Cmo filtrar registros en una base de datos

Resumen
Cuando se trabaja con datos en una base de datos de Access, puede no desear ver todos los datos a la vez. En su lugar, desea ver slo los registros que cumplen determinados criterios. Para ello, debe aplicar un filtro. Este artculo muestra cmo filtrar registros en una base de datos.

Ms informacin
Existen cuatro mtodos que puede utilizar para filtrar registros en un formulario o una hoja de datos: filtro por seleccin, filtro por formulario, filtro de entrada y filtro u orden avanzado. Filtro por seleccin 1. 2. Inicie Microsoft Access y, a continuacin, abra la base de datos que est trabajando. En un campo de un formulario, un subformulario, una hoja de datos o una hoja secundaria de datos, seleccione una instancia del valor que desea filtrar por (por ejemplo, un nombre o nmero). En el men registros, seleccione filtro y, a continuacin, haga clic en Filtro por seleccin. Repita los pasos 2 y 3 hasta que tenga el conjunto de registros que estn buscando. Nota: Tambin puede filtrar los registros que no tienen un valor determinado. Despus de seleccionar un valor, con el botn derecho y haga clic en Filtro excluyendo la seleccin.

3. 4.

Filtro por formulario 1. Abra un formulario en la vista Formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en vista Hoja de datos. Para filtrar registros en una hoja secundaria de datos, hgala aparecer haciendo clic en su indicador de expansin. En el men registros, elija filtro y, a continuacin, haga clic en Filtro por formulario para cambiar a la ventana Filtro por formulario. Puede especificar criterios para el formulario, subformulario, hoja de datos principal o cualquier hoja secundaria de datos que se muestra. Cada subformulario u hoja secundaria de datos tiene sus propias fichas Buscar y OR. Haga clic en el campo en el que desea especificar los criterios. Especifique los criterios seleccionando el valor que est buscando en la lista en el campo (si la lista incluye los valores de campo) o escribiendo el valor en el campo. Para encontrar registros en el que un determinado campo est vaco o no est vaco, escriba Es nulo o No es nulo en el campo. Para especificar valores adicionales que pueden tener registros en el filtro, haga clic en la ficha o para el formulario, el subformulario, la hoja de datos o la hoja secundaria de datos que est filtrando y, a continuacin, especifique ms criterios. En el men filtro, haga clic en Aplicar filtro para ver los resultados del filtro.

2. 3.

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7.

Filtrar por entrada 1. Abra un formulario en la vista Formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en vista Hoja de datos. Para filtrar registros en una hoja secundaria de datos, hgala aparecer haciendo clic en su indicador de expansin. Secundario en el campo en el formulario, el subformulario, la hoja de datos o la hoja secundaria de datos que est filtrando y, a continuacin, escriba el valor que est buscando en el cuadro Filtrar por en el men contextual. Presione ENTRAR para aplicar el filtro y, a continuacin, cierre el men contextual.

2.

3.

Filtro u orden avanzado 1. 2. 3. 4. 5. Abra un formulario en la vista Formulario, o una tabla, una consulta o un formulario en vista Hoja de datos. Haga clic en el formulario, el subformulario, la hoja de datos o la hoja secundaria de datos que desea filtrar. En el men registros, seleccione filtro y, a continuacin, haga clic en Filtro u orden avanzado. Agregue los campos que necesite especificar los valores o los dems criterios que utilizar el filtro para buscar registros a la cuadrcula de diseo. Para especificar un criterio de ordenacin, haga clic en la celda orden de un campo, haga clic en la flecha y, a continuacin, seleccione un criterio de ordenacin. Microsoft Access ordena primero el campo de la izquierda de la cuadrcula de diseo y, a continuacin, ordena el campo siguiente a la derecha y as sucesivamente. En la celda criterios para los campos que se hayan incluido, escriba el valor que est buscando o escriba una expresin. En el men filtro, haga clic en Aplicar filtro para ver los resultados del filtro.

6. 7.

http://support.microsoft.com/kb/304259/es

COMO ORDENAR LOS REGISTROS ENUNA BASE DE DATOS

Resumen
Cuando se trabaja con datos en Access, desea ver la informacin que se ordena de forma diferente que aparece actualmente. En este artculo se muestra cmo ordenar los registros en una tabla, una consulta, un formulario o un informe en una base de datos.

Ms informacin
Ordenar registros en la vista formulario o en la vista Hoja de datos Para ordenar los registros en la vista formulario o en vista Hoja de datos, siga estos pasos: 1. Inicie Microsoft Access y, a continuacin, abra la base de datos que est trabajando. 2. Abra la tabla o el formulario cuyos datos desea ver.

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4.

Haga clic en el campo que desee utilizar para ordenar registros. Para ordenar registros en un subformulario, haga clic en el campo que desea ordenar. Para ordenar registros en una hoja secundaria de datos, hgala haciendo clic en su indicador de expansin y, a continuacin, haga clic en el campo que desea ordenar. En el men registros, elija Ordenar y, a continuacin, haga clic en Orden ascendente o Descendente. Nota: En un formulario, puede ordenar slo un campo a la vez.

Ordenacin con hojas secundarias de datos En la vista Hoja de datos, cuando se ordena la hoja secundaria de datos de un registro, Microsoft Access ordena todas las hojas de datos secundarias en ese nivel. En una hoja de datos o una hoja secundaria de datos, puede seleccionar dos o ms columnas adyacentes al mismo tiempo y ordenarlas. Access ordena los registros empezando por la columna seleccionada ms a la izquierda. Cuando se guarda el formulario u hoja de datos, Access guarda el criterio de ordenacin. Ordenar registros en un informe 1. 2. 3. 4. Inicie Microsoft Access y, a continuacin, abra la base de datos que est trabajando. Abra el informe en la vista Diseo. En el men Ver, haga clic en Ordenar y agrupar para mostrar el cuadro de dilogo Ordenar y agrupa. En la primera fila de la columna Campo/expresin, seleccione un nombre de campo o escriba una expresin. Nota: Cuando se rellena la columna Campo/expresin, Microsoft Access establece el criterio de ordenacin en ascendente. Puede ordenar hasta 10 campos o expresiones en un informe. Para ordenar el informe en ms de un campo, agregar otro campo o expresin a la columna Campo/expresin. El campo o expresin en la primera fila es el primer nivel de ordenacin. La segunda fila es el segundo nivel de ordenacin y as sucesivamente.

5.