION ES PARA CORRECIONES

NO

SI ORDEN DE COMPRA

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DESCRIPCION DEL PROCESO DE COMPRAS

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VERIFICACION DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

Para hacer la verificacin de los productos comprados necesitamos tener conocimiento o estar apoyados en la ficha tcnica de los productos a recibir, al mismo tiempo se inspecciona fsica y visualmente los productos, se va llenando el formato de control de recepcin de materia prima e insumos, verificando la orden de compra con factura y cantidad del pedido recibido. Formatos: Ficha tcnica Recepcin de materia prima e insumos Orden de Compra Factura de Compra

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POLITICAS DE COMPRAS
Todas las compras deben ir respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina de compras; de lo contrario HOTELES Y RESTAURANTES ASOCIADOS, no se hace responsable del pago. Ninguna otra persona o rea esta autorizada para realizar compras. Solamente el Jefe y el Encargado de cada rea solicitante esta autorizado para recibir los pedidos y las facturas respectivas. En caso de que la mercanca sea entregada en otro lugar que no sea el rea solicitante, deber estar presente una persona del equipo de compras de lo contrario HOTELES Y RESTAURANTES ASOCIADOS no se hace responsable. En caso de ser aprobada la Lista Cuantificada ser enviada a la Respectiva rea para hacer entrega del pedido o para la solicitud de compra. Toda informacin sobre cotizaciones se manejara nica y exclusivamente por el Jefe de Compras en forma confidencial. Se deber hacer del conocimiento del proveedor que de no cumplir con la entrega en la fecha convenida, se le sancionar o se le cancelar la compra, segn sea el caso, y se le adjudicar el pedido al proveedor que haya obtenido el segundo lugar en el cuadro comparativo de cotizaciones siempre y cuando sea competitivo y no este arriba del 10%. Solo se recibir mercanca de proveedores que estn de acuerdo a las facturas, precios y condiciones pactadas en el pedido. No se recibirn mercancas de los proveedores que no vengan acompaados de su factura original y orden de compra correspondiente. En el caso de que el proveedor entregue directamente el material o equipo al usuario la documentacin que deber presentar para la realizacin de su pago ser factura original, copia de orden de compra y carta de entera satisfaccin emitida por el investigador o usuario que reciba. Se exigir a los proveedores certificado de la Cmara de Comercio de la ciudad donde est radicada la empresa. En este certificado debe constar que su matrcula mercantil se encuentra al da. HOTELES Y RESTAURANTES ASOCIADOS efectuar sus compras en condiciones de pago y precios justos acordes con las leyes de oferta y demanda imperantes en el mercado. Las compras se realizan a proveedores que aseguren el mantenimiento, soporte y garantas del producto. Se buscar que la adquisicin de los bienes, insumos, suministros y servicios sea oportuna, evitando riesgos por escasez o sobrecostos de inventario.

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La trasparencia en la adquisicin de bienes o servicios estar garantizada con el cumplimiento de lo dispuesto en la Declaracin de Principios ticos de la Cmara de Comercio. Se dar preferencia a aquellos proveedores que son fabricantes o representantes directos de los mismos productos y mantener la uniformidad en lneas y marcas. En caso de realizar compras con proveedores exclusivos, stas debern ser revisadas peridicamente con el fin de evitar que la empresa quede desprotegida ante eventuales problemas de los mismos. Todas las empresas cumplirn invariablemente los procesos de cotizacin, autorizacin y adjudicacin. Tendrn preferencia los proveedores que ofrezcan crdito como mnimo a 30 das.

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DOCUMENTACION
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. LISTA CUANTIFICADA. ORDEN DE COMPRA INVENTARIO EVALUACION DE PROVEEDORES CONTROL DE MATERIAS PRIMAS E INSUMOS LISTADO DE PROVEEDORES FICHA VISITA PROVEEDORES

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EVALUACION DE PROVEEDORES CRITICOS

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Carrera 10 No. 15 07 San Gil Santander Telefono: 724 45 66 - 318 356 45 65

EVALUACION DE PROVEEDORES DE MATERIA PRIMA E INSUMOS CODIGO FECHA DE Elaboracin VERSION DATOS DEL PROVEEDOR EN EVALUACION LACTEOS Y PROVEEDOR DISPRO PRODUCTO DERIVADOS KM 10 VIA TUNJA NIT. 800.958.349-3 Direccin BOGOTA TELEFONO (6) 654 34 00 EVALUADO POR RESULTADO ANTERIOR (si aplica) ELABORADO POR PUNTAJE CRITERIOS % CALIFICACION OBSERVACION FINAL
Calidad del producto Precio del producto Credito Tiempo de entrega Visita al proveedor TOTAL 40% 35% 10% 10% 5% 100% 35% 30% 0% 10% 0% 75% Bueno Es un buen producto, reconocido de excelente calidad, sus falencias las observamos en la no facilidad de credito y no existe cerca el almacenamiento del mismo para verificar sus procesos. VALOR 0-29% 30-69% 70-89% 90-100%

