FACULDADE DA CIDADE CURSO DE PS-GRADUAO EM GESTO PBLICA

MDULO DE EVENTOS

Prof MNICA SANTANA SANTOS

Salvador Bahia SETEMBRO - 2012

Prof MNICA SANTANA SANTOS

Educadora e profissional atuante das Cincias Humanas e Sociais aplicadas, focalizando as reas de Educao, Administrao, Turismo, Eventos e Secretariado Executivo. Graduao em Turismo pela Faculdade de Turismo da Bahia (2005) e Bacharelado em Secretariado Executivo pela Universidade Federal da Bahia - UFBA (2008). POSGRADUAO Lato Sensu em Metodologia do Ensino, Pesquisa e Extenso em Educao (UNEB/ 2009) e Especializao em Educao a Distncia (UNEB/ 2010). Professora de qualificao profissional em projetos do Governo Federal, alm de lecionar em cursos da UNEB. Tendo experincia tambm na educao distncia na rede FTC.

DISCIPLINA: Planejamento e Dimensionamento de Espaos Fsicos para Eventos Carga horria: 30 h Disciplina/mdulo: Captao de Eventos EMENTA: Compreenso de eventos, tcnicas e mtodos na organizao, planejamento, anlise e controle na execuo de eventos. Patrocnio, apoio e comercializao de eventos. Desenvolvimento e aplicao prtica de tcnicas de operacionalizao do evento, a partir da utilizao de instrumentos especficos. Estudo da logstica utilizada na organizao. Cronograma e etapas a serem cumpridas na conjugao do pr-evento, trans-evento e ps-evento. OBJETIVOS: Estudo de gesto de eventos empresariais e institucionais. Conceitos, tipologia. Eventos cientficos. Aspectos mercadolgicos, tecnolgicos, scio-demogrficos, econmicos e culturais. Tcnicas de planejamento, organizao, gesto e avaliao de eventos. Elaborao e acompanhamento de projetos. OBJETIVOS ESPECFICOS Favorecer a compreenso e o domnio do contedo da gesto de eventos. Propiciar anlise e discusso da importncia e necessidade dos diferentes eventos nas organizaes. Identificar, analisar e avaliar o mercado de eventos. Propor aes de melhoria nos processos de gesto das empresas de eventos, em nveis estratgicos, tticos e operacionais. Conhecer e aplicar as tcnicas de gesto da qualidade e gesto socioambiental nas empresas de eventos. Analisar o conceito de tica e sua abrangncia na administrao das organizaes

CONTEDO PROGRAMTICO Viso geral sobre ergonomia e planejamento de espaos para eventos de pequeno, mdio e grande porte conceitos, finalidade e aplicaes prticas. Leitura e forma de representao tcnica de projetos de interiores para montagem e organizao de eventos de diversos tipos e finalidades. Exerccios prticos. O espao como meio de comunicao conceitos, finalidade e aplicao prtica. Prtica: Planejamento espacial de um evento.

Introduo

Eventos: quem nunca participou de um? Certamente ningum ir responder a esta pergunta, pois, em algum momento, cada um de ns j teve oportunidade de participar de um acontecimento planejado, que reuniu um grupo de pessoas com algum objetivo comum. Desde uma simples comemorao de aniversrio, uma festa de casamento, um ch de beb considerados como eventos sociais at aqueles mais tcnicos, como um congresso ou uma palestra. Tudo isso evento! Por meio do evento, que consiste em um acontecimento, tem-se a oportunidade de atrair a ateno do pblico de interesse para a organizao que o realiza. A atrao exercida por esse tipo de atividade, quando bem organizada, torna-se eficiente forma de elevar, manter ou recuperar conceito. um momento em que a organizao fica exposta aos seus diversos pblicos, da a necessidade de se realizar um trabalho profissional e competente, a fim de evitar divulgao negativa.

Mas o Que Evento? So muitos os fatores responsveis pela busca cada vez maior da realizao de Eventos ou Acontecimentos Especiais, como tambm so chamados. O primeiro deles a necessidade do ser humano em viver e conviver em grupos; ningum vive numa ilha, onipotente e independente. O evento seleciona seu pblico-alvo e o agrupa em determinado local, ambiente e horrio, onde todos os participantes estaro sintonizados no mesmo interesse. Vejamos o conceito trazido por Gilda Fleury Meirelles, apud Andra Nakane, p. 5:
Evento um instrumento institucional promocional, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de pessoas fsicas, jurdicas, de produtos, servios, idias, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um nico espao de tempo com a aproximao entre os participantes, quer seja fsica, quer seja por meio de recursos da tecnologia.

Acontecimento excepcional, de tempo determinado, gerador de grande envolvimento e mobilizao de um grupo ou comunidade. Em eventos, o profissionalismo aliado a um excelente planejamento , o segredo do sucesso. Usando-se as tcnicas, criatividade, o bom senso, dedicao e um contnuo acompanhamento de todas as etapas existentes na realizao de um acontecimento especial, no h erro: o sucesso o resultado certo! Imprevistos podem acontecer, mas, se tivermos elaborado um planejamento e um plano de ao adequado realidade, o desvio ser eliminado e novamente estaremos no caminho do sucesso.

Pontos Histricos

Anterior ao surgimento da palavra turismo, os homens haviam descoberto que existia um grande espao no seu entorno e que nele poderiam deslocar-se pelos mais diversos motivos. Os primeiros registros que identificaram esses deslocamentos, que podemos considerar como origens do turismo, mais especificamente do turismo de ventos, foram os jogos olmpicos da Era Antiga,datados de 776 a.C. Outro tipo de acontecimento identificado na antiguidade foram as festas Saturnlias, institudas em 500 a.C. , das quais derivam o carnaval. Esse tipo de evento acontecia na Grcia de quatro em quatro anos e possua carter religioso. No perodo em que estavam ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trgua e nenhum tipo de combate era travado. O primeiro evento realizado, denominado congresso, aconteceu em 377 a.C., em Corinto, este congresso reuniu todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe o generalssimo da Grcia nas lutas contra Prsia. A civilizao antiga deixou de herana para o turismo e para o turismo de eventos o esprito de hospitalidade, a infra-estrutura de acesso e os primeiros espaos de eventos.

Caracterizao
Os Eventos apresentam caractersticas bastante peculiares. Dentre elas, destacam- se: Oportunidade de equacionamento de perodos sazonais, proporcionando equilbrio na relao entre oferta e demanda durante o ano, pois independe de condies climticas e perodos de frias da cidade sede do evento; Possibilidade de interiorizao da renda, pois podem ser realizados em cidades menores, desde que apresentem as condies e estruturas necessrias para a realizao de negcios ou eventos; Uso de infra-estrutura e servios de elevado padro; Aumento da arrecadao de impostos, pois normalmente os Eventos necessita da emisso de notas fiscais para comprovao de despesas empresa ou instituio qual pertence. Contribuio para o crescimento dos negcios locais por conta do intercmbio comercial e empresarial, no qual se estabelecem contatos diretos entre fabricantes e consumidores; Desenvolvimento cientfico e tecnolgico devido participao de profissionais especializados e equipamentos de ltima gerao; Disseminao de novas tcnicas e conhecimentos definidos nos encontros nos destinos-sedes e que ficam como legados s comunidades locais. Motivao ocasionada principalmente pelo interesse no evento, podendo ou no estar aliada atratividade do destino; Regenerao de reas urbanas, como reas porturias e outras desestruturadas ou no priorizadas na cidade, podendo constituir-se muitas vezes em oportunidades de investimentos.

Para sediar um evento de mdio ou grande porte, no basta ao destino possuir um centro de convenes grande e moderno. preciso, tambm, possuir uma boa estrutura de acesso, principalmente area, e meios de hospedagem com nmero de leitos suficiente para atender as pessoas atradas pelo evento
As Entidades Representantes do Setor de Organizao de Eventos so: ABEOC (Associao Brasileira de Empresas de Eventos); ABRACCEF (Associao Brasileira dos Centros de Convenes e Feiras); UBRAFE (Unio Brasileira dos Promotores de Feiras); COCAL (Confederao das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da Amrica Latina); ICCA (International Congress and Convention Association); CONVENTION & VISITORS BUREAU.

Contexto
As aes mercadolgicas e promocionais do pas no exterior resultaram numa excelente colocao no ranking mundial o Brasil aparece entre os vinte primeiros colocados, conforme o ICCA International Congress & Convention Association.

Publicada em 9/5/2012 14:42:00

Brasil sobe para 7 posio no ranking da Icca

O Rio de Janeiro, que ultrapassou So Paulo no ranking da Icca

A Associao de Congressos e Convenes (sigla em ingls de Icca) divulgou hoje o relatrio anual com o nmero de eventos captados por cada pas. O Brasil, que estava em 9 lugar em 2010, subiu para 7 no ano passado, sendo o nico da Amrica Latina entre os dez primeiros. Ao todo, o Pas recebeu 304 eventos classificados como internacionais, de acordo com os critrios da Icca, o que representa crescimento de 10% em relao ao ano anterior, quando foram realizados 275eventos. O crescimento de eventos captados pelo Pas foi de 390% desde 2003, quando a EMBRATUR passou a cuidar exclusivamente da promoo no Exterior. O aumento de 48 para 57 do nmero de cidades brasileiras que receberam congressos e convenes listados pela Icca outro dado bastante positivo porque mostra que mais destinos tursticos esto se qualificando para receber eventos internacionais, avalia o presidente da Embratur, Flvio Dino. Entre as cidades, o Rio de Janeiro ultrapassou So Paulo em relao ao ranking de 2010. Na atual publicao, o destino fluminense aparece em 27 lugar, com 69 eventos, ao passo que o paulista vem em 33 lugar, com 60 eventos. Buenos Aires aparece em 16 lugar, com 94 eventos. Com os megaeventos, como Copa do Mundo, teremos maior divulgao de destinos menos conhecidos pelo pblico internacional, o que deve tambm contribuir para a ampliao do nmero de cidades que realizam eventos, disse Dino. A Embratur lanou, este ano, Programa de Apoio Captao de Eventos, disponibilizando R$ 3,8 milhes para apoiar aes de rgos pblicos.