CONDICIONES DE CALIFICACION /EVALUACION Malo (No cumple con expectativas) Regular (No cumple todas las expectativas) Bueno (Cumple las especificciones minimas) Excelente (Satisface todas las expectativas)

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ELABORADO POR

VERSION: 002

PAGINAS: 14
APROBADO POR

REVISADO POR

LIZETH MEJIA

ALEJANDRA OCHOA

CLAUDIA TRISTANCHO

DIAGRAMA DE BARRAS

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LISTADO DE PROVEEDORES APROBADOS

HOTELES Y RESTAURANTE ASOCIADOS Nit. 900.002.892-4 Carrera 10 No. 15 07 San Gil Santander Telefono: 724 45 66 - 318 356 45 65 LISTADO DE PROVEEDOR CRITICOS CODIGO VERSION DESCRIPCION PUNTAJE NOMBRE DEL FECHA DE DEL OBTENIDO CONTACTO INGRESO PRODUCTO 75% Jugos y Lacteos Antonio Navas 20/11/2012 Serigo 90% Panaderia 20/11/2012 Bustamante Limpido, desinfectante, 90% Laura Vargas 20/11/2012 aromas, barsol, jabon Papel higienico, Nicolas 83% pilas, cremas, 20/11/2012 Hernandez cepillos Pilas, papel 100% Jaime Torres 20/11/2012 higienico Jugos, Viviana 5% gaseosas, agua 20/11/2012 Gomez en botella Jugos, 90% gaseosas, agua Ricardo Duran 20/11/2012 en botella, tea Jabon, limpido, 80% Jairo jaramillo 20/11/2012 piso olor Jorege 83% Jabon tipo hotel 20/11/2012 Lanazaba Marcelo 100% Linos y lencerias 20/11/2012 Merchan 100% Carne y pollo Luis Ferreira 20/11/2012 70% Frutas, verduras Marcela De La 20/11/2012 y legumbres Torre Pescados, maricos y Katalina 20/11/2012 productos Zuluaga precocidos+ Viveres y Martha Patio 20/11/2012 abarrotes

FECHA DE ELABORAION NOMBRE DE PROVEEDOR DISPRO CALID PAN

NIT 800.958.349-3 901.785.594-4

FECHA DE ACTIVO RETIRADO RETIRO X X

ESTADO

ROXOROMAT

805.473.643-1

GRUPO SURTI. DISTRIMARCAS COCA-COLA

802.342.990-9 901.456.349-2 800.894.483-2

X X X

POSTOBON SURTIORIENTE PASTOR JULIO DELGADO TEXTILES SANTANDER CARNES HUGO PLAZA MERCADO PESQUERA DEL MAR JORGE ROGRIGUEZ

902-090.720-2 890.456.200-2 830.234.563-9 802.459.103-5 780.495.003-4 890.398.032-5

X X X X X X

239.598.037-0

60%

900.104.593-7

80%

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SUPERDUARTE GRAFICAS ITALIA LA GRAN CACHARRERIA CASA DEL VIDRIO DISLICORES 905.690.340-6 802.478.001-0 97.893.839-9 703.672.084-9 803.589.209-1 80% 75% 80% 80% 85% Viveres y abarrotes Utiles de papeleria Utiles de papeleria Utiles de mantenimiento

VERSION: 002
Luisa Naranjo

PAGINAS: 14
X X X X X APROBADO POR CLAUDIA TRISTANCHO

20/11/2012 20/11/2012 20/11/2012 20/11/2012 20/11/2012

ELABORADO POR LIZETH MEJIA

Carlos Andres Linares Alicia Contreras Gustavo Andelfo Wladimir Licores Bohorquez REVISADO POR ALEJANDRA OCHOA

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FICHA TECNICA DE MATRIA PRIMA E INSUMOS

MATERIA PRIMA REQUERIDA MATERIAS PRIMAS ESPECIFICACIONES DE COMPRAS ESPECIFIC ACIN DE CORTE TEMPER ATURA ESPECIFICACIONES DE CALIDAD

PESO

COLOR

TEXTURA

EMPAQUE

OLOR

CARNES DE RES

1.7 2.5 kilos

Pieza entera

2-6 C

Rojo cereza brillante

Consistenc ia firme, elstica y Bolsa ligerament e hmeda

Sin olores desagrada bles

VERDURAS

Kilos

No aplica

9-10 C

Color brillante y Consistenc Canastilla caracterstic ia firme. plstica o de cada una Color brillante y Consistenc Canastilla caracterstic ia firme. plstica o de cada una Caracterstic Consistenc Canastilla plstica. o ia firme. Consistenc Diversos ia sana.

Caracterst ico de cada verdura

FRUTAS

Kilos

No aplica

14-12 C

Caracterst ico de cada fruta

PAPAS-YUCAPLATANO

Kilos

No aplica

ambiente

Sin olor Sin olor

ABARROTES

Diversos

Entero con 23-26 C cabeza

No aplica

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