So Paulo coloca 14 municpios no ranking da ICCA

Nmero de cidades brasileiras que captaram eventos internacionais subiu de 48 para 57 em 2011 15/05/2012 Braslia (DF) - Das 57 cidades brasileiras que realizaram eventos internacionais em 2011, 14 so municpios paulistas. So Paulo (SP) foi o estado que teve mais cidades includas no relatrio da Associao Internacional de Congressos e Convenes (ICCA, na sigla em ingls), que divulga anualmente um ranking sobre o segmento. A cidade de So Paulo, que abrigou 60 eventos no ano passado, a segunda no ranking das cidades brasileiras, depois do Rio de Janeiro (RJ). Campinas, Araraquara, Ribeiro Preto e Atibaia aparecem entre os municpios paulistas, alm da capital, que realizaram mais de uma conveno ou congresso. Os demais sediaram apenas um evento. Rio Grande do Sul, com oito municpios, figura como o segundo estado que mais incluiu cidades no ranking de captao de eventos internacionais, de acordo com os critrios da ICCA. Depois aparecem a Bahia, com 6; Minas Gerais, com 5; Paran, com 4; e Rio de Janeiro, com 3. O nmero de cidades brasileiras includas no relatrio da ICCA subiu de 48, em 2010, para 57, no ano passado.
ASCOM

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Eventos representam 3% do PIB brasileiro (R$ 69 bi)

[Por Panrotas, 16/04/2012] Diretor da Alatur Eventos, Alberto Moane terminou h instantes no HRG Forum uma apresentao sobre sua rea de atuao. De acordo com ele, o setor de eventos movimentou R$ 69 bilhes no Brasil no ano passado, o equivalente a 3% do PIB. O diretor trouxe ao encontro dados relativos a uma pesquisa realizada pelo Instituto Alatur, em parceira com o MPI, junto a 75 gestores de algumas das maiores empresas atuantes no Brasil. Do total de entrevistados, 43% afirmaram que a empresa aumentou o budget de eventos para 2012 e 74% disseram que a corporao trabalha os eventos a partir dos departamentos de marketing, comunicao e viagens. Ainda de acordo com o estudo, 66% dos gestores afirmaram que suas empresas tm planejamento no que diz respeito a eventos 22%, do outro lado, disseram que os eventos no esto no calendrio. No Brasil, trs meses antes de o evento ser realizado as pessoas j comeam a se preocupar com ele, disse Moane.

TIPOS DE EVENTOS
A classificao de eventos numerosa, mas interessa-nos aqui os eventos acadmicos, que tm como caracterstica comum as reunies dialogais (baseada na informao, no questionamento e na discusso). Dessa forma, vamos classific-los abaixo: - Reunio: Caracteriza-se como o embrio de todos os tipos de eventos. Trata-se do encontro de uma ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar questes sobre determinado tema relacionado com suas reas de atividades. - Aula Magna: Aula ministrada por uma alta autoridade. Difere da aula inaugural porque pode ser ministrada em qualquer poca do perodo letivo. Materiais/Atividades: 1 Local:reserva e confirmao 2 Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 3 Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 4 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc. - Aula Inaugural: Como o prprio nome diz, a aula que inaugura um curso e deve receber ateno e a devida divulgao. O Reitor, na maioria das vezes, quem faz a Aula Inaugural, mas pode ser proferida por professor de pblico e notrio conhecimento do assunto do Curso. Devem estar presentes, alm dos alunos, professores do curso e demais membros da Instituio. Materiais/Atividades: 1 Local:reserva e confirmao 2 Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 3 Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 4 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc. - Conferncia: Caracteriza-se pela apresentao de um tema informativo, tcnico ou cientfico, por autoridade em determinado assunto, para um grande nmero de pessoas. Mais formal que a palestra, necessita de um presidente de mesa, que far a apresentao do conferencista. As perguntas devero ser feitas ao final do evento, por escrito e identificadas.

Materiais/Atividades: 1 Local:reserva e confirmao 2 Cronograma da atividade 3 Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz e banner 4 Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5 Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc. 7 - Outros: uma pessoa para presidir a conferncia; duas pessoas para receber e encaminhar as perguntas feitas pelo pblico. - Palestra: Caracteriza-se pela apresentao de um tema pr-determinado a um grupo pequeno, que j possui informaes sobre o assunto. Menos formal que a Conferncia, exige a presena de um coordenador, para a apresentao do palestrante e triagem de perguntas. Estas podem ser feitas diretamente pela platia (que deve ser menor do que a da conferncia) durante a apresentao e aps a autorizao do apresentador. Tambm aceitam-se perguntas por escrito, desde que identificadas. Materiais/Atividades: 1 Local:reserva e confirmao 2 Cronograma das Atividades 3 Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz e banner 4 Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem. 5 Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc. 7 Outros: uma pessoa para coordenar a palestra. - Colquio: Semelhante Conferncia, o colquio apresentado por profissional de renome e com notrio saber no assunto e tem como objetivo o esclarecimento de um tema ou a tomada de deciso. mais utilizado em classes especficas, como por exemplo, o segmento mdico. Aps a apresentao do tema, o plenrio deve ser dividido em grupos para debates e estudos e o resultado apresentado pelos lderes de cada grupo. A deciso final fica por conta da votao do plenrio. Materiais/Atividades: 1 Local: reserva e confirmao 2 - Cronograma da atividade 3 Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz e banner 4 Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem.

5 Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Espao para formao de grupos 6 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc. 7 Outros: Duas a trs pessoas para a organizao e coordenao dos trabalhos aps o colquio. - Videoconferncia: Caracteriza-se pela apresentao de um tema a um grupo de pessoas, que tem interesse sobre o assunto, estando os participantes dispostos em espaos diferentes e distantes. Essa apresentao feita por meio de recursos audiovisuais e eletrnicos, que permitem a interao entre os participantes. Mas essa ao mais utilizada para um nmero pequeno de pessoas e quando o pblico apenas interno. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2 Assessoria de Comunicao: divulgao interna (e externa, quando for o caso) 3 Materiais: Cmera, codificador e painel de controle 4 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc - Workshop: uma palestra dividida em duas partes: terica e prtica. A primeira caracteriza-se pela apresentao terica de um tema e a segunda trata-se da fase prtica, na qual os participantes testam as informaes recebidas. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma da atividade 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Espao para a execuo de atividades propostas 7 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc 8 - Outros: materiais que vo ser utilizados na fase prtica - Seminrio: Caracteriza-se pela discusso de um tema proposto, do qual se estuda todos os seus aspectos, pesquisados por grupos e apresentados por representantes, no havendo tomada de deciso. apresentado sob a forma dialogal, como palestra, painel, debate ou mesa redonda, em perodo prdeterminado, com a presena de um coordenador que domine o assunto e de um ou mais apresentadores,

escolhidos pelo grupo. So permitidas perguntas, de preferncia escritas e identificadas. A durao do seminrio de um dia inteiro; se realizado em mais de um dia jornada. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Espao fsico adequado proposta de trabalho 7 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc 8 - Outros: duas a trs pessoas para atuarem na coordenao dos trabalhos; uma pessoa para presidir o seminrio. - Simpsio: a apresentao de um tema geral de grande interesse, que dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo seu objetivo final o intercmbio de informaes, com a tomada de deciso. Mais ecltico que o congresso, permite tambm a apresentao de temas de interesses geral, e no s de classes especficas, no qual pessoas de todos os segmentos e setores scio-econmicos podem ter interesse. A durao de um simpsio , em mdia, de um a trs dias. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma da atividade 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Espao fsico adequado 7 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc 8 - Outros: uma pessoa para presidir os trabalhos; uma pessoa para ficar responsvel pela coleta de todas as informaes e compilar as mesmas em um s documento aps o trmino do simpsio - Congresso: uma reunio formal e peridica de pessoas pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater e chegar a concluses sobre um tema geral, que exposto em subtemas. Os congressos apresentam, ainda, as comisses tcnicas, formadas por grupo de estudiosos de um tema, com a finalidade de analisar os trabalhos ou debaterem sobre os temas, que sero apresentados no plenrio, de acordo com o regimento.

As apresentaes, trabalhos e propostas so reunidos em um s documento, entregue aos congressistas, juntamente com as concluses do evento. A sua durao de cinco dias e sua realizao, anual ou bienal. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma da atividade 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Equipe de recepo, encarregada de oferecer aos participantes infra-estrutura bsica 7 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc 8 - Outros: uma pessoa para presidir os trabalhos; uma pessoa para ficar responsvel pela coleta de todas as informaes e compilar as mesmas em um s documento aps o trmino do congresso. - Encontro: Caracteriza-se pela reunio de pessoas de uma categoria profissional para debater temas polmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. Precisa de um coordenador para apresentar os representantes dos grupos e a coordenao dos trabalhos, que podem ser expostos em forma de palestras, conferncias, mesas-redondas, painis. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma da atividade 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Espao fsico adequado 7 Infra-estrutura bsica: recepo, gua 8 - Outros: uma pessoa para coordenar os trabalhos. - Semana Acadmica: Caracterizada pela reunio de estudantes, coordenada por professores, com apoio de profissionais da rea, com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe a qual pertencem. O encontro acadmico de um mesmo setor deve ser produtivo, objetivando informar aos estudantes de hoje profissionais do futuro algo de suas reas de atuao. realizado, como a nomenclatura diz, em sete dias. Materiais/Atividades:

1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Responsveis pela Semana 7 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc - Debate: uma reunio entre duas pessoas, cada uma defendendo o seu ponto de vista, geralmente antagnico e polmico. Exige a presena de um moderador ou mediador, que coordena os trabalhos, estabelecendo as regras do evento. Pode ser aberto ao pblico que, no entanto, no participa; as perguntas s podem ser feitas pelo mediador, por um debatedor ou por pessoas especialmente convidadas para este fim, que tenham interesse no tema debatido. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma da atividade 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Infra-estrutura bsica: recepo, gua 7 - Outros: uma pessoa para ser mediador no debate - Mesa-Redonda: Evento que rene de quatro a oito pessoas que, sentadas em semicrculo, debatem sobre um tema polmico, controvertido e de interesse, tendo cada debatedor cerca de dez minutos para sua apresentao inicial. Aps cada exposio, o tema discutido entre eles, com cerca de dois minutos para cada questo, sendo admitidas perguntas, respostas e rplica, nunca trplica. A mesa-redonda pode ser aberta ou fechada. A primeira modalidade permite a interveno da platia e a segunda restringe a participao aos apresentadores. necessria a presena de um moderador que coordena os trabalhos e estabelece as regras. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma da atividade 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem

5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc 7 - Outros: uma pessoa para ser mediador dos trabalhos - Painel: Caracteriza-se por um quadro de apresentaes, no qual um orador principal e at quatro painelistas explanam sua viso sobre um tema predeterminado. necessria a presena de um moderador que coordena os trabalhos e fixa as regras do evento. O painel dividido em duas partes: - Primeira Parte: os painelistas apresentam o tema individualmente, de acordo com as regras do evento, tendo o orador principal maior tempo de explanao. Os painelistas abordam subtemas ou posies prprias do assunto abordado. - Segunda Parte: so seguidas as mesmas regras da mesa-redonda, nas quais os painelistas debatem entre si e respondem s perguntas da platia, que devem ser feitas por escrito e identificveis. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc 7 - Outros: uma pessoa para ser moderador dos trabalhos; duas pessoas para a coleta e encaminhamento das perguntas feitas pelo pblico. Frum: Este evento caracteriza-se pela troca de informaes e debate de idias, com a presena de grandes audincias. Seu objetivo o de conseguir a efetiva participao da platia, sempre numerosa, que deve ser sensibilizada e motivada. Os temas so expostos por orador indicado pelos grupos participantes e apresentados mesa de trabalhos, constituda de autoridades ou especialistas. O evento tambm deve ser coordenado por um moderador, que definir as regras de apresentao de cada grupo. Materiais/Atividades: 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma da atividade 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5- Departamento de Eventos: cerimonial, materiais de apoio, decorao 6 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc

7 - Outros: uma pessoa para servir de moderador dos trabalhos. - Curso: Evento educativo, caracterizado pela apresentao de um tema especfico, e que tem como objetivo o conhecimento, treinamento ou reciclagem dos participantes, capacitando-os para o exerccio das atividades relacionadas ao assunto proposto. Por serem permitidas perguntas e debates, o nmero de participantes no deve ultrapassar de 50 pessoas. A durao de um curso depende de vrios fatores, variando entre mnimo de oito horas e o mximo de 12 meses. 1- Local: reserva e confirmao 2- Cronograma 3- Departamento de Criao: folder, flyer, cartaz, banner 4- Assessoria de Comunicao: divulgao, fotografia e filmagem 5 Infra-estrutura bsica: recepo, gua, etc

ORGANIZAO DE EVENTOS
A organizao de um evento requer, pelo menos, quatro fases: planejamento, coordenao, organizao e implantao. Na fase de planejamento so definidas as seguintes aes: 1) Objetivo: o que se pretende alcanar. Aps definir o objetivo, pode-se determinar o pblico-alvo e as estratgias. 2) Pblico-alvo: a quem se destina o evento. Para isso, necessrio que o objetivo do evento esteja bem definido. 3) Estratgias: conjunto de atividades que vo ser desenvolvidas para o alcance dos objetivos do evento. Muitas variveis, condies climticas, por exemplo, interferem no resultado de um evento, e, como uma depende da outra, a melhor maneira de controlar todas as variveis fazer um check-list (anexo).

PREPARAO E DESENVOLVIMENTO DO EVENTO Uma vez analisadas as etapas da viabilidade do evento e de sua coordenao, passaremos agora a relatar a composio, preparao de um evento. Estaremos estudando as principais etapas da elaborao de um planejamento e ainda, a criatividade para fazer com que o mesmo se torne atrativo, diferente, nico perante o pblico-alvo e as empresas patrocinadoras e parceiras. - CRIATIVIDADE EM EVENTO O primeiro passo a ser dado logo aps a verificao da viabilidade do evento e com relao ao tema e os atrativos que poderemos proporcionar para os participantes de um evento. A escolha criativa do tema Um tema criativo, oportuno, inovador, atual, polmico garantia de sucesso de qualquer evento. Vale lembrar que o marketing do evento j comea com a natureza e a relevncia do tema escolhido. O tema ou a

mensagem que se pretende transmitir pelo evento dever ser estabelecido ou inspirado de forma a motivar o interesse e a participao do pblico-alvo. O mais importante em um nome a criatividade, sua sonoridade e pronuncia deve ser de fcil memorizao e remeter a lembrana ao que o evento se refere. Umberto Eco (1983: 16) fala de "passadizao" e "presentificao" ao analisar a imaginao norteamericana de idealizao do falso absoluto em seus museus, shows, exposies, parques temticos e eventos. A "passadizao" o processo de identificao com o passado, por meio de uma projeo ficcionalcientfica, pela qual so reconstrudos cenrios de fatos histricos e revivida sua atmosfera, com apresentaes, representaes e imagens. A "presentificao", por sua vez, compreende o nivelamento do passado, a fuso cpia/original e o achatamento verdadeiro/falso e antigo/moderno. Tudo o que passado apresenta-se como algo do presente, tamanha a simulao e a capacidade de criao de verdade absoluta. Podemos falar tambm de "futurizao" numa aluso abordagem de temas futuros, de criao de cenrios e de projetos futuristas. O sucesso do tema do evento depende fundamentalmente das respostas para as seguintes questes: O que o evento transmite para o pblico? O que o pblico sente ao ver e participar do evento? O resultado esperado uma apresentao perfeita, um espetculo para o pblico, ambos determinantes para o sucesso do evento. Todo esforo criativo na concepo e na conduo de um evento de qualquer natureza deve ter como ponto de partida as respostas para uma nica pergunta: o que proporciona prazer paralelo e complementar ao pblico presente ao evento? As respostas esto nos fatores de sucesso de um evento, ou seja, as suas fontes de prazer listadas a seguir: Escolha do tema, da idia-central e a sua transposio para a cena e o ambiente do evento; O virtuosismo e o desempenho dos atores do espetculo; A agregao de novos elementos e a combinao desses elementos; A criao de momentos memorveis; A finalizao empolgante. O tema constitui a idia-central do evento. a sua idia-fora, o seu principal ncleo de criao. Dele surgem todas as demais idias suplementares que do vida, empolgao, ousadia ao evento. H temas atuais, como o mundo virtual, a economia digital, os quinhentos anos do Descobrimento do Brasil e tudo o que for considerado moderno, ps-moderno, futurista, atual e contemporneo. Mas no basta escolher o tema capaz de atrair a ateno do pblico. preciso saber transport-lo para a cena e o ambiente do evento. A criatividade nos eventos

Logo aps a escolha de um tema chamativo, os organizadores do evento devem se atentar em explorar a criatividade para entreter, interagir o pblico-alvo, saindo da mesmice e do cotidiano que acabam afastando boa parte dos interessados em participar do evento. Para De Bono (1985: 153) existem dois tipos de criatividade: a criatividade da inocncia e a criatividade da fuga. O que diferencia ambos o conhecimento das regras, diretrizes, procedimentos e processos. Na criatividade da inocncia, o processo criativo livre, despojado, espontneo, porque o agente criador desconhece totalmente as regras, diretrizes, procedimentos e processos que definem a atividade objeto da criao. um pensar livre de restries, limites e impedimentos. Para o agente criador, o objeto de sua criao novo, totalmente desconhecido. Na criatividade da fuga, rompem-se os padres vigentes. Ao assim proceder, o agente criador, que conhece as regras, diretrizes, procedimentos e processos procura ignor-los deliberadamente. Da o conceito de "fuga", com o significado de rompimento dos padres vigentes, "fuga do modus operandi" atual. Como afirma De Bono, " o abandono dos pontos de vista tradicionais na busca de novos conceitos e percepes". Na rea de eventos, h um predomnio da criatividade de fuga. Criadores e gestores de eventos rompem as barreiras do "realizar um show de msica", "encenar uma pea de teatro", "promover um festival de dana", "uma mostra de cinema", "um festival gastronmico", "um jogo ou competio esportiva" e pensam sobre novas regras do showbizz. quando os eventos esportivos, sociais, culturais, educacionais, e de negcios do lugar a megaeventos de entretenimento, lazer e diverso. Revendo padres e ultrapassando os limites, os criadores de eventos ampliam o escopo das atividades dos eventos e lhes conferem uma nova natureza multifuncional, multifacetada ou setorial. Por exemplo, uma feira de livros, como a Bienal Internacional do Livro, torna-se um "festival de cultura", com atividades diversas - venda e promoo de livros, cursos, palestras, oficinas e shows. Um jogo de futebol ganha caractersticas de show de entretenimento com atraes diversas, do tipo concurso de torcidas, shows no intervalo, distribuio de brindes, msica, fogos, adereos, luzes, chuva de confetes, cerimnias de premiao. Os eventos funcionais - eventos esportivos, sociais, culturais, educacionais, ecolgicos - do lugar aos eventos multifuncionais ou multifacetados - eventos esportivos com atividades e eventos sociais, culturais, educacionais; eventos culturais e eventos educacionais, juntos num nico evento. E assim sucessivamente, prevalecendo o conceito de "mixing de atividades". Os eventos especializados, como feiras de livros e de negcios, abrem novos espaos para outros setores, como entretenimento, msica, esportes, fazendo do evento especializado, um evento multiespecializado. Os eventos setoriais - as exposies de arte - modularizam-se e tornam-se eventos temticos. Os eventos cedem espao para atividade virtualizadas e, com isso, ampliam a sua audincia por meio do acesso via Internet. A interatividade e o experimentalismo criam novas opes de entretenimento para o pblico dos eventos. As suas verses convencional - o pblico espectador passivo - e tradicional - a performance exclusiva do artista - cedem lugar s verses interativas e experimentais, nas quais o pblico parte do evento ao interagir com os protagonistas do evento e tambm produz arte, ao manipular objetos e participar do cenrio.

O quadro a seguir apresenta algumas "pistas e caminhos" para pensar criativamente os eventos: Pontos de reflexo Conceito Viso Objetivos Formas Possibilidades de realizao Regras bsicas Pense num novo conceito de evento. Mude a sua viso de evento, crie novas vises de evento. Formule novos objetivos. Pense em novas formas para seu evento. Defina novas possibilidades de realizao do evento.

A evoluo exposta demonstra a quebra de padres, o pensar criativo em eventos. A ordem mudar, reformular. Mude o conceito, a viso, os objetivos, as formas e as possibilidades de realizao do evento. Alguns tpicos para serem refletidos no processo de criatividade dos eventos: A criatividade na montagem dos espaos alternativos. A criatividade na definio de um calendrio de eventos. A criatividade em eventos temticos e megaeventos de entretenimento. A criatividade em eventos que tenham impacto com as tecnologias digitais. A criatividade eventos virtuais. A criatividade em eventos que proporcionem diverso. A criatividade em eventos que proporcionem espetculos. A criatividade no cenrio e na programao do evento.

Portanto, um evento que apresenta um tema novo, criativo, atividades diversificadas, idias ousadas, seus objetivos transcendem o escopo das atividades propostas. Busca diverso, emoo, atratividade e alavancagem de novos negcios para seus investidores e parceiros. Pense no evento a partir do binmio forma-contedo. O formato do evento a sua natureza, o seu carter, real, virtual ou ambos e as caractersticas de suas atividades e operaes, bem como o seu lcus de realizao. - PLANEJAMENTO DE EVENTOS PR-EVENTO PREPARAO E DESENVOLVIMENTO O planejamento, a exemplo de qualquer atividade humana, a pea fundamental num processo de organizao de evento. o primeiro esforo organizacional que engloba todas as etapas de preparao e desenvolvimento do evento. a fase decisiva do evento, na qual esto inseridas o roteiro do projeto e o planejamento de todas as atividades, o detalhamento de receitas e despesas esperadas, a deciso de que tipo de fornecedores e profissionais dever ser contratado. Tema do evento O tema do evento ou o nome com que ser conhecido facilitar a divulgao e sua memorizao. A estrutura ou formato escolhido e a programao planejada podem definir a tipologia do evento: ser uma jornada ou um congresso? Pense bem nessa etapa. Portanto, o tema ou a mensagem deve inspirar e motivar o interesse e a participao do pblico-alvo, assim, ele dever identificar-se com o perfil das pessoas e dos grupos que constituem o universo do evento planejado, ou seja, origem, nvel cultural e social, poder aquisitivo, faixa etria, sexo, estado civil, nacionalidade, etc. Trs caractersticas bsicas devem ser observadas:

 Clareza: a linguagem usada no deve permitir dvidas de interpretao e deve estar perfeitamente adequada ao pblico a que se destina. Todos os que tomarem conhecimento do temrio devem interpreta-lo de forma nica; Antecedncia: os participantes potenciais devem ter conhecimento do tema com a maior antecedncia possvel, uma vez que isso gera interesse de patrocnios, parcerias, apoios e participaes e inscries; Atualidade: as discusses devem girar em torno dos acontecimentos mais recentes, que envolvam o tema escolhido e se manter fiis aos objetivos estabelecidos. A identificao do tema do evento tambm deve conter os seguintes parmetros: NMERO XIII NMERO 8 TIPOLOGIA JORNADA OU TIPOLOGIA FESTA ASSUNTO DO PEO BOIADEIRO ABRANGNCIA DE BARRETOS ABRANGNCIA PAULISTA ASSUNTO DE RADIOLOGIA

Objetivos e Justificativa Como j abordamos anteriormente, na anlise dos elementos para realizao do planejamento, os objetivos devem ser claros, preciso, amplos e tambm especficos. Devem definir todos os resultados, expectativas e propostas que se desejam alcanar, bem como apresentar quais as justificativas que permitem viabilizar a execuo do evento, alm de indicar como sero avaliados seus resultados. Para que sejam bem elaborados, cada objetivo, aps sua concluso, deve responder aos pontos: O qu?; Como?; Quando?; Quanto?; Onde; Por qu?. Quanto a justificativa se torna indispensvel o detalhamento dos motivos e importncia do evento que acabem justificando sua realizao. Classificao do evento Os eventos so apresentados sob diversas classificaes ou modalidades de acordo com seu propsito, sua natureza, fato gerador entre outros aspectos. A classificao trar noes claras quanto seu objetivo, finalidade e a que se prepe o evento, trazendo subsdios para sua qualificao, amplitude, abrangncia, frequncia, dimenso e finalidade, etc. So atravs dessas definies que de modo geral realizamos uma harmonia com relao a divulgao, pois nos dar percepes dos mecanismos e aes de comunicaes que ser necessrio utilizar. Classificao por rea de interesse Aqui se refere principalmente ao interesse da empresa, ou seja, atender aos objetivos especficos que a organizao deseja atingir. Artstico Divulgao Governamental Religioso Ambiental / Ecolgico Ecoturismo Incentivo Social Assistencial Educativo Informativo Solidrio Beneficente Empresarial Institucional Sindical Cientfico Expositivo Lazer Tcnico Cvico Filantrpico Motivacional Turismo Cultural Folclrico Poltico Etc. Desportivo Gastronmico Promocional

Classificao em relao ao pblico-alvo a forma de como a empresa pretende fazer com que o pblico tenha conhecimento e participe do evento. Eventos fechados; Eventos abertos: Eventos aberto por adeso; Evento aberto em geral. Classificao por abrangncia o critrio adotado para saber at onde o evento deve atingir com relao aos participantes. Tem relao como tema do evento. Mundiais; Internacionais; Latino-americanos; Nacionais (brasileiros); Regionais; Municipais; Locais.

Classificao por freqncia determinado principalmente para dar clareza quanto a existncia do evento, se o mesmo ir acontecer em outras datas ou at mesmo se s ir acontecer uma nica vez. Isso traz condies para o pblico ter noo quanto a sua participao ou no. Assim, como a abrangncia, a frequncia tambm tem relao com o tema do evento. Espordicos Permanentes; nicos; De oportunidade.

Classificao por dimenso com relao a quantidade de participantes que a empresa pretende atingir, o nmero de pessoas que estaro presentes no evento. Macroevento; De grande porte; De mdio porte; De pequeno porte.

Tipologia do evento Nesta etapa a empresa visa relacionar o evento com o pblico-alvo, procurando atender de forma mais objetiva possvel e dar condies necessrias aos interessados em participar. O tipo do evento encontra-se ligado diretamente ao pblico-alvo, aos seus interesses, condies econmicas, perfil scio-cultural, entre outros aspectos. atravs da tipologia que muitas pessoas tem sua preferncia em participar de um determinado evento. Almoo Aniversrio Curso Debate Painel Palestra

Assemblia Banquete Bazar Brainstorming Brunch Caf da manh Campanha Campeonato Carreata Carnaval Casamento Ch da tarde Churrasco Coffee-break Coletiva de imprensa Colquio Comemorao Competio Comcio Concerto Concilio Conclave Concurso Conferncia Confraternizaes Congresso Conveno Coquetel Coral

Desfile Encontro Entrevista coletiva Excurso Exposio Feira Festa Festival Formatura Frum Gincana Happy hour Homenagem Inaugurao Jantar Jornada Lanamento de livro Lanamento de produto Leilo Mesa-redonda Micareta Missa Mostra Noite de autgrafos Oficina Olimpada Open day Opera Outorga de ttulos

Passeata Pedra fundamental Performance Pr-estria Posse Premiao Regata Retrospectiva Reunio Roadshow Rodada de negcios Rodeio Salo Sarau Semana Seminrio Simpsio Show Showcasing Solenidade Sorteio Teleconferncia Torneio Treinamento Vernissage Videoconferncia Visita Workshop Etc....

Local do evento O local j deve ter sido pr-definido quando efetuamos a anlise da viabilidade do evento. A correta escolha do local para a realizao de um evento ponto fundamental na soma de probabilidade de sucesso. Sua adequao aos objetivos e porte do evento imprescindvel. Data, hora e durao Tambm estabelecido anteriormente. A fixao de data est estreitamente ligada s possibilidades de sucesso do evento. Uma data mal escolhida pode acarretar inmeros problemas. Alm da questo relacionada a data e horrio do evento, a organizao deve se atentar com o perodo de durao. Saber adequar o tempo necessrio tambm uma das primcias para no afastar os participantes, pois eventos muito longo poder provocar a desmotivao por parte das pessoas interessadas. Pblico-alvo e nmero previsto de participantes Entende-se por pblico-alvo toda pessoa fsica ou jurdica, que seu evento pretende atingir. No podemos esquecer que independente de qual seja o pblico, todos buscam obter, no evento, preos razoveis, que lhes garantam segurana, conforto, qualidade de servios, atendimento eficiente, bons ou novos produtos, conhecimentos tcnicos e profissionais, bons relacionamentos, novas amizades, e principalmente experincias memorveis, nicas. Aqui tambm se leva em considerao o nmero previsto de participantes, pois essencial para que entre em sintonia com a definio do local, data e hora.

 Programao do evento Estabelecer qual ser a programao geral do evento. a descrio organizada, seqencial das diferentes atividades que acontecero no evento, p seja, o fluxo das diversas atividades, ordenadas pelo tema central e temrios que possam fazer parte do evento, data e horrio de suas realizaes. A programao definida para facilitar a compreenso dos temrios escolhidos ou do tema central, assim, pela programao se define a existncia de diversas tipologias que podem fazer parte do evento para cumprir a programao desejada. Exemplo: Num workshop ser oferecido um coffe break, um coquetel de encerramento? Abertura da sesso - 1 workshop - Parada para o coffe break - 2 workshop Coquetel de encerramento. Aqui tambm, deve-se estabelecer se o evento ter outros eventos complementares, simultneos na programao. A programao de eventos complementares poder ampliar a rea de atuao do evento principal e consequentemente a participao do pblico. Recursos materiais Por recursos materiais entende-se toda a gama de produtos necessrios nas etapas de operacionalizao e execuo do evento. Material de expediente: engloba todo tipo de papis e instrumentos utilizados pela secretria e comisso organizadora para o seu dia-a-dia: papel, circulares, recibos, envelopes, canetas, lpis, clipes, grampeadores e grampos, carto de visita, panes informativos, etc. Material de participante: agrupa tudo que ser utilizado pelo participante: crach, pasta, caneta, brindes, tickets diversos (de refeio, de estacionamento etc.), blocos, convites, ficha de inscrio etc.; Equipamentos em geral: rene todo e qualquer equipamento eltrico e eletrnico a ser utilizado no pr-evento, durante o evento e at seu fechamento, como: telefone, fax, copiadoras, micro, impressora, projetores de filmes e slides, retroprojetor, data show, suprimentos (toner, fitas de impressora etc.), microfones, fitas e CDS para gravao, extenses, filmadoras, prismas para mesa, linhas telefnicas, celulares, quadr-negro ou brando, pincis, giz, painis indicativos e informativos etc.; Mobilirio: abrange as mesas, cadeiras, poltronas, tablados, plpito, balces, divisrias, lixeiras Material de higiene e limpeza: toalhas, papel higinico, sabonetes, lcool gel, desinfetantes, pano de cho etc. Material de segurana e proteo: extintor de incndio, fitas adesivas e correntes de sinalizao, grades protetoras etc. Medicamentos de primeiros socorros e emergncia: remdios em geral, maca, desfibrilador etc. Materiais diversos: inclui correios, comunicaes, viagens de inspeo, combustvel, transporte, medalhas, trofus, guarda-chuvas, cordas divisrias, carpetes e passadeiras, jornais e revistas, mastros, bandeiras, bandejas etc. OBS: Muitos desses materiais listados sero fornecidos pelas empresas prestados de servios especializadas e fornecedoras do evento. Recursos humanos

Deve relacionar todos os profissionais necessrios para desenvolver a programao estabelecida, bem como as diversas atividades j definidas, e a remunerao proposta, alm da infra-estrutura especfica. Para as profisses mais requisitadas, a sugesto de ter algumas pessoas "fixas", ou seja, as que sero as primeiras a serem contratadas dentro de suas profisses, escolhidas por seu desempenho e experincia, objetivando conseguir ter uma equipe mais afinada e eficiente. Alm disso, essas pessoas devem assinar contrato de trabalho temporrio antes de cada evento, de maneira que resguarde sua empresa de processos trabalhistas. Deve indicar as credenciais desejadas para cada funo necessria. Cada cadastro deve ter os dados bsicos (nome e endereo completo, idiomas, telefone, celular, e-mail etc.) do profissional, bem como os requisitos bsicos para o desenvolvimento das funes, de acordo com sua categoria profissional. Contratao de profissionais especializados: refere-se a recepcionista, seguranas, eletricistas, etc. Uniformes: deve-se verificar a necessidade de uniformizar todas as funes que o exigirem. Alimentao: Providenciar a alimentao de todo o staff durante a realizao do evento (inclusive na montagem e desmontagem). Treinamento: Proceder treinamento para todas as funes necessrias durante toda a realizao do evento (inclusive na montagem e desmontagem). Algumas das categorias de profissionais especializados mais utilizados em eventos: Tradutor/intrprete; Monitor, animador, recreadores; Recepcionistas; Pessoal de limpeza; Garons exclusivos; Decorador; Fotgrafo; Telefonista; Mensageiro; Assessor de imprensa; Manobristas; Operador de audiovisual; Motorista; Mestre de cerimnia; Seguranas/vigilantes; Msico/DJ; Operador de som/luz; Cinegrafista; Encanador/eletricista; Motoboy; Guia turstico; Panfleteiros; Secretria bilnge; Mdico, profissionais de enfermagem; Digitador; Bombeiros; Operador de telemarketing; Entre outros. Baby-siter; Lembre-se em colocar as devidas regras aos profissionais, tais como: pontualidade, interesse, eficincia na execuo das funes, companheirismo, compromisso com o evento, nvel de treinamento e conhecimento dos detalhes do evento, educao, jogo de cintura para situaes difceis, cordialidade, simpatia etc. Segundo Vinicius, em seu livro: O papel das instrues de ensino na formao profissional, 2001, o profissional de eventos deve possuir as seguintes habilidades: Algumas habilidades necessrias que um profissional de eventos deve possuir: boa apresentao pessoal; ser criativo; raciocnio lgico; percepo aguada; esprito de liderana; saber ouvir; empatia; receber e dar feedback;

 ser bom negociador; saber lidar com imprevistos e desafios; gerenciar e superar conflitos; capacidade de interpretar dados;

dominar tcnicas de planejamento e organizao de eventos; gerenciar pessoas e recursos; tomar decises.

Prestao de servios e fornecedores To importante como escolher os profissionais e voluntrios que estaro fazendo parte dos trabalhos do evento e a escolha dos seus fornecedores, das empresas prestadoras de servios especializados. Precisamos tambm, fazer que cada empresa se conhea, ou seja, se conheam e falem a mesma linguagem, tendo o mesmo padro de qualidade e atendimento. Todas as empresas oficiais do evento devem ser alvo de criteriosa seleo, onde se deve analisar a competncia, reputao, experincia e qualidade dos servios anteriormente prestados e preo justo. Todas, sem exceo, devem ter contrato escrito previamente assinado, com descrio detalhada de suas responsabilidades e deveres e cronograma. Para cada produto, servio ou opcional oferecido a seus clientes, deve haver um ou mais fornecedores j cadastrados e com contrato de fornecimento previamente definido e assinado. As condies mnimas a serem negociadas e acordadas com cada um dependem das necessidades de cada empresa e de seus mercados. Alguns dos principais fornecedores e empresas prestadoras de servios de um evento: Agncia de propaganda; Agncia de viagens; Alimentao (restaurantes, buffets); Assistncia mdica; Banco, posto bancrio e de cmbio; Banda; Brindes; Carto de crdito; Companhia de seguros; Decorao; Espaos para eventos; Equipamentos eletrnicos; Fotografia e filmagem; Grfica; Gerador prprio de energia; Locadora de veculos; Limpeza e zeladoria; Hotis; Montadora de estandes/divisrias e palco; Mobilirio/equipamentos e acessrios; Primeiros-socorros e Ambulncia; Recursos visuais; Segurana e vigilncia patrimonial; Sinalizao (placas, faixas indicativas, banners, painis etc.); Sistemas de rdio e de comunicao; Sistema de ar condicionado central; Sonorizao/iluminao e cenrio; Txi; Traduo simultnea; Transportadora area, rodoviria, etc. Transporte local de participantes e convidados.

 Pagamentos de taxas, impostos, tributos e comisses Incluir no s os valores que devero ser pagos Prefeitura do local do evento (ISS, Cadam Taxa sobre anncio, taxa sobre localizao etc.), mas tambm os seguros necessrios e os impostos estimados sobre a receita (IRPJ, Cofins etc.). Alm disso, no podemos esquecer o pagamento das comisses devido, para as pessoas fsicas ou jurdicas, que realizarem em conjunto a comercializao de estandes, merchandising, produtos, anncios etc. Alvar e autorizaes para execuo do evento O organizador do evento dever estar atento sobre todos os tramites necessrios para regulamentao do evento. Nessa etapa busca verificar junto aos diversos rgos as devidas autorizaes necessrias para liberao da realizao do evento. Isso inclui desde Prefeituras, Polcia Militar, Corpo de Bombeiros, transito e demais entidades que estejam ligadas a realizao do evento. Exemplo: Alvar junto a Prefeitura. Oramento - Anlise de despesas e receitas O oramento o demonstrativo do clculo das receitas que se devem arrecadar e das despesas que devero ser realizadas no evento. Dever ser expresso em vrias alternativas para o estudo e avaliao pelo interessado das opes e deciso final, e serve de base para o contrato de servios. Fluxo de Caixa Cash Flow Sua principal vantagem est em permitir a rpida e fcil visualizao da real situao do caixa do evento, num espao temporal determinado (no dia, na semana, no ms ou no ano). Esse importante instrumento de trabalho utilizado e atualizado sempre, ou seja, todas as vezes que fora feito um gasto ou na entrada de alguma receita. Modelo de Fluxo de Caixa - Cash Flow
Receitas Saldo preexistente Comercializao de espaos Comercializao de anncios Comercializao de produtos Doaes Auxlios Governamentais Taxas de inscries/ingressos Patrocnio Permuta e apoio Total de Receitas Despesas Pagamentos de taxas Comunicao Recursos humanos Prestadores de Servio Recursos materiais Total de Despesas Fluxo de Caixa ou Cash Flow Agosto Setembro Outubro 1.000,00 20.000,00 2.000,00 10.000,00 5.000,00 1.000,00 5.000,00 Agosto 10.000,00 10.000,00 20.000,00 5.000,00 Setembro 5.000,00 10.000,00 10.000,00 Outubro 5.000,00 Novembro Novembro Saldo 1.000,00 20.000,00 12.000,00 0,00 5.000,00 0,00 10.000,00 11.000,00 5.000,00 64.000,00 Saldo 5.000,00 15.000,00 10.000,00 20.000,00 5.000,00 55.000,00

ORAMENTO GERAL DO EVENTO Total de Receitas Total de Despesas Saldo Total 64.000,00 55.000,00 9.000,00

Este um modelo de oramento e fluxo de caixa e seus valores so hipotticos. Sabemos que existem outros modelos e no queremos aqui determinar a utilizao exclusivamente deste, entretanto, acreditamos que o mesmo um modo de fcil assimilao e compreenso. Cronograma do evento O cronograma de atividades deve ser considerado como uma pea fundamental e imprescindvel na fase de operacionalizao do evento. Sua importncia fica mais evidente quanto maior for sua complexidade e mais longa a durao do evento. Num evento, o cronograma deve ser a representao grfica de todas as atividades necessrias para sua operacionalizao, num espao de tempo predeterminado para o incio e trmino de cada tarefa. Pode ser ordenado pelas atividades segundo seus diversos critrios, de acordo com a necessidade do momento. Critrios de estabelecimento de um cronograma: Temporal: na ordem em que devem ser executadas as tarefas e atividades; Responsabilidade: na ordem em que devem ser executadas por pessoas e empresas. Por atividade: na ordem de execuo de uma nica atividade, mas envolvendo todos os responsveis. Cronograma de eventos
Cronograma de Eventos Evento: Local: Descrio das Atividades Apresentao da proposta ao cliente Elaborao do Planejamento Aprovao da proposta do evento Lanamento do evento Preparao da comunicao Veiculao da comunicao Veiculao de matrias / AI Comercializao de anncios Comercializao de produtos Doaes e Auxlios Governamentais Patrocnio, permuta e apoio Pagamentos de taxas Autorizaes e regulamentaes Contratao de recursos humanos Contratao de fornecedores Aquisio de materiais Inscries / adeses / convites Montagem de equipamentos Check-list do evento Execuo do evento / Dia do evento Questionrio de avaliao Data: / / Horrio: Fevereiro Maro Abril Maio 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 Junho 1 2 3 4

Desmontagem de equipamentos Devoluo de materiais ao cliente Pagamentos de fornecedores Pagamentos de pessoal Divulgao ps-evento Balano financeiro Anlise e avaliao de resultados Apresentao final ao cliente

CHECK-LIST A confeco de um check-list ir ajudar com mais preciso nas providncias do evento. Dessa forma, segue abaixo os tens mais importantes para a realizao de um evento. 1) Objetivo do Evento Data: ( a data e o horrio do evento sempre so definidos segundo a agenda do reitor ou de quem for o responsvel direto pelo evento). Hora: Local: (deve ser definido de acordo com o tipo de evento). 2) Providncias: - Solicitao do Espao por ofcio ou contrato; - Autorizao para utilizao do espao: nome, cargo, telefone. - Confirmao da reserva: data, por documento, por telefone. 3) Detalhamento do local - Localizao exata: acesso - Aspectos externos: limpeza, obras, entulhos, iluminao. - Aspectos internos: capacidade do auditrio, estado de conservao, segurana contra incndio, sada de emergncia, iluminao, acstica, tipo de assento no auditrio, cor. - Distribuio dos assentos: modelo, fileiras, quantidade. - Esboar o local destinado: Palco (degraus de acesso, tamanho do palco, plpito fixo ou mvel, suporte para bandeiras, bandeiras (quais e estado de conservao), tipo da mesa principal, tamanho, altura, fachada aberta ou fechada. 4) Materiais possveis de serem utilizados:

Retroprojetor, telo, microfone, mesa de som, sistema de gravao, sistema de traduo simultnea, cabine de traduo, tela para projeo, televiso, videocassete, gravador e fitas para gravao, microcomputador, impressora, aparelho de fax, mquina copiadora, linhas e aparelhos telefnicos, painel para fotos, painel decorativo, corda divisria de ambiente, fita de inaugurao, livro de presena, decorao com flores, material de secretaria. 5) Dimensionamento: Participantes internos e externos (convidados); responsvel (nome, endereo, telefones). 6) Abertura Oficial: Presidente da mesa, convidados, pronunciamentos. 7) Cronograma de atividades: ordem dos trabalhos. 8) Departamento de Criao: Confeco de materiais impressos folder, flyer, cartazes, banners, faixa, crachs, livro de assinatura, certificados de participao, sinalizao. 9) Convites: Escolha do modelo e elaborao do texto, confeco, impresso grfica, responsvel (nome, endereo, telefone e data da entrega); relao de convidados (autoridades obrigatrias, convidados especiais, servidores e familiares), listagem de encaminhamento (malote, correio, pessoal), confirmao de presenas (listagem de confirmao, participantes ativos palestrantes, homenageados confirmao pessoal), Responsvel (nome e telefone). 10) Comunicao do evento e seu dimensionamento: Fotgrafo, cobertura de imagens,

divulgao por matrias jornalsticas, distribuio de cartazes, entrevistas e coletiva com a imprensa. 11) Comunicao aos rgos internos envolvidos: autoridades internas, convocao ou

convite. 12) Servio: caf, coffee break, pessoal de servio (garom, copeiras, etc), material de

servio (copos, bandejas, etc), pessoal do servio de som (microfones, gravao),

Comisso de Recepes para Autoridades, Receptivo de Apoio, Convocao de equipe envolvida, marcao de reunio das equipes, fechamento do check-list. 13) Assessoria de Comunicao Social: preparao de press-release e briefing sobre o

evento, divulgao do programa e material ilustrativo/promocional, divulgao para a comunidade interna. 14) Decorao: Local do evento (auditrio, plenrio, sala, etc), mesa diretora dos

trabalhos, dispositivo das bandeiras, flores, painis, faixas internas, prismas em acrlico, banners. 15) Cerimonial: Comisso de recepes, reunio para definio de funes,

fornecimento de materiais, crachs, mesa de receptivo, material de apoio, relao completa dos convidados, relao de autoridades confirmadas, cartes de marcao de assentos, mapa de assentos no Plenrio, coordenao (roteiros de desenvolvimentos, pauta do evento roteiro da solenidade, mestre-de-cerimnias, composio da mesa de honra, cartes de mesa, ata da sesso, livro de assinaturas e nominatas). 16) Relao de pessoal que pode ser necessrio: Recepcionista, secretria, digitador,

office boy, mestre-de-cerimnias, jornalista, fotgrafo, tradutor/intrprete, motorista, manobrista, digitador, operador de udio visual, operador de filmagem, operador de som/luz, eletricista, encanador, matre/garom, mdico, enfermeiro, segurana e serviais encarregados de limpeza em geral.

Aps a checagem de cada item exposto, tenha a certeza que o seu evento ser um SUCESSO!!!

Procedimento Operacional Desmontar Evento

Nome da Tarefa: Desmontar Evento Responsvel(is): Material/Recursos Necessrios: 1. Bloco de nota fiscal 2. Notas fiscais recebidas Atividades Crticas: 1. Recolher material promocional/apoio em excesso 2. Fazer check-list dos equipamentos/materiais a serem retirados 3. Coordenar a retirada/transporte dos materiais/equipamentos 4. Coordenar o desmonte/transporte do stand 5. Entregar local ao fornecedor 6. Registrar incidentes ocorridos Manuseio do Material: 1. Atentar para o preenchimento do bloco de nota fiscal correto 2. Preocupar-se para que o local seja liberado antes da liberao da segurana Resultados Esperados: Local de realizao do evento liberado no dia seguinte ao trmino do evento. Aes Corretivas: Em caso de dvida com relao ao preenchimento das notas fiscais, contactar pessoal apto. Caso haja problema no check-list, acionar chefia

Procedimento Operacional Realizar Ps-Evento

Nome da Tarefa: Realizar Ps-Evento Responsvel(is): Material/Recursos Necessrios: Lista de presena dos participantes Lista de participantes (que confirmaram presena) Atividades Crticas: 1. Consolidar relatrio de participao 2. Enviar correspondncias de agradecimento (palestrantes, parceiros e pblico presente) 3. Dar aval para pagamento dos servios/produtos prestados por terceiros Manuseio do Material: Atentar para a atualizao do cadastro com relao aos participantes diferentes dos confirmados Notas fiscais para pagamento devero ser liberadas no dia seguinte ao trmino do evento Recolher voucher de transporte e tickets refeio no utilizados Resultados Esperados: Agradecimento no mximo em 5 (cinco) dias teis Aes Corretivas: Solicitar orientao chefia quando da elaborao das correspondncias de agradecimento bem como quando do pagamento dos servios prestados, caso seja detetado algum no cumprimento dos servios/produtos contratados por parte dos fornecedores.

ANEXOS

ANEXO I

Procedimento Operacional Elaborar Relatrio do Evento

Nome da Tarefa: Elaborar Relatrio do Evento Responsvel(is): Material Recursos Necessrios: 1. Proposta de participao em eventos/encontros aprovada Formulrios de avaliao preenchidos Relatrios de anormalidades Registros de oportunidades de negcios Relatrio de participao Atividades Crticas: 1. Tabular dados de: Relatrio de anormalidades Registros de oportunidades de negcios Relatrio de participao 2. Solicitar contribuies aos rgos envolvidos 3. Comparar o planejamento com o realizado, identificando as causas de sucesso e insucesso 4. Propor plano de Ao 5. Fazer recomendaes 6. Divulgar relatrio Manuseio do Material: O plano de ao deve indicar com clareza os responsveis pela ao de ps-evento Resultados Esperados: O relatrio elaborado em at 10 dias aps a realizao do evento para uma ao de venda imediata. Aes Corretivas: Dados no obtidos em tempo hbil (dependentes de terceiros) devero ser fornecidos posteriormente

ANEXO II - CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETEL

I) Local e Data para o Evento Confirmao por escrito Contratao de servios buffet Contratao de msicos Contratao da decorao Contratao de manobristas Contratao de porteiros Contratao de recepcionistas Convites Programa oficial Presentes para homenageados II) Decorao Do Salo 1. Setas indicativas 2. Som 3. Iluminao 4. Arranjos florais 5. Cestos de lixo 6. Cinzeiros 7. Mesas de apoio 8. Livro de ouro Do Palco 1. Painis ou faixas 2. Iluminao 3. Plpito para oradores 4. Som do microfone 5. gua para orador 6. Arranjos florais 7. Espao para msico III) Estacionamento Contratao de empresa especializada Policiamento nas redondezas Segurana dos automveis

IV) Recepo Recepcionistas Uniformes/Trajes Mesas de apoio Controle Crachs

V) Imprensa Jornalistas Convidados Kit de imprensa Press releases

Fotos

VI) Registro de Evento Equipe de fotografia Equipe de filmagem

VII) Primeiros Socorros Caixa de Pronto - Socorro Nome de Mdicos de Planto Nome de Hospitais de Emergncia

VIII) Pessoal de Servio Chefia Recepcionistas Segurana Interna/Externa Manobristas Porteiros Eletricista Encarregado do som Encarregado da iluminao Plantonista dos sanitrios Encarregada de chapelaria

IX) Diversos Checar Sanitrios papel toalha/sabonete/etc Checar chapelaria tickets Telefone e fichas Balco de informaes Guarda - chaves Crachs

ANEXO III - Check-List sobre Transporte

Abrangncia: So meios para possibilitar o deslocamento das pessoas Aluguel de Vans, Txi ou Micro-nibus Necessidade Quantidade Descrio Especificar:

Item Modelo das Vans, taxis ou Micronibus Documentos dos Veculos Documentos dos Motoristas Uniforme dos Motoristas Cor dos Veculos Adesivos Colocados Perodo de Contrato Pontos de Inicio de Viagem: Identificao Sinalizao com os horrios de passagem Pontos Intermedirios para embarque e desembarque: Identificao Sinalizao com os horrios de passagem dos veculos Local de embarque e desembarque no evento: Identificao Sinalizao com os horrios de passagem dos veculos

Item Modelo do nibus Documentos dos Veculos Documentos dos Motoristas Uniforme dos Motoristas Cor dos Veculos Adesivos Colocados Perodo de Contrato Pontos de Inicio de Viagem: Identificao Sinalizao com os horrios de passagem dos veculos Pontos Intermedirios para embarque e desembarque: Identificao Sinalizao com os horrios de passagem dos veculos Local de embarque e desembarque no evento: Identificao Sinalizao com os horrios de passagem dos veculos

Aluguel de nibus Necessidade Quantidade Descrio Especificar:

Item Modelo dos Veculos Documentos dos Veculos Cor dos Veculos Adesivos colocados Data de Retirada Data de Entrega Local para Reabastecimento

Aluguel de Veculos Necessidade Quantidade Especificar:

Descrio

Especificar:

Item Confirmao dos Convidados Envio das passagens areas aos convidados Confirmao dos Horrios de partida

Necessidade

Viagens Areas Quantidade

Descrio

Confirmar com as companhias areas e repassar aos convidados: Endereo do aeroporto; Horrio de apresentao no aeroporto. Confirmar com as companhias areas e repassar aos convidados: Endereo do aeroporto; Horrio previsto para o pouso do avio. Combinar com os convidados forma de identificao no aeroporto (placas, faixas, etc)

Confirmao dos Horrios de Pouso

Encontro com os convidados no aeroporto Transporte dos convidados ao evento

ANEXO IV - Check-List sobre Infra-Estrutura

Abrangncia: So meios para dar suporte ao Evento Item Banco de Dados Especificao das no conformidades ocorridas, as providncias tomadas e as concequncias da deciso:
Necessidade

Quantidade

Descrio

Boletim Dirio

Caderno de Compras Caderno de Hotis Qualificao de cada hotel, telefone, endereo, mapas de

acesso e preos; Qualificao, telefone, endereo, mapas de acesso e preos;

Caderno de Lazer Cheques para Conferencionistas Cheques para pagamento de dirias de Conferencionistas Cheques para pagamentos de servios de terceiros Confirmao de Participantes Guia de Vos

Data e horrio de chegada: Atualizao com as companhias areas:

Item

Necessidade

Quantidad e

Descrio Nome, endereo, telefone, horrio de chegada e horrio de apresentao:

Lista de Convidados

Lista de Expositores

Nome da organizao, representante no evento e localizao do expositor no evento:

Passagens Pesquisa de Opinio Programao

Nomes, datas, e confirmao de horrios com os convidados:

Data de Entrega dos Temas das apresentaes para confeco dos abstacts, livros ou apostilas.

Recepcionistas Relatrio de Acompanhamento do Evento Secretaria de Inscrio Secretaria de Pr Inscritos Segurana Interna Seguros Servio de fotocpias Tradutor Previso de Gastos da Categoria: R$ Lista de Pr-Inscritos: Especificao das no conformidades ocorridas, as providncias tomadas e as concequncias da deciso:

ANEXO V - Check-List sobre Alimentao

Abrangncia: So os comes e bebes, meio termos devem ser evitados ao mximo, ou seja, Qualidade acima da Quantidade.

Item gua / Caf na sala Almoo / jantar Simples (at US$ 20.00) Mdio (at US$ 35.00) Luxo (+ US$ 36.00) Buffet Simples Mdio Luxo Coffee Break Simples (caf, ch, gua e
biscoito)

Necessidade

Quantidade

Descrio Especificar:

Especificar:

Especificar:

Mdio (caf, ch, gua, suco e

biscoito)

Luxo (caf, ch, gua, suco,

biscoitos, pes de queijo e frutas)

Caf da Manh Simples (caf, ch, suco,

biscoitos e pezinhos)

Especificar:

Mdio (caf, ch, suco, leite,

biscoitos, pezinhos, frutas)

Luxo (caf, ch, suco, leite,

iogurte, bolo, pezinhos, frutas, cereais)

Copos Garons Guardanapos Participantes por mesa Toalhas Equipes Treinadas: Treinamento -----

Previso de Gastos da Categoria:

R$

ANEXO VI - Panorama Geral do Evento

Tipo de Evento:
Congressos nacionais Congressos internacionais Comemoraes Homenagens Confraternizao ou temticos Seminrios ou Simpsios Viagens (extras) / Acomodaes Conferncia / Palestra externa Conferncia / Palestra interna Misses Visitas de Cooperao Tcnica

Treinamento / Work shops Internacionais Reunies Nacionais Reunies Internacionais Reunies internas Feiras / Standes em exposies Cursos Brunch ou Caf da manh Almoos ou jantares Vdeo Conferncia udio Conferncia Coletiva de Imprensa

Nome do Evento:

Data do Evento: Horrio: Tema do Evento:

Objetivo do Evento:

Nmero de Participantes: Pblico a ser atingido: Local sugerido:

Previso de palestristas:

Promoo e Divulgao Jornais Revistas Mala Direta Eletrnica (E-mail) Call for papers Outros (especificar) Distribuio de Materiais no Evento Livro

TV Folhetos Mala Direta Site Convite

Apostila

Disquetes Bloco de Anotaes Anais do Evento Resumo das Palestras Outros (especificar)

CD Rom Folhetos Catlogos Palestra Completa

Nmero de Convidados ou Palestristas de outros Municpios: Quais: Tem Verba alocada para a realizao do evento? Prevista: Sim

US$ R$ US$ R$ Infra-estrutura (traduo,

passagens, recepcionistas...)

No

Limitar a:

Necessidades: Alimentao Decorao do evento Design e software / divulgao Equipamentos Grfica Local do evento Papelaria Transporte

ANEXO VII -ABEOC-BA lana projeto Outono em Salvador

Com apoio da ABEOC-SP, o Outono em Salvador promove no prximo dia 19 de setembro na capital paulista um caf da manh para empresas organizadoras de eventos, s 8h30, no Pestana Hotel. Visando ampliar o nmero de eventos de Salvador durante a baixa temporada, a ABEOC Associao Brasileira de Empresas de Eventos, criou o projeto Outono em Salvador. Este programa visa captar eventos corporativos para Salvador nos meses de maro a maio. A iniciativa teve o apoio da ABIH-BA Associao Brasileira da Indstria de Hotis da Bahia, daSalvador Convention, Abla-BA Associao Brasileira das Locadoras de Automveis e da Abrasel-BA Associao Brasileira dos Bares e Restaurantes da Bahia. Com o aumento de eventos durante a baixa temporada, diversos setores so aquecidos, o fluxo turstico aumenta, beneficiando o setor hoteleiro, bares, restaurantes, locadoras de automveis, entre outros players do turismo.

Para atrair grandes eventos para o Outono de 2013, a Abeoc prope a realizao no segundo semestre deste ano, de eventos em So Paulo e Rio de Janeiro, grandes alvos do mercado. Na capital paulista, ocorrer no prximo dia 19, um caf da manh para empresas organizadoras de eventos e um jantar para presidentes de entidades promotoras de convenes, congressos e similares. J no Rio ser promovido um caf da manh reunindo os dois pblicos no dia 23 de outubro. Como incentivo, o Outono em Salvador oferecer vantagens e descontos exclusivos aos turistas corporativos no perodo proposto. Os hoteis associados ABIH-BA que participarem do Outono em Salvador tero a oportunidade de participar como expositores dos eventos que iro ocorrer no Rio de Janeiro e em So Paulo, alm de ganhar o selo de empresa credenciada e ter sua marca veiculada no site, na comunicao grfica do projeto e em anncios em mdia especializada. [Por Revista Hotis, 04/09/2012]

ANEXO VIII - Gesto de mudana na Copa 201 Data: 23/08/2012 Artigo exrado da Revista Voc RH

O Brasil tem uma oportunidade maravilhosa para ter a melhor Copa do Mundo da histria em 2014. Tem um povo vibrante e cordial, um legado futebolstico fantstico e tem emergido como uma das maiores e mais dinmicas economias ao longo da ltima dcada. Alm de ser o mais importante torneio de futebol realizado, a Copa do Mudo fornece aos pases anfitries uma tremenda oportunidade para exibirem suas habilidades em executar projetos complexos com arquitetura impressionante. E, ainda mais importante, os projetos tambm tero um grande impacto na vida social do pas, como novos estdios, estradas, aeroportos e ferrovias. A vida das pessoas pode ser melhorada ao longo das dcadas seguintes. Mas, claro, o principal desafio executar os projetos de construo a tempo e dentro do oramento. Fracassar em fazer bem feito pode ser mais danoso do que simplesmente ter espectadores e competidores insatisfeitos. Pode ser um desastre de relaes pblicas - em nvel global -assim como a ndia, h alguns anos, quando recepcionou os Jogos da Commonwealth de 2010. Por exemplo, um dos principais jornais da Europa, The Daily Telegraph, mencionou que "as preparaes de Delhi para os Jogos da Commonwealth do prximo ms despencaram de uma crise para uma farsa, esta semana". Eles obtiveram um completo desastre, que retrocedeu sua imagem para os negcios globais e suas tentativas de serem vistos como uma superpotncia mundial. Felizmente, aprendemos diversas grandes lies a partir de grandes projetos de mudanas similares, com relao a como ter sucesso. Primeiramente, uma gesto rigorosa de projeto e de programa imprescindvel. Voc precisa estabelecer uma forma de executar os projetos e segui-la sem desvios. Isso precisa ser seguido por todas as equipes, incluindo os contratantes. Segundo, voc precisa de contratos bem amarrados e objetivos detalhados. Ento todos precisam ser monitorados em direo a esses objetivos constantemente. Mas a maior lio a terceira. Voc precisa obter o engajamento de todos os colaboradores do projeto em uma viso comum e com uma forma de trabalho. As pessoas precisam se comportar diferentemente. E nesse ponto que voc precisa de uma metodologia de gesto de mudanas para integrar a seus processos de gesto de projetos. Gestores de programa e de projetos devem aprender a criar e manter o engajamento efetivamente. Algumas das atividades importantes incluem: - Compartilhar uma viso empolgante e motivadora do projeto com todos os colaboradores;

- Comprometer os lderes, para que os colaboradores possam enxergar e sentir o compromisso de seus gestores; - Envolver o quadro colaborativo para identificar questes, desafios e oportunidades; - Treinar supervisores, para que sejam lderes da mudana;

- Promover uma comunicao de via dupla para gestores e colaboradores sobre novas prticas de trabalho; - Ajudar as pessoas a se adaptarem s mudanas nas prticas de trabalho; - Manter a fora viva e a motivao conforme o prazo final do projeto se aproximar. Todas essas habilidades e processos podem ser aprendidos por gestores e colaboradores dentro de sua organizao. De fato importante que no haja nenhuma tentativa de que esse trabalho seja conduzido por consultores externos. Quando se olha para qualquer projeto, existem sempre dois principais fatores que grandes lderes tm. Eles podem gerenciar tanto as pessoas quanto os processos. Se o comit organizador puder se tornar gestores de projetos de padro mundial, ento o Brasil pode ter uma Copa do Mundo que ficar na memria do povo brasileiro e do mundo para sempre. David Miller fundador da Changefirst, consultoria britnica especializada em gesto de mudana, que possui aliana exclusiva com a Dextera Consultoria para a Amrica Latina.

ANEXO IX -GESTO DE EVENTOS - No Existe uma receita pronta para ser aplicada na Gesto de Eventos

Como j afirmou Peter Drucker, o gestor aquele que tem a tarefa de criar um todo verdadeiro que seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que oferea mais do que a soma de recursos nela investidos. Quando se reflete sobre a Gesto de um Evento Corporativo, deve-se em primeiro lugar avaliar o nmero de variveis envolvidas e o grau de complexidade que o assunto se reveste, para ento se iniciar o seu planejamento. Um Evento Corporativo est diretamente relacionado imagem de marca de uma empresa, entidade ou produto, e para sua execuo vrias atividades devem ser realizadas de forma simultnea, inmeras pessoas com caractersticas e em situaes diferentes so envolvidas, quer na operao, quer como participante. Nele, o tempo atua como um instrumento de presso, a ocorrncia de falhas na sua execuo inaceitvel, e a sua realizao deve ser executada de acordo com o que foi planejado. Assim, quando se pensa na Gesto de um Evento, o gestor deve valer-se dos conceitos da administrao para aplic-los de forma conveniente e adequada, ao ambiente em que os Eventos acontecem. Na verdade, no existe uma receita pronta para ser aplicada na Gesto de Eventos Corporativos, j que os Eventos so de formatos muito distintos e com nmero de variveis bem diferentes. A aplicao desses conceitos altera-se de intensidade, conforme a forma, a dimenso, o envolvimento do tempo e de outras tantas variveis que compe a sua formatao. A evoluo e o crescimento dos Eventos tm exigido uma nova postura nos estilos pessoais e gerenciais dos gestores, voltados para uma realidade diferenciada e tendo como pano de fundo as mudanas e os novos conhecimentos. O grande desafio das Empresas tem sido busca da competncia e da capacidade de se organizarem para se adaptarem a importncia que os Eventos passaram a ter em seus planos de marketing. Tornou-se imperioso para as Empresas e Entidades saber participar, saber fazer, saber avaliar e escolher os Eventos para poder fazer um melhor uso de suas verbas de marketing direcionadas a rea de Eventos. Hoje existem, por exemplo, mais feiras comerciais para se participar do que verbas para se investir nesse tipo de ao. E como as estruturas encontram-se cada vez mais enxutas, saber escolher o parceiro adequado que a apie na melhor escolha do formato do Evento, na utilizao dos novos mtodos de organizao e no uso de novas ferramentas tecnolgicas, que buscam reduzir a zero a margem de erros, alm de lhe oferecer suporte na avaliao do retorno conseguido sobre os valores investidos, tornou-se fundamental para elas. Novos mtodos de trabalho, atitudes e comportamentos mais criativos, viso mais abrangente do Evento, criaram o clima propcio para que novos modelos de Gesto de Eventos se aperfeioassem. Fazer a Gesto de um Evento Corporativo envolve uma gama muito mais abrangente e diversificada de atividades do que se pode supor. preciso lembrar que os Eventos envolvem pblicos de diferentes reas, perfis profissionais e linguagens distintas, e que as situaes carregam cada vez um nmero maior de variveis. Os processos de planejamento e de deciso esto cada vez mais apertados no tempo e os prazos de ao e reao cada vez menores. Num Evento, o Gestor est cada vez mais exposto a uma enorme diversidade de culturas ao mesmo tempo, relacionando-se com vrios pblicos de interesse (stakeholders) tais como os clientes, imprensa, fornecedores, parceiros, autoridades, funcionrios da empresa, pessoal contratado e at voluntrios, inclusive de outras nacionalidades, que lhes confere uma caracterstica de multiculturalidade como em poucas outras reas do management se observa.

E nestes tempos de evoluo da tecnologia da informao e da comunicao, as mudanas oferecem constantemente novas oportunidades inovao na Gesto dos Eventos. Assim, a diferena entre o sucesso e o fracasso de um Evento, estar ligada ao melhor uso dos recursos disponveis, de acordo com o formato do Evento em questo. O Gestor de Eventos de hoje precisa estar absolutamente preparado para perceber, refletir decidir e agir com o apoio de todas as ferramentas que esta nova sociedade do conhecimento lhe coloca disposio. No ambiente de negcios de hoje a inovao, a agilidade, a ateno, a criatividade, a nfase no talento dos indivduos e na sinergia do trabalho em equipe, e no uso das ferramentas tecnolgicas disponveis, so fatores que diferenciam uma Gesto de Eventos com qualidade de uma Gesto sem talento. preciso buscar as solues mais adequadas para cada caso, desenvolver as habilidades individuais, repensar o estilo gerencial e os fatores que apiam a tomada de decises e aproximar os Eventos cada vez mais das expectativas do pblico - alvo envolvido. preciso tambm rever os conceitos de construo dos Eventos e buscar uma harmonia entre os objetivos de marketing da Organizao e as solues que o mercado oferece para esse tipo de ao mercadolgica. preciso ainda avaliar os indicadores de desempenho financeiros e no financeiros para que se possa confirmar o acerto das decises ou encontrar outras formas de participao. Em todos os casos, ao se proceder a Gesto de um Evento Corporativo, importante que se exercite em profundidade funes como o planejamento, a criatividade, o controle e a gesto das pessoas. Pode-se dizer que no existe uma funo de gerenciamento mais importante que a outra. Mas ao se considerar o Gerenciamento de Eventos, a funo do Planejamento assume sem dvida uma importncia maior. No seria exagero afirmar que a obteno do sucesso numa Gesto de Eventos advm do fato de ser dado ao seu planejamento uma posio de destaque. Pode-se perfeitamente afirmar que o que se investe de tempo no planejamento se ganha no seu acompanhamento, alm de se reduzir com um planejamento bem feito os riscos de falhas e as reas de tenses na hora de sua implementao. Seu maior valor est ento em reduzir a incerteza, em concentrar a ateno nas metas, gerando unidade de propsito, produzindo uma operao eficiente e garantindo que se estabeleam sistemas adequados de controle. E muito importante que se construa um sistema de avaliao do tempo que envolva todas as atividades, e que permita que o fator tempo seja percebido com maior clareza e de certa forma dominado. Mas para que o planejamento se processe preciso avaliar a funo da criatividade. Criar deve ser o primeiro passo no processo de planejamento. Atravs do pensamento criativo e inovador encontram-se as solues mais viveis. E a partir da o pensamento se organiza para o planejamento que deve ser adequado e fundamentado nas necessidades do Evento. Mas na Gesto de Eventos tambm preciso exercer um sistema de controle bem elaborado para que o Evento seja conduzido at o seu final sem perder o seu foco principal. Controlar o Evento monitor-lo no seu desempenho, do sistema aos recursos.

Um controle eficaz envolve avaliar o que est sendo feito, comparar resultados com o plano, desenvolver aes para corrigir distores e se necessrio, voltar ao plano original. Nessa perspectiva a rea financeira assume vital importncia no controle do Evento, j que os oramentos e a dinmica de entradas e sadas de valores exercem uma importncia enorme no desenvolvimento do Evento. O controle deve ser expresso em relatrios que permitam a tomada rpida de decises, alm de manter um sistema flexvel de ajustes e de informao. Mas no menos importante a Gesto de Pessoas envolvidas num Evento. O Gestor faz a gesto do evento atravs de pessoas. Para isso preciso manter a equipe informada e motivada sobre o Evento como um todo para que esteja sempre interessada na realizao de suas atividades. E lembrando que os eventos so de natureza transitria, o treinamento de pessoal mais do que nunca precisa ser incentivado. De uma maneira geral as pessoas gostam de receber orientao ao invs de apenas executarem suas tarefas sob presso. E quanto mais treinamento, melhor para a qualidade do Evento. Alm do treinamento, conseguir parceiros e voluntrios capacitados e qualificados um esforo que precisa ser feito para que qualquer Evento tenha sucesso. Mas a construo de um Sistema de Gesto de Eventos deve levar em considerao ainda alguns fatores adicionais que o tornam mais complexo. importante uma ateno especial em relao s delegaes de autoridade, s tomadas de deciso e ao gerenciamento das crises. Em um Evento no existe espao para a hesitao. Sempre que possvel deve ser utilizado o conhecimento do grupo para a formao de muitas das decises. Da mesma forma, a delegao de autoridade nas pequenas decises deve ser incentivada, porque todos se sentem com uma parcela de responsabilidade e procuram contribuir da melhor forma. E as pessoas precisam receber funes que estejam altura de suas capacidades, pois sempre que a delegao planejada, com clareza e no exija muito tempo para ser entendida ela ajuda a multiplicar os resultados. O Gestor deve finalmente ter a habilidade de solucionar problemas e superar crises, com agilidade e alto grau de acerto, j que essa rea no permite que a soluo fique para depois. Um bom Gestor de Eventos enfrenta crises e deve lidar com elas de forma calma e eficaz, e essa habilidade um pr - requisito fundamental para as pessoas que ocupam posies importantes no gerenciamento de Eventos. Assim as habilidades analticas do gestor devem ser fortalecidas e ele deve concentrar boa parte de seu esforo no desenvolvimento de suas qualificaes pessoais, porque ele precisa ter muitas habilidades para conseguir levar avante sua tarefa: Ele deve ser acessvel, decidido, esforado, flexvel, informado, inovador, firme, justo, carismtico, criativo, compreensivo, democrtico, diligente, motivador entusiasta, organizado, analtico, e muito atento a tudo que se desenvolve a sua volta. Por isso ele tem que ser preciso e sistemtico na abordagem de cada problema, e no pode negligenciar nenhum detalhe, por menor que seja. E por fim, ele deve construir a inteligncia da Gesto reunindo parceiros e colaboradores em torno do processo de construo de valor para o Evento e alinhar as pessoas em torno desses valores desenvolvidos.

E como a Gesto de um Evento Corporativo no pode ser realizada por uma empresa s e muito menos por uma pessoa s, sempre ter que ter algum assumindo a responsabilidade de cada uma das tarefas de um Evento por menor que ela seja e por mais rpido que acontea. Mas que o Gestor do Evento deve saber quem , onde est e o que vai fazer. Pois como j disse Elridge Cleaver, ou voc parte da soluo, ou parte do problema.... FONTE::.. Jos Eduardo de Souza Rodrigues/ Diretor Superintendente - Office Brasil

ANEXO X - Comportamento e Comunicao em Eventos Empresariais

Ana Carolina Gilberti Rocha Lopes Os eventos esto cada vez mais presentes no mundo corporativo. Com a valorizao do fator humano, da criatividade e do esprito de grupo, as empresas precisam promover encontros para que haja interao entre essas novas ferramentas de produo: os prprios funcionrios. 3. Importncia da participao em eventos empresariais Alguns profissionais erroneamente pensam que os eventos realizados pelas empresas so perda de tempo. Algumas atividades, como as dinmicas de grupo (muito utilizadas em reunies motivacionais, convenes, etc.), aos olhos deles no passam de brincadeiras bobas. Realmente so, se o profissional no souber aproveitar as inmeras oportunidades que esses acontecimentos proporcionam. A simples reunio de funcionrios do mesmo departamento um momento onde o profissional pode destacar-se perante os demais. J os encontros maiores (inter-departamentos ou inter-empresas) so uma oportunidade de conhecer ou estreitar relacionamentos com mais pessoas, de aumentar sua rede de relacionamentos, sobressair-se. ... Segundo VANDERBILT (2000, p 672), um evento empresarial, como uma reunio, d ao participante a chance de destacar-se na presena de pessoas com quem no trabalha diariamente. J nas convenes, o comportamento do profissional tambm muito avaliado nos momentos de descontrao e lazer. As confraternizaes tm se tornado mais comedidas. So mais breves, com menos bebidas alcolicas. Mesmo assim, a maneira das pessoas comportarem-se est sempre vista e recebem a avaliao tanto de seus superiores, como de colegas de trabalho. Sendo assim, v-se a importncia de ter cincia das normas de protocolo, de etiqueta, da boa comunicao e comportamento, que devem ser aplicadas na participao em eventos empresariais, desde os mais formais, at as confraternizaes. Para que a participao no evento seja realmente proveitosa para sua carreira profissional, existem alguns fatores que devem ser observados em vrios momentos. 3.1 Antes de Sair para o Evento Quando se trata de uma reunio ou conveno fora da cidade, determinar junto superviso ou chefia direta, qual o oramento para despesas como transporte e alimentao, de cada participante. Normalmente as empresas destinam certa quantia para despesas dos funcionrios convidados, porm sempre recomendado determinar o valor antes das despesas ocorrerem. importante que o funcionrio tenha interesse em determinar os valores de viagem, demonstrando que no tem inteno de gastar alm do necessrio s custas da empresa. Tambm muito importante, para qualquer tipo de evento, informar-se sobre o assunto que ser tratado no encontro. (VANDERLBILT, 2000, p. 673) Essa informao ser fundamental para que possa preparar-se, ler sobre o tema, inteirar-se do assunto. Conforme

j vimos no mdulo anterior, em certos eventos importante saber detalhes, tambm para definio do traje. O curso de COMPORTAMENTO E COMUNICAO EM EVENTOS EMPRESARIAIS tem como objetivo apresentar as principais normas de comportamento, comunicao e etiqueta, que dizem respeito participao em eventos empresariais e de que maneira a participao, de acordo com estas normas, pode ser utilizada como ferramenta de reconhecimento e crescimento profissional. (Fragmento extrado do curso de COMPORTAMENTO E COMUNICAO EM EVENTOS EMPRESARIAIS do Portal Educao - Para saber mais, clique aqui) Fonte: PORTAL EDUCAO - Cursos Online : Mais de 900 cursos online com certificado http://www.portaleducacao.com.br/gestao-e-lideranca/artigos/5549/comportamento-ecomunicacao-em-eventos-empresariais#ixzz261s0l7Zv

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. Editora STS: So Paulo, 1999. VELLOSO, Ana. Cerimonial Universitrio. Editora Universidade de Braslia: Braslia, 1999. CESCA, Gleusa G. Gimenes. Organizao de Eventos: Manual para Planejamento e Execuo. So Paulo: Summus, 1997. NAKANE, Andra. Tcnicas de organizao de eventos. Rio de Janeiro: Infobook, 2000 ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organizao de eventos: planejamento e operacionalizao. So Paulo: Atlas, 2006. (p. 35 - 113). MATIAS, Marlene. Organizao de Eventos: procedimentos e tcnicas. So Paulo: Manole, 2002. (p. 97 - 112). MARTIN, Vanessa. Manual Prtico de Eventos. So Paulo: Atlas,2008. (p. 70 - 139). MELO NETO, Francisco Paulo de. Criatividade em Eventos. So Paulo: Contexto, 2001. (p. 05 90). GURGEL, Miriam. Projetando espaos: guia de arquitetura de interiores para reas comerciais. So Paulo : SENAC, 2005. PANERRO, Julius; MARTIN, Zelnik. Dimensionamento humano para espaos interiores. Trad. Anita Regina Di Marco. Barcelona : Gustavo Gilli, 2002. CAMPOS, L.C.A. Eventos: oportunidades de novos negcios. Rio de Janeiro: SENAC, 2000. CESCA, C.G.G. Organizao de eventos: manual para planejamento e execuo. So Paulo: Summus, 1997. GIACAGLIA, M.C. Organizao de Eventos: teoria e prtica. So Paulo: Pioneira, 2003. BRASIL, Ministrio do Turismo. Manual Tcnico Ribeiro Preto Destino Referncia em Turismo de Negcios e Eventos. Porto Alegre: Nova Prova, 2009. CESCA, Cleuza G. Gimenes. Organizao de Eventos: manual para planejamento e execuo de eventos. So Paulo: Summus Editorial. HEIMSTRA, Norman Wesley. Psicologia ambiental. So Paulo : EDUSP, s/d. NEUFERT, A arte de projetar em arquitetura. ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organizao de eventos. 3.ed. So Paulo, Atlas, 2006. ZITTA, Carmem. Organizao de eventos: da idia a realidade. So Paulo: Senac